Descripción y análisis de puestos

Conceptos
claves

ANALISIS DE PUESTOS: El análisis de
puestos pretender estudiar y determinar los requisitos,
responsabilidades y condiciones que el puesto exige para su
adecuado desempeño. Por medio del análisis los
puestos posteriormente se valoran y se clasifican para efectos de
comparación.

CUESTIONARIO: El cuestionario debe ser elaborado
por un analista de puestos en función de los factores de
análisis. Con el cuestionario el analista de puestos tiene
toda la información necesaria sobre cada uno de los
puestos de la organización.

DESCRIPCION DE PUESTOS: Muestra la
relación de la tareas, obligaciones y responsabilidades
del puesto.

ENTREVISTA: Consiste en obtener datos relativos
al puesto que desea analizar por medio de un contacto directo y
verbal con el ocupante del puesto o su jefe inmediato.

FATORES DE ANALISIS: Los factores de
análisis funcionan como puntos de referencia que permiten
estudiar de manera objetiva una gran cantidad de puestos.
Constituyen verdaderos instrumentos de medición de acuerdo
a la naturaleza de los puestos que existen en la entidad. Los
factores son:

• Requisitos intelectuales

• Requisitos físicos

• Responsabilidades adquiridas

• Condiciones de trabajo.

METODOS MIXTOS: Son combinaciones
ecléticas de dos o más métodos de
análisis.

PUESTO: Se puede definir como una unidad de la
organización y responsabilidades que lo separan y
distinguen de los demás puestos. Estas obligaciones y
responsabilidades pertenecen al empleado que desempeña el
puesto y proporcionan los medios con los cuales los empleados
contribuyen al logro de los objetivos de una
organización.

Preguntas de
análisis

• 1. ¿Cuáles son las nociones
  fundamentales en el concepto de puesto?

El concepto de puesto, igual que el concepto de
departamento, es un subproducto del modelo burocrático de
administración. Es la consecuencia del método
cartesiano y de la división del trabajo organizacional que
imperó durante casi toda la era industrial. Dentro de la
concepción burocrática, términos tales como
puestos o departamentos son definidos, inmutables y permanentes,
debido a que no se toman en cuenta los cambios ambientales y la
necesidad de adaptación de la organización al mundo
de los negocios, razones estás por las que muchas
organizaciones exitosas sustituyen ahora sus departamentos
multifuncionales. ¿Cuál es la razón?
Sencilla: flexibilidad, agilidad, integración,
coordinación e innovación. En la era de la
información, al parecer, el concepto de puesto tiene ya
los días contados.

Qué es puesto? Se puede definir como una unidad
de la organización y responsabilidades que lo separan y
distinguen de los demás puestos. Estas obligaciones y
responsabilidades pertenecen al empleado que desempeña el
puesto y proporcionan los medios con los cuales los empleados
contribuyen al logro de los objetivos de una
organización.

Básicamente, tareas o responsabilidades "son los
elementos que componen una función de trabajo y deben ser
realizados por el ocupante". Las diversas fases del trabajo
constituyen el puesto completo. De este modo, un puesto, "es el
conjunto de todas aquellas actividades desempeñadas por
una única persona, que pueden ser consideradas en un
concepto unificado y que ocupan un lugar formal en la
organización".

• 2. Explique lo que es la descripción
  y análisis de puestos

Descripción de puestos: es un proceso que
consiste en enunciar las tareas o responsabilidades que lo forman
y lo hacen distinto a todos los demás puestos que existen
en la organización. Así mismo, su
descripción es la relación de las responsabilidades
o tareas del puesto (lo que hace el ocupante), la periodicidad de
su realización (cuándo lo hace), los métodos
que se emplean para el cumplimiento de esas responsabilidades o
tareas (cómo lo hace) los objetivos (por qué lo
hace). Es básicamente la enumeración por escrito de
los principales aspectos significativos del puesto y las
obligaciones y responsabilidades adquiridas.

Análisis de puestos: Una vez hecha la
descripción, sigue el análisis de puestos, en otras
palabras, una vez identificado el contenido (aspectos
intrínsecos), se analiza el puesto en relación con
los aspectos intrínsecos, es decir, en la relación
con los requisitos que el puesto impone a su ocupante. Aunque
íntimamente relacionados en sus propósitos y los
procesos de obtención de información, la
descripción de puestos y el análisis de puestos son
dos técnicas perfectamente distintas. Mientras la
descripción se preocupa por el contenido de puesto, el
análisis de puestos pretende estudiar y determinar los
requisitos, responsabilidades y condiciones que el puesto exige
para su adecuado desempeño.

• 3. Explique la estructura de análisis
  de puestos

El análisis de puestos se concentra en cuatro
tipos de requisitos que se aplican a cualquier tipo o nivel de
puestos:

• 1. Requisitos intelectuales: Comprenden las
  exigencias del puesto por lo que se refiere a los requisitos
  intelectuales que deben tener el ocupante para poder
  desempeñar adecuadamente el puesto. Entre los
  requisitos intelectuales están los siguientes factores
  de análisis:

• Escolaridad indispensable

• Experiencia indispensable

• Adaptabilidad del puesto

• Iniciativa requerida

• Aptitudes requeridas

• 2. Requisitos físicos: comprende la
  cantidad y continuidad de la emergía yd el esfuerzo
  físico e intelectual que se requieren y la fatiga que
  ocasionan. Consideran también la complexión
  física que debe tener el ocupante para el
  desempeño adecuado del puesto. Entre los requisitos
  intelectuales están los siguientes factores de
  análisis:

• Esfuerzo físico requerido

• Concentración visual

• Destrezas o habilidades

• Complexión física requerida

3. Responsabilidades adquiridas: consideran las
responsabilidades que además del desempeño normal
de sus atribuciones, tiene el ocupante del puesto en
relación con la supervisión directa de sus
subordinados, de material, de las herramientas o equipo que
utiliza, el patrimonio de a la empresa, el dinero, los
títulos o documentos, etc. Comprenden por
responsabilidades por:

• Supervisión del personal

• Material, herramientas o equipo

• Dinero, títulos o documentos

• Relaciones internas o externas.

• Información confidencial.

4. Condiciones de trabajo: comprenden las condiciones
del ambiente y los alrededores en que se realiza el trabajo, lo
hace desagradable, adverso o sujeto a riesgos, exige del ocupante
una dura adaptación, a fin de conservar la productividad y
el rendimiento en sus funciones. Evalúan el grado de
adaptación de la persona al ambiente y el equipo de
trabajo para facilitarle su desempeño. Comprende los
factores de análisis siguientes:

• Ambiente de trabajo

• Riesgos de trabajo

• a) Accidentes de trabajo

• b) Enfermedades profesionales

• 3. Explique las características,
  ventajas y desventajas de la observación
  directa

Características:

• a. La obtención de datos sobre un puesto
  se hace mediante observación visual de las actividades
  del ocupante del puesto, realizada por el analista
  especializado.

• b. Mientras que la participación que
  tiene el analista en la obtención de los datos es
  activa, la participación del ocupante es
  pasiva

Ventajas

• a. Veracidad en los datos obtenidos

• b. No requiere la paralización del
  ocupante del puesto

• c. Método ideal para puestos sencillos y
  repetitivos

• d. Correspondencia adecuada entre los datos
  obtenidos y la fórmula básica del u de puestos
  (¿Qué hace?, ¿Cómo lo hace?,
  ¿para qué lo hace?)

Desventajas:

• a. Costo elevado, pues para que el
  método sea completo se requiere de un tiempo
  prolongado en el análisis de puestos.

• b. La simple observación, sin el
  contacto directo y verbal con el ocupante del puesto, no
  permite la obtención de datos verdaderamente
  importantes para el análisis.

• c. Contraindicado para puestos que no sean
  sencillos y repetitivos.

• 4. Explique las características,
  ventajas y desventajas de la entrevista

Características:

• a. La obtención de datos sobre el puesto
  se hace por medio de una entrevista, con preguntas y
  respuestas verbales entre el analistas y el ocupante del
  puesto.

• b. La participación es activa, tanto del
  analista como del ocupante del puesto en la obtención
  de los datos.

Ventajas

• a. Obtención de los datos del c n a
  través de las personas que mejor lo
  conocen.

• b. Posibilidad de discutir y aclarar todas la
  dudas.

• c. Es el método de mayor conveniencia y
  el que proporciona mayor resultado en el análisis,
  debido a la obtención estandarizada y racional de los
  datos.

• d. No tiene contraindicaciones: se puede
  aplicar a puestos de cualquier tipo o nivel.

Desventajas:

• a. Una entrevista mal dirigida puede llevar a
  reacciones negativas en el personal, que resultan en una
  falta de comprensión y o aceptación de sus
  objetivos.

• b. Posibilidad de una confusión ente
  opiniones y hechos.

• c. Pérdida de tiempo si el analista de
  puestos no se prepara bien para esa tarea.

• d. Costo operacional elevado: se necesitan
  analistas con experiencia y paralización del trabajo
  del ocupante.

• 5. Explique las características,
  ventajas y desventajas del cuestionario

Características:

• a. La obtención de datos sobre el puesto
  se realiza por medio del llenado de un cuestionario que
  realiza el ocupante del puesto o su superior para el
  análisis de puestos

• b. Mientras la participación del
  analista de puestos en la obtención de los datos
  (llenado del cuestionario) es pasiva, la participación
  del ocupante es activa (quien lo contesta)

Ventajas

• a. El cuestionario puede ser contestado, por
  los ocupantes del puesto o por sus jefes directos, de manera
  conjunta o secuencial, con ello se obtiene una visión
  más amplia del contenido de sus
  características, además de contar con la
  participación de vari s niveles.

• b. Es el método más
  económico para el análisis de
  puestos.

• c. Es el método más completo; el
  cuestionario puede ser distribuido a todos los ocupantes de
  los puestos, contestando por ellos y devuelto con la relativa
  rapidez. Esto no ocurre con los demás métodos
  para el análisis de puestos.

• d. Es el método ideal para analizar
  puestos de alto nivel, si afectar el tiempo y las actividades
  delos ejecutivos.

Desventajas:

• a. El cuestionario está contraindicado
  para puesto de bajo nivel de los cuales los ocupantes pueden
  tener dificultad para interpretarlo y responderlo por
  escrito.

• b. Exige planeación y realización
  cuidadosa-

• c. Tiende a ser superficial y
  distorsionada.

• 6. Explique los posibles métodos
  mixtos

Los métodos mixtos más utilizados
son:

• a. Cuestionario y entrevista, ambos con el
  ocupante del puesto, este último llena el cuestionario
  y después es sometido a una entrevista rápida,
  con el cuestionario como referencia.

• b. Cuestionario con el ocupante y entrevista
  con el superior, para ampliar y aclarar los datos
  obtenidos.

• c. Cuestionario y entrevista, ambos con el
  superior.

• d. Observación directa con el ocupante y
  entrevista con el superior.

• e. Cuestionario y observación directa,
  ambos del mismo ocupante.

• f. Cuestionario con el superior y
  observación directa con el ocupante, entre
  otros.

• 7. Explique las etapas de análisis de
  puestos

Etapa de planeación:

Es la etapa en la que se planea todo el trabajo para el
análisis de puestos. Es una etapa de trabajo de escritorio
y de laboratorio. La planeación del análisis de
puestos exige los siguientes pasos:

• 1. Determinar los puestos a describir, analizar
  e incluir en el programa de análisis.

• 2. Elaborar el organigrama de puestos para
  ubicarlos

• 3. Elaborar el cronograma de trabajo

• 4. Elegir el o los métodos de
  análisis a emplear

• 5. Seleccionar los factores de análisis,
  lo cual se hace con base en dos criterios
  conjuntos:

• a. Criterio de la generalidad: los factores de
  análisis debe estar presentes en la totalidad o por
  los menos en 75% de los puestos a estudiar, para que se
  puedan comparar las características ideales a los
  ocupantes.

• b. Criterio de la variedad o
  discriminación: los factores de análisis deben
  varias de acuerdo al puesto. Es decir no pueden ser
  constantes ni uniformes.

• 6. Dimensionar los factores de
  análisis

• 7. Graduar los factor4es de
  análisis

Etapa de preparación:

Es la etapa en la que se preparan las personas, los
esquemas o los materiales de trabajo, a saber:

• 1. Reclutamiento, selección y
  capacitación de los analistas de puestos, que
  conformarán el equipo de trabajo.

• 2. Preparación del material de trabajo
  (formularios, impresos, materiales, etc)

• 3. Preparación del ambiente (aclarar a
  la dirección, gerencia, supervisores y a todo el
  personal involucrado en el programa de análisis de
  puestos)

• 4. Obtención de datos previos (nombres
  de los ocupantes de los puestos que van a analizar,
  relación de los equipos, herramientas, materiales,
  formularios, etc., utilizados por los ocupantes de los
  puestos)

La etapa de preparación puede realizarse en forma
simultánea a la etapa de preparación.

Etapa de preparación:

Es la etapa en la que se obtienen los datos respecto a
los puestos que se van a analizar y en la que se redacta e
análisis:

• 1. Obtención de los datos sobre los
  puestos mediante el(los) método(s) de análisis
  elegido(s) (con el ocupante del puesto o con el supervisor
  inmediato.

• 2. Selección de datos
  obtenidos

• 3. Redacción provisional del
  análisis hecha por el analista de puestos.

• 4. Presentación de la redacción
  provisional al supervisor inmediato, para que la ratifique o
  la rectifique.

• 5. Redacción definitiva del
  análisis de puestos.

• 6. Presentación de la redacción
  definitiva del análisis de puestos, para la
  aprobación.

• 8. ¿Cuáles son los objetivos
  de la descripción y análisis de
  puestos?

• 1. Obtener apoyo económico para la
  elaboración de anuncios, demarcación del
  mercado de mano de obra, donde s debe reclutar, etc., que es
  la base para el reclutamiento del personal.

• 2. Determinar el perfil del ocupante del
  puesto, con lo cual se aplicará la batería
  adecuada de exámenes, que es la base para la
  selección de personal.

• 3. Obtener el material necesario para el
  contenido de los programas de capacitación, que es la
  base de la capacitación del personal.

• 4. Determinar mediante la valuación y
  clasificación de puestos, los niveles salariales de
  acuerdo con la importancia relativa de los puesto dentro de
  la organización y del nivel de los salarios en el
  mercado de trabajo, que es la base del administración
  de sueldos y salarios.

• 5. Estimular la motivación del personal
  para facilitar la evaluación del desempeño y
  del mérito funcional.

• 6. Servir de guía tanto al supervisor en
  el trabajo con sus subordinados, como el empleado en el
  desempeño de sus funciones.

• 7. Proporcionar información para la
  higiene y seguridad industrial, con objeto de minimizar la
  insalubridad y el peligro en determinados puestos.

Autor:

Sonnia A. Heredia G.