Sistema de información gerencial y estratégico (página 2)

o Factibilidad técnica: para que la
solución pueda ser implantada se debe analizar si la
empresa posee los medios informáticos adecuados, o bien si
los ha adquirido en el exterior.

o Factibilidad económica: se realiza un estudio y
valoración económica de la solución
comprobando que los beneficios de la mejora superan los costos de
la implantación o modificación de los sistemas de
información.

o Factibilidad operativa: se evalúa si la
solución propuesta es deseable dada la organización
interna de la empresa.

Diseño de
Sistemas:

Una vez elegida la solución que resuelve los
problemas, se debe detallar cómo el sistema de
información estratégico satisface los requisitos
planteados por la organización. Al diseñar los
sistemas, se debe indicar los componentes de los sistemas de
información que se utilizará (nivel hardware,
software y tecnología de las telecomunicaciones) y como se
relacionan dichos componentes entre sí. De esta forma, se
producirá las especificaciones que el sistema de
información estratégico requiere.

Programación:

Se deben traducir las especificaciones del sistema de
información estratégico desarrolladas en la etapa
anterior, llevándose a cabo la programación y el
desarrollo del sistema de información
estratégico.

Fase de Pruebas:

Para evaluar el correcto funcionamiento del sistema de
información estratégico se debe llevar a cabo un
proceso exhaustivo y profundo para determinar si funciona en
diversas condiciones y si los resultados corresponden con lo que
se esperaba. Al establecer las pruebas, pueden realizarse de tres
tipos:

o Pruebas de programas: los diversos programas
elaborados se prueban por separado, para garantizar que cada uno
está libre de errores.

o Pruebas al sistema: se prueba el sistema de
información estratégico como un todo. La finalidad
es el correcto funcionamiento del sistema en conjunto, ya que
puede que un programa funcioné bien individualmente, pero
en conjunto el sistema de información estratégico
no ofrezca los resultados esperados.

o Pruebas de aceptación: pruebas realizadas por
los usuarios finales del sistema de información
estratégico. Cuando estos dan el visto bueno se
proporciona la certificación final del correcto
funcionamiento del sistema de información
estratégico.

Conversión:

Una vez comprobado que el sistema de información
estratégico funciona correctamente se lleva a cabo la
implantación de éste, o bien, la sustitución
del antiguo sistema de información por el nuevo. Al llevar
a cabo esta conversión, las organizaciones pueden optar
por diversas estrategias:

o Estrategia en paralelo, en la cual durante un tiempo
ambos programas van a utilizarse, funcionando tanto el nuevo
sistema de información como el antiguo. Esta estrategia es
la más fiable y segura, aunque es la más costosa y
se puede obtener información redundante.

o Cambio directo, en el cual se reemplaza el viejo
sistema de información por el nuevo en una fecha
determinada. Esta estrategia es la menos costosa, sin embargo,
ante cualquier problema se puede paralizar la actividad de la
empresa. Igualmente requiere que el personal haya recibido
formación sobre el sistema de información
estratégico, de lo contrario se encontrarán
empleados incapaces de saber manejar el nuevo sistema.

o Experiencia piloto, donde el sistema de
información estratégico se utiliza en un
área limitada de la empresa y tras comprobar su correcto
funcionamiento se instala en toda la empresa. Es una mezcla de
las dos estrategias anteriores.

Producción y
Mantenimiento:

Una vez instalado el sistema de información
estratégico se dice que el sistema está en
producción. A partir de aquí debe existir un
proceso constante de evaluación del sistema por parte de
los usuarios y personal especializado. Tras ello se identifican
nuevos errores y se plantean la corrección de
estos.

La totalidad de las fases analizadas
constituirían el ciclo de vida de los sistemas de
información estratégicos. Sin embargo, para muchas
empresas desarrollar el sistema de información
estratégico siguiendo todas las etapas puede ser muy
costoso en tiempo y dinero. Además, pueden surgir
continuos cambios en los requisitos de la información, lo
que puede originar que un sistema de información
estratégico quede obsoleto incluso en la etapa de
desarrollo. Por ello las empresas al desarrollar un sistema de
información estratégico pueden optar por otra
estrategia que le pueden permitir obtener resultados tan
positivos como los conseguidos utilizando el ciclo de vida. Entre
las otras posibles estrategias a adoptar se
encuentran:

Elaboración de Prototipos:

La empresa desarrolla un sistema de información
no funcional, el cual será una versión preliminar
del sistema de información estratégico. La
elaboración de un prototipo supone la reducción de
las etapas seguidas en el ciclo de vida, buscando rapidez en el
desarrollo y reducción de costos en tiempo y dinero. Los
prototipos son evaluados por los empleados en su puesto de
trabajo y se van adaptando a las necesidades de estos. Una vez
que se comprueba su correcto funcionamiento el prototipo se
extiende por el resto de áreas de la empresa. El principal
problema del uso de prototipos es su superficialidad, pues muchas
veces la empresa se centra en la reducción de costos
olvidándose de las necesidades de información de la
empresa, no existiendo documentación sobre el
funcionamiento del prototipo lo que origina desconocimiento.
Suelen utilizarse en organizaciones pequeñas o con bajas
necesidades de información.

Paquetes de Software de Aplicaciones:

La empresa adquiere paquetes de software de aplicaciones
ya existentes en el mercado y las utiliza para manejar la
información. Es muy sencillo para las organizaciones, pues
la empresa simplemente adquiere el programa y lo instala. Los
paquetes de software suelen aplicarse a una gran variedad de
áreas de la empresa (nominas, contabilidad, personal…) y
son muy útiles cuando la empresa no dispone del suficiente
capital para poder desarrollar todo el sistema de
información estratégico, por lo que adquiere en el
mercado una aplicación ya desarrollada a un precio
razonable. Sin embargo, el principal inconveniente es la ausencia
de flexibilidad para adaptarse a las necesidades de la
empresa.

Subcontratación de los Sistemas
de Información:

La empresa decide contratar a empresas externas para que
desarrollen él o los sistemas de información
estratégicos de la empresa, las que se
beneficiarían de las economías de escala del
proveedor, se asegurarían de calidad en el servicio, de
los costos y de la adaptación a las necesidades de la
empresa. Por otro lado subcontratar supone una cierta
pérdida de control por parte de la empresa, siendo clave
el poder negociador con el proveedor de los servicios
informáticos. Igualmente información considerada
como estratégica por la empresa es conocida por otras,
surgiendo una dependencia del proveedor.

Éxito y Fracaso de los Sistemas
de Información Estratégicos.

El desarrollo e implantación de los sistemas de
información estratégicos en muchas ocasiones
termina en fracaso, lo cual implica un alto costo para la empresa
y la pérdida de recursos que se podían haber
utilizado en otras alternativas. A continuación se
mencionan los principales factores que originan el éxito o
el fracaso de los sistemas de información:

Alineación entre los Sistemas de
Información y la Estrategia Empresarial:

Muchas organizaciones siguen considerando los sistemas
de información como un mero instrumento que simplifica la
burocracia sin valorar las ventajas estratégicas que estos
presentan. Se debe contar con una panificación
estratégica, donde se incorpore la alineación entre
los sistemas de información y la estrategia
empresarial.

Apoyo de la
Administración:

En muchas ocasiones el desarrollo e
implementación de los sistemas de información
estratégicos se delega a un área de la empresa y la
alta dirección se olvida que los sistemas de
información constituyen un arma estratégica, y que
siempre se deben considerar. Además debe existir una
predisposición a cambiar la organización
empresarial si lo requieren los nuevos sistemas de
información.

Identificación de las Necesidades
de Información:

Algunas empresas implantan las tecnologías de
información sin previamente haber realizado un proceso de
determinación de las necesidades de información y
como éstas pueden ser satisfechas utilizando adecuadamente
los sistemas de información
estratégicos.

Es indispensable una adecuada
determinación de las necesidades de información
documentada.

Involucración o Influencia del
Usuario Final:

Al diseñar el sistema de información
estratégico resulta fundamental contar con la
opinión del usuario final, pues el será quien
utilice el sistema de información estratégico. Por
ello este usuario ha de estar motivado e incentivado a colaborar
en el diseño del sistema.

Formación del
Personal:

Se requiere siempre la realización de actividades
formativas para el aprendizaje de las nuevas herramientas
informáticas a utilizar en la empresa para que el personal
aproveche al máximo las aplicaciones del sistema de
información estratégico.

Ejemplos de Sistemas de
Información Estratégicos.

SEARS usa una variedad de sistemas de información
como columna vertebral de su estrategia para llegar a ser
líder o solamente en tienda vendedora sino en servicios
financieros a clientes. Una base de datos de 40 millones de
clientes es continuamente minada para buscar grupos
específicos como por ejemplo compradores de herramientas,
aficionados a la jardinería, futuras mamas para enfocar su
publicidad. Esta información es usada también por
otras compañías pertenecientes a SEARS como
compañías de seguro, etc.

J.C.PENNEY COMPANY, una tienda por departamento con
alrededor de 20 millones de clientes ha inicializado su
contraataque tecnológico, estableciendo su propia
compañía de seguros (paralela a la de SEARS) y
usando la información reunida en las aplicaciones de su
tarjeta de crédito y de compras del departamento de
vehículos de motor de varios estados para buscar posibles
clientes de pólizas de seguro.

Uno de los ejemplos más conocidos como sistemas
estratégicos orientados a proveedores son los sistemas
utilizados por las agencias de viajes. Entre estos sistemas esta
el desarrollado por American Airlines, SABRE y el de United
Airlines, APOLLO. Actualmente el 65% de las agencias de viajes en
los Estados Unidos tienen terminales conectados a uno o ambos
sistemas de reservación. Mientras esos sistemas proveen
una conveniencia no paralela a las aerolíneas tanto como a
las agencias de viaje, también confieren un poder
negociador a las dos aerolíneas. Por ejemplo United ha
empezado a incluir en sus contratos con las agencias
cláusulas que previenen a ellas el uso de otros
sistemas.

WIZARD SYSTEM desarrollado por Avis, una
compañía de alquiler de carros esta diseñado
para mejorar la productividad de la firma. El sistema mantiene un
registro de la localización, costos y rendimiento de los
carros alquilados. Esta capacidad le ha permitido ha Avis
negociar mas eficientemente con sus suplidores en base a los
datos registrados.

CONCLUSIONES

La introducción de la tecnología de
computadores ha conllevado a que los diversos sistemas de
información se conviertan en elementos de importancia en
la organización y por eso en la actualidad la empresa que
no informatice un sistema de información no se considera
que esté a la vanguardia de la información y se
encontrará en clara desventaja con respecto a sus
competidores.

Dado el actual crecimiento de información
manejada en la Dirección de Relaciones de Trabajo surge la
necesidad de que dicha dirección tenga un Sistema de
Información Gerencial, que facilite a la dirección
automatizar los procesos para lograr manejar de manera eficiente
dicha información y la oriente hacia el futuro en la toma
de decisiones acertadas para lograr prever y resolver
problemas.

La estructura de los sistemas de información
gerencial se afecta por las actividades administrativas y las
funciones de la organización, mientras que la estructura
conceptual de un sistema de información consiste en una
federación de subsistemas de información para
diferentes funciones.

Los sistemas de información constituyen uno de
los aspectos estratégicos claves para el desarrollo de la
empresa. Para ello es necesario que toda la organización
esté concienciada de su utilidad, tanto por parte de la
alta dirección, la que debe tenerlos en cuenta al realizar
la planificación estratégica, como por parte de los
distintos usuarios de la empresa.

Para que un sistema de información
estratégico entregue resultados esperados, debe existir
una política de información y motivación
dentro de la empresa; así la empresa logrará
superar a sus competidores, podrá aumentar su poder de
negociación e incluso podrá evitar la entrada de
nuevos competidores logrando la denominada ventaja competitiva
sostenible en el tiempo.

Al planificar, desarrollar e implantar los sistemas de
información estratégicos debe realizarse por parte
de la empresa un alineamiento de la estrategia global y los
sistemas de información estratégicos, identificando
las principales necesidades y evaluando los distintos
métodos de satisfacción, teniendo presente en todo
momento cuáles son las tecnologías de
información disponibles en el mercado y como éstas
pueden utilizarse.

Además deben definirse claramente cuales son los
objetivos de los sistemas de información
estratégicos.

El proceso de desarrollo de los sistemas de
información estratégicos afectará en gran
medida al éxito o fracaso de la organización; las
organizaciones tendrán que adecuar dichos sistemas a sus
recursos de capital y las necesidades de la organización.
Cuando la empresa cuenta con los computadores más
avanzados, los mejores programas y la mejor red de
telecomunicaciones, no necesariamente tendrá un mejor
sistema de información, pues en ocasiones puede que con
tecnologías de información más modestas se
satisfagan de igual manera las necesidades de la
empresa.

Por ello toda empresa debe considerar los sistemas de
información como un todo, un elemento más de su
política de negocio.

Es importante destacar la importancia de la
planificación estratégica en las empresas, pues es
ahí justamente donde se debe definir el sistema que la
empresa requerirá para lograr los objetivos propuestos por
la administración.

Cuando ya ha definido su estrategia, y ha decidido
incorporar un sistema de información estratégico
debe definir las necesidades tecnológicas que
requerirá, para decidir posteriormente el método
por el cual conseguirá dicha tecnología. Para ello
debe evaluar todas las alternativas posibles, de realizar el
desarrollo del sistema información estratégico e
forma interna o externa, analizando la relación
costo-beneficio, considerando tiempos, personal, equipos, etc.
Una vez ya desarrollado el sistema de información
estratégico, se debe implementar junto a las
tecnologías de información, y debe nuevamente
evaluar todas las posibles metodologías de
implementación existentes. Siempre se debe monitorear el
sistema de información estratégico, y se debe
reevaluar su permanencia dentro de la empresa cuando éste
no entregue los resultados esperados, o simplemente cuando deje
de ser estratégico y vuelva a ser un sistema de
información más.

Las empresas que han incorporado con éxito la
tecnología, lo han hecho apoyando el modelo de negocios y
tomando los elementos para cumplir sus objetivos, incorporando la
tecnología para apoyar la estrategia del negocio ya que es
un medio para conseguir los objetivos.

La realizacion de un Plan de Sistemas de Informacion
dentro de cualquier organizacion, tiene como finalidad asegurar
Ia adecuacion entre los objetivos estrategicos de Ia misma y Ia
informacion.

BIBLIOGRAFIA

LAUDON C. Keneth (1996):
Administración de los Sistemas de Información
Organización y Tecnología. Editorial Prentice
Hall.

BRIEN A. James (2001): Sistemas de
Información Gerencial. Editorial McGraw-Hill. OLSOR H.
Margrethe (1989): Sistemas de Información Gerencial.
Editorial McGraw-Hill.

LAN R. Tricker (1996): Sistemas de
Información Control Gerencial. Editorial Continental, S.A.
de CV México.

http://es.wikipedia.org/wiki/Sistemas_de_informaci%C3%B3n_gerencial#Un_dato_import
ante_sobre_SIG

http://www.fing.edu.uy/catedras/adming/Temas/Tema_5-
Sistemas_de_Informacion_y_Control_v0f.doc

http://sisbib.unmsm.edu.pe/bibVirtual/publicaciones/indata/v05_n1/sistema.htm
http://www.elprisma.com/apuntes/curso.asp?id=4459
http://www.geocities.com/SiliconValley/Pines/7894/introduccion/estrategicos.html
http://www.gestiopolis.com/canales7/mkt/sistemas-de-informacion-estrategica.htm
http://www.monografias.com/trabajos11/teosis/teosis.shtml#CONCEP
http://es.wikipedia.org/wiki/Informaci%C3%B3n
http://www.monografias.com/trabajos11/henrym/henrym.shtml
http://www.juliux.org/tecinfo/presentaciones/pdf/presentacion2.pdf

http://www.iirsa.org/BancoMedios/Documentos%20PDF/sige_rio06_rosario_santa_gadea.
pdf
http://colombiamedica.univalle.edu.co/VOL32NO3/plan.htm

http://www.ucla.edu.ve/dac/Departamentos/coordinaciones/informaticai/documentos/Sistemas%20estrategicos.htm

/trabajos40/ventaja-estrategica/ventaja-estrategica.shtml

Autor:

Ing. Henry López

Ing. Yusvelin Herrera

Ing. Milagro
García

Enviado por:

MSc. Ing. Iván
Turmero

Puerto Ordaz, 05 de Junio del
2008