Metodología integral para la gestión empresarial en las cooperativas

Introducción

Las concepciones que han venido guiando el desarrollo
económico tienen que ser cambiadas, especialmente aquellas
que hacen depender toda la racionalidad e intencionalidad del
movimiento productivo en la valoración del capital, en la
recuperación de la inversión en el menor tiempo
posible.

Evidentemente toda empresa está concebida como un
sistema de producción, con objetivos de progreso y dentro
de ellos el generar utilidades y producir riquezas es
garantía necesaria de crecimiento, lo cual podemos
identificar como su objetivo económico. Pero no puede
desconocerse el hecho de que la actividad de la empresa y en
particular de las cooperativas, se realiza con hombres, siendo un
sistema que se caracteriza de manera significativa por
interacciones sociales internas y externas y su objetivo social
se cumple a través de la relación con personas y
con grupos, por lo cual debe ubicar su objetivo económico
dentro de determinado contexto integral. La conjunción del
objetivo económico y el objetivo social permite tanto el
desarrollo de la empresa como del propio hombre.

Es responsabilidad de la empresa procurar mejores
condiciones de trabajo, la asistencia médica, el nivel de
prestaciones sociales, la formación, el descanso y el
espíritu de pertenencia.

En este sentido, constituye una necesidad de la empresa
cooperativa establecer una metodología que posibilite
evaluar los resultados de su acción
económico-social, que brinde una valoración
integral de la gestión de estas entidades.

Desarrollo

Un aspecto importante que debe considerarse sin lugar a
dudas, en el análisis integral de los resultados de la
gestión en nuestras organizaciones cooperativas, lo
constituye su acción o impacto social, en correspondencia
con la esencia que define y desarrolla al movimiento cooperativo
desde sus inicios hasta la actualidad, lo cual requiere de una
conciencia y un compromiso de todos sus niveles de
dirección y sus asociados.

De estos elementos surge el concepto de Responsabilidad
Social, entendida esta como toda aquella actividad que desarrolla
la empresa con el objetivo de satisfacer las necesidades de sus
socios, trabajadores y empleados, así como de la comunidad
en la cual está insertada, dando respuesta a las
expectativas y derechos generados con estos sectores con los
cuales se relaciona con el compromiso de su desarrollo
integral.

La definición de la estrategia requiere de un
conocimiento general sobre la capacidad de las cooperativas de
sobrevivir y desarrollarse. En otras palabras, se necesita
conocer sus niveles de eficiencia y eficacia. Para que se pueda
tener un buen desempeño o desarrollo, se hace necesario
contar con las siguientes fortalezas:

• Lograr un superávit en su operación
  anual.

• Un nivel de solidez económico
  financiero.

• Capacidad de respuesta social

• Proveniencia de los recursos de
  inversión.

• Tener la capacidad de seguir funcionando sin
  inyección de recursos financieros externos.

• Ubicación en el mercado.

• Tendencia en el tiempo de cada una de estas
  variables.

Se trata de una radiografía de las cooperativas,
que nos permita ver el grado y los elementos constituyentes de la
solidez de la organización y su capacidad de
progreso.

El diagnóstico del desempeño, es
aún más importante para la definición de una
estrategia genuina cuando ésta está encaminada al
cambio. Por lo tanto se necesita conocer elementos
específicos como la disposición al cambio y la
sensibilidad a conceptos nuevos en el cambio de la gestión
(calidad, innovación tecnológica,
descentralización, participación de los
trabajadores en el proceso de toma de decisiones,
etc.).

Para las cooperativas, el análisis social tiene
una relevancia particular, debido a que refuerza el compromiso de
mejoramiento social, corazón de la filosofía
cooperativa. Es el doble carácter de empresa y
organización social lo que hace que tengan una
responsabilidad directa sobre este aspecto. Muchas cooperativas
hacen referencia a este espíritu en la formulación
de sus objetivos en su acta de constitución, y emprenden
actividades específicas destinadas a ser socialmente
útiles. Estas son de conocimiento de sus asociados, pero
rara vez se hace un intento por medir los resultados o evaluar la
gestión social. Por consiguiente en la mayoría de
las empresas cooperativas el factor social permanece como un
concepto que se evade. Todas las decisiones tomadas por los
directivos en las cooperativas deben poseer una
orientación social y estar definidas de forma precisa, no
como generalmente ocurre que son equivocadamente dirigidas
sólo a un conjunto de objetivos y programas con
orientación social. El objetivo primordial del
análisis social es el desarrollo de la sociedad, sirviendo
de ayuda para la toma de decisiones al ofrecer:

• Una definición clara del propósito
  social. Un sistema racional para establecer prioridades,
  basado en las consecuencias sociales que tienen los
  objetivos, políticas y programas empresariales,
  determinando sus consecuencias económico –
  financieras.

• Un enfoque integrado y estructurado de
  planificación económico – financiera y
  acción social.

• Una identificación de áreas que
  necesiten más compromiso.

• Una prueba del compromiso de la empresa con el
  mejoramiento del bienestar social.

En resumen el análisis social puede conducir a
mejorar la administración de los recursos y la futura
planificación de los mismos.

Responsabilidad
Social de las Empresas Cooperativas

Las empresas, como ya se ha planteado, cualquiera que
sea su actividad, tienen ciertas responsabilidades sociales o
éticas por las cuales deben responder. Estas
responsabilidades cubren un amplio rango. En efecto, influyen en
cualquier aspecto de la vida cotidiana de la comunidad y la
población en general.

Es oportuno definir el contexto social de una
COOPERATIAVA Y PYMES como cualquier persona, grupo o
institución que se vea afectada con sus actividades y que
por tanto pueden manifestar un interés legítimo en
las decisiones y sus consecuencias.

Cada grupo tiene sus propios intereses, así
tenemos por ejemplo que:

– Los intereses de los asociados pueden resumirse en las
utilidades, liquidez de la cooperativa, productos o servicios y
acción social.

– Los directivos destacarán sus intereses
relacionados al desempeño de la empresa cooperativa, la
contribución al bienestar social y desarrollo de la
cooperativa.

• Las organizaciones financieras mostrarán
  interés hacia la liquidez de la cooperativa, capacidad
  para pagar crédito y administración
  financiera.

Algunos de estos intereses vistos como problemas son de
particular importancia para las cooperativas. Estos temas
incluyen:

– Participación de la comunidad en las decisiones
que le afectan a ella.

– Conocimiento de sus asuntos
económicos.

– Conocimiento de los principios y prácticas del
cooperativismo.

– Educación al consumidor y al
asociado.

– Servicios sociales para asociados u otras personas con
necesidades especiales.

Una de las formas de identificar los aspectos de
bienestar social que incumbe a una empresa cooperativa es
realizando una encuesta dentro del radio de acción que
ella tiene.

Descripción del Proceso de
Análisis

En el proceso de análisis social el primer paso
debe consistir en definir el objetivo y el alcance del mismo,
cuáles son las responsabilidades sociales de la
cooperativa y qué decisiones o actividades deben
tomar.

En este proceso inicial, se tienen en cuenta algunos
tipos de decisiones y políticas que puedan dar una idea
concreta sobre la verdadera intención que tiene una
cooperativa para realizar un buen desempeño en el aspecto
social.

Las siguientes categorías se establecen como base
para la clasificación de las políticas o
actividades de la cooperativa en su accionar económico y
social:

1. Enfoque y estructura de la toma de
decisiones.

2. Desempeño del producto o servicio.

3. Uso del talento humano.

4. Participación de la comunidad.

5. Crecimiento económico.

El alcance de cada una de estas categorías se
describe a continuación.

Lo que se requiere es un enfoque integrado de
planificación, tomando en cuenta las consecuencias
económicas – financieras de objetivos y metas en su
conjunto

Mezcla de Marketing: La oferta de un bien o
servicio de una cooperativa es consecuencia directa de una
necesidad insatisfecha de la comunidad o entorno donde se
desenvuelve.

Por lo tanto para lograr vender cualquier producto se
hace necesario realizar un estudio de mercado. Para ello es
necesario basarse en los siguientes elementos.

– Calidad: los productos o servicios tienen que estar
diseñados para satisfacer las necesidades de los usuarios,
los servicios tienen que ser suficientemente flexibles para
satisfacer las necesidades variables de cada usuario.

– Innovación: La cooperativa tiene que tener en
cuenta y responder a los cambios de las necesidades de los
usuarios. Existencia de un plan de mejoramiento del producto o
servicio.

– Precios: Corresponder la calidad del producto o
servicio con el precio. Los precios cobrados a los consumidores
tienen que ser competitivos. Los precios tienen que ser
razonables y justos, dadas las expectativas de utilidad y la
necesidad de cubrir los costos de producción.

– Protección al consumidor: Minimizar los riesgos
de los productos al utilizarse. Que exista suficiente
información disponible acerca de los productos y sus
atributos.

– Mercado: Entre otros aspectos deben destacarse: Las
características del mercado en que actúa y los
factores que lo condicionan, si la publicidad se hace dentro de
las normas. La empresa cooperativa se arriesga a experimentar con
nuevos enfoques de mercadotecnia que aumente la aceptación
de los productos que se deseen ofertar..

Resultados económicos: La supervivencia de
una cooperativa depende de su habilidad para obtener una
apropiada utilidad económica financiera. En una
economía altamente competitiva o en situaciones de crisis
económicas, el interés de tener ganancias
económicas puede ganar terrenos sobre el interés en
las actividades de beneficio.

Teniendo en cuenta los factores involucrados en el peso
específico de toma de decisiones, se puede tomar esta
opción como apropiada, ya que dentro de sus objetivos
igualmente importantes puede minar su solidez económico
– financiera. De no tomar en serio un análisis
económico financiero puede llevar al fracaso
económico total, es por ello que en las decisiones que se
tomen se deben tener en cuenta el balance que debe mantenerse
entre los resultados económico – financiero y social.
Así tendremos que tomar decisiones como:

• Buscar nuevas oportunidades en el
  mercado.

• Distribución o retención de
  utilidades.

• Políticas y criterios para manejo de
  inversiones.

• Aumento de la productividad.

• Reestructuración administrativa y/o
  organizacional, etc.

Esta etapa implica la utilización de instrumentos
de diagnóstico específicos que permitan la
medición del desempeño

Cuando se habla de medir el desempeño, se
utilizan indicadores de gestión clásicos, que miden
de una u otra forma el nivel de logro en el uso de los recursos.
Entre estos tenemos>

• La rentabilidad del capital (rendimiento sobre los
  activos).

• El nivel de utilidades, el superávit de
  explotación, el superávit neto

• Los índices de liquidez, así como
  varios índices de productividad del capital y del
  trabajo.

• La estabilidad financiera.

• Análisis de Tendencia en el tiempo

Sin embargo, no debe olvidarse que el proceso
estratégico se está realizando para Pymes y
empresas cooperativas. Cuando se comprenda sobre qué se
centran estas razones (rendimiento sobre la inversión),
nos damos cuenta que, manejados sin precaución, pueden
llevar a interpretaciones imprecisas o equivocadas.

Para ayudar a comprender del enfoque original que se
necesita en el análisis del desempeño de la
cooperativa, se presentan a continuación dos nociones que
deben ser adaptadas a su naturaleza particular.

• 1. La noción de rentabilidad.

Mientras el concepto de rendimiento sobre la
inversión (RSI) es muy importante en el caso de una
empresa de capital (la maximización de la ganancia es el
pilar del análisis económico de la empresa), en el
caso de las cooperativas, su doble carácter de
organización económica y organización
social, abre canales diferentes para remunerar el capital. Por lo
tanto la medición de la rentabilidad en las empresas
cooperativas tiene que tomar en cuenta el reparto de la
rentabilidad.

La noción de rentabilidad en una empresa
cooperativa no se encuentra necesariamente en la
remuneración del capital, de la cual una proporción
(reserva), que puede ser alta, no es propiedad de los miembros a
escala individual, siendo intransmisible e irrepartible. Para una
cooperativa, la medida de rentabilidad debe basarse, más
bien en el conjunto de beneficios recibidos por los miembros. De
ahí se deriva el rol determinante de la noción de
rentabilidad, como importe pagado a los miembros, que corresponde
a la cuantificación del total de beneficios y no
únicamente al excedente distribuido.

Es por ello que el análisis del estado de
resultados en el sector cooperativo debe fundamentarse en tres
grandes principios.

• a) Generación de excedentes suficientes
  para crear una reserva que asegure la entidad y permanencia
  de las empresas cooperativas. La capacidad de las
  cooperativas de crear un capital institucional depende en
  buena medida de la política de retención de
  utilidades, así como de los precios de venta de sus
  productos y los precios de compra de sus recursos.

• b) Maximización de los beneficios, los
  cuales incluyen no sólo los gastos de personal, sino
  también aquellos de tipo social.

• c) Minimización de los gastos de
  explotación. Para medir los gastos de
  explotación se necesita una base objetiva de
  comparación sobre la cual se pueda expresar los costos
  en términos de porcentaje a partir de cantidades
  expresadas en unidades. Entonces se habla de gastos por
  unidad, o gastos de venta sobre el número o cantidad
  de producto vendido.

Estas razones no permiten el análisis de las
cooperativas por sí mismas, pero demuestra su verdadera
utilidad si se comparan con las razones del sector.
También es importante comparar los resultados de un
año con los de años anteriores. Otra forma de medir
los gastos de explotación es el análisis de las
desviaciones observadas de un período a otro en
determinado renglón de gastos.

Por su contenido la Contabilidad y la Estadística
representan por sí mismas un sistema a través del
cual se mide cuantitativamente y se reflejan todos los aspectos
económicos de la actividad cooperativa, sin embargo, no
siempre la información de partida para el análisis
o evaluación interna de la empresa, sobre la base del
sistema de indicadores utilizado, refleja el estado real de su
que hacer económico, lo cual conduce a una
deformación del trabajo de las mismas.

Además de asegurar la supervivencia y eficiencia
económica se debe garantizar la ampliación del
bienestar, la equidad y el mejoramiento de la calidad de vida de
todos los grupos implicados. Para darle solución a esta
problemática, las cooperativas y Pymes deberán
tener conciencia de la necesidad de incrementar su presupuesto de
gastos e inversión social. Esta actividad, llamada
gestión social, da lugar a un sistema de
información denominado Contabilidad Social, la cual surge
como una necesidad de contar con información para la toma
de decisiones que propicie el cumplimiento de la Responsabilidad
Social.

Es importante definir qué se entiende por
expectativa social, ya que el registro de los hechos y sus
cambios constituyen precisamente la Contabilidad Social, a
través de Unidades de Bienestar que constituye la unidad
de medida que homogeniza expectativas y derechos
sociales.

Se entiende por Expectativa Social, la posibilidad de
mejorar la calidad de una vida del Mercado Social Objetivo y
éste hace referencia a personas que comparten necesidades
y expectativas parecidas.

En la medición de la acción social
convergen diferentes opciones acordes con los factores a medir.
Una unidad de Bienestar corresponde a una centésima parte
de la mejoría de una necesidad o expectativa
social.

Así, la Contabilidad Social se refiere al sistema
y procedimiento para el procesamiento y resumen de la
información social y generación de estado
social.

Otro aspecto de importancia es el relacionado con el
Presupuesto Social para poder proyectar las actividades y
programas para la acción social en términos
cualitativos y cuantitativos en un período
determinado.

En este punto, se trata de contrastar las proyecciones
con lo efectivamente realizado con el objeto de medir el grado de
cumplimiento de las metas, en concordancia con los recursos
económicos asignados.

De acuerdo con el presupuesto económico asignado
y la definición de las Unidades de Bienestar según
expectativas o factor, se toma de ese presupuesto una cantidad de
dinero en proporción igual a la ponderación o
unidades de bienestar de cada factor o expectativa.

Esto nos confirma el criterio de que las dificultades
confrontadas en el funcionamiento del sistema de indicadores en
las cooperativas, no sólo están relacionados con
las deformaciones de sus métodos de cálculo y
formas de expresión, sino también con la influencia
directa que ejercen los hombres en el mecanismo de
utilización de las leyes económicas a través
del sistema de indicadores.

En este sistema se pone de manifiesto las relaciones
entre los indicadores permitiendo profundizar en los factores que
influyen en los resultados del trabajo y en la
determinación de los puntos fuertes y débiles que
posee.

En tal sentido y argumentado de forma más puntual
lo anteriormente señalado, se pueden impartir cursos,
charlas, talleres o congresos donde se traten temas
como:

Importancia del análisis económico
financiero para la toma de decisiones de la gerencia de una
cooperativa y Pymes, así como la importancia de los
proyectos de inversión para el crecimiento, donde de forma
específica se explicarán cada una de las etapas de
un proyecto para no correr riesgos de perder el dinero invertido,
como los elementos de marketing para la elaboración de una
mezcla de marketing a un producto determinado que se decida
comercializar, a partir de un desembolso de capital como
inversión donde se verían las distintas
clasificaciones que podrían alcanzar los productos, las
formas de distribución, la selección del mercado y
los precios competitivos que harán atractivo el producto,
la forma de promoción y distribución del
mismo

. Guía
para la elaboración de proyectos

1.- RESUMEN

• NOMBRE DEL PROYECTO:

– Debe reflejar la esencia del Proyecto, ser corto y
atractivo.

• ORGANISMO EJECUTOR:

– Nombre de la Organización que va a promover el
Proyecto, es decir que será la contraparte, con su status
legal.

– Responsable del Proyecto.

– Ubicación geográfica del
Proyecto.

– Teléfono, fax, correo
electrónico.

– Número de cuenta bancaria.

• POBLACIÓN BENEFICIARIA

– Directamente: Aquellas personas que reciben los
beneficios directos del Proyecto. Ejemplo: Educadores, promotores
culturales, investigadores, estudiantes, trabajadores del sistema
educativo en general etc. (Consumidores)

– Indirectamente: Aquellas personas que resultan
beneficiadas por extensión. Ejemplo: Si una
capacitación está dirigida a los profesores los
beneficiarios indirectos son los estudiantes, sus familiares,
etc.

• IDEA BASICA

– Explicar en qué consiste el
Proyecto, que se piensa hacer, por qué y para
qué.

• DURACIÓN

– Duración del Proyecto a partir del
financiamiento.

2.- JUSTIFICACIÓN

Se argumenta en este aspecto por qué el Proyecto
es necesario. Se necesita demostrar por qué es
factible.

Se debe referir claramente el problema y las condiciones
que tenemos para resolverlo, detenerlo o debilitarlo.

• POBLACIÓN BENEFICIARIA ESTA FORMADA
  POR:

– Este punto se retoma para cuantificar o detallar la
población que es beneficiaria del Proyecto teniendo muy
presente el enfoque de género. (Consumidores)

3.- DESCRIPCIÓN

• ANTECEDENTES

– Un poco de historia que refleje como surge el
problema, qué condiciones históricas ha hecho que
se agudice el problema, qué se ha hecho para resolverlo,
enumerando las actividades. Las tendencias de evolución
del problema son importantes.

• PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA:

El Proyecto pretende dar solución al siguiente
problema:

En este aspecto hay que recordar que el problema es una
carencia, falta, una contradicción, una insuficiencia, una
necesidad insatisfecha, etc. En anexos pueden colocarse
fotografías, videos, investigaciones y cuanto material sea
factible para reflejar el problema.

4.- OBJETIVOS:

• GENERAL:

– Expresa el resultado que se espera al concluir el
Proyecto, el cual debe referir la solución del problema
general.

• ESPECIFICOS:

– Pueden varios los objetivos específicos y deben
referir los resultados que se esperan al eliminar o disminuir los
efectos de cada una de las causas que engendran el
problema.

5.- ESTRATEGIA DE EJECUCIÓN:

– Cómo e va a atacar el problema, cuáles
son las grandes líneas de acciones y las etapas por las
que atravesará el Proyecto.

6.- METAS Y ACTIVIDADES:

– Las metas con sus actividades correspondientes se
reflejarán en un diagrama de Gant. que facilitará
la visualización de los trabajos que se realizarán
durante toda la ejecución de Proyecto. Es bueno que se
aclare que las Metas y las Actividades tienen que estar enfocadas
acorde a los objetivos específicos del
Proyecto.

7.- RECURSOS:

• PROPIOS:

– Humanos: Las personas involucradas directamente en el
Proyecto.

– Materiales: Electricidad, teléfono, pasajes,
locales de trabajo, etc.

– Financieros: Salarios, gastos laborales y gastos
adicionales.

• SOLICITADOS:

– Administrativos: Combustibles, materiales de oficina,
mantenimiento de equipos, comunicaciones internacionales,
equipamientos e insumos, reproducción de textos, memorias,
etc.

– Docentes: Materiales docentes para talleres, compra y
edición de textos, invitaciones a especialistas
extranjeros, etc.

– Inversiones: Compra de medios de transporte,
computación, etc.

8.- PRESUPUESTO:

Propuesta
metodológica para el análisis económico
financiero para la toma de decisiones

Aquí estaríamos proponiendo, mostrando y
desarrollando las distintas herramientas, como es la liquidez,
para medir la capacidad de pago a corto plazo de la entidad y la
solvencia para enfrentar sus deudas totales a partir de los
recursos totales de que dispone, un análisis de la
actividad para ver el grado de utilización o
sub-utilización de los recursos disponibles, un
análisis de la estabilidad para ver el riesgo con que se
está trabajando o medir la solidez económica y
financiera, además un análisis de la rentabilidad
para medir los resultados del período, a partir de toda la
documentación existente en el área
económica. Además se pueden analizar las
variaciones de un periodo a otro usando métodos
analíticos precisos, con los cuales se pueden observar el
peso de cada una de las cuentas dentro de los estados
financieros, la tendencia de cualquiera de las cuentas o
actividades que se están realizando, un análisis de
la variación del Capital de Trabajo, para ver la
dirección en que estrían encaminados los aumentos o
disminuciones de los recursos circulantes o corrientes. En fin se
verían los distintos elementos medibles que pueden dar una
valoración económica financiera para la toma de
futuras decisiones.

Una vez vista la necesidad e importancia del
análisis y la elaboración de proyecto, sería
necesario asumir los términos de la responsabilidad
social, donde se verían como realizar una actividad
económica con un fin social; y si asumiendo criterios de
rentabilidad como elemento de sostenibilidad.

Finalmente resulta decisivo poder medir el alcance y
satisfacción social de todos estos elementos con un arma
muy útil como lo es la elaboración del balance
social, aquí se vería la forma en que se asumen los
activos, pasivos y capital social. Además la forma de
hacer medibles, controlables, ejecutables , variables sociales
tan subjetivas e importantes para cumplir con el fin con el que
ha sido creado cualquier cooperativa.

Autor:

MSc: Eliot Cabana

MSc: Joel Gómez