Diseño sistema control de gestión, sustancias químicas (página 2)
Proceder a la recolección de
información a través del instrumento
diseñado para tal fin, el mismo debe ser aplicado como
una entrevista estructurada, que permita obtener la
información de forma ordenada a fin de facilitar la
redacción final de la descripción.Redactar la descripción; realizando los dos
pasos anteriores se procede a redactar, deberá tomarse
que en los casos de cargos de carrera, se elaborará
una descripción de cargo única, donde se
indiquen las categorías que lo conforman.
La Descripción de cargo es una Herramienta que
permite conocer con precisión lo que cada trabajador debe
realizar en su cargo, los conocimientos, aptitudes, destrezas y
habilidades que se requieren para desempeñarlo.
También ésta debe contener lo
siguientes:
Identificación del cargo: La
identificación del cargo la constituye una serie de
datos que en su conjunto permite su ubicación dentro
de la estructura organizacional, catalogándolo y
diferenciándolo de los demás cargos. Es la
determinación del título del cargo y su
dependencia jerárquica en la organización en el
momento de la descripción. Contiene los siguientes
elementos:Título del cargo.
Nombre del ocupante. (solo si la empresa lo
establece de esta manera)Nombre del Supervisor Inmediato. (solo si la empresa
lo establece de esta manera)Cargo del Supervisor.
Cargo de reporte directo.
Ubicación del cargo, unidad a la que
pertenece.
2- Propósito General del Cargo: Refiere en
forma breve y sucinta la naturaleza del cargo y lo distingue en
forma rápida del rol de otros cargos. A través de
él se debe dar respuesta a las preguntas: ¿Para
qué existe el cargo? ¿Cuál es la
razón por la cual fue creado? ¿Qué aporta el
cargo al logro del objetivo funcional de la Unidad a la cual
está adscrito?
3- Obligaciones y Responsabilidades: Están
referidas a las exigencias del trabajo diario, eventual o a
intervalos. Deben expresarse las funciones correspondientes al
cargo, las funciones constituyen el volumen de actividades que
realiza el trabajador para convertir los recursos en resultados
del cargo. En cuanto a las responsabilidades: por la seguridad de
otros, custodia de fondos o equipos, manejo de información
confidencial, etc.
4- Especificaciones Requeridas:
Conocimientos requeridos: En este aspecto se
incluyen los conocimientos específicos que se deben
poseer para poder desempeñar el cargo de una manera
idónea.Educación: Refleja el grado de
instrucción que debe poseer el ocupante del cargo para
alcanzar los objetivos.Habilidades y Destrezas: Se refiere a las
habilidades que debe tener el ocupante para desempeñar
el cargo de forma óptima. Las habilidades pueden ser
catalogadas en tres tipos: Habilidades prácticas o
técnicas, Habilidades gerenciales y Habilidades en
relaciones interpersonales.Esfuerzo Físico: Especificar las
diferentes posiciones que toma el ocupante, regularmente,
para realizar sus tareas.Supervisión: Se refiere al tipo de
supervisión que ejerce el titular del cargo sobre el
personal que le ha sido asignado y que puede ser directa o
indirecta.Autoridad delegada: En este elemento se
considera el derecho otorgado por la empresa al titular del
cargo, para la toma de decisiones en su área de
competencia, enmarcándole su actuación dentro
de los límites que le han sido fijados.Responsabilidad: Determina la actitud del
ocupante para responder por varios aspectos del cargo, como
personal, materiales, equipos, información, dinero,
etc.Dimensiones: Presentar un resumen de los
datos cuantitativos sobre los que claramente repercute
directa o indirectamente las actividades del cargo. (Este
apartado es exigido para evaluar cargos por el Método
Hay)Situaciones y problemas: Se refieren a los
tipos de situaciones y /o problemas que el titular del cargo
debe identificar, analizar, evaluar para aplicar las
soluciones adecuadas.Fuentes de Apoyo: Se refieren a las fuentes
de consulta con que cuenta el titular del cargo para resolver
problemas, buscar soluciones a las situaciones que se le
presentan en el trabajo.Peligros y Riesgos: Indica el conjunto de
condiciones inseguras en que se realizan las tareas, grado de
posibilidad de que ocurran accidentes, y posibles causantes
de riesgos.Condiciones del trabajo: Indica las
condiciones ambientales que caracterizan el puesto de trabajo
y las características del espacio físico donde
el ocupante pasa la mayor parte del tiempo.Relaciones Externas e Internas: Las
relaciones constituyen los vínculos o conexiones que
tiene el cargo descrito con otro cargo o unidades internas de
la empresa, y o con proveedores o instituciones externas,
para la ejecución de las funciones
asignadas.
5– Aprobaciones: Concluidas las descripciones de
cargo, el deben colocarse las firmas de validación: del
ocupante del cargo, del supervisor inmediato, del gerente del
área y del responsable de recursos humanos.
3.9 ANALISIS FODA
El análisis del entorno de una
organización puede darse por medio de una herramienta
nombrada "matriz DOFA", la cual está integrada por el
Microambiente: Fortalezas y debilidades y por el Macroambiente:
Amenazas y Oportunidades.
La matriz DOFA (también conocida como matriz FODA
o análisis SWOT en inglés), es una herramienta
utilizada para la formulación y evaluación de
estrategias. Según Fred R. David, experto en
administración estratégica, "es una herramienta de
ajuste importante que ayuda a los gerentes a crear cuatro tipos
de estrategias de fortalezas y oportunidades, estrategias de
debilidades y amenazas".
Figura 3.1 Elementos del
Análisis FODA.
Fuente:
http://s3.amazonaws.com/lcp/sena-prov-pena-garcia-2009/myfiles/Analisis-DOFA.png
Ámbito Interno: Se analizan las
debilidades y fortalezas de la empresa. Recurso humano, aspecto
financiero, mercadeo, índice de rotación de
empleados, si existe descripción de cargo, antigüedad
de empleados, políticas de remuneración, sueldo con
respecto a la competencia, maquinaria, tecnologías,
rentabilidad, producción, capacidad instalada de la
empresa y cuál ha sido la capacidad utilizada.
Fortalezas y Debilidades: Se refiere a
actividades internas de una organización que se llevan a
cabo especialmente bien. Las funciones de gerencia, mercadeo,
finanzas, producción, investigación y desarrollo de
un negocio deben auditarse o examinar con el objeto de evaluar o
identificar fortalezas internas de especial importancia. Las
segundas se refieren a actividades de gerencia, mercadeo,
finanzas, producción, investigación y desarrollo
que limitan el éxito general de una
organización.
Ámbito Externo: Para detectar las
oportunidades y amenazas de la empresa. Los aspectos más
importantes son los económicos: Inflación, saber
cuál es el plan del estado, control de cambio,
política tributaria, interese, políticas de
salarios, aspectos legales, políticos y
sociales.
Oportunidades: Se refieren a las tendencias
económicas, sociales, políticas,
tecnológicas y competitivas, así como a hechos que
podrían en forma significativa beneficia a una
organización en el futuro.
Amenazas: Consiste en tendencias
económicas, políticas, tecnológicas y
competitivas, así como a hechos que son potencialmente
dañinos para la posición competitiva, presente o
futura de una organización.
3.10 ORGANIGRAMAS
Los organigramas son la representación
gráfica de la estructura orgánica de una empresa u
organización que refleja, en forma esquemática, la
posición de las áreas que la integran, sus niveles
jerárquicos, líneas de autoridad y de
asesoría.
3.10.1 Tipos de Organigramas
Los organigramas se pueden clasificar según lo
siguiente:
POR SU NATURALEZA: Este grupo se divide en
tres tipos de organigramas:
Microadministrativos: Corresponden a una sola
organización, y pueden referirse a ella en forma
global o mencionar alguna de las áreas que la
conforman.Macroadministrativos: Involucran a más
de una organización.Mesoadministrativos: Consideran una o
más organizaciones de un mismo sector de actividad o
ramo específico. Cabe señalar que el
término mesoadministrativo corresponde a una
convención utilizada normalmente en el sector
público, aunque también puede utilizarse en el
sector privado.
POR SU FINALIDAD: Este grupo se divide en
cuatro tipos de organigramas:
Informativo: Se denominan de este modo a los
organigramas que se diseñan con el objetivo de ser
puestos a disposición de todo público, es
decir, como información accesible a personas no
especializadas. Por ello, solo deben expresar las partes o
unidades del modelo y sus relaciones de líneas y
unidades asesoras, y ser graficados a nivel general cuando se
trate de organizaciones de ciertas dimensiones.Analítico: Este tipo de organigrama
tiene por finalidad el análisis de determinados
aspectos del comportamiento organizacional, como
también de cierto tipo de información que
presentada en un organigrama permite la ventaja de la
visión macro o global de la misma, tales son los casos
de análisis de un presupuesto, de la
distribución de la planta de personal, de determinadas
partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones
informales, etc. Sus destinatarios son personas
especializadas en el conocimiento de estos instrumentos y sus
aplicaciones.Formal: Se define como tal cuando representa
el modelo de funcionamiento planificado o formal de una
organización, y cuenta con el instrumento escrito de
su aprobación. Así por ejemplo, el organigrama
de una Sociedad Anónima se considerará formal
cuando el mismo haya sido aprobado por el Directorio de la
S.A. .Informal: Se considera como tal, cuando
representando su modelo planificado no cuenta todavía
con el instrumento escrito de su
aprobación.
POR SU ÁMBITO: Este grupo se divide en
dos tipos de organigramas:
Generales: Contienen información
representativa de una organización hasta determinado
nivel jerárquico, según su magnitud y
características. En el sector público pueden
abarcar hasta el nivel de dirección general o su
equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo
hasta el nivel de departamento u oficina.
Figura 3.2 Ejemplo de Organigrama
General.
Fuente: Organización de Empresas,
de Enrique B. Franklin
Específicos: Muestran en forma
particular la estructura de un área de la
organización.Ejemplo:
Figura 3.3 Ejemplo de Organigrama
Específico
Fuente: Organización de Empresas,
de Enrique B. Franklin
POR SU CONTENIDO: Este grupo se divide en
tres tipos de organigramas:
Integrales: Son representaciones
gráficas de todas las unidades administrativas de una
organización y sus relaciones de jerarquía o
dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales e
integrales son equivalentes.
Figura 3.4 Ejemplo de Organigrama
General
Fuente: Organización de Empresas,
de Enrique B. Franklin
Funcionales: Incluyen las
principales funciones que tienen asignadas, además de
las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama
es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a
la organización en forma general.
Figura 3.5 Ejemplo de Organigrama
Funcional.
Fuente: Organización de Empresas,
de Enrique B. Franklin
De puestos, plazas y unidades: Indican las
necesidades en cuanto a puestos y el número de plazas
existentes o necesarias para cada unidad consignada.
También se incluyen los nombres de las personas que
ocupan las plazas.
Figura 3.6 Ejemplo de Organigrama
General
Fuente: Organización de Empresas,
de Enrique B. Franklin
POR SU PRESENTACIÓN O DISPOSICIÓN
GRÁFICA: Este grupo se divide en cuatro tipos de
organigramas:
Verticales: Presentan las unidades
ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte
superior, y desagregan los diferentes niveles
jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso
más generalizado en la administración, por lo
cual, los manuales de organización recomiendan su
empleo.
Figura 3.7 Ejemplo de Organigrama
Vertical.
Fuente: Organización de Empresas,
de Enrique B. Franklin
Horizontales: Despliegan las unidades de
izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo
izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma
de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades
se ordenan por líneas dispuestas
horizontalmente.
Figura 3.8 Ejemplo de Organigrama
Horizontal.
Fuente: organización de Empresas, de Enrique B.
Franklin
Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza
combinaciones verticales y horizontales para ampliar las
posibilidades de gratificación. Se recomienda
utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran
número de unidades en la base.Figura 3.9 Ejemplo de Organigrama
Mixto
Fuente: Organización de
Empresas, de Enrique B. FranklinDe Bloque: Son una variante de los
verticales y tienen la particularidad de integrar un
mayor número de unidades en espacios más
reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan
unidades ubicadas en los últimos niveles
jerárquicos.
Figura 3.10 Ejemplo de Organigrama
de Bloque.Fuente: Organización de
Empresas, de Enrique B. FranklinCirculares: En este tipo de diseño
gráfico, la unidad organizativa de mayor
jerarquía se ubica en el centro de una serie de
círculos concéntricos, cada uno de los
cuales representa un nivel distinto de autoridad, que
decrece desde el centro hacia los extremos, y el
último círculo, osea el más extenso,
indica el menor nivel de jerarquía de autoridad.
Las unidades de igual jerarquía se ubican sobre un
mismo círculo, y las relaciones jerárquicas
están indicadas por las líneas que unen las
figuras.
Figura 3.11 Ejemplo de Organigrama
Circular.Fuente: Introducción a la
Administración de Organizaciones, Elio R.
Zuani3.10.2 Ventajas de los
organigramasEl uso de los organigramas ofrece varias ventajas
precisas entre las que sobresalen las siguientes:Obliga a sus autores aclarar sus
ideas.Puede apreciarse a simple vista la estructura
general y las relaciones de trabajo en la
compañía, mejor de lo que podría
hacerse por medio de una larga
descripción.Muestra quién depende de
quién.Indica alguna de las peculiaridades importantes
de la estructura de una compañía, sus
puntos fuertes y débiles.Sirve como historia de los cambios, instrumentos
de enseñanza y medio de información al
público acerca de las relaciones de trabajo de la
compañía.Son apropiados para lograr que los principios de
la organización operen.Indica a los administradores y al personal nuevo
la forma como se integran a la
organización.
3.10.3 Desventajas de los organigramas
No obstante las múltiples ventajas que ofrece
el uso de los organigramas, al usarlos no se deben pasar por
alto sus principales defectos que son:Ellos muestran solamente las relaciones formales
de autoridad dejando por fuera muchas relaciones
informales significativas y las relaciones de
información.No señalan el grado de autoridad
disponible a distintos niveles, aunque sería
posible construirlo con líneas de diferentes
intensidades para indicar diferentes grados de autoridad,
ésta en realidad no se puede someter a esta forma
de medición. Además si se dibujaran las
distintas líneas indicativas de relaciones
informales y de canales de información, el
organigrama se haría tan complejo que
perdería su utilidad.Con frecuencia indican la organización
tal como debería ser o como era, más bien
como es en realidad. Algunos administradores descuidan
actualizarlos, olvidando que la organización es
dinámica y permiten que los organigramas se
vuelvan obsoletos.Puede ocasionar que el personal confunda las
relaciones de autoridad con el estatus.
CAPÍTULO
IVDiseño
metodológico4.1 TIPO DE ESTUDIO.
El presente estudio se desarrollara como una
investigación no experimental, de campo, descriptiva y
aplicada. Es de tipo de campo ya que aplica la entrevista no
estructurada y la observación directa como
herramientas para la recolección y análisis de
la información.Se considera descriptiva ya que implica la
descripción, registro, análisis y
composición o proceso de los fenómenos. El
enfoque se hace sobre conclusiones dominantes, sobre como las
personas, grupos, cosas o condición funciona en el
presente.El tipo de investigación se considera
aplicada, en este sentido Martínez (1994)
señala que:"Una investigación tecnológica
(llamada tradicionalmente investigación aplicada) es
una actividad orientada a la generación de nuevo
conocimiento (técnico) que pueda ser aplicado
directamente a la producción y distribución de
bienes y servicios; lo cual puede conducir a una
inversión, una innovación o una
mejora".(pág. 517)De acuerdo al autor citado anteriormente, el
presente estudio es una investigación aplicada ya que
permitirá la aplicación o utilización de
los conocimientos que se adquieran, en este caso la
aplicación u uso del Sistema de Control de
Gestión.4.2 POBLACIÓN Y
MUESTRA.En el presente estudio, la población y la
muestra son coincidentes y están conformados por los
procesos llevados a cabo en la Unidad de Planeación y
Control de Sustancias Químicas, adscrita a la Gerencia
General de Operaciones del Sur.4.3 TÉCNICA E INSTRUMENTOS DE
RECOLECCIÓN DE DATOS.Para la recolección de los datos se
utilizaron los siguientes instrumentos:Entrevistas.
Las entrevistas realizadas al personal de la
empresa, tanto a supervisores como trabajadores de las
gerencias de logística, y operaciones, son de tipo no
estructuradas; con la aplicación de las mismas se
logra obtener una información más precisa y
detallada acerca del problema de investigación,
también sobre la labor ejercida por la unidad y su
influencia en planta de tratamiento de agua.Observación Directa.
Con la observación directa se pretende captar
de manera física todo el proceso al que está
sometida la investigación que se está
realizando, de esta manera se puede describir de una mejor
manera los fenómenos que ahí ocurren y su
posible solución.Microsoft Excel.
Excel es un programa de computación,
utilizado para elaborar hojas de cálculo,
construcción de tablas y gráficas entre otras.
Con el mismo se pretende mostrar el diseño del modelo
a emplear para el sistema de indicadores para medir de la
gestión de la Unidad de Control y Planeación de
Materiales, y éste ha sido elaborado bajo
parámetros establecidos con anterioridad por la
Unidad, de la Gerencia General de Operaciones.4.4 RECURSOS.
4.4.1 Recursos Físicos.
Lapiceros y Lápices.
Computador Pentium III intel 1.2 Mhz.
Calculadora.
Cuaderno de Notas
4.4.2 Recurso Humano.
Un (1) asesor académico Ing.
Industrial.Un (1) asesor industrial: Ing.
Químico.Personal de la Gerencia de
Logística.Personal de la Gerencia General de
Operaciones.Personal de la Biblioteca.
4.5 PROCEDIMIENTO DE
RECOLECCIÓN DE DATOS.Revisar la documentación con la que
actualmente cuenta la unidad.Ejecutar las entrevistas no estructuradas al
personal de la Gerencia General de Operaciones y de la
Gerencia de Logística.Realizar el diagnóstico de la
situación actual en la Unidad.Establecer la posición jerárquica
de la Unidad de Planeación y Control de Sustancias
Químicas dentro de organigrama general de la
Hidrológica.Redactar los objetivos y funciones de la Unidad
de Planeación y Control de Sustancias
QuímicasDeterminar los cargos que conformaran la unidad
y la cantidad de recursos humanos requeridos para el fiel
cumplimiento de los objetivos y funciones de la
Unidad.Elaborar el Manual de Organización para
la Unidad de Planeación y Control de Sustancias
Químicas.Realizar las Descripciones de Cargo para el
personal de la Unidad de Planeación y Control de
Sustancias Químicas..Identificar los procesos claves llevados a cabo
por la Unidad de Planeación y Control de
Sustancias Químicas.Diseñar el Mapa de Procesos de la
unidad..Elaborar los Diagramas de Caracterización
de los procesos llevados a cabo por la Unidad.Realizar el análisis FODA con el fin de
determinar las fortalezas, oportunidades, debilidades y
amenazas, que permitan establecer estrategias para el
mejoramiento de la gestión de la
unidad.Diseñar un sistema de indicadores que
permita medir la gestión de la Unidad de
Planeación y Control de Sustancias
Químicas
CAPÍTULO
VSituación actual
5.1 DIAGNOSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL EN
LA UNIDAD DE PLANEACIÓN Y CONTROL DE SUSTANCIAS
QUÍMICAS.La Unidad de Planeación y Control de
Sustancias Químicas fue creada en septiembre del
año 2009, cuando el presidente de la
hidrológica, Ing. Francisco Castillo Martínez
junto con la Gerencia General de Operaciones y la Gerencia de
Logística acuerdan transferir todas las funciones a la
nueva unidad excepto la compra la cual sigue a cargo de la
Gerencia de LogísticaEn octubre del mismo año la Unidad de
Planeación y Control de Sustancias Químicas
asume el cumplimiento de todas las funciones inherentes al
suministro, distribución y traslado de las sustancias
químicas (sulfato de aluminio, gas cloro, cal
hidratada, hipoclorito de sodio y polímero) necesarias
para el proceso de potabilización del agua, a todos
los acueductos urbanos y rurales, cumpliendo a cabalidad con
estas funciones.No obstante desde su creación en el
año 2009, la Unidad de Planeación y Control de
Sustancias Químicas no cuenta con la
documentación necesaria para precisar y normar las
funciones del personal (Manual de Organización,
Descripciones de Cargo, Mapas de Procesos, Diagramas de
Caracterización de Procesos), así como tampoco
está definida su posición dentro del
organigrama de la Gerencia General de Operaciones. Por ende
las actividades desarrolladas por la unidad se vienen
controlando de manera deficiente al no contar con indicadores
que permitan medir el cumplimiento o no de las metas y
objetivos planteados.Debido a esta situación se ha planteado
diseñar un Sistema de Control de Gestión
mediante indicadores, además de realizar toda la
documentación (Manual de Organización,
Descripciones de Cargo, Mapas de Procesos, Diagramas de
Caracterización de Procesos) que permita normar las
funciones del personal así como evaluar
periódicamente la gestión de las actividades, a
manera de poder detectar de forma oportuna las deficiencias
que surjan en el desarrollo de las actividades, esto a modo
de favorecer la toma de decisiones futuras y poner en marcha
las acciones preventivas y/o correctivas que permitan
alcanzar las metas y objetivos propuestos por la
hidrológica.ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA GERENCIA
GENERAL DE OPERACIONES.
Figura 5.1 Organigrama Gerencia
General de OperacionesFuente: Intranet
Hidrobolívar5.3 DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ACTUALES
EN LA UNIDADLa Unidad de Sustancias Químicas tiene como
objetivo principal garantizar el suministro,
distribución y traslado de las sustancias
químicas necesarias para el proceso de
potabilización a los acueductos de la
hidrológica.Para cumplir con este objetivo la unidad lleva a
cabo las siguientes funciones:Elaborar los cálculos de los gastos de
Sustancias Químicas y fletes por Acueductos del
Estado Bolívar.Elaborar la Programación anual de entrega
de Sustancias Químicas, de los acueductos del
Estado Bolívar.Elaborar estimaciones periódicas de los
consumos de Sustancias Químicas.Mantener el control del desempeño del
presupuesto de Sustancias Químicas y evaluar el
comportamiento de los costos de las mismas, con la
finalidad de establecer información base para
presupuestos venideros.Realizar el seguimiento de los inventarios y
consumos de Sustancias Químicas a fin de realizar
las proyecciones necesarias, coordinando con la Gerencia
de Logística y los proveedores la
reprogramación de las entregas.Formular indicadores de gestión para la
Unidad.Efectuar el seguimiento y control de la
aplicación del plan de mejoras y
actualización de los procedimientos de la
unidad.Elaborar y actualizar el Stock de Sustancias
Químicas de los acueductos del estado
Bolívar.Establecer prioridades de distribución de
Sustancias Químicas en base a las fechas de
expiración en los acueductos.Elaboración, entrega y seguimiento de
Autorizaciones de Salidas de Sustancias
Químicas.Organización de la logística del
traslado de las Sustancias Químicas a los
diferentes acueductos del estado
Bolívar.Suministro, distribución y traslado de
las Sustancias Químicas a los diferentes
acueductos del estado Bolívar.Contacto y seguimiento de las entregas de
Sustancias Químicas, con todos los proveedores y
con los transportistas de la flota de
Hidrobolívar, C.A.Realizar el seguimiento a los proveedores, en
cuanto al cumplimiento de las entregas a tiempo de las
Sustancias Químicas, a fin de verificar que el
servicio ofrecido sea eficiente.Diseñar controles para medir la
ocurrencia de traslados de emergencia a los acueductos,
con la finalidad de verificar, donde sucede
frecuentemente y plantear recomendaciones para evitar la
ocurrencia de dichos eventos.Elaborar el informe de gestión de la
Unidad en función a los controles e indicadores
aplicados a los procesos, así como a las mejoras
de los mismos.Verificar el estado de las órdenes de
compra de las Sustancias Químicas con los
proveedores, a manera de iniciar las gestiones para una
nueva solicitud de compra cuando fuere
conveniente.Realizar inspecciones periódicas a los
almacenes de sustancias químicas, con el fin de
constatar las condiciones de almacenamiento y establecer
recomendaciones para su mejora.Coordinar junto con la Gerencia de
Protección de Planta y la Gerencia de Recursos
Humanos la realización de cursos y adiestramiento
del personal de la unidad en el manejo de sustancias
químicas con el fin de promover el mejoramiento
continuo en la unidad.Revisar constantemente los consumos de las
sustancias químicas, con el fin de detectar
patrones y tendencias que permitan formular modelos de
pronóstico que sirvan para la toma de decisiones y
presupuestos futuros.Mantener una base de datos de los consumos de
sustancias químicas en los diferentes acueductos,
con el fin de contar con datos históricos
confiables que permitan desarrollar modelos de
pronóstico que sirvan de información para
la toma de decisiones y presupuestos futuros.Gestionar las Notas de Entrega y Actas de
Aceptación, Inicio y Culminación de
Servicios de cada proveedor de Sustancias
Químicas.
Estas funciones anteriormente presentadas
representan la base para la realización de la
documentación y los indicadores de gestión de
la unidad.CAPÍTULO
VISituación
propuesta6.1 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Y POSICIÓN
JERÁRQUICA PROPUESTA PARA LA UNIDAD.Para la Unidad de Planeación y Control de
Sustancias Químicas se propone una estructura
organizacional de tipo vertical formada por el Jefe de
Unidad, Especialista en Sustancias Químicas, Chofer y
Ayudantes. Este organigrama presenta líneas de
jerarquía directa entre el Jefe de Unidad y los cargos
de Chofer y Ayudante, con el cargo de Especialista de
Sustancias Químicas como personal de apoyo (Staff) al
Jefe de Unidad (Ver Figura 6.1: Organigrama de la Unidad de
Planeación y Control de Sustancias
Químicas).La Unidad de Planeación y Control de
Sustancias Químicas se ubicara dentro de la estructura
organizativa de la Gerencia General de Operaciones del Sur
como Unidad Staff de apoyo directo al cargo de Gerente
General de Operaciones del Sur (Ver Figura 6.2 Estructura
Organizativa Gerencia General de Operaciones del
Sur)Figura 6.1: Organigrama de la
Unidad de Planeación y Control de Sustancias
Químicas.Fuente: Elaboración
Propia.Asimismo se realizo la descripción de los
cargos que conforman la estructura (Ver Apéndice B) en
las cuales se detalla la misión, funciones y
responsabilidades, requisitos del cargo, riesgos a los que
está expuesto, condiciones, responsabilidades y
relaciones de cada uno de los puestos que conforman la
estructura organizativa.Figura 6.2 Estructura Organizativa
Gerencia General de Operaciones del SurFuente: Elaboración
Propia.De igual forma se elaboro el manual de
organización para la Unidad de Planeación y
control de Sustancias Químicas en el cual se describe
la misión, visión, valores, políticas de
calidad, objetivos de la hidrológica, así como
las atribuciones, marco jurídico, estructura
organizativa, objetivo y funciones de la unidad (Ver
Apéndice A).El desarrollo de este Manual de Organización,
del organigrama y de las descripciones de cargo, permite
definir de manera clara los objetivos y funciones de la
unidad, así mismo establece las bases para la
realización y documentación de las
prácticas operativas y procedimientos llevados a cabo
en la Unidad de Planeación y Control de Sustancias
Químicas. Igualmente sirven como instrumento
informativo de consulta general, para divulgar las funciones
y objetivos, y definir al personal que labora en la unidad
cuáles son sus tareas y actividades necesarias para el
cabal cumplimiento de los objetivos y funciones de la unidad,
cumpliendo con la normativa y contribuyendo así al
logro de los objetivos de la Hidrológica.6.2 ANALISIS FODA PARA DETERMINAR LAS ESTRATEGIAS
A SEGUIR EN LA UNIDAD.Fue necesaria la aplicación de la matriz FODA
como una herramienta para determinar las estrategias a seguir
para la implementación de medidas correctivas y
acciones que permitan mejorar el funcionamiento de la
unidad.6.2.1 Factores Internos.
Fortalezas
Personal con conocimiento especifico en el
área para el buen manejo de la Unidad.Trato directo con los proveedores.
Buena relación con los
proveedores.La unidad maneja directamente el traslado de las
sustancias.Personal con conocimiento de las condiciones de
operación de los distintos acueductos.Capacidad de adaptación al
cambio.Capacidad para trabajar en equipo y bajo
presión.Debilidades
Falta de de personal para el traslado de
sustancias químicas.Falta de datos históricos confiables
sobre los niveles de consumo y niveles de stock en los
diferentes acueductos Urbanos y Rurales lo que no permite
hacer pronósticos en las demandas de
consumo.Flota de vehículos para el traslado de
sustancias químicas es insuficiente.Incertidumbre en la información sobre el
consumo y las dosis de sustancias químicas
aplicadas en las distintas plantas.Falta de medios adecuados para la carga y
descarga de las sustancias.Falta de un sistema de información para
el manejo de la data asociada a la gestión de
inventario de sustancias químicas.Retrasos en la generación de solicitudes
de sustancias químicas.
6.2.2 Factores Externos.
Oportunidades
Realización de cursos para el manejo y
traslado de sustancias químicas.Programar visitas a los acueductos para
constatar la capacidad y condiciones de
almacenamiento.Realizar convenios con los proveedores para
realizar visitas técnicas e intercambiar
información sobre el manejo y almacenamiento de
las sustancias.Adiestramiento del personal en el manejo del
Software administrativo.Mejoramiento de los procesos y métodos de
trabajo.Diseño de una base de datos para
registrar los consumos históricos de las
sustancias.Fomentar las buenas relaciones con los
proveedores de bienes materiales y servicios de la
unidad.
Amenazas
Retrasos en los pagos inciden sobre las entregas
por parte de los proveedores.Vencimiento de la permisologia para manejo y
transporte de sustancias químicas.Falta de información confiable por parte
de la Gerencia de Operaciones sobre los niveles de Stock
y consumo de las sustancias.Incumplimiento o cumplimiento parcial en la
entrega de las sustancias por parte de los
proveedores.Cumplimiento de la vida útil de la flota
para el traslado de las sustancias.Se deben cubrir grandes distancias para el
abastecimiento de las plantas de la
hidrológica.Condiciones de almacenamiento deficientes en los
almacenes de sustancias químicas.Retrasos en procesos administrativos y
logísticos para generar nuevas Órdenes de
Compra.
6.2.3 Estrategias de la Matriz
FODA.Estrategias
Fortalezas-Oportunidades(FO)
Desarrollar programas de entrenamiento a los
empleados de la unidad en el manejo y normativas para el
manejo y traslado de sustancias
químicas.Establecer recomendaciones tendientes a mejorar
las condiciones de almacenamiento y manejo de las
sustancias.Realizar convenios con los proveedores para el
intercambio de información sobre el correcto
manejo y almacenamiento de sustancias
químicas.Desarrollar un plan de mejora continua de los
procesos llevados a cabo por la unidad.
Estrategias
Debilidades-Oportunidades(DO)
Establecer los lineamientos para el
diseño de una base de datos para el registro de la
información concerniente al la
administración de inventarios.Realizar estudios tendientes a mejorar los
métodos y medios para la carga, descarga y manejo
de las sustancias químicas.Realizar un estudio de tiempos con la finalidad
de obtener el tamaño óptimo de la flota de
vehículos y el personal necesarios para el
traslado de sustancias químicas.Consolidar formatos para la recolección
de los datos concernientes al consumo y dosis de
sustancias químicas aplicadas en los
acueductos.Velar por la correcta dotación y uso de
los equipos para el manejo de las sustancias
químicas (lonas, eslingas, mecates, carruchas),
así como de los E.P.P. suministrados al personal
encargado de la manipulación y
traslado.
Estrategias
Fortalezas-Amenazas(FA)
Verificar el estatus en la tramitación de
la permisologia necesaria para el traslado de las
sustancias químicas.Optimizar los procesos administrativos llevados
a cabo por la unidad, con la finalidad de agilizar las
gestiones de la Gerencia de
Administración.Fomentar y mantener las buenas relaciones con
los proveedores.Diseñar cronogramas para el
abastecimiento de los acueductos más
distantes.Optimizar los procesos administrativos para la
creación de solicitudes para la compra de
sustancias químicas.Diseñar en conjunto con la
División de Servicios Generales planes de
mantenimiento para los vehículos que realizan el
traslado de sustancias y velar por el cumplimiento de
estos planes.
Estrategias
Debilidades-Amenazas(DA)
Estandarizar un formato para la
recolección y manejo de los niveles de stock y
consumos de los diferentes acueductos, con la finalidad
de facilitar el manejo de la información para la
programación de los traslados y despachos de las
sustancias.Coordinar junto con la Gerencia de
Tecnología de Información el desarrollo de
una aplicación para el manejo de los datos
históricos de los consumos en los diferentes
acueductos, tanto rurales como urbanos.Optimizar las condiciones de los almacenes de
sustancias químicas pertenecientes a la
hidrológica, con la finalidad de mejorar el uso
del espacio físico y las condiciones de
almacenamiento del producto, mejorando así la vida
útil de las sustancias que allí se
resguardan.
Figura 6.3: Matriz FODA Unidad
de Planeación y Control de Sustancias
QuímicasFuente: Elaboración
Propia.6.3 MAPA DE PROCESOS DE LA UNIDAD DE
PLANEACIÓN Y CONTROL DE MATERIALES.El mapa de procesos permite identificar de
manera clara y precisa los procesos claves, los procesos
de dirección y apoyo; estableciendo las relaciones
existentes entre ellos. Igualmente se puede visualizar de
forma notoria los insumos y requisitos del proceso
estudiado.Para la Unidad de Planeación y Control de
Sustancias Químicas se realizó el mapa de
procesos que muestra la interacción y relaciones
existentes entre los procesos claves llevados a cabo por
la unidad y los procesos que sirven de dirección y
apoyo (ver figura 6.4). Además se realizó
la matriz de caracterización de los procesos
productivos o procesos claves realizados por la Unidad
donde se puede observar los insumos y requerimientos
así como los proveedores, recursos y clientes que
intervienen en los procesos (Ver Apéndice C). A
través del mapa de procesos de la Unidad de
Planeación y Control de Sustancias Químicas
se determinó cuales son los procesos llevados a
cabo por la Unidad y definir cuáles son los
requisitos y recursos necesarios para el cabal
cumplimiento de estos y precisar cuáles son los
clientes y proveedores que intervienen en los
procesos.El mapa de procesos nos sirve como una
herramienta se apoyo que permite ver a simple vista
cuales son los procesos que intervienen en el
cumplimiento del objetivo fundamental de la unidad y como
estos procesos interactúan con los diversos
factores de la organización. Asimismo la matriz de
caracterización de procesos evidencia como estos
se relacionan con los clientes y proveedores tanto
internos como externos, con el fin de cumplir con el
objetivo de la unidad, contribuyendo a su vez con el
cumplimiento de las metas y objetivos de la
hidrológica.Figura 6.4: Mapa de Procesos
Unidad de Planeación y Control de Sustancias
QuímicasFuente: Elaboración
Propia.6.4 INDICADORES DE CONTROL DE GESTIÓN
DE LA UNIDAD DE PLANEACIÓN Y CONTROL DE SUSTANCIAS
QUÍMICAS.La realización de estos indicadores
contó con el apoyo del personal perteneciente a la
Unidad, convencidos de la importancia de contar con un
medio que permitirá mejorar, ejecutar y definir
las variables básicas que deben controlarse,
estableciendo limites y tratando de orientarlos a su
valor óptimo, con el fin de brindar
información sobre la productividad, eficiencia y
eficacia de la gestión de la Unidad.Cabe destacar que al implementar estos
indicadores se contará con un medio de control
interno de sus operaciones lo que permitirá
conocer la situación real de sus operaciones,
permitiendo detectar y corregir de manera oportuna
posibles desviaciones en las metas y objetivos
establecidos. El contar con estos indicadores contribuye
con el mejoramiento continuo, ya que la medición
del desempeño es una herramienta esencial para
esto. Asimismo el medir el desempeño de la
gestión posibilita a la unidad focalizarse en sus
prioridades e identificar cuáles son las
áreas o procesos que presentan bajo
desempeño.Estos indicadores están basados en los
procesos claves o procesos productivos de la Unidad de
Planeación y Control de Sustancias
Químicas, los mismos son realizados empleando
Hojas de Cálculo de tal manera que faciliten las
tareas disminuyendo el número de procedimientos,
evite la repetición de trabajos, se reduzcan los
tiempos de carga y respuesta, se aumenten el grado de
confiabilidad de los resultados y la calidad de los
reportes, entre otros aspectos con el objetivo de mostrar
la información suministrada por los diferentes
indicadores.Los indicadores contribuyen como un medio de
información y de apoyo al momento de la toma de
decisiones y la formulación de las metas deseadas
por la unidad basándonos en normas y registros
históricos del desempeño de la
gestión. Lo primordial que se espera conseguir con
la propuesta de estos indicadores es mejorar el
desempeño de los trabajos y de la Unidad, que se
realizan mediante el seguimiento de los recursos
utilizados tanto de mano de obra y de recursos, a
través de los resultados obtenidos con la
aplicación de esta herramienta, de forma tal que
permitan al personal responsables tomar las decisiones
adecuadas, para darle solución a situaciones
imprevista que se presente. A continuación se
muestran los indicadores propuestos. (Ver Tabla 6.5),
(Apéndice D).Tabla 6.1: Indicadores propuestos
para la Unidad de Planeación y Control de
Sustancias QuímicasFuente: Elaboración
Propia.Conclusiones
Basándose en el estudio realizado para
lograr los objetivos propuestos se concluye lo
siguiente:La Unidad de Planeación y Control de
Sustancias Químicas no cuenta con la
documentación necesaria que norme y controle
los procesos llevados a cabo en la unidad.En la Unidad no existen indicadores que
permitan medir y controlar la gestión y los
recursos asignados.La Unidad no cuenta con una posición
establecida en el organigrama general de la
hidrológica, así como tampoco cuenta
con una estructura jerárquica definida y las
descripciones de cargo correspondientes.La investigación permitió
conocer las fortalezas y debilidades de la Unidad,
resaltando como fortalezas el personal con
conocimiento de las condiciones de operación
de los distintos acueductos y capacidad de
adaptación al cambio; como debilidades
resaltaron la falta de datos históricos
confiables sobre los niveles de consumo y niveles de
stock en los diferentes acueductos Urbanos y Rurales
y la falta de personal para el traslado de sustancias
químicasSe elaboró la documentación
que definen los procesos de la Unidad bajo el
criterio del enfoque de procesos que plantea la norma
ISO 9001-2008, tales como el Mapa de Proceso donde
identifican los procesos medulares, procesos de
apoyo, procesos de gestión y la
interrelación que existen entre cada uno de
ellos; las matrices de caracterización de los
procesos medulares llevados a cabo en la Unidad donde
se aprecia los insumos, proveedores, clientes y
recursos que intervienen.Se elaboro una propuesta de estructura
organizativa y posición jerárquica
dentro del organigrama de la Gerencia General de
Operaciones del Sur, así como una propuesta de
organigrama para la unidad, con sus respectivas
descripciones de cargo.Se realizo una propuesta del Manual de
Organización para la Unidad de
Planeación y Control de Sustancias
Químicas donde se definen los objetivos y
funciones de la unidad, así como el marco
jurídico que rige sus funciones.Se presenta la propuesta del Diseño
de un Sistema de Control de Gestión el cual se
basa en cinco (5) indicadores que permiten medir y
controlar los procesos llevados a cabo en la unidad.
Estos indicadores miden y controlan el
desempeño de la unidad en los procesos de
facturación y distribución y traslado
de sustancias químicas a los diferentes
acueductos, así como la disponibilidad de las
sustancias y los servicios requeridos para su
correcto y oportuno suministro a las
plantas.
Recomendaciones
En función de los resultados y
conclusiones que se obtuvieron con el desarrollo del
informe y el cumplimiento de los objetivos, se
recomiendan las siguientes acciones:Implementar el Sistema de Control de
Gestión propuesto a modo de medir y controlar
las actividades de la unidad y detectar de manera
oportuna posibles desviaciones en el cumplimiento de
las metas y objetivos propuestos.Dar a conocer a los empleados el Manual de
Organización como medio para divulgar los
objetivos y funciones de la unidad, así como
el marco jurídico que rige a la
unidad.Divulgar en la hidrológica los mapas
y matrices de caracterización de los procesos
realizados por la unidad, con la finalidad de que las
distintas gerencias y unidades de Hidrobolívar
conozcan cual es su rol dentro de las actividades y
funciones de la unidad.Realizar las normas, prácticas
operativas y prácticas administrativas que
rijan las actividades y tareas llevadas a cabo por la
unidad.Diseñar una aplicación que
permita el fácil manejo de toda la data
asociada al manejo de inventario de sustancias
químicas.Realizar un estudio para determinar la
cantidad de personal y vehículos requeridos
para optimizar el traslado y distribución de
las sustancias químicas a los diversos
acueductos que requieren de estas.Optimizar las condiciones de almacenamiento
de las sustancias químicas, así como
los medios y métodos para la carga, descarga y
manejo de los materiales.Normalizar los formatos utilizados para el
control y recolección de información de
las actividades realizadas en la unidad.Orientar a los empleados encargados del
manejo de las sustancias químicas sobre el
correcto uso de los equipos de protección
personal y de las acciones a tomar en caso de
emergencias por fugas o derrames.
Referencias
bibliográficasALBORNOZ DE C., Emerys. Guía de
Organización de Empresas. UNEXPO.
VenezuelaHIDROBOLIVAR. Guía técnica para
la elaboración de Manuales de
Organización. VenezuelaMARTINEZ, E (1994). Ciencia, tecnología
desarrollo, "Interrelaciones teóricas y
metodológicas". Caracas: Nueva
sociedad.ROJAS DE NARVÁEZ, Rosa. Orientaciones
Prácticas para la Elaboración de Informes
de Investigación. (1997). Ediciones UNEXPO.
2da Edición. Venezuela.REFERENCIAS
ELECTRÓNICAS[URL 1] Intranet
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Disponible:http://www.hidrobolivar.gob.ve/
[Consulta: Diciembre 2008 – Marzo
2009].[URL 2] Gestiópolis
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Disponible:http://admindeempresas.blogspot.com/2008/05/concepto-de-control-de-gestion.html
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[URL 5] Wikipedia
[Página Web en línea].
Disponible:http://www.wikipedia.com/
[Consulta: Junio 2010].
[URL 5] Empresas suite
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Disponible:http://empresas.suite101.net/article.cfm/herramienta_para_la_creacion_de_estrategias
[Consulta: Junio 2010].
DEDICATORIA
A Dios, Todopoderoso.
A mis Padres, Josefina y Argenis que siempre me
han apoyado y a quienes debo todo lo que soy.A mi hermano, Carlos Argenis, quien siempre ha
sido un pilar de apoyo y quien siempre me ha orientado en
el desarrollo de mis estudios.A José Rafael Montenegro, quien siempre
me ha ayudado.A todos mis demás familiares, que siempre
has estado ahí, y nunca han dejado de
apoyarme.Esto es para
ustedes.AGRADECIMIENTOS
A Dios Todopoderoso, quien siempre está a
nuestro lado en todo lo que hacemos.A mi mamá Josefina Lugo, mi papá
Argenis Pérez y a mi hermano Carlos Argenis
Pérez., quienes siempre me han apoyado a lo largo
de mis estudios y a quienes les debo todo lo alcanzado
hasta ahora y todo lo que seré en esta
vida.A José Rafael Montenegro quien siempre me
ha ayudado en todo lo que le he pedido, gracias
hermano.A mis demás familiares, gracias por su
apoyo incondicional.A la UNEXPO, mi casa de estudios y a
HIDROBOLIVAR por brindarme los conocimientos y las
oportunidades para mi formación
profesional.A mis tutores, Ing. Iván Turmero e Ing.
Johanna Recio, por su valiosa guía, asistencia y
orientación para la elaboración de este
trabajo.A todo el personal de la Gerencia de
Operaciones, el Ing. Cesar Noriega y a mi
compañera en el día a día Lic. Karen
Jiménez quien ha sido mas una amiga que una
compañera, y quien siempre me apoyo y
orientó en el desarrollo de las actividades
diarias. Sr. Xaviel Rojas, Sr. Secundino Casique, Sr.
Jimmy Rodríguez, Sr. Wayner Indriago
compañeros de viaje por todo el estado.Al personal de la Gerencia de Logística
Lic. Pedro Fuentes, Ing. Ingrid Rosales, Lic. Diego
Chacón, Lic. Mónica Rojas, Lic. Rossy
Núñez, Lic. Jessica Acosta, Lic. Yuraima
Rodríguez, Lic. María Elena Castillo, Ing.
Evelisa Herrera, Ing. María Barroso, TSU. Yoselin
Monsalve. Gracias a todos ellos por sus valiosas
orientaciones y por hacer del día a día de
trabajo una experiencia agradable y enriquecedora para mi
desarrollo como profesional.A todos los trabajadores de la Gerencia de
Planificación y Presupuesto, Ing. Juan Carlos
Ortiz, Ing. Jorge Campos, Ing. Vanessa Zambrano y en
especial a la Ing. Anais Rodríguez por sus
orientaciones.A la Abg. Kelly Salas, al Ing. Adrian
Peña y al Ing. Carlos Márquez, quienes me
brindaron su apoyo y confianza en la primera oportunidad
que estuve en la empresa.A mis amigos Alejandra Martínez, Andrea
González, Leonardo Góngora, Cesar Fonseca,
Oscar Campos, Amador Rejón, J. J. Gallardo,
Vanessa Maestri, Liliana Reyes, María F. Flores,
Anghiney Rojas, Jonathan Rojas, Emely Anzola,
María Gabriela Sánchez, Orleydee Romero,
Octavio León y Gabriela Salazar, gracias por
compartir experiencias de amistad y compañerismo y
por su apoyo incondicional a lo largo de la
carrera.A la Profesora Olga Urdaneta, por la valiosa
oportunidad de ser preparador docente.A todos, Muchísimas
Gracias!Autor:
Pérez Lugo, Carlos
AlbertoHIDROBOLIVAR
149 Pág.
Tutor Académico: MSc.
Ing. Iván Turmero.Tutor Industrial: Ing.
Johanna Recio.Tesis de Grado.
Universidad Nacional Experimental
Politécnica "Antonio José de Sucre".
Vicerrectorado Puerto Ordaz. Departamento de
Ingeniería Industrial.Tutor Académico: Ing.
Iván Turmero. MScTutor Industrial: Ing. Johanna
Recio.Enviado por:
Iván José Turmero
Astros
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