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Organización (página 4)




Enviado por Maquimo



Partes: 1, 2, 3, 4

  • De destino: Permite la correcta
    identificación de actividades.

  • De comprensión e interpretación:
    Simplifica su comprensión.

  • De interacción: Permite el acercamiento y
    coordinación.

  • De simbología: Disminuye la complejidad y
    accesibilidad.

  • De diagramación: Se elabora con rapidez y no
    requiere de recursos sofisticados.

  • Recomendaciones para el uso y aplicación de
    símbolos

    En cuanto a dibujo:

    No utilizar en un mismo lado del símbolo varias
    líneas de entrada y salida.

    • Por claridad no debe haber más de una
      línea de unión entre dos
      símbolos.

    • El símbolo de decisión es el
      único que puede tener hasta tres líneas de
      salida.

    • Las líneas de unión se deben
      representar con líneas rectas.

    • Es conveniente que los símbolos tengan un
      tamaño uniforme.

    En cuanto a su contenido y uso:

    • La redacción del contenido del símbolo
      de operación debe ser realizada con frases breves y
      sencillas.

    • Evitar usar siglas anotando el nombre completo de
      las unidades administrativas.

    • El símbolo de documento debe contener el
      nombre original de la forma que se utilice.

    • El símbolo de conector puede ser
      alfabético o numérico, pero debe coincidir en
      los conectores de entrada y salida.

    • Cuando existen una gran cantidad de conectores, es
      conveniente adicionar un color al símbolo.

    Clasificación de los diagramas de
    flujo

    Por su presentación:

    De bloque: Se representan en términos generales
    con el objeto de destacar determinados aspectos.

    • De detalle: Plasman las actividades en su más
      detallada expresión.

    Por su formato:

    De formato vertical: En el que el flujo de las
    operaciones va de arriba hacia abajo y de derecha a
    izquierda.

    • De formato horizontal: En el que la secuencia de las
      operaciones va de izquierda a derecha en forma
      descendente.

    • De formato tabular: También conocido como de
      formato columnar o panorámico, en el que se presenta
      en una sola carta el flujo total de las operaciones,
      correspondiendo a cada puesto o unidad una
      columna.

    De formato arquitectónico: Muestra el movimiento
    o flujo de personas, formas, materiales, o bien la secuencia de
    las operaciones a través del espacio donde se
    realizan.

    Por su propósito:

    • Deforma: El cual se ocupa fundamentalmente de
      documentos con poca o ninguna descripción de
      operaciones.

    • De labores: Indica el flujo o secuencia de las
      operaciones, así como quién o en donde se
      realiza y en qué consiste ésta.

    • De método: Muestra la secuencia de
      operaciones, la persona que las realiza y la manera de
      hacerlas.

    Analítico: Describe no sólo el
    procedimiento quién lo hace,y cómo hacer cada
    operación, sino para qué sirven.

    De espacio: Indica el espacio por el que se desplaza una
    forma o una persona.

    • Combinados: Emplean dos o más diagramas en
      forma integrada.

    De ilustraciones y texto: Ilustra el manejo de la
    información con textos y dibujos.

    Simbologías que se utilizan para elaborar
    diagramas de flujos

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    4.2 Diseño de Formas.

    Concepto.

    Se les denomina formas a los aspectos que por su
    importancia requieren ser registrados y que servirán para
    control o toma de decisiones futuras, estos se interpretan o
    registran a través de un documento, el cual debe ser
    codificado e incorporado en los procesos. Las formas deben ser
    elaboradas para operativizar las actividades y simplificar el
    trabajo.

    Objetivos de las Formas.

    • Desarrollar los lineamientos fundamentales para el
      análisis, diseño, elaboración y control
      de formas en su concepción más
      sencilla

    • Simplificar el manejo de formas para homogeneizar y
      racionalizar las actividades que, en forma cotidiana, atiende
      una organización

    De acuerdo a su importancia.

    • Concepto

    • Objeto de su utilización

    • Fuentes de información

    • Requerimientos para su uso

    • Diseño

    • Alternativas para su elaboración

    • Utilización

    • Responsables de su manejo y control

    4.3 Tipos de Manuales.

    Los Manuales son documentos que sirve como medio de
    comunicación y coordinación que permite registrar y
    transmitir en forma ordenada y sistemática la
    información de una organización. Es por ende un
    instrumento que contiene información sistematizada para
    facilitar la ejecución de las tareas de oficina, normar
    las actuaciones y coadyuvar al logro de los objetivos
    organizacionales.

    De manera general se puede decir que los Manuales son
    instrumentos de trabajo necesario para normar y precisar las
    funciones del personal que conforman la estructura organizativa,
    delimitando a su vez, sus responsabilidades y logrando mediante
    su adecuada implementación la correspondencia funcional
    entre puestos y estructura.

    En resumen podemos decir que ¨Los Manuales son
    documentos administrativos que definen la división del
    trabajo en la organización, estableciendo los limes de
    autoridad y responsabilidad, determinando las funciones de
    áreas y cargos, los mecanismos de coordinación
    funcional y creando el ambiente organizacional adecuado para que
    el trabajo de los recursos humanos se desarrolle eficaz y
    eficientemente en pos de los objetivos de la
    organización¨.

    Características.

    • 1 Los Manuales son documentos soporte de la
      organización.

    • 2 En él se definen los objetivos
      organizacionales y la estructura orgánica.

    • 3 Establece los límites de autoridad de
      cada responsable de unidad organizativa.

    • 4 Determina el mecanismo de coordinación
      entre las áreas.

    • 5 Fija la estructura de cargos y su
      nomenclatura.

    • 6 Determina las funciones de cada unidad
      organizativa y las funciones de cada cargo.

    • 7 Define las características y
      requisitos que deben tener los ocupantes de los
      cargos.

    A fin de que el mencionado documento sea realmente un
    instrumento operativo, en el presente tema, se incluye una serie
    de indicaciones de carácter práctico, para orientar
    y ordenar los trabajos de elaboración y/o
    actualización de este documento, que se pretende sean el
    resultado del estudio y análisis de la estructura
    funcional vigente, a fin de realizar los cambios adecuados a las
    necesidades de cada institución.

    Para la elaboración de los manuales, se propone
    el seguimiento de 3 etapas, las cuales junto con una serie de
    actividades que se especifican son fundamentales en el logro de
    este objetivo. Estas etapas son:

    • 1. Obtención de la
      información.

    • 2. Análisis de la información
      obtenida.

    • 3. Integración del manual.

    Objetivo General:

    Servir como un instrumento de apoyo que defina y
    establezca la estructura orgánica y funcional formal y
    real, así como los tramos de control y responsabilidad y
    los canales de comunicación que permitan una funcionalidad
    administrativa de la institución.

    Objetivos Específicos:

    Definir la estructura orgánica formal y real de
    la institución que establezca los niveles
    jerárquicos, líneas de autoridad y responsabilidad,
    requeridos para el funcionamiento organizacional.

    Definir, describir y ubicar los objetivos y funciones de
    cada puesto y unidades administrativas con el fin de evitar
    sobrecargas de trabajo, duplicidad, etc.

    Identificar las líneas de comunicación
    para lograr una adecuada interrelación entre las unidades
    administrativas integrantes de la institución.

    ¿Cuáles son los objetivos de los
    manuales?

    • 1. Presentar una visión de conjunto de
      la organización.

    • 2. Precisar las funciones asignadas a cada
      unidad administrativa.

    • 3. Establecer claramente el grado de autoridad
      y responsabilidad de los distintos niveles
      jerárquicos.

    • 4. Coadyuvar a la correcta atención de
      las labores asignadas al personal.

    • 5. Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en
      la realización del trabajo.

    • 6. Funcionar como medio de relación y
      coordinación con otras organizaciones.

    • 7. Servir como vehículo de
      información a los proveedores de bienes, prestadores
      de servicios, usuarios y clientes.

    ¿Cómo se clasifican los
    manuales?

    Por su contenido se clasifican en:

    • 1 De organización: dónde
      se especifican las diversas unidades orgánicas que
      componen la empresa.

    • 2 De procedimientos: acá se
      establecen los principales procedimientos que ocurren al
      interior de la empresa, por ejemplo, de contratación
      de personal, de compras, de pago de sueldos, etc.

    • 3 De políticas: se determinan las
      políticas que guiarán el accionar de la
      empresa.

    • 4 De Bienvenida: diseñado
      especialmente para los nuevos empleados, en este manual se
      detallan los antecedentes de la empresa, misión,
      visión, valores, etc.

    Por su ámbito:

    • 1 Generales: que contienen
      información de la totalidad de la
      organización.

    • 2 Específicos: que consignan
      información de un área o
      específica.

    Tipos de Manuales

    • 4. Manual de Políticas.

    • 5. Manual de Normas.

    • 6. Manual de Recursos Humanos.

    • 7. Manual de Finanzas.

    • 8. Manual de Venta.

    • 9. Manual de Producción.

    4.4 Elaboración de Manuales de
    Funciones.

    Base Técnica para el Diseño del
    Manual

    La base técnica que requiere la
    construcción del manual son:

    1. La Estructura Orgánica de la Empresa u
    Organización

    2. La Estructura de Cargos

    3. Autorización y divulgación oficial del
    Programa

    Estructura Orgánica

    Como una tarea previa al programa de elaboración
    del manual de organización y funciones, se debe haber
    efectuado un análisis organizacional cuyo diagnostico,
    además de haber señalado las fortalezas y
    debilidades de la organización, debe haber evaluado la
    estructura orgánica existente y determinado su estabilidad
    o recomendaciones de cambio.

    Si requiere cambios, la alta gerencia debe tomar la
    decisión de modificar la estructura o
    ratificarla.

    Si la estructura es aceptable debe ser oficializada por
    la máxima autoridad de la organización y reconocida
    por todos los miembros de la empresa.

    Esta estructura oficializada forma parte de la base
    técnica y se constituye en la vía fundamental para
    el diseño del manual.

    Estructura de Cargos

    La estructura debe ser elaborada por el área de
    recursos humanos y conformada de acuerdo a la estructura
    orgánica.

    Por cada unidad organizativa se debe presentar al
    responsable de la unidad y el nombre de cada puesto y su
    ocupante.

    Ejemplo:

    Unidad Organizativa

    Cargo

    Ocupante

    Gerencia General

    Gerente General

    Carlos Gallo Casco

    Asistente Ejecutivo

    Roberto Ríos Rojas

    Secretaria de Gerencia

    Rosa Flores de Campo

    Auditoria Interna

    Auditor Interno

    Norma áreas de Dolos

    Auditor A.

    Abraham Puerto Arias

    Auditor B.

    Reyna Reyes de Reyes

    Secretaria

    Dulce Rayo de Luna

    No debe quedar cargo alguno sin incluir. Esta estructura
    debe ser autorizada por la máxima autoridad de la
    organización y constituye nuestra base para el desarrollo
    de las fichas de cargo. Es un documento oficial que incluso debe
    ser utilizado por la auditoria o por la unidad de control
    administrativo que supervisa que la planilla no se incrementada
    por cargos no comprendidos en la estructura.

    Esto nos garantiza que durante el desarrollo del manual
    serán cubiertos todos los puestos del trabajo existente en
    la organización.

    Autorización y Divulgación del
    Programa

    Como todo programa en el que tiene que intervenir
    directamente el personal de la organización, debe de
    previo ser autorizado `por la máxima autoridad de la
    organización o por el Directivo con facultad de tomar esa
    decisión.

    Una vez autorizado el programa, debe ser dado a conocer
    a todo el personal sin excepción, explicando a
    través de una circular, de manera clara y sencilla el
    propósito del programa, y las ventajas que para la
    empresa, los administradores y los trabajadores significa de
    disponer de un manual de organización y
    funciones.

    El motivo principal de su divulgación es el de
    preparar el terreno para obtener un alto grado de
    cooperación de los trabajadores, puesto que seria muy
    difícil lograr elaborar un manual con un alto nivel de
    calidad sin la participación efectiva del
    personal.

    Si fuese posible, es recomendable reforzar la circular
    con carteles, folletos, conferencias y todo medio de
    diseminación que logre un convencimiento total. Como lo es
    en realidad de que el trabajador es un elemento importante en el
    desarrollo del manual.

    Los responsables de unidades organizativas, supervisores
    y jefes de grupos deben tener una preparación mas adecuada
    a través de una o mas sesiones de trabajo donde se les
    explique el alcance del programa o el rol que desempeñan
    en esta tarea administrativa.

    Diseño del Manual

    La etapa de diseño del manual comprende lo
    siguiente:

    • 1. Determinación del contenido del
      manual.

    • 2. Determinación de los requerimientos
      de información.

    • 3. Definición de la ficha de
      cargo.

    Determinación del Contenido del
    Manual.

    El contenido del manual puede conformarse de varias
    formas:

    Ejemplo A:

    I. INTRODUCCIÓN

    II. OBJETIVOS ORGANIZACIONALES

    III. POLÍTICAS DE ORGANIZACIÓN

    IV. ESTRUCTURA ORGÁNICA

    V. FUNCIONES POR UNIDADES ORGANIZATIVAS

    VI. COORDINACIÓN ORGANIZACIONAL

    VII. LIMITES DE AUTORIDAD

    VIII. ESTRUCTURA DE CARGOS

    IX. FICHAS DE CARGOS

    X. METODOLOGÍA PARA ACTUALIZACIÓN DEL
    MANUAL

    Ejemplo B:

    I. CARTA DE GERENCIA

    II. OBJETIVOS Y POLÍTICAS
    ORGANIZACIONALES

    III. ORGANIGRAMA

    IV. COORDINACIÓN Y LIMITES DE
    AUTORIDAD

    V. FUNCIONES POR ÁREAS

    ORGANIGRAMA DEL ÁREA

    – OBJETIVOS DEL ÁREA

    – FUNCIONES DEL ÁREA

    – ESTRUCTURA DEL PUESTO DEL ÁREA

    – FICHAS DE PUESTO DEL ÁREA

    VI. ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL

    VII. ESTRUCTURA GENERAL DEL PUESTO

    Ejemplo C:

    I. OBJETIVOS DEL MANUAL DE
    ORGANIZACIÓN

    II. ESTRUCTURA ORGÁNICA

    III. FUNCIONES ESTRUCTURALES

    IV. LIMITES DE AUTORIDAD

    V LISTADO ALFABÉTICO DE CARGOS

    VI. FICHAS OCUPACIONALES

    VII. VIGENCIA Y ACTUALIZACIÓN DEL
    MANUAL

    El consultor o técnico analista debe seleccionar
    el contenido del manual que más convenga a la empresa.
    Debe proponerlo al ejecutivo facultado para su
    autorización y una vez obtenido su aprobación
    proceder a ala determinación de los requerimientos de
    información que deberá estar en concordancia con el
    contenido del manual para facilita el procesamiento de la
    información.

    Tomemos el ejemplo A para describir brevemente el
    contenido:

    Introducción

    Se describe el propósito del manual; se hace
    énfasis en el uso técnico que se le debe dar; se da
    un panorama de su contenido; se señala el compromiso de su
    cumplimiento; se indica la dependencia de su
    actualización; y se cierra la introducción con
    palabras de motivación para apoyar la coordinación
    y el comportamiento organizacional.

    Debe ser firmada por la máxima autoridad o por el
    ejecutivo facultado para su firma.

    Algunos manuales denominan a este capitulo carta de
    gerencia.

    Objetivos organizacionales

    Se enuncia el objetivo general de la organización
    y los objetivos específicos.

    Políticas de
    organización

    Se definen las políticas generales de
    organización que orientarán el comportamiento
    organizacional.

    Estructura orgánica.

    Se incluye en el manual el organigrama oficial de la
    empresa que define la división del trabajo y los niveles
    de autoridad.

    Funciones por unidad organizativa

    De acuerdo al orden de niveles de la estructura
    orgánica se define el objetivo de la unidad y sus
    funciones generales específicas

    Coordinación Organizacional

    Se describe el mecanismo de coordinación que
    deben observar las dependencias entre si para garantizar la
    eficiencia y eficacia de la producción de bienes y /o
    servicios.

    Limites de autoridad

    Se elaboran un cuadro donde se tabulan los principales d
    tomas de decisiones y se evidencia la facultad de
    autorización que cada responsable tiene en cada uno de los
    rubros de decisiones.

    Estructura de cargos

    Consiste en el listado de cargos oficiales y permanentes
    de la empresa. Contiene el código de cargos,
    categoría salarial si la tuviese y nombre del
    cargo.

    Se puede listar conforme la estructura orgánica o
    bien en orden alfabético.

    Si se lista en orden alfabético debe adicionarse
    el nombre de la dependencia en donde esta ubicado el prever el
    numero de la pagina del manual donde esta ubicada la ficha
    ocupacional.

    Fichas de Cargos

    Se ubican en el orden que se presente la estructura de
    cargos.

    Metodologías para actualización del
    manual

    Se explica que métodos de actualización
    será utilizado, como se diseminara la actualización
    y quien o quienes serán los responsables de
    realizarlas.

    Determinación de los Requerimientos de
    Información

    Se basa en como captar la información sobre el
    que hacer de las unidades organizativas y de los puestos de
    trabajo.

    Esto se puede obtener a través de:

    – Cuestionarios

    – Entrevistas

    – Documentos que conciernan a asuntos y decisiones
    organizacionales

    Cuestionarios

    El contenido del cuestionario depende de la profundidad
    del estudio que se desea hacer.

    Si quiere aprovechar para intenciones de análisis
    organizacional, o bien, para desarrollar estrategias de
    organización proyectiva, contendrá preguntas
    orientadas para tal propósito.

    Si se desea aprovechar para desarrollar el sistema de
    información gerencial, se haría énfasis en
    los reportes producidos y recibidos por unidad, objetivos, uso y
    archivo.

    Para los fines del manual de organización y
    funciones el cuestionario es mas especifico.

    Deberá estar orientado a captar el objetivo y
    funciones del área o unidad, relaciones
    interdepartamentales, obligaciones y deberes de los puestos de
    trabajos y requisitos que según el ocupante del cargo se
    requiera para su desempeño.

    Entrevista

    se hacen primordialmente a los funcionarios, con el
    objeto de captar mayor información no explicitas en el
    cuestionario.

    Se hace a los técnicos para profundizar el
    alcance técnico del puesto que muchas veces no se expone
    en las respuestas del cuestionario.

    Se hace a los trabajadores para completar
    información del puesto, para aclarar tópicos sobre
    condiciones de ambiente, riesgo o responsabilidad sobre personas
    o medios y algunas veces para precisar los requisitos del
    cargo.

    Estas entrevistas deben ser selectivas, planificadas y
    estructuradas de tal forma que tanto la información a
    obtener como el tiempo a emplear sean racionalizados conforme a
    los propósitos del manual.

    Documentos que conciernan a asuntos y decisiones
    organizacionales

    Comprende todas las circulares, instrucciones u
    orientaciones especificas dictadas para fines de
    organización o coordinación organizacional,
    así también, aquellos procedimientos que
    señalen a sus normas a los funcionarios facultados para
    autorizar egresos económicos, o acciones o formas que
    generaran egresos.

    Deberá obtenerse las estrategias y planes
    institucionales para detectar la participación de las
    unidades y prever que sea incluida en las funciones las
    actividades que les concierne desempeñar en la
    ejecución de sus planes.

    Planificación del Programa de
    desarrollo.

    Programa de Elaboración del
    Manual.

    Monografias.com

    El Programa de Elaboración del Manual se
    redefine así:

    • 1. Base Técnica.

    • Estructura Orgánica.

    • Estructura de Cargos.

    • Autorización y Divulgación del
      Programa.

    • 2. Diseño.

    • Determinación del Contenido.

    • Determinación de los Requerimientos de
      Información.

    • Definición de la Ficha de Cargo.

    • 3. Desarrollo.

    • Captación de la
      Información.

    • Procesamiento de la Información.

    • Desarrollo técnico.

    • Confección.

    • 4. Implantación.

    • Exposición.

    • Ajustes.

    • Implantación.

    • 11 Actualización.

    • Programada.

    • Ocasional.

    Requerimientos de información.

    Desarrollo del Manual

    Esta fase comprende:

    • 1. La captación de la
      información

    • 2. El procesamiento de la
      información

    • 3. El desarrollo técnico

    • 4. La confección del Manual

    Captación de la
    Información

    Consiste en lo siguiente:

    Cronogramar el tiempo de distribución de
    respuestas del cuestionario y capturar la información en
    el tiempo previsto.

    Realizar las entrevistas programadas, procurando o
    forzando hacerla en los tiempos previsto.

    Recolectar toda la información escrita
    concerniente a los aspectos de organización principalmente
    en los niveles superiores.

    Analizar si los datos fueron llenados correctamente, si
    hay lagunas, o descripciones incomprensibles, o exposiciones
    demasiado breves, o falta de legibilidad u omisiones. Si las hay
    de inmediato visitar al trabajador y completar el
    cuestionario.

    El Procesamiento de la
    Información

    Se deben clasificar los cuestionarios en orden de
    dependencia conforme la estructura orgánica.

    En esta fase el cuestionario debe estar revisado en
    cuanto a su correcto llenado.

    Se procede a su procesamiento computarizado o
    manual.

    Se procesan los objetivos y funciones por
    dependencias.

    Se procesan los datos conformando las fichas
    ocupacionales de cada cargo según el modelo
    diseñado.

    El objetivo de esta fase es ordenar la
    información de acuerdo al modelo de contenido del
    manual.

    La información a estas alturas esta en bruto, tal
    a como se capto, pero ya contenida en su modelo de
    presentación.

    Desarrollo técnico

    Una vez obtenida la información se procede al
    análisis técnico de los objetivos y funciones de
    cada unidad y al análisis de los puestos descritos en cada
    ficha de cargo.

    Análisis de la Estructura
    orgánica.

    Estructura Orgánica de Puestos de la
    Unidad

    Se dibuja la estructura identificando de quien depende y
    los cargos subordinados.

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    A continuación se describe el listado de los
    cargos:

    Cargo

    Ocupantes

    01

    Responsable de Cobranza

    1

    02

    Secretaria

    1

    03

    Analista de Cartera A

    2

    04

    Analista de Cartera B

    2

    05

    Operador de Micro

    1

    06

    Gestor de Cobro

    3

    07

    Archivista

    1

    Objetivos y Funciones de las Unidades
    Organizacionales.

    • 1 Objetivos de la Unidad.

    Se analiza lo expresado por el responsable de la unidad,
    observando que lo descrito comprenda y explique la razón
    de ser de la unidad, el propósito de esa unidad, su aporte
    a los objetivos de la organización.

    El tiempo del verbo a utilizar es infinitivo.

    • 2 Funciones de la Unidad.

    Deben estructurarse de lo general a lo
    específico.

    Se exponen todas las funciones generales que deben
    ejecutarse en la unidad.

    Se describe el verbo a utilizar en
    infinitivo.

    Fichas Ocupacionales.

    Las fichas deben ser elaboradas:

    • 1. Una para cada cargo.

    • 2. En la descripción genérica del
      cargo se utiliza el verbo en infinitivo.

    • 3. En la descripción de las funciones se
      utiliza el verbo en tiempo presente, Ejemplo: Supervisa,
      revisa, cancela.

    • 4. Las funciones se ordenan de lo general a lo
      particular, o cronológicamente, es decir, las
      funciones diarias, semanales, quincenales, mensuales, etc.,
      hasta finalizar con las eventuales y muy
      generales.

    • 5. Debe procurarse que la narración
      descriptiva sea clara, breve y concisa.

    • 6. No deben de incluirse dos funciones en
      una.

    • 7. No deben usarse abreviaturas.

    • 8. Los nombres de informes, reportes, formas,
      dependencias y todo nombre propio debe iniciar la palabra con
      mayúscula.

    • 9. Siempre se debe comenzar la
      descripción del verbo, a menos que sea imprescindible
      evidenciar el sujeto en primera instancia.

    • 10. Hay que tener cuidado con los cargos de
      responsables, para no confundir sus funciones con las
      generales de la unidad.

    • 11. Hay que observar que las funciones de los
      ejecutivos no invadan el campo de otra área o
      unidad.

    • 12. En cuanto a la especificación o
      requisitos del puesto, la técnica esta en exigir que
      sea ¨el hombre adecuado para el puesto
      adecuado¨.

    • 13. No debe ni sobreestimarse los requisitos ni
      subestimarse. La lógica, el sentido común, el
      análisis de las operaciones y los conocimientos y
      habilidades que se requieran nos permite inferir el nivel de
      estudio, destreza o experiencia que se requiere para
      desempeñar con eficiencia el puesto.

    Se debe diseñar el modelo de la ficha de cargo
    que será utilizada para todos los cargos.

    Generalmente las fichas se componen de:

    • a) Encabezado o Identificación del
      Puesto.

    Puede obtener:

    – Nombre del puesto

    – código

    – Ubicación

    – Jerarquía

    – Relaciones del Puesto

    – Numero de trabajadores que desempeñan el
    puesto

    – Fecha de elaboración de la ficha

    • b) Descripción
      genérica

    Consiste en una explicación breve, concisa y de
    conjunto de las actividades del puesto, considerado como un todo.
    Algunas les llaman definición del puesto.

    • c) Descripción especifica (o
      funciones)

    Consiste en la exposición detallada de todas las
    operaciones que realiza el trabajador en un puesto
    determinado.

    • d) Especificación (o
      requisitos)

    Comprende los requisitos mínimos que debe tener
    el trabajador para que el puesto sea desempeñado
    eficientemente.

    No se refiere al trabajador que lo ocupa al momento de
    hacer el análisis, es decir, los requisitos no se vinculan
    a una persona determinada, si no que se refieren a lo que el
    puesto exige como mínimo a cualquiera que lo
    ocupe.

    Ejemplo: Modelo A:

    • 1. NOMBRE DEL CARGO:

    • 2. CÓDIGO DEL CARGO:

    • 3. UBICACIÓN:

    • 4. RESPONSABLE SUPERIOR INMEDIATO (O DEPENDE
      DE; O REPORTA A:):

    • 5. CARGOS SUBORDINADOS:

    • 6. DESCRIPCIÓN DEL CARGO:

    • 7. FUNCIONES:

    • 8. REQUISITOS DEL CARGO:

    • Estudios

    • Experiencia

    • Otras Condiciones

    MODELO B:

    EMPRESA DE SERVICIOS "X, Y, X"

    FICHA OCUPACIONAL

    Mecanismos de Coordinación.

    Se expone el tipo de coordinación que cada unidad
    debe tener con las demás unidades.

    Esta coordinación bien puede ser:

    • a) Decisional o

    • b) Informacional.

    Si una unidad debe tomar decisión sobre una
    selección de alternativa, o sobre una acción que
    debe generarse en ella y que específicamente afecte a otra
    unidad, debe explicarse a fin de lograr una coordinación
    efectiva.

    así también, cuando la unidad requiere
    para ejecutar su actividad de la intervención de otra
    unidad.

    Se describen también las actividades que en
    conjunto deben tener varias unidades para lograr un objetivo
    organizacional.

    Políticas de
    Organización.

    Las políticas sobre la Organización deben
    ser dictadas por la máxima autoridad de la
    empresa.

    Si el analista observa que se requiere fortalecer el
    manual con políticas que no han sido dictadas,
    deberá formularlas y someterlas a su
    aprobación.

    Las políticas deben orientar asuntos
    sobre:

    • 3 Oficialidad de la Estructura
      Orgánica.

    • 4 Oficialidad de la Estructura de
      Cargos.

    • 5 Carrera de Personal.

    • 6 Movimientos de Personal.

    • 7 Modificaciones a las Estructuras.

    • Principios de Organización.

    • 9 Otros rubros que de acuerdo a la Empresa o a
      la estrategia organizacional deberán tomarse en
      cuenta.

    Tablas de Límites de Autoridad.

    Se elabora un cuadro en el que se tabulan en los rubros
    de decisiones y se señala quienes tienen autoridad para
    firmar o decidir.

    Ejemplo:

    Monografias.com

    LIMITES DE AUTORIDAD

    Monografias.com

    Algunos manuales de organización y
    funciones no presentan esta tabla, porque la consignan a los
    Manuales de Procedimientos donde aparece en el capitulo de
    Normas.

    Elaboración de un Manual y
    Presentación.

    Confección del Manual.

    – El manual se confecciona de acuerdo al modelo del
    contenido.

    – Se ordenan los capítulos conforme el
    modelo.

    – Se pone una hoja para el titulo de cada
    capitulo.

    – Se numeran las páginas. Las hojas de
    títulos no se numeran pero se toman en cuenta en la
    numeración.

    – Es preferible que no sea empastado de manera fija, es
    decir, como libro, puesto que deben estar las hojas integradas de
    tal manera que permita su sustitución en caso de
    modificación o cambio.

    – Si se hace en computadora se deben de diferenciar los
    nombres de capitulo, párrafos e incisos por tamaño
    de letras o en negrillas para hacer mas atractivo el
    texto.

    Implantación del Manual.

    Comprende tener tres partes y estas son:

    • 1. Exposición.

    • 2. Ajustes.

    • 3. Implantación.

    1. Exposición.

    El manual se expone en una sesión de trabajo por
    área y se discute con los responsables, se obtiene las
    observaciones y discrepancias, adiciones y
    modificaciones.

    2. Ajustes.

    Se efectúan los ajustes resultantes de la
    exposición y se incorporan al manual.

    3. Implantación.

    Se obtienen los números de ejemplares necesarios.
    Se envían ejemplares completos a nivel de responsables. A
    nivel de unidad se mandan las fichas de cargos y se le entrega a
    cada trabajador.

    4.5 Elaboración de Manuales de
    Procedimientos.

    Concepto: son aquellos instrumentos de
    información en los que se consignan, de forma
    metódica, los pasos y operaciones que deben seguirse para
    la realización de las funciones de una unidad
    administrativa.

    Objetivos:

    El manual de procedimientos esta constituido adecuado a
    los siguientes 6 objetivos:

    • a) Presentar una visión integral de
      cómo opera la empresa.

    • b) Precisar la secuencia lógica de los
      pasos que dan cada uno de los procedimientos

    • c) Precisar la responsabilidad operativa del
      personal en cada área de trabajo

    • d) Describir gráficamente los flujos de
      operaciones

    • e) Servir como medio de integración y
      orientación para el personal de nuevo ingreso,
      facilitando su incorporación a su unidad
      orgánica

    • f) Aprovechar al máximo los recursos
      humanos y materiales.

    Importancia del manual de
    procedimientos:

    Son medios valiosos para la comunicación y sirven
    para tramitar y registrar la información, respecto a la
    organización y operaciones de la empresa. Su importancia
    radica en describir la secuencia lógica y
    cronológica de las distintas operaciones o actividades
    señalando: quien, como donde, cuando, por que, para que
    han de realizarse?

    Tipos de Manuales de Procedimientos:

    Estos pueden clasificarse en:

    • Manual de procedimientos de oficina

    • Manual de procedimientos de fabrica

    Estos pueden referirse a:

    • A tareas y trabajos individuales

    • A practica departamentales (indican procedimientos
      de operación de cada departamento)

    • A prácticas generales en áreas
      determinadas de actividad.

    También se pueden clasificar de acuerdo a su
    ámbito de aplicación y alcance:

    • Manual de procedimientos general: se establece para
      aplicarse en toda la organización o en mas de un
      sector administrativo

    • Manual de procedimientos específico: se
      siguen para realizar operaciones internas en una unidad
      administrativa.

    Es imprescindible una planeación cuidadosa si se
    desea producir un manual que satisfaga las necesidades de los
    usuarios, que justifique el tiempo y dinero invertidos en ello y
    que se distribuyan oportunidades.

    En esta parte se presentan algunas indicaciones
    generales para la elaboración de los manuales
    administrativos que simplifican los esfuerzos al
    respecto.

    a) ¿De quien es la
    responsabilidad?

    b) Planeación y elaboración de
    manuales.

    c) Programación del plan.

    d) Presupuesto.

    Proceso de elaboración

    En esta parte se proporcionan las directrices para la
    elaboración de los manuales administrativos, aunque no
    existe un modelo fijo, sé presentan las circunstancias
    más generalizadas en la practica, sin embargo, puede haber
    variaciones sustanciales, de acuerdo a criterios
    específicos.

    • A. Recopilación de la
      información

    Métodos para recolectar
    información

    La información que se requiere se obtendrá
    normalmente siguiendo uno o varios de estos métodos:
    Investigación documental, observación,
    cuestionarios y entrevistas.

    • B. Procesamiento de la
      información

    Lo primero que debe hacerse es un análisis y
    depuración de la información, con la finalidad de
    facilitar el manejo y ordenamiento de la que debe incluirse en el
    contenido del manual.

    También es importante indicar las contradicciones
    a medida que se van presentando, a fin de poder eliminarlos
    posteriormente; para ello es necesario realizar reuniones con los
    representantes de las áreas que van a ser incluidas en el
    manual.

    • C. Redacción

    El primer paso es tomar en cuenta a que personas
    estarán dirigidos los manuales, con el propósito de
    que el lenguaje utilizado de los mismos resulte claro, preciso y
    comprensible, es necesario también tener en cuenta los
    objetivos del manual.

    Las técnicas visuales que se usan con mayor
    frecuencia en los manuales administrativos son: organigramas,
    diagramas de flujo, cuadros de distribución de
    actividades, distribución de espacio, formas, etc.
    Su
    elaboración deberá hacerse utilizando las
    técnicas más sencillas y conocidas en el medio,
    uniformando su presentación a fin de facilitar la
    comprensión de los mismos.

    • E. Formato y
      composición

    El formato de los manuales administrativos puede
    presentar diversas características, las que dependen de la
    finalidad de los mismos así como el tipo de material que
    forma parte de su contenido y de las limitaciones de los equipos
    de impresión o reproducción disponibles.

    Es recomendable utilizar los formatos de hojas
    intercambiables a fin de facilitar la revisión y
    actualización de los dichos manuales.

    • Numeración de páginas

    • Numeración de páginas por
      sección

    • Numeración de las páginas de
      documentos

    • Composición

    • Encabezamiento de páginas

    • F. Revisión y
      aprobación

    La revisión

    El analista de sistemas tiene que coordinar los
    esfuerzos de las revisiones y asegurarse que llevan a cabo las
    correcciones necesarias. Ya que el coordinador con frecuencia
    tiene mayor jerarquía que el analista, la
    coordinación de las revisiones deben hacerse con tacto y
    diplomacia.

    La aprobación

    Posterior a la revisión del proyecto del manual,
    deberá someterse a la aprobación de las autoridades
    correspondientes, con el propósito de poder iniciar la
    reproducción del mismo y posteriormente su
    distribución.

    • G. Distribución y
      control

    Una vez que un manual ha sido elaborado, revisado,
    aprobado e impreso el paso siguiente es su distribución.
    Para ello se recomienda realizar una serie de pláticas de
    difusión y de instrucción sobre su uso personal
    encargado de realizar las funciones, actividades y operaciones
    indicadas en el mismo.

    Es importante hacer hincapié que las personas
    directamente involucradas directamente en el uso de los manuales
    conozcan con detalle su contenido, con el objeto de que tengan el
    conocimiento suficiente del mismo y pueden consultar tales
    documentos, por tan solo a ellos hay que
    proporcionarles.

    • H. Control de los manuales

    Se recomienda que la unidad orgánica responsable
    de la racionalidad administrativa, elabore una selección y
    registro de funciones y unidades administrativas que deben contar
    con ejemplares de los manuales, con el propósito de
    proporcionarles de manera permanente la formación
    necesaria para mantener actualizados los ejemplares
    distribuidos.

    • I. Revisión y
      actualización

    Un manual no concluye nunca. Es posterior a la
    distribución, que dará mucho por hacer.

    Revisiones periódicas.

    La utilidad de los manuales administrativos radica en la
    veracidad de la información que contienen, por lo que se
    recomienda mantenerlos permanentemente actualizados por medio de
    revisiones periódicas.

    En la mayoría de los organismos sociales se
    producen cambios con rapidez provocando que la tarea de
    actualización de los manuales, sea una actividad
    permanente.

    Para llevar a cabo lasa actualizaciones de los manuales
    podemos hablar de dos métodos:

    • Actualizaciones no planeadas.

    • Actualizaciones planeadas.

    El proceso de actualización

    E la mayoría de las organizaciones, se presentan
    cambios o modificaciones constantes, debido a que agregan nuevos
    trabajos o se hacen mejoras en los trabajos cotidianos, que
    prestan bastante importancia, deberán reflejarse
    rápidamente en el manual de organización o
    procedimientos, aunque sea necesario volver redactar o suplir el
    documento relativo a la interpretación de la estructura
    organizacional y la estructura de la empresa.

    • A. Planeación de la
      organización

    La planeación establece "lo que se va
    hacer
    ". Después viene el trabajo de sistemas y
    procedimientos u organización y métodos
    , para
    determinar "como", se ejecutan las actividades autorizadas
    y asignadas.

    • B. Ejecución de la
      actualización

    Aquí se consideran las medidas tendientes a
    mantener en vigencia los manuales administrativos. En la
    mayoría de las organizaciones, se llevan a cabo cambios
    constantes, debido a que se integran nuevos trabajos o se hacen
    mejora en los trabajos rutinarios.

    Eliminación

    Como regla general la función, procedimientos,
    política, reemplazada tiene que ser eliminada del manual
    el día en que lo nuevo entra en vigencia destruyendo las
    hojas o bien archivándolas en una carpeta fuera de
    vigencia.

    • C. Control de la
      actualización

    Todos los cambios en los manuales deben pasar por un
    control central, para que obtengan la autorización y
    conformidad adecuadas en los resultados. De no llevar acabo este
    control, resultara confusiones y malas
    interpretaciones.

    Pero sí se prevén un número
    considerable de hojas revisadas, deben seleccionar una
    encuadernación adecuada para integrar estos cambios.
    Existen tres categorías básicas en los manuales
    administrativos estas son: Legibilidad, referencia y
    revisión.

    Evaluación de manuales

    En la actualidad la mayor parte de los organismos
    sociales, que emplean mil o más trabajadores, tienen
    experiencia amplia sobre el empleo e los manuales
    administrativos. En nuestro medio no es muy común
    encontrar que las organizaciones utilicen los manuales
    administrativos como herramientas de administración. De
    aquellos que circulan, es común encontrar que no
    reúnen condiciones satisfactorias.

    Bibliografía

    • Franklin, Benjamín. Organización de
      Empresas.

    • Koontz, Haroldo. Administración una
      perspectiva Global.

    • Reyes Ponce, Agustín. Introducción a
      la Administración.

    • Chiavenato Adalberto (1997). Introducción a
      la Teoría General de la Administración, 4ta
      Edición, Impreso por Panamericana Formas e Impresos
      S.A. Colombia Enero.

    • Administración – James Stoner/Charles
      Wankel

    • Administración para Dirigentes – Orlando
      Carnota

    • Administración – Primera Edición,
      Editorial Mc. Graw Hill

     

     

    Autor:

    Docente: Licenciado. Marvin Quintero
    Moreno.

    UNIVERSIDAD DE CIENCIAS COMERCIALES

    UCC

    Monografias.com

    FACULTAD

    DE CIENCIAS JURÍDICAS
    EMPRESARIALES

    ASIGNATURA

    ORGANIZACIÓN

    Managua, Enero 20 del 2009.

    Partes: 1, 2, 3, 4
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