Diseño y estructura organizacional

La estructura considera por un lado la
diferenciación (división
del trabajo según las actividades a desarrollar)
y por otro
la integración (coordinación de la
división del trabajo) con el fin de alcanzar
los objetivos establecidos. La estructura es el marco
formal por medio del cual las tareas se dividen, se agrupan y se
coordinan. La misma se visualiza a través
del organigrama. Éste muestra las
relaciones formales de autoridad, canales
de comunicación, departamentos y líneas
formales de responsabilidad.
El diseño organizacional implica desarrollar o
modificar la estructura de una organización, hay que
tener en cuenta:

• Especialización del trabajo.

• Departamentalización.

• Cadena de mando.

• Ámbito de control.

• Centralización
  y descentralización en la toma de
  decisiones.

• Formalización.

Cuatro piedras
angulares

Organizar es un proceso gerencial permanente. La
estrategia se puede modificar, el entorno organizacional puede
cambiar y la eficacia y eficiencia de la organización no
están siempre a nivel que los gerentes querían. Sea
que constituyesen una organización nueva, que juega con
una organización existente o que cambia radicalmente el
patrón de las relaciones de una organización, los
gerentes dan cuatro pasos básicos cuando do empiezan a
tomar decisiones para organizar.

• 1. Dividir la carga de trabajo entera en tareas
  que pueden ser ejecutadas, en forma lógica y
  cómoda, por personal o grupos. Esto se conoce como la
  división de trabajo.

• 2. Combinar las tareas en forma lógica y
  eficiente, la agrupación de empleados y tareas se
  suele conocer como la
  departamentalización.

• 3. especificar quien depende de quién en
  la organización. Esta vinculación de los
  departamentos produce una jerarquía de la
  organización.

• 4.  Establecer los mecanismos para integrar las
  actividades de los departamentos y en un todo congruente y
  para vigilar la eficacia de dicha integración. Este
  proceso se conoce como coordinación

Podemos concebí r estos cuatro aspectos del
trabajo para organizar como "cuatro piedras angulares de la
construcción.

Diseños
organizacionales

Estructura simple: no es una estructura elaborada, es
baja en complejidad, con poca formalización y con
autoridad centralizada en una sola persona. Es una
organización plana, generalmente con dos o tres niveles
verticales, amplitud de control, un cuerpo flexible de empleados
y donde casi todos se reportan a un individuo en el que recae la
autoridad para la toma de decisiones, el trabajo no tiene una
división escrita y presenta poco comportamiento
formalizado.

Se la puede ver con frecuencia en los
pequeños negocios en donde el dueño es el
gerente. Pero a medida que la organización crece, se
vuelve compleja para ser dirigida por una sola persona. El
entorno en el cual se mueve generalmente esta estructura es
simple y dinámico; simple porque tienen que ser
comprendido por una sola persona y dinámico porque aun
está buscando su nicho e mercado para
adaptarse.

Estructura burocrática: la organización
crece, se desarrolla y la estructura simple deja de ser
útil. Este crecimiento hace que las estructuras se vuelvan
más especializadas y aumente el número de
departamentos que acarrea un incremento de niveles
jerárquicos. El espíritu de
la burocracia es establecer un camino y permanecer en
él, para asegurarse de que todo salga según lo
planeado, significa que no haya sorpresas.

Cuando el tamaño o algún otro factor
favorece la estructura burocrática puede darse alguna de
estas opciones: la estructura funcional en donde
el interés esta puesto en la eficiencia de la
división de trabajo. La estructura funcional se basa en la
departamentalización por funciones, es decir que agrupa
por especialidades similares o relacionadas. Los núcleos
operativos pueden estar formados por personas sin
calificación, conocidas como "burocracias maquinales" o
con calificación, llamadas "burocracias
profesionales".

• Burocracias maquinales: tareas altamente
  especializadas, rutinarias, simples y repetitivas, que
  requieren un mínimo de habilidad y
  preparación. comunicaciones muy formalizadas y el
  poder para tomar decisiones está muy formalizado.
  (Ej.: las producciones en seria, organizaciones
  grandes).

Burocracia profesional: tiene un núcleo operativo
de especialistas que realizan un trabajo complejo que requiere de
profesionales o de personas con una preparación adecuada.
Ej.: Universidades u Hospitales. La estructura divisional
está formada por unidades semiautomáticas acopladas
por una estructura administrativa central. Las divisiones se
crean para atender a diferentes mercados y se les da el
control de las funciones operativas necesarias para ello. Cada
una se halla relativamente libre de control directo de la
central, y simula ser un negocio independiente aunque no lo
es.

Organización por proyecto: es una estructura
más avanzada que la anterior, ya que los individuos
están asignados de forma permanente a proyectos, una vez
finalizados estos, los empleados pasan al proyecto siguiente. En
cada proyecto se reúne a especialistas en el tema, cada
uno aporta sus conocimientos, habilidades y especialidades para
trabajar en equipo. Son estructuras flexibles, adaptables a los
cambios del entorno y la tecnología; la toma de decisiones
es rápida; cada proyecto cuenta con un directivo a la
cabeza, responsable de que a su equipo no le falte nada, de
guiarlo y de asegurar que los objetivos sean alcanzados. Ej.:
consultoras.

Holdings: se caracterizan por estar formados por
unidades o divisiones de negocios descentralizadas e
independientes. Cada una de ellas posee sus propios productos,
clientes, competidores y metas de ganancias. La diferencia con la
estructura divisional, radica en que en ésta las
divisiones son semi-autónomas, mientras que en los
Holdings (grupos), las unidades son autónomas, no tienen
un control centralizado desde la cima ni una asignación de
recursos, vale decir que cada uno sobrevive por sí misma
en el mercado. Ej.: Grupo Excel.

Organizaciones innovadoras: los tipos de organizaciones
comentadas hasta ahora, son capaces de realizar innovaciones,
pero no de alta complejidad, por ejemplo, la estructura simple
realiza innovación sencilla; las burocracias intentan
perfeccionar los sistemas que tienen, no desarrollan nuevos; la
organización divisional tampoco efectúa una
alta investigación porque su enfoque se centra
en los resultados finales; los Holdings son grupos de empresas en
donde cada uno se interesa por sus resultados, por lo tanto,
tampoco hay una gran preocupación por la
investigación.

En este tipo de organizaciones se combinan expertos de
distintas áreas para formar equipos de proyecto. Estos
equipos deben estar integrados por individuos con diferentes
intereses, especialidades, culturas y talentos. Cuanto más
diverso sea el grupo, mejor.

La característica de este tipo de estructura es
que funciona con profesionales que conforman un equipo de trabajo
y unidos buscan una solución al problema
planteado.

El diseño organizacional es
un proceso, donde los gerentes toman decisiones, donde los
miembros de la organización ponen en práctica
dicha estrategia. El diseño organizacional hace que
los gerentes dirijan la vista en dos sentidos; hacia el interior
de su organización y hacia exterior de su
organización.

Los conocimientos del diseño organización
ha ido evolucionando. Al principio los procesos del diseño
organizacional giraban en torno al funcionamiento
interno de una organización. Las cuatro piedras angulares
para el diseño de la organización –La
división del trabajo,
la departamentalización, la jerarquía y
la coordinación tienen una larga
tradición en la historia del ejercicio de
la administración.

Reducción de
tamaño

Versión de la reestructuración de la
organización y derivan en la disminución de
tamaño de la organización y con frecuencia produce
una estructura de organización mas plana, una manera en
que las organizaciones se convierten en estructuras más
delgadas y flexibles, que pueden responder con más
agilidad al ritmo de los mercados mundiales.

En años recientes los gerentes de muchas
organizaciones estadounidenses han practicado un tipo de proceso
de diseño organizacional que concede enormes importancia a
las condiciones del entorno de sus organizaciones. Este tipo de
toma de decisiones se conoce en general con el nombre de
reestructuración. En la actualidad la
reestructuración suele entrañar una
disminución de la organización o para ser
más descriptivos una disminución de
tamaño.

La reducción de tamaño ha significado un
gran costo para los millones de personas que han perdido su
empleo. De hecho algunos empleados están demandando a las
corporaciones acusándolas de actos clasistas debido a la
edad.

Por lo general la reducción de tamaño en
Nicaragua ha significado una gran pérdida para las
familias nicaragüenses porque cada día son más
las familias en Nicaragua que se quedan sin empleo a causa de la
reducción de tamaño, esto implica porque en el
país los arcángeles económicos de cada
empresa van disminuyendo a causa de la mala estabilidad del
país.

Eso ocasiona que varios residentes de la nación
opten por abandonar a sus y a sus familias por buscar un mejor
futuro en el mercado laboral internacional por ellos los
nicaragüenses muchas veces son maltratados fuera de su
país de origen.

Como minimizar el dolor de la
reducción de tamaño

Un problema que enfrentan no solo las
burocracias grandes, sino cualquier organización que
reduce su tamaño es como ser justo con los empleados cuyo
empleo no se suprime, como muchas organizaciones consideran que
la reducción de tamaño es imperativa para la
competencia, esto se ha convertido en el reto ético de los
últimos años.

Tipos de estructuras
organizacionales

La estructura organizacional se refiere
a la forma en que se dividen, agrupan y coordina las actividades
de la organización en cuanto a las relaciones entre los
gerentes y los empleados, entre gerentes y gerentes y empleados y
empleados. Los departamentos de una organización se pueden
estructurar, formalmente en tres formas básicas: por
función, por producto/mercado, o en forma de
matriz.

*Organización funcional

La organización por funciones reúne, en un
departamento no todos los que se dedican a una actividad o a
varias relacionadas que se llama funciones.

Organigrama funcional de una compañía
manufacturera

Es probable que la organización funcional sea la
forma más lógica y básica de
departamentalización. La usan primordialmente las
pequeñas empresas que ofrecen una línea limitada de
productos, porque aprovecha con eficiencia los productos
especializados.

*Organización por producto
mercado

La organización por producto/mercado, con
frecuencia llamada organización por división,
reúne en una unidad de trabajo a todos los que participan
en la producción y comercialización de productos, a
todos los que están en cierta zona geográfica a
todos los que tratan con cierto tipo de cliente.

Organigrama por producto/mercado de una empresa
manufacturera

División de productos

*Organización matricial

La estructura matricial en ocasiones llamada "sistema de
mando disponible" es un producto hibrido que trata de combinar
los beneficios de los tipos de diseño, al mismo tiempo que
pretende evitar sus inconvenientes. Una organización con
una estructura matricial consta con dos tipos de estructura al
mismo tiempo. Los empleados tienen dos jefes; es decir trabajan
con dos cadenas de mando. El segundo es una disposición
horizontal que cambian al personal de diversas divisiones o
departamento funcionales para tomar un proyecto de negocio,
encabezado por un gerente de proyecto o grupo que es experto en
el campo de organización coordinado del equipo.

Departamentalización

Se basa en la agrupación de las actividades o de
los conjuntos de tareas que son similares o que poseen una
relación lógica para estar juntas. Se
puede dar en cualquier nivel jerárquico de
la empresa. Sirve para atribuir y agrupar actividades
diferentes a través de la especialización de los
órganos. La departamentalización se da en las
grandes organizaciones.

Características de la
departamentalización: al agrupar las distintas actividades
para poder coordinarlas, es necesario considerar los criterios o
interdependencias básicas. Dichas interdependencias
son:

• 1. Interdependencia del flujo de trabajo: las
  relaciones entre determinadas tareas
  de operaciones deben reflejar las dependencias
  mutuas naturales en el flujo de trabajo. No se lo debe
  truncar o alterar; no hay que dar lugar a la
  diferenciación, ya que dicha alteración puede
  ocasionar conflictos.

• 2. Interdependencia de los procesos:
  la producción de un bien
  o servicio demanda la realización de
  diversos procesos (producción, marketing,
  comercialización). La interdependencia de los procesos
  determina que todas las personas vinculadas a una tarea en
  particular, independientemente de la cantidad y variedad de
  los bienes y servicios, deben mantenerse
  juntos.

• 3. Interdependencia de escala: esto
  corresponde a las economías de escala. Resulta
  imprescindible la formación
  de grupos numerosos para poder funcionar
  coeficiencia Esto estimula la especialización
  por proceso.

• 4. Interdependencias sociales: este criterio
  corresponde a las relaciones sociales circundantes, no al
  trabajo realizado.

Una vez que están establecidos los criterios para
departamentalizar hay que analizar cómo realizarla. La
departamentalización está relacionada con el grado
de especialización. Así, a mayor empresa, mayor
especialización y departamentalización.

Bases de departamentalización y sus
subdivisiones

La departamentalización sobre la base de
las "operaciones internas" se caracteriza por
agrupar por funciones o procesos. Utiliza las
interdependencias de procesos y de escala. Le interesa que todos
los especialistas o expertos estén juntos, aprendan los
unos de los otros y sean supervisados por personas entendidas en
el tema. La departamentalización "por
funciones" tiene
como función las finanzas, administración,
marketing, producción Este tipo de
departamentalización se puede aplicar en todo tipo de
empresa.

La departamentalización "por
proceso" (empresa automotriz) agrupa las actividades
en torno de un proceso o un tipo de equipo. Nuclea a
los individuos y recursos necesario para cada tarea, ya que
cada uno requiere un tipo de habilidades y necesidades
especiales.

La departamentalización "por
resultados" se caracteriza por mantener todos los
procesos relacionados con el producto o servicio bajo
el mismo techo. Este tipo de departamentalización permite
que los directivos se desarrollen en distintas áreas, y
que piensen en términos de éxito, porque les
interesa que su departamento logre resultados positivos. Pero
también tiene sus desventajas, la perdida de
especialización, duplicación
de costos y gastos en personal e
instalaciones. La departamentalización por "zona
geográfica" es atractiva
para empresas a gran escala (multinacionales) o para
las que llevan a cabo actividades en zonas geográficamente
dispersas.

La departamentalización "por clientes" se
basa en la topología de clientes. Las
actividades se agrupan en torno a ellos (fábrica de ropa
para niños).

La
especialización

Surge como consecuencia de la división del
trabajo. La especialización describe el grado en gran en
que las tareas de una empresa están divididas en
trabajos independientes. La especialización consigue que
los individuos se vuelvan hábiles en una tarea, que la
realicen mejor y más rápido. Otro tema importante
es la capacitación de los individuos, esta tiene
importancia en relación con el aprovechamiento del recurso
humano y monetario y además presenta la posibilidad de
encontrar en el mercado a las personas
indicadas.

La economía de la
especialización: el principio de la especialización
indica que se debe investigar el potencial de las ganancias
obtenidas por esta. Puede ocurrir que la especialización
no genere rentabilidad cuando aparecen las
"des-economías humanas" (fatiga, alineación,
aburrimiento, etc.). Para tener una alta especialización
horizontal es necesario poseer recursos humanos y
financieros. A medida que la empresa aumenta, crece la
necesidad de la especialización, hasta el límite
indicado por la rentabilidad.

Especialización es el proceso por el
que un individuo, un colectivo o una institución se centra
en una actividad concreta o en un ámbito
intelectual restringido de en vez de abarcar la totalidad de las
actividades posibles o la totalidad del conocimiento. Tales
actividades o ámbitos restringidos se
denominan especialidades. El que ha conseguido una
especialización se denomina especialista. Lo opuesto
a la especialización son las actividades o
conocimientos generalistas.

Elementos a tomar en
cuenta para elaborar un organigrama

Permitiendo de esta manera un desempeño
más eficiente de acuerdo en el puesto de la
jerarquía en la que uno se encuentre. En este
artículo se van a mostrar los tres pasos básicos
para crear un organigrama empresarial.Lo primero que vamos a
tener que decidir es que vamos a querer representar. Por lo
general existen tres tipos de contenidos de un
organigrama.

Contenido estructural es aquel que da
prioridad a los tipos de estructuras de una empresa. Por lo
general se suele dividir en departamentos o comisiones que
realizan el mismo tipo de trabajo. Este contenido es el
más utilizado de todos.

Contenido territorial Este tipo de
información centra el esquema gráfico en la
ubicación geográfica de acción de la
empresa. Puede dividirse en países, ciudades, o por
ejemplo en comunidades autónomas, todo va a depender de la
extensión del volumen de negocio.

Contenido en relación a los
productos En este caso el organigrama trataría
sobre el tipo de productos que ofrece la empresa y las funciones
específicas adscritas a cada uno. Esta elección va
a depender de cuál sea el producto que se
vende.

Elección del ámbito de
aplicación que queremos representar

Nuestro organigrama va a poder ser tan específico
como nosotros queramos, de manera que por un lado se puede
elaborar un gráfico únicamente con los puestos de
mayor jerarquía y las relaciones entre ellos. O por otro
lado, podemos llegar a especificar de manera detallada todos los
puestos en los que conste nuestra empresa.

Elección de la
presentación

Por lo general los organigramas se elaboran de acuerdo a
cuatro tipos de presentaciones gráficas. Dentro de las
posibilidades para representar los puestos de una empresa una de
las modalidades más usadas es la vertical. En ella se da
prioridad a la representación en niveles de los puestos de
la empresa. Otra modalidad es la horizontal en la que podemos
reducir el impacto visual negativo de la disposición
espacial anterior, colocando la jerarquía de izquierda a
derecha. También podemos hacer combinaciones de estos dos
estilos. Existe también la posibilidad de representar la
organización de nuestra empresa por medio de un
círculo. En su punto centrar situamos el puesto de primer
orden y alrededor en círculos concéntricos el resto
de empleos del negocio.

Autor:

Wilber Lopez