Evaluación y diseño de un sistema de gestión de mantenimiento (página 3)

16. Mantener un seguimiento constante de
los elementos cuantificables en cada sistema, tales como: tiempo
entre fallas, tiempo para reparar, costos asociados (directos e
indirectos), personal asociado a la actividad de mantenimiento,
tiempos administrativos y tiempos logísticos.

17. Tercerizar aquellas actividades que no aporten valor
agregado al proceso medular de mantenimiento (disponibilidad del
sistema ferroviario), basado en las políticas del Estado
(cooperativas, empresas cogestionadas, entre otros).

18. Optimizar los procesos de adquisición de
partes y repuestos, minimizando así los niveles de
existencia, especialmente los perecederos, o de elevado costo de
almacenamiento.

19. Prioridad a la endogenización
del proceso de mantenimiento.

5 SISTEMA DE INFORMACIÓN DE LA
GERENCIA DE EQUIPAMIENTO

El Sistema de Información en la Gerencia de
Equipamiento abarcará todos los procesos, procedimientos y
recursos involucrados que faciliten mantener una
organización en funcionamiento, con una
realimentación a través de su propia
producción de información, y a través de la
generación de información externa, ejerciendo el
control sobre los parámetros vitales de la
misma.

El Sistemas de Gestión propuse permitirá
convertir las acciones de mantenimiento en unidades de negocios
rentables. Al hacer más eficientes todas las actividades,
se optimizarán la Confiabilidad, Disponibilidad y
Mantenibilidad, bajando los costos de los procesos, y por tanto
mejorando la rentabilidad de la empresa.

El Sistema de Información en la Gerencia de
Equipamiento es de gran utilidad en Mantenimiento,
porque:

1. Facilita la presentación de los
reportes de costos y tiempos con un análisis de
tendencias

2. Muestra instantáneamente el
estado de ejecución de los programas

3. Permite la presentación
gráfica y precisa de logros a la gerencia

4. Mejora la preparación y
presentación de informes

5. Contribuye al control de las
desviaciones de los objetivos y facilita su corrección
prematura

6. Posibilita la simulación de las
decisiones y sus resultado

A continuación se presenta los procedimientos y
formatos que fueron diseñados como parte del Sistema
propuesto de la Gestión de Mantenimiento.

5.1 PROCEDIMIENTOS

El concepto de sistema de
información de mantenimiento, exige estandarizar los pasos
y procedimientos para llevar acabo las tareas operativas y
administrativas, relacionadas con la conservación y
mantenimiento de la infraestructura y de los equipos.

Con este objetivo el Sistema de
Gestión de Mantenimiento propuesto contemplará 11
procedimientos del sistema de información que serán
básicos para optimizar a los sub-sistemas con el objeto de
obtener la máxima eficiencia y producción en la
Gerencia de Equipamiento.

A continuación se describe los
procedimientos del Sistema de Gestión:

1. Inventario Técnico: Es el
registro descriptivo permanente de los equipos de la
Organización, sobre el cual se basa la planeación,
programación, adquisición de partes y la
ejecución de otras acciones operativas propias del
servicio de Mantenimiento. El jefe de mantenimiento es el
responsable de la actualización periódica del
inventario técnico, los técnicos de mantenimiento
son los encargados de realizar todas las tareas necesarias para
la recopilación de la información
requerida.

2. Rutinas de MPP: Es la guía
para la ejecución de acciones técnicas de los
procedimientos propios del mantenimiento preventivo sobre los
equipos e instalaciones, con el objeto de obtener la
máxima eficiencia y producción del equipamiento
existente. Estas son programadas por el jefe de mantenimiento a
través del programa anual de MPP. Además es el
responsable de supervisar la calidad de ejecución,
así como de la información registrada en el
formato. El técnico de mantenimiento, es el encargado de
ejecutarla y de registrar la información necesaria en el
formato.

3. Programa Anual de MPP: Es la
planificación y registro de las actividades del
mantenimiento preventivo en la que se detallan frecuencia y
tiempos para su ejecución. El jefe de mantenimiento es el
encargado de elaborarlo, ya sea directamente o a través de
los coordinadores de cada sección. Este puede ser
desglosado en programas mensuales de MPP.

4. Presupuesto Operativo: Es el documento que
muestra el detalle de los gastos proyectados para el
mantenimiento en un año, y a la vez permite orientar y
canalizar la utilización de los recursos económicos
disponibles. El jefe de mantenimiento se encarga de elaborarlo,
basándose en el plan operativo del
departamento.

5. Solicitud de Mantenimiento: Es un documento
básico diseñado para el control y
programación de las actividades de la Gerencia de
Mantenimiento, así como para su manejo técnico y
administrativo. El jefe del servicio solicitante la elabora y la
hace llegar al jefe de mantenimiento, el cual la revisa y decide
si amerita una orden de trabajo.

6. Orden de Trabajo: Es el documento
a través del cual se lleva control del trabajo de
mantenimiento y se contabiliza los costos ocasionados por el
mismo. El jefe de mantenimiento la elabora a partir de una
solicitud de trabajo recibida, o de las planificaciones
realizadas. El encargado de ejecutarla es el técnico
designado, quien es responsable de registrar toda
información que sea requerida en dicha orden.

7. Informe de Actividades de
Mantenimiento: Es el documento que proporciona
información suficiente que permite a la jefatura de la
Gerencia de mantenimiento y a las autoridades del
establecimiento, evaluar los esfuerzos realizados por la Gerencia
de Mantenimiento para el cumplimiento de su gestión y la
utilización de los recursos disponibles. El jefe de
mantenimiento es el encargado de elaborar el informe,
basándose en los registros y reportes de las distintas
secciones.

8. Ficha de Vida: Es el registro de
la recopilación, en forma permanente, de la
información básica y específica de cada
acción de mantenimiento y/o reparación realizada
sobre los equipos. Mediante este registro se puede determinar y/o
decidir con el transcurso del tiempo, el estado físico-
funcional del equipo, necesidad de descarte o reemplazo,
análisis de costo/beneficio, etc. El jefe de mantenimiento
y el coordinador de la sección, son los encargados de
iniciar y actualizar el formato, cada vez que así se
requiera.

9. Encuesta para Jefes de
Mantenimiento: Es un instrumento para evaluar la calidad y
eficiencia de los servicios de la Gerencia de Mantenimiento, que
permite una retroalimentación del accionar de
mantenimiento, así como también detectar
necesidades de capacitación en el personal operador del
equipo. El jefe es el responsable de informar al jefe del
servicio los objetivos de la encuesta, distribuir el formato a
los diferentes servicios, y procesar y analizar los resultados de
la encuesta. El encargado de llenarla es el jefe del servicio
encuestado.

10.Censo de Personal Técnico de
Mantenimiento: Es el registro de los datos que conforman el
inventario del personal, tales como educación formal,
capacitaciones recibidas, expectativas de capacitación,
etc. El jefe de mantenimiento es el responsable de implementar y
actualizar el censo para cada uno de sus trabajadores. La
actualización se hará una vez por año. El
técnico es quien se encarga de registrar y actualizar la
información en el formato.

11.Solicitud de Compras: Es un documento
diseñado para determinar los insumos necesarios a
adquirir, de una forma programada y ordenada. El jefe de
mantenimiento es el encargado de evaluar las necesidades de
compra y realizar la solicitud correspondiente. El responsable de
la implementación de estos procedimientos es el jefe de
Mantenimiento, con el apoyo del director y
administrador.

A continuación se presentan los formatos
resultantes del estudio con sus respectivas guías de uso y
ejemplos de cómo implementar dichos procesos de
mantenimiento.

5.1.1 Inventario Técnico

Objetivos

a) Conocer el universo de acción de
la Gerencia de Mantenimiento;

b) Tener una base de datos con
información técnica y administrativa de los
equipos;

c) Disponer de información para
fines de planificación y toma de decisiones;

d) Conocer el estado y la ubicación
del equipo.

Procedimiento de uso del formato:

1. Identificar grupo y subgrupo a que pertenece el
equipo, para así identificar el formato a utilizar. (Ver
cuadro de clasificación de grupos y sub-grupos de equipos
en manual para elaboración de inventario
técnico).

2. Encabezado.

3. Para la identificación y ubicación del
equipo detallar:

3.1 Nombre del Equipo

3.2 Marca

3.3 Modelo

3.4 Serie

3.5 Código
Financiero

3.6 Año de
fabricación

3.7 Año de instalación: Si hubiere
problema para identificar el año de instalación,
las acciones que se podrían realizar para su
asignación son:

3.7.1 Investigar en el Departamento de Financiero
Contable si existe un registro el año en que entró
el equipo.

3.7.2 Por medio de los operarios con mayor tiempo de
servicio en la Gerencia de Equipamiento, para hacer una
estimación del año en que se instaló el
equipo.

3.8. Precio: Debe ser el precio de
adquisición, si se desconoce, las acciones que se
podrían realizar para su asignación son:

3.8.1 Investigar en el Departamento de Financiero
Contable.

3.8.2 Consultar al distribuidor.

3.8.3 Hacer la consulta a Nivel Central

3.9 Servicio: es un departamento o una
subdivisión de éste, al cual está asignado
el equipo, que realiza funciones especificas en uno o más
ambientes.

Ambiente: espacio físico cerrado dentro de
un servicio o departamento donde se realizan funciones
determinadas. Basándose en lo anterior, detallar en la
casilla correspondiente el Servicio y el Ambiente donde se
encuentra ubicado el equipo. Las casillas restantes, son para
registrar los cambios que se hayan dado en cuanto a la
ubicación del equipo.

3.10 Para asignar el número de inventario
técnico al equipo se hará de la siguiente
manera:

N° INV. TECNICO: ID:

a/ b/ c/ d

a –En estas casillas se ubicarán los dos
dígitos del número de grupo al que pertenece
el equipo. (Ver clasificación de Grupos y Subgrupos de
Equipos en Manual de Inventario Técnico).

b –En estas casillas se ubicarán los dos
dígitos del número de subgrupo al que
pertenece el equipo. (Ver clasificación de Grupos y
Subgrupos de Equipos en Manual de Inventario
Técnico).

c –En esta casilla se ubicará el
número correlativo, que diferencia a equipos
similares.

d –En esta casilla se ubicará el
número de identificación (ID). Este
número se compone de 4 dígitos y es asignado por el
Sistema Computarizado de Administración del
Mantenimiento.

4. Para los Datos Técnicos, detallar la
información requerida en el formato utilizado.

5. Completar la información del Fabricante,
Suministrante y Representante en el país.

6. Marcar en la casilla correspondiente la
información técnica existente, el resto de casillas
son para futuras actualizaciones, si se cuenta con nuevos
manuales o si se ha perdido la información, puedan
registrarse en la hoja del inventario técnico del
equipo.

7. El estado del equipo se registrará en la
casilla correspondiente, dependiendo de la situación en
que se encuentre el equipo (Bueno, Reparable o Descartable) en el
momento de realizarse el inventario, esto se hará siempre
que se actualice el inventario técnico. El formato
está diseñado para poder ser actualizado en nueve
ocasiones.

8. Una vez registrados los datos de la hoja del
inventario técnico del equipo, detallar en el espacio
correspondiente, el nombre, cargo, la firma y fecha en que se
realizó el inventario, y el sello de la Gerencia de
Mantenimiento.

Para las actualizaciones completar con el
nombre y la firma del encargado de realizar dicha
actualización y la fecha en que se
realizó.

A continuación se muestra el formato
nº 5.1 Inventario Técnico.

Formato Nº 5.1 de Inventario
Técnico

5.1.2. Rutinas de Mantenimiento
Preventivo Planificado

Objetivos

a) Lograr que se alargue la vida
útil del equipo;

b) Disminuir costos operacionales del
equipo;

c) Mantener la confiabilidad y continuidad
de los equipos; d) Racionalizar el uso de los recursos para
mantenimiento; e) Mejorar el rendimiento o efectividad del
personal;

Descripción del
formato:

El cuidado para llenar el formulario de cada rutina es
muy importante, pues así no se descuidan detalles que
hacen al MPP más efectivo. Por esta razón se ha
estimado conveniente describir cada una de las partes que
constituyen el formato de las rutinas, para luego determinar los
pasos a seguir partes que componen el formato son:

A. Encabezado

Existen dos tipos, uno utilizado para
equipo médico y básico, y otro para planta
física, cada uno solicita la siguiente
información:

Encabezado para equipo
básico

1. Nombre de la obra

2. Marca

3. Modelo

4. Número de serie

5. Servicio en que se encuentran
(lavandería, laboratorio, etc.)

6. Ambiente

7. N° de inventario
técnico

8. Número de Identificación
(ID).

Encabezado para Obra

1. Nombre de la Obra

2. Tipo

3. Cantidad de elementos (mingitorios, inodoros,
longitud de canales, etc.)

4. Ubicación

5. Características

6. N° de inventario técnico

B. Registro de pasos de
rutina

Este contiene lo siguiente:

1. Frecuencia con que se ejecuta la rutina.

2. Pasos de la operación de MPP.

3. Casillas, que deben ser marcadas con un cheque, cada
vez que se ejecutan los pasos del MPP. Cada paso contiene varias
casillas, es decir que cada formato está diseñado
para utilizarse varias veces (generalmente un
año).

C. Registro de datos

Se deberá detallar la siguiente
información:

1. Fecha de realización

2. Código del técnico

3. Firma del técnico

4. Tiempo de ejecución, el cual comprende desde
el momento en que se inicia la ejecución de la rutina,
hasta que se termina de ejecutar la misma (incluyendo la prueba
de seguridad eléctrica). Para efectos de
programación, se deben considerar también los
tiempos de preparación de material, herramienta y
repuestos necesarios para la ejecución de la
rutina.

D. Material

Cada rutina tiene incorporado una lista de materiales
gastables, repuestos, herramientas y equipos, mínimos que
un técnico necesita para realizarla. Esto no limita que
para casos especiales se necesiten otros materiales.

E. Observaciones

En el reverso del formato de cada rutina se incluye un
espacio para que cada vez que sea ejecutada la rutina, se
escriban las observaciones pertinentes sobre el estado y
funcionamiento del equipo.

F. Prueba de seguridad
eléctrica

La mayoría de equipos médicos incluyen en
la rutina una serie de pruebas de seguridad eléctrica.
Algunas pruebas de seguridad eléctrica, que están
separadas de las rutinas de MPP correspondientes, tienen un
encabezado que solicita la misma información que el de la
rutina. Este también debe ser completado.

Procedimiento de uso del formato:

1. Buscar la hoja para ejecutar la rutina
correspondiente.

2. Preparar el material, las herramientas, el equipo y
los repuestos necesarios para ejecutar la rutina.

3. Dirigirse hacia el lugar donde se encuentra el
equipo.

4. Llenar el encabezado del formato.

5. Hablar con el operador para detectar fallas en el
funcionamiento del equipo

(Ejecutar una prueba de funcionamiento junto con el
operador si es posible)

6. Ejecutar paso por paso las instrucciones indicadas en
el formato, señalando con un cheque después de
ejecutar cada paso (no olvide leer las recomendaciones al pie de
página del formato).

NOTA: si existe algo inusual o que
merezca anotarse, registrarlo en el espacio para observaciones al
reverso de la hoja.

7. Si el problema indicado por el operador no ha sido
corregido, anotarlo en observaciones para que el jefe de
mantenimiento pueda programar una visita para brindar el
mantenimiento correctivo.

8. Regresar la hoja a la Gerencia de Mantenimiento para
la firma de aceptación. Recuerde que cada formato
está hecho para usarse varias veces. Por ejemplo si la
frecuencia de la rutina es trimestral, la primera
ejecución se señala bajo el número uno. La
2ª bajo el número 2, etc.

Nótese que para que estos pasos puedan darse, la
rutina debe haber sido previamente programada.

A continuación se muestra el formato nº 5.2
rutina Mantenimiento Preventivo Planificado. Este, al igual que
la descripción del formato, y el procedimiento de uso del
mismo han sido tomados de el Manual de Mantenimiento Preventivo
Planificado (MPP).

Formato Nº 5.2 Rutina de
Mantenimiento Preventivo Planificado

5.1.3 Programa Anual MPP
Objetivos

a) Administrar de manera racional el mantenimiento de
los equipos;

b) Controlar los recursos de la Gerencia de
Mantenimiento;

c) Disponer de datos para
elaboración del presupuesto d) Planificar el empleo de
recursos humanos;

Procedimiento de uso del
formato:

1. Se deberá hacer un Programa Anual
de MPP por sección (Equipo Médico, Equipo
Básico y Planta Física).

2. En el formato, se deberá
detallar:

2.1 Año en el que se ejecutará el programa
anual (casilla superior izquierda).

2.2 En la columna correspondiente a Nº, se
colocará un número correlativo a cada
actividad.

2.3 En la columna correspondiente a Actividad se
detallará el nombre del equipo, número de
inventario y el tipo de rutina que se programa (semanal, mensual,
trimestral, semestral o anual)

2.4 En el cuerpo central del formato se encuentra un
cronograma, sobre él se deberán marcar las casillas
de la fila PLAN (Planificado) que intercepten con el
número de las semanas para el cual se está
programando las diferentes rutinas de MPP.

2.5 A medida que se van ejecutando las rutinas, se
deberán marcar las casillas de la fila REAL (Realizado),
donde corresponda registrarla.

2.6 Registrar suma de horas, tanto planificadas como
realizadas.

2.7 Registrar suma de rutinas, tanto planificadas como
realizadas.

2.8 Registrar el nombre del Técnico responsable
de ejecutar cada una de las actividades.

2.9 En la parte inferior del formato está
destinada para escribir el nombre del responsable de que se
ejecute el programa y la firma.

2.10 En el Total se anotará la suma de todas las
horas planificadas y abajo de ésta la suma de todas las
horas ejecutadas; la suma de las rutinas que se programaron y
debajo de ésta la suma de las rutinas
realizadas.

A continuación se muestra el formato
nº 5.3 programa anual de mantenimiento preventivo
planificado.

FORMATO Nº 5.3 PROGRAMA ANUAL DE
MANTENIMIENTO PREVENTIVO PLANIFICADO

5.1.4 Presupuesto
Operativo

Para la elaboración del presupuesto operativo,
primero el jefe de mantenimiento recibe la información de
los insumos que cada sección necesita para realizar las
actividades de MPP, MC, etc., en el formato "lista de insumos por
sección y tipo de trabajo". A partir de estas listas, el
jefe de mantenimiento elabora el presupuesto operativo, para lo
cual utiliza el formato "detalle consolidado del presupuesto".
Ambos se explican a continuación:

5.1.4.1. Lista de Insumos por
Sección y Tipo De Trabajo.

Objetivos

a) Determinar los insumos necesarios para
ejecutar el mantenimiento;

b) Reducir imprevistos;

c) Asegurar la sostenibilidad financiera de
las actividades de mantenimiento;

d) Asegurar la ejecución del plan
anual operativo;

Procedimiento de uso del
formato:

1. En la parte superior del formato,
especificar el año.

2. Indicar la sección y tipo de
trabajo para el cual se listan los insumos

3. Descripción: En esta
columna se debe detallar todos los insumos o materiales que se
necesiten para ejecutar el plan de actividades de
mantenimiento.

NOTA: No se debe incluir insumos que no tengan
relación directa con la ejecución del
mantenimiento, por ejemplo el combustible para la
operación de calderas y plantas de emergencia.

4. Unidad medida: Es el
patrón o unidad en que se expresa la cantidad del
ítem solicitada.

5. Cantidad: Escribir la cantidad de cada
ítem que se utilizará al año, teniendo en
cuenta la unidad de medida especificada.

6. Precio unitario: Es el costo unitario de cada
ítem según la unidad de medida.

7. Total: Es el resultado de multiplicar la
cantidad por el precio unitario de cada específico. Es
recomendable detallar un subtotal por página

5.1.4.2. Detalle Consolidado del
Presupuesto

Objetivos

a) Poseer una guía para tener un mejor control de
los gastos;

b) Reducir imprevistos;

c) Contribuir a asegurar la sostenibilidad financiera de
las actividades de mantenimiento;

Procedimiento de uso del formato:

1. En la parte superior del formato, especificar el
año.

2. Cuenta, Subcuenta y Específico:
Utilizar estas columnas para anotar el número de
clasificación de cada cuenta, subcuenta y
específico a utilizar para describir los gastos
presupuestados para el año en mención. (Diferenciar
remarcando con líneas horizontales lo que incluye la
cuenta, subcuenta o específico).

3. Descripción: En esta columna se debe
describir y detallar por específico, los egresos de todas
las secciones de la Gerencia de Mantenimiento incluyendo los de
la parte administrativa, consolidando lo registrado en la "LISTA
DE INSUMOS POR SECCION Y TIPO DE TRABAJO". Esta
descripción se deberá hacer de acuerdo al nombre de
como lo conoce mantenimiento. Para cuando se utilice la cuenta,
subcuenta o específico deberá indicar el nombre de
éstas.

4. Cantidad: Escribir la cantidad de cada egreso
descrito, teniendo en cuenta la unidad de medida
especificada.

5. Unidad medida: Es el patrón o unidad en
que se expresa la cantidad del ítem solicitado.

6. Costo unitario por año (Bs.): Es el
costo unitario en colones de cada ítem según la
unidad de medida.

7. Subtotal (Bs.): Es el costo en colones que
resulta al multiplicar la cantidad por el costo unitario
correspondiente a cada egreso detallado dentro un determinado
específico.

8. Total (Bs.): Es el resultado de hacer
sumatoria de costos. Detallar los siguientes totales:

8.1 Específico: En esta columna se
debe anotar la sumatoria de los sub- totales de egresos por cada
específico detallado.

8.2 Subcuenta: En esta columna se debe
anotar la sumatoria de los totales por específico que
pertenecen a una misma subcuenta.

8.3 Cuenta: En esta columna se debe anotar
la sumatoria de los totales por subcuenta que pertenecen a una
misma cuenta.

NOTA: Es recomendable detallar una
cuenta por página.

El orden de la presentación del detalle
consolidado del presupuesto, deberá estar ordenado
siguiendo un orden ascendente en la enumeración de lo
detallado:

01. Remuneraciones y salarios

02. Bienes de consumo

03. Servicios no
personales

04. Bienes
capitalizables.

A continuación se muestra los
formatos nº 5.4.1 y formato 5.2.2 para la ejecución
del procedimiento de presupuesto operativo y presupuesto
consolidado.

FORMATO 5.4.1 PRESUPUESTO
OPERATIVO

FORMATO 5.4.2 PRESUPUESTO OPERATIVO
CONSOLIDADO

PRESUPUESTO OPERATIVO. DETALLE DE
CONSOLIDACION DEL PRESUPUESTO AÑO:

5.1.5 Solicitud De
Mantenimiento

Objetivos

a) Planificar en orden de prioridades el
Mantenimiento Correctivo;

b) Respaldar a la Gerencia de Mantenimiento
y servicio solicitante del trabajo a realizar.

Procedimiento de uso:

1. Los formatos de solicitud deberán
ser distribuidos a todos los servicios de la organización,
si la solicitud es realizada vía telefónica, la
persona que recibe la llamada en el Dpto. de Mantenimiento,
deberá completar el formato detallando que fue recibida
por teléfono.

2. El solicitante deberá detallar:

2.1 Servicio o Obra que solicita el
trabajo.

2.2 Número o extensión
telefónica del servicio solicitado.

2.3 Fecha y hora de la solicitud

2.4 Describir brevemente el trabajo
solicitado

2.5 Si el trabajo solicitado es para un
equipo, deberá identificarlo por el número de
inventario técnico o por el número de ID

3. En toda solicitud deberá registrarse el nombre
y firma de la persona que solicita, junto con el sello del
servicio.

4. Cuando la solicitud es recibida por la Gerencia de
Mantenimiento, se deberá registrar:

4.1 Nombre y firma de la persona que
recibe

4.2 Fecha y hora de
recepción

4.3 Entregar una contraseña de
recibido.

5. Una vez que la solicitud ha sido recibida,
deberá analizarse si el trabajo solicitado califica dentro
de los servicios de mantenimiento y conservación de los
equipos e instalación de la Gerencia de
equipamiento.

Si califica deberá priorizarse y asignarle un
número de orden de trabajo. Si no califica deberá
retornarse la solicitud al servicio que la generó,
detallándose en ella la razón por la cual la
solicitud no será atendida.

6. Una vez creada la orden de trabajo, la solicitud
deberá ser archivada junto con ésta como respaldo
de la orden de trabajo.

A continuación se muestra el
formato nº 5.5 solicitud de servicios.

FORMATO Nº 5.5 SOLICITUD DE
SERVICIOS

5.1.6 Orden de Trabajo

Objetivos

a) Documentar las actividades de mantenimiento
preventivo y correctivo; b) Llevar un control de las actividades
de la Gerencia de Mantenimiento; c) Llevar un control de
costos;

d) Evaluar la eficiencia de la Gerencia de
mantenimiento;

e) Elaborar informes.

Procedimiento de uso:

1. Existen tres tipos de formato de Orden de
Trabajo:

1.1 Para equipos.

1.2 Para instalaciones.

1.3 Para uso con el Sistema
Computarizado.

2. En los formatos, se deberá
detallar:

2.1 Número asignado para la Orden de
Trabajo.

2.2 Razón por la que fue generada:
MPP, MC u Otros (Capacitaciones, Supervisiones, etc.).

2.3 Servicio que solicita el
trabajo.

2.4 Nombre de la persona que solicita y el
número de extensión telefónica del
servicio.

2.5 Fecha en que se genera la Orden de
Trabajo.

2.6 Tipo de servicio, si es externo
identificar el nombre de la empresa.

2.7 Si la Orden de Trabajo es para
Equipo:

2.7.1 Completar con datos requeridos como
modelo, serie, marca y fabricante.

2.7.2 Identificar el equipo con su
número de inventario y número de
identificación (ID).

2.7.3 Detallar la última medida
aplicada en el equipo y la fecha en que se
realizó.

2.8 Si la Orden de Trabajo es para
Instalaciones:

2.8.1 Marcar dentro de las opciones, el
tipo de trabajo a realizar, si no cae dentro de ninguna
categoría, especificar en otros.

2.8 Nombre del Técnico al que se le
asigna el trabajo.

2.9 Una breve descripción del
trabajo solicitado.

2.10 Firma y sello de autorización
para ejecutar la Orden de Trabajo.

2.11 Si la Orden de Trabajo es generada
con el Sistema, el mismo sistema se encarga de registrar los
datos necesarios

3. Una vez ejecutada la Orden de Trabajo
(para equipo o instalaciones) completar en el formato:

3.1 Mano de Obra:

3.1.1 Fecha en que se realizó el
trabajo.

3.1.2 Código del
técnico.

3.1.3 Cantidad de horas hombre (HH)
utilizadas.

3.1.4 Costo de la hora hombre del
técnico que realizó la orden.

3.1.3 En la columna del "Valor", colocar el
resultado de multiplicar la cantidad de horas hombre y el costo
de la hora hombre.

3.1.4 Si hubo un gasto que no fue interno,
se coloca en la columna de "Otros Costos".

3.1.7 El total es la suma de las columnas
del "Valor" y "Otros Costos".

3.2 Información Técnica:

3.2.1 Marcar dentro de las opciones las fallas
detectadas, si no cae dentro de ninguna categoría,
especificar en otros.

3.2.2 Marcar dentro de las opciones las medidas
aplicadas, si no cae dentro de ninguna categoría,
especificar en otros.

3.3 Materiales:

3.3.1 Describir los materiales utilizados, la unidad de
medida y el precio unitario.

3.3.2 En la columna de Valor, colocar el resultado de
multiplicar la cantidad utilizada por el precio
unitario.

3.3.3 Si necesita agregar una mayor cantidad de
materiales, hacerlo en el espacio asignado en el reverso de la
hoja.

4. Después de completar la información
anterior, el Técnico procede a informar y anotar las
observaciones hechas durante la ejecución de la Orden de
Trabajo (si necesita más espacio, hacerlo en el reverso de
la hoja), firma el informe y presenta la Orden para ser revisada
y firmada por el Jefe.

5. Una vez revisada la Orden, es presentada al servicio
que lo solicitó y para la recepción del trabajo,
deberá registrarse con la fecha y hora en que se entrega,
nombre y firma del encargado del servicio y el sello del
servicio.

6. Una vez recibido el trabajo, la Orden deberá
ser archivada según el número.

A continuación se muestra los
formatos nº 5.6, 5.7, 5.8, 5.9 de orden de trabajo de
equipos e instalaciones.

FORMATO Nº 5.6 ORDEN DE TRABAJO
DE EQUIPOS

FORMATO 5.7 REVERSO DE ORDEN DE TRABAJO
DE EQUIPOS

FORMATO 5.8 ORDEN DE TRABAJO DE
INSTALACIONES

FORMATO 5.9 REVERSO DE ORDEN DE TRBAJO
DE INSTALACIONES

5.1.7 Informe de Actividades de
Mantenimiento

Objetivos

a) Informar a autoridades superiores sobre
actividades realizadas por la Gerencia de mantenimiento en un
período determinado;

b) Apoyar la toma de decisiones;

c) Evaluar la eficiencia de de la Gerencia
de Mantenimiento;

d) Retroalimentar para un nuevo
plan;

e) Conocer la producción de
mantenimiento.

Procedimiento de uso del
formato:

1. En el formato, se deberá
especificar el período para el cual se están
informando las actividades.

2. El informe de actividades de
mantenimiento se hará a través de dos
partes:

2.1 Informe de Actividades de Mantenimiento
Preventivo Planificado (MPP) y

Mantenimiento Correctivo (MC).

2.2 Informe de Actividades de
Supervisión, Capacitación y Otros.

3. En ambos informes se detallará,
separadamente para las secciones de equipo médico, equipo
básico y planta física.

4. Informe de Actividades de MPP y
MC

4.1 Para el MPP detallar:

4.1.1 N° de equipos: este
espacio se utilizará para indicar el número de
equipos a los cuales se les planificó y ejecutó MPP
en el período indicado.

4.1.2 N° de Rutinas: se
especificará el total de rutinas de MPP que se
planificaron y el total de rutinas ejecutadas durante el
período del informe.

4.1.3 N° de Horas: se refiere al
número de horas hombre requeridas para realizar las
rutinas planificadas, así como el número de horas
hombre que se utilizaron en las rutinas ejecutadas.

4.1.4 Costo mano de obra (Bs.): este espacio se
ocupará para anotar el costo total de la mano de obra que
se utilizó en la ejecución de rutinas de MPP
durante el periodo en mención.

4.1.5 Costo de materiales (Bs.): en esta columna
se especificará el costo de los materiales que se
utilizaron en las rutinas ejecutadas.

4.1.6 Subtotal mano de obra y materiales: en este
espacio se anotará el siguiente resultado:

Subtotal mano de obra y materiales (Bs.) =
costo mano de obra (Bs.) + costo materiales (Bs.) Estas
cantidades corresponden a costos de MPP.

4.2 Para el Mantenimiento Correctivo
detallar:

4.2.1 N° de Ordenes: solo se
utilizará el espacio para las órdenes de trabajo
ejecutadas.

4.2.2 N° de Horas (H): en planificado
se anotará el número de horas hombre estimadas para
atender las órdenes de MC, en ejecutado el número
de horas hombre que se ocuparon para atender el MC.

4.2.3 Costo mano de obra (Bs.): se anotará
el costo de mano de obra de las órdenes de MC ejecutadas
durante el período.

4.2.4 Costo de materiales (Bs.): en el espacio de
lo ejecutado se anotará el costo de los materiales
utilizados en las órdenes de MC atendidas.

4.2.5 Subtotal mano de obra y materiales: en este
espacio se anotará el siguiente resultado: Subtotal mano
de obra y materiales (Bs.) = costo mano de obra (Bs.) + costo
materiales (Bs.) Estas cantidades corresponden a costos de
MC.

4.3 En el área correspondiente a Subtotal MPP y
MC se anotarán los resultados de las operaciones
detalladas a continuación:

4.3.1 Horas (H) = Horas MPP (H) + Horas MC
(H).

4.3.2 Mano de obra (Bs.) = costo mano de obra MPP
(Bs.) + costo mano de obra MC (Bs.)

4.3.3 Materiales (Bs.) = costo materiales MPP
(Bs.) + costo materiales MC (Bs.)

4.3.4 Total Mano de Obra y Materiales (Bs.):
existen dos formas de calcular este resultado:

a) Total mano de obra y materiales (Bs.) = Mano de obra
MPP + MC (Bs.) (Ver

4.3.2) + Materiales MPP + MC (Bs.) (Ver
4.3.3)

b) Total mano de obra y materiales (Bs.) = Subtotal mano
de obra y materiales

MPP (Bs.) (Ver 4.1.6) + Subtotal mano de obra y
materiales MC (Bs.) (Ver 4.1.6)

Nota: Para asegurarse que el total mano de obra y
materiales sea el correcto, se recomienda verificar que el
cálculo hecho por ambas formas dé el mismo
resultado.

4.4 Desviación. En esta casilla se
pondrá la diferencia de lo planificado menos lo ejecutado.
Desviación = Planificado – Ejecutado.

4.5 Total de lo ejecutado. Se anotará el
total de sumar sólo lo ejecutado de cada sección.
Total Ejecutado = Ejecutado Equipo Médico + Ejecutado
Equipo Básico + Ejecutado Planta Física.

4.6 Comentarios. En este espacio incluir las
observaciones que se crean convenientes respecto a lo que se esta
informando.

5. Informe de Actividades de Supervisión,
Capacitación y Otros.

5.1 Para Actividades de Supervisiones a Terceros, se
entenderán aquellas actividades destinadas a la
supervisión de empresas externas a la organización
que realizan mantenimiento a equipos, instalaciones, etc.,
detallar:

5.1.1 N° de Horas: se refiere al
número de horas hombre requeridas para realizar las
supervisiones planificadas, así como el número de
horas hombre que se utilizaron en las supervisiones
realizadas.

5.1.2 Costo mano de obra (Bs.): este espacio se
ocupará para anotar el costo total de mano de obra (en
colones) que se utilizó en la ejecución de las
supervisiones durante el periodo en mención.

5.2 Para Actividades de Capacitaciones, tanto las
capacitaciones impartidas como las recibidas,
detallar:

5.2.1 N° de Capacitaciones: este
espacio se utilizará para indicar el número de
capacitaciones planificadas y ejecutadas.

5.2.2 N° de Horas: se refiere al
número de horas hombre requeridas para realizar o para
recibir las capacitaciones planificadas, así como el
número de horas hombre que se utilizaron en las
capacitaciones ejecutadas o recibidas.

5.2.3 Costo de mano de obra (Bs.): este espacio
se ocupará para anotar el costo (en colones) de la mano de
obra que se utilizó en la ejecución de las
capacitaciones durante el periodo en mención.

5.2.4 Costo de materiales (Bs.): en este espacio
se anotará el costo de los materiales utilizados en la
capacitación.

5.3 En "Otros" son las actividades que no caen dentro de
lo que es MPP, MC, Supervisiones o Capacitaciones (Ej.:
Modificaciones, reestablecimiento de un equipo,
planificación, etc.), y en este espacio se deberá
detallar:

5.3.1 N° de Órdenes: solo se
utilizará el espacio para las órdenes de trabajo
ejecutadas.

5.3.2 N° de Horas (H): en planificado
se anotará el número de horas hombre estimadas para
realizar otras actividades, en ejecutado el número de
horas hombre que se ocuparon para realizar dichas
actividades.

5.3.3 Costo mano de obra (Bs.): se anotará
el costo de mano de obra de otras actividades durante el
período.

5.3.4 Costo de materiales (Bs.): en el espacio de
lo ejecutado se anotará el costo de los materiales
utilizados en las actividades realizadas.

5.3.5 Subtotal mano de obra y materiales: en este
espacio se anotará el siguiente resultado:

Subtotal mano de obra y materiales (Bs.) = costo mano de
obra (Bs.) + costo materiales (Bs.).

5.4 En el área correspondiente a Total (MPP, MC,
Supervisiones, Capacitaciones y Otros) se anotarán los
resultados de las operaciones detalladas a
continuación:

5.4.1 Horas (H) =Horas Subtotal MPP y MC (Ver
4.3.1) + Horas Supervisiones (Ver 5.1.1)+ Horas Capacitaciones
(Ver 5.2.2) + Horas Otros (Ver 5.3.2).

5.4.2 Costo de Mano de obra (Bs.) = Costo mano de
obra subtotal MPP y MC (Ver 4.3.2) + Costo Mano de obra
Supervisiones (Ver 5.1.2) + Costo Mano de obra Capacitaciones
(Ver 5.2.3) + Costo Mano de obra Otros (Ver

5.3.3).

5.4.3 Costo de Materiales (Bs.) = Costo
materiales subtotal MPP y MC (Ver

4.3.3) + Costo Materiales Capacitaciones (Ver 5.2.4) +
Costo Materiales

Otros (Ver 5.3.4).

5.4.4 Total mano de obra y materiales (Bs.) =
Mano de obra y materiales Subtotal MPP y MC (Ver 4.3.4) + Mano de
Obra Total (Ver 5.4.2) + Total Materiales (Ver 5.4.3).

5.5 Total de lo ejecutado. Se anotará el
total de sumar sólo lo ejecutado de cada sección.
Total Ejecutado = Ejecutado Supervisiones + Ejecutado
Capacitaciones + Ejecutado Otros.

5.6 Comentarios. En este espacio incluir las
observaciones que se crean convenientes respecto a lo que se
está informando.

5.7 Una vez terminado el informe detallar
en el espacio correspondiente, el nombre del encargado, la firma
y la fecha en que ha sido realizado el informe.

A continuación se muestra el formato
nº 5.10 y 5.11 informe de actividades de
mantenimiento.

FORMATO 5.10 INFORME DE ACTIVIDADES DE
MANTENIMIENTO

Sigue…

FORMATO 5.11 CONTINUACIÓN DE
INFORME DE ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO

5.1.8 Ficha de Vida

Objetivos

a) Registrar la incidencia y frecuencia de
fallas;

b) Planificar la reinversión en
equipos;

c) Registrar el expediente técnico
del funcionamiento de cada uno de los equipos, incluyendo fallas,
MPP, MC y análisis de costos;

d) Resumir actividades técnicas en
el equipo;

Procedimiento de uso del
formato:

1. En el formato, se deberá
detallar:

1.1 Nombre del Equipo.

1.2 Identificarlo con su número de inventario
técnico ó número de identificación
(ID).

1.3 Modelo.

1.4 Número de serie.

1.5 Marca o fabricante.

1.6 Fecha en que fue instalado el equipo.

1.7 Precio de adquisición.

1.8 Marcar en las casillas correspondientes, cuando se
disponga de manuales. Si no existe ningún manual solamente
debe marcar la última opción.

1.9 Fecha de inicio del registro.

1.10 Servicio y Ubicación del equipo y la fecha,
en caso de que el equipo sea trasladado hacia otro servicio,
detallar el nuevo servicio y su ubicación y la fecha en
que ha sido trasladado.

2. En forma sucesiva se procede a detallar
en cada intervención al equipo los siguientes
parámetros:

2.1 Actividad ejecutada (por ej. : MPP, MC,
etc.).

2.2 Fecha en que se realizó.

2.3 Costo de la actividad (Según dato registrado
en Orden de Trabajo).

2.4 Costo acumulado, es decir la suma del costo de la
actividad y el costo de actividades anteriores.

2.5 Porcentaje del costo de acumulado de mantenimiento
con respecto al costo del equipo, que es el resultado de dividir
el costo acumulado [B] entre el precio de adquisición [A]
x 100.

Nota: Si este valor llegara al 50% en un
período corto ameritará un análisis
especial.

2.6 Horas de funcionamiento acumuladas por el equipo,
cuando se realiza la actividad. (Este dato podrá ser
obtenido para aquellos equipos que tengan instalado
horómetros).

2.7 El número de Orden que fue generada por la
actividad.

2.8 Observaciones acerca de la actividad
realizada.

A continuación se muestra nº
5.12 formato de ficha de vida de equipos

FORMATO 5.12 FICHA DE VIDA DE
EQUIPO

5.1.9 Encuesta para Jefes de
Mantenimiento

Objetivos

a) Evaluar la calidad y eficiencia de los
servicios de la Gerencia de Mantenimiento b) Detectar necesidades
de capacitación

c) Concientizar al personal
operador

d) Retroalimentación del accionar de
mantenimiento

Procedimiento de uso

1. La encuesta deberá ser completada
por cada uno de los jefes de los diferentes servicios.

2. La frecuencia con que se hará la encuesta
será anual.

3. El encuestado deberá detallar:

3.1 Servicio de la organización bajo su
cargo

3.2 Fecha en que se contestó la
encuesta

3.3 Nombre del Jefe del servicio (encuestado)

4. Cada pregunta deberá ser leída con
cuidado, y contestada de forma objetiva. Por tanto, se debe
explicar al jefe de servicios encuestado, el objetivo de la
encuesta, y la importancia de objetividad en las respuestas, y
debe asegurarse, el entendimiento de las preguntas, de modo que
las dudas puedan ser aclaradas antes de completar la
encuesta.

5. Las preguntas podrán ser
contestadas marcando una casilla, o contestando en una
línea continua, según se requiera.

6. Una vez contestada la encuesta,
ésta debe ser entregada al jefe de mantenimiento, para la
respectiva tabulación y análisis de
datos.

A continuación se muestra el formato
nº 5.13 de encuesta para jefes de
mantenimiento.

FORMATO Nº 5.13 DE ENCUESTA PARA
JEFES DE MANTENIMIENTO

5.1.10 Censo de Personal Técnico de
Mantenimiento

Objetivos:

a) Conocer las capacidades del personal; b) Orientar la
formación de especialistas; c) Evitar duplicación
de capacitaciones;

d) Contribuir al análisis de ascensos.

Procedimiento de uso del formato:

1. Cada técnico deberá
completar la información requerida por el formato, el cual
esta dividido en cinco partes:

1.1 Datos personales

1.1.1 Nombre

1.1.2 Fecha de nacimiento

1.1.3 Sexo

1.1.4 Estado civil

1.1.5 Dirección

1.2 Datos generales y del empleo
actual

1.2.1 Cargo actual

1.2.2 Nombramiento

1.2.3 Salario

1.2.4 Fecha de ingreso al MSPAS

1.2.5 Fecha de ingreso a la Gerencia de
Mantenimiento

1.2.6 Tiempo en su cargo actual

1.2.7 Funciones relacionadas con
mantenimiento

1.2.8 Otras funciones

1.3 Educación formal: detallar el nombre y
lugar del establecimiento educativo donde ha recibido su
educación formal, el período de tiempo y el grado o
título obtenido.

1.4 Experiencia laboral: detallar empleos o
cargos que ha desempeñado tanto dentro como fuera de la y
el período de tiempo en cada empleo o cargo.

1.5 Capacitación recibida: registrar
cursos, seminarios, adiestramientos, la sede o lugar en el que
fue impartido, la fecha, la duración en horas de cada uno
y la institución u organización
patrocinadora.

1.5.1 Identificar áreas de capacitación
necesarias para mejorar el desempeño en el puesto de
trabajo: detallar las áreas en las que necesita un
refuerzo o mayor conocimiento para mejorar en su trabajo,
registrar la fecha última del censo, nombre y firma del
jefe inmediato.

2. Completado todos los datos, registrar la fecha en que
se realizó el censo, y el técnico firma en el
espacio asignado para este fin, al Gerente de la Gerencia de
Mantenimiento, revisa la información obtenida, verifica
que este completa, firma y sella el censo en el espacio
correspondiente

A continuación se muestra el formato
nº 5.14 censo de personal técnico de
mantenimiento.

FORMATO Nº 5.14 CENSO DE PERSONAL
TÉCNICO DE MANTENIMIENTO

5.1.11 Solicitud de Compra

Objetivos

a) Determinar pormenorizadamente los
insumos necesarios a adquirir, de una forma programada y
ordenada.

Procedimiento de uso:

1. Completar, en el encabezado.

2. Orden No.: Dejar en blanco, pues este espacio
es completado por la unidad de compras.

3. Solicitud No.: Registrar el número
correlativo asignado a la solicitud correspondiente al año
en curso, ejemplo: la solicitud No. 3 del año 1998,
deberá escribirse así: 0 0 3 / 9
8

4. Fecha en que se emite la solicitud de
compra

5. Plazo de entrega: marcar la casilla
correspondiente al plazo en que se requiera que la empresa a
adjudicar entregue el suministro.

6. Dirección: lugar y dirección
donde deberá recibirse la mercadería.

7. Suministro o servicio: especificar el tipo de
suministro, ejemplo: compra de material de fontanería o
compra de Servicio de Mantenimiento para un equipo
específico.

8. Monto presupuestario: es la cantidad calculada
(en colones) para efectuar la compra.

9. Renglón: establece el número
correlativo para cada artículo o compras.

10. Codificación: este dependerá de
la codificación del almacén, alguna
codificación que identifica los artículos, se
podría utilizar la nomenclatura de los específicos
utilizados en el presupuesto.

11. Descripción: en esta columna se debe
detallar la especificación técnica del o los
artículos o compras, y en caso de un servicio, debe
anexarse a la solicitud de compra las condiciones
contractuales.

12. Unidad de medida: es el patrón o la
unidad en que se expresa la cantidad del renglón
solicitado.

13. Cantidad: detallar la cantidad a
comprar de cada renglón, teniendo en cuenta la unidad de
medida.

A continuación se muestra el formato
nº 5.15 solicitud de compra.

FORMATO 5.15 SOLICITUD DE
COMPRA

6 SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN
DE MANTENIMIENTO

Los parámetros que serán
manejados para la división de planificación y
programación de mantenimiento son:

6.1 DISPONIBILIDAD

El parámetro de disponibilidad
serán calculado a través de la siguiente
formula:

Donde:

TTP= Horas normales del mes, tiempo total
del período

TP= Total de horas de mantenimiento preventivo. TC=
Total de Horas de Mantenimiento Correctivo. Fc= Horas por fallas
operacionales (demoras)

Este parámetro será utilizado
para medir la probabilidad de que un equipo esté
disponible, para un período determinado, reflejado en un
informe mensual.

6.2 TIEMPO ENTRE FALLAS:

Es una variable que se tomará en
cuenta en la Gestión de mantenimiento, calculándose
mediante la siguiente fórmula:

Donde:

TTM= Es el tiempo total dedicado a
mantenimiento, y es igual a: TTM= TP+TC. ; (Ecuación
3).

El resultado obtenido con ésta
ecuación, refleja el tiempo disponible operacional de los
equipos, dentro de un período determinado.

6.3 EFECTIVIDAD:

La magnitud de le efectividad de la Gestión de
Mantenimiento será obtenida a través de:

TPR= Tiempo para reparar que es igual a la
suma total de horas de mantenimiento correctivo.

Es utilizado para conocer el tiempo durante el cual los
equipos estarán fallados o fuera de servicio, y
además de éste, pueden obtener otra
información adicional, acerca de las horas promedio para
reparar, éste es el tiempo promedio para
reparar:

Porcentaje de mantenimiento Preventivo con
respecto al mantenimiento total:

Es usado para obtener la proporción
de mantenimiento preventivo y determina a través de la
ecuación:

6.4 UTILIZACIÓN DE LA MANO DE
OBRA

Empleado para comprobar el aprovechamiento
o rendimiento de la mano de obra, se obtiene a través
de:

La división de planificación de
Mantenimiento recopilará diariamente los datos necesarios
para la determinación de estas variables,
acumulándolos para un período determinado
(generalmente un mes); emite u reporte de comportamiento de
éstos parámetros (determinados por u sistema) y
éste reporte, será utilizado para graficar el
comportamiento de los equipos, en cuanto a su
operatividad.

6.5 CONFIABILIDAD

Parámetro que reflejará la probabilidad de
que un equipo no falle durante la operación y se
calculará utilizando la distribución de Weibull,
con la siguiente

fórmula:

Ps= Confiabilidad o probabilidad de
servicio.

t= Período de tiempo para el
cuál será calculada.

v= edad característica para fallar y
se obtiene de la gráfica o recta de weibull k= constante
obtenida a partir de la gráfica de Weibull

Para obtener v y k es necesario graficar en
el papel probabilístico de Weibull.

Usualmente es recomendable, tratar de
relacionar el mantenimiento preventivo y correctivo, para
determinar la eficiencia, y esto se logrará
mediante:

El cálculo del índice de
Mantenibilidad (IM), el cuál mide la probabilidad de que
un equipo haya fallado y pueda ser reparado en un período
de tiempo determinado.

Cálculo de índice de
Reparación, que proporcionara un resultado, acerca de la
eficiencia de mantenimiento para atender la falla es la
siguiente:

Especificar el valor de la disponibilidad mínimo
aceptable recomendándose el valor ideal entre 0.95 y
0.99.

Seleccionar equipos que tena una confiabilidad dentro de
un rango determinado. Esto fija los valores del TPEF (tiempo
promedio entre fallas), MTFS, TPEO (tiempo promedio entre
reparación general ( overhaul), MTEO y los TPFS (tiempo
promedio fuera de servicio) ó MTFS.

Especificar la duración máxima de la
reparación (overhaul), esto se determina a partir del
máximo IRO (o) índice de reparación por
overhaul.

Especificar el máximo tiempo total
permisible para la reparación del equipo

(MPRE) o tiempo promedio fuera de servicio
máximo en operación.

Definir la política y el programa de
mantenimiento de tal forma que permita lograr los dos puntos
anterior y el máximo índice de mantenimiento (MI o
CIM)

7 PROCESAMIENTO DE DATOS

En la planificación de mantenimiento, los datos
se registraran manualmente, en los diferentes formatos, que se
han determinado para la Gestión de mantenimiento, estos
serán utilizados para realizar los informes mensuales, que
reflejan la función de mantenimiento.

En principio los formato ya planteados en los
procedimientos de este capítulo, representan una base para
la recolección de información, son: La orden de
trabajo, en la cual se especifica el tipo de mantenimiento que se
va aplicar (preventivo, correctivo y programado), la cantidad de
mano de obra necesaria, la duración de
intervención, etc. y la solicitud de intervención,
que se hace cuando se trata de mantenimiento por
avería.

Con la información contenida en
éstos formularios, se llenaran los reportes de horas
diaria de mantenimiento según el numero de orden de
trabajo o número de solicitud de intervención, los
cuáles a su vez serán utilizados para resumir la
información sobre las horas totales de mantenimiento
correctivo y preventivo, y la utilización de la mano de
obra a un período determinado, siendo éste resumen
empleado para establecer los cálculos de los
parámetros que se manejan; para luego realizar
comparaciones de los resultado obtenidos con las metas
establecidas.

Actualmente las metas pronosticas para cada año
serán calculadas o establecida en base a un método
de Pronóstico de Promedio Móvil, tomando en cuenta
la disponibilidad de los equipos y otras variables. Siendo
éstos valores usados como estándares evaluativos de
los parámetros reales, haciendo más fácil la
observación del comportamiento a través de
gráficos de barras.

En lo que respecta al procesamiento de datos en
Almacén, la información relacionada con los
inventarios de recursos que se utilizarán por
mantenimiento en la Gestión, iniciará con la
elaboración de la solicitud de material a Almacén
donde se avaluará la disponibilidad de ese recurso. De no
encontrarse en existencia, mantenimiento emite una Solicitud de
Compras luego compras realizará la gestiones necesarias
para la llegada a la empresa (adquisición del material y/o
repuesto); registrando el momento de la reposición del
inventario y entregarlo al usuario el pedido exigido.

Almacén también procesa la
información en lo que se refiere a la inclusión de
un nuevo artículo o ítem solicitado por el usuario,
al que se le determinará una codificación, nivel en
inventario, punto de reorden, criticidad y otras
características que se manejen.

Toda esta información será
procesada por un Sistema integral de mantenimiento, que dentro de
las mismas será manejada en sistema de inventario, a
través del cual es posible obtener los diferentes reportes
que reflejan las características o comportamiento de
consumo de los artículos registrados y reportes solicitado
por Almacén u otros Centros de costos para el control de
disponibilidad de los recursos, identificar el momento de
reordenar, las entradas y salidas de recursos y los renglones
existentes en Almacén.

8 PLAN DE ACCIÓN

Considerando el análisis en el capítulo 4
de resultados, en la evaluación de la situación
actual del Sistema de Gestión de mantenimiento, se
definió el siguiente plan de acción que
permitirá incrementar la eficiencia y eficacia del
sistema.

El plan de acción estará
constituido de manera que pueda cubrir los 12 sub- sistema del
Sistema de información que están contemplados en la
Norma covenin 3049-93, definiciones de mantenimiento,
específicamente orientando las estrategias hacia las
áreas donde mas debilidades dentro del sistema.

El plan de acción esta estructurado
de maneras que las actividades están agrupadas en tres
estrategias con el objeto de simplificar el estudio.

A continuación se detalla en las
tablas Nº 5.1,5.2 y 5.3 el plan de acción,
diseñado de la siguiente manera: en la primera columna
están establecidas las estrategias que permitirá
incrementar la efectividad del sistema, la segunda columna
están planteadas las actividades que permitirán
cumplir con las estrategias, en la tercera columna se definen los
recursos necesarios para desarrollar la actividades planteadas,
la quinta columna esta conformada por el tiempo de
ejecución de cada actividad, la sexta columna se
determinan los responsable de la ejecución de las
actividades y la última columna una observación con
respecto a las actividades.

TABLA Nº 5.1 PLAN DE
ACCIÓN DEL SISTEMA PROPUESTO DE LA GESTIÓN DE
MANTENIMIENTO

FUENTE: ELABORACIÓN
PROPIA.

TABLA Nº 5.2 PLAN DE ACCIÓN
DEL SISTEMA PROPUESTO DE LA GESTIÓN DE
MANTENIMIENTO

FUENTE: ELABORACIÓN
PROPIA.

TABLA Nº 5.3 PLAN DE
ACCIÓN DEL SISTEMA PROPUESTO DE LA GESTIÓN DE
MANTENIMIENTO

FUENTE: ELABORACIÓN
PROPIA.

A continuación se detallan las
estrategias a utilizar en el plan de acción del

Sistema de Gestión de mantenimiento
propuesto

Estrategias nº 1: Establecer los
elementos estratégicos de la organización de
Mantenimiento.

Las actividades que conforman esta
estrategia están definidas de las siguientes
maneras:

1.1 Establecer y difundir los elementos
estratégicos definidos para la Gerencia de Equipamiento:
visión, misión, objetivos y políticas de
mantenimiento,

1.2 Establecer y los sistemas de
Información para la divulgación de la
información.

Estas actividades permitirán al
sistema de control determinar si las acciones se están
conduciendo o no al receptor en dirección a la
situación deseada.

Estrategias nº 2: Planificar,
programar y controlar la Gestión de

Mantenimiento.

Esta estrategia esta conformada por las
siguientes actividades:

2.1 Establecer y difundir los objetivos y
metas relacionadas con las actividades de
mantenimiento.

2.2 Revisar toda información acerca
de inventario de equipo, codificación e información
técnica.

2.3 Actualizar el sistema de
información de codificación de equipos y
maquinarias.

2.4 Conocer los alcances y
propósitos de los mantenimientos.

2.5 Diseñar los planes de mantenimiento y
programación para todo el sistema, a nivel de
mantenimiento Programado, Preventivo, Correctivo.

2.6 Establecer las prioridades para la ejecución
de las actividades de mantenimiento.

2.7 Actualizar el sistema de mantenimiento que
llevará las programaciones con sus respectivas
ejecuciones.

2.8 Elaborar un historial de
fallas.

2.9 Elaborar formatos de
inspección.

2.10 Establecer y elaborar manuales de
procedimientos de trabajos.

2.11 Actualizar Manual general de
mantenimiento.

2.12 Establecer Indicadores de
Mantenimiento.

2.13 Diseñar sistema para formar un
Sistema integrado.

Estas actividades permitirán al Proceso de
Control definir un conjunto de acciones efectuadas por el agente
ejecutor con el propósito de que las actividades se
realicen de conformidad con el plan. Estas acciones van obedecer
a una secuencia determinada como; la definición de los
parámetros de control: Meta y objetivo que son los
elementos que permiten al sistema de control determinar si las
acciones están conduciendo o no al receptor en
dirección a la situación deseada.

Para la medición de los resultados en el sistema
de control permitirá verificar por los medios para el
resultado de cada actividad. Esta verificación se
presentará bajo una forma cuantitativa.

La evaluación de los errores
consistirá en la comparación entre los resultados
que se pretendan obtener y aquellos efectivamente alcanzados. Es
necesario determinar la magnitud de la diferencia comprobada y
sus repercusiones sobre el proceso de ejecución del
plano.

En la relación a la definición de las
correcciones una vez verificado el error y evaluada la gravedad
permitirá analizar las posibles soluciones existentes y
seleccionar aquellas que parezcan mas adecuadas.

Con respecto a la ejecución de las correcciones,
las soluciones encontradas deberán traducirse en el
lenguaje apropiado para quien se encargue de ejecutarlas y con un
grado de detalles más elevado, tomando en cuenta el nivel
jerárquico del agente ejecutor.

Con la elaboración de instrumentos o formatos se
establecerá el control dentro de las actividades de
mantenimiento en función a registros por escrito sobre la
realización de los mismos y de esta manera lograr un
historial del mantenimiento ejecutado en cualquier
organización; teniendo en consideración para ello
la norma COVENIN 3049-93 y 2500-93.

Estrategias nº 3: Optimizar los recursos
(humanos, materiales y financieros) de la Gestión de
Mantenimiento.

Las actividades que contemplan esta
estrategia se definen a continuación:

3.1 Redefinir el número
óptimo de Recurso Humano para la Gerencia de

Equipamiento.

3.2 Contar con personal capacitado y
motivado.

3.3 Establecer los recursos financieros que
satisfagan las necesidades de la

Gestión de Mantenimiento.

3.4 Revisar y evaluar los equipos,
instrumentos y herramientas con las actividades establecidas en
las programaciones.

3.5 Establecer un sistema de calidad de
repuesto que se encuentran en almacén.

3.6 Realizar evaluación de
desempeño al personal activo

A continuación se presenta una tabla
que muestra el tiempo total estimado para la ejecución de
las estrategias planteadas:

TABLA Nº 5.4 ESTRATEGIAS DEL PLAN
DE ACCIÓN

FUENTE: ELABORACIÓN
PROPIA.

8.1 BENEFICIOS DEL PLAN DE ACCIÓN
DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE MANTENIMIENTO

Al culminar de establecer e implementar el plan de
acción traerá un conjunto de beneficios a la
Gestión de Mantenimiento que permitirá incrementar
su efectividad durante la implantación las cuales se
definen a continuación.

1. Optimizará el proceso productivo
del sistema

2. Reducirá los costos por
averías

3. Maximizará la vida útil de
los equipos

4. Optimizará la disponibilidad de
los equipos al mínimo costo

5. Mantendrá en óptimo
funcionamiento la maquinaria y equipo de la empresa.

6. Minimizará el número de
paros en producción por falta de mantenimiento y
refacciones.

7. Elevará la confiabilidad y
seguridad de los sistemas.

8. Disminuirá el consumo de
repuestos.

9. Reducción de tiempos de
mantenimiento.

10. Disminuirá desmontajes
innecesarios o retrabados de cualquier índole.

11. Disminuirá el número de
reparaciones, el tiempo de los servicios de mantenimiento y los
tiempos de parada de los sistemas.

12. Minimizará los costos de
mantenimiento

13. Mejorará la efectividad de los
equipos y del sistema

14. Evaluará el comportamiento de la
organización de mantenimiento.

15. Incrementará la capacidad en la
operaciones

16. Evaluará las relaciones de las
labores de mantenimiento.

17. Mayor seguridad del
personal.

18. Satisfacción de los
Clientes.

19. Alta calidad en lo
servicios.

Conclusiones

Después de haber culminado con el
desarrollo de esta investigación, se llegó a las
siguientes conclusiones:

1. Para establecer un Sistema gerencial de mantenimiento
es importante contar con estándares que permitan
establecer los elementos a considerar al momento de organizar las
actividades relacionadas a la gestión de
mantenimiento.

2. Los elementos necesarios para establecer
un sistema gerencial se encuentran establecido en la Norma
COVENIN 2500-93 donde se presentan doce (12) área
relacionadas a la gestión de mantenimiento. La
interpretación de las áreas esta directamente
relacionado a la actividad productiva de la
organización.

Las Áreas Contempladas dentro de la
Norma COVENIN 2500-93 son: organización de la Empresa,
organización del Mantenimiento, planificación del
Mantenimiento, Mantenimiento Rutinario, Mantenimiento Programado,
Mantenimiento Circunstancial, Mantenimiento Correctivo,
Mantenimiento Preventivo, Mantenimiento por Avería,
Personal de Mantenimiento, Apoyo Logístico,
Recursos

3. La evaluación del área establecida en
la Norma COVENIN 2500-93, para la Gerencia de Equipamiento arrojo
un resultado de 66% indicando que la estructura de mantenimiento
no se encuentra totalmente definida.

4. Durante la evaluación de los resultados se
consideró el análisis F.O.D.A con el objeto de
generar una matriz F.O.DA. que proporcionó establecer las
estrategias que orientaron al diseño del plan de
acción.

5. Las estrategias fueron establecidas en tres grupos
fueron: Elementos Organizacionales Planificación,
Programación y Control del Mantenimiento. Recursos (Humano
/ Financiero / Material). fin de establecer vínculos entre
las áreas y facilitar su interpretación.

6. Durante el diseño de la
gestión de mantenimiento se definieron todos lo elementos
Los procedimiento e instrumentos necesarios para controlar la
gestión de mantenimiento se determinaron según los
tres grupos establecidos para la interpretación de la
Norma.

7. Se propuso un plan de acción
donde se definieron las estrategias, acciones, recursos, tiempo y
responsabilidades, considerando los elementos organizacionales;
la planificación, programación y control del
mantenimiento y los recursos (Humanos/ Financieros
/Materiales).

Recomendaciones

Con los resultados obtenidos mediante el
desarrollo de este trabajo se hacen las siguientes
recomendaciones:

1. Utilizar técnicas que permitan guiar el
diseño de Sistemas Gerenciales de
Mantenimiento.

2. Analizar las necesidades de la organización en
el área de mantenimiento, tomando en consideración
los procesos operativos.

3. Aplicar instrumentos que permitan organizar,
planificar, programar, controlar y evaluar la gestión de
mantenimiento.

4. Procurar los recursos humanos, financieros y
materiales necesarios para apoyar la gestión del
mantenimiento.

5. Contar con un Sistema Gerencial de Mantenimiento
evaluando con el objeto de verificar si cumple con los requisitos
básicos, efectuándose con la ayuda de la ficha de
evaluación presente en la norma COVENIN

2500-93.

6. Diseñar un sistema informático que
permita integrar todas las informaciones de las diferentes
áreas de gestión de mantenimiento con el objeto de
permitir ayudar a la toma de decisión por los altos
directivos.

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Productivos de las nuevas tendencias. Venezuela.

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de la Investigación.

22. MARTINEZ. (2002).
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23. KERLINGER. (2002).
Metodología de la Investigación. Estados
Unidos.

24. WIERESZY. (2002). Metodología
de la Investigación. Estados Unidos.

AGRADECIMIENTOS

A Dios por permitirme llegar a este momento tan
importante de mi vida y lograr alcanzar otra meta más en
mi formación profesional.

A mi madre Gerturdis, mis hermanas Morys y Teresa, mi
hermano Edwin, mi papás Teoscar y Frank, por su apoyo, su
guía y su confianza en la realización de mis
sueños, soy muy afortunada por tenerlos y contar siempre
con su amor, comprensión y ejemplo.

A mis compañeros y amigos del Postgrado por ser
unas personas increíbles con quienes compartía
muchos momentos que siempre llevaré en mi
corazón.

Ustedes han enriquecido mi vida con su experiencia,
cariño y alegría. Gracias por permitirme recorrer
este pequeño camino junto a ustedes.

A mis amigos Rosirys, Yamilet, Leo, José,
Milagros, Douglas, que me han apoyado desmesuradamente,
sólo puedo decirles mil gracias de todo corazón,
que Dios los bendiga, porque ustedes han sido una
bendición en mi vida.

A la profesora Scandra Mora y a la profesora Rosa de
Narváez de la Universidad Nacional Experimental
Politécnica "Antonio José de Sucre", Vice-
Rectorado Puerto Ordaz, a quienes debo agradecer su guía y
apoyo en la estructuración de esta
investigación.

A todas aquellas personas que de alguna forma me han
apoyado durante la experiencia en la conclusión de mi
investigación que merecen las gracias porque sin su
valiosa aportación no hubiera sido posible este
proyecto.

DEDICATORIA

A Dios todo poderoso

A Gertrudys (Mi madre)

A mis hermanos y hermanas

A mis amigos

Autor:

Ing. Yrma De Lourdes
Aguinagalde

Trabajo de Grado presentado ante la
Dirección de Investigación y Postgrado del
Vicerrectorado Puerto Ordaz como parte de los requisitos para
optar al Título Académico de Especialista en
Gerencia de Mantenimiento.

TUTOR: ING. SCANDRA MORA M.Sc.

Enviado por:
Iván José Turmero Astros

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL
POLITÉCNICA "ANTONIO JOSÉ DE SUCRE"

VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ
DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO UNIDAD
REGIONAL DE POSTGRADO

ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE
MATENIMIENTO

PUERTO ORDAZ 19 DE MAYO DE 2009