Procedimientos para conducir un Estudio de Seguridad de Instalación (página 2)
c. ¿El Jefe de Seguridad recibe,
controla, custodia y distribuye el material clasificado o se
efectúa este procedimiento en otra oficina de la
instalación?. Si es así, ¿qué
oficina y cuál es el funcionario responsable por esta
función?
d. ¿Los Jefes de oficinas de las
dependencias de la instalación o empresa, que por
razones de trabajo, tenga bajo su responsabilidad, material
clasificado, poseen las cajas o archivos apropiados de
seguridad adecuados para tal fin?
e. ¿El Jefe de Seguridad, realiza
inspecciones periódicas en las dependencias que poseen
material clasificado?
f. ¿El Jefe de Seguridad, mantiene
actualizada la lista del personal, que tiene acceso al
material clasificado con las indicaciones del grado de
clasificación más alto a que tiene
acceso?
g. ¿En cada oficina, donde exista
material clasificado, se llena el registro necesario para
asegurar su control y darle la seguridad requerida?. Si es
así, ¿Cómo funciona este
sistema?
5. Normas de distribución,
transmisión y archivo:
a. ¿El material clasificado, distribuido
a otras dependencias, fuera del área de la
instalación o empresa, se realiza utilizando mensajes
autorizados contra recibo?
b. ¿Cómo se realiza la
distribución interna del material clasificado como:
RESERVADO, CONFIDENCIAL y
SECRETO?
c. ¿Cómo se hace la
distribución externa del material clasificado como:
RESERVADO, CONFIDENCIAL y SECRETO?
¿Explique el procedimiento a seguir?
d. ¿Existe un sistema de archivo central
en la empresa, para material clasificado?. Si existe,
¿cómo funciona?
e. ¿En cada una de las dependencias
más importantes de la empresa o instalación,
existe archivo para material clasificado?. Si existe,
¿es adecuado el sistema?
f. ¿El Jefe de Seguridad, lleva un
sistema para controlar la utilización de los
archivos?. Si existe, ¿qué aspecto
cubre?
g. ¿Las fuerzas de seguridad,
están instruidas para que en horas no hábiles
de trabajo, den el oportuno aviso al Jefe de Seguridad, sobre
cualquier violación a las normas de seguridad de la
empresa?
6. Destrucción de documentos y
material clasificado:
a. ¿Existe un plan de destrucción
de documentos y material clasificado, que ya no sean de
utilidad?. Si existe, ¿cómo
funciona?
b. ¿El único medio de
destrucción, es el de la incineración, o se
utilizan otros medios?. Si es así,
¿Cuáles son?
c. ¿El plan de destrucción, es
estructurado, dirigido y conducido por el Jefe de la
Seguridad de la instalación o empresas?
d. ¿La destrucción de documentos
y material clasificado, es llevada a cabo por el Jefe de
Seguridad o su adjunto, en presencia de otro funcionario
directivo y otro testigo autorizado?. Si es así,
¿se levanta el acta correspondiente?
e. ¿Cuándo la Dirección o
Jefe de la instalación o empresa ordena la
destrucción de material clasificado, el Jefe de
Seguridad, efectúa la recolección de los
documentos a destruir, que se encuentran en posesión
de las dependencias de la instalación?
f. ¿El Jefe de Seguridad, mantiene un
registro permanente de las actas de destrucción de
documentos?. Si es así, ¿las actas cumple todos
los requisitos normativos de seguridad?. ¿Hay libro
especial para este registro?
g. ¿Existen normas que rigen para la
evacuación o la destrucción de documentos en
caso de emergencia?
Entrevista
final
1. Resumen de la situación
existente:a. Introducción.
b. Situación de Seguridad
Física.c. Situación de Seguridad de
Personal.d. Situación de Seguridad de Documentos,
Material Clasificado e Información.2. Presentación y discusión de
recomendaciones tentativas:a. Presentación de recomendaciones en
los campos:
Seguridad Física.
Seguridad de Personal.
Seguridad de documentos, material clasificado e
información.
b. Personas que intervinieron en las
entrevistas.c. Ajuste de Recomendaciones.
Observaciones
Para realizar un estudio de seguridad no existe un
procedimiento rígido a ser seguido por él o los
responsables de conducir el estudio. Los pasos
esquemáticos propuestos en este formato, son sólo
una guía para apreciar y conducir el trabajo, con la
adecuada técnica que demanda la Seguridad de
Instalaciones, empresas, fábricas o cualquier
dependencia.
Son factores situacionales, los que impondrán las
modificaciones necesarias, para darle más positiva
aplicación al procedimiento que se presenta, en todos los
casos, el responsable del estudio, debe ir proponiéndose
forma de acción, para realizar de la mejor manera posible
su cometido.
Por Doctrina, los llamados a realizar estos Estudios de
Seguridad, son funciones de una empresa de seguridad, que por su
capacidad, entrenamiento, buena disposición, inteligencia
y espíritu de trabajo, cumple esta tarea de máxima
responsabilidad que produce las satisfacciones, cuando el cliente
que solicita el estudio se siente satisfecho por la labor que se
ha realizado y se encuentra feliz, por estos
servicios.
Por otro lado, la compañía de Seguridad,
debe delegar esta responsabilidad en funcionarios, que por sobre
todo ponga en alto nombre de la empresa, que en futuro no lejano,
sea la que más se destaque en el campo de la Seguridad
Industrial y sus trabajos reflejen la disposición de
servir y contribuir con el desarro9llo del país, que tanto
la reclama.
Fuente de
información
Recopilación de Guías de
Estudio de Seguridad por años, lo que permitió
su integración, análisis y difusión en
esta monografía.
Autor:
Edgar Tovar
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