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Diseño de un sistema de control, seguimiento y evaluación de las órdenes de compras internacionales



    RESUMEN

    La empresa GERENPRO C.A, es una empresa dedicada a la
    construcción y el acarreo de materiales nacida en el 2003,
    actualmente cuenta con 4 obras a nivel regional y 7 a nivel
    nacional, en una economía y política fluctuante e
    impredecible y una competencia importante es de imperativa
    necesidad ejercer las funciones de control de gestión. El
    Departamento de Compras Internacionales tiene la función
    de ejecutar todas las compras de materiales, repuestos e insumos
    que el Departamento de Compras Nacionales determine no
    disponibles en el mercado nacional, existen órdenes de
    pocos ítems sumamente costosos como ordenes de cientos de
    ítems de menor valor, con un gran volumen de
    información que debe estar involucrada en el proceso de
    control. Mediante un estudio proyectivo, a través de
    entrevistas semi-estructurada y revisión documental
    directamente con el área involucrada y con la
    utilización de un diagrama de Ishikawa y una matriz FODA
    se identificaron los principales causantes de las deficiencias en
    el Departamento y diseñar estrategias de mejora; Por tanto
    se procedió a establecer los Objetivos Departamentales con
    sus respectivos indicadores para la construcción de un
    Sistema que permita hacer posible seguir, evaluar y controlar la
    información clave respecto a la Órdenes de Compra,
    posteriormente el diseño físico, lógico y
    conceptual de un Software que permita registrar, procesar,
    consultar y hacer reportes básicamente de todos los
    productos y ordenes de compras internacionales, con lo que se
    espera hacer viable y eficiente la función control de
    gestión departamental de una forma más
    automatizada; es decir, medir y corregir posibles fallas en el
    desempeño de la misma.

    Palabras Claves: Diseño, sistema,
    gestión, ordenes de compras internacionales

    INTRODUCCIÓN

    La empresa Gerenpro C.A. fundada en el 2003 es una
    empresa dedicada al ramo de la construcción y el servicio
    de acarreo de materiales, un área que en la región
    de Guayana posee una competencia importante y se encuentra en un
    contexto económico complejo, marcado por una crisis de las
    principales empresas de la región; Sin embargo la empresa
    en cuestión ha experimentado una importante
    expansión de sus operaciones, de hecho hoy en día
    se habla de una empresa de alcance nacional.

    La empresa posee una flota importante de equipos de
    carga pesada por su misma naturaleza, elementos de los cuales
    dependen todas sus operaciones, las necesidades de repuestos e
    insumos es continua y su flujo también debe serlo para
    asegurar la operatividad; Sin embargo, en un contexto
    económico regido por un control cambiario cuyas
    políticas no establecen a los repuestos como prioridad
    para importación, es por esta razón que el mercado
    nacional no posee en mucho de los casos los productos necesarios
    para satisfacer las necesidades de la empresa, por lo cual se
    opta por la vía de la importación directa,
    competencia del Departamento de Compras
    Internacionales.

    Es evidente la importancia e incidencia del
    funcionamiento del departamento de compras internacionales sobre
    el área de producción de la misma
    organización; Sin embargo, el departamento no está
    adaptado al volumen de información que actualmente maneja
    y que seguirá en aumento si se mantienen dichas
    condiciones, desnudando una oportunidad del departamento para
    normalizar sus operaciones y organizar, resumir y sintetizar la
    información que maneja para implementar un sistema de
    control de gestión.

    La presente investigación nace para dar respuesta
    a dicha oportunidad a través de las técnicas del
    interrogatorio y la revisión de documentos se crea un
    diagrama de flujo que describe el proceso de compras
    internacionales que es competencia del departamento y se crea una
    base de datos que registra, organizar y analiza la
    información clave para dar pie a un sistema de control de
    gestión de Ordenes de Compras Internacionales.

    En el capítulo I se desarrolla el planteamiento
    del problema del departamento y lo que se pretende lograr con la
    investigación, en el capitulo segundo se describen todos
    los aspectos generales de la empresa, en el capítulo
    tercero los basamentos teóricos que dan sustento a la
    investigación, en el capítulo cuarto los aspectos
    metodológicos y herramientas utilizados en la
    investigación, para el capitulo quinto se muestra el
    diagnostico esquematizando las causales del problema y las
    características internas y externas del departamento y por
    último el capítulo VI además de las posibles
    estrategias a emplear, contiene la propuesta completa de Software
    a desarrollar para el seguimiento y control de las ordenes de
    compras, para su posterior traducción a código
    fuente, pero también una hoja de cálculo que se
    diseño como sistema temporal hasta cumplir con lo
    anterior.

    CAPÍTULO I

    EL
    PROBLEMA

    Planteamiento del
    problema

    Gerenpro, C.A es una empresa que nace en el año
    2003, como resultado de cubrir la necesidad insatisfecha en un
    nicho de mercado aprovechando la experiencia acumulada por sus
    socios en diversas ramas y especialidades durante años de
    trabajo, dentro de la Industria de la Construcción.
    Durante su corta vida, la empresa ha tenido la oportunidad de
    demostrar sus capacidades en la Gerencia y Construcción de
    Proyectos de alto grado de exigencia, en estándares de
    Seguridad y Calidad, y ofreciendo a sus clientes una total
    satisfacción de sus necesidades y requerimientos, que le
    permitan consolidarse como empresa líder en el mercado en
    el que participa.

    La empresa está conformada por una junta
    directiva como máximo órgano de dirección.
    La Gerencia está agrupada en seis (6) bloques o Gerencias
    Corporativas, de las cuales está la Gerencias Corporativa
    de Gestión que a su vez se sub divide en tres (5)
    dependencias, entre las cuales está la de Compras
    Internacionales

    Constantemente, se están generando dentro de la
    empresa requerimientos de productos que tienen un constante
    aumento y que es proporcional al crecimiento de la empresa, estos
    son en primera instancia, solicitados a proveedores nacionales
    debido a los factores tiempo, practicidad y
    simplicidad.

    Sin embargo, Las políticas económicas han
    presionado a los suplidores habituales y tradicionales, quienes
    se inhiben de suministrar repuestos y materiales que
    en el pasado suplían, debido a la implementación de
    políticas restrictivas que desestimulan la
    importación de rubros para la re- venta. Ello obliga a
    Gerenpro a incursionar con mayor frecuencia y cuantía en
    el mercado de importación a fin de cubrir sus
    requerimientos que permitan una operación normal. Dichas
    negociaciones se hacen mientras se van generando las necesidades,
    por lo tanto, se pueden dar un gran número de
    Órdenes De Compra Internacional (OI) a diversos
    proveedores en distintas ubicaciones geográficas a nivel
    mundial gestionándose en forma paralela. Aparte de esta
    situación, es común que estas órdenes no
    sean enviadas en un único despacho, sino que sean
    necesarias varias recepciones para completarlas.

    Ahora bien, lo anteriormente expuesto dibuja un panorama
    bastante complicado a la hora de realizar el seguimiento de todos
    y cada uno de los productos de importación a lo largo de
    cada etapa del proceso, que es una función necesaria para
    asegurar la eficiencia del trabajo del Departamento de Compras
    Internacionales, más aún, se trata en su
    mayoría de repuestos que pueden detener los procesos
    productivos generando importantes pérdidas
    económicas por cada unidad de tiempo de parada.

    Si bien es cierto, la empresa cuenta con el Sistema de
    Administración Integral dentro de él dispone del
    módulo especial para Compras, este carece de algunas
    funciones especiales de control y seguimiento tales como:
    determinar los costos unitarios de cada producto, ubicar las
    requisiciones, órdenes de compra y productos en
    determinadas etapas del proceso, emitir reportes de ordenes por
    enviar, ordenes por recibir, tiempos promedios por etapas del
    proceso y hacer un calendario de posibles fechas de
    recepción de órdenes.

    De no poder responder de manera correcta al aumento del
    volumen de productos requeridos, a ser adquiridos a través
    del proceso de importación se corre el riesgo de incurrir
    en retrasos en el abastecimiento de los mismos a las unidades
    requisitantes, resultando en incremento de los costos de
    operación de las mismas.

    Objetivos

    General

    Diseñar un sistema de control,
    seguimiento y evaluación de las órdenes de compras
    internacionales de la empresa Gerenpro C.A.

    Específicos

    1. Diagnosticar la situación actual del
    Departamento de Compras internacionales

    2. Describir el proceso completo de compras
    internacionales a través de un flujograma

    3. Establecer los objetivos departamentales e
    indicadores de gestión asociados a cada uno de
    ellos

    4. Determinar los requerimientos de
    información del sistema.

    5. Diseñar el modelo conceptual, lógico y
    físico del sistema de seguimiento y control y
    evaluación de órdenes de compras
    internacionales

    Justificación

    El presente estudio tiene justificación en la
    medida en la cual se dé respuesta a los siguientes puntos:
    ¿Cuál es realmente la situación actual del
    seguimiento de las Órdenes de Compra Internacionales?
    ¿Cómo es el proceso de importación desde su
    inicio hasta la entrega final a la unidad requisitante?
    ¿Cuánto tiempo se dedica al seguimiento y control
    de las órdenes y cuán efectivo es el trabajo,
    cuán confiable es la información y cómo se
    hace el seguimiento a los costos asociados a todo el
    proceso?

    ¿Qué mejoras en la efectividad de la
    Departamento de Compras Internacionales y disminución de
    la carga de trabajo podría generar el diseño de un
    software de seguimiento y control de OI?

    Cuando se crea una requisición de materiales por
    parte de una unidad, se sobre entiende la necesidad del mismo
    para su funcionamiento óptimo, por tanto es clave no solo
    reducir el tiempo que transcurre entre la generación de la
    requisición y la entrega final a la unidad sobretodo en el
    caso de las compras internacionales que es el caso especifico que
    se estudia en este trabajo, sino también ser capaz de
    generar reportes de dichos tiempos, costos asociados y de
    ubicación de productos específicos en cualquiera de
    las etapas del proceso de importación entre otras tareas
    que sean requeridas por el usuario en determinado momento para
    ejercer la función de control. Lo que se busca entonces es
    facilitar y reducir la carga de trabajo para el personal del
    Departamento de Compras Internacionales a la vez que se
    incrementa la eficiencia del mismo y se reducen los costos
    asociados a los retrasos en la adquisición de productos en
    moneda extranjera, quienes serán los que tendrán
    acceso y conocimientos sobre el uso del software.

    Delimitación

    El presente estudio trata sobre el diseño
    conceptual, lógico y físico de un sistema de
    control y seguimiento de las órdenes de compra
    internacionales para el Departamento de Compras Internacionales
    de la empresa Gerenpro C.A.; a desarrollarse en 16
    semanas.

    CAPÍTULO II

    GENERALIDADES DE
    LA EMPRESA

    El presente capitulo describe los principales valores y
    principios de la empresa Gerenpro C.A. así como las
    principales características de su almacén de taller
    central y de los diferentes procesos.

    Reseña
    histórica de la empresa

    Gerenpro es una empresa que nació en el
    año 2003, como una necesidad de competir en un mercado en
    el cual las empresas tradicionales no muestran interés
    dejando un nicho importante, aprovechando la experiencia
    acumulada por sus socios en diversas ramas y especialidades
    durante muchos años, dentro de la Industria de la
    Construcción. Es así como se unen sus conocimientos
    y experiencias para darle forma a una empresa del Nuevo Siglo,
    con Capacidad de Ejecución, dentro de una Gerencia
    Moderna, que ofrece Calidad y Competitividad dentro del exigente
    mercado Venezolano.

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