Introducción El Sistema SAP es un sistema de
información que gestiona de manera integrada, "on-line",
todas las áreas funcionales de una empresa. Las siglas SAP
(System, Applications and Products) identifican a una
compañía de sistemas informáticos con sede
en Alemania, que se introdujo en el mercado de los sistemas de
información con un producto denominado SAP R/2, antecesor
al SAP R/3 Un Sistema de Información ERP es un sistema de
Gestión de Recursos Empresariales, mejor conocido como ERP
(Enterprise Resource Planning), el cual es un conjunto de
aplicaciones con el fin de integrar muchas o todas las funciones
de una empresa.
Con sede en Walldorf (Alemania), es el primer proveedor de
aplicaciones de software empresarial en el mundo, que
comercializa un conjunto de aplicaciones de software para
soluciones integradas de negocios La Empresa SAP La empresa SAP
es considerada el tercer proveedor independiente de software del
mundo y el mayor fabricante europeo. Con 12 millones de usuarios,
100.600 instalaciones, y más de 1.500 socios.
Historia de La Empresa SAP SAP fue fundada en 1972 en la Ciudad
de Mannheim, Alemania, por antiguos empleados de IBM.
Después de haber dominado el mercado, la empresa afronta
una mayor competencia de Microsoft e IBM A comienzos del 2006 fue
anunciada una alianza muy importante entre SAP y Microsoft para
integrar las aplicaciones ERP de SAP con las de Office de
Microsoft bajo el nombre de proyecto "Duet". La compra de SAP por
parte de Microsoft habría sido uno de los acuerdos
más grandes en la historia de la industria del software,
dado el valor de mercado de la alemana, de más de 55.000
millones de euros (junio 2004).
(Gp:) SAP ofrece diseño y estrategias de procesos,
así como, servicios permanentes que ayudan a emigrar los
sistemas empresariales. Productos que realiza La Empresa SAP
(Gp:) SAP trabaja en el sector de software de
planificación de recursos empresariales (o ERP por las
siglas en inglés de Enterprise Resource Planning). El
principal producto de la compañía es R/3, en el que
la R significa procesamiento en tiempo real y el número 3
se refiere a las tres capas de la arquitectura de proceso: bases
de datos, servidor de aplicaciones y cliente. El predecesor de
R/3 fue R/2.
(Gp:) SAP también ofrece una nueva plataforma
tecnológica denominada SAP NetWeaver. Esta convierte a SAP
en un programa Web-enabled, lo que significa que estaría
totalmente preparado para trabajar con él mediante la web,
se puede trabajar con SAP mediante cualquier navegador de
internet si se tienen los componentes apropiados de SAP NetWeaver
(SAP Portals). Productos que realiza La Empresa SAP
Módulo o Sistema SAP R/3 El sistema SAP R/3 es un sistema
integrado. Esto significa que una vez que la información
es almacenada, está disponible a través de todo el
sistema, facilitando el proceso de transacciones y el manejo de
información. Tiene un conjunto de normas estándares
en el área de software de negocios y ofrece soluciones
estándares para las necesidades enteras de
información de una compañía.
El R/3 es un ERP (Enterprise Resource Planning) de origen
alemán, creado por SAP. Es un sistema integrado de
gestión que permite controlar todos los procesos que se
llevan a cabo en una empresa, a través de módulos.
Módulo o Sistema SAP R/3 Las aplicaciones o módulos
de SAP R/3 se dividen en tres grandes áreas: Financiera,
logística y de recursos humanos. Estos tres grupos no son
independientes unos de otros. Además de éstos,
existen otros componentes, llamados Cross Aplications, que son
válidos para todas las aplicaciones.
Módulo o Sistema SAP R/3 Los diferentes módulos que
componen el sistema R/3 son:
Arquitectura del Sistema SAP R/3 Arquitectura cliente / servidor
del sistema R/3. El sistema R/3 opera utilizando el principio
cliente / servidor aplicado a varios niveles. Es altamente
modular y se aplica fundamentalmente por medio del software, de
forma que los modos de iteración entre los diversos
clientes y servidores puedan ser controlados.
SISTEMAS OPERATIVOS COMPATIBLES CON EL SISTEMA R/3 Arquitectura
del Sistema SAP R/3 UNIX Open VMS MPE/iX Windows Server IBM
OS/400 BASES DE DATOS COMPATIBLES CON EL SISTEMA R/3 Informix
Oracle Adabas Sybase ASE IBM DB/2 Microsoft SQL Server
Arquitectura del Sistema SAP R/3 COMPATIBILIDAD ENTRE LAS
PRESENTACIONES DEL TIPO FRONT-END Windows OSF/Motif OS/2PM
Macintosh (Gp:) SAP-GUI (Interfaz gráfica de usuario) es
capaz de mostrar los resultados en forma de lista o
gráfico en la mayoría de los sistemas de
presentación front-end, incluidos los siguientes:
Módulo SAP R/3 (Gp:) Los módulos funcionales de los
que está compuesto el sistema SAP responden de forma
completa a los procesos operativos de las
compañías. (Gp:) El Sistema SAP R/3 consta, en la
vista modular, de áreas empresariales homogéneas,
que soportan las operaciones empresariales de una empresa y
trabajan integradas en tiempo real. (Gp:) La integración
en SAP se logra a través de la puesta en común de
la información de cada uno de los módulos y por la
alimentación de una base de datos común.
______ __ _________ Módulo SAP R/3 Gestión
financiera
(FI)
Libro mayor, libros auxiliares, ledgers especiales, etc.
Controlling
(CO)
Gastos generales, costos de producto, cuenta de resultados,
centros de beneficio, etc. Gestión de personal
(HR)
Gestión de personal, cálculo de la nómina,
contratación de personal, etc.
Módulo SAP R/3 Tesorería
(TR)
Control de fondos, gestión presupuestaria, etc. Sistema de
proyectos
(PS)
Grafos, contabilidad de costos de proyecto, etc. Mantenimiento
(PM)
Planificación de tareas, planificación de
mantenimiento, etc. Gestión de calidad
(QM)
Planificación de calidad, inspección de calidad,
certificado de, aviso de calidad, etc.
Workflow (WF), Soluciones sectoriales (IS)
Contienen funciones que se pueden aplicar en todos los
módulos. Módulo SAP R/3 Planificación de
producto (PP) Fabricación sobre
pedido, fabricación en serie, Kanban, etc. Gestión
de material
(MM)
Gestión de stocks, compras, verificación de
facturas, etc.
Comercial(SD) Ventas,
expedición, facturación, etc.
MÓDULOS Con este módulo se pueden distinguir los
siguientes grupos de tareas como: Planificación aproximada
inicial, con tiempos y valores establecidos desde un desglose de
la estructura de trabajo o, al menos, desde un listado de los que
hay que hacer. Planificación ajustada, que puede utilizar
elementos de costo o métodos de cálculo de costos
unitarios e implicar la inserción manual de fechas
críticas, detalles de las actividades, programación
automática con R/3 y la identificación de las
actividades del camino crítico. Coordinación de los
recursos a través de requisiciones de compras
automáticas y planes de reserva de materiales, control de
inventario de existencia, planificación en red del equipo
de personas, capacidades, materiales, recursos operativos y
servicios. MÓDULO SISTEMA DE PROYECTOS
MÓDULO SISTEMA DE PROYECTOS Seguimiento de los materiales,
capacidades y fondos, toda vez que el proyecto se aprueba y
ejecuta utilizando la administración de presupuestos, la
reserva y asignación de fondos, comprobando su
disponibilidad, así como la de los materiales y
capacidades, con una alarma a la dirección del proyecto en
caso de exceder ciertos límites. Finalización del
proyecto, con análisis de los resultados y
cancelación. MÓDULOS
MÓDULOS (Gp:) Este módulo ha sido diseñado
para ser utilizado en cualquier sector industrial. Provee
procesos comprensivos para todo tipo de manufactura. El enfoque
clásico de la planificación de los requisitos de
material (MRP II) parte de la planificación de las
operaciones que debe llevarse a cabo, tanto en el área de
ventas o pedidos, como en la de proyectos. A partir de esta fase
inicial el sistema ofrece métodos aceptados de
planificación y control de los materiales hasta la entrega
misma de los productos. (Gp:) La administración integrada
de la cadena de suministro es el método que utiliza SAP
para construir y soportar la planificación y el control de
la producción. MÓDULO PLANIFICACIÓN Y
CONTROL DE LA PRODUCCIÓN
MÓDULO MANTENIMIENTO DE PLANTA MÓDULOS (Gp:) Provee
una planeación y el control del mantenimiento de la planta
a través de la calendarización, así como las
inspecciones, mantenimientos de daños y
administración de servicios para asegurar la
disponibilidad de los sistemas operacionales, incluyendo plantas
y equipos entregados a los clientes MÓDULO
ADMINISTRACIÓN DE LA CALIDAD (Gp:) Monitorea, captura y
maneja todos los procesos relevantes relacionados con el
mantenimiento de la calidad a lo largo de la cadena de
suministros, coordina la inspección de los procesos e
inicia la corrección de medidas e integra laboratorios de
sistemas de información.
MÓDULOS El diseño de este módulo hace
hincapié en el uso de una estrategia de ventas que
responda a las condiciones del mercado. Al personalizar el
sistema, una de las prioridades debe ser desarrollar una
estructura de datos que pueda registrar, analizar y controlar las
actividades que satisfagan a los clientes y que reporten un
beneficio adecuado en el siguiente ejercicio contable y en el
futuro. Este módulo proporciona un conjunto de registros
maestros de datos y un sistema de transacciones comerciales
documentadas. La mayoría de los componentes del
módulo de Recursos Humanos pueden implementarse de forma
gradual según se vaya necesitando. Algunos pueden
configurarse como sistemas autónomos, como una etapa de
transición antes de tener una instalación
totalmente integrada a SAP. Los módulos constituyentes de
la aplicación HR de Recursos Humanos han sido
diseñados para cubrir dos apartados importantes de la
empresa, el financiero y el relativo a las calificaciones de los
trabajadores. MÓDULO RECURSOS HUMANOS MÓDULO VENTAS
Y DISTRIBUCIÓN
MÓDULOS MÓDULO ADMINISTRACIÓN DE MATERIALES
(Gp:) El objetivo del módulo MM-Administración de
materiales es proporcionar un soporte detallado de las
actividades diarias para todo tipo de empresa que consuman
materiales en sus procesos de producción, incluidos la
energía y los servicios.
(Gp:) Plan Organizacional en SAP R/3 Un plan organizacional es un
conjunto de información que describe la estructura
organizativa y el ambiente funcional de la
compañía; éste debe contar con los elementos
denominados objetos predefinidos del sistema SAP R/3, los cuales
se mencionan a continuación: (Gp:) Unidad Organizacional:
representa un departamento o unidad de la compañía.
Ejemplo: Departamento de Ventas, Departamento de Finanzas. (Gp:)
(Gp:) Trabajo (Job): es la clasificación que recibe la
función que se realizará en una unidad
organizacional. Ejemplo: gerente de ventas, analista de cuentas
por cobrar. (Gp:) (Gp:) Posición: representa una
asignación específica a los empleados de una unidad
organizacional y que será ocupada por una persona
(empleado). Ejemplo: gerente de ventas de Caracas, gerente de
ventas de Maracay, analista de cuentas por cobrar. (Gp:)
(Gp:) Plan Organizacional en SAP R/3 “El objetivo principal
de diseñar y desarrollar el plan organizacional en el
sistema SAP R/3, es el de integrar la administración de
usuarios a la estructura organizacional de la
Compañía, lo cual permitirá simplificar y
minimizar las actividades realizadas por los administradores de
usuarios.” (Gp:) Tareas: descripción de las
actividades que debe realizar cada posición dentro de la
unidad organizacional. Ejemplo: crear pedido, aprobar venta,
registrar asiento contable. (Gp:)
Plan Organizacional en SAP R/3 Esquema de Seguridad SAP R/3 Un
esquema de seguridad en un ambiente SAP R/3, podría
definirse como un conjunto de directrices, que en concordancia
con las políticas y procedimientos de las áreas de
negocio apoyadas por el sistema SAP R/3, sistematizan y codifican
la administración de las autorizaciones que se deben
otorgar a los usuarios definidos en el sistema. Un esquema de
seguridad SAP R/3 basado en un plan organizacional, consiste en
asociar los grupos de actividades (papeles) a cada una de las
posiciones definidas en el Plan Organizacional. Para ello, es
necesario contar con “Matrices de Roles” claramente
definidas y aprobadas por las unidades de negocio que apoya el
sistema SAP R/3, debido a que en éstas radica una adecuada
definición de segregación de funciones en el
ambiente de seguridad de acceso a las funcionalidades del
sistema.
Plan Organizacional en SAP R/3 MATRIZ DE ROLES
Plan Organizacional en SAP R/3 La implantación de este
esquema basado en un plan organizacional, inducirá a la
Compañía a modificar la manera tradicional de
realizar la administración de la seguridad en un ambiente
SAP R/3, lo que generará múltiples beneficios para
ésta: Facilita la administración de los usuarios e
incrementa el control de acceso a los módulos instalados.
La rotación de personal o contratación de personal
nuevo, no creará inconsistencias en los accesos otorgados
a éstos, ya que estarán asociados al cargo que
desempeñarán dentro de la Compañía.
La auditoria de seguridad de accesos en el ambiente SAP R/3, se
realizará con base a las posiciones definidas en el plan
organizacional, lo cual permitirá una más clara
comprensión de los accesos otorgados a los usuarios
definidos.
EDELCA adoptó la plataforma SAP en varias áreas de
negocio desde hace 6 años. Hoy, ha llevado a cabo
dos nuevos proyectos con SAP: uno relacionado con el desarrollo
de una plataforma gerencial de información para soportar
la toma de decisiones y la evaluación de la gestión
del negocio; el otro, referido a la actualización del
software para pasar de la versión SAP R/3 4.5B a SAP R/3
Enterprise, y aprovechar así las ventajas tanto
funcionales como tecnológicas que ofrece la nueva
versión. PDVSA, adopta el sistema de SAP R/3 para integrar
toda la información de la corporación y poder
responder de esta forma a la necesidad de consolidación
que exige la competitividad de los mercados de hidrocarburos a
nivel mundial. La implementación en PDVSA del
sistema SAP se basó en una estrategia común con la
idea de estandarizar a toda la industria en el manejo de su
información. Ejemplos La mayoría de las empresas
automotrices lo utilizan así como sus grandes
proveedores… Chrysler, Ford, GMC, Volkswage.
CONCLUSIONES El sistema SAP comprende muchos módulos
completamente integrados, que abarcan prácticamente todos
los aspectos de la administración empresarial. Cada
módulo realiza una función diferente, pero esta
diseñado para trabajar con otros módulos. La
característica más importante del sistema SAP es
que la información se comparte entre todos los
módulos que la necesiten y que pueden tener acceso a ella.
La información se comparte, tanto entre módulos,
como entre todas las áreas. SAP se constituye con
herramientas ideales para cubrir todas las necesidades de la
gestión empresarial, sean grandes o pequeñas, en
torno a administración de negocios, sistemas contables,
manejo de finanzas, contabilidad, administración de
operaciones y planes de mercadotecnia, logística, etc.