Los Sistemas de Información en la proyección al éxito

Resumen

Esta investigación se desarrolló en la
UCI, universidad ubicada en La Habana bajo la problemática
existente en la empresa PDVSA de Venezuela de la inexistencia de
la automatización de los procesos de Gestión y
Reporte de Indicadores de Refinación que permitan de forma
eficiente la gestión de los mismos. La misma tuvo como
objetivo desarrollar bajo software libre un sistema
informático que permita automatizar los procesos de
Gestión y Reporte de información de los Indicadores
de Refinación de PDVSA teniendo como base la gran
importancia que tiene la información como recurso para la
toma de decisiones y fundamentado en las propiedades de
accesibilidad, integridad y confiabilidad de la
información.

Introducción

En la actualidad el flujo constante de
información ha hecho necesaria la creación de
herramientas para facilitar su uso, manejo y acceso. En una
organización, debido a la variedad de documentos que se
generan durante el desarrollo de sus actividades cotidianas,
suelen presentarse problemas relacionados con el ordenamiento de
datos en bases convencionales, debido a la falta de homogeneidad
en la información que se quiere almacenar y problemas de
seguridad e integridad de la información.

Los Sistemas de Información (SI) y las
Tecnologías de Información (TI), comúnmente
llamado Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones (TIC) han cambiado la forma en que operan las
organizaciones actuales. A través de su uso se logran
importantes mejoras, pues automatizan los procesos operativos,
suministran una plataforma de información necesaria para
la toma de decisiones y, lo más importante, su
implantación logra ventajas competitivas o reducir la
ventaja de los rivales.

DESARROLLO:

Información

La información es agregación de datos que
tiene un significado específico más allá de
cada uno de éstos. Un ejemplo: 2, 0, 0 y 1 son datos; 2001
es una información. La información ha sido siempre
un recurso muy valioso, revalorizado hoy más aún
por el desarrollo y la expansión de las TIC (1). Es la
expresión material del conocimiento con fines de
uso.

Consiste en la simple recopilación de datos.
Conjunto o totalidad de ciertos datos y hechos conocidos que se
obtienen como resultado del análisis, síntesis y
evaluación de otros datos.

Es la materia prima para la toma de decisiones, es el
ingrediente imprescindible para lograr mejorar las prestaciones
de servicios, así como la planificación de las
principales actividades económicas dentro de la
empresa.

Es importante resaltar que para que la
información sea valiosa, tiene que ser accesible,
íntegra y confiable. En otras palabras, debe estar
disponible y su obtención debe ser relativamente
fácil y rápida, debe tener calidad y las
vías por las que se obtiene deben ser seguras, confiables,
además de que solo puede ser modificada, transformada por
las personas, equipos o entidades que tengan ese permiso, no por
extraños, es decir, que estén autorizados a
realizar dicha acción. Esta llega a ser el determinante
más importante para cualquier empresa u
organización.

• Confidencialidad de la
  información:

Condición que asegura que la información
no pueda estar disponible para personas, entidades o procesos no
autorizados.

• Integridad de la
  información:

Condición que garantiza que la información
sea modificada, incluyendo su creación y borrado,
sólo por el personal autorizado, permite asegurar que no
se ha falseado ni alterado la información, ni intencional,
ni accidentalmente.

En el ámbito de las comunicaciones, un aspecto de
la integridad es la autenticidad, proporciona los medios para
verificar que el origen de los datos es el correcto.

• Disponibilidad de la
  información:

Condición que garantiza que la información
está en el lugar, momento y forma en que es requerido por
el usuario autorizado.

Gestión de
la Información

La Gestión de Información es el proceso
que se encarga de suministrar los recursos necesarios para la
toma de decisiones, así como para mejorar los procesos,
productos y servicios de las organizaciones. Es el proceso
mediante el cual se obtiene, despliega o utiliza una variedad de
recursos básicos para apoyar los objetivos de la
organización. Su utilidad está dada en
función de su aporte a los procesos de toma de decisiones,
creación de productos y solución de problemas,
entre otros aspectos (2).

Es todo lo relacionado con la obtención de la
información adecuada, en la forma correcta, para la
persona indicada, al costo adecuado, en el tiempo oportuno, en el
lugar apropiado, para tomar la acción correcta
(3).

Ciertas organizaciones, incluso actualmente, son
incapaces de comprender que la información es un recurso,
un valor o un activo igual que cualquier otro y que como recurso
tiene características que lo hacen similar o diferente a
los demás, o sea, que se adquiere a un costo, posee
valores, requiere del control de sus costos, tiene un ciclo de
vida y puede procesarse.

Solo aquellas organizaciones que gestionen de forma
correcta y organizada la información que circula por su
interior lograrán tener éxito. No es tarea
fácil lograr una buena gestión de la
información, es decir, un problema evidente que enfrentan
las distintas organizaciones es que no siempre resulta sencillo
controlar todo el flujo de información que se genera en la
misma.

Emisión de
la Información

Emisión de la Información es la
acción de transmitir, manifestar, poner en público,
dar a conocer algo que se desea. En este caso se trata de la
disponibilidad de la información cuando sea necesario y
por los medios adecuados. Una correcta emisión de la
información lleva consigo la seguridad de la misma, es
decir, esta tiene como objetivo devolver y facilitar la
obtención de la información pero en perfecto
estado, con exactitud, precisión y validez, de lo
contrario, este proceso no tendría valor alguno debido a
que lo obtenido carecería de valor.

Una correcta emisión de la información
proporciona a los usuarios información eficaz, oportuna,
precisa y confiable. Por tanto, es de suma importancia mantener
la seguridad e integridad de la información contra su
revelación, su alteración o destrucción no
autorizada, para ello hay que garantizar que solo los usuarios
autorizados puedan hacer uso de la misma de acuerdo a sus
privilegios y derechos. La emisión de la
información que ocurre de forma eficiente es aquella que
presenta una variedad en forma de presentación de la
información, en la que el tiempo de respuesta, de
envío es la mínima, es aquella que presenta la
información con total exactitud, fiabilidad y seguridad.
La entrega adecuada de la información depende de varios
factores, estos son: Capacidades de Hardware, Software y
Capacidad de la organización para poder manipular la
información.

Seguridad
Informática o Seguridad de la
Información

Conjunto de medidas (administrativas, organizativas,
físicas, técnicas legales y educativas) dirigidas a
prevenir, detectar y responder a las acciones que pongan en
riesgo la integridad, confidencialidad y disponibilidad, de la
informatización que se procesa, intercambie, reproduzca o
conserve a través de las TIC. (4)

Proteger la información es una actitud
legítima; monopolizarla, impedir que otros accedan a ella,
puede ser arbitrario. Por supuesto, hay tipos de
información que por su sensibilidad, por su
carácter, deben protegerse. Es inaceptable, tanto un
criterio absolutamente liberal en materia de acceso a la
información, como una posición absolutamente
restrictiva. (5)

La información puede ser Pública o
Confidencial. La Pública puede ser conocida por
cualquiera, a diferencias de esta última que solo puede
ser accedida por sus dueños. De forma general, la
información debe ser protegida porque son muchos los
interesados en hacer daño y que quieren destruirla; mucho
más la que es de carácter confidencial, esta ha de
gozar de una protección especial, tendente a evitar su
filtración, divulgación o difusión a
terceros, debido a que estas son acciones que solo pueden causar
graves perjuicios.

La información que cada quien tiene en su
computadora es muy importante. No hay ninguna diferencia en la
utilidad que ésta pueda o no tener, sino que es propia.
Por este simple y sencillo hecho es muy importante estar siempre
prevenidos por cualquier inconveniente que pudiese suceder. Es
necesario que la información se mantenga íntegra,
sin alteraciones y modificaciones producidas por personas no
autorizadas, debido a que si esto ocurre, deja de tener valor,
deja de ser importante.

Son muchas las formas que se tienen para obstaculizar
las malas acciones que se intentan a diario en contra de la
información:

• Limitar el acceso a la información
  confidencial: Permitir el acceso a dicha
  información sólo al personal que por
  razón de su cargo o funciones es necesario que acceda
  a dicha información, no permitiendo tal acceso al
  resto del personal.

• Establecer medidas técnicas que permitan
  la visualización o tratamiento de información
  confidencial: Uso de contraseñas para el acceso a
  los documentos, criptografía, etc.

• Realizar de copias de seguridad: Evitar la
  pérdida de información confidencial o sensible
  en caso de catástrofe, guardando una copia fuera de
  las instalaciones principales de la empresa.

Influencia de una
buena Gestión de la Información en el
éxito

Está dado por su aporte a los procesos de toma de
decisiones y solución de problemas además de que da
soporte y fundamento a los objetivos de la organización
abriendo camino al éxito. La información es un
recurso vital para toda organización, y el buen manejo de
esta puede significar la diferencia entre el éxito o el
fracaso. El contar con un sistema de gestión
ayudará de sobre manera a convertir los datos en
información muy valiosa para la toma de decisiones. Dentro
de cualquier organización, la información fluye
día a día, y cada actividad genera más, que
puede apoyar las distintas tareas que se llevan a cabo para su
buen funcionamiento. En todos los departamentos de todas las
organizaciones se generan datos que tienen que ser convertidos en
información, de lo contrario, se estaría perdiendo
un potencial enorme, cada departamento verá e
interpretará los mismos datos en diferente tipo de
información, es aquí donde una BD realmente es
importante.

Los datos históricos de una empresa pueden marcar
el camino a seguir para las tareas que se lleven a cabo dentro de
la misma, estos datos no son sino información almacenada y
procesada para su interpretación y para ser tomada en
cuenta como una guía a seguir de lo que se debe hacer y lo
que no se debe hacer según experiencias de la misma
empresa. Cualquier empresa que no registre sus actividades,
constantemente se verá en los mismos errores una y otra
vez hasta que se percate de cuál es el error y lo
documente para su utilización en un futuro.

El manejo de la información es fundamental para
cualquier empresa, con ello puede lograr un alto nivel
competitivo dentro del mercado y obtener mayores niveles de
capacidad de desarrollo. El manejo de información permite
identificar cuáles son las fortalezas con las que se
cuenta y cuáles son las debilidades, con esto se puede
tener una planificación más alcanzable y factible,
se puede identificar donde se tiene que trabajar más y que
parte de la empresa necesita mayor atención. Esto
ayudará a tener un control más amplio sobre el
funcionamiento de todas las actividades de la
organización. El objetivo básico de la
información es la de apoyar a la toma de decisiones y
así tener bases sustentables para poder decidir qué
es lo que se va a hacer y qué rumbo tomar para lograr los
objetivos que se planificaron; contar con un mayor número
de armas para afrontar el camino que decidirá el futuro de
la organización. Cualquier empresa debe poner una
atención sumamente especial en la información que
genera cada día, la adecuada interpretación
echará los cimientos necesarios para consolidarse como una
empresa de éxito en el mercado que se tenga y se
obtendrá una mayor oportunidad de crecimiento y
expansión de mercado.

Una institución, una empresa de
información es una organización del conocimiento,
que mediante un conjunto de procesos, gestiona las capacidades,
provee a los equipos de trabajo con recursos para la
solución de los problemas de forma eficiente y
obtención de la calidad en el menor tiempo posible, con el
objetivo final de obtener ventajas competitivas sostenibles en el
tiempo y de aumentar las ganancias. En este sentido, el profesor
Gilberto Sotolongo expresa que: "La Gestión de la
Información se ocupa de los resultados finales, no
sólo de citas y localizaciones" (6).

Sistema

Un Sistema es un conjunto de elementos que,
ordenadamente relacionados entre sí, contribuyen a
determinado objeto. Medio, modo o manera usados para hacer algo o
lograr un objetivo (7) (8).

Conjunto de "elementos" relacionados entre sí, de
forma tal que un cambio en un elemento afecta al conjunto de
todos ellos. Es un conjunto de elementos que interactúan
entre sí con el fin de apoyar las actividades de una
empresa o negocio.

Sistema de Información:

Es un conjunto de elementos que interactúan entre
sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o
negocio. En un sentido amplio, un Sistema de Información
no necesariamente incluye equipo electrónico. En la
práctica se utiliza como sinónimo de Sistema de
Información Computarizado, que son los Sistemas
Informáticos.

• Un Sistema de Información realiza cuatro
  actividades básicas:

• 1. Entrada de información:
  Proceso en el cual el sistema toma los datos que requiere
  para procesar la información, por medio de estaciones
  de trabajo, teclado, diskettes, cintas magnéticas,
  código de barras, etc.

• 2. Almacenamiento de información:
  Es una de las actividades más importantes que tiene
  una computadora, ya que a través de esta propiedad el
  sistema puede recordar la información guardada en la
  sesión o proceso anterior.

• 3. Procesamiento de la
  información: Esta actividad permite la
  transformación de los datos fuente en
  información que puede ser utilizada para la toma de
  decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un
  tomador de decisiones genere una proyección financiera
  a partir de los datos que contiene un estado de resultados o
  un balance general en un año base.

• 4. Salida de información: Es la
  capacidad de un SI para sacar la información procesada
  o bien datos de entrada al exterior. Las unidades
  típicas de salida son las impresoras, graficadores,
  cintas magnéticas, diskettes, la voz, etc.

Sistema Informático:

Un Sistema Informático es un conjunto de partes
(hardware y software) que funcionan relacionándose entre
sí con un objetivo preciso (9). No es más que la
automatización de los procesos básicos que realiza
un Sistema de Información.

Un Sistema Informático típico emplea una
computadora (que usa dispositivos programables) para capturar,
almacenar, procesar datos y ponerlos a disposición de
quien se considere oportuno.

Los sistemas informáticos cumplen tres
objetivos básicos dentro de las
organizaciones:

• Automatizar Procesos y reducir costos.

• Proporcionar Información que sirva de apoyo
  para la Toma de Decisiones.

• Lograr ventajas competitivas a través de su
  implantación y uso.

Actualmente los sistemas informáticos son una
herramienta necesaria y básica para el flujo y control de
la información en una empresa, es una fuente de
información para tomarse como apoyo para llevar a cabo la
dirección de la misma y proporciona los conocimientos
básicos para la realización de las actividades de
cualquier departamento.

Conclusiones

Muchas empresas y organizaciones tienen éxitos en
sus objetivos por la implantación y uso de los Sistemas de
Información. Las TIC permiten integrar en espacios
virtuales todas las actividades necesarias del día a
día de la empresa. Son fuentes importantes de
información y respaldo importante para la toma de
decisiones efectivas por parte de los gerentes, ingrediente
importante para el desarrollo de productos y servicios
competitivos que den a las organizaciones una ventaja
estratégica en el mercado global, una oportunidad
profesional esencial, dinámica y retadora para millones de
hombres y mujeres que quieren llegar al éxito.

Referencias
Bibliográficas

• 1. definición.org. [En línea]
  [Citado el: 26 de 11 de 2007.]
  http://www.definicion.org/informacion.

• 2. FERNÁNDEZ, I. y M. SUÁREZ.
  Estudio sobre la unificación de conceptos en Ciencias
  de la información, Bibliotecología y
  Archivología: Una propuesta fundamentada. Habana:
  s.n., 1996.

• 3. WOODMAN, L. Information management from
  strategies to action. London, ASLIB: s.n., 1985.

• 4. Vialart VN., Seguridad informática.
  Módulo de Gestión de Información en
  Salud .Aula Virtual. [Disponible en
  http://www.aulauvs.sld.cu.] Maestría de
  Psicología de la Salud.

• 5. Ponjuan DG. Gestión documental, de
  información y del conocimiento…..punto de
  contactos y diferencias. [CD-ROM]. Maestría de
  Psicología de la Salud. ENSAP-CEDISAP.
  1987-2006.

• 6. G, Sotolongo Aguilar. Derroteros de la
  gestión de información y documentación
  en las organizaciones. 1992.

• 7. Kellogg, Michael. WordReference.com. [En
  línea] [Citado el: 19 de 12 de 2007.]
  http://www.wordreference.com/definicion/sistema.

• 8. Real Academia Española. [En
  línea] 2001. [Citado el: 15 de 10 de 2007.]
  http://buscon.rae.es/draeI/.

• 9. alegsa.com. [En línea] [Citado el: 25
  de 12 de 2007.]
  http://www.alegsa.com.ar/Dic/sistema%20informatico.php.

Bibliografía:

• 1. Cambridge: Harvard Business School Press.
  1991.

• 2. Cohen Karen, Daniel, Sistemas de
  Información Gerencial McGraw Hill. 2000.

• 3. Impacto de Tecnologías
  Informáticas I- [En Línea]. [Citado el
  4/Junio/2007]. http://www.deltaasesores.com

• 4. Keen, Meter G. W. Shaping the future:
  Business Design through Information Technology.

• 5. La Informática y su Impacto Social-
  [En Línea]. [Citado el 4/Junio/2007].
  http://monografias.com

• 6. O´ Briend, James. Bases de los
  Sistemas de Informacion. McGraw Hill. 2000.

Autor:

Ing. Magdiel Arteaga Suárez

Laboro en la Filial Universitaria Municipal
Viñales que radica en el policlínico Fermín
Valdés Domínguez de Viñales,
institución que pertenece a la Universidad de Ciencias
Médicas de Pinar del Río Dr. Ernesto Che Guevara,
como profesor de informática.

Edad: 27 años

Estudios realizados: Desde el año 2003
comencé la carrera en Ciencias Informáticas en la
UCI (Universidad de Ciencias Informáticas). Para graduarme
como ingeniero en dicha universidad comencé a realizar una
investigación sobre la gestión, emisión y
seguridad de la información y la influencia de sistemas
informáticos en la automatización de estos
procesos.

Fecha en la que se realizó la
investigación: Noviembre/2007 –
Junio/2008