Gestionando la calidad en el area de compras

¿Como hacerle para establecer la calidad en el
área de compras?, ¿como lograr que la calidad se
vuelva un estilo de vida, una filosofía o un
propósito constante de compras?, ¿como lograr la
operación del área en función de la demanda
de necesidades y expectativas de clientes y de
mercados?

Estas son preguntas que se hacen algunos empresarios de
la industria de la construcción, y no logran darse una
respuesta convincente y resolutiva, ocasionado por un deficiente
o nulo análisis de la situación, enfocando toda su
evaluación directamente sobre el área de compras, y
en la mayoría de los casos un mal funcionamiento del
área no es un problema departamental , sino un problema de
tipo estructural, pero a su vez, también ocasionado por un
mal planteamiento de los propósitos , ideales y objetivos
de la organización.

Un estilo de vida de calidad, se da atreves de una
cultura por medio del aprendizaje, esto se logra en base a una
mejora constante del área, por medio de
capacitación y desarrollo de los recursos humanos y
mejoramiento de procesos y tecnologías, de tal manera, que
se llega a adoptar la calidad como un propósito constante,
generado por una filosofía definida, entonces se logra que
esta área opere en función de las necesidades y
expectativas del cliente por su alto grado a la
contribución a la calidad

La relevancia que adopta el área de compras es en
función de que es la encargada de suministrar la calidad
que requiere el proyecto de construcción, por medio de las
adquisiciones de materiales y servicios (subcontratos o mano de
obra), con las características, especificaciones, o normas
que se le soliciten, convirtiéndose así, en uno de
los actores artífices de la construcción de la
calidad en una empresa constructora.

Considerando que la calidad es la satisfacción
del cliente y que esta compuesta por un conjunto de cualidades,
propiedades y características que forman un producto
(obra), se deberán considerar varios factores para el
establecimiento de la gestión de calidad (sugeridas para
la organización y trasladadas al área de
compra)

• El cliente y sus necesidades presentes y
  futuras

• La competencia

• Desarrollo tecnológico

• Normatividad

• Medio ambiente

• Medio social y su entorno

Por o tanto, la gestión de calidad en esta
área deberá considerar la integración de
proveedores y clientes como una extensión de sus
funciones.

Proveedores

• Relaciones comerciales y de negocios

• Desarrollo (enfocado a la calidad)

Clientes

• Satisfacción de sus necesidades

• Desarrollo (investigación)

El departamento de compras debe de estar consiente que
un proceso como este (gestión de calidad) necesita un alto
compromiso de todos sus integrantes mediante la
participación activa y comprometida, conscientes de que
para lograr el performance necesita que sus integrantes emigren
al concepto de alto rendimiento, ese es el reto, y este se
podrá logra atreves de una mejora constante en sus
actitudes, aptitudes y desarrollo, y que todos estos esfuerzos ,
sean con un objetivo, satisfacer las necesidades y expectativas
del cliente.

Beneficios de la
gestión de calidad de compras

• Reduce costos

• Contribuye a bajar los precios de venta

• Contribuye al incremento de las utilidades de la
  organización

• Eleva los índices de productividad

• Contribuye a la imagen y posicionamiento en el
  mercado

• Emigra de ser competidor a ser
  competitivo

• Garantías confiables a plazos mas
  cómodos

• Innovación y creatividad del
  área

• Desarrollo constante

• Mejora las relaciones comerciales

• Mejora las relaciones inter
  organizacionales

El área de compras puede contribuir a la calidad
en la organización mediante

• El desarrollo de su plantilla laboral por medio de
  la capacitación constante hasta lograr el concepto de
  alto rendimiento ( Coaching)

• La evaluación y mejoramiento de los sistemas
  y procesos de adquisiciones (Benchmarking)

• La evaluación y selección de
  proveedores (aseguramiento de la calidad)

• El desarrollo de proveedores (negocios )

• La supervisión y la aplicación de la
  adquisición

Sugerencias para
la transformación del área de compras rumbo a la
gestión de calidad

• Crear una cultura de la calidad mediante la mejora
  constante con un solo fin, ser competitivo.

• Ser una extensión de las funciones de
  supervisión para el aseguramiento de la calidad al
  momento de la adquisición

• Eliminar políticas y prácticas de
  negocios donde el precio es lo más importante en las
  adquisiciones y proponer minimizar el costo total.

• Trabajo en equipo

• Establecer metas: hacer bien las cosas desde la
  primera vez

• Capacitación y desarrollo de los recursos
  humanos

• Crear lideres

• Fomento a la innovación y
  creatividad

La calidad en el área de compras
se conforma de la siguiente manera.

• Compromiso con la calidad por parte de la
  dirección general

La calidad tiene su origen en la organización,
aquí, en la dirección general, debe de partir de su
convicción y compromiso ético, moral, y profesional
de lo que hace o produce para satisfacer necesidades y
expectativas que demanda el cliente y los mercados, que a su vez
cubrirán necesidades del propietario generando utilidades,
sabedor que estas se logran atreves del ofrecimiento de una obra
de calidad, transformando y logrando para su empresa una
calificación de excelencia y altamente
competitiva.

El director general deberá integrar a toda la
organización en sus propósitos de implantar la
cultura de la calidad mediante la comunicación
estratégica implícita en su misión,
visión, valores y objetivos, los cuales son los cimientos
para la generación de calidad de cada uno de los
departamentos y de la organización en general, ya que
estas marcaran el camino y la dirección de todo esfuerzo
de la empresa y sus integrantes.

• Conocer los requerimientos del consumidor

El área de compras deberá ser parte activa
de las actividades que se lleven a cabo para saber las
necesidades y requerimientos de los clientes en forma directa,
por medio de la participación en equipos de desarrollo de
la organización, para asimilar los estándares de
calidad que deberá lograr en sus operaciones comerciales,
pero no limitarse a esto, esta área podrá con
mucho, superar las expectativas si hace valida su
extensión de servicios, como lo es el proveedor y los
cuales ofrecen fuentes de información y soluciones para
cubrir dichas necesidades y expectativas demandadas por el
mercado, mediante propios estudios y que son trasladados a la
organización, de esta manera, el área de compras
integra una amplia gama de información que le proviene de
diferentes fuentes para integrar su expediente de requerimientos
de calidad por demanda y la integra a la información que
genera proyectos, los equipos de desarrollo y los proveedores,
que en conjunto contribuyen a cumplir con las exigencias del
cliente e inclusive a superarlas .

• la calidad en los ideales, propósitos y
  objetivos de la organización

La misión, visión, valores y objetivos de
la organización deberán contener un mensaje que
integre a todos los actores y los comprometa en las actividades
de mejoramiento de calidad.

Una organización que no se visualiza como
ganadora, exitosa y competitiva, difícilmente aspirara a
contar o lograr una calidad con calificaciones de excelencia,
primeramente, la visión debe de comunicarse a toda la
organización y deberá ser entendida en toda su
extensión , de manera que la comprensión de esta se
aplique en cada una de las actividades de la empresa, para llegar
a esa posición donde nos visualizamos, por lo tanto esta
visión deberá ser clara, ambiciosa, alcanzable,
realista y creíble, que motive a todos a llegar a ese
punto trazado por la dirección general, que obviamente
incluye el parámetro de calidad al cual se pretende llegar
y que es parte de los elementos que conforman la
visión.

Por otra parte los objetivos de la organización
compuestos por enfoques económicos, de servicios, sociales
y ambientales, los cuales se orientan a la satisfacción de
las necesidades de los clientes, entre otros, solo se
podrán lograr con la aplicación de actitudes
éticas y morales a cada actividad desarrollada por los
individuos de la organización, además, de un alto
grado de profesionalismo.

Por ultimo, el objetivo que hace referencia a la calidad
deberá estar en total alineamiento con la visión,
misión, y valores, en este aspecto ya que marcaran el
rumbo a seguir por cada elemento de la
organización.

• calidad en el área de los recursos
  humanos

esta área contribuye a la calidad del área
de compras, dotándolo de personal idóneo, para
llevar a cabo estas funciones, por lo que deberá contar
con herramientas y habilidades en sus procesos de reclutamiento,
evaluación y selección altamente competitivas,
complementándolas con programas de capacitación y
desarrollo como parte de una mejora constante, capaz de construir
y formar perfiles de alto rendimiento que contribuyan a la
calidad, en todos los aspectos, como son; procesos,
procedimientos, actividades, tareas, etc. etc.

Lo anterior se logra contando con un equipo en el
área de recursos humanos capaz en el ejercicio de todas
sus funciones, si no se cuenta con gente preparada para esta
área difícilmente podrá contribuir a la
calidad del área de compras.

• El área de proyectos y
  diseño.

Integra la calidad dentro de un proyecto y establece los
procedimientos, procesos, cualidades, características y
especificaciones a las que se deben sujetar todas las
áreas técnicas-operativas en su ejecución,
apegados a los reglamentos y normatividad vigentes de
algún lugar determinado, Por lo tanto el área de
compras está sujeta a cumplir con los requerimientos que
le marcan y uno de sus objetivos es conseguir esa calidad
deseada, pero además a precios cómodos o
competitivos en los tiempos que marca el programa de
construcción

• La calidad del comprador y sus procesos.

Un comprador deberá tener la calidad profesional
para la ejecución de sus funciones y todas las actividades
que se le encomienden. Esta calidad la deben de integrar una
serie de factores como son actitud, aptitud, valores
éticos y morales que conforman una persona integra en el
ejercicio de su función y su forma de vivir, lo cual debe
verse complementado con otra serie de atributos particulares,
como son visionario, creativo e innovador y que contribuyen en
mucho a la calidad, siendo así un empleado de elite, que
es capaz de proponer nuevos y funcionales procesos enfocados a la
productividad que generan un valor agregado para llegar a ser
competitivos.

• Calidad en proveedores y materiales

El proveedor participa o contribuye a la calidad del
área dotándolo o participando con procesos
eficientes o eficaces en la fabricación y abasto de
materiales con procesos que certifican la calidad de las
adquisiciones ya que forman parte de un conjunto de cualidades
que la obra requiere y que conforman la calidad que busca la
organización en el proyecto integral.

Los materiales deberán apegarse a los
estándares que marca el proyecto y deberá cumplir
con las especificaciones , características, cualidades o
normas que rigen la calidad

• La calidad en la supervisión.

El apoyo del área de supervisión para el
aseguramiento de la calidad en las adquisiciones es otro elemento
a considerar, ya que esta cuenta con elementos mas sólidos
y fundamentados para servir como filtro de calidad que
será de gran apoyo a compras, por lo que aseguramiento de
la calidad queda garantizada. Esta actividad se puede
desempeñar dentro del área misma por medio de su
control de inventarios y el mismo almacén para esto se
deberá contar con personal especializado o con
conocimientos técnicos.

• Calidad en el manejo y uso de los
  materiales.

El ultimo elemento para la conformación de la
calidad en los materiales es su manejo y cuidado en almacenes
para que no pierdan esas cualidades, características o
especificaciones con que fueron adquiridos, evitando desgastes,
mermas, obsolescencia, deterioros etc., etc., que puedan afectar
la calidad de obra por la aplicación de estos y que han
sufrido cambios por los conceptos anteriores en detrimento de su
calidad

El área de compras por sí sola no puede
emprender un proceso de gestión de calidad ya que esta
depende de una estructura integral de operaciones, en el cual
están integradas todas y cada una de las áreas de
la organización, pero si puedes establecer sistemas y
procesos para lograr la calidad en las adquisiciones de bienes y
servicios, además, con la ventaja de que en cualquier
momento que se pretenda implantar una gestión de calidad
el área este ya instalada en ese nivel mediante procesos
que inmediatamente se puedan homologar para este fin rumbo a una
certificación. La clave para la implantación de
gestión de calidad es la documentación, registro y
seguimiento de procesos y procedimientos, de tal manera, que el
área de compras siempre este orientada al
perfeccionamiento y mejoramiento constante de todas sus funciones
y actividades, esto con el propósito de alcanzar metas en
costes, calidad, servicio y desarrollo, por ello es relevante que
se establezcan las siguientes tareas:

• Declaración de su política de
  calidad

• Declaración de objetivos de
  calidad

• Elaboración de manual de calidad

Sus alcances

Procedimientos documentados

Operaciones y procedimientos entre procesos

Registro de procedimientos

• Control documentos

• Control de registros.

Operar con las tareas anteriores, es estar en el camino
rumbo a la competitividad, pero llegarlos a dominar

y que en la practica se cumplan estrictamente, es el
compromiso. Solo así se podrá hablar de empleados
de alto rendimiento, equipos de desarrollo de elite sectorial en
constante desarrollo, y de una organización competitiva
con altos índices de calidad en obra.

Enviado por:

Salvador Torres