5.1.3. La presentación y revelación de los resultados
La revelación de resultados de la operación se hace mediante
la confrontación de los ingresos con los gastos. Aunque tenga lugar un
aumento simultaneo de los gastos y los ingresos, prevalece la lógica
de que los ingresos han de ser mayores que los gastos, es decir, que la empresa
debería tener ganancias en sus actividades. Con este objetivo en mente,
se puede concluir que tanto el Balance Patrimonial como el Estado de Resultados
son elaborados con base en el conocimiento sobre las cuentas o grupos de ellas
tanto en el Balance como en el Estado de Resultados, la conceptualización
sobre lo que son las cuentas patrimoniales y la revelación de los resultados
(De Souza, 2002).
Como puede verse, el Patrimonio Neto inicial ha sido aumentado en $ 14.200.000.000
con motivo del logro de utilidades operacionales ($ 6.500.000) y no-operacionales
($ 4.200.000) y la capitalización de los socios ($ 3.500.000) al pasar
de empresa de un solo dueño a sociedad de responsabilidad limitada. Este
son hechos contables modificativo y aumentativo. Es importante mencionar que
la declaratoria de parte de la cuenta por cobrar a Clientes a Deuda de difícil
cobro ($ 50.000) configura un hecho permutativo que no altera el Patrimonio
Neto.
En Contabilidad Gerencial, la forma de mostrar la ganancia por la revelación
de los resultados es totalmente desvinculada de la forma tradicional.
5.2. LOS GASTOS OPERACIONALES
Las empresas requieren hacer gastos complementarios para poder desarrollar
el objeto social. Tomemos como ejemplo el Almacen de Electrodomesticos "El
Yiyo", el cual a 28 de Septiembre de 20xx, presenta la siguiente informacion
financiera:
Supongamos que la empresa aun requiere actualizar las siguientes transacciones:
La empresa recibe la cuenta de cobro por $ 3.600.000 por un mes
de arrendamiento donde funcionan las oficinas, los cuales ha sido acordado pagar
en el siguiente mes.
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
28/09/20xx | Arrendamiento | 3.600.000 | ||||
Cuentas corrientes comerciales | 3.600.000 |
El Jueves llegan los recibos de las cuentas de energía
y teléfonos del almacén por $ 640.000, las cuales son pagadas
con cheque de manera casi inmediata.
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
29/09/20xx | Servicios | 640.000 | ||||
Bancos | 640.000 |
En estas operaciones ocurren dos situaciones: la primera es el gasto
del arrendamiento de instalaciones con carácter administrativo y la segunda
es el gasto de servicios públicos consumidos en el local de las ventas.
Ambos asientos indican un efecto modificativo diminutivo del patrimonio. Veamos
su reflejo en el Balance Patrimonial y la Revelación de resultados:
Como puede verse, la utilidad del ejercicio ha pasado de $ 30.000.000
a $ 25.760.000. La cuenta de Caja absorbe una parte de los gastos por valor
d $ 640.000 pasando desde $ 20.000.000 a $ 19.360.000 mientras que la otra parte
del gasto por valor de $ 3.600.000 ha sido registrada como obligaciones corrientes
de la empresa que también han pasado de $ 25.000.000 a $ 28.600.000.
Dado que el patrimonio neto ha disminuido, se confirma el carácter modificativo
diminutivo de los registros.
5.3. OPERACIONES CON PROVISIONES
Para completar las principales operaciones mercantiles que modifican
de modo particular la identificación patrimonial y de resultado, veamos
los asientos para la creación de las provisiones:
5.3.1. Provisiones Pasivas
Entre las provisiones pasivas podemos ilustrar la provisión por
de salarios y la provisión de prestaciones sociales. Como se sabe, generalmente
la Nomina de pagos del mes se paga dentro de los cinco primeros días
del mes siguiente, lo cual da lugar a la creación de una provisión
llamada "Salarios por Pagar" relacionada con pagos actualizados de
ejecución inmediata y otra denominada "Para Obligaciones Laborales"
que incluye los pagos causados estimados para entregar al trabajador al momento
de su retiro de la empresa. Suponiendo que la nomina del mes de Septiembre del
Almacén Yiyo asciende a la suma de $ 6.600.000 y que las deducciones
practicadas a los trabajadores fueron:
Los asientos efectuados el último día del mes fueron:
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
DEVENGADO, DEDUCIDO Y POR PAGAR | ||||||
30/09/20xx | Gastos de Personal | |||||
Salarios | 6.500.000 | |||||
Auxilio de Transporte | 100.000 | |||||
Retenciones y Aportes de Nómina | ||||||
Aportes a entidades de salud | 264.000 | |||||
Sindicatos | 66.000 | |||||
Cooperativas | 132.000 | |||||
Acreedores Varios | ||||||
Aportes a fondos de pensiones | 321.750 | |||||
Cuentas por cobrar a trabajadores | ||||||
Otros (cuotas de préstamos) | 180.000 | |||||
Retención en la Fuente | ||||||
Salarios | 150.000 | |||||
Salarios por pagar | ||||||
Mes de Septiembre de 20XX | 5.486.250 |
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
PROVISION APORTES PARAFISCALES Y PRESTACIONES SOCIALES | ||||||
30/09/20xx | Gastos de Personal | |||||
Cesantías | 541.667 | |||||
Intereses a las cesantías | 6.500 | |||||
Prima de servicios | 541.666 | |||||
Vacaciones | 270.833 | |||||
Aportes a ARP | 29.232 | |||||
Aportes a Entidades de Salud (8,5%) | 561.000 | |||||
Fondo de Pensiones (11,625%) | 767.250 | |||||
Aportes Caja de compensación (4%) | 264.000 | |||||
Aportes ICBF (3%) | 198.000 | |||||
Aportes SENA (2%) | 132.000 | |||||
Retenciones y Aportes de Nómina | ||||||
Aportes a Entidades de Salud | 561.000 | |||||
Aportes ARP | 29.232 | |||||
Planilla PILA (9%) | 594.000 | |||||
Acreedores Varios | ||||||
Aportes a Fondos de Pensiones | 767.250 | |||||
Para Obligaciones Laborales | ||||||
Cesantías | 541.667 | |||||
Intereses a las cesantías | 6.500 | |||||
Vacaciones | 270.833 | |||||
Prima de Servicios | 541.666 |
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
PAGOS A TERCEROS | ||||||
30/09/20xx | Retención en la Fuente | |||||
Salarios | 150.000 | |||||
Retenciones y Aportes de Nómina | ||||||
Aportes a Entidades de Salud | 825.000 | |||||
Aportes ARP | 29.232 | |||||
Planilla PILA (9%) | 594.000 | |||||
Sindicatos | 66.000 | |||||
Cooperativas | 132.000 | |||||
Acreedores Varios | ||||||
Aportes a fondos de pensiones | 767.250 | |||||
Bancos | ||||||
Banco Popular | 2.563.482 |
Como veremos más adelante, los registros originados en la creación
de provisiones pasivas reducen el Patrimonio Neto, por lo tanto se trata de
hechos contables Modificativos diminutivos.
5.3.2. Provisiones Activas
Diferente a las provisiones pasivas, las provisiones activas no tienen
como meta compensar los gastos con obligaciones, sino preparar las condiciones
para afrontar adecuadamente la disminución de los bienes y derechos por
pérdidas o desgastes que ocasionan la disminución del patrimonio.
Entre estas, ilustramos la creación de provisiones para pérdidas
por cuentas incobrables y las provisiones para la depreciación de bienes.
Cuando una empresa encuentra que una cuenta a cobrar no puede cobrarse,
debe reconocer que ya no tiene ningún valor y no debería llevarse
como un activo. Al remover esta cuenta de los libros, la empresa incurre un
nuevo tipo de gasto: Gasto de Cuentas Incobrables. La mayoría de los
empresarios asumen que este gasto es de carácter administrativo, pero
en realidad este es un gasto de ventas.
La contabilización del Gasto de Cuentas Incobrables es muy simple.
Suponiendo que el Almacén Yiyo tiene una cuenta de difícil cobro
nuevamente vencida por $ 20.000, la cual se considera incobrable, ya que se
han hecho todos los esfuerzos posibles para hacerla efectiva. En consecuencia,
la empresa debe hacer el siguiente asiento:
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
30/09/20xx | Provisiones | |||||
Deudores (Carlos Torres) | 20.000 | |||||
Deudas de difícil cobro | ||||||
Carlos Torres | 20.000 |
Los activos depreciables son aquellos bienes inmovilizados (tales como
edificios, maquinaria, muebles y enseres, etc.) que por causa del desgaste,
deterioro natural o por caer en desuso pierden su valor con el tiempo. Para
depreciar un bien, se requiere hacer dos estimaciones iniciales: la estimación
de la vida útil y la estimación del valor de salvamento. El método
de línea recta es todavía, sin duda alguna el método de
depreciación de uso más común.
La cifra de depreciación periódica se encuentra dividiendo
el costo total depreciable (e costo total menos cualquier valor de salvamento)
por el número de periodos de vida estimada. Suponiendo que el equipo
de oficina del almacén Yiyo tenga una vida útil de 10 años
y un valor de salvamento de $ 1.600.000, su depreciación mensual será
de $ 70.000. Por consiguiente, cada final de mes durante un total de diez años,
haría el siguiente asiento:
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
30/09/20xx | Depreciaciones | |||||
Equipo de oficina | 70.000 | |||||
Depreciación acumulada | ||||||
Equipo de oficina | 70.000 |
Como una empresa puede poseer varias cuentas de bienes permanentes,
lo ideal seria que sus bienes sean registrados inicialmente por su valor de
adquisición y la depreciación periódica vaya mostrando
los respectivos desgastes. Las provisiones activas o pasivas disminuyen el Patrimonio
Neto, dado que los gastos aumentan mientras que los bienes y derechos activos
son disminuidos, como puede verse en el Balance Patrimonial y la Revelación
de resultados, mostrados más adelante.
5.4. OPERACIONES CON IMPUESTOS A LA RENTA Y RESERVAS
Dándole secuencia al ejercicio, es bueno finalizar las ilustraciones
con el cálculo del impuesto a la renta, las reservas obligatorias y las
utilidades remanentes del ejercicio. Para ello nos valemos del siguiente asiento
cuyos valores son mostrados en el Balance Patrimonial y la Revelación
de resultados, al final de la ilustración:
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
31/08/20xx | Ganancias y Perdidas | 15.757.852 | ||||
Para Obligaciones Fiscales | 5.200.091 | |||||
Reservas Obligatorias | 1.575.785 | |||||
Utilidades del Ejercicio | 8.981.976 |
Este asiento muestra la creación de la provisión del impuesto
a la renta (33%) y de las reservas obligatorias (10%), que en términos
del efecto del hecho contable corresponde con el aumento de un gasto, y
el aumento de pasivos y de patrimonio. Esto puede verse mejor en el siguiente
Balance Patrimonial y la Revelación de resultados:
5.5. LOS ASIENTOS DE AJUSTE
Se entiende por Ajuste, el asiento contable necesario para llevar
el saldo de una cuenta a su valor real. Al finalizar el periodo contable, las
cuentas deben presentar su saldo real, por cuanto estos valores servirán
de base para preparar estados financieros. Cuando los saldos de las cuentas
no son reales es necesario aumentarlos, disminuirlos o corregirlos mediante
un asiento contable llamado asiento de ajuste.
Debemos utilizar asientos de ajuste siempre que cualquier transacción
afecte los ingresos o los gastos durante más de un periodo contable,
estos asientos se podrían hacer de forma diaria, pero por asuntos prácticos
estos deben hacerse mejor cada final de periodo.
El número de ajustes que se pueden hacer al finalizar el mes son
innumerables, pero los más importantes caen dentro de cuatro categorías:
5.5.1. Ajustes para desglosar el ingreso causado
Este es el clásico ejemplo de ventas hechas por anticipado, en
el que los ingresos recibidos por adelantado representan un pasivo diferido.
Por ejemplo, en el caso de las contratos de obra, cuando se le ha cancelado
el total de la obra al contratista sin haberla terminado, en cada periodo posterior,
este tiene que considerar como ingreso del periodo únicamente la parte
proporcional del avance efectuado y, el saldo de dichos ingresos, continuara
registrado en la cuenta de pasivos diferidos hasta la total culminación
de la obra.
Ejemplo: Si el 28 de Agosto de 20xx la empresa Vigilancia del Norte SCS.,
recibe del Almacén Tierra Santa Ltda., la suma de $ 360.000 por concepto
de los servicios de seguridad nocturna de los meses de septiembre, octubre y
noviembre, este día, la empresa receptora de los dineros, registra el
siguiente asiento:
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
28/08/20xx | 1105 | Caja | 360.000 | |||
2705 | Ingresos Rec. por Anticipado | 360.000 |
Ejemplo: Hacer el asiento de ajuste al vencimiento del primer
mes de contratación.
Si el 28 de agosto de 20xx el valor de $ 360.000 recibidos por la empresa
Vigilancia del Norte SCS., corresponden a tres meses de seguridad nocturna sobre
el local del almacén Tierra Santa Ltda., el valor causado por la prestación
de los servicios durante el primer mes es:
$ 360.000.000
Valor mensual de los servicios = ———————– = $ 120.000
3 meses
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
30/09/20xx | 2705 | Ingresos Rec. por Anticipado | 120.000 | |||
4155 | Actividades Inmobiliarias | 120.000 |
5.5.2. Ajustes para registrar el no pago de una obligación
Ahora, en contrario, así como una empresa puede recibir dineros
anticipado, también puede pagar anticipadamente por servicios, arrendamientos,
comisiones y otros. Cuando la empresa ha devengado un ingreso y no se ha cobrado,
el valor de ingreso ya causado se convierte en un derecho de la empresa; por
ello debe realizar un ajuste por el valor correspondiente, debitando una cuenta
de Activos denominada Ingresos por Cobrar y acredita la cuenta del ingreso respectivo.
Otro caso muy común para este tipo de ajuste es el de las ventas
que ya se han efectuado a los clientes, pero que aun no han sido cobradas, generalmente
se trata de ventas que se han hecho sobre una cuota inicial como es el caso
de los artefactos eléctricos u otros tipos de insumos.
Ejemplo: La empresa Pedro Picalúa e Hijos Ltda., presta
el servicio de arrendamiento de fotocopiadoras a otras empresas. Si al finalizar
el periodo contable, la empresa Pinturas Arte y Decoración Ltda. no ha
cancelado el valor de un mes del servicio por $ 500.000, el arrendador efectúa
el siguiente asiento:
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
31/08/20xx | 1345 | Ingresos por Cobrar | 500.000 | |||
4220 | Arrendamientos | 500.000 |
5.5.3. Ajustes para registrar los gastos acumulados
El ejemplo más común de este tipo de asiento de ajuste
son aquellos por los cuales una empresa se ha incurrido en un gasto y no se
ha contabilizado. El valor del gasto ya causado se convierte en un pasivo para
la empresa y debe realizarse un ajuste por el valor correspondiente. Para ello,
debita la cuenta del gasto correspondiente y acredita la cuenta de Costos y
gastos por pagar.
Ejemplo: Al finalizar el mes de septiembre, a la Urbanizadora
Vista al Mar Ltda., no le han llegado las cuentas de cobro por los servicios
públicos por cuya razón hace un estimado de las cuentas pendientes
de pago así: AAA S.A. por servicios de Agua $ 488.300, Telmex por servicios
de teléfono $ 125.000 y Electricaribe por servicios de energía
$287.200 y registra:
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
31/09/20xx | 5135 | Servicios | 900.500 | |||
2335 | Costos y Gastos por pagar | |||||
233521 | AAA S.A, | 488.300 | ||||
233522 | Telmex S.A. | 125.000 | ||||
233523 | Electricaribe S.A. | 287.200 |
Ejemplo: Si el dia 4 de Octubre se recibe la cuenta de cobro
de AAA S.A. por valor de $ 480.000, la empresa Urbanizadora Vista al Mar debe
hacer el siguiente ajuste:
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
04/10/20xx | 2335 | Costos y Gastos por pagar | ||||
233521 | AAA S.A, | 488.300 | ||||
5135 | Servicios | 8.300 | ||||
1110 | Bancos | 480.000 |
Ejemplo: Si el dia 7 de Octubre se recibe la cuenta de cobro
de Electricaribe S.A. por valor de $ 300.000, la empresa Urbanizadora Vista
al Mar debe hacer el siguiente ajuste:
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
07/10/20xx | 2335 | Costos y Gastos por pagar | ||||
233523 | Electricaribe S.A, | 287.200 | ||||
5135 | Servicios | 12.800 | ||||
1110 | Bancos | 300.000 |
Ejemplo: Si el dia 10 de Octubre se recibe la cuenta de cobro
de Telmex S.A. por valor de $ 125.000, la empresa Urbanizadora Vista al Mar
debe hacer el siguiente ajuste:
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
10/10/20xx | 2335 | Costos y Gastos por pagar | ||||
233522 | Telmex S.A, | 125.000 | ||||
1110 | Bancos | 125.000 |
5.5.4. Ajustes para desglosar el costo causado
Una compra (o costo) que beneficiará a la empresa durante más
de un periodo contable, por ejemplo, cuando una empresa adquiere un seguro,
inicialmente debe considerar la totalidad del gasto pagado como un activo e,
ir reconociendo, ejercicio tras ejercicio, como gasto del ejercicio, únicamente
la parte proporcional de la adquisición efectuada y, el saldo de dicho
gasto continuara registrado en la cuenta de activos diferidos hasta su consumo
total.
Los activos diferidos comprenden los Gastos pagados por anticipado y
los Cargos diferidos. Los Gastos pagados por anticipado representan aquellos
materiales que la empresa ha comprado para consumirlo en un periodo futuro y
los servicios pagados en la forma anticipada, contabilizados en la cuenta gastos
pagados por anticipado. Ejemplos: papelería, arrendamientos, impuestos,
intereses, publicidad, seguros y otros. Los Cargos diferidos, representan los
costos y gastos en que incurre la empresa en las etapas de organización,
instalación, montaje y puesta en marcha, además de los gastos
de inversión y estudio de proyectos.
Ejemplo de la amortización de diferidos: Al llegar el
extracto bancario, la empresa Pintura Arte y Decoración Ltda., apenas
se entera que el 21 de Agosto de 20xx BANOCCIDENTE había descontado directamente
del préstamo la suma de $ 225.000 por intereses anticipados de un trimestre.
Calcular el ajuste de amortización a 30 de junio.
Asiento de corrección
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
31/08/20xx | 1705 | Gastos pagados por anticipado | 225.000 | |||
1110 | Bancos | 225.000 |
Interés del trimestre $ 225.000, interés mensual $ 75.000
Tiempo de amortización:
Lapso entre el 21 y el 31 de agosto: 10 días
Valor de la amortización en 10 días: $ 25.000
Asiento de ajuste
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
31/08/20xx | 5305 | Financieros | 25.000 | |||
1705 | Gastos pagados por anticipado | 25.000 |
Ejemplo de la depreciación: En la apertura del negocio
en ocho de agosto de 20xx la empresa Pinturas Arte y Decoración Ltda.
contaba con un edificio por 220.000.000 de los cuales 95.000.000 corresponden
al valor del terreno. El valor de salvamento del edificio es de $ 5.000.000.
Se pide el cálculo de la depreciación anual, mensual y a 31 de
Agosto, de cada bien depreciable.
Solución: La depreciación es el gasto en que incurre una
empresa a medida que sus activos fijos tangibles se desgastan durante la vida
útil. Puede estimarse que el activo se va consumiendo totalmente durante
su vida útil o puede considerarse que al final conserva un valor residual,
cuota de rescate o salvamento, teniendo en cuenta el valor que tendrá
el activo al final de su vida útil.
Vida útil es el lapso durante el cual se espera que la propiedad,
planta y equipo contribuyan a la generación de ingresos. Para su determinación
es necesario considerar una vida útil técnica fijada teniendo
en cuenta las especificaciones de fábrica, la obsolescencia por avances
tecnológicos, el desgaste debido al número de unidades producidas,
el deterioro por el tiempo, o a veces se toma como vida útil legal aquella
reglamentada por el estatuto tributario.
El terreno no es un bien depreciable, mientras que la edificación,
la maquinaria, el equipo de oficina y los vehículos si lo son. De Acuerdo
con la legislación tributaria colombiana, el tiempo de vida útil
y porcentaje de desgaste establecido para efectos de la depreciación
anual, son los siguientes:
ACTIVO DEPRECIABLE | VIDA UTIL | DEPRECIACION ANUAL (%) | ||
construcciones y edificaciones | 2O años | 5% | ||
maquinaria y equipo | 10 años | 10% | ||
equipo de oficina | 10 años | 10% | ||
equipo de computación | 5 años | 20% | ||
flota y equipo de transporte | 5 años | 20% |
En este caso, la alícuota por depreciación de la edificación,
se calcula así:
Valor que se registra en Edificio $ 220.000.000 – 95.000.000 –
5.000.000 = 120.000.000
$ 120.000.000
Depreciación anual Edificio = ———————– = $ 6.000.000
20 años
$ 120.000.000
Depreciación mensual Edificio = ————————— =
$ 500.000
20 años * 12 meses
120.000.000* 23 días
Depreciación del edificio al 31 de agosto: ———————————–
= $ 383.333
20*360dias
Asiento de ajuste por la depreciación del edificio:
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
31/08/20xx | 5160 | Depreciaciones | ||||
51601604 | Bodega 250 mt2, Rebolo | 383.333,00 | ||||
1592 | Depreciación Acumulada | 383.333 |
Al igual que cualquier otro ejercicio, se debe elaborar un resumen o
Comprobante Diario de los asientos de ajuste, así como el que se muestra
a continuación, aplicado a la empresa Pintura, Arte y Decoración
Ltda:
5.6. LOS ASIENTOS DE CIERRE DEL PERIODO CONTABLE
Por regla general, el periodo contable es de un año,
comprendido entre el 01 de enero y el 31 de diciembre, aunque en la práctica
puede resultar conveniente trabajar con periodos de tiempo diferentes como el
mes, semestre, trimestre, etc.
Este principio supone que las operaciones económicas, así
como los efectos derivados de ellas, se contabilizan de forma tal que se correspondan
con el período económico en que ocurren, para que las informaciones
contables muestren con claridad el período a que éstas corresponden
y pueda determinarse el resultado de cada ejercicio económico.
El cierre contable es el proceso consistente en cerrar o cancelar las
cuentas de resultados y llevar su resultado a las cuentas de balance respectivas.
Al finalizar un periodo contable, se debe proceder a cerrar las cuentas
de resultado para determinar el resultado económico del ejercicio o del
periodo que bien puede ser una pérdida o una ganancia.
Recordemos que la ganancia o utilidad surge cuando los ingresos superan
los costos y gastos, y la pérdida cuando los costos y gastos superan
los ingresos. El resultado final de la cancelación de las cuentas de
resultados, se debe llevar a la respectiva cuenta de patrimonio. Si el resultado
es una pérdida se disminuirá el patrimonio, y caso contrario,
si el resultado es utilidad, la cuenta de patrimonio se incrementará.
Los asientos de cierre tienen como objetivo la cancelación de
las cuentas de resultado contra la cuenta de pérdidas y ganancias. Al
finalizar el año, y una vez se han realizado los ajustes pertinentes,
se procede a cancelar cada una de las cuentas de ingresos, gastos y costos para
determinar la utilidad del ejercicio, y esta cancelación se registra
en los comprobantes de cierre.
Es al momento del cierre contable cuando las cuentas de ingresos se debitan
y las cuentas de gastos y costos se acreditan contra la cuenta 5905 Ganancias
y Pérdidas, con el fin de cancelarlas, es decir, dejarlas en ceros. Estas
cuentas para su cancelación se debitan o acreditan por el mismo valor
que tienen acumulado.
Ejemplo: Sea la empresa Pintura Arte y Decoración Ltda. cuyos
ingresos están constituidos por ventas de mercancías y alguna
utilidad en venta de propiedades. La eliminación de estas cuentas procede
de la siguiente manera:
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
31/08/20xx | 4135 | Comercio al P/M y al p/m | 8.000.000 | |||
4245 | Utilidad en venta de prop, p y e | 4.200.000 | ||||
5905 | Ganancias y Pérdidas | 12.200.000 |
Por ser las cuentas de ingreso de saldo crédito, su cancelación
se efectúa mediante anotaciones por su mismo valor en el debito y utilizando
como contracuenta la 5905 Ganancias y Perdidas
Del mismo modo, la cancelación de los gastos y costos de la empresa
Pinturas Arte y Decoración se realiza mediante la contracuenta 5905 Ganancias
y Pérdidas, así:
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
31/08/20xx | 5905 | Ganancias y Perdidas | 7.760.543 | |||
5120 | Arrendamientos | 860.000 | ||||
5135 | Servicios | 340.000 | ||||
5160 | Depreciaciones | 383.333 | ||||
5305 | Financieros | 25.000 | ||||
6135 | Comercio al P/M y al p/m | 6.152.210 |
Aquí vemos que la cuenta 5905 queda con un saldo crédito
de $ 4.439.457 [esto es, Crédito: 12.200.000 – Débito: 7.760.543],
saldo que también debemos cancelar contra la cuenta del patrimonio correspondiente
a resultados del ejercicio. El saldo de la cuenta 5905 nos indica que hay una
utilidad, por lo tanto, la cuenta 5905 la cancelamos contra las cuentas 3605
Utilidad del Ejercicio, 3305 Reservas Obligatorias (10%) y 2615 Para Obligaciones
Fiscales (35%):
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
31/08/20xx | 5905 | Ganancias y Perdidas | 12.200.000 | 7.760.543 | ||
3605 | Utilidad del Ejercicio | 2.441.701 | ||||
3305 | Reservas Obligatorias | 443.946 | ||||
2615 | Para Obligaciones Fiscales | 1.553.810 |
El resumen o Comprobante Diario por estos asientos de cierre del periodo,
es:
De esta forma se cancelan todas las cuentas de resultado, de modo que
al hacer el cierre contable, sólo nos quedan las cuentas de balance activos,
pasivos y patrimonio. Los valores contenidos en las cuentas de resultado, al
hacer el cierre se incorporan al patrimonio como utilidad o como pérdida.
En conclusión, lo que se ha hecho es cancelar cada cuenta de resultado
contra la cuenta 5905, y luego la cuenta 5905 se cancela contra la cuenta 3605
o la 3610, según sea el caso.
5.7. LOS PAPELES DE TRABAJO
Con el advenimiento de los recursos informáticos al servicio del
procesamiento de datos y cálculos numéricos con diversas variables,
en rapidez y volumen apreciable, la tecnología contable continuará
progresando en su espectro de aplicaciones. (LOPES DE SA, 2008). Sin embargo,
en contextos sociales de escaso desarrollo tecnológico, los medios mecánicos
de forma columnaria como las llamadas "hojas o papeles de trabajo"
y los libros de contabilidad, seguirán en uso por mucho más tiempo
en numerosas micros y pequeñas empresas en la que logran ubicarse laboralmente
muchos de nuestros contadores.
La forma columnaria, para organizar ordenadamente la información
contable que se necesita para la preparación de los asientos de ajustes,
los asientos de cierre y los estados periódicos, permite sumar cómodamente
los datos incluidos en los asientos de ajustes y cierre y, comprobar la igualdad
de la suma de saldos de los estados periódicos.
El procedimiento para preparar una Hoja de Trabajo es el siguiente:
Se escribe en el encabezamiento: el nombre de la empresa, el nombre
del documento y la fecha de elaboración, en 3 líneas, centradas.Se escriben los encabezamientos de las columnas, a saber: Balance
de Comprobación, Asientos de Ajustes, Balance de Prueba Ajustado,
Ingresos y Gastos, Balance GeneralSe anotan los datos del Balance de Comprobación.
Se anotan los asientos de ajustes tomados del Comprobante Diario
correspondiente. El concepto de cada ajuste está indicado al pié
de la hoja de trabajo, con una letra clave que aparece también junto
a los débitos y créditos de las columnas de ajustes.Se obtiene el Balance de Prueba Ajustado, sumando horizontalmente
los movimientos correspondientes de cada cuenta. Para obtener el resultado
horizontalmente en cada cuenta de Activos o de Gastos, se suman débitos
más débitos y se restan los créditos. En caso de ser
cuentas de Pasivos o de Ingresos, se suman créditos más créditos
y se restan los débitos. De ser necesario, se insertaran nuevas líneas
para las cuentas necesarias teniendo que desplazar las cuentas del Balance
del Periodo anterior ya anotado en las dos primeras columnas. Se suman las
columnas Debe y Haber resultantes, las cuales deben arrojar sumas iguales.Se anotan las partidas de ingresos y gastos a las columnas del Estado
de ingresos. Se totalizar las columnas del Estado de Ingreso.Se calcula y se anota el ingreso neto (o pérdida neta).
Se lleva el ingreso neto al crédito de las columnas del Balance
General.Se trazan líneas dobles debajo de los últimos totales
de las columnas del Estado de Ingresos y Balance General. Estas líneas
muestran que todo el trabajo se concluyó y se asume que este correcto.
Las hojas de trabajo sirven como base para preparar:
El Estado de Resultado
El Balance General Clasificado
Los asientos de ajuste del diario
Los asientos de cierre del diario
5.8. CONTROL DE INVENTARIOS
Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por
ser esta su principal función y la que dará origen a todas las
restantes operaciones, necesitaran de una constante información resumida
y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie
de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles. Entres
estas cuentas podemos nombrar las siguientes:
Inventario (inicial)
Compras
Devoluciones en compra
Ventas
Devoluciones en ventas
Inventario (final)
Inventario inicial: Es la relación detallada y minuciosa de las
existencias de mercancías que tiene una empresa al iniciar sus actividades,
después de hacer un conteo físico.
Compras: En el sistema de inventario permanente no se utiliza la cuenta
de compras (De Mercancías), sino que las mercancías adquiridas
entran directamente a la cuenta de inventarios (Mercancías no Fabricadas
por la Empresa). En ambos sistemas, el control interno de los inventarios se
inicia con el establecimiento de un departamento de compras, que deberá
gestionar las compras de los inventarios siguiendo el proceso de compras. Los
gastos ocasionados por las compras de mercancías, antes de llegar a su
almacenamiento dentro de la empresa, tales como fletes, recargos, etc., hacen
parte integral del costo de adquisición de la mercancía.
Las Devoluciones en compra, reflejan toda aquella mercancía comprada
que la empresa devuelve por cualquier circunstancia; aunque esta cuenta disminuirá
la compra de mercancías no se abonará a la cuenta compras.
Ventas: Esta cuenta controlará todas las ventas de mercancías
realizadas por la Empresa y que fueron compradas con este fin.
Devoluciones en Venta; la cual está creada para reflejar las devoluciones
realizadas por los clientes a la empresa.
Inventario final: Es la relación de existencias al finalizar un
periodo contable.
Los inventarios son contabilizados normalmente por su costo histórico,
como lo requiere el principio del costo. El costo del inventario es el precio
que el negocio paga para adquirir el inventario, no el precio de venta de las
mercancías.
El costo de inventario incluye el precio de factura, menos
cualquier descuento de compras, más el impuesto sobre las ventas, los
aranceles, los cargos por transporte, el seguro mientras está en tránsito
y todos los otros costos en que se incurre para lograr que las mercancías
estén disponibles para la venta.
Tal como ya ha sido mencionado anteriormente, en el sistema de inventario
periódico, los comerciantes determinan el valor de las existencias de
mercancías mediante la realización de un conteo físico
en forma periódica, el cual se denomina inventario inicial o final según
sea el caso.
El sistema periódico es generalmente utilizado para contabilizar
los artículos del inventario que tienen un costo unitario bajo. Para
usar el sistema periódico con efectividad, el propietario debe tener
la capacidad de controlar el inventario mediante la inspección visual.
Por ejemplo, cuando un cliente le solicita ciertas cantidades disponibles, el
dueño o administrador pueden visualizar las mercancías existentes
para saber si pueden atender tal pedido o no.
En el sistema periódico, el negocio registra las compras en la
cuenta compras (como cuenta de gastos). Sin embargo, al final del período,
la cuenta inventario debe ser actualizada en los Estados Financieros mediante
conteo físico. Estos asientos pueden realizarse como ajustes o en el
proceso de cierre.
Por su parte, las empresas que adoptan el sistema de inventario perpetuo
deben llevar un auxiliar de mercancías denominado "kárdex",
en el cual se registra cada artículo que se compre o que se venda. La
suma y la resta de todas las operaciones en un periodo da como resultado el
saldo final de mercancías.
Por medio de este sistema la empresa conoce el valor de la mercancía
en existencia en cualquier momento, sin necesidad de realizar un conteo físico,
por que los movimientos de compra y venta de mercancías se registran
directamente en el momento de realizar la transacción a su precio de
costo.
El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control, porque los registros
de inventario están siempre actualizados. Anteriormente, los negocios
utilizaban el sistema perpetuo principalmente para los inventarios de alto costo
unitario, como las joyas y los automóviles; hoy día con este método
los administradores pueden tomar mejores decisiones acerca de las cantidades
a comprar, los precios a pagar por el inventario, la fijación de precios
al cliente y los términos de venta a ofrecer. El conocimiento de la cantidad
disponible ayuda a proteger el inventario.
En el sistema de inventario perpetuo, el negocio registra las compras
de inventario cargando a la cuenta inventario, cuando el negocio realiza una
venta, se necesitan dos asientos. La compañía registra la venta
de la manera usual, carga a efectivo o a cuentas por cobrar y abona a ingresos
por ventas el precio de las mercancías vendidas. La compañía
carga también a costo de mercancías vendidas y abona el costo
a inventario. El cargo a inventario (por las compras) sirve para llevar un registro
actualizado del inventario disponible. La cuenta inventario y la cuenta costo
de mercancías vendidas llevan un saldo actual durante el periodo.
5.8.1. Métodos para la fijación del costo de la mercancía
Los métodos de costeo de inventarios son: costo de primeras en
entrar primeras en salir (PEPS), costo de últimas en entrar primeras
en salir (UEPS) y costo del promedio ponderado.
Costo de primeras en entrar, primeras en salir (PEPS)
Bajo el método de primeras entradas, primeras salidas, la compañía
debe llevar un registro del costo de cada unidad comprada del inventario. El
costo de la unidad utilizado para calcular el inventario final, puede ser diferente
de los costos unitarios utilizados para calcular el costo de las mercancías
vendidas. Bajo PEPS, los primeros costos que entran al inventario son los primeros
costos que salen al costo de las mercancías vendidas, a eso se debe el
nombre de Primeras Entradas, Primeras Salidas. El inventario final se basa en
los costos de las compras más recientes.
Ejemplo: Sea una empresa con un inventario inicial de 15 unidades
con valor unitario de $ 20.0000, luego efectúa compras por 25 unidades
a valor unitario de $ 30.000. Posteriormente obtiene pedidos por 40 unidades.
Se pide fijar el costo de la mercancía a vender y el precio de venta
si se desea lograr un margen de utilidad del 60%. Explicar la aplicación
de cada uno de los métodos para la fijación del costo de mercancías
en el inventario.
Concepto | Cantidad | Vr. Unitario | Costo | |
Inventario Inicial | 15 | $ 20.000 | $ 300.000 | |
Compras | 25 | 30.000 | 750.000 | |
Total disponible para las ventas | 40 | 1.050.000 | ||
Ventas | 35 | |||
Inventario Final | 5 |
El Costo de la Mercancía Vendida se obtiene mediante la aplicación
del Juego de Inventarios que muestra el cuadro anterior. Al vender 35 unidades
bajo el método PEPS, ha de tomar las 15 del inventario inicial más
20 tomadas de la primera compra, esto es:
15 Unds. x $ 20.000 c/u + 20 Unds. x $ 30.000 c/u = $ 900.000.
De este modo en el inventario final solo quedaran 5 unidades valoradas
al costo de la última compra:
Valor del inventario final = 5 Unid. x $ 30.000 = $ 150.000
El Precio de Venta se calcula aplicando la fórmula del margen
de utilidad:
Precio de Venta del lote = Costo / (1-margen) = 900.000 / 0,40 = $ 2.250.000
Costo de ultimas en entrar, primeras en salir (UEPS)
El método últimas entradas, primeras salidas dependen también
de los costos por compras de un inventario en particular. Bajo este método,
los últimos costos que entran al inventario son los primeros costos que
salen al costo de mercancías vendidas. Este método deja los costos
más antiguos (aquellos del inventario inicial y las compras primeras
del periodo) en el inventario final.
Aquí se toman 25 unidades de la última compra y tan solo
10 del inventario inicial. Aplicando la misma lógica del método
anterior, tendremos:
Unidades Vendidas: 25 Unds. x $ 30.000 c/u + 10 Unds. x $ 20.000 c/u
= $ 950.000.
El inventario final queda valorado al costo que tenia la mercancía
en el inventario inicial.
Valor del inventario final = 5 Unid. x $20.000 = $ 100.000
Precio de Venta = 950.000 / 0,40 = $ 2.375.000
Las principales ventajas del sistema de inventario permanente
se notan en la oportunidad de la información las siguientes decisiones:
En la mayoría de los negocios comerciales, el grueso de la
mercancía es guardada en secciones diferentes a los almacenes, por
lo tanto los empleados no pueden examinar visualmente la mercancía
disponible y dar respuesta en ese mismo instante. El sistema perpetuo le
indicará oportunamente la disponibilidad de dicha mercancía.Los sistemas del registro perpetuo son capaces de alertan al negocio
sobre el bajo nivel de las existencias.Con los registros de inventario perpetuo, no es necesario un conteo
físico a cada momento; sino que ello solo se hace una vez al año
para verificar la exactitud de los registros.
Costo del promedio ponderado
El método del costo promedio ponderado, llamado a menudo método
del costo promedio se basa en el costo promedio ponderado del inventario durante
el período. Este método pondera el costo por unidad como el costo
unitario promedio durante un periodo, esto es, si el costo de la unidad baja
o sube durante el periodo, se utiliza el promedio de estos costos.
El costo promedio se determina de la manera siguiente: divida el costo
de las mercancías disponibles para la venta (inventario inicial + compras)
entre el número de unidades disponibles.
Calcule el inventario final y el costo de mercancías vendidas,
multiplicando el número de unidades por el costo promedio por unidad.
El valor promedio del costo por artículo resulta ser de $ 26.250
Unidades Vendidas: 35 Unds. x $ 26.250 c/u = $ 918.750.
El inventario final queda valorado al costo promedio mercancía
en existencia, esto es:
Valor del inventario final = 5 Unid. x $26.250 = $ 131.250
Precio de Venta = 918.750 / 0,40 = $ 2.296.875
Al analizar los tres métodos se puede sacar como conclusión
que la valoración más baja es la obtenida con el PEPS, la más
alta con el UEPS y una valoración intermedia con el promedio.
Ejemplo de Inventario Permanente: Si en determinada empresa,
el costo de las mercancías disponibles para la venta es de $90,000 y
están disponible 60 unidades, el costo del promedio es de $1,500 por
unidad. El inventario final de 20 unidades del mismo artículo tiene un
costo promedio de $30,000 (20 x $1,500 = $ 30,000). El costo de las mercancías
vendidas (40 unidades) es de $60,000 (40 x $1,500 = $60,000). Sabiendo que el
margen de utilidad sobre ventas es del 25% y que la empresa otorga un descuento
del 10% por ventas al contado, hacer el asiento de dicha venta.
Solución: Se requiere conocer el precio de venta, así:
Precio Unitario de Venta = Costo / (1-margen) = 1.500 / 0,75 = $ 2.000
/ und.
El valor de la venta ha sido entonces. 40 unidades x $ 2.000 / und. =
$ 80.000
El asiento para registrar la venta con descuento al contado, es:
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
05/07/20xx | 1105 | Caja | 72.000 | |||
5305 | Financieros | |||||
530535 | Descuentos comerciales condic. | 8.000 | ||||
6135 | Comercio al P/M y p/m | 60.000 | ||||
1435 | Mercancías no fabricadas p/e | 60.000 | ||||
4135 | Comercio al P/M y p/m | 80.000 |
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