Adecuación y optimización del servicio de transporte contratados por la gerencia de transporte en C.V.G.
RESUMEN
El presente estudio está orientado en la
Adecuación y Optimización del Servicio de
Transporte Contratados por la Gerencia de Transporte en C.V.G.
Ferrominera Orinoco, Centro de operaciones Puerto Ordaz, con el
fin de determinar las actividades y tareas donde se generan
actividades cuellos de botellas; Así como la no
Conformidad de normas y procedimientos respecto a las
descripciones de cargo y declaración de formatos. La
metodología aplicada es de tipo descriptivo y evaluativo
de diseño de campo, el cual permitió recolectar
datos y mediante la observación directa y
aplicación de entrevistas no estructuradas permitir
diagnosticar y realizar una revisión técnica de la
situación actual del Departamento, permitiendo conocer las
deficiencias en las actividades y así poder implementar y
proponer métodos y mejoras que permitan el mejoramiento
continuo de las actividades que se realizan; con la finalidad de
optimizar el servicio y reducir costos a la empresa
Palabras claves: Actividades Cuello de Botella,
No Conformidad, Normas, Procedimiento, Método, Costos,
Optimización, Servicio.
INTRODUCCIÓN
Ferrominera Orinoco, es una empresa, dedicada a la
extracción y procesamiento del mineral del hierro. La
producción del mineral de hierro, se realiza en base a los
planes de minas a largo, mediano y corto plazo, los cuales se
elaboran tomando como base la cantidad y calidad de las reservas
y la demanda exigida por los clientes. La producción de
hierro es destinada tanto al mercado nacional como al de
exportación. Su mayor propósito es establecer
niveles de estándares, impulsando las estrategias y
lineamientos establecidos por la empresa y el Estado, en procura
de obtener ventajas competitivas y potenciar el mejoramiento
continuo de los procesos, ampliando su alcance al uso con sentido
social y comunitario, contribuyendo de tal manera al desarrollo
integral del país, mediante la producción eficiente
de hierro.
Para el funcionamiento operativo de la empresa se
encuentra dividida en varias gerencias generales, y esta a su vez
en varias gerencias, una de ellas es la gerencia de servicios
generales y transporte, que tiene como objetivo satisfacer con
eficacia y eficiencia los requerimientos de los servicios
solicitados por nuestros usuarios y garantizar la disponibilidad
de los equipos e infraestructura.
Actualmente los procesos llevados por esa gerencia
presentan dificultades y limitaciones debido a las causas de las
condiciones operativas internamente en el Departamento de
Servicios; Puesto a que no se mantiene un seguimiento eficaz a
los contratos de servicios, el personal realiza actividades
pertinentes a los cálculos de incremento salarial y
beneficios, resultando que estas actividades no son inherentes a
esta sección y no están pautadas en la respectiva
descripciones de cargo. Entre otras causas, razón
por la cual, se realiza el presente estudio, ya que es
necesario identificar mejoras que permitan adecuar y optimizar el
control de las actividades de esta gerencia.
La importancia de la investigación radica en la
mejora significativa en el desempeño de las actividades de
contratación y la disminución del tiempo al momento
de ejecutar las mismas, además permitirá economizar
el esfuerzo humano; así como crear mejores condiciones de
trabajo.
El presente informe consta de seis capítulos
distribuidos de la siguiente manera: Capítulo I: El
Problema. Se Definirá la problemática
existente en la Sección de transporte, donde se
identificaran las posibles fallas, de esta manera poder realizar
un estudio de métodos; así como también los
objetivos de la investigación, delimitación,
alcance, limitaciones y justificación e importancia de la
investigación. Capítulo II: Generalidades de la
Empresa. Se presentan la descripción de la empresa,
reseña histórica de la empresa, estructura
organizativa, proceso de producción y breve
descripción de la Gerencia de Transporte.
Capítulo III: Marco Teórico. Se
describen los métodos y herramientas de trabajo que se
utilizaron para realizar esta investigación.
Capítulo IV Marco Metodológico: Se detallan
las actividades ejecutadas, la metodología aplicada,
técnicas e instrumentos de recolección de
información, tipos de análisis a realizar.
Capítulo V: Situación Actual. Se
diagnóstica la realidad actual del Servicio para la
Contratación. Capitulo VI: Análisis y
Resultados. Se muestra el Análisis de los resultados
obtenidos, evaluación y propuesta realizada. Por
último se presentan Conclusiones, Recomendaciones,
Apéndices, Anexos y Referencias
Bibliográficas.
CAPÍTULO I
EL
PROBLEMA
El presente capitulo permitirá plantear y dar a
conocer cual es la problemática que existe en el Servicio
de Contratación; y a su vez definir aquellos objetivos que
permitan llevar a cabo cada una de las actividades para cumplir
con el propósito de realizar este trabajo de
investigación; Posteriormente; justifica los aportes,
importancia y aplicación que le dan razón de ser a
la investigación; Además de esto; se delimita el
periodo en el cual se pretende realizar la
investigación.
1.1 PLANTEAMIENTO DEL
PROBLEMA.
Ferrominera Orinoco es una empresa del Estado venezolano
que reafirma su papel como impulsora del desarrollo en la
región y el país, mediante el suministro de mineral
de hierro al sector ferrosiderúrgico nacional y la
promoción de estrategias para añadir valor al
mineral. Orientada a la producción y
comercialización de mineral de hierro; El proceso da
inicio con la extracción y procesamiento, finaliza con el
servicio de entrega de suministrar mineral de hierro y derivados;
como lo son: pellas, briquetas, mineral de hierro fino y
grueso.
C.V.G. Ferrominera Orinoco C.A. en la convención
colectiva de trabajo conviene en mantener el servicio de
transporte y se compromete tanto a mejorarlo como a ampliarlo
cuando el caso así lo requiera, respondiendo a
las condiciones de eficiencia, comodidad y seguridad
previstas en la Ley Orgánica del
Trabajo.
La Gerencia de Servicios Generales y Transporte forma
parte de los procesos de soporte a los procesos claves, dentro de
los procesos y actividades realizados en se encuentran
Planificación de la Gestión, Ejecución del
Servicio, Seguimiento y Control. Así mismo; opera
conjuntamente con todos los Procesos de Ferrominera,
Dirección Estratégica y Clientes Externos.
(Proveedores y Clientes).
La Gerencia de Transporte esta adscrito a la Gerencia
General de Operaciones Mineras, tiene un papel fundamental de
alcance el cual comprende la prestación de servicios de
transporte, grúas, servicios generales, mantenimiento de
infraestructura y de equipos móviles y estacionarios.
Teniendo como propósito Satisfacer con eficacia y
eficiencia los requerimientos de los servicios solicitados por
nuestras unidades usuarias y garantizar la disponibilidad de los
equipos e infraestructura.
Dentro de las operaciones que se cumplen en la
Sección de Transporte se encuentran Transportes para
viajes especiales, Solicitud cambio de ruta de transporte
personal y escolar, Mantenimiento de vehículos livianos y
pesados, Solicitud de servicios para grúas, etc. Como ya
se menciono es de suma importancia en la empresa,
específicamente en el área de los Transportes ya
que por medio de este servicio, se le presta el transporte de
escolares, de trabajadores, entre otros; En los actuales momentos
CVG Ferrominera Orinoco, tiene contratado el servicio de
transporte para las zonas de San Félix, Puerto Ordaz,
Ciudad Bolívar, Ciudad Piar, Upata y El Pao. Para cada
contrato se tiene estipulado aparte de las cláusulas y
otras consideraciones, el número de rutas, los
kilómetros marcados, la frecuencia de viaje, el
número de unidades que se utilizan, la descripción
de la ruta y el horario de llegada y salida por cada
turno.
Por tanto; La Sección de Servicio de
Transporte debe tener conocimiento de la cantidad de
transportes o contratos activos que se encuentran disponibles
dando así cumplimiento a los servicios y solicitudes
emitidas. En este departamento recae una gran responsabilidad
debido a que tiene que mantener y satisfacer un alto
índice de operatividad ya que la producción depende
del personal que labora en la empresa cumpliendo así con
sus actividades diariamente y desempeñando su labor al
100% de ser posible. Dicho departamento actualmente Administra,
controla y hace seguimiento a 19 Contratos de
transporte mediante selección de empresas contratista por
medio de Licitación expresadas en los contratos, entre los
más relevantes están: Transor C.A.. Transporte
Yuriari Travel C.A.Transporte Fátima C.A. Transporte
Transferroca C.A. Cooperativa Marco Polo R-L. New-Milenium C.A,
los cuales están amparados por la Cláusula 4 del
Contrato Colectivo.
La problemática planteada recae en las causas de
las condiciones operativas internamente en el Departamento;
Debido a que no se mantiene un seguimiento a los contratos;
causando de este modo: Los contratos no se renuevan a tiempo por
lo que antes de la culminación del contrato, la empresa
CVG Ferrominera Orinoco, C.A., inicia un proceso de
licitación meses antes para la contratación del
servicio, preservando de esta manera la continuidad del servicio
donde se alarga una prorroga y el mismo se declara desierto. En
vista de esto, para poder aperturar el proceso, la empresa
específicamente la Sección de Costos y Servicios
debe elaborar los requerimientos o especificaciones
técnicas del servicio, en donde se describen las rutas,
cantidad de trabajadores por ruta en cada turno, el kilometraje
de cada ruta, y la frecuencia de recorrido.
Es debido a esto; que los contratos:
8-279/03 Servicios de Transporte y Familiares El Pao
se encuentra vencido desde el año 2008. El contrato
8-07511/05 Servicios de Transporte Trabajadores
Upata se encuentra vencido desde el año 2008.
El contrato 8-280/03 Servicios de Transporte Trabajadores Ciudad
Bolívar se encuentra vencido desde el año 2008, El
contrato 4600000330 Transporte Escolar San Félix se
encuentra vencido desde el año 2009, los mismos aún
no se han cerrado administrativamente.
Otra causa incurre en que los cálculos por
incremento salarial y beneficios no forman parte de los
procedimientos establecidos y definidos, Sin embargo; La
sección de transporte se encarga de procesar los
cálculos de incidencias salariales contractuales y
laborales. Por consiguiente; El informe de Estudio de Fuerza
Laboral solicitado por la Gerencia General de Operaciones Mineras
a la Gerencia de Ingeniera para determinar la fuerza laboral en
la sección de transporte determinó que el personal
realiza actividades pertinentes a éstos cálculos de
incremento salarial y beneficios, resultando como conclusiones
del informe que estas actividades no son inherentes a esta
sección y no están pautadas en la respectiva
descripción de cargo. (Este estudio fue efectuado el 07 de
marzo del año en curso bajo el código GGIP-
0062/11).
Se determinó que se requiere personal (Analistas
de Servicio de transportes) para la realización de las
actividades, para cumplir con los objetivos funcionales y al
desarrollo organizacional de la Sección de transporte. Por
tanto se necesita normalizar los procedimientos y adjuntar todos
los formatos y ferros que correspondan respectivamente a cada
proceso. Seguidamente se observó la disposición y
reajuste del espacio físico del personal que labora en la
sección de transporte ocasionando desmejoras en el
rendimiento laboral, comprobando así la necesidad de
proveer mobiliario de oficina (computadoras, escritorios, sillas
estantes, etc).
En este sentido esta problemática trae como
consecuencia que en las ejecuciones de actividades y tareas
pertinentes a la Sección de transporte se
generan actividades cuellos de botellas, evitando la
normalización y agilización de dichas acciones.
Así como la no Conformidad de normas y procedimientos
respecto a las descripciones de cargo, declaración de
formatos y delegaciones de autoridad y responsabilidad; aunado a
esto disminuye la eficiencia del servicio y rendimiento laboral
del personal. Esto es; no existe el ajuste e intervención
en el Servicio de Transportes Contratados.
Dada la situación descrita; existe la necesidad
de realizar un Estudio de Métodos y mediante la
realización de una revisión técnica de la
situación actual demostrar que todo este conjunto de
requerimientos se encuentren claramente definidos y actualizados,
con la finalidad de optimizar el servicio y reducir costos a la
empresa. Para así; mejorar los procesos y procedimientos,
Economizar el esfuerzo humano y reducir la fatiga innecesaria;
así como crear mejores condiciones de trabajo, logrando
así; Adecuar y Optimizar el Servicio de Transportes
Contratados por la Gerencia de Transporte para tener un control
que permita agilizar de forma rápida y efectiva la
búsqueda de información al momento de conocer el
sistema de contratación y la formalización de
normas y procedimientos en las actividades y operaciones
realizadas en la Sección.
El estudio de Métodos estará conformado
por una estructura, donde se podrá Seleccionar, Registrar,
Examinar, Idear, Implantar y Mantener en Uso consultar e ir
directamente a buscarlo en la fuente sin perder tiempo y
así dar una solución rápida y eficaz a la
problemática planteada. Así mismo hacer uso de
herramientas y técnicas metodológicas para la
calidad y mejora continua de los procesos como (Diagramas de
Pareto, Diagramas Causa – efecto, Análisis Foda,
Técnicas del interrogatorio y Cuestionarios. Entre
Otros)
1.2
OBJETIVOS.
1.2.1 OBJETIVO GENERAL.
Adecuación y Optimización del Servicio de
Transportes Contratados por la Gerencia de Transporte en C.V.G.
Ferrominera Orinoco, Centro de operaciones Puerto
Ordaz.
1.2.2 OBJETIVOS
ESPECIFICOS.
I. Analizar y Determinar la Situación actual de
las condiciones y métodos de trabajo de la Sección
de Servicios y Transporte a través de la revisión
de los procedimientos y la ejecución de las actividades
que aplican a ésta área.
II. Identificar y describir las actividades, tareas y
procesos que se ejecuten en la Sección de Servicios y
transportes utilizando las técnicas de gráficos y
diagramas de flujo.
III. Estudiar y Evaluar la estadística de la
tendencia histórica de los contratos de servicio, y la
administración y contratación de los mismos por la
Sección de transporte.
IV. Formular y dar propuestas factibles al método
de trabajo, para cuantificar el tiempo de duración de los
servicios de contratación; Permitiendo así
introducir mejoras que faciliten la realización de las
labores e incrementar la eficiencia y eficacia de las actividades
de esta sección.
V. Implementar una metodología que
sirva como herramienta para facilitar el acceso y control de las
actividades.
1.4
JUSTIFICACIÓN
En la sección de Servicios y transporte de C.V.G
Ferrominera Orinoco no se cuenta con una secuencia de actividades
lógicas y procedimientos sistemáticos internamente
que permitan el control y seguimiento de las actividades
contractuales y actividades realizadas; Por tal motivo la
presente investigación se realiza con el propósito
de Analizar y dar mejoras a las operaciones, establecer un tiempo
estándar y dar cumplimiento a normas y procedimientos
establecidos para así; obtener la simplificación
del trabajo, economizar el esfuerzo humano y lograr la
optimización de los procesos y a su vez, proveer un
servicio eficaz, eficiente y beneficiando las operaciones u
actividades logrando así contribuir al desarrollo social
de la empresa.
1.5
DELIMITACIÓN O ALCANCE
El presente estudio estará enfocado al
área que corresponde a la Sección de Servicio de
Transporte, específicamente en el área de Servicios
Contratados. Este departamento está adscrito a la Gerencia
General de Operaciones Mineras, la cual está ubicada en
Puerto Ordaz, Municipio Caroní, Estado Bolívar. La
investigación se llevara a cabo en un tiempo aproximado de
4 meses teniendo como finalidad Adecuar y Optimizar el servicio
de transportes contratados por la gerencia de transporte en
C.V.G. Ferrominera Orinoco , logrando el beneficio de agilizar
actividades u operaciones dentro de la empresa.
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