Sistemas de costos

Introducción

Para determinar los costos de producción de un
artículo en particular, no se puede estar ajenos a
aquellos puntos de vista de contabilidad, referentes a que
ésta debe adaptarse a la empresa, lo cual quiere decir que
el Sistema de Costo de fabricación que se implante,
deberá ajustarse a la forma de elaboración y
necesidades de control de la industria, servicio, o comercio en
cuestión.

El objetivo de este trabajo es el estudio general
respectivo, para tener una visión panorámica sobre
los diferentes sistemas de costos que se pueden utilizar, al
combinar los procedimientos de control de las operaciones
productivas, las técnicas de evaluación, y los
métodos de costos, ya que posteriormente se hace un
estudio de cada uno de ellos de acuerdo con el grado de
profundidad que deben tener, en la empresa de
fabricación.

Definición
de costos

El costo, en las empresas manufactureras y en las de
prestación de servicios, se define como las erogaciones y
causaciones, efectuadas en el área de producción,
necesarias para producir un artículo o prestar un
servicio.

En las empresas de compraventa, el costo se define como
la erogación o desembolso de dinero, o la
obligación de incurrir en ellos, para adquirir
mercancías objeto de la venta.

De acuerdo con lo anterior, en las empresas
manufactureras o en las de prestación de un servicio, las
erogaciones y causaciones efectuadas en cada una de las
divisiones se denominan así:

En producción, se denominan costos; en
Administración, se le denominan gastos y en Ventas, se le
denominan gastos.

Contabilidad de
costos

Herramienta de la Administración que tiene como
objetivo proporcionar información a la gerencia sobre
cuanto vale producir un solo artículo o suministrar un
servicio.

Cuando la empresa da cuenta y razón de lo que
vale producir un solo artículo o prestar un servicio,
estará haciendo contabilidad de costos; de lo contrario
estaría acumulando costos que no le proporcionarían
información útil para el negocio.

Cuando un empresario conoce en forma detallada sus
costos unitarios, clasificándolos correctamente,
estará en capacidad de saber hasta donde puede bajar sus
precios para no incurrir en una posible pérdida.
Además estaría en una ventaja competitiva en costos
frente a las demás empresas que manejan la contabilidad de
costos por totales, o que registran los costos como
gastos.

Fines de la
contabilidad de costos

Los fines de la contabilidad de costos son:

• Determinar el costo de producir un articulo con el
  fin de determinar su verdadero precio de venta.

• Determinar el costo de los inventarios de productos
  terminados, para una correcta elaboración del Balance
  General.

• Determinar el costo de los productos o servicios
  vendidos, con el fin de poder calcular la utilidad o
  pérdida en el periodo y poder preparar el Estado de
  Resultados.

• Dotar de una herramienta útil a la
  administración para la planeación y control
  sistemático de los costos de
  producción.

• Servir de fuente de información de costos
  para estudios económicos y toma de
  decisiones.

Sistemas de
costos

Un Sistema de Costos es un conjunto de procedimientos y
técnicas para calcular el costo de las distintas
actividades, y para ello definimos lo siguiente:

Los Sistemas de Costos se clasifican de la siguiente
manera:

• 1) SEGÚN LA FORMA DE
  PRODUCIR.

Según la forma de cómo se elabora un
producto o se presta un servicio, los costos pueden
ser:

• a) COSTOS POR ÓRDENES. Se
  utilizan en aquellas empresas que operan sobre pedidos
  especiales de clientes, en donde se conoce el destinatario de
  los bienes o servicios y por lo general él es quien
  define las características del producto y los costos
  se acumulan por lotes de pedido. Normalmente, la demanda
  antecede a la oferta, y por lo tanto a su elaboración.
  Por ejemplo, la ebanistería, la sastrería, la
  ornamentación, etc.

• b) COSTOS POR PROCESOS. Se utiliza en
  aquellas empresas que producen en serie y en forma continua,
  donde los costos se acumulan por departamentos, son costos
  promedios, la oferta antecede a la demanda y se acumulan
  existencias. Por ejemplo, empresas de: gaseosas, cervezas,
  telas, etc.

• c) COSTOS POR ENSAMBLE. Es utilizado por
  aquellas empresas cuya función es armar un producto
  con base en unas piezas que lo conforman, sin hacerle
  transformación alguna. Por ejemplo, ensamblaje de
  automóviles, de bicicletas, etc.

• 2) SEGÚN LA FECHA DE
  CÁLCULO.

Los costos de un producto o un servicio, según la
época en que se calculan o determinan, pueden
ser:

• a) COSTOS HISTÓRICOS. Llamados
  también reales, son aquellos en los que primero se
  produce el bien o se presta el servicio y posteriormente se
  calculan o determinan los costos. Los costos del producto o
  servicio se conocen al final del período.

• b) COSTOS PREDETERMINADOS. Son aquellos
  en los que primero se determinan los costos y luego se
  realiza la producción o la prestación del
  servicio. Se clasifican en Costos Estimados y Costos
  Estándares.

COSTOS ESTIMADOS. Son los que se calculan sobre
una base experimental antes de producirse el artículo o
prestarse el servicio, y tienen como finalidad pronosticar, en
forma aproximada, lo que puede costar un producto para efectos de
cotización. No tienen base científica y por lo
tanto al finalizar la producción se obtendrán
diferencias grandes que muestran la sobre aplicación o sub
aplicación del costo, que es necesario corregir para
ajustarlo a la realidad. Los costos de un artículo o
servicio se conocen al final del período.

COSTOS ESTÁNDARES. Se calculan sobre bases
técnicas para cada uno de los tres elementos del costo,
para determinar lo que el producto debe costar en condiciones de
eficiencia normal. Su objetivo es el control de la eficiencia
operativa. Los costos de un artículo o servicio se conocen
antes de iniciar el período.

• 3) SEGÚN MÉTODO DE
  COSTO.

Los costos, según la metodología que
utilice la empresa para valorizar un producto o servicio, pueden
clasificarse así:

• a) COSTO REAL. Es aquel en el cual los
  tres elementos del costo (costos de materiales, costos de
  mano de obra y costos indirectos de fabricación) se
  registran a valor real, tanto en el débito como en el
  crédito.

Este método de contabilización presenta
inconvenientes, ya que para determinar el costo de un producto
habría que esperar hasta el cierre del ejercicio para
establecer las partidas reales después de haberse
efectuado los ajustes necesarios.

• b) COSTO NORMAL. Es aquel en el cual los
  costos de materiales y mano de obra se registran al real y
  los costos indirectos de fabricación con base en los
  presupuestos de la empresa. Al finalizar la
  producción, habrá que hacer una
  comparación de los costos indirectos de
  fabricación cargados al producto mediante los
  presupuestos y los costos realmente incurridos en la
  producción, para determinar la variación, la
  cual se cancela contra el costo de ventas.

Este método de costo surge por los inconvenientes
que se presentan en el costeo real.

La principal desventaja del costo normal es que si los
presupuestos de la empresa no han sido establecidos en forma
seria, los costos del producto quedarían mal
calculados.

• c) COSTO ESTÁNDAR. Consiste en
  registrar los tres elementos (costo de materiales, costo de
  mano de obra y costos indirectos de fabricación) con
  base en unos valores que sirven de patrón o modelo
  para la producción.

Este método de costo surge, debido a que se hizo
la consideración de que si los costos indirectos de
fabricación se podían contabilizar con base en los
presupuestos, siendo un elemento difícil en su
tratamiento, ¿Por qué no se podía hacer lo
mismo con los materiales y la mano de obra? Se podría
decir que el costo normal fue el precursor del costo
estándar.

• 4) SEGÚN TRATAMIENTO DE LOS COSTOS
  INDIRECTOS.

El costo de un producto o de un servicio prestado puede
valorarse dependiendo del tratamiento que se le den a los costos
fijos dentro del proceso productivo. Se clasifica
así:

• a) COSTO POR ABSORCIÓN. Es aquel
  en donde tanto los costos variables y fijos entran a formar
  parte del costo del producto y del servicio.

• b) COSTO DIRECTO. Llamado también
  variable o marginal, es aquel en donde los costos variables
  únicamente forman parte del costo del producto. Los
  costos fijos se llevan como gastos de fabricación del
  período, afectando al respectivo ejercicio.

• c) COSTO BASADO EN LAS ACTIVIDADES. Es
  aquel en donde las diferentes actividades para fabricar un
  producto consumen los recursos indirectos de
  producción y los productos consumen actividades,
  teniendo en cuenta unos inductores de costos para
  distribuirlos.

Elementos del
costo

Todo bien producido o servicio prestado, está
compuesto por tres elementos que son: material directo, mano
de obra directa y los costos indirectos de
fabricación. En el caso de la prestación de un
servicio, éstos, en la mayoría de los casos, tienen
únicamente costos de mano de obra directa y costos
indirectos de prestación del servicio.

• a) MATERIALES DIRECTOS. Representa el
  costo de los materiales que pueden ser identificados,
  cuantificados (medidos) y valorizados exactamente en una
  unidad de producto terminado, o en un servicio prestado. Por
  ejemplo, la madera en los muebles, el cuero en el zapato, la
  tela en un vestido.

• b) MANO DE OBRA DIRECTA. Son los
  salarios y prestaciones y demás pagos que la empresa
  hace por los operarios que realizan labores reales o propias
  de producción, o de prestación de un servicio.
  Por ejemplo, el cortador, el pulidor, el ensamblador, el
  pintor, en el caso de la manufactura; el asesor, en el caso
  de la prestación de servicios.

• c) COSTOS INDIRECTOS DE
  FABRICACIÓN. Llamados también carga fabril,
  o gastos generales de fabricación, son aquellos que no
  se pueden identificar, en la mayoría de las veces, ni
  cuantificar y valorizar exactamente en una unidad de producto
  terminado o en un servicio prestado, y entran a formar parte
  del costo del producto en forma de prorrateo. Está
  compuesto por:

COSTOS DE LOS MATERIALES INDIRECTOS. Son aquellos
que no se pueden identificar algunas veces, ni cuantificar y
valorizar exactamente en una unidad producida o en un servicio
prestado. Por ejemplo, la lija, la pintura, la laca,
etc.

COSTOS DE MANO DE OBRA INDIRECTA. Son los
salarios y prestaciones y demás pagos que se hacen por el
empleado que no realiza labores el supervisor, secretarias,
etc.

OTROS COSTOS. Son aquellos diferentes a los
materiales indirectos y a la mano de obra indirecta, como por
ejemplo, costos por depreciación, servicios,
amortizaciones, arrendamientos, seguros, mantenimientos,
etc.

De acuerdo con lo anterior, para fabricar una mesa en
madera, referencia X, los elementos del costo
serían:

• a) COSTO DE LOS MATERIALES DIRECTOS. La
  madera, la fórmica y los tornillos (cantidad exacta
  por mesa).

• b) COSTO DE LA MANO DE OBRA DIRECTA.
  Salarios y prestaciones y demás pagos (Caja de
  compensación y seguridad social) que se hacen por: el
  cortador, el pulidor, el ensamblador, el pintor,
  etc.

• c) COSTOS INDIRECTOS DE
  FABRICACIÓN:

COSTO DE LOS MATERIALES INDIRECTOS. Laca,
pintura, lija, pegante, etc.

COSTO DE LA MANO DE OBRA INDIRECTA. Salarios y
prestaciones y demás pagos que se hacen por: el jefe de
planta, el contador de costos, las secretarias de la planta, el
mensajero de la planta, los supervisores, etc.

OTROS COSTOS INDIRECTOS. Servicios
públicos de la planta (energía, agua y
teléfono), depreciaciones de la planta (de la maquinaria,
del edificio, muebles y enseres, vehículos), seguros de la
planta, arrendamientos, amortizaciones, impuestos de la planta,
mantenimientos (correctivos y preventivos).

Sin estos elementos, en nuestros tiempos, no
habría producción.

FÓRMULAS BÁSICAS DEL
COSTO

En el tratamiento de los costos de fabricación de
un producto, o en la prestación de un servicio, se manejan
una serie de fórmulas, las cuales se utilizan para
elaborar en forma adecuada el Estado de Costo de Ventas. Ellas
son:

• 1. COSTO PRIMO. Es la sumatoria de los
  costos de material directo y la mano de obra directa. Se
  llama primo por cuanto son primeros en la producción.
  Su fórmula es:

C P = Costo del material directo + Costo
de mano de obra directa.

Costo del material directo $ 800.000

Costo de mano de obra directa 2.500.000

Costo primo= $ 3.300.000.

• 2. COSTO DE CONVERSIÓN. Es la
  sumatoria de los costos de mano de obra directa y la carga
  fabril o costos indirectos de fabricación. Se le llama
  así porque la mano de obra directa y la carga fabril
  transforman a los materiales en un producto totalmente
  terminado y apto para la venta. Su fórmula
  es:

C de C = Costo de mano de obra directa +
Carga fabril (CIF)

Costos de mano de obra directa $ 2.500.000

Carga fabril (CIF) 3.950.000

Costos de conversión= $
6.450.000

• 3. COSTOS DE PRODUCCIÓN. Es la
  sumatoria de los tres elementos del costo incurridos en un
  período determinado, y son: Materiales directos, mano
  de obra directa y carga fabril (CIF). Su fórmula
  es:

C de P = Material directo + Mano de obra
directa + Carga fabril, ó

C de P = Costo primo + Carga fabril, ó

C de P = Costo de materiales directos + Costos de
conversión.

Costo de material directo $ 800.000

Costo de mano de obra directa 2.500.000

Carga fabril (CIF) 3.950.000

Costos de producción= $
7.250.000.

• 4. COSTO TOTAL DE PRODUCTOS EN PROCESO.
  Es la sumatoria de los costos de producción y los
  costos del inventario inicial de productos en
  proceso.

CTPP = Costo de producción + Costo
Inv. Inicial de productos en proceso

CTPP = CP + CIF + CIIPP

CTPP = CC + CMD + CIIPP

Costos de producción $ 7.250.000

Inventario inicial de productos en proceso
500.000

Costo total de productos en proceso= $
7.750.000

• 5. COSTO DEL PRODUCTO TERMINADO. Es la
  sumatoria de los costos de producción con el costo del
  inventario inicial de productos en proceso, menos el costo
  del inventario final de productos en proceso. Su
  fórmula es:

CPT = C de P + CIIPP –
CIFPP

CPT = CP + CIF + CIIPP – CIFPP

CPT = CC + CMD + CIIPP – CIFPP

CPT = CMD + CMOD + CIF + CIIPP – CIFPP

Costo total de productos en proceso $
7.750.000

Menos:

Costo inventario final de productos en proceso
700.000

Costo del producto terminado= $
7.050.000

• 6. COSTO TOTAL DE PRODUCTOS TERMINADOS.
  Es la sumatoria del costo del producto terminado con el costo
  del inventario inicial de productos terminados. Su
  fórmula es:

CTPT = CPT + CIIPT, ó

CTPT = C de P + CIIPP – CIFPP + CIIPT,
ó

CTPT = CC + CMD + CIIPP – CIFPP + CIIPT,
ó

CTPT = CMD + CMOD + CIF + CIIPP- CIFPP +
CIIPT

Costo del producto terminado $ 7.050.000

Costo inventario inicial de productos terminados
800.000

Costo total de productos terminados= $
7.850.000

• 7. COSTO DE LOS PRODUCTOS VENDIDOS (COSTO DE
  VENTAS). Es la sumatoria del costo del producto terminado
  con el costo del inventario inicial del producto terminado,
  menos el costo del inventario final de producto de terminado.
  Su fórmula es:

CV = CPT + CIIPT – CIFPT,
ó

CV = C de P + CIIPP – CIFPP + CIIPT – CIFPT,
ó

CV = CC + CMD + CIIPP – CIFPP + CIIPT – CIFPT,
ó

CV = CMD + CMOD + CIF + CIIPP- CIFPP + CIIPT –
CIFPT

Costo total de productos terminados $
7.850.000

Menos:

Costo inventario final de productos terminados
600.000

Costo de los productos vendidos= $
7.250.000

• 8. PRECIO DE VENTAS. Para establecer el
  precio de ventas, la administración de la empresa
  utiliza las fórmulas del costo, agregándole a
  los costos los gastos de operación y la utilidad
  deseada, pero siempre teniendo como referencia el precio del
  mercado, ya que realmente el que determina el precio de un
  producto es el mercado. Se calcula así:

COSTO TOTAL DE PRODUCCIÓN Y VENTAS. Es la
sumatoria del costo de ventas con los gastos de operación.
Su fórmula es:

CTPV = CV +GO, ó

CTPV = CPT + CIIPT – CIFPT + GO, ó

CTPV = C de P + CIIPP – CIFPP + CIIPT – CIFPT + GO,
ó

CTPV = CC + CMD + CIIPP – CIFPP + CIIPT – CIFPT + GO,
ó

CTPV = CMD + CMOD + CIF + CIIPP- CIFPP + CIIPT – CIFPT +
GO

Costo del producto vendido $ 7.250.000

Gastos generales de operación
2.500.000

Costo total de producción y ventas= $
9.750.000

PRECIO DE VENTAS. Es la sumatoria del costo de
ventas, de los gastos de operación y la utilidad deseada
del productor. Su fórmula es:

PV = CV + GO +U, o

PV = CPT + CIIPT – CIFPT + GO +U, ó

PV = C de P + CIIPP – CIFPP + CIIPT – CIFPT + GO + U,
ó

PV = CC + CMD + CIIPP – CIFPP + CIIPT – CIFPT + GO + U,
ó

PV = CMD + CMOD + CIF + CIIPP- CIFPP + CIIPT – CIFPT +
GO + U

Costo de ventas $ 7.750.000

Gastos de operación 2.000.000

Utilidad 2.400.000

Precio de venta= $ 12.150.000

Tipos de sistemas
de costos

Para la determinación de un sistema de costos en
cualquier empresa específica, es necesario tomar en cuenta
varios factores, entre estos están:

• El tipo de mercado que abastece y su posición
  dentro de él.

• La naturaleza de sus procesos fabriles.

• El grado de complejidad en las etapas de
  elaboración.

• El surtido de artículo que se
  fabrica.

Las modalidades de producción en cuanto a si se
trabaja sobre la base de pedidos especiales ó se almacenan
inventarios para las ventas.

TIPOS DE SISTEMAS DE COSTOS:

• 1) SISTEMAS DE COSTOS POR ÓRDENES
  ESPECÍFICAS: en este sistema se necesita una orden
  numerada de los productos que se van a producir y se van
  acumulando la mano de obra directa, los gastos indirectos
  correspondientes y los materiales usados. Este sistema es
  aplicado en las industrias que producen unidades perfecta
  identificadas durante su período de
  transformación, siendo así más
  fácil determinar algunos elementos del costos primo
  que corresponden a cada unidad y a cada orden. Este sistema
  también nos brinda ventajas y desventajas.

Entre las ventajas tenemos:

• Da a conocer con todo el detalle el costo de
  producción de cada artículo.

• Pueden hacerse estimaciones futuras con base a los
  costos anteriores.

• Pueden saberse que órdenes han dejado
  utilidad y cuales pérdidas.

• Se conoce la producción en proceso, sin
  necesidad de estimarla.

Entre las desventajas tenemos:

• Su costo de operación es muy alto, debido a
  que se requiere una gran labor para obtener todos los datos
  en forma detallada.

• Se requiere mayor tiempo para obtener los
  costos.

• Existen serias dificultades en cuanto al costo de
  entregas parciales de productos terminados, ya que el costo
  total no se obtiene hasta la terminación de la
  orden.

• 2) SISTEMAS DE COSTOS POR PROCESOS: Este
  sistema se utiliza en las empresas cuya producción es
  continua y en grandes masas, existiendo uno ó varios
  procesos para la transformación de la materia. Este
  tipo de sistemas se diferencia con el de orden
  específica en que en este no se identifica los
  elementos del material directo y la mano de obra directa,
  hasta que no esté terminada la producción
  completa.

• 3) SISTEMAS DE COSTOS POR DEPARTAMENTO:
  Es muy parecido al sistemas de costos por procesos, pero con
  la diferencia que este sistema depende de los departamentos
  por lo cuales ha tenido que pasar el producto.

Importancia de
los costos en la toma de decisiones

Los costos constituyen un ente muy importante, ya que
son una herramienta de la gerencia en las grandes, medianas y
pequeñas empresas, en cuanto se refiere a la toma de
decisiones. Los costos son empleados en las tomas de decisiones
para:

• Determinar los precios de los productos, lo cual
  constituye un proceso muy complicado, puesto que involucra
  consideración, como son la naturaleza. Generalmente el
  gerente de ventas de la empresa emplea los costos del
  producto para determinar en que artículo obtiene mayor
  ganancia bruta o en cuáles se pierde. Además,
  los costos le facilitan al gerente de ventas poder presentar
  presupuesto a los clientes en base al costo estimado del
  trabajo. También existen ciertos factores ajenos al
  costo en la toma de decisiones, tales como la necesidad del
  producto, las condiciones económicas, la
  situación financiera de la empresa y los costos de
  producción o venta de un artículo, debiendo
  estos ser seleccionados con miras a resolver un problema
  específico que se esté considerando.

• Permitir a la gerencia medir la ejecución del
  trabajo, es decir, comparar el costo real de
  fabricación de un producto, de un servicio o de una
  función con un costo previamente determinado, este
  último puede obtenerse realmente en fecha reciente o
  puede ser un cálculo de que el costo debe representar
  cuando el trabajo se ejecuta bien.

• Evaluar y controlar el inventario; la
  valorización del inventario tiende a ser más
  complicada en las empresas manufactureras, puesto que
  éstas, generalmente, requieren de tres tipos de
  inventarios: materiales o sustancias, de los cuales se
  fabrica el artículo, el trabajo en proceso, o sea, el
  producto en distintas etapas de terminación. A la
  fecha en que se toma el inventario y el de artículos
  terminados listos para su venta. La valorización del
  artículo terminado comprende la combinación de
  los materiales, mano de obra y gastos de fabricación,
  en proporciones adecuadas para cada producto que forma el
  inventario; el trabajo en proceso sigue los mismos principios
  usados para los artículos
  terminación.

• El control de inventario se refiere a mantener en
  existencia las cantidades adecuadas de los distintos
  productos en la proporciones necesarias para la venta, pues,
  si las cantidades resultan demasiado reducidas, pueden
  perderse ventas o interrumpirse la producción; si por
  el contrario, el inventario es muy elevado, resulta que
  tendremos capital de trabajo inmovilizado surgiendo la
  necesidad de gastarlos de una u otra forma.

• La inversión del capital y de
  selección de posibles inversiones, lo cual implica
  conocer las alternativas de producción,
  pronóstico de mercado y determinar los precios de los
  productos para la toma de decisiones y
  financiamiento.

Modelo de un
estado de costos de una empresa industrial

COMPAÑÍA EXITRÓN,
S.A.

ESTADO DE COSTO DE VENTAS (01 ENERO – 31 DICIEMBRE
200X)

COSTO DE LOS MATERIALES DIRECTOS
$800.000

Inventario inicial de materiales y suministros
$500.000

Compras netas $1.700.000

Compras brutas $1.000.000

Fletes $300.000

Impuestos de nacionalización $600.000

Devoluciones ($200.000)

Total materiales disponibles $2.200.000

Inventario final de materiales y suministros
($800.000)

Total de materiales y suministros utilizados
$1.400.000

Materiales indirectos utilizados ($600.000)

COSTO DE LA MANO DE OBRA DIRECTA
$2.500.000

Nómina de la fábrica $4.000.000

Mano de obra indirecta utilizada ($1.500.000)

COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN
$3.950.000

Materiales indirectos utilizados $600.000

Mano de obra indirecta utilizada $1.500.000

Otros costos $1.850.000

Depreciación $300.000

Servicios $700.000

Arrendamientos $500.000

Impuestos $300.000

Seguros $50.000

COSTO DE PRODUCCIÓN $7.250.000

Inventario inicial de productos en proceso
$500.000

Costo total de productos en proceso
$7.750.000

Inventario final de productos en proceso
($700.000)

COSTO DEL PRODUCTO TERMINADO
$7.050.000

Inventario inicial de productos terminados
$800.000

Costo total de productos terminados
$7.850.000

Inventario final de productos terminados
($600.000)

COSTO DE LOS PRODUCTOS VENDIDOS
$7.250.000

Modelo de un
estado de costos de una empresa de servicios

COMPAÑÍA SERVIS S.A

ESTADO DE COSTO DE VENTAS (01 ENERO – 31
DICIEMBRE 200X)

COSTO DE LA MANO DE OBRA DIRECTA
$2.500.000

Nómina del servicio $400.000

Mano de obra indirecta utilizada ($1.500.000)

COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN
$3.950.000

Materiales indirectos utilizados $600.000

Mano de obra indirecta utilizada $1.500.000

Otros costos $1.850.000

Depreciación $ 300.000

Servicios $700.000

Arrendamientos $500.000

Impuestos $300.000

Seguros $50.000

COSTO DEL SERVICIO DEL PERÍODO
$6.450.000

Costo inicial de servicio en proceso $500.000

Costo total del servicio en proceso
$6.950.000

Costo final de servicio en proceso ($700.000)

COSTO DE LOS SERVICIOS PRESTADOS
$6.250.000

Fuente: Curso de costos – UNISALLE

El control de
costos de mantenimiento

por Richard Widman

El sector de mantenimiento en la planta o en la empresa
puede ser considerado por algunos gerentes como un gasto, para
otros como una inversión en la protección del
equipo físico, y para algunos como un seguro de
producción. La actitud del gerente pasará a
sus empleados (sean mecánicos u operarios) afectando
directamente en los resultados.

La verdad es que es fácil recortar los gastos
inmediatos de mantenimiento, ordenando el uso de aceites y
repuestos baratos o solo rellenando una pieza donde se
debería reemplazarla con una nueva, pero a lo largo,
éstas decisiones afectan la rentabilidad del equipo y
posiblemente la producción de la empresa. Es fácil
encontrar aceites a $US 0.50 por litro más barato que los
mejores, pero cuales son los efectos:

• Tenemos estudios que demuestran la diferencia en
  reductores donde un aceite que es 25% mas caro reduce el 10%
  en consumo de energía, extiende cuatro veces el
  intervalo entre cambios, y reduce el 99% de desgaste.
  ¿Quién puede justificar la compra del aceite
  barato?

• Los análisis de aceite usado en motores de
  combustión interna demuestran que el aceite de
  última generación, API grupo II, puede resistir
  el doble o triple de vida útil con mucho menos
  desgaste por kilómetro. ¿Quién quiere
  cambiar aceite y reparar motores con mayor
  frecuencia?

La falta de
control real

Una parte del problema resulta de la falta de control
efectivo de los productos comprados. Pocos días
atrás visitamos una planta donde habían cambiado de
marca de aceites porque no querían pedir una
extensión de su crédito con el primer proveedor. El
inventario de ciertos aceites en su almacén sobrepasaba a
un año de consumo, y tenían productos que
habían comprado más de dos años
atrás. Estaban mezclando productos inferiores de dos
marcas con los buenos productos anteriores, reduciendo el
rendimiento de los mismos. ¿Por qué no controlan su
inventario en lugar de buscar extensiones de créditos y
productos baratos?

Conocemos a un administrador que tiene la norma de
controlar el combustible autorizando dos tanques por semana por
vehículo. Sin considerar la distancia recorrida, las horas
trabajadas, el tipo de vehículo, etc. No tiene idea de las
pérdidas, robos, ni gastos por falta de mantenimiento. No
entiende que su actitud limita sus ventas y las de sus vendedores
por falta de combustible.

Analizando el Kardex de otra empresa, que tiene un
almacenero para controlar los productos, se muestra que la idea
es la documentación de los gastos, no del
control de los mismos.

¿Cómo es que piensan que esta hoja
controla el consumo de combustible? No tiene ninguna referencia
de kilómetros recorridos, kilómetros por litro u
otro factor que podría ayudarles a
controlar el gasto, no solo
documentarlo.

En otra empresa donde existe un control del combustible,
saben cuantos kilómetros se recorre por día y por
litro de diesel. (Tienen otra columna para comentarios, viajes,
etc.). Pueden identificar un problema de inyectores o
combustión que requiere mantenimiento por el bajo
rendimiento. También pueden identificar si algún
chofer hace facturar más de lo que entró al tanque.
En esta hoja, los kilómetros por litro se marcan en rojo
si están fuera de las normas de la gerencia. Cualquier
baja en rendimiento tiene que tener una causa.

Cuando hablamos de vehículos y maquinaria pesada,
frecuentemente encontramos la excusa que "no funcionan los
horómetros o velocímetros." Les puedo asegurar que
el costo de la reparación o reemplazo de estos
instrumentos es mucho menor que el costo de mantenimiento cuando
no funcionan. Una de nuestras pólizas es no rembolsar
combustible ni reparaciones a empleados cuyos velocímetros
no funcionen. Así nunca lo encontramos roto.

Vemos nuevamente la empresa donde se documenta los
gastos en lugar de controlarlos. No tienen idea del uso real, el
uso necesario, el movimiento o cuanto hay en exceso de salidas.
Solamente documentan los gastos. ¿Si no sabemos cuantos
litros, filtros, rodamientos u otro insumo necesitamos por mes,
como podremos comprarlos con eficiencia? Puede ser que el aceite
es 10% mas barato por tambor, que por balde, pero si consumimos
un tambor cada 18 meses, perdemos dinero en la compra por tambor,
además de arriesgar la contaminación y
pérdida.

El producto
correcto para cada aplicación

El mes pasado, el dueño de una empresa de
desmonte me explicó que los operadores y mecánicos
son tan descuidados que no vale la pena poner buenos aceites,
igual van a estropear sus orugas, por eso pone aceite de motor en
todo para que no se equivoquen. Aunque creemos que la
educación es una buena parte del programa de
reducción de costos en mantenimiento, el aceite correcto
para la transmisión de las orugas tiene un coeficiente de
fricción que no permite que ningún operador haga
patinar los embragues. Con un aceite de motor en la
transmisión, un operador descuidado puede acabar los
embragues en 3,000 horas o menos. El uso del aceite correcto no
permite esa destrucción, garantizando 18,000 a 24,000
horas de vida útil a los embragues, sin contar con los
talentos del operador.

Todas las semanas encuentro gente que me dice que
aceites buenos no pueden ser usados en equipos viejos. Que
merman, evaporan, limpian mucho, etc. ¿Cuando será
que se le cobre a esta gente el daño que hace colocando
aceites de poca calidad en los equipos? ¿Cuando se
contratará a mecánicos que estudian, se actualizan
o escuchan? Los aceites nacionales continúan llenando los
motores de depósitos, sin importar el año de
fabricación. Estos aceites evaporan más, forman
carbón que raspa los cilindros, agripa los anillos, y
cubren todo con barniz y lodo que evita el enfriamiento del
motor.

El sistema de
compras

Los sistemas de compras de muchas empresas demuestran
que frecuentemente la administración prefiere limitar el
costo por ítem que entender la necesidad del ítem o
las características técnicas. Cuando se combina
este concepto con los proveedores que no saben lo que venden,
tenemos un peligro.

Esta semana recibimos una solicitud de cotización
para "aceite para motor diesel 15W-40", sin ninguna
característica técnica, pidiendo solo el precio. De
esta manera terminarán con un aceite API grupo I de varias
generaciones atrás y con aceite básico
volátil y débil, sin considerar que lo necesitan
para camionetas Nissan® año 2005 y equipos CAT®.
La pérdida de viscosidad en los primeros kilómetros
causará daños significativos y deberá
cambiarse a 2,000 kilómetros o 200 horas con alto
desgaste. Podían haber solicitado "aceite para motor API
CI-4/SL, con aceite básico API grupo II, que cumple con la
especificación CAT ECF-1. Así tendría un
aceite que mantiene su viscosidad, permite muy poco desgaste,
cumple con las normas de los fabricantes y se cambia en
camionetas con 6,000 kilómetros y equipo pesado a las 400
horas o mas. Por incluir la especificación API SL en su
solicitud, podrían utilizar el mismo aceite en
vehículos a gasolina, reduciendo su costo de inventario.
Podrían pagar el doble para un buen aceite y
todavía ahorrar dinero.

Nota: Max-Syn® es marca registrada de
aceite básico API Grupo II sintetizado de American
Petroleum Co. Inc.

El impacto de los
proveedores

Conocemos un proveedor que logró convencer a una
empresa del estado que el Aceite Hidráulico Industrial ISO
32 remplaza al Aceite Hidráulico SAE 10W para uso en
equipos CAT®. La verdad es que este aceite tiene solo el 30%
de los aditivos anti-desgastes necesarios para las altas
presiones de trabajo, y 0% (cero) del detergente que requiere
CAT® para mantener las servoválvulas libres de barniz,
además de otras diferencias, que están explicadas
en nuestra página www.widman.biz y el sitio de CAT®
www.cat.com . El estado esta comprando este aceite aunque
causará daños severos e invalida las
garantías de CAT®. El comprador cree que esta
cumpliendo con las leyes de compra de lo mas barato, pero esta
causando la muerte prematura del equipo, aumentando reparaciones
y reduciendo el servicio a las comunidades.

También encontramos plantas donde las decisiones
son tomadas en oficinas lejanas a las plantas, con negociaciones
por gente que ni conoce las plantas, sus condiciones operativas,
sus empleados, etc. Esto resulta en inventarios inadecuados para
el equipo real y empleados que no saben donde aplicar los aceites
enviados. Conocemos varias plantas donde utilizan aceites con
aditivos EP de azufre/fósforo cuando tienen reductores de
bronce. Compran o fabrican piezas de bronce cada semana, pero
continúan utilizando aceites dañinos que reciben
por orden de la oficina central.

Algunos proveedores muestran que sus productos son
sponsor de autos de carrera, que gozan de fama internacional, o
esgrimen otras razones poco técnicas para influir en la
decisión de compra. Pero la decisión en empresas
responsables y exitosas se basa en las especificaciones
técnicas de los productos.

Resumen

El primer paso para controlar los gastos de
mantenimiento es involucrar a todo el personal en el proceso. La
explicación a nuestro personal que estamos interesados en
los resultados, sus opiniones, y su participación
normalmente dará un resultado positivo.

El segundo paso es introducir procedimientos que
realmente pueden determinar la durabilidad de reparaciones,
repuestos, aceites y equipos basados en producción
real.

El proveedor de equipos, repuestos o aceites toma un
papel importante en los resultados.

• El proveedor de equipo original tiene un gran
  interés en los resultados del mismo, aunque a veces el
  distribuidor local prefiere vender mas repuestos y aceites
  que la propia maquinaria. Siempre se debe revisar los
  catálogos del equipo para conocer las
  especificaciones. Si es un equipo de un modelo anterior o no
  tiene su catálogo debe buscar las guías y
  recomendaciones actualizadas en el Internet.

• En muchos de nuestros países, requerimos
  proveedores con un buen conocimiento de la operación y
  construcción de los equipos, ya que muchos de nuestros
  equipos vienen con recomendaciones locales de países
  donde no hay lubricantes de calidad, o los fabricantes no
  entienden mucho de lubricación.

• El proveedor de repuestos debería poder
  proveer una certificación que garantice que ese
  repuesto está certificado por el fabricante original o
  que realmente cumple en todo aspecto con lo
  requerido.

• El proveedor de lubricantes debería tener
  conocimiento íntimo de su planta, su equipo, su
  personal, las condiciones de almacenaje y trabajo,
  además del control y de los procedimientos de
  lubricación. Debería tener productos que cuidan
  las maquinas, certificados por el API o la agencia
  responsable. Debería tener argumentos técnicos
  y respaldados para sus recomendaciones. Debería
  cuestionar el uso inadecuado de productos y recomendar lo
  correcto con responsabilidad y conocimiento
  técnico.

• Si un proveedor de lubricantes le vende una grasa
  sin aditivos EP para el equipo pesado o vehículo,
  debería ser eliminado de su lista de
  proveedores. Obviamente no tiene el menor interés
  en evitarle sus costos de mantenimiento, le falta actitud de
  servicio, conocimiento técnico o ambas. Si le vende un
  aceite SAE 40 (Especial 40) para su equipo CAT®,
  camionetas, autos, Volvos, etc. está incidiendo
  directamente en aumentar sus gastos de mantenimiento,
  será por falta de conocimiento técnico o tiene
  interés solamente en su bolsillo.

• El proveedor que esta interesado en reducir sus
  gastos de mantenimiento visitará su planta y
  recomendará productos y procedimientos adecuados para
  reducir los costos y proteger a sus vehículos y
  maquinaria. Debería poder ofrecer detalles de
  programas que funcionan y ejemplos reales de sus
  resultados.

• Las solicitudes de compras tienen que ser
  especificas:

• Por ejemplo, si estamos cotizando Coca Cola®,
  podemos comparar cotizaciones fácilmente ya que la
  empresa Coca Cola® controla la calidad de sus
  productos.

Partes: 1, 2