Diseño de un Manual de Normas y Procedimientos para la Unidad Central de Servicio Comunitario

Diseño de un Manual de Normas y
Procedimientos para la Unidad Central de Servicio
Comunitario

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Other Placeholder: En los últimos
años el ejecutivo nacional ha planteado lineamientos y
exigencias que obligan a los estudiantes de universidades tanto
públicas como privadas a cumplir con el Servicio
Comunitario como requisito para obtener su titulo. Esto hace que
desarrollar proyectos comunitarios adquiera mayor valor e
importancia, mucho más los procesos que desarrolla cada
oficina de Servicio Comunitario para formar a los estudiantes,
guiarlos en sus actividades y velar por el cumplimiento de cada
uno de los proyectos, acercando así al estudiante a la
realidad de las comunidades más necesitadas.Todo esto con
la única finalidad de formar profesionales con conciencia
social que contribuyan con el crecimiento, desarrollo y avance
del país. Title: IntroducciónSlide: 2

Other Placeholder: La Unidad Central de
Servicio Comunitario UNEXPO "Antonio José de Sucre" tiene
la responsabilidad de velar por el cumplimiento de los objetivos
de cada Unidad Regional, bajando los lineamientos necesarios para
que cada unidad funcione correctamente, ya que de eso depende la
formación comunitaria de cada uno de los estudiantes de
esta casa de estudios superiores.De allí la necesidad de
crear un Manual de Normas y Procedimientos para mejorar y
optimizar los procesos tanto académicos como
administrativos, para que se realicen bajo lineamientos que
garantizan la excelencia en el producto final, en este caso,
excelentes profesionales. Title: IntroducciónSlide:
3

Other Placeholder: En la Universidad
Nacional Experimental Politécnica "Antonio José de
Sucre", al igual que en el resto de las Universidades de
Venezuela, la creación de unidades, coordinaciones,
departamentos u oficinas de Servicio Comunitario responden a una
necesidad de vincularlas con el entorno y de crear una conciencia
social en la aplicación del conocimiento. Por ello, para
Mayo del 2008, se crea la Unidad Central de Servicio Comunitario
con miras a dar respuesta a la responsabilidad social que
asumieron las Universidades a través de decreto de ley,
fundamentado en leyes y reglamentos institucionales y bajo
criterios de la Oficina de Planificación del Sector
Universitario (OPSU). Title: Planteamiento del ProblemaSlide:
4

Other Placeholder: La Unidad Central de
Servicio Comunitario inició gestiones hacia la
normalización de los procesos para asegurar el buen
funcionamiento de todas sus coordinaciones, por tanto existe la
necesidad de crear un manual de normas y procedimientos, que
será el primero de muchos proyectos encaminados hacia su
optimización, para lograr la certificación de
calidad ISO 9000. En este orden de ideas, se hace necesario un
estudio de las actividades que deben seguirse en la
realización de las funciones y que permitirá la
creación de normativas y formatos que regulen las
actividades de dicha unidad de manera eficiente y efectiva.
Title: Planteamiento del ProblemaSlide: 5

Other Placeholder: Por tal razón, se
adecuarán los procesos para uniformar y controlar el
cumplimiento del trabajo, evitar su alteración arbitraria,
simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar
las labores de auditoría, la evaluación del control
interno y su vigilancia de forma tal que tanto los empleados como
sus jefes conozcan si el trabajo se está realizando
adecuadamente. Todo esto con la finalidad de reducir los costos
al aumentar la eficiencia general, promoviendo una
filosofía basada en una cultura de excelencia y
mejoramiento continuo como única forma de trabajo. Title:
Planteamiento del ProblemaSlide: 6

Title: Objetivos

Other Placeholder: GeneralDiseñar el
Manual de Normas y Procedimientos para la Unidad Central de
Servicio Comunitario UNEXPO "Antonio José de Sucre", con
la finalidad de optimizar el desempeño en las actividades
del personal de cada unidad regional.EspecíficosAnalizar
los aspectos generales de la Unidad Central de Servicio
Comunitario UNEXPO "Antonio José de Sucre", para conocer
su estructura y lineamientos.Analizar las funciones llevadas a
cabo en la Unidad Regional de Servicio Comunitario – Vice
Rectorado Puerto Ordaz, tomándola como referencia para la
realización del manual.Slide: 7

Other Placeholder:
EspecíficosProponer normativas para orientar al personal
de las diferentes unidades regionales, que integran la Unidad
Central del Servicio Comunitario UNEXPO "Antonio José de
Sucre", en el desempeño de sus funciones. Caracterizar el
proceso administrativo que se lleva a cabo en la Unidad Regional
de Servicio Comunitario – Vice Rectorado Puerto Ordaz, para la
realización del manual.Elaborar los formatos necesarios
para la organización de los procedimientos administrativos
de la Unidad Regional de Servicio Comunitario – Vice Rectorado
Puerto Ordaz. Objetivos

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Title: Descripción de área de
pasantía Other Placeholder: La Universidad Nacional
Experimental Politécnica "Antonio José de Sucre",
UNEXPO, fue creada el 20 de febrero de 1.979.El Vice-Rectorado
Puerto Ordaz tiene su origen en el antiguo Instituto
Universitario Politécnico Experimental de Guayana (IUPEG)
creado el 23 de Noviembre de 1971, por decreto presidencial
Nº 794.Se fundamenta en tres postulados esenciales: la
docencia, la investigación y la extensión. Los
centros de actividad académica son los Vice-Rectorados
Regionales de Barquisimeto, Puerto Ordaz y Caracas, y los
Núcleos Carora, Guarenas y Charallave.Slide: 9

Title: Other Placeholder: Esta Casa de
Estudios Superiores ofrece las siguientes carreras de Pre-grado:
Ingeniería Eléctrica, Ingeniería
Electrónica, Ingeniería Industrial,
Ingeniería Mecánica e Ingeniería
Metalúrgica, en el Vice-Rectorado Puerto
Ordaz.Ingeniería de Sistemas, Ingeniería
Industrial, Ingeniería Mecánica, T.S.U. en
Mecánica, T.S.U en Construcción Civil y T.S.U. en
Electricidad en el Vice-Rectorado Luis Caballero Mejías,
Núcleos Charallave y Guarenas (Caracas)Ingeniería
Química, Ingeniería Industrial, Ingeniería
Mecánica, Ingeniería Electrónica,
Ingeniería Metalúrgica e Ingeniería
Eléctrica, en el Vice-Rectorado Barquisimeto y
Núcleo Carora.

Descripción de área de
pasantía Slide: 10

Other Placeholder: La Unidad Central de
Servicio Comunitario de la UNEXPO "Antonio José de Sucre"
y la Unidad Regional de Servicio Comunitario Vice-Rectorado
Puerto Ordaz, actualmente se encuentran ubicadas en la oficina
del Centro Socio Histórico de Guayana, en el Edificio de
Aulas de dicho Vice-Rectorado. Esta unidad baja los lineamientos
y supervisa el funcionamiento en cada una de las Unidades
Regionales, dado que en cada una de ellas es donde los
estudiantes de pregrado. Descripción de área de
pasantía Slide: 11

Other Placeholder: Bajo la
supervisión de docentes-tutores y en estrecha
relación con las comunidades, los estudiantes desarrollan
actividades a los fines de atender y construir conjuntamente
soluciones a problemas concretos, aplicando los conocimientos
científicos, técnicos, culturales, deportivos y
humanísticos adquiridos durante su formación
académica en nuestra casa de estudios.El Servicio
Comunitario de la UNEXPO esta basado en el modelo
pedagógico de Aprendizaje-Servicio y desarrollará
tres objetivos curriculares: Fortalecimiento de valores
socialesComprensión de la realidad social del país
y de las comunidades Instrumentación del Servicio
Comunitario. Descripción de área de pasantía
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Other Placeholder: Su base normativa y
conceptual se fundamenta en: La Constitución de la
República Bolivariana de Venezuela, artículos 2, 3,
4, 83,135 y 138. Ley de Universidades y su Reglamento.Ley de
Servicio Comunitario del Estudiante de Educación
Superior.Declaración Universal de los Derechos Humanos,
artículo 29.1.Declaración Mundial sobre
Educación Superior en el siglo XXI, UNESCO 1998
(Reglamento del Servicio Comunitario UNEXPO, 2007).
Descripción de área de pasantía Slide:
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Other Placeholder: .VisiónLa Unidad
de Servicio Comunitario tiene como visión la
formación integral de los estudiantes de
ingeniería, mediante el reforzamiento de un conjunto de
valores y principios humanísticos que conlleven a la
formación ética, moral, integral e integradora de
los estudiantes y profesores de la Universidad Nacional
Experimental Politécnica "Antonio José de Sucre", y
su aporte para el fortalecimiento del entorno social (Lezama,
2010). Descripción de área de pasantía
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Other Placeholder: .MisiónLa
Misión de la Unidad Central de Servicio Comunitario,
conjuntamente con las Unidades Regionales, es lograr una efectiva
interacción entre el ámbito universitario y los
demás actores sociales: instituciones públicas y
privadas, asociaciones civiles organizadas, Consejos Comunales,
etc.; mediante la oportunidad de implementar proyectos de orden
social, basados en la utilización del Modelo
Pedagógico aprendizaje-servicio; que satisfagan las
necesidades de acercamiento e intercambio de saberes entre la
universidad Descripción de área de pasantía
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Title: Descripción del ProcesoOther
Placeholder: Debido a que el área de proyectos es el
soporte de los objetivos de cada Unidad Regional, el proceso
objeto de estudio será el identificado por la Ingeniera
Sutta en documentos anteriores, donde se enfoca el desarrollo de
las actividades claves de cada unidad, en cuatro (04) fases, que
identificaremos como los procesos, donde se engloban las
distintas funciones del Servicio Comunitario.Slide: 16

Title: Metodología

Other Placeholder: Se realizo un estudio de
tipo descriptivo, con la descripción, el registro,
análisis e interpretación de los objetivos,
procesos y funciones de la Unidad Central de Servicio Comunitario
UNEXPO, realizando el enfoque desde cómo funciona en el
presente el objeto de estudio.En cuanto al análisis e
Interpretación de la información obtenida, se
realizo un análisis de contenido, una técnica que
combina intrínsecamente, y de ahí su complejidad,
la observación y producción de los datos, y la
interpretación o análisis de los datos. Una vez que
se define el tipo de estudio es necesario delimitar y/o
identificar el conjunto de elementos a los cuales se pretende
investigar:Slide: 17

Other Placeholder: La Población
objeto de estudio son los procesos, objetivos y funciones de la
Unidad Nacional de Servicio Comunitario de la UNEXPO y sus
componentes o Unidades Regionales desplegadas en los tres (03)
vicerrectorados (Caracas, Barquisimeto y Puerto Ordaz) y sus tres
(03) núcleos (Charallave, Guarenas y Carora). Se
selecciono como Muestra uno de sus componentes, los procesos,
objetivos y funciones de la Unidad Regional de Servicio
Comunitario de la UNEXPO Vice-Rectorado Puerto Ordaz.
Metodología

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Other Placeholder: Se estimó
conveniente la utilización de las siguientes
técnicas de recolección de datos: la
revisión documentalla observación directala
encuesta. Partiendo del análisis de manuales y documentos
mediante una lectura general, se inició la búsqueda
de los hechos presentes, seguida de una lectura más
detenida y rigurosa de los textos, a fin de captar sus
planteamientos esenciales y los aspectos lógicos de sus
contenidos y propuestas. Metodología

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Other Placeholder: Posteriormente se
procedió a la observación directa, para verificar
cómo se llevan a cabo las actividades, operaciones diarias
y en donde se enmarca el trabajo de la unidad. Y por
último, se utilizó la encuesta para obtener
información de los sujetos de estudio proporcionada por
ellos mismos, sobre opiniones, actitudes o sugerencias, con este
método se pueden realizar entrevistas y cuestionarios. En
este caso, para establecer la comunicación con el sujeto
se realizo un cuestionario, que es un formulario impreso,
destinado a obtener repuestas sobre el problema objeto de estudio
y que el encuestado llena por sí mismo.
Metodología

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Other Placeholder:  La encuesta se
aplico a 30 personas asociadas a la Unidad Regional de Servicio
Comunitario, tomando en cuenta al personal que labora en la
misma, prestadores del Servicio Comunitario y docentes tutores de
proyectos. Se realizaron 4 preguntas en la encuesta; la primera y
la segunda son categorizadas, la primera es un filtro para
verificar que el encuestado este directamente relacionado con la
unidad objeto de estudio y la siguiente es una valoración
cuantitativa sobre el desempeño de la unidad, la tercera y
la cuarta son de opinión, acerca de la atención
ofrecida por los empleados y sobre lo que se debería
mejorar en la unidad. Metodología

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Procedimiento:

Metodología

Slide: 22

Metodología

Procedimiento:

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Title: Diagnóstico

Other Placeholder: Aún cuando existe
una propuesta estructural en manuales previos, para las unidades
de servicio comunitario, en la actualidad hay una deficiencia en
el número de personas que laboran en estas oficinas. Esta
limitación en cuanto al personal genera una
situación de mayor exigencia en los funcionarios adscritos
a estas unidades, sobre todo cuando se realizan las actividades
de inscripción o culminación de Proyectos. En
específico se puede decir que, así como es
necesario normalizar todos los procesos en la Unidad Regional,
también se hace necesaria la contratación de
personal para el correcto funcionamiento de la Unidad Central de
Servicio Comunitario. Slide: 24

Title: Diagnóstico

Other Placeholder: También es
importante resaltar, que el espacio físico donde se
desempeñan las labores, tanto de la Unidad Central como la
Regional de Servicio Comunitario, es sede del Centro de
Investigaciones Socio Histórico Guayana, por lo cual se
comparte con la dinámica del trabajo de esta oficina, al
no poseer espacio asignado por la Universidad. Es de referir, que
tal espacio solo mide aproximadamente 10 m2, el cual se hace
insuficiente para la atención de: los estudiantes
prestadores de servicio comunitario, las comunidades visitantes,
los organismos e instituciones con las que se realizan convenios,
entre otros. Slide: 25

Title: Diagnóstico

Other Placeholder: Es importante tomar en
cuenta los números estadísticos de esta unidad, lo
cual genera un volumen de trabajo bastante elevado para su
atención. Para apoyar el estudio, a continuación se
presenta en la Tabla N° 4.2, algunos datos de interés
respecto al desempeño de esta Unidad Regional.Slide:
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Title: Diagnóstico

Other Placeholder: Actualmente, la Unidad
Central de Servicio Comunitario ha planificado la
adecuación de sus procesos a los requerimientos de su
estructura organizativa, que ha sufrido cambios desde su inicio
en Mayo 2008 hasta este período, por tratarse esta de una
nueva oficina institucional con objetivos muy particulares, por
tratarse de la interacción directa Universidad-Comunidad.
Esta adecuación de procesos tiene como fin la
optimización de recursos para una mejor atención a
los clientes.Inicialmente, la Unidad Central de Servicio
Comunitario define las directrices de funcionamiento,
operatividad y procedimientos de las Unidades Regionales, las
cuales tienen como objeto la consolidación de la
razón de ser de esta Unidad, que es la ejecución de
proyectos de servicio comunitario de los estudiantes de la
UNEXPO.Slide: 27

Title: Diagnóstico

Other Placeholder: El Área de
Ejecución de Proyectos de Servicio Comunitario, es el
área fundamental de la Unidad, pues le corresponde la
Ejecución de los Proyectos de Servicio Comunitario,
objetivo general de la Unidad.Esta área, en la actualidad
presenta un descontrol en cuanto a la ejecución de los
proyectos, retrabajo, falta de motivación del personal,
incumplimiento en las metas propuestas; debido al desconocimiento
y la falta de normalización de los procesos. A simple
vista se observa la necesidad latente en la Unidad Central de
Servicio Comunitario UNEXPO, de crear y bajar a sus Unidades
Regionales lineamientos que dirijan sus labores hacia la calidad
en todos sus procesos, por lo que la implementación de un
Manual de Normas y Procedimientos sería un paso hacia
adelante en esta meta.Slide: 28

Title: Diagnóstico

Conocida la situación actual de la
unidad y como resultado de la investigación realizada, se
establecieron para el correcto cumplimiento de las funciones de
la Unidad Regional de Servicio Comunitario, los siguientes
procedimientos:Los procesos objeto de estudio, no estaban
claramente definidos, razón por la cual la
realización del presente Manual de Normas y Procedimientos
adquiere mayor importancia y es determinante para conocer con
detalle cada proceso.

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Title: Diagnóstico

Other Placeholder: Luego se procedió
a analizar los resultados de cada una de las preguntas realizadas
en la encuesta, con el fin de organizar y estudiar los datos
obtenidos, posteriormente se graficaron y tabularon los
resultados. En principio lo más importante era verificar
que el encuestado tuviera relación directa con la unidad,
por lo tanto hacia ese punto fue dirigida la primera pregunta de
la encuesta.Se encuestaron a treinta (30) personas directamente
relacionadas con los procesos que desarrolla la Unidad, como se
muestran en el Grafico N° 4.1.Slide: 30

Title: Diagnóstico

Other Placeholder: Dieciocho (18)
estudiantes que actualmente están realizando su Servicio
Comunitario, siete (7) docentes tutores de proyectos comunitarios
y cinco (5) empleados de la Unidad Regional y Central de Servicio
Comunitario.Slide: 31

Title: Diagnóstico

Other Placeholder: La segunda pregunta de
la encuesta fue redactada para conocer la percepción del
encuestado acerca del funcionamiento de la unidad en una escala
del 1 al 10, en la Tabla N° 4.2 se pueden observar los
valores que dieron al funcionamiento de la unidad y la cantidad
de personas por cada valor numérico. Slide: 32

Title: Diagnóstico

Other Placeholder: Luego se muestran los
resultados, visualizando quienes (empleados, tutores o
estudiantes) seleccionaron determinado valor. Como se observa en
el Gráfico N°4.2, diecinueve (19) personas que
representan el 63.32 % de los encuestados, indicaron en una
escala del 1 al 10 que el funcionamiento de la unidad en estaba
entre 6 y 7, un valor por encima de la mitad, pero que evidencia
fallas en el proceso, sobre todo para el grupo de los
estudiantes.Slide: 33

Title: Diagnóstico

Other Placeholder: La tercera y la cuarta
pregunta se redactaron para indagar en los puntos que el
encuestado considera que la unidad debería mejorar, para
lo cual se elaboró una tabla con las respuestas más
frecuentes de los encuestados:Slide: 34

Title: Diagnóstico

Other Placeholder: En la Tabla N° 4.2.
se observa que los encuestados independientemente del grupo al
que pertenecen, coinciden en:Las solicitudes no se atienden a
tiempoSe debe mejorar el tiempo de respuesta con respecto a las
solicitudes.A través de las respuestas obtenidas en la
encuesta y comparando los resultados con la situación
actual de la Unidad Regional de Servicio Comunitario, queda en
evidencia que la unidad no cuenta con la organización
necesaria para su correcto funcionamiento, por lo que se ve
afectado el cumplimiento de sus objetivos.

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Title: Diagnóstico

Other Placeholder: Ya detectados los puntos
débiles del funcionamiento en la unidad, fueron redactados
cada uno de los procedimientos para dar la revisión final
al material y corroborar la información contenida en estos
y así obtener procesos claros, veraces y actualizados, que
garanticen el buen funcionamiento de la unidad.Ya adecuados,
actualizados y definida la estructura definitiva de los
diferentes procedimientos se procedió al diseño del
Manual de Normas y Procedimientos de la Unidad Regional de
Servicio Comunitario, utilizando el formato exigido por la Unidad
Regional de Planificación y Desarrollo de la Universidad
Nacional Experimental Politécnica "Antonio José de
Sucre". Para cada procedimiento fueron definidos objetivos y
alcance, además se plantearon las normas que rigen su
realizaciónSlide: 36

Title: Diseño

Other Placeholder: Descripción del
DiseñoEl presente Manual de Normas y Procedimientos de la
Unidad Central de Servicio Comunitario "Antonio José de
Sucre" fue diseñado utilizando el formato exigido por la
Unidad Regional de Planificación y Desarrollo de la
Universidad Nacional Experimental Politécnica "Antonio
José de Sucre". Tomando como base la información
contenida en el Manual de Organización y Los procesos
establecidos en el Sistema de Gestión existente en la
Unidad.Se desarrollaron instrucciones de uso, el control de
Copias y de las Modificaciones, para cada procedimiento fueron
definidos objetivos y alcance, además se plantearon las
normas que rigen su realización.Slide: 37

Title: Diseño

Other Placeholder: Descripción del
DiseñoEste Manual de Normas y Procedimientos tiene como
objetivo principal presentar de manera clara la
descripción de los procedimientos ejecutados por la Unidad
Regional de Servicio Comunitario, así como los
instructivos y los formatos empleados en cada procedimiento.En la
parte inicial de este Manual encontramos claras y acertadas
instrucciones de uso del mismo, una explicación detallada
de los formatos utilizados en su diseño, el control para
la distribución de este y por último las
instrucciones para la realización de las actualizaciones y
revisiones que pudiera necesitar este Manual. Slide:
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Title: Diseño

Other Placeholder: Luego de la parte
introductoria y explicativa se presentan los cuatro (4)
procedimientos llevados a cabo en la Unidad Regional al momento
de la realización del Manual, Los procesos contemplados
son:Slide: 39

Title: Diseño

Other Placeholder:  Todos los procesos
son explicados con detalle, pero en especial el Proceso de
Ejecución fue rediseñado, desglosado y adecuado a
las realidades del Servicio Comunitario, ya que es el que
representa mayor confusión y complejidad para todos los
involucrados.La propuesta que se presenta es totalmente viable,
ya que el análisis de la situación actual de la
unidad mostro la necesidad de su implementación, dadas las
fallas en cada proceso; lo cual se confirmo con los resultados de
la encuesta realizada. Slide: 40

Title: Diseño

Other Placeholder:  Su
aplicación es para todas las Unidades Regionales de
Servicio Comunitario, ya que cada una debe realizar exactamente
el mismo procedimiento para que cada estudiante cumpla con su
Servicio Comunitario como lo exige La Ley de Servicio Comunitario
del Estudiante de Educación Superior y para lo cual fueron
creadas cada una de estas unidades.El personal que labora tanto
en la Unidad Central como en la Regional de Servicio Comunitario,
está totalmente abocado a mejorar y optimizar los
procesos, con la intención de certificarlos y realizar un
Sistema de Gestión de la Calidad, por lo que existen
muchas posibilidades de que se apruebe dicha propuesta.Slide:
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Title: ConclusionesOther Placeholder:
 La Unidad Central no cuenta con un Manual de Normas y
Procedimientos.Con base al análisis y evaluación de
la situación actual de la Unidad Regional, es necesario
que la Dirección y el personal de la Unidad se comprometan
en la implementación del Manual de Normas y
Procedimientos, ya que de esto depende su eficiencia y la calidad
en sus procesos.Existen políticas y procedimientos ya
establecidos en manuales previos, que la dirección no ha
implementado y que representan acciones necesarias para mejorar
así los procesos que desarrolla cada Unidad Regional. La
implementación del Manual de Normas y Procedimientos
representa la oportunidad de encaminar a cada unidad regional al
logro y aplicación de un Sistema de Gestión de la
Calidad, por lo cual es fundamental el compromiso de la alta
dirección y de sus miembros.Slide: 42

Title: RecomendacionesOther Placeholder:
Velar por que la información contenida en el Manual sea
difundida de manera controlada y organizada,
implementándola adecuada y oportunamente.Educar a los
usuarios del Manual acerca del uso del mismo, para ello se deben
planificar programas de instrucción, cuya
programación y cumplimiento son responsabilidad del Jefe
de la unidad.Realizar revisiones constantes al manual para
mantenerlo actualizado y evitar la obsolescencia del
mismo.Establecer un sistema de auditorías internas donde
se verifique la utilización y cumplimiento del
Manual.Estudiar y documentar todos los procedimientos llevados a
cabo en la administración de cada Unidad Regional y las
normas que regularicen dichos procedimientos.Slide: 43

(Gp:) UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL
POLITÉCNICA"Antonio José de Sucre"VICE-RECTORADO
PUERTO ORDAZDEPARTAMENTO DE INGENIERÍA
INDUSTRIALPRÁCTICA PROFESIONAL Diseño de un Manual
de Normas y Procedimientos para la Unidad Central de Servicio
Comunitario UNEXPO "Antonio José de Sucre"

Autor:

Villegas Bárbara

Tutor Académico:

Ing. MSc. Iván
Turmero

PUERTO ORDAZ, AGOSTO 2011