Diseño de un sistema de control, seguimiento y evaluación de las órdenes de compras internacionales

RESUMEN

La empresa GERENPRO C.A, es una empresa dedicada a la
construcción y el acarreo de materiales nacida en el 2003,
actualmente cuenta con 4 obras a nivel regional y 7 a nivel
nacional, en una economía y política fluctuante e
impredecible y una competencia importante es de imperativa
necesidad ejercer las funciones de control de gestión. El
Departamento de Compras Internacionales tiene la función
de ejecutar todas las compras de materiales, repuestos e insumos
que el Departamento de Compras Nacionales determine no
disponibles en el mercado nacional, existen órdenes de
pocos ítems sumamente costosos como ordenes de cientos de
ítems de menor valor, con un gran volumen de
información que debe estar involucrada en el proceso de
control. Mediante un estudio proyectivo, a través de
entrevistas semi-estructurada y revisión documental
directamente con el área involucrada y con la
utilización de un diagrama de Ishikawa y una matriz FODA
se identificaron los principales causantes de las deficiencias en
el Departamento y diseñar estrategias de mejora; Por tanto
se procedió a establecer los Objetivos Departamentales con
sus respectivos indicadores para la construcción de un
Sistema que permita hacer posible seguir, evaluar y controlar la
información clave respecto a la Órdenes de Compra,
posteriormente el diseño físico, lógico y
conceptual de un Software que permita registrar, procesar,
consultar y hacer reportes básicamente de todos los
productos y ordenes de compras internacionales, con lo que se
espera hacer viable y eficiente la función control de
gestión departamental de una forma más
automatizada; es decir, medir y corregir posibles fallas en el
desempeño de la misma.

Palabras Claves: Diseño, sistema,
gestión, ordenes de compras internacionales

INTRODUCCIÓN

La empresa Gerenpro C.A. fundada en el 2003 es una
empresa dedicada al ramo de la construcción y el servicio
de acarreo de materiales, un área que en la región
de Guayana posee una competencia importante y se encuentra en un
contexto económico complejo, marcado por una crisis de las
principales empresas de la región; Sin embargo la empresa
en cuestión ha experimentado una importante
expansión de sus operaciones, de hecho hoy en día
se habla de una empresa de alcance nacional.

La empresa posee una flota importante de equipos de
carga pesada por su misma naturaleza, elementos de los cuales
dependen todas sus operaciones, las necesidades de repuestos e
insumos es continua y su flujo también debe serlo para
asegurar la operatividad; Sin embargo, en un contexto
económico regido por un control cambiario cuyas
políticas no establecen a los repuestos como prioridad
para importación, es por esta razón que el mercado
nacional no posee en mucho de los casos los productos necesarios
para satisfacer las necesidades de la empresa, por lo cual se
opta por la vía de la importación directa,
competencia del Departamento de Compras
Internacionales.

Es evidente la importancia e incidencia del
funcionamiento del departamento de compras internacionales sobre
el área de producción de la misma
organización; Sin embargo, el departamento no está
adaptado al volumen de información que actualmente maneja
y que seguirá en aumento si se mantienen dichas
condiciones, desnudando una oportunidad del departamento para
normalizar sus operaciones y organizar, resumir y sintetizar la
información que maneja para implementar un sistema de
control de gestión.

La presente investigación nace para dar respuesta
a dicha oportunidad a través de las técnicas del
interrogatorio y la revisión de documentos se crea un
diagrama de flujo que describe el proceso de compras
internacionales que es competencia del departamento y se crea una
base de datos que registra, organizar y analiza la
información clave para dar pie a un sistema de control de
gestión de Ordenes de Compras Internacionales.

En el capítulo I se desarrolla el planteamiento
del problema del departamento y lo que se pretende lograr con la
investigación, en el capitulo segundo se describen todos
los aspectos generales de la empresa, en el capítulo
tercero los basamentos teóricos que dan sustento a la
investigación, en el capítulo cuarto los aspectos
metodológicos y herramientas utilizados en la
investigación, para el capitulo quinto se muestra el
diagnostico esquematizando las causales del problema y las
características internas y externas del departamento y por
último el capítulo VI además de las posibles
estrategias a emplear, contiene la propuesta completa de Software
a desarrollar para el seguimiento y control de las ordenes de
compras, para su posterior traducción a código
fuente, pero también una hoja de cálculo que se
diseño como sistema temporal hasta cumplir con lo
anterior.

CAPÍTULO I

EL
PROBLEMA

Planteamiento del
problema

Gerenpro, C.A es una empresa que nace en el año
2003, como resultado de cubrir la necesidad insatisfecha en un
nicho de mercado aprovechando la experiencia acumulada por sus
socios en diversas ramas y especialidades durante años de
trabajo, dentro de la Industria de la Construcción.
Durante su corta vida, la empresa ha tenido la oportunidad de
demostrar sus capacidades en la Gerencia y Construcción de
Proyectos de alto grado de exigencia, en estándares de
Seguridad y Calidad, y ofreciendo a sus clientes una total
satisfacción de sus necesidades y requerimientos, que le
permitan consolidarse como empresa líder en el mercado en
el que participa.

La empresa está conformada por una junta
directiva como máximo órgano de dirección.
La Gerencia está agrupada en seis (6) bloques o Gerencias
Corporativas, de las cuales está la Gerencias Corporativa
de Gestión que a su vez se sub divide en tres (5)
dependencias, entre las cuales está la de Compras
Internacionales

Constantemente, se están generando dentro de la
empresa requerimientos de productos que tienen un constante
aumento y que es proporcional al crecimiento de la empresa, estos
son en primera instancia, solicitados a proveedores nacionales
debido a los factores tiempo, practicidad y
simplicidad.

Sin embargo, Las políticas económicas han
presionado a los suplidores habituales y tradicionales, quienes
se inhiben de suministrar repuestos y materiales que
en el pasado suplían, debido a la implementación de
políticas restrictivas que desestimulan la
importación de rubros para la re- venta. Ello obliga a
Gerenpro a incursionar con mayor frecuencia y cuantía en
el mercado de importación a fin de cubrir sus
requerimientos que permitan una operación normal. Dichas
negociaciones se hacen mientras se van generando las necesidades,
por lo tanto, se pueden dar un gran número de
Órdenes De Compra Internacional (OI) a diversos
proveedores en distintas ubicaciones geográficas a nivel
mundial gestionándose en forma paralela. Aparte de esta
situación, es común que estas órdenes no
sean enviadas en un único despacho, sino que sean
necesarias varias recepciones para completarlas.

Ahora bien, lo anteriormente expuesto dibuja un panorama
bastante complicado a la hora de realizar el seguimiento de todos
y cada uno de los productos de importación a lo largo de
cada etapa del proceso, que es una función necesaria para
asegurar la eficiencia del trabajo del Departamento de Compras
Internacionales, más aún, se trata en su
mayoría de repuestos que pueden detener los procesos
productivos generando importantes pérdidas
económicas por cada unidad de tiempo de parada.

Si bien es cierto, la empresa cuenta con el Sistema de
Administración Integral dentro de él dispone del
módulo especial para Compras, este carece de algunas
funciones especiales de control y seguimiento tales como:
determinar los costos unitarios de cada producto, ubicar las
requisiciones, órdenes de compra y productos en
determinadas etapas del proceso, emitir reportes de ordenes por
enviar, ordenes por recibir, tiempos promedios por etapas del
proceso y hacer un calendario de posibles fechas de
recepción de órdenes.

De no poder responder de manera correcta al aumento del
volumen de productos requeridos, a ser adquiridos a través
del proceso de importación se corre el riesgo de incurrir
en retrasos en el abastecimiento de los mismos a las unidades
requisitantes, resultando en incremento de los costos de
operación de las mismas.

Objetivos

General

Diseñar un sistema de control,
seguimiento y evaluación de las órdenes de compras
internacionales de la empresa Gerenpro C.A.

Específicos

1. Diagnosticar la situación actual del
Departamento de Compras internacionales

2. Describir el proceso completo de compras
internacionales a través de un flujograma

3. Establecer los objetivos departamentales e
indicadores de gestión asociados a cada uno de
ellos

4. Determinar los requerimientos de
información del sistema.

5. Diseñar el modelo conceptual, lógico y
físico del sistema de seguimiento y control y
evaluación de órdenes de compras
internacionales

Justificación

El presente estudio tiene justificación en la
medida en la cual se dé respuesta a los siguientes puntos:
¿Cuál es realmente la situación actual del
seguimiento de las Órdenes de Compra Internacionales?
¿Cómo es el proceso de importación desde su
inicio hasta la entrega final a la unidad requisitante?
¿Cuánto tiempo se dedica al seguimiento y control
de las órdenes y cuán efectivo es el trabajo,
cuán confiable es la información y cómo se
hace el seguimiento a los costos asociados a todo el
proceso?

¿Qué mejoras en la efectividad de la
Departamento de Compras Internacionales y disminución de
la carga de trabajo podría generar el diseño de un
software de seguimiento y control de OI?

Cuando se crea una requisición de materiales por
parte de una unidad, se sobre entiende la necesidad del mismo
para su funcionamiento óptimo, por tanto es clave no solo
reducir el tiempo que transcurre entre la generación de la
requisición y la entrega final a la unidad sobretodo en el
caso de las compras internacionales que es el caso especifico que
se estudia en este trabajo, sino también ser capaz de
generar reportes de dichos tiempos, costos asociados y de
ubicación de productos específicos en cualquiera de
las etapas del proceso de importación entre otras tareas
que sean requeridas por el usuario en determinado momento para
ejercer la función de control. Lo que se busca entonces es
facilitar y reducir la carga de trabajo para el personal del
Departamento de Compras Internacionales a la vez que se
incrementa la eficiencia del mismo y se reducen los costos
asociados a los retrasos en la adquisición de productos en
moneda extranjera, quienes serán los que tendrán
acceso y conocimientos sobre el uso del software.

Delimitación

El presente estudio trata sobre el diseño
conceptual, lógico y físico de un sistema de
control y seguimiento de las órdenes de compra
internacionales para el Departamento de Compras Internacionales
de la empresa Gerenpro C.A.; a desarrollarse en 16
semanas.

CAPÍTULO II

GENERALIDADES DE
LA EMPRESA

El presente capitulo describe los principales valores y
principios de la empresa Gerenpro C.A. así como las
principales características de su almacén de taller
central y de los diferentes procesos.

Reseña
histórica de la empresa

Gerenpro es una empresa que nació en el
año 2003, como una necesidad de competir en un mercado en
el cual las empresas tradicionales no muestran interés
dejando un nicho importante, aprovechando la experiencia
acumulada por sus socios en diversas ramas y especialidades
durante muchos años, dentro de la Industria de la
Construcción. Es así como se unen sus conocimientos
y experiencias para darle forma a una empresa del Nuevo Siglo,
con Capacidad de Ejecución, dentro de una Gerencia
Moderna, que ofrece Calidad y Competitividad dentro del exigente
mercado Venezolano.

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