Sistema integral de gestión para medir la productividad

Resumen

En el presente Trabajo de Grado se muestra el estudio
que tuvo como propósito el diseño de un sistema
integral de gestión para la medición y
análisis de la productividad con el fin de dar respuestas
a los continuos problemas en materia de Higiene, Seguridad y
Protección Ambiental, de Servicios Siderúrgicos,
S.A. El Departamento de Medio Ambiente, Seguridad y Salud no
cuenta con un sistema de gestión que permita controlar las
variables involucradas en el desarrollo de sus actividades. Para
la elaboración del presente trabajo se planteo como
objetivo general diseñar un sistema integral de
gestión que permita evaluar el cumplimiento de las
actividades en forma efectiva alcanzando la meta hacia la
prevención, el cuidado de la salud y la protección
del ambiente. Para ello se utilizó como modelo el
subsistema de medición y análisis de la
productividad y el modelo de productividad de Mali. Se
procedió de la siguiente manera: a) revisión y
análisis de las referencias bibliográficas, b)
diagnóstico la situación actual del Departamento de
Medio Ambiente, Seguridad y Salud en torno a: entradas y salidas
de los procesos, actividades, c) control de gestión de
actividades de prevención, salud y protección
ambiental, d) gestión de inventario de equipos de
protección personal, manejo de información y
recursos, e) identificación de los factores que afectan la
productividad, f) determinación de los requerimientos
legales y de los clientes, g) definición de los
indicadores de gestión, h) análisis del consumo en
función del tiempo por equipo de protección
personal, i) cálculos del pronóstico de la demanda
para el período (año 2006) por equipo de
protección personal, j) análisis de gráficas
comparativas del comportamiento de la demanda en años
anteriores y el pronóstico para el año 2006 por
equipo de protección personal, k) aplicación del
método más económico para determinar el
punto de ordenamiento y la cantidad óptima de pedido por
equipo de protección personal. El estudio proporciona al
Departamento de Medio Ambiente, Seguridad y Salud las bases
necesarias para la toma oportuna de decisiones
adecuadas.

PALABRAS CLAVES: Sistema. Gestión.
Indicadores. Productividad. Modelo de Gestión de
Inventario

Introducción

Un sistema integral de gestión para la
medición y análisis de la productividad, permite
estudiar la estructura de los indicadores formulados y las causas
de sus comportamientos con el fin de identificar oportunidades de
mejoras específicas y mostrar los efectos que tienen sobre
la productividad y proporcionar información para orientar
la toma de decisiones en cuanto a productividad se
refiere.

Mejorar el control y la administración del
inventario es un objetivo clave en el impulso que realizan las
compañías para controlar las inversiones. En
años anteriores, las empresas mantenían excesivas
existencias de seguridad para cubrir la deficiente
planificación y protegerse de la incertidumbre de la
demanda. Actualmente, si las empresas quieren ser competitivas en
los mercados globales deben optimizar los costos asociados al
inventario manteniendo en existencia las cantidades necesarias
que permitan satisfacer oportunamente las demandas.

En el presente trabajo de grado se expone el estudio que
permitió el diseño de un sistema integral de
gestión que ayude a conocer el desempeño de
actividades destinadas a la prevención, control de
riesgos, salud ocupacional y protección ambiental del
Departamento de Medio Ambiente, Seguridad y Salud de Servicios
Siderúrgicos, S.A, utilizando como modelo la estructura
básica de los sistemas de medición y
análisis de la productividad y el modelo de productividad
total.

La carencia de un sistema integral de gestión
trae como consecuencia costos de reprocesos, almacenamiento
innecesario, manejo inadecuado de recursos. El estudio tiene como
finalidad proveer información sobre el valor que toman los
diversos indicadores de gestión y su comportamiento en el
tiempo, así como también suministrar
información que permita orientar las decisiones dirigidas
explícitamente a mejorar la productividad y evaluar la
eficacia de dichas decisiones.

La empresa ha evidenciado que el tener existencias
excesivas de equipos de protección personal en
almacén significa tener dinero ocioso y la carencia de
estos productos genera demoras en la prestación del
servicio. Su propósito es hacer que coincidan la demanda y
la oferta de los equipos de protección personal, de manera
que las existencias permanezcan en almacén justo a tiempo
y de acuerdo a las necesidades de los usuarios. Este estudio
estuvo orientado al diseño de un modelo de gestión
de inventario para el Departamento de Compras de Servicios
Siderúrgicos S.A, con el objeto satisfacer oportunamente
la demanda de equipos de protección personal para
garantizar el desempeño seguro de las actividades
laborales.

La importancia de desarrollar esta investigación
radica en que la misma dió respuesta a las necesidades de
la empresa, el estudio contribuye al mejoramiento en la
administración de recursos y disminuirá los costos
por fallas en la planificación de las actividades de
mejora continua, garantizando de esta forma un servicio rentable
de calidad y seguridad.

Para el desarrollo del sistema integral de
gestión se utilizó como base de estudio el Modelo
de Productividad de Mali y el Modelo de Gestión de
Inventario bajo el Método de los Mínimos Cuadrados
para el cálculo de la demanda de equipos de
protección personal.

Este Trabajo de Grado consta de los siguientes
capítulos: Capítulo 1: donde se expone el problema
objeto de este estudio. Capítulo 2: se detallan los
aspectos referidos a las bases teóricas, sistema de
preguntas de investigación que fueron respondidas con el
desarrollo de la metodología que sustenta el estudio. En
el Capítulo 3: se explica el diseño
metodológico bajo el cual se desarrolló este
estudio. El Capítulo 4: describe la situación
actual del Departamento de Medio Ambiente, Seguridad y Salud. En
el Capítulo 5: se presenta el diseño del sistema
integral de gestión para la medición y
análisis de la productividad propuesto, seguidamente se
presentan las conclusiones y recomendaciones, finalizando con
bibliografía, apéndices y anexos.

CAPÍTULO 1

El
problema

Los Sistemas de Gestión conducen hacia un trabajo
integrado, donde participan todos los niveles jerárquicos
de la empresa. Su importancia radica en que permiten controlar y
administrar todas las actividades que conducen a la
prevención de accidentes, acotando riesgos y minimizando
efectos indeseables a la salud y el medio ambiente.

Las organizaciones tienen la responsabilidad de
determinar el comportamiento de sus procesos, el nivel de
desempeño e incidencia de factores que puedan afectar su
producción, es por ello que se requieren el uso de
indicadores que les permitan medir y evaluar el desempeño
total de la organización, dicha magnitud, al ser comparada
con algún nivel de referencia permite conocer la
desviación entre el valor programado y el alcanzado, con
la finalidad de tomar acciones necesarias, bien sean preventivas
o correctivas para ir hacia la mejora los resultados que
garanticen su continuidad operativa.

Servicios Siderúrgicos, S.A, nace con el
propósito de atender y satisfacer las necesidades de sus
clientes, actualmente presta servicios de Ingeniería y
Mantenimiento a empresas como SIDOR y TAVSA y tiene como objetivo
el mejoramiento continuo de sus procesos. Uno de los fundamentos
de su Política de Seguridad, Salud y protección
Ambiental es que la prevención de riesgos, junto con la
calidad, los costos y la prestación del servicio es una
sola prioridad. La productividad requiere su propio sistema de
medición y análisis el cual relacione y vincule
todos los niveles de la empresa bajo un mismo enfoque. En ese
sentido, el Departamento de Medio Ambiente, Seguridad y Salud no
posee: a) un sistema de medición y análisis de la
productividad, donde el mismo incluya la medición de sus
actividades, b) Matrices de riesgo y aspectos legales a cumplir;
c) un sistema de medición y análisis de las
actividades de todos los niveles operativos, d) un modelo de
gestión de inventario para equipos de protección
personal, por ello requiere indicadores de productividad que
constituyan la referencia para comparar y evaluar los resultados
que se obtienen en la ejecución de las actividades de
prevención, salud y protección ambiental,
requiriendo contar con un sistema de gestión óptimo
que eleve sus niveles de eficiencia y que garantice el
éxito de la empresa y la satisfacción de sus
clientes.

En estos momentos el Departamento de Medio Ambiente,
Seguridad y Salud presenta la siguiente problemática, el
no poder medir el cumplimiento de las actividades en materia de
prevención, salud y protección ambiental no le
permite cuantificar su efectividad por lo que dificulta la
planificación y programación de las actividades
hacia la mejora continua, esto obstaculiza el cumplimiento del
objetivo de la organización.

La situación antes descrita conlleva al
desarrollo del presente trabajo con el propósito de dar
respuesta al siguiente planteamiento, la ausencia de un sistema
integral de gestión, dificulta la planificación,
organización y seguimiento de las acciones de
prevención, salud y protección ambiental, para ello
es preciso diseñar un sistema integral de gestión
que satisfaga la necesidades del Departamento de Medio Ambiente,
Seguridad y Salud de Servicios Siderúrgicos,
S.A.

Así mismo, el diseño de un Modelo de
Gestión de Inventario es importante debido a que
permitió conocer las cantidades de artículos que
deberán mantenerse en inventario y garantizará la
disponibilidad oportuna de cada artículo. Además,
el diseño propuesto contribuirá a reducir los
costos de ordenamiento y almacenamiento y se conocerá por
artículo, cuánto pedir y cuándo hacer el
pedido. El estudio busca garantizar oportunamente la existencia
de equipos de protección personal, con el fin de
desarrollar todas las actividades laborales en adecuadas
condiciones de trabajo y seguridad, cumpliendo de esta manera con
el objetivo de la Política de Seguridad de la
empresa.

El presente estudio está dirigido al desarrollo
de un sistema integral de gestión que garantice el
desarrollo seguro de las actividades laborales, con el fin de
suministrar un servicio de calidad. Para ello se analizaron las
actividades de prevención, salud ocupacional y
gestión ambiental; considerando a su vez los equipos de
protección personal que comprenden protecciones para las
manos, la cabeza y cuero cabelludo, ocular y facial, contra
chispas incandescentes, auditivos, respiratorios, contra
caídas para los pies y contra amiente
húmedos.

El estudio que se propone fue desarrollado como una
investigación no experimental del tipo aplicada, que en su
primera fase es descriptiva y en su segunda fase es aplicada, ya
que permitió el diseño un sistema de gestión
integral para la medición y análisis de la
productividad del Departamento de Medio Ambiente, Seguridad y
Salud.

1. OBJETIVOS

Con la elaboración del presente estudio se
pretenden lograr los siguientes objetivos:

1.1 OBJETIVO GENERAL

Diseñar un Sistema Integral de Gestión
para medir la Productividad del Departamento de Medio Ambiente,
Seguridad y Salud en Servicios Siderúrgicos,
S.A

• OBJETIVOS ESPECÍFICOS

– Analizar referencias bibliográficas
relacionadas con la productividad, indicadores de gestión,
sistemas de control de gestión y modelos de gestión
de inventarios.

– Diagnosticar la situación actual del
Departamento de Medio Ambiente, Seguridad y Salud en torno a:
entradas y salidas de los procesos, actividades, control de
gestión, manejo de información y
recursos.

– Identificar los factores que afectan la productividad
en el Departamento de Medio Ambiente, Seguridad y
Salud.

– Definir requerimientos legales a cumplir y
requerimientos de los clientes, con el fin de incorporarlos al
sistema integral de gestión.

– Definir los indicadores de gestión que permitan
medir las diferentes variables que intervienen en las actividades
del Departamento de Medio Ambiente, Seguridad y Salud.

– Definir Modelo de gestión de inventario de
equipos de protección personal, analizando el consumo en
función del tiempo, determinando el Punto de Ordenamiento
y la Cantidad Óptima de Pedido, el Inventario de Seguridad
o Inventario Mínimo (Ss) y el Inventario Máximo por
equipo de protección personal.

– Realizar gráficas comparativas del
comportamiento de la demanda en años anteriores y el
pronóstico para el año 2006 por equipo de
protección personal.

CAPÍTULO 2

Marco
teórico

En el presente capítulo se expone la
revisión de literatura, bases teóricas y preguntas
de investigación que fundamentan el diseño del
sistema integral de gestión para el Departamento de Medio
Ambiente, Seguridad y Salud de Servicios Siderúrgicos
S.A.

1 REVISIÓN DE LA LITERATURA

Una de las herramientas mas útil para conocer la
competitividad de una empresa es la medición de su
productividad, esta medida muestra la dirección de la
misma y del sector al cual pertenece.

El análisis de la productividad nos permite
evaluar la eficiencia con que manejamos los recursos destinados a
producir un bien o servicio, además se pueden reorganizar
los objetivos económicos y no económicos con el fin
de dar prioridad a las necesidades de mejoras dentro de la
organización.

Para que una organización logre las metas que se
propone, debe crear las herramientas que le permitan evaluar su
situación actual y cómo orientar su
desempeño hacia el logro de sus objetivos. Para ello, debe
lograr y mantener una cultura que promueva el aumento de su
productividad a través del tiempo.

En 1995, AQUILANO(1), desarrolló sistemas
de medición y análisis de la productividad
influyendo significativamente en las utilidades de las
compañías, en la alta inversión en
investigación y desarrollo y más atención a
los problemas del medio ambiente.

En 1990, SUMANTH(2), desarrolló sistemas
de gestión para la medición de la productividad
permitiendo comparar bajo una misma medición el desarrollo
de diversas compañías, industrias y
naciones.

En 1978 MALI, desarrolló el Modelo del
Proceso de Productividad, donde identifica los sistemas de
indicadores de gestión como un proceso que relaciona todas
las actividades requeridas para obtener objetivos de
productividad. Se basa en una metodología básica
cuantitativa de medición, evaluación y mejoramiento
de la productividad organizacional en donde plantea tres etapas:
Implementación de la Misión, Secuencia
Entrada-Transformación-Salida y Medición
Entrada-Salida.

Los modelos de inventarios son herramientas poderosas
para mejorar la administración del mismo, sirven para
identificar los problemas que pudieran generarse de una
deficiente planificación del desempeño de
actividades relacionadas con el suministro de productos en
inventario y determinar y reevaluar los niveles óptimos y
las directrices del inventario para satisfacer las necesidades
del mercado. A continuación se exponen estudios previos
con relación a la investigación a
desarrollar:

En 2000, ABOU-DAGHER(3), desarrolló un
sistema de inventario y normalización de manejo de bloque
catódico utilizados en el reacondicionamiento de celdas de
la V línea y P-19 de C.V.G Venalum, destacando la
importancia de la administración y el control de los
niveles de inventario de los bloques catódicos para la
optimización del proceso productivo.

En 2000, DELGADO(4), estableció los
niveles de inventario de los materiales de mayor movimiento de la
empresa DIMCA, reforzando el correcto manejo de las existencias
en inventario con la presentación de las cantidades
óptimas de pedido y los niveles máximos y
mínimos de existencias en inventario.

Para 2000, MELÉNDEZ(5), realizó la
planificación y control del inventario en el área
de almacén de materia prima e insumos de la empresa Botas
Guayana, C.A, para ello determinó los estándares de
consumo y las cantidades óptimas de pedido, satisfaciendo
de esta manera la demanda de materia prima e insumos necesarios
para la elaboración de botas de seguridad.

En 2001, PEREZ(6), optimizó el
método de administración y control de inventarios
de materias primas en el muelle de C.V.G ALCASA, realizando un
estudio de sistema de inventario que poseía la empresa
para el momento del estudio, estableció las razones de
cambio en la administración del inventario, generando
mejoras en el manejo y disposición de materias
primas.

La diferencia de los modelos expuestos anteriormente
está en el tipo de demanda, bien sea dependiente e
independiente, los métodos utilizados para determinar los
pronósticos de la demanda, el tipo de producto de acuerdo
con el modelo de flujo del proceso de entradas y salidas, bien
sea materias primas, productos de trabajos en proceso y productos
terminados, por lo que se diferencia si el estudio fue aplicado a
empresas de producción de bienes y/o servicios. La
similitud de los estudios radica en el objetivo que persiguen,
todos buscan optimizar la administración y control del
inventario, con la propuesta de mejoras significativas y
métodos aplicados a la determinación de modelos de
sistemas de inventario que satisfagan oportunamente la demanda de
un bien o servicio en un período establecido y de acuerdo
a las necesidades de determinados clientes.

De acuerdo a la revisión de literatura y las
consultas realizadas, no hay referencias de la existencia de
estudios relacionados con los sistemas de gestión de
actividades de prevención, salud y protección
ambiental y la administración y control del inventario en
Servicios Siderúrgicos, S. A, el presente ha nacido de la
necesidad que posee la empresa de optimizar sus recursos y
satisfacer oportunamente a sus clientes.

2 BASES TEÓRICAS

2.1 PRODUCTIVIDAD

La productividad se define como la relación entre
insumos y productos, en tanto que la eficiencia representa el
costo por unidad de producto. Para empresas de producción
sería el cociente que se obtiene de dividir la
producción por uno de los factores de la
producción.

Según SUMANTH (citado por Sánchez.
2.001)(7), define la productividad como:

El cociente que se obtiene al dividir la
producción por uno de los factores de producción.
De esta forma es posible hablar de la productividad del capital,
de la inversión de la materia prima según si lo que
se produjo se toma en cuenta respecto al capital, a la
inversión o a la cantidad de materia prima,
etc.

PORTER (citado por Alzate. 2.002)(8)
señala que: "La productividad debe ser la base para
llevar la idea de humanidad al proceso de
producción".

Por otra parte, KOPELMAN (citado por Alzate.
2.002)(9) define la productividad como: "La relación
que existe entre algunas salidas y algunas entradas del
sistema".

2.1.1 Tipos de productividad

2.1.1.1 Productividad parcial

Según PORTER (citado por Alzate. 2002)(10)
define a la productividad parcial como: "El cociente entre la
producción y la cantidad de uno de los factores
utilizados".

Es la razón entre la producción obtenida y
un solo tipo de insumo, se calcula para un periodo
específico, mide la eficiencia de las operaciones en ese
plazo, o se puede comparar con otros porcentajes según
transcurra el tiempo, como una medida de los avances o retrocesos
de la productividad.

Dentro de las principales ventajas de la productividad
parcial, se tiene: a) permite conocer el desempeño de cada
factor individual, b) es de fácil compresión, c) la
obtención de datos es igualmente fácil, d) permite
calcular fácilmente los índices de
productividad.

Por otra parte, sus limitaciones son: a) no permite
visualizar el aumento en los costos totales, b) tiende a
señalar a las áreas no controladas como responsable
de problemas de productividad.

2.1.1.2 Productividad total

PORTER (citado por Alzate. 2002)(11) indica que:
"La productividad total, se define como el cociente entre la
producción total y la suma de todos los factores incluidos
en el proceso productivo".

Las principales ventajas de la productividad total son:
a) refleja el panorama económico real de la empresa. b)
ayuda de manera efectiva a los gerentes, c) se relaciona con los
costos.

Entre sus principales limitaciones, se tiene: a) posee
dificultad en la recolección de datos a nivel de
producción y cliente, b) no utiliza los factores
intangibles de la producción e insumos, c) el
cálculo exige agregar diferentes factores, lo cual
introduce una dificultad extra.

2.2 EL MODELO DEL PROCESO DE PRODUCTIVIDAD PROPUESTO
POR MALI

El modelo del proceso de productividad diseñado
por MALI (1978), inicia con la comprensión de la
misión o función de la organización,
departamento, unidad, actividad o individuo en estudio, para
ello, se establecen objetivos y metas para obtener resultados en
la dirección deseada de la empresa. En esta etapa la
productividad es diseñada en planes, incluyendo, en todas
sus direcciones: resultados, utilización de recursos,
mediciones de salidas-entradas, eficiencia y calidad. Una segunda
fase es donde la secuencia de
Entradas-Transformación-Salidas es establecida en la fase
de planificación, para esto las actividades de trabajo
generan o producen como resultado el proceso que posteriormente
hace converger todos los recursos en un tiempo establecido para
obtener salidas (resultados) del sistema. En la última
etapa, se miden de las entadas-salidas para observar en un tiempo
o período el comportamiento de los recursos humanos,
materiales, tiempo y dinero.

Los siguientes términos son considerados en el
modelo de productividad de Mali:

2.2.1 Planeación estratégica: Se
refiere a establecer la misión, visión, objetivos y
metas organizacionales; considerando la planeación en el
tiempo y determinando estrategias a largo plazo en función
de los factores internos o externos que afectan los recursos,
procesos de transformación y resultados esperados del
sistema.

2.2.2 Variables de entrada (Recursos):
Aquí se considera en los recursos el atributo o unidad de
medida correspondiente a cualquiera de las variables, insumos,
factores variables y controlables o recursos requeridos por el
proceso de transformación.

2.2.3 Especificación de los atributos de
interés de los insumos y productos: Se describe la
unidad de medida (cuantitativa) o característica
(cualitativa) de una variable. Por ejemplo, un atributo
podría ser: kg, horas hombres, metro lineal, etc; un
atributo económico debe estar expresado en
bolívares, euros, dólares, y los atributos
perceptibles son calidad, personalidad, edad, color,
etc.

2.2.4 Proceso de
transformación: Consiste en la transformación
de los insumos en bienes producidos o servicios prestados,
añadiendo el valor agregado a los recursos.

2.2.5 Variables de salida
(Resultados): Son los resultados obtenidos del proceso de
transformación, éstos deben ser expresados con un
atributo en concordancia con el asignado al atributo de
entrada.

2.2.6 Medición de la
productividad: Consiste en seleccionar las variables de
entrada y/o salida más significativas para el proceso
evaluado, considerando que cada variable debe ser expresada con
un atributo, con el fin de generar los indicadores y los
índices de productividad, que miden el comportamiento
estático y dinámico, respectivamente, de las
relaciones de productividad seleccionadas.

2.2.7 Indicadores e índices de la
productividad: Sirven para medir el comportamiento de las
relaciones de productividad. El indicador mantiene los atributos
de las variables relacionadas, y el índice sólo es
un valor numérico que refleja la magnitud del cambio de
productividad al comparar dos indicadores en el
tiempo.

2.2.8 Indicadores e índices de factor parcial
o total: Si en una relación de productividad se
consideran parcialmente algunos componentes de la variable, las
mediciones darán un factor parcial de la productividad. Si
se consideran todos los elementos de una variable se está
en un proceso de medición de factor total de la
productividad. Si todas las entradas y salidas pueden ser
expresadas con un solo atributo, entonces, se está en
presencia de una medición de la productividad total
empresarial.

2.2.9 Estándares temporales: Son los
generados en un proceso de medición para un punto o
más y en el tiempo, se denominan temporales porque cada
mejora en los indicadores lo convierte en el nuevo
estándar a superar en tiempos posteriores.

2.2.10 Gerencia de la productividad: Nos permite
evaluar la forma como los recursos más significativos han
sido utilizados en el proceso de transformación y los
resultados obtenidos. De esta forma, se inicia un proceso de toma
de decisiones gerenciales, que de forma sistémica,
planificada y técnica logran que las tendencias o cambios
positivos sean mantenidos ó las desviaciones sean
corregidas lo antes posible; garantizando mejoramiento continuo
de la organización.

2.3 MEDICIÓN EN LA EMPRESA

La medición de la productividad en la empresa es
importante porque permite planificar con mayor certeza y
confiabilidad, a la vez que da a conocer a fondo los procesos ya
sea administrativos o de producción y gerenciar su
mejoramiento acorde con la exigente competencia
actual.

Según el DICCIONARIO ENCICLOPÉDICO
LAROUSSE ILUSTRADO, (1995) (12), es la "acción y
efecto de medir". Medir es "Determinar una cantidad
comparándola con otra".

2.3.1 Criterios de mediciones
significativas

Entre los criterios de mediciones significativas
están: a) validez: refleja con precisión los
cambios en la productividad, b) totalidad: toma en cuenta todos
los componentes, tanto de la producción como del insumo,
de un determinado índice de productividad, c)
comparabilidad: permite la exacta medición del cambio en
la productividad entre un período y otro, d) exclusividad:
toma en cuenta y mide por separado la productividad de todas las
actividades, e) oportunidad: asegura que la información se
comunica a los directivos con suficiente prontitud para que
puedan tomarse las acciones correctivas en cuanto surgen los
problemas, f) efectividad en costos: consigue mediciones de modo
que cause el menor número de interrupciones a los procesos
productivos continuos de la organización.

2.3.2 Atributos de una buena
medición

2.3.2.1 Pertenencia

El grado de pertinencia debe revisarse
periódicamente por la relatividad en el uso de recursos,
las capacidades disponibles y la dirección que se tenga en
un momento determinado.

2.3.2.2 Precisión

Refleja la magnitud del hecho que se desea analizar o
confirmar. Es necesario tener en cuenta las
características de las unidades de escala de la
medición, el número y la selección de las
muestras, el cálculo de las estimaciones, las holguras o
tolerancias, un buen instrumento y un aseguramiento de que el
dato arrojado por el instrumento de medición sea bien
registrado por la persona encargada.

2.3.2.3 Oportunidad

La medición debe darse en el momento y en el
espacio en que se requiere, para que permita corregir y prevenir
debilidades en los sistemas, así como diseñar
elementos que accedan a mantenerlas dentro de las tolerancias
permitidas.

2.3.2.4 Confiabilidad

Ofrece la seguridad a la gerencia de que lo que se mide
ya es la base adecuada

para la toma de decisiones y la que hace que las
mediciones en las organizaciones no se hagan una sola vez, por
esa necesidad periódica de confirmar su validez con
auditorias permanentes que permitan detectar deformaciones en las
lecturas de los instrumentos, en las tolerancias, las
frecuencias, en las definiciones operativas.

2.3.2.5 Economía

Debe existir un equilibrio y una relación costo
beneficio, los costos de la medición y los beneficios
obtenidos por ella deben darse sin detrimento en un momento dado
de la calidad o la productividad. Se recomienda que el ejecutor
de los procesos sea la misma persona que haga la medición,
con el fin de obtener economías y retroalimentaciones
inmediatas.

2.4 INDICADOR DE GESTIÓN

Son instrumentos valiosos que orientan cómo se
pueden alcanzar mejores resultados, expresiones numéricas
en la que se mide o evalúa cada uno de los
criterios.

Según SUMANTH (citado por Sánchez.
2001)(13) define a los indicadores de gestión
como:

Expresión cuantitativa del comportamiento o
desempeño de una empresa o de un departamento, cuya
magnitud, al ser comparada con algún nivel de referencia
permite conocer la desviación entre el valor programado y
el alcanzado, a fin de tomar las acciones necesarias y mejorar
los resultados que garanticen la continuidad operativa de la
organización.

Los indicadores de gestión tienen la ventaja de
que comunica con claridad los objetivos estratégicos,
motiva y centra los esfuerzos de todos y sobre todo permite saber
por dónde vamos. Por otra parte, deben caracterizar el
nivel técnico-organizativo de desarrollo de la empresa,
los recursos que posee y los resultados generales de la actividad
productiva con una alta calidad y la eficiencia de su empleo, de
la correcta aplicación de estos sistemas dependen la
localización y movilización de las reservas
internas de la organización.

Según FIM PRODUCTIVIDAD (1992) "Un
sistema de indicadores de gestión, es un conjunto
interrelacionado de indicadores que abarcan la mayor cantidad
posible de magnitudes a medir(14). Para trabajar con los
indicadores y garantizar la confiabilidad de los datos de un
sistema de indicadores de gestión es necesario contar con
un clima organizacional donde los intereses comunes de la
organización prevalezcan sobre los de los departamentos y
mucho más sobre aquellos intereses individuales
incompatibles con el logro de los objetivos del sistema,
así mismo debe establecerse un sistema que vaya desde la
correcta comprensión del hecho o de las
características hasta la de toma de decisiones acertadas
para mantener, mejorar e innovar el proceso del cual dan
cuenta.

Para crear un indicador de gestión, es necesario
contar con los siguientes elementos: definición,
objetivos, niveles de referencia, responsabilidad, puntos de
lectura, periodicidad, sistema de procesamiento y toma de
decisión, las consideraciones de
gestión.

2.4.1 Definición de indicador

Expresión conceptual y matemática,
expresada de la manera más específica posible,
evitando incluir las causas y soluciones en la relación,
que determina el estado de la característica o hecho que
se desea controlar. Debe contemplar sólo la
característica o hecho ha observar y medir. Puede medir
cantidades físicas, proporciones, lapsos de tiempo, entre
otros.

2.4.2 Objetivo de un indicador

Permite tener claridad sobre lo que significa mantener
un estándar en niveles de excelencia y adecuarlo
permanentemente ante los diversos cambios, así como
proponerse nuevos retos. Expresar el ¿para qué? se
desea gerenciar el indicador seleccionado y el lineamiento
político, la mejora que se busca y el sentido de esa
mejora. Permite seleccionar y combinar acciones preventivas y
correctivas en una sola dirección, con el fin de observar
la magnitud de los problemas y el momento (oportunidad) de
intervención.

2.4.3 Niveles de referencia de un
indicador

Son las referencias o las metas contra la cual contrasta
el valor de un indicador, el medir se realiza a través de
la comparación y ésta no es posible sino se cuenta
con una referencia o meta. Las desviaciones con respecto a la
referencia o meta es lo que representa el problema a resolver.
Existen diversos niveles de referencia; histórico,
teórico, competencia, requerimientos del usuario,
planificado.

2.4.3.1 Nivel de referencia
histórico

El nivel de referencia histórico se determina a
partir del análisis que se haga de la serie de tiempo de
un indicador, este da la manera como ha variado en el tiempo. Con
esa información y aplicando las técnicas de
análisis y proyección adecuadas, se puede proyectar
y calcular un valor esperado para el período que se
está gerenciando bajo la premisa de que nada
cambiará.

2.4.3.2 Nivel de referencia
teórico

El nivel teórico se utiliza fundamentalmente como
referencia de los indicadores vinculados a capacidades de
máquinas y equipos en cuanto a producción consumo
de materiales, fallas esperadas. Es un dato que da el fabricante
del equipo y define la máxima capacidad del sistema con
una maquinaría y equipos determinados, cuya
operación sólo puede ser superada si se mejora,
modifica, innova o sustituye la tecnología del mismo. Por
lo general, su incumplimiento está refiriendo a causas
múltiples asociadas a los sistemas, normas,
métodos, recursos humanos, materiales, con que se operan
dichos equipos.

2.4.3.3 Nivel planificado

Los diversos niveles de referencia con método de
calculó específico, el cual tienen utilidad para
establecer responsabilidades por la mejora a diferentes niveles,
o para tipificar las causas particulares. También se ha
mencionado en sentido inverso a lo que se pudiera llamar la
pirámide de los niveles de referencia para los indicadores
de gestión, comenzando en la base con el histórico
y concluyendo en la cúspide con la referencia
política.

2.4.3.4 Responsabilidad

Se refiere a la necesidad de especificar y clarificar a
quién(es) le corresponde actuar en cada momento y en cada
nivel de la organización, frente a la información
que nos está suministrando el indicador y su posible
desviación respecto a las referencias
escogidas.

2.4.4 Punto de lectura e instrumentos

Especifica cómo se obtienen y conforman los
datos, ¿en qué sitio se hacen las observaciones?,
¿con qué instrumentos se harán las medidas?,
¿quién hace las lecturas?, ¿cuál es
el procedimiento de obtención de la muestra?, Las
respuestas a estas preguntas permiten establecer con claridad, la
manera de obtener precisión, oportunidad y confiabilidad
en las medidas que hagamos.

2.4.5 Periodicidad

Representa cada cuánto tiempo se hace un lectura,
¿cómo se presentan los datos, lecturas puntuales,
promedios diarios, promedios semanales o mensuales?, determina el
punto de lectura y la manera de obtenerlo, ¿cuándo
hacer la medición?.

La periodicidad debe estar en correspondencia con la
naturaleza del proceso que se quiere medir y es uno de los
aspectos claves a resolver para construir los gráficos de
corrida de tiempo y estudiar la existencia de tendencias en el
desarrollo del proceso.

2.4.6 Sistema de información y toma de
decisión

Los sistemas de información garantizan que los
datos obtenidos de las lecturas se presenten adecuadamente al
momento de la toma de decisiones. Debe ser lo suficientemente
ágil y rápido para asegurar la
retroalimentación adecuada a cada nivel de la
organización y garantizar la toma de decisiones
oportunas.

2.4.7 Consideraciones de
Gestión

En consideraciones de gestión deben incluirse
organizadamente las alternativas de acción probadas, ante
determinados escenarios de condiciones y rangos de valor del
indicador. Esto permite mejorar la capacidad de adiestramiento
permanentemente, además de incrementar el conocimiento del
proceso.

2.5 TIPOS DE INDICADORES DE
GESTIÓN

Los indicadores de gestión deben permitir medir y
conocer en cualquier momento el grado en que los atributos se
están satisfaciendo. Los indicadores de gestión
están referidos a indicadores de efectividad, eficiencia,
eficacia, productividad y calidad.

2.5.1 Indicadores de efectividad

Según GONZALEZ (2002)(15), define la
efectividad como: "Cuantificación del logro de la
meta". De acuerdo a lo que manifiesta el autor, la
efectividad es lograr un conjunto de resultados sin tomar en
cuenta si se han logrado en forma eficiente. Los indicadores de
efectividad mide la relación entre los resultados logrados
y los resultados propuestos y da cuenta del grado de cumplimiento
de los objetivos que se han obtenidos.

2.5.2 Indicadores de eficiencia

GONZÁLEZ (2002)(16), define la eficiencia
como: "Capacidad para lograr un fin empleando los mejores
medios posibles". Los indicadores de eficiencia mide el nivel
de ejecución del proceso, se concentra en el cómo
se hicieron las cosas y mide el rendimiento de los recursos
utilizados por un proceso. Tiene que ver con la productividad,
pues mide el grado de utilización de los recursos
utilizados.

2.5.3 Indicadores de eficacia

La eficacia significa producir bienes y servicios de
alta calidad en el menor tiempo posible. Según
GONZÁLEZ (2002)(17), define la eficiencia como:
"Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera, sin
que se priven para ello los recursos o los medios empleados".
Se enfocan en el qué se debe hacer, por tal motivo, en el
establecimiento de un indicador de eficacia es fundamental
conocer y definir operacionalmente los requerimientos del cliente
y del proceso para comparar lo que entrega el proceso contra lo
que él espera.

2.5.4 Indicador de productividad

Los indicadores de productividad miden la
relación entre la cantidad de producto/servicio obtenidos
en un proceso y la cantidad de recursos consumidos
para

su obtención.

2.5.5 Indicadores de calidad

La expresión del indicador de calidad está
representada por el grado de concordancia entre las
características de un producto y los requerimientos que
debe satisfacer. La calidad es exceder las características
de los clientes a un mínimo costo.

2.6 INDICADORES EN UNA UNIDAD DE
GESTIÓN

Se debe disponer de indicadores que permitan interpretar
en un momento dado las fortalezas y las debilidades de una
unidad, para ello es necesario medir el desempeño de una
unidad de gestión en cuanto a calidad y productividad. En
tal sentido se deben considerar los siguientes
indicadores:

2.6.1 La satisfacción del
cliente

La satisfacción del cliente depende del
diseño del servicio que se le presta, el cual debe estar
acorde con los atributos que él valora del mismo y de la
concordancia entre el servicio realizado y las especificaciones
del diseño. Los atributos permiten diseñar
instrumentos de medición y recolección de
información que permiten evaluar la percepción y
expectativas del cliente a los fines de considerarlas en el
diseño o rediseño del servicio.

2.6.2 Efectividad en cumplimiento de
compromisos

Este tipo de indicador inicia las especificaciones o
magnitudes preestablecidas, de acuerdo con la capacidad del
sistema o unidad, tanto en producción, calidad y
oportunidad de entrega y compara los resultados reales en cada
período, contra esos niveles preestablecidos.

Entre estos indicadores se encuentran: a) indicador de
efectividad en cumplimiento de calidad, se evalúa el grado
de cumplimiento, en cuanto a la cantidad del servicio prestado,
b) indicador de efectividad en la entrega evalúa tanto el
retraso, como la entrega del producto en el momento deseado,
así como la concordancia en calidad o cantidad para
cumplir con la satisfacer los requerimientos del cliente, c)
indicador en el uso de recursos el aprovechamiento que se hace de
ellos y que mantiene y/o mejora la calidad y cantidad de los
productos, d) indicador del retrabajo mide el tipo de desperdicio
que se ocasiona cuando el producto de una unidad es rechazado y
es posible reajustar o eliminar el defecto económicamente,
para lo cual en la unidad deben ser utilizados recursos e insumos
adicionales, e) indicador de productos en procesos mide los
inventarios que son manejados o determinados por las propias
unidades de la empresa, la forma de un indicador de inventario en
proceso conviene llevarla a cantidad de trabajo en proceso, en
términos de tiempo (horas, días, semanas) de
trabajo acumulado por procesar en porcentaje de la
producción mensual.

GRÁFICO 1

MODELO DEL PROCESO DE
PRODUCTIVIDAD

2.7 INVENTARIO

El inventario es el conjunto de suministro de materia
prima, producto terminado y/o materiales que se encuentran
almacenados y que se utilizan para facilitar las operaciones o
satisfacer las necesidades de los clientes. Un inventario
consiste en las existencias de productos físicos que se
conservan en un lugar y momento determinado. HODSON
(1996), define el término inventario como: "El
inventario es el material o los suministros que se tengan para el
uso o las ventas futuras"(18).

2.7.1 Tipos de Inventarios