El monitoreo del sistema de control interno. Procedimiento

Resumen

En el presente trabajo se identifica como problema a
resolver: las insuficiencias en el proceso de
contextualización a las características
particulares de cada organización, con respecto al
componente Supervisión y Monitoreo del SCI. Como
objetivo se especifica: Elaborar un Procedimiento que permita
cumplir con lo establecido respecto a las acciones de monitoreo
del SCI, con la peculiaridad de que se pueda adecuar a los
contextos temporales, espaciales y personales de las
organizaciones.

El resultado científico de la
investigación se concreta en un Procedimiento para la
implementación del proceso de monitoreo del SCI.
Entretanto, su significación práctica es que provee
a la organización, de una herramienta que permite a los
directivos, ejecutar el proceso de monitoreo del SCI de manera
eficiente y eficaz para, de esta forma, garantizar la efectividad
del SCI en la organización.

La novedad científica de la investigación
está dada en develar que, la pertinencia del monitoreo se
hace posible gracias a la consideración de las
características contextuales, espaciales, temporales y
personales de las organizaciones particulares donde el control
interno se implanta.

La experiencia positiva de la aplicación del
procedimiento en empresas del territorio de Camagüey, valida
los resultados del trabajo.

Palabras clave: Monitoreo, contexto, eficacia,
eficiencia, riesgos.

SUMMARY

The present work is identified as a problem to be
solved: the inadequacies in the contextualization process to
the peculiar characteristics of each organization, with regard to
the Supervision and Monitoring component of the System of
Internal (SCI) Control. The specific objective consists of
the following: To elaborate a Procedure that complies with the
monitoring of the SCI actions, with the peculiarity that you can
adapt them to the temporary space and personal contexts of the
organizations.

The scientific result of the investigation is summed up
in a Procedure for the implementation of the process of
monitoring of the SCI. In the meantime, it provides to the
organization, a tool that allows him/her, to execute the process
of monitoring of the SCI in an efficient and effective way for
this to guarantee the effectiveness of the SCI in the
organization.

The scientific novelty of the investigation is to expose
that, the relevancy of the monitoring becomes possible thanks to
the consideration of the contextual characteristics of time,
space, and personal, of the particular organizations where the
internal control would be implemented.

The positive experience of the application of the
procedure in companies of the territory of Camagüey will
merit the results of this work.

Words key: Monitoring, context,
effectiveness, efficiency, risks.

Introducción

El reconocimiento de la importancia que posee la
implantación de un buen sistema de control interno (SCI)
en las organizaciones, se ha incrementado en los últimos
años en el ámbito internacional, debido a lo
práctico que resulta como herramienta de dirección,
pues permite medir la eficiencia y la productividad
sistemáticamente, lo cual se refuerza si el control
interno se centra en las actividades básicas que dichas
organizaciones realizan y de las cuales dependen para lograr el
cumplimiento de sus objetivos.

Asimismo, se reconoce la importancia que reviste para
las organizaciones la implementación de un SCI eficaz, que
las proteja ante la posibilidad de manifestación de
riesgos que atenten contra el logro de sus objetivos. Así,
por ejemplo, en el Informe COSO (COSO, 1992), se advierte la
importancia del SCI para la organización porque asegura
qué tanto son confiables sus estados contables, la
información ejecutiva y la aplicación de las
regulaciones y legislaciones frente a los fraudes, eficiencia y
eficacia operativa para garantizar el cumplimiento de los
objetivos.

De acuerdo con el Informe COSO, el sistema de control
interno (SCI) está integrado por cinco componentes que
interactúan entre sí de manera sistémica,
aportando, cada uno, elementos imprescindibles para el correcto
funcionamiento y estabilidad del sistema (el Entorno de Control,
la Evaluación de Riesgos, las Actividades de Control, la
Información y Comunicación y el Monitoreo). El
componente Monitoreo es el encargado de evaluar el comportamiento
del SCI en el tiempo. La aplicación correcta del monitoreo
condiciona la continuidad del funcionamiento del sistema y la
actualización en el tiempo de cada uno de los componentes
y del propio monitoreo en sí mismo. De acuerdo con el
Informe COSO (2006), no es posible llegar a la
implementación del SCI sin haber logrado, antes, la
aplicación de un monitoreo eficaz.

El examen de lo escrito por diferentes autores
reconocidos por sus aportes al estudio del control, así
como la consulta de trabajos referidos al control interno en las
organizaciones relacionados en la bibliografía del
trabajo; y el análisis de documentos tales como: la
Resolución No. 297 del Ministerio de Finanzas y Precios
2003, el Informe COSO (2006), la Ley 107 y la Resolución
60/11 de la CGR, etc.; permitió a los autores de este
trabajo concluir que:

• La teoría no ofrece una respuesta precisa
  sobre la forma en que transcurre la integración de los
  componentes del SCI.

• A pesar de reconocerse la importancia que tiene
  para la efectividad del SCI la sinergia e
  interrelación que debe existir entre los componentes
  del sistema, no se ofrece una explicación concreta de
  cómo se manifiesta este proceso, ni acerca de
  cómo tiene lugar la retroalimentación entre sus
  componentes, así como la actualización y
  adaptación del SCI a los cambios del
  entorno.

• En la literatura consultada, no se establecen
  pautas para el desarrollo práctico del proceso de
  control interno.

• No se describe la forma en que las
  organizaciones pueden llevar a cabo el monitoreo del SCI, ni
  se reconocen variables e indicadores precisos que permitan
  evaluar la efectividad del SCI.

La ley 107/2009 "De la Contraloría General de la
República de Cuba" en su Capítulo III "Del Sistema
de Control Interno", en el Artículo 15, puntualiza:
"Los órganos, organismos, organizaciones y
entidades sujetos a las acciones de control que por esta Ley se
establecen están obligados a mantener sistemas de control
interno, conforme a sus características, competencia y
atribuciones institucionales."

En complementación de esta ley la
Contraloría General de la República (CGR)
emitió, el 1 de marzo de 2011, la Resolución 60/11
sobre el Sistema de Control Interno (SCI), con el objetivo de
continuar perfeccionando el control interno en el país,
estableciendo además, sus principios básicos y
características generales (2011, pág.
2).

En plena correspondencia con todo esto, los lineamientos
08, 11 y 12 de la política económica y social del
Partido y la Revolución (2011, pág. 11) establecen
la necesaria elevación de la responsabilidad de los
directivos sobre la eficiencia, eficacia y el control en el
empleo del personal, los recursos materiales y financieros que
manejan; unido a la necesidad de exigir la responsabilidad a
aquellos directivos que con sus decisiones, acciones u omisiones
causen daños y perjuicios a la economía; así
como la reducción de la carga de los controles externos
haciendo más racionales los sistemas de información
y la exigencia sobre la actuación ética de las
entidades y sus jefes, fortaleciendo su sistema de control
interno, para lograr los resultados esperados en cuanto al
cumplimiento de su plan con eficiencia, orden, disciplina y el
acatamiento absoluto de la legalidad.

El SCI lleva consigo la característica de
aplicarse como un "traje a la medida" de cada
organización. Por tanto, el hecho de no poderse
implementar con eficacia en el contexto de las organizaciones,
constituye, un problema de importancia vital a resolver que
permitiría una garantía razonable para el logro de
sus objetivos y cumplimiento de su misión.

A partir del establecimiento de la aplicación del
SCI, en numerosas organizaciones del país se ha venido
trabajando en su implantación sin embargo, en muchas de
ellas, los resultados no se corresponden con los esperados en
cuanto al cumplimiento de sus componentes. Como parte de las
asesorías para la implantación del SCI, efectuadas
por los autores, a varias organizaciones del territorio, se pudo
comprobar que:

• Es necesario monitorear permanentemente la
  implementación del SCI y

• No existe definición precisa de las
  variables e indicadores que permitan valorar la eficiencia y
  eficacia del monitoreo del SCI.

A partir de la información aportada por la
teoría, la observación de los hechos y sus
relaciones, los datos empíricos disponibles y la
experiencia práctica de los autores, se formuló,
como Problema científico de la presente
investigación la elevación de la eficiencia y
eficacia del SCI en el contexto organizacional
cubano.

Como Objeto de la investigación se define:
El Sistema de Control Interno; y como CAMPO: El
componente Monitoreo como elemento integrador y esencial para el
funcionamiento eficaz y eficiente del SCI en varias entidades del
municipio de Camagüey.

Como Objetivo General: Diseñar un
procedimiento de monitoreo que contribuya a la elevación
de la eficiencia y eficacia de la aplicación del SCI en el
contexto organizacional cubano.

Como Hipótesis: El diseño y
aplicación de un procedimiento para el monitoreo del SCI,
que considere sistemáticamente la forma en que transcurre
la integración de los componentes y las variaciones en los
contextos temporales, espaciales y personales de las
organizaciones, facilitará la implementación y
funcionamiento de un Sistema de Control Interno pertinente en su
funcionamiento.

El resultado científico fundamental de la
investigación se concreta en el diseño de un
procedimiento para la el monitoreo del Sistema de Control
Interno, contextualizado a las condiciones concretas de
actuación de las empresas cubanas. Entretanto, la
significación práctica de esta
investigación es que provee a las organizaciones objeto de
estudio, de una herramienta que facilita, a los directivos,
comprender y llevar a cabo la implementación del Sistema
de Control interno de manera eficiente y eficaz, y a la vez,
evaluarlo y actualizarlo en el tiempo como proceso de mejora
continua. Este procedimiento proporciona métodos y
herramientas encaminados a dirigir el proceso de
implementación del monitoreo en las condiciones
individuales de cada entidad.

La novedad científica de la
investigación, está dada en develar la manera en
que transcurre la integración de los componentes del SCI
durante el proceso de monitoreo del mismo y cuya pertinencia se
hace posible gracias a la consideración de las
características contextuales, espaciales, temporales y
personales de las organizaciones particulares donde el control
interno se ejecuta.

Desarrollo

De acuerdo con COSO (2006) los primeros cuatro
componentes del SCI se relacionan con el diseño y la
operación del sistema del control interno: ambiente de
control, evaluación de riesgos, actividades de control, y
la información y comunicación. El quinto
componente, el monitoreo, es concebido para asegurar que el
control interno continúe funcionando de manera eficaz, es
el encargado de evaluar el comportamiento del SCI en el tiempo.
Su aplicación correcta condiciona la continuidad del
funcionamiento del sistema y la actualización en el tiempo
de cada uno de los componentes y del propio monitoreo en
sí mismo. Según COSO (2006), no es posible llegar a
la implementación del SCI sin haber logrado, antes, la
aplicación de un monitoreo eficaz. Sin el monitoreo el SCI
se convierte en algo estático que no se actualiza en el
tiempo, dejando de ser un sistema. El proceso de monitoreo
transcurre a lo largo de todos los procesos de la
organización y sus áreas, corrigiendo las
desviaciones y retroalimentando, además, cada uno de los
componentes del SCI, de esta forma se asegura su
actualización y adecuación a las nuevas
condiciones. De la misma manera que el componente Entorno o
Ambiente de Control es considerado como la base del SCI, y se
expresa la importancia que posee para la planificación y
organización de la empresa; el proceso de monitoreo puede
ser considerado como el motor que lleva al SCI a un
funcionamiento eficiente y eficaz convirtiéndolo realmente
en "un proceso integrado a las operaciones con un enfoque
de mejoramiento continuo" como se expresa en la
Resolución 60/11 de la CGR.

Ningún SCI puede garantizar la prevención
y detección de todas las deficiencias de control que
puedan dar lugar a la incapacidad de lograr los objetivos
organizacionales. Sin embargo, cuando se diseña y ejecuta
convenientemente, el monitoreo ayuda a asegurar que el control
interno continúe funcionando eficazmente. El proceso de
monitoreo requiere de una planificación correcta que
conduzca a la fiabilidad de la información que maneja la
dirección para la toma de decisiones, y que debe ser
además apropiada, oportuna y actualizada. La falta de un
monitoreo eficaz, con la probabilidad real de cambio en uno o
todos los componentes, podría llevar al SCI a dejar de
funcionar, o ser ineficaz debido a los cambios operados no
detectados. El monitoreo debe ser diseñado correctamente
para detectar tales cambios en el momento oportuno.

El monitoreo es más eficaz y eficiente cuando
considera cómo el SCI en su conjunto, es capaz de manejar
los riesgos, relacionados con los diferentes tipos de contextos,
para lograr el cumplimiento de los objetivos de la
organización. Por el contrario, es menos eficiente y
efectivo, cuando se concentra en una lista o guía de
verificación de actividades de control seleccionadas,
basada en un listado de procesos, procedimientos, regulaciones,
etc., sin tener en cuenta, el nivel del riesgo real que estas
representan para la organización, o su importancia
relativa. Sin embargo, en el país se insiste en la
aplicación de las Guías de Comprobación al
SCI, las cuales ofrecen una evaluación subjetiva de la
efectividad del SCI y no evalúan el SCI de cada
organización, como sistema único e irrepetible que
es. Lejos de ejecutar un monitoreo eficaz adecuado a sus
contextos, la mayoría de las organizaciones cubanas basan
la evaluación del funcionamiento de su SCI en estas
guías que conduce a interpretaciones erróneas sobre
el SCI, su objetivo y funcionamiento, trayendo como consecuencia,
resultados contrarios a los deseados, como por
ejemplo:

• Las guías, en la mayoría de los casos,
  no se adecuan a las condiciones de cada organización
  en particular y se aplican directamente, tornándose su
  aplicación compleja, y requiriendo elevados gastos en
  recursos, lo que convierte al monitoreo en una herramienta
  ineficiente e ineficaz.

• El ceñimiento estricto de muchos auditores a
  las guías existentes, sin tener en cuenta las
  características individuales de cada
  organización, su objeto empresarial y misión,
  da lugar a evaluaciones que no se corresponden con la
  realidad. Por un lado, organizaciones que obtienen
  evaluaciones satisfactorias de su SCI de acuerdo con la
  guía, pues aparentemente cumplen con los indicadores
  medidos en las preguntas de esta, y sin embargo, muestran
  resultados negativos en el cumplimiento de sus objetivos y
  objeto empresarial. Por otra parte, organizaciones que
  muestran muy buenos resultados en su gestión y
  cumplimiento de sus objetivos, así como de su objeto
  empresarial, obtienen evaluaciones deficientes, producto de
  no cumplir alguno de los indicadores reflejados en las
  guías que, sin embargo, no implican una prioridad en
  sus riesgos para el cumplimiento de los objetivos,
  misión y visión.

• La aplicación mecánica de las
  guías de comprobación por los directivos y
  funcionarios en los diferentes niveles, conduce a evaluar los
  puntos sin llevar a cabo ningún tipo de prueba o
  revisión, producto de la operatividad o premura con
  que se tienen que efectuar.

• Se jerarquizan determinados aspectos de las
  guías por encima de los demás sin tener en
  cuenta la incidencia real que pueden tener estos en el logro
  del cumplimiento de los objetivos y misión de la
  organización.

Las insuficiencias referidas anteriormente, precisan la
necesidad de revisar el proceso de monitoreo del sistema de
control interno en la organización y elaborar un
procedimiento que posibilite el desarrollo del proceso con
eficacia y eficiencia; que tenga en cuenta los riesgos del
control, internos y externos, más relevantes para el logro
de los objetivos organizacionales en cada uno de sus procesos,
áreas y actividades, a partir de la consideración
de sus contextos.

Tanto COSO (2006, 2008) como INTOSAI (2001, 2004) han
desarrollado estudios respeto al tema del proceso de monitoreo,
reconociendo la importancia de este componente para el
funcionamiento efectivo del SCI. Ambos han elaborado informes,
guías o manuales donde describen de forma muy similar el
desarrollo del proceso de monitoreo y sus particularidades.
Tomando como base algunos elementos de estos estudios se puede
fundamentar, teóricamente, las fases del sistema para la
implantación del proceso de monitoreo en las
organizaciones.

Las interrelaciones expresadas entre los componentes en
la guía de COSO 2006 se pueden representar en un
gráfico (Figura 1) donde se presenta el componente
monitoreo como un proceso que evalúa la capacidad del
sistema de control interno, en su conjunto para prevenir o
mitigar los riesgos relevantes existentes y potenciales para el
cumplimiento de los objetivos de la
organización.

La prevención de riesgos de la empresa, incluye
la estrategia como un objetivo adicional. Los conceptos de
monitoreo expuestos de en este documento pueden ser aplicados
íntegramente al monitoreo del control interno sobre la
estrategia.

Figura 1. Modelo para desarrollar
el proceso de Monitoreo. (Fuente: Guía COSO
2008)

De esta forma el monitoreo no se propone asegurar la
eficacia de los componentes del control interno de manera
individual y funcionando aisladamente, sino se compromete con el
funcionamiento del control interno como sistema, es decir todos
sus componentes funcionando de manera interrelacionada y
representados todos a la vez en cada uno de ellos en
función del objetivo del sistema.

Esta representación del proceso de monitoreo
muestra que el control interno se desarrolla en respuesta a uno o
más riesgos identificados que afectan el logro de los
objetivos de la organización (1), dentro del contexto de
un ambiente de control eficaz (2), actividades de control
relacionadas con el proceso organizativo (3) y con la correcta
información y comunicación (4).

Teniendo en cuenta lo expuesto anteriormente, se puede
considerar la implementación del proceso de monitoreo,
como:

La implementación del proceso de monitoreo
constituye un sistema cuyos componentes coinciden con las fases
del referido proceso. Ellas son:

• 1. Establecer las bases para el proceso de
  monitoreo.

• 2. Diseñar el proceso de
  monitoreo.

• 3. Implementar el proceso de
  monitoreo.

Tales elementos: establecimiento de las bases,
diseño e implementación del monitoreo, se
consideran fases en tanto constituyen procesos flexibles,
variables, vivos. La consideración de tales elementos como
fases, permite subrayar que las relaciones entre ellos no tienen
lugar de manera unidireccional, rectilínea, ni secuencial.
Más bien pueden coexistir, interrelacionarse
multidireccionalmente y, los componentes de cada una de ellas,
estar presentes en las otras. Estas fases se repiten
perpetuamente, insertas en una espiral, en continuo desarrollo,
crisis, retrocesos y avances. (Figura 2)

Figura 2. Elementos del sistema de
implementación del proceso de
monitoreo.

Para garantizar que la cualidad resultante de la
integración de las referidas fases, sea un proceso de
monitoreo pertinente y, consecuentemente, eficiente y eficaz, es
preciso garantizar una adecuada relación de dicho proceso
con el contexto en que opera el monitoreo, que está
constituido por el resto de los componentes del SCI.

Cada una de estas fases está compuesta por
elementos que permiten el desarrollo de estas y la continuidad
del proceso de una fase a la siguiente, partiendo de resultados
de la fase anterior:

La implementación del procedimiento de monitoreo
en la organización, se lleva a efecto a través de
un proceso compuesto por cuatro etapas que van consolidando
resultados y culminan con el conocimiento de la efectividad de la
operación de los controles diseñados en la
organización, de su SCI y la actualización y mejora
continua de dicho sistema. El diseño se representa en un
diagrama (Ver Figura 3) que permite observar, de conjunto, las
características de cada etapa.

Figura 3. Etapas del procedimiento
para la implementación del proceso de monitoreo al
SCI.

Los elementos que aparecen representados en la figura 3
formando parte de cada una de las fases, constituyen los pasos
que se siguen en el proceso para la implementación del
monitoreo del SCI en las organizaciones. Para cada uno de estos
pasos han sido especificados los objetivos, la información
requerida, las indicaciones metodológicas para llevarlos a
efecto y las salidas.

Fase 1: Establecer las bases para el
monitoreo.

Este fase implica la ejecución de cuatro acciones
fundamentales, ellas son: reconocimiento por la alta
dirección, de la necesidad del monitoreo del SCI;
precisión de los contextos en los cuales tiene lugar el
control interno; determinación de la estructura
organizativa del proceso y establecimiento de los fundamentos de
eficacia del SCI.

Reconocimiento por la alta dirección, de la
necesidad del monitoreo del SCI. Significa que los directivos
de la organización interiorizan, comprenden, distinguen en
qué consiste el monitoreo, y aceptan, entienden y se
percatan de la necesidad de su aplicación para el logro de
los objetivos de la organización.

Precisión de los contextos en los cuales tiene
lugar el control interno

Teniendo en cuenta que el monitoreo debe garantizar la
pertinencia del SCI, es imprescindible que, al establecer las
bases del mismo se consideren los contextos en los cuales tiene
lugar tal sistema.

Determinación de la estructura organizativa
del proceso.

El director es el principal responsable de la eficacia
del SCI de la organización. El director instituye el
sistema y se asegura de que este continúe funcionando
eficazmente. El equipo directivo es, en última instancia,
responsable de determinar si la dirección ha implementado
el control interno de manera eficaz (incluyendo el monitoreo). La
atribución de esta responsabilidad, se fundamenta en el
conocimiento que tiene el equipo directivo acerca de los riesgos
que enfrenta la organización, y acerca de cómo la
alta dirección maneja o mitiga esos riesgos que son
significativos para los objetivos de la
organización.

Establecimiento de los fundamentos de eficacia del
SCI.

Los cambios en el ambiente externo, o en la manera en la
que los controles funcionan, crean riesgos para el cumplimiento
de los objetivos de la organización que, si el SCI no los
reconoce de manera sistemática, pudiera perder
efectividad. Los cambios en las legislaciones y regulaciones, en
las demandas del cliente, y las nuevas líneas de
productos, son ejemplos de algunos de los eventos, en el ambiente
externo, que pueden crear nuevos riesgos al logro de los
objetivos, si el SCI deja de reconocerlos y reaccionar
apropiadamente. De igual forma, los cambios no reconocidos o
incorrectamente manejados, en la operación de controles
existentes, por ejemplo personas nuevas en su operación,
en los procesos, y tecnología, podrían hacer el SCI
ineficaz.

La efectividad del control interno depende de la calidad
con que se hayan definido y se lleven a efecto, los cuatro
elementos básicos que se relacionan a
continuación:

• Controles claves.

• La identificación del
  Cambio

• El manejo del Cambio

• La revalidación del
  Control.

Fase 2: Diseñar el proceso de
monitoreo.

Todo monitoreo eficaz y eficiente, es consecuencia de un
diseño económicamente factible de dicho monitoreo,
que evalúe el funcionamiento de los controles sobre los
riesgos más significativos que puedan incidir en el logro
de los objetivos de la organización, a través de la
evaluación de la información veraz sobre los
procesos de la organización.

Para diseñar un monitoreo que garantice
razonablemente la eficacia del SCI, se deberá tener bien
claro: qué controles monitorear, qué procedimientos
de monitoreo emplear y con qué periodicidad emplearlos. El
proceso de diseño del monitoreo se compone de cuatro
acciones representadas en la Figura 4.

Figura 4. – Acciones para el
diseño del proceso de monitoreo.

• Revisión y actualización de la
  evaluación de riesgos.

El diseño del proceso de monitoreo comienza con
la revisión y actualización de la evaluación
de los riesgos más importantes que inciden en el logro de
los objetivos organizacionales. Esto se fundamenta en que la
calidad del proceso de monitoreo depende, en gran medida, de la
eficacia de la evaluación de riesgos efectuada con
anterioridad.

• Identificación de los controles
  claves.

Un control que es clave en el manejo de un riesgo que es
significativo a un director de una Unidad Empresarial de Base,
puede no ser clave para la alta dirección al abordar el
riesgo en la organización en conjunto. El objetivo es
identificar los controles que, cuando son monitoreados,
proveerán el nivel necesario de eficacia del SCI. Los
controles claves, son los más importantes a monitorear
para fundamentar la capacidad del SCI de operar eficazmente.

• Identificación de la información
  veraz.

Una vez identificados los controles claves, es necesario
identificar la información veraz que va a fundamentar si
estos han sido implementados y están funcionando para lo
que fueron diseñados. Identificar esta información
implica saber cómo podría ocurrir la falla de
control y qué información sería veraz para
determinar si el sistema de control está o no trabajando
apropiadamente.

La información veraz es tanto apropiada como
suficiente dadas las circunstancias y ofrece al comprobador una
base razonable, pero no necesariamente rotunda, respecto a la
efectividad continuada del SCI en una zona de riesgo en
particular. Para ser apropiada, la información debe ser
relevante, confiable, y oportuna. Suficiente es una medida
de la cantidad de la información (ejemplo, Ya sea que el
comprobador tiene una cantidad suficiente de información
apropiada).

Fase 3: Implementación del proceso de
monitoreo.

Para llevar a efecto la implementación del
proceso de monitoreo, es importante que toda la
organización esté plenamente comprometida con la
realización de este componente del SCI de manera eficaz.
Es en este momento cuando la dirección de la entidad
ejerce su mayor influencia para lograr los objetivos planteados
por el proceso de monitoreo, actuando adecuadamente,
comprometiendo a los demás miembros de la
organización, declarando de manera explícita sus
objetivos y promoviendo la importancia del proceso. La
dirección debe establecer las instrucciones necesarias o
procedimientos operativos para que se cumplan las evaluaciones y
se logre la eficacia del proceso, determinando la forma en que se
realizará el proceso de monitoreo con cada uno de sus
pasos, los responsables del proceso de monitoreo en la
organización y en cada una de sus actividades,
dándole a conocer por escrito cuáles son sus
funciones, y las evaluaciones a realizar.

Diseñar el
proceso de monitoreo

Una vez revisada y actualizada la evaluación de
los riesgos, los controles claves seleccionados, y la
información veraz disponible identificada, la
organización está en condiciones de diseñar
los procedimientos de monitoreo necesarios para evaluar la
eficacia de la capacidad del SCI para manejar o mitigar los
riesgos identificados. El monitoreo involucra el uso de
procedimientos de actividades de monitoreo permanente y/o
evaluaciones puntuales para recoger y analizar la
información veraz para soportar las conclusiones sobre la
eficacia del control interno a través de los cinco
componentes.

Las actividades de monitoreo permanente, que usan
información tanto directa como indirecta, son
desarrollados en las actividades operativas normales y se repiten
en la organización. Incluyen la dirección regular y
las actividades de control, la realización de
comparaciones de semejanzas y el análisis de tendencias
usando datos internos y externos, las conciliaciones, y las otras
acciones de rutina. También podrían incluir
herramientas automatizadas que monitorean los controles y/o las
transacciones electrónicamente. Debido a que son llevados
a cabo con regularidad, a menudo en tiempo real los
procedimientos de monitoreo permanente pueden brindar la primera
oportunidad de identificar y corregir deficiencias de
control.

Las evaluaciones puntuales pueden emplear las mismas
técnicas que las actividades de monitoreo permanente, pero
son diseñadas para evaluar los controles
periódicamente y no están engranadas con las
operaciones diarias de la organización.

Las evaluaciones puntuales generalmente son llevadas a
cabo por personas que no son responsables directamente de los
controles que serán monitoreados. Así mismo, pueden
proveer un análisis más objetivo de la eficacia del
control que los procedimientos de actividades de monitoreo
permanente, que son llevados a efecto, por lo general, por
personal menos objetivo. Las evaluaciones puntuales
también pueden proveer una retroalimentación
periódica valiosa respecto a la eficacia de los
procedimientos de actividades de monitoreo permanente.

El empleo combinado de las actividades de monitoreo
permanente y las evaluaciones puntuales, ofrece a la
organización una mayor garantía de eficacia en su
SCI. Las actividades de monitoreo permanente proporcionan a la
dirección el soporte primario diario respecto a la
eficacia del control y, las evaluaciones puntuales, proporcionan
la confirmación periódica. Esta combinación,
funciona mejor cuando la información usada en los
procedimientos de actividades de monitoreo permanente es
veraz.

Muchos factores pueden influir en el tipo, la
oportunidad, y el alcance del monitoreo de una
organización. Dos factores que ameritan una mención
especial son: la dimensión y la complejidad de la
organización. La forma de ejecutar las evaluaciones debe
adecuarse a las características propias de la
organización.

La dimensión de la organización influye en
el diseño y la conducción del monitoreo. En la
mayoría de las organizaciones grandes, ni la alta
dirección ni el equipo directivo están
próximos a la ejecución de muchos controles. Por
consiguiente, con frecuencia, dependen de los procedimientos de
monitoreo llevados a cabo por otro personal, que se desenvuelve a
otros niveles de dirección. Estos procedimientos se
desarrollan en el trabajo diario, mediante las actividades de
monitoreo permanente que funcionan en cada nivel de la
organización y, generalmente, resultan incrementados por
las evaluaciones puntuales efectuadas por una función de
auditoría interna restringida, o externa efectuada por
otras entidades. Estas evaluaciones puntuales periódicas
ofrecen el necesario testimonio acerca de que los sistemas de
monitoreo en los niveles inferiores de la organización
están funcionando eficazmente.

Por otro lado, en organizaciones más
pequeñas, el monitoreo al nivel de la dirección
ocurre mucho más cerca del riesgo y los controles
relacionados con este, ofreciendo al comprobador conocimientos
más implícitos de la operación de los
controles. El monitoreo en la organización más
pequeña se asemeja mucho al monitoreo de los niveles
más bajos de una organización grande. La diferencia
principal es que el comprobador más pequeña tiene
mayor conocimiento implícito sobre el funcionamiento de
los controles directos. Este incremento en conocimientos
implícitos sobre la operación del control interno,
puede permitir al comprobador en una organización
más pequeña soportar sus conclusiones de control a
través de un monitoreo menos intenso que el que se
necesita en una organización más grande donde el
comprobador está más alejado de la operación
de controles.

El nivel de la complejidad tiene correlación con
el nivel del riesgo en general. Por lo tanto, en áreas
donde la complejidad organizativa es mayor, se necesitarán
evaluaciones más intensas usando información
directa. Por el contrario, en áreas donde la complejidad
es menor, las actividades de monitoreo permanente que utilizan
información indirecta, al mismo tiempo que la
confirmación periódica a través de las
evaluaciones puntuales que usan información directa,
podría ser apropiada.

Algunas organizaciones son más complicadas que
otras. Los factores que influyen en la complejidad incluyen las
características de la industria, los requisitos
reguladores, el número de productos o las líneas
del servicio, el nivel de la centralización o la
descentralización, el uso de tecnología de
avanzada, etc. El nivel de la complejidad podría variar
igualmente, en una organización, de acuerdo con las
áreas, por esta razón, adaptar el monitoreo sobre
la base de la complejidad es más difícil de aplicar
a una organización entera, que sobre la base de la
dimensión.

Evaluación
de la efectividad del SCI

Para evaluar la efectividad del funcionamiento del SCI
son reconocidas en la literatura dos dimensiones fundamentales:
la eficacia y la eficiencia.

Normalmente en las entidades, se considera la eficacia
como el cumplimiento de actividades y acciones, sin tener en
cuenta que la eficacia realmente mide el grado de alcance de los
efectos deseados. La eficacia es el grado o porcentaje del logro
del efecto deseado, si lo analizáramos en una
ecuación simple matemática, en el numerador
tendríamos el número de casos positivos de alcance
del efecto deseado y en el denominador el número de
intentos. No podemos afirmar entonces, que el SCI es eficaz solo
con el logro de los objetivos, cuando los objetivos y metas se
refieren única y exclusivamente a la ejecución de
acciones o actividades. La eficacia del SCI debe medirse mediante
indicadores determinados por el funcionamiento correcto de este
para el fin que fue creado.

Una vez realizado el monitoreo, es importante establecer
el vínculo que tiene cada deficiencia con los componentes
del SCI y en qué grado estas deficiencias pueden incidir
en el nivel de vulnerabilidad de la organización para el
cumplimiento de sus objetivos.

Si durante la realización de auditorías
externas o internas se detectan deficiencias que se relacionan
con riesgos relevantes para la consecución de los
objetivos de la organización, si estas inciden en varios
de los componentes del SCI y se encuentran en una o varias
áreas o procesos claves para el logro de los objetivos de
la organización y la organización no está
preparada para enfrentarlas, entonces el SCI no es eficaz para
manejar los riesgos, en esas áreas o en la
organización, en dependencia de la magnitud de las
deficiencias detectadas. Asimismo si son detectadas varias
deficiencias relacionadas con riesgos relevantes para el logro de
los objetivos de la organización, o si ocurren cambios que
pueden incidir en el logro de los objetivos organizacionales y
estos no han sido tenido en cuenta por la entidad, el SCI en la
organización no está funcionando con
eficacia.

Si los costos de operación del SCI a
través del proceso de monitoreo y del funcionamiento de
sus cinco componentes en general, es más elevado que el
costo de los riesgos que este debe manejar, entonces el SCI no
está funcionando de manera eficiente.

Actualización del SCI

El proceso de monitoreo culmina con la
actualización del SCI, se adecua a los principios del
enfoque a procesos de mejora continua. Una vez definidas las
deficiencias y relacionadas con los componentes y normas del SCI,
es posible actualizar el sistema. Las deficiencias detectadas
durante el proceso de monitoreo del SCI deben relacionarse con
los componentes y determinarse el grado de afectación o de
incumplimiento existe en los componentes relacionados, por
ejemplo y las deficiencias detectadas se relacionan con la
ausencia de documentos, políticas, reglamentos, etc.,
entonces se involucrarían con los componentes entorno de
control, actividades de control e información y
comunicación, y la corrección de estos
conllevaría a la actualización del SCI.

Conclusiones y
recomendaciones

• La experiencia positiva de la aplicación del
  procedimiento confirma que es posible la utilización
  de otras vías para lograr el funcionamiento efectivo
  del SCI, con la utilización eficiente de los recursos
  y con eficacia en la comprobación y
  actualización de sus componentes. Además, se
  logra una mejor comprensión por los directivos y
  demás miembros de la organización, de la forma
  en que opera el SCI y cómo, con su
  implementación, se garantiza de manera razonable el
  cumplimiento de los objetivos, motivándolos e
  incentivándolos trabajar en ello. A la vez, rompe con
  la imagen creada sobre la complejidad, burocratismo y
  "papeleo" arraigada en las organizaciones sobre el
  SCI.

• El proceso descrito resulta pertinente debido a que
  considera las características contextuales espaciales,
  coyunturales y personales de las organizaciones particulares
  donde el control interno se implanta, cuestión poco
  abordada hasta el momento.

• A través del proceso descrito se fundamenta
  qué hacer en las organizaciones cubanas para lograr
  hacer funcionar de manera sistemática el SCI y llevar
  a efecto, de manera práctica, su implementación
  como sistema, que se actualiza en el tiempo y se adapta a las
  nuevas condiciones de los cambios que operan en el
  entorno.

• La determinación de indicadores de
  medición como se describen en el proceso permiten
  evaluar en la práctica la efectividad del SCI en las
  organizaciones.

• Generalizar la aplicación del trabajo,
  realizando las adecuaciones pertinentes para, a la vez que se
  generalicen los resultados obtenidos, se pueda mejorar en
  aquellos aspectos que así lo necesiten.

• Promover el estudio y discusión de este tema
  en las acciones de superación impartidas a directivos
  y sus reservas sobre el SCI.

Bibliografía

• Committee of Sponsoring Organizations of the
  Treadway Commission. Guidance on Monitoring Internal Control
  Systems 2008. Internal Control — Integrated Framework
  COSO.

• Committee of Sponsoring Organizations of the
  Treadway Commission. Internal Control Over Financial
  Reporting — Guidance for Smaller Public Companies
  (COSO"s 2009 Guidance). 2009

• Committee of Sponsoring Organizations of the
  Treadway Commission. Control Interno. Informe COSO. Cuarta
  edición. Traducción Samuel Alberto Mantilla B.
  Textos Universitarios. ECOE Ediciones. Bogotá D.C.
  abril de 2005.

Partes: 1, 2