Un conjunto de elementos dinámicamente relacionados
formando una actividad para alcanzar un objetivo, operando sobre
datos/energía/materia, para proveer información. Es
un conjunto organizado de datos procesados, que constituyen un
mensaje sobre un determinado ente o fenómeno. Sistemas
Información
Se entiende como Sistema de Información Gerencial al
método que pone a disposición de los gerentes la
información confiable y oportuna que se necesite para
facilitar el proceso de toma de decisiones y permitir que las
funciones de planeación, control y operaciones se realicen
eficazmente en la organización. Sistema de
Información Gerencial
Evolución de los Sistemas de Información Gerencial
Sistemas de Procesamiento Electrónico de Datos Sistemas de
Información Basado en la computadora Sistemas de Soporte a
las decisiones Canales de Comunicación informales en
estructura y utilización
Todas las funciones gerenciales; Planeación,
Organización, Dirección y Control son necesarias
para un buen desempeño organizacional. Para apoyar estas
funciones, en especial la Planeación y el Control son
necesarios los Sistemas de Información Gerencial. Por
tanto el valor de la información proporcionada por el
sistema, debe cumplir con los siguientes cuatro supuestos
básicos: Planeación y Control Calidad Oportunidad
Cantidad y Relevancia
Cantidad: Es probable que los gerentes casi nunca tomen
decisiones acertadas y oportunas si no disponen de
información suficiente, pero tampoco deben verse
desbordados por información irrelevante e inútil,
pues esta puede llevar a una inacción o a decisiones
desacertadas. Calidad: Para los gerentes es imprescindible que
los hechos comunicados sean un fiel reflejo de la realidad
planteada. Oportunidad: Para lograr un control eficaz de una
organización se deben tomar a tiempo medidas correctivas
en caso de ser necesarias, ya que deben aplicarse a tiempo, antes
que se presente una gran desviación con respecto a los
objetivos planificados con antelación. Relevancia: La
información que le es proporcionada a un gerente debe
estar relacionada con sus tareas y responsabilidades.
Fases en el Desarrollo de un S.I.G. Conceptualización: La
Empresa debe esclarecer sus necesidades y llevar a cabo una
evaluación inicial de las alternativas viables.
Evaluación y diseño: La Empresa evalúa
cuidadosamente los sistemas que podrían ser adquiridos. Si
ésta ha decidido modificar un sistema existente o
diseñar un sistema personalizado tendrá que
analizar los problemas de diseño. Desarrollo e
implementación: La Empresa desarrolla (perfecciona o
adapta) el sistema escogido y lo implementa. Mantenimiento: La
Empresa examina aquellos aspectos que deberán ser tratados
después de que el SIG ha sido desarrollado e implementado
/ el mantenimiento del sistema, las modificaciones y las
auditorias periódicas que se deberán llevar a cabo
para asegurar que el sistema funcione adecuadamente.
Estructura de un S.I.G. El S.I.G. se puede presentar como una
Estructura Piramidal: SIG para la planeación de
políticas y tomas de decisiones. Información
administrativa para la planeación táctica y la toma
de decisiones. Información administrativa para la
planeación operacional, la toma de decisiones y el
control. Procesamiento de transacciones Respuestas a preguntar.
Personal de Oficina 1er Nivel de Administradores Personal
Especialista Gerentes
(Gp:) Fig. No. 1 Componentes de Un SIG Componentes de un Sistema
Gerencial
Pasos para Analizar un S.I.G. Establecer los objetivos a largo y
corto plazo de la organización. Determinar cuáles
de los formularios y procedimientos actuales son los más
sencillos, utilizados para recolectar, registrar, tabular,
analizar y brindar la información. Identificar la
información que se requiere para ayudar a las diferentes
personas a desempeñarse efectiva y eficientemente dentro
de área de trabajo. Establecer los sistemas manuales o
computarizados para tabular, analizar, y ofrecer la
información, para que sean más útiles a los
diferentes trabajadores. Identificar a todos aquellos agentes que
están utilizando distintos tipos de información
(profesionales, trabajadores de campo, supervisores,
administradores, etc.)
Desarrollar procedimientos que permitan verificar el cumplimiento
del mismo. Capacitar y supervisar al personal en el uso de nuevos
formularios, registros, hojas de resumen y otros instrumentos
para recolectar, tabular, analizar y presentar la
utilización de la información. Optimizar un Sistema
de Información Gerencial que permita preguntar, observar y
verificar la información. Pasos para Analizar un
S.I.G.
Uso de los S.I.G. Para la Toma de Decisiones Selección
apropiada de objetivo para fijar metas. Selección
apropiada de formas de distribución de productos y
servicios. Coordinación de actividades del sector
público y del sector privado. Establecimiento de tarifas
que cubran los costos fijos de los productos y lservicios.
Desarrollo de modelos para la prestación de servicios y la
satisfacción de los lclientes. Un Sistema de
Información Gerencial operativo es importante en el medio
social y económico actual, en el cual los gerentes
necesitan tomar decisiones que incluyen aspectos tales como la
capacidad financiera, la satisfacción de los clientes y el
control de calidad. Estas decisiones importantes incluyen:
La estrategia puede definirse como la formulación,
ejecución y evaluación de acciones que
permitirán que una organización logre sus objetivos
identificando las debilidades y fortalezas internas dentro la
empresa, para determinar las oportunidades y amenazas externas,
estableciendo la misión objetivos, el desarrollo de
estrategias alternativas, el análisis de dichas
alternativas y la decisión de cuales escoger. Estrategia
Es el uso de la tecnología de la información para
soportar o dar forma a la estrategia competitiva de la
organización a su plan para incrementar o mantener la
ventaja competitiva o bien para reducir las ventajas de sus
rivales. Sistema de Información Estratégica
Impulsos Estratégicos Diferenciación: Costo:
Crecimiento: Alianza: Innovación: Las alianzas son
definidas como la combinación de dos más grupos o
individuos que se unen para lograr un objetivo común.
Apoyo en la tecnología de información, para innovar
en productos y procesos nuevos, para tener éxito, ya que
se requiere respuestas rápidas a las oportunidades que se
representan. El impulso estratégico del crecimiento
permite la consecución de ventas competitivas, mediante el
incremento del volumen de operaciones en el negocio. Se refiere a
los movimientos que puede hacer la empresa para reducir sus
costos o bien provocar la reducción de costos a
proveedores o clientes. Este impulso estratégico se
refiere a la diferenciación de los productos o servicios a
través de precios, plazas o promociones
Pasos a seguir en el Proceso de Planeación de Sistemas
Estratégicos Fase A: Introducir a los administradores de
la informática de la organización en la perspectiva
estratégica de los sistemas. Fase B: Identificar
áreas de oportunidad para el desarrollo de sistemas de
información estratégicos con los administradores.
Fase C: Coordinar las ideas con el responsable de la
función de informática, para desarrollar sistemas
de información estratégicos. Fase D: Introducir al
equipo de directores del primer nivel al concepto de sistemas de
información estratégicos. (para obtener
aprobaciones) Fase E: Conducir ideas con los responsables del
proceso de planeación del negocio.
Identificándolas, para realizar una evaluación
final del proceso.
Aplicaciones Especificas de la Tecnología de
Información para el Logro de Ventajas Competitivas. Ej. La
Banca Sistemas de Códigos de Barras y Punto de Venta.
Incremento de las ventas. Incremento de la productividad y
reducción de costos. Mejora del servicio al cliente.
Mejora del manejo y administración de recursos
económicos. Transferencia electrónica de fondos
(eft). Sistema de Intercambio Electrónico de Datos (edi).
Compras por Internet Incremento en la eficiencia de
servicio.
Tarjeta Electrónica para Clientes. Compras
Electrónicas. Nuevas Estrategias de Ventas.
Servicios Bancarios y Financieros al Público.
Comunicación Electrónica con el Proveedor.
Interfaces de Voz como Apoyo en el Proceso de Ventas.
Desarrollo de los Sistemas de Información
Estratégicos Definición del Proyecto:
Análisis de Sistemas: Factibilidad Técnica
Factibilidad Económica Factibilidad Operativa
Planteamiento del problema. Diseño de Sistemas: Se definen
los componentes Hardware y Software (tecnología) a
utilizar. Programación: Se codifica el sistema.
Fase de Pruebas: Pruebas de Programas Pruebas de Sistemas Pruebas
de Aceptación Conversión: Se realiza la
sustitución del antiguo sistema de información por
el nuevo. Producción y Mantenimiento: Una vez instalado el
sistema de información estratégico se dice que el
sistema está en producción.