El outsourcing

Introducción

Los ejecutivos de hoy, se enfrentan a una gran cantidad
de cambios y tendencias sin precedentes. Estos cambios incluyen
la necesidad de ser globales, la necesidad de crecer sin usar
más capital, la necesidad de responder a las amenazas y
oportunidades de la economía, el envejecimiento de la
fuerza laboral, la reducción de costos y batallar por el
pensar del consumidor.

Parte de estas tendencias actuales es el Outsourcing que
ha formado parte importante, en los últimos años en
todas las empresas a nivel mundial. El Outsourcing es una
herramienta de gestión que propone la convocatoria de un
especialista con recursos propios (tecnológicos,
financieros, humanos, etc.) para que se haga cargo de un proceso
de la empresa con características operativas no
estratégicas. La metodología del Outsourcing es
parte de la toma de decisiones gerenciales, la misma incluye los
pasos de todo proceso administrativo de evaluación,
planeación y ejecución, ayuda a planear y fijar
expectativas de negocios e indica aquellas áreas donde se
necesitan conocimientos especializados para realizar las
distintas actividades de la organización.

Para ello es preciso pasar de un enfoque de
abastecimiento tradicional que consiste en un conjunto de
actividades que permite identificar y adquirir los bienes y
servicios que la compañía requiere para su
operación de fuentes internas o externas a una
visión estratégica enfocada a aumentar el valor y
la calidad de los productos de la empresa.

Es preciso aclarar que Outsourcing es diferente de
relaciones de negocios y contratación, ya que en
éstas últimas el contratista es propietario del
proceso y lo controla, es decir, le dice al suplidor qué y
cómo quiere que se desempeñen y se fabriquen los
productos o servicios comprados por lo que el suplidor no puede
variar las instrucciones en ninguna forma. En el caso de
Outsourcing el comprador transfiere la propiedad al suplidor, es
decir, no instruye al mismo en como desempeñar una tarea
sino que se enfoca en la comunicación de qué
resultados quiere y le deja al suplidor el proceso de
obtenerlos.

El
outsourcing

El Outsourcing es una tendencia actual que ha formado
parte importante en las decisiones administrativas de los
últimos años en todas las empresas a nivel
mundial. 

Outsourcing ha sido definido de varias maneras. Se
pueden mencionar:

• Es cuando una organización transfiere la
  propiedad de un proceso de negocio a un suplidor. La clave de
  esta definición es el aspecto de la transferencia de
  control.

• Es el uso de recursos exteriores a la empresa para
  realizar actividades tradicionalmente ejecutadas por personal
  y recursos internos. Es una estrategia de
  administración por medio de la cual una empresa delega
  la ejecución de ciertas actividades a empresas
  altamente especializadas.

• Es contratar y delegar a largo plazo uno o
  más procesos no críticos para un negocio, a un
  proveedor más especializado para conseguir una mayor
  efectividad que permita orientar los mejores esfuerzos de una
  compañía a las necesidades neurálgicas
  para el cumplimiento de una misión.

• Acción de recurrir a una agencia externa para
  operar una función que anteriormente se realizaba
  dentro de la compañía. 

• Es el método mediante el cual las empresas
  desprenden alguna actividad, que no forme parte de sus
  habilidades principales, a un tercero especializado. Por
  habilidades principales o centrales se entiende todas
  aquellas actividades que forman el negocio central de la
  empresa y en las que se tienen ventajas competitivas con
  respecto a la competencia.

• Consiste básicamente en la
  contratación externa de recursos anexos, mientras la
  organización se dedica exclusivamente a la
  razón o actividad básica de su
  negocio.

• Productos y servicios ofrecidos a una empresa por
  suplidores independientes de cualquier parte del
  mundo.

• El Outsourcing es más que un contrato de
  personas o activos, es un contrato para
  resultados.

¿Por
qué utilizar outsourcing?

Hasta hace un tiempo esta práctica era
considerada como un medio para reducir los costos; sin embargo en
los últimos años ha demostrado ser una herramienta
útil para el crecimiento de las empresas por razones tales
como:

• Es más económico.

• Reducción y/o control del gasto de
  operación.

• Concentración de los negocios y
  disposición más apropiada de los fondos de
  capital.

• Disposición de personal altamente
  capacitado.

• Mayor eficiencia.

Todo esto permite a la empresa enfocarse ampliamente en
asuntos empresariales, tener acceso a capacidades y materiales de
clase mundial y destinar recursos para otros
propósitos.

VENTAJAS DEL OUTSOURCING

• Los costos de manufactura declinan y la
  inversión en planta y equipo se reduce.

• Permite a la empresa responder con
  rapidez a los cambios del entorno.

• Incremento en los puntos fuertes de la
  empresa.Ayuda a construir un valor compartido.

• Ayuda a redefinir la
  empresa.

• Construye una larga ventaja competitiva
  sostenida mediante un cambio de reglas y un mayor alcance de
  la organización.

• Incrementa el compromiso hacia un tipo
  específico de tecnología que permite mejorar el
  tiempo de entrega y la calidad de la información para
  las decisiones críticas.

• Permite a la empresa poseer lo mejor de
  la tecnología sin la necesidad de entrenar personal de
  la organización para manejarla.

• Permite disponer de servicios de
  información en forma rápida considerando las
  presiones competitivas. 

• Aplicación de talento y los
  recursos de la organización a las áreas
  claves.

• Ayuda a enfrentar cambios en las
  condiciones de los negocios.

• Aumento de la flexibilidad de la
  organización y disminución de sus costos
  fijos.

DESVENTAJAS DEL OUTSOURCING

Se pueden mencionar las siguientes desventajas del
Outsourcing:

• Estancamiento en lo referente a la innovación
  por parte del suplidor externo.

• La empresa pierde contacto con las nuevas
  tecnologías que ofrecen oportunidades para innovar los
  productos y procesos.

• Al suplidor externo aprender y tener conocimiento
  del producto en cuestión existe la posibilidad de que
  los use para empezar una industria propia y se convierta de
  suplidor en competidor.

• El costo ahorrado con el uso de Outsourcing puede
  que no sea el esperado.

• Las tarifas incrementan la dificultad de volver a
  implementar las actividades que vuelvan a representar una
  ventaja competitiva para la empresa.

• Alto costo en el cambio de suplidor en caso de que
  el seleccionado no resulte satisfactorio.

• Reducción de beneficios.

• Pérdida de control sobre la
  producción.

Caso
peruano

OUTSOURCING PERÚ S.A.C.

MASISA S.A.

En el año 1960 se constituye en Valdivia, Chile,
la sociedad de responsabilidad limitada denominada Maderas
Aglomeradas Ltda., la que posteriormente, en enero de 1964, se
transforma en Maderas y Sintéticos Sociedad
Anónima, Masisa. El objeto principal de la sociedad es la
fabricación y comercialización de tableros de
partículas de madera aglomerada y otros productos del
mismo material destinado a emplearse en la fabricación de
viviendas, muebles y otros bienes de similar
naturaleza.

Los tableros Masisa, tanto el MDF (Medium Density
Fiberboard, tablero de fibra de densidad media) como los de
partículas, están fabricados con fragmentos de
madera unidos entre sí mediante resinas adhesivas, las que
fraguan en presencia de temperatura y presión, ambas
aplicadas durante un tiempo determinado. En la fabricación
de los tableros de partículas de Masisa se utiliza madera
de pino en Chile y de eucaliptos en Argentina, y casi en su
totalidad están compuestos por tres capas: una media con
partículas de mayor tamaño y de menor densidad, y
dos externas con partículas más finas con mayor
densidad. Este proceso busca una óptima relación
entre características técnicas y de costo, que
permite ofrecer una amplia variedad de recubrimientos, tanto con
chapas como con melaminas y folios.

Los tableros FibroFácil, el MDF de Masisa, tanto
en Chile como en Argentina, están fabricados con madera de
pino, la que es transformada en fibra de la más alta
calidad, que gracias a un elaborado proceso de producción
entrega un tablero de calidad.

Los tableros Masisa, presentan las ventajas propias de
los productos industriales: grandes dimensiones, variedad de
formatos y espesores, superficies lisas y homogéneas, y
sobre todo, cualidades normalizadas según las normas DIN
(estándares de mecánica e ingeniería del
Deutsche Institut für Normung) que aseguran un
estándar de calidad en todos sus productos.

Actualmente, Masisa ocupa el primer lugar en la
producción y comercialización de tableros de madera
y MDF en Chile y Latinoamérica, con un volumen de
producción que sobrepasa los 900,000 m3 por año.
Además, exporta sus productos a más de 30
países en Africa, Asia, Europa y

América. Está presente con plantas
industriales, oficinas comerciales y bodegas en Chile, Argentina,
Brasil y Perú, a través de sus filiales Masisa
Argentina S.A., Madeiras e Sintéticos do Brasil Ltda.,
Maderas y Sintéticos del Perú S.A., Químicos
Coronel S.A., Aserraderos Aragón S.A., Forestal
Tornagaleones S.A., Portuaria Corral S.A. y Transportes Fluviales
S.A., en todos los países antes mencionados. Masisa vende
sus productos al cliente final a través de sus
distribuidores minoristas: los Placacentros. Este es un centro
especializado que ofrece toda la línea de tableros Masisa
y productos complementarios para la mueblería, la
construcción y la decoración de interiores.
Allí brindan los servicios de cortes a medida,
optimización de cortes computarizados, asesoría
técnica, etc. La red de Placacentros permite llegar en
forma directa a los consumidores con más productos y
mejores servicios, y de este modo conocer mejor sus necesidades,
sus preferencias y formas de utilización de sus
productos.

En 1997 extendieron la red de Placacentros hacia
Perú. Masisa Perú trabaja con un distribuidor
local, "Kintos", a quien se le entrega la mercadería en
consignación. Kintos hace las veces de fuerza de ventas y
tiene entre otras funciones: aprobar créditos, realizar
cobranzas y entregar la mercadería a los
Placacentros.

Inicios de Outsourcing Perú S.A.C.
(OPSAC)

La idea de lo que ahora es la empresa Outsourcing
Perú S.A.C. tuvo su origen en 1999, cuando Masisa Chile
anunció la búsqueda de un Operador Logístico
Integral2 en el Perú.

Guillermo Wiese (GW) e hijo trabajaban en la empresa
Guillermo Wiese S.A., la cual realizaba los trámites
aduaneros para Masisa Perú en ese entonces.

GW e hijo, al ver en riesgo sus operaciones a causa de
la nueva estrategia de Masisa Chile, quisieron ofrecer lo que
esta empresa estaba solicitando para no perder el negocio de
aduanas. Luego de realizar las estimaciones para los
requerimientos que se necesitarían (flota de camiones,
almacén, etc.), llegaron a calcular un monto de
inversión superior a US $500,000.

El financiamiento de este proyecto hubiera sido bastante
complicado, sumándose el hecho que ya existían
otros proveedores de servicios logísticos
integrales.

Comenta GW hijo: "La idea original no
presentó diferencia con los principales operadores
logísticos del país (Ransa, Dinet, Neptunia). La
única forma de diferenciarse hubiera sido reduciendo
costos y probablemente ya no hubiera sido un negocio
rentable".

De esta manera el proyecto se fue inclinando a que los
servicios necesarios para ser un operador logístico fueran
realizados por terceros.

La búsqueda de un almacén que tuviera la
capacidad de albergar la totalidad de producto de Masisa, y que
además brindara garantías para la mercadería
valuada en US$ 1"000,000 aproximadamente fue muy complicada
debido a que los grandes almacenes que cumplían estos
requisitos pertenecían a las empresas con las que
Outsourcing Perú estaba compitiendo. Tardaron en encontrar
un depósito que pertenecía a Depósitos S.A.
(Depsa), quien recientemente había construido un
almacén de 3500 m2, área mayor a la que ocupaba la
mercadería que importaba Masisa Perú, además
de contar con las garantías necesarias para la
mercadería, pues tenía como respaldo al Banco Wiese
Sudameris.

La búsqueda de una empresa que proveyera
transporte para los productos de Masisa tampoco fue fácil.
La gran informalidad de este sector hizo difícil la
elección de dicho proveedor, especialmente desde que
Masisa decidió distribuir sus productos a sus Placacentros
y a los demás comerciantes ya no por pedidos
mínimos de paquetes de 50 placas, sino por placas
individuales, estrategia implementada para darle a los
pequeños comerciantes mayores facilidades de compra y a la
vez dar mayor rotación a sus productos.

Habría que agregar que la misma descarga de los
productos demoraba bastante tiempo, ya que al distribuir grandes
volúmenes se necesitaba de brazos hidráulicos para
poder descargarlos, y en muchas ocasiones se tenía que
esperar horas para realizar la operación.

Tomando en cuenta estos requerimientos, y en vista de
que se necesitaba agilizar el proceso de distribución, se
firmó un contrato con la empresa de transporte de carga
"Cuzcano", la cual poseía 4 unidades que contaban con
brazos hidráulicos.

La empresa que se estaba formando –Outsourcing
Perú S.A.C. –, si bien ya contaba con los
proveedores que efectuarían las operaciones
logísticas, todavía no se diferenciaba de las
demás. Surgió entonces la idea de diferenciarse con
algún proyecto de Internet y/o de sistemas, parecido al
sistema Loginet3, que era ofrecido por Dinet, otro operador
logístico.

Se buscaron diferentes propuestas durante 6 meses con
diversos proveedores de software como KeySoft y Royal Systems. Al
mismo tiempo se analizaba el hardware que iría a soportar
dicho software. Así, se contactó con el Sr.
Germán Cillóniz, quien trabajaba para

Laser Products, un proveedor de hardware que
recomendó a TSnet para el desarrollo del sistema
informático. TSnet ofreció a Outsourcing
Perú un software llamado "Xray", similar a
Loginet.

Aunque la propuesta de TSnet fue hasta 4 veces superior
en costo a la más económica, al final del proceso
de selección aceptaron trabajar con ellos, no solo debido
a que proveerían el soporte técnico del sistema,
sino porque también ofrecieron financiar el 100% del
proyecto informático de Outsourcing Perú (software
y hardware), siempre que el hardware o equipo físico del
proyecto le fuera comprado a IBM del Perú, vía la
financiera Global

Financing, propiedad de esta última
empresa.

Según TSnet, el "Xray" es una solución de
sistema que permite integrar e innovar los procesos comerciales,
logísticos, administrativos y financiero-contables,
facilitando una visión "radiográfica" de lo que
sucede en la organización, la cual facilitaría,
además, el ingreso al mundo del comercio
electrónico a través de su Tienda Virtual, mediante
la cual se podría ofertar productos y realizar cobranzas
seguras en la WEB, entre otras alternativas comerciales. TSnet
brindaba además otra ventaja: ofrecía el
mantenimiento y soporte a los programas de la empresa alemana
SAP4 en Perú, la cual ha provisto a Masisa de Chile y
de

Argentina de soluciones informáticas integrales.
Las soluciones informáticas de SAP, dado su muy alto
costo, no fueron consideradas adquirirlas para Masisa
Perú, pues el volumen de ventas en el país no lo
justificaba.

Propuestas de los
otros operadores logísticos y las de Outsourcing
Perú

Masisa Chile, como parte de su proceso para incorporar a
un Operador Logístico Integral, hizo una invitación
a los principales operadores logísticos peruanos para que
conozcan sus almacenes en Chile. Para darse cuenta de la magnitud
de los competidores de Outsourcing

Perú, cabe señalar que un directivo de una
de estas empresas viajó en el avión particular de
la corporación para observar dichos almacenes e incluso
llegó a dejar una carta firmada en blanco para que Masisa
Chile informara todo lo que esta última empresa
requería de un operador logístico en Perú
(espacio de almacén, transporte, sistema
informático, etc.), y ellos se comprometían a
proveerlo. Otro de los competidores ofreció un software
similar al que poseía Outsourcing Perú, es decir,
que permitía conocer y reponer el stock vendido en los
Placacentros y por otros comerciantes.

Para escoger a la empresa que se encargaría de
las operaciones logísticas en Perú, los directivos
de Masisa Chile vinieron al país y concertaron reuniones
con dichos operadores para oír sus propuestas finales.
Outsourcing Perú –empresa desconocida por Masisa
Chile hasta ese entonces– logró que los gerentes de
Masisa les concedieran una cita, pero con la condición que
sólo disponían de una hora para plantear su
propuesta, pues ese mismo día regresaban a Chile. La
reunión se llevó a cabo en el local de
TSnet.

La propuesta de Outsourcing Perú consistió
en ofrecer un modelo organizacional que destacaba por que los
servicios serían proporcionados por terceros. Cada uno de
estos terceros agentes sería calificado y contaría
con el respaldo necesario para garantizar la continuidad de las
operaciones.

Durante la exposición de la propuesta, Guillermo
Wiese explicó que Outsourcing Perú
pertenecía al grupo Guillermo Wiese Operador
Logístico, por lo que ya estaban familiarizados con los
productos de Masisa. Otra ventaja que destacó fue la de no
tener límites en cuanto a espacio físico ni a
universo de productos, pues el modelo de negocio permitía
un manejo centralizado con múltiples almacenes regionales
de distribución. El modelo de negocio planteado
permitía armar la operación en cualquier punto,
buscando agentes regionales que cumplieran con los requisitos del
caso. Para escoger a dichos agentes, tomarían en cuenta la
infraestructura local existente mas no la propia para ofrecer el
servicio, y por supuesto con la mejor razón
costo/beneficio.

Outsourcing Perú ofrecía, además,
aumentar la eficiencia reduciendo los trámites
administrativos, ya sea tomando pedidos de los Placacentros por
vía electrónica, así como también
efectuando la impresión remota de facturas de venta y
guías de remisión, además de avisar
electrónicamente de la llegada de mercadería a los
Placacentros.

Como herramientas de gestión, Outsourcing
Perú ofreció el Sistema de
Información

Gerencial (SIG). Este módulo del Xray permite
acceder a estadísticas en tiempo real en tantos niveles
como variables se definan; acceso a niveles de venta por
vía electrónica; posibilidad de reaccionar a tiempo
a cambios en la demanda, minimizando los tiempos de ajuste en la
definición de las funciones estimadas de demanda ya sea
por región, por producto, por espesor, etc. Según
Guillermo Wiese hijo: "Ellos –los gerentes de Masisa
Chile- esperaban que les habláramos sólo de
camiones y almacenes; y nosotros les presentamos el SIG. Esto los
dejó impresionados". Los otros módulos del
Xray que

OPSAC ofrecía eran el Comercial, el
Logístico y el de Internet.

Gracias al SIG, Masisa Perú estaba en capacidad
de conocer la rotación de cada uno de sus productos en los
Placacentros. Las estadísticas de ventas no sólo se
podían obtener por familia de productos, sino
también por cada característica del mismo (por
color y/o grosor determinado, etc.), y por cada uno de los
Placacentros y compararlos, todo esto en pocos segundos y en un
entorno fácil de entender. Esto le permite a Masisa llevar
un control minucioso y determinar qué Placacentros y
comerciantes se esfuerzan poco en vender los productos de mayor
rentabilidad.

OPSAC propuso como objetivo de mediano plazo poder
sugerir un nuevo modelo para la reposición de inventarios
en función de pronósticos de demanda, frecuencia de
naves, tiempos de tránsito y pedidos mínimos. En
este modelo se discutiría acerca del manejo de inventarios
mínimos con múltiples reposiciones mensuales,
minimizando los pagos de derechos de aduana y de almacenaje.
Asimismo, planteó un sistema que integraría a los
Placacentros, a Kintos y a Masisa Perú, buscando facilitar
el proceso de ventas y apoyar a la gestión en las
diferentes etapas del negocio. Los Placacentros podrían
realizar sus pedidos y tener la confirmación de Ordenes de
Despacho por vía electrónica. El distribuidor
Kintos podría elaborar fácilmente
estadísticas de ventas y tener un mayor control de
inventarios. Masisa tendría acceso a inventarios en tiempo
real, estadísticas, manejo de pedidos de reposición
en función de pronósticos de demanda,
etc.

En resumen, Outsourcing Perú ofrecía algo
más que el simple almacenamiento y distribución de
mercadería, pasaba a formar parte de Masisa Perú,
ya que se creaba especialmente para manejar los productos de esta
empresa. Menciona Guillermo Wiese hijo: "Outsourcing
Perú se creó especialmente para ellos, en cambio
para los demás operadores logísticos, Masisa
hubiera sido un cliente más".

Según Guillermo Wiese hijo: "lo que realmente
impresionó a los gerentes de Masisa Chile fue el SIG; y
aunque Dinet contaba con un software similar, lo que hizo
inclinar la balanza a favor de ellos fue que a pesar que
ofrecían un producto parecido, la aplicación era
distinta. El software Loginet lo utiliza sólo el personal
de Dinet, mientras que nosotros proponíamos que lo
utilizara no sólo Outsourcing Perú, sino
también Masisa Perú y Masisa Chile, además
del distribuidor Kintos y tal vez, se podría llegar a
implementar en los Placacentros".

Otra diferencia importante es que Outsourcing
Perú no obtendría beneficio alguno almacenando los
productos ni distribuyéndolos como los demás
operadores. "Nosotros ganamos haciendo que Masisa Perú
venda más productos" afirma Guillermo Wiese hijo,
"ya que la ganancia de Outsourcing Perú se da como
porcentaje de las ventas de Masisa Perú". El proceso
de elección de Outsourcing Perú como operador
logístico demoró seis meses.

Modelo de
Negocio: Masisa Perú

En el modelo de negocio de Masisa Perú,
éste utiliza a los Placacentros como centro de ventas
donde acude el consumidor final, y al distribuidor Kintos como un
intermediario entre los Placacentros y Masisa Perú. A este
modelo se unió OPSAC, a quién se le otorgó
el outsourcing logístico de la empresa.

OPSAC es responsable de toda la red logística de
Masisa Perú, aunque no cuente con elementos propios para
brindar ese servicio. El negocio de OPSAC radica en subcontratar
a todos los demás elementos para brindar el servicio
logístico y coordinar con cada uno de ellos para que la
red logística de Masisa Perú funcione
adecuadamente, como se ha dicho: la empresa de transportes
Cuzcano se encargaría de distribuir los productos de
Masisa Perú según los requerimientos de los
Placacentros; Depsa almacenaría en sus instalaciones
de

Lima los productos que llegaran desde Chile; TSnet
proveería y daría mantenimiento al software Xray,
gracias al cual brindarían los servicios de Central de
Pedidos vía Internet, el Track&Trace para
rastrear el estado de los pedidos hechos por los clientes, la
administración de inventarios y el SIG; y los
trámites de comercio exterior serían realizados por
Guillermo Wiese Operador Logístico.

Por lo tanto, la principal función de Outsourcing
Perú es la búsqueda de la optimización de
procesos y flujos de negocio para sus clientes, a través
de una combinación de soluciones operativas y de manejo
eficiente de información.

Funcionamiento actual de Masisa
Perú

Con la incorporación de Outsourcing Perú
como operador logístico, ahora los Placacentros pueden
hacer sus pedidos de dos formas, una a través de Internet
gracias al site B2B que ha elaborado Outsourcing Perú
únicamente para ellos. A través de este web
site, ingresando el nombre de usuario y su
contraseña, se toman los pedidos que deben ser aprobados
por Kintos. También pueden hacer estos pedidos de forma
directa a Kintos.

Antes de la existencia de Outsourcing Perú, un
pedido de los Placacentros se descomponía en varias
guías de remisión, y por cada guía se
elaboraba una factura. Como consecuencia, un único pedido
tenía varias facturas, lo que dificultaba la contabilidad
de todos los negocios que trabajaban con Masisa Perú.
Ahora se factura de acuerdo al tipo de pedido que realizan los
Placacentros y los demás comerciantes.

A petición de Kintos, se crearon tres modalidades
para la aprobación de pedidos, estas son: directo,
directo-fraccionado y fraccionado. En el método directo,
los pedidos aprobados son facturados en su totalidad y se reserva
la mercadería disponible (stock) en ese momento para
entregarla posteriormente. En el método
directo-fraccionado no se reserva el stock al momento de ingresar
el pedido y se factura a medida que se entrega la
mercadería.

En el método fraccionado, tampoco se reserva el
stock, pero sí se factura la totalidad del pedido. En
otras palabras, se puede vender sin necesidad de tener los
productos en almacén con los pedidos directo-fraccionado y
fraccionado. Estos dos tipos de pedidos le da liquidez a Kintos y
son realizados por los grandes Placacentros y otros comerciantes
para conseguir descuentos por cantidad. A medida que los clientes
necesitan los productos que han comprado, estos se les
entregan.

Una vez que se aprueba el pedido, y el Placacentro
requiere su mercadería, Outsourcing Perú tiene la
obligación de entregarla lo más pronto posible.
Para ello han creado dos bloques de entrega diarios: uno en la
mañana, donde se entregan los productos pedidos en la
tarde del día anterior; y el otro en la tarde, donde se
entregan los pedidos recibidos en la mañana de ese mismo
día.

Los Placacentros pueden ver en todo momento si su pedido
fue aprobado o no por Kintos gracias al "Tracking de Pedidos" que
también ofrece Outsourcing Perú a través de
su página web. Una vez que se han recibido todos los
pedidos de la mañana o de la tarde, Outsourcing
Perú comunica a Cuzcano el peso de la mercadería
que debe transportar y los puntos de entrega. Con esa
información, el mismo transportista decide qué
unidades enviar para repartir a tiempo la mercadería a los
Placacentros. Cuando los camiones llegan a Kintos, se imprimen
las guías de remisión y las facturas de acuerdo a
la capacidad de carga de cada uno de los camiones y de los
Placacentros que visitará.

El proceso de importación o compra de productos
por parte de Masisa Perú a Masisa Chile comienza los
días 25 de cada mes, cuando el Xray recibe la orden de
inicio para el cálculo de reposición
automática de mercadería. Para ello toma en cuenta
variables como los días mínimos y máximos,
así como los días de reposición, etc. Estas
variables se definen según el ABC6 de productos de Masisa
en el Perú. Con los resultados que arroja el Xray, se
elabora la Orden de Compra, la cual es enviada a Masisa Chile.
Ella envía como respuesta una Proforma en donde informa
qué productos han sido aprobados, y en consecuencia,
cuáles serán producidos. Este documento da origen a
la Orden de Compra en Fabricación.

Cuando los productos son exportados al Perú,
Masisa Chile envía una Factura de

Exportación, de la que se obtiene la fecha
probable de arribo al país. Outsourcing Perú agrega
dicha mercadería como "Stock en Tránsito", y pone
en conocimiento a Kintos para que éste pueda venderla
aunque no haya llegado aún. Los contenedores tardan
aproximadamente 5 días en llegar por vía
marítima. Una vez que han llegado al puerto del Callao,
estos son almacenados en Depsa, donde se
desconsolidan.

El diagrama de flujo de la red logística en que
está involucra la participación de Outsourcing
Perú se encuentra en el Anexo 4. Desde que Outsourcing
Perú empezó a trabajar con Masisa Perú, se
ha logrado reducir significativamente el volumen que ocupaban los
productos de Masisa: de ocupar 3.800m3 en julio se pasó a
ocupar de 2000 a 2.200m3 a principios del 2001, lo cual se
traduce en grandes ahorros para la empresa. Asimismo, se redujo
el pedido mínimo de 24 toneladas a 4 toneladas8;
además, se pueden pedir las placas por unidades y ya no
necesariamente en grandes paquetes, lo cual trajo como
consecuencia el descongelamiento de los créditos de los
pequeños comerciantes, además de que se les dejaba
de forzar a que compren productos en cantidades que no
necesitaban.

Cifras

En el año 2000, Masisa Perú vendió
más de US $4"000,000 de dólares y obtuvo el 45% de
participación en el mercado nacional. Sobre esas ventas,
Outsourcing Perú obtuvo el 7.14% como consecuencia de las
comisiones, es decir, US $300,000 dólares aproximadamente.
La utilidad de la empresa fue del 30%. La inversión la
cual consistió en software y hardware básicamente-
que realizó el grupo Wiese para formar Outsourcing
Perú ascendió a US $130,000 dólares,
pagaderos en 30 meses a una TEA del 14%, además de una
carta fianza por el 30%. Como se mencionó anteriormente,
el financiamiento fue del 100% por parte de la financiera de IBM,
Global Financing.

El Futuro

Si bien gran parte del presupuesto de Outsourcing
Perú se destina a pagar a sus proveedores (Depsa, Cuzcano
y TSnet), esta empresa no piensa invertir dinero en la parte
operativa. En Outsourcing Perú trabajan seis personas:
tres auxiliares de almacén, un jefe de almacén, un
asistente contable, un asistente de facturación y
Guillermo Wiese hijo, encargado del área de sistemas y
operaciones. La idea actual es seguir invirtiendo en sistemas de
información.

Actualmente, se analiza la posibilidad de expandirse a
México, donde Masisa Chile abrirá una sucursal. Hay
una gran posibilidad que esto se concrete, ya que Outsourcing
Perú ofrece una solución mucho más
económica que SAP para el flujo de información de
la empresa, además que Masisa Chile se encuentra
satisfecha con la gestión de OPSAC.

Por otro lado, OPSAC ofrece sus servicios como proveedor
para sites B2B y B2E (Business to
Employee). Con la próxima entrada al país de
la tecnología WAP (Wireless Application
Protocol), se podrá recibir y enviar mensajes,
alertas, sincronización de agendas y funciones de
gestión, se podrá tomar pedidos en los mismos
puntos de venta y agilizar la venta y distribución de
productos, no sólo de Masisa, sino de otras empresas que
soliciten los servicios de OPSAC. Se estudia también la
posibilidad de realizar gestiones de "Economato" o
centralización de compras y reposición de
diferentes productos para grandes empresas con muchas sucursales
en una ciudad.

OPSAC analiza también la posibilidad de formar
una alianza estratégica con una conocida empresa de
telecomunicaciones del medio que está pronta a ofrecer la
tecnología WML (Wireless Markup Language) para
equipos celulares, la cual permite la transmisión de
datos, y de este modo ofrecer no solo opciones de
e-commerce, sino también soluciones de
e-business.

A todo esto se suma el nuevo proyecto de ampliar el
negocio al ofrecer tres alternativas de servicio: una
sería la de ofrecer tan solo el servicio de operador
logístico, para lo cual OPSAC cuenta con el

servicio de terceros; la segunda radica en ofrecer a
través de su plataforma backoffice los servicios
de los módulos del Xray y en especial del SIG, es decir,
las alternativas de e-commerce y e-business; y por
último la tercera opción que integra las dos
anteriores, creando una alternativa BPI (Business Process
Integration).

El proyecto más importante y que más
beneficio otorgaría a Outsourcing Perú sería
instalar en cada uno de los Placacentros el Xray y que funcione
con una base de datos centralizada en Outsourcing Perú.
Actualmente este proceso se encuentra a prueba. De tener
éxito, Masisa podría saber exactamente que
está ocurriendo en cada uno de sus Placacentros y
probablemente se instalaría en otros países donde
Masisa mantenga operaciones similares.

Problemas

Guillermo Wiese hijo señaló los siguientes
problemas, pues al ser OPSAC nueva en este negocio, no pudo
evitar que se le escaparan algunos detalles:

• 1. Outsourcing Perú obtiene utilidades
  sólo cuando Masisa Perú vende su
  mercadería.

Outsourcing Perú no puso un mínimo de
ventas obligatorio que cubriera sus gastos. Hasta el momento no
se ha dado el caso.

• 2. Otro error que cometieron fue el no acertar
  en el cálculo de la tendencia de las ventas
  de

Masisa en el Perú, ya que ofrecieron un descuento
en su comisión si superaban la meta de vender más
de 1,250 m3 al mes. Actualmente las ventas se ubican por encima
de los 1,500 m3 mensuales, en promedio.

3. Hay una gran dependencia del negocio hacia GW
hijo, y el proyecto con Masisa Perú le demanda demasiado
tiempo a él, lo cual no le permite explorar nuevas
oportunidades de negocios, como quisiera. Ha contemplado la
posibilidad de contratar más personal para ayudarlo, pero
teme descuidar la esencia del negocio.

4. Otro problema es que muchas empresas
transnacionales que inician sus operaciones en el Perú ya
cuentan con sistemas informáticos que funcionan en todas
sus sucursales. Debido a esto, Outsourcing Perú no puede
vender sus servicios a estas grandes empresas.

5. Por último, debido a que el negocio de
Outsourcing Perú consiste en administrar flujos de
información, ellos deben manejar "datos confidenciales" de
sus clientes, lo cual no es bien visto por muchos
empresarios.

Caso
extranjero

Brish Petrolium Exploration (BPX) era consistente en
1991 de su situación de negocio estaba sometida a mucha
presión. Por un lado desde 1980 los costos de
producción por barril se habían triplicado mientras
que el precio de ventas en los mercados petrolíferos se
habían reducido a una tercera parte.

Para continuar siendo una organización de primera
clase mundial. BPX tenía que reducir substancialmente
tanto sus costos de producción como sus costos de
gestión interna. BPX sumio por si misma el objetivo y
considero en cambio que una firma de servicios, con una
reconocida experiencia en la administración, podría
tener más éxito en la consecución del
objetivo de reducción de un 30% en los costos.

El outsourcer (proveedor de servicios de outsourcing)
transfirió a un único centro de gestión
radicado en Eberdeen (Escocia) 300 personas de british petroleum
que anteriormente realizaban su trabajo en seis localidades
distintas y añadió un número de personas
clave de su propia organización en los mencionados
procesos. Se ha prestado un especial cuidado en la transferencia
de manera escalonada de todas las personas a un único
centro y la puesta en práctica de nuevas
metodologías y sistemas de información que han
requerido un alto nivel de formación en nuevas materias
para todo el personal anterior de BPX.

Actualmente accounting services Aberdeen (ASA) maneja
todas las funciones de administración mencionadas mientras
que british petroleum mantiene el control sobre las
políticas financieras e interpreta y hace uso de la
información producida en el centro para manejar su negocio
petrolífero.

Adicionalmente, a la consecuencia de los ahorros en
costos perseguidos por el outsourcing, se han obtenido otros
valores añadidos. Por ejemplo una nueva concepción
del Cash Management ha permitido obtener un millón de
dólares por año. Un nuevo enfoque de
auditoría interno ("Right first time") a reducido
substancialmente el costo de esta función. En definitiva,
un reciente análisis de mercado de 13 operadores
petrolíferos, en el mar del norte a permitido conocer que
BPX, cinco años después de aquel acuerdo, tiene el
costo más bajo de administración por
barril.

Con todo lo anterior se logro, hasta el año 1994,
reducir los costos de U$360 millones/año a U$110
millones/año, y reducir además 2000 empleados a
solo 150 en el año de 1994.

Conclusiones

• El Outsourcing genera una ventaja competitiva por
  lograr costos inferiores y además una
  diferenciación en la forma de administrar los
  negocios.

• Las empresas que aplican Outsourcing presentan
  mejores niveles de servicio, dado el mejor desempeño
  de los procesos subcontratados. Su cultura es más
  propia hacia la tercerización de sus procesos dado
  especialmente a una mejor concepción empresarial y una
  visión más amplia del negocio.

• Su infraestructura está más preparada
  para asumir los retos que requieren los grandes cambios del
  negocio.

Autor:

Jackeline Escobar Atoche