PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA El Departamento de Protecciones,
Supervisión y Control de Transmisión Regional es un
departamento adscrito a la División de Transmisión
Regional de EDELCA, cuya finalidad es garantizar la
disponibilidad de los sistemas de protecciones, mediciones,
adquisición de datos, supervisión y control del
sistema de EDELCA asociados al área definida como
Transmisión Regional. Actualmente, el Departamento de
Protecciones, Supervisión y Control de Transmisión
Regional no cuenta con un Manual de Procedimientos que permita
garantizar el desarrollo eficaz y eficiente de los procesos
administrativos realizados dentro de este departamento.
Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República y Sistema Nacional de Control Fiscal Las Normas
Generales de Control Interno Manual de Procedimientos
Administrativos en el Departamento de Protecciones,
Supervisión y Control de Transmisión Regional
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL Elaborar el Manual de Procedimientos
Administrativos del Departamento de Protecciones,
Supervisión y Control de Transmisión Regional de
EDELCA. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1.- Conocer la estructura
organizativa del Departamento de Protecciones, Supervisión
y Control de Transmisión Regional. 2.- Detallar los
procesos administrativos que se realizan en el Departamento de
Protecciones, Supervisión y Control de Transmisión
Regional.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS 3.- Evaluar la situación
administrativa de la Sección Protecciones y la
Sección Supervisión y Control del Departamento de
Protecciones, Supervisión y Control de Transmisión
Regional. 4.- Establecer los lineamientos exigidos para la
elaboración del Manual de Procedimientos 5.- Documentar
los procedimientos administrativos del Departamento de
Protecciones, Supervisión y Control de Transmisión
Regional de manera práctica que permita al personal
realizarlos rápidamente y de manera efectiva.
SITUACIÓN ACTUAL Actualmente EDELCA EJECUTA Ambicioso
proyecto para implantar un Sistema de Gestión de Calidad
en sus procesos claves Producir y Transmitir Energía
Eléctrica Permitirá el fortalecimiento de la
cultura de trabajo que contribuya a lograr altos niveles de
desempeño.
La Norma ISO 9000:2000 define el Sistema de Gestión de
Calidad (SGC) como: “El sistema de gestión para
dirigir y controlar una organización con respecto a la
calidad”. Para dar cumplimiento a las exigencias
establecidas en el Modelo de Excelencia de Gestión y la
ISO 9001:2000, se está emprendiendo la etapa de
documentación del Sistema de Gestión de Calidad,
iniciando por los procesos claves Operar y Mantener.
SITUACIÓN ACTUAL
El Departamento de Protecciones, Supervisión y Control de
Transmisión Regional, no cuenta en el área
administrativa con un manual de procedimientos que especifique
los pasos que se deben seguir a la hora de desempeñar sus
actividades. SITUACIÓN ACTUAL Es determinante la
realización del manual, debido a los beneficios que
aportará la normalización de las actividades
administrativas realizadas dentro del departamento.
SITUACIÓN PROPUESTA Debido a la situación que
presenta la empresa Electrificación del Caroní
(EDELCA), referente a la implementación de la
documentación del Sistema de Gestión de Calidad en
el Proceso Transmitir Energía Eléctrica y de
acuerdo a las exigencias del Modelo de Excelencia de
Gestión y la Norma ISO 9001:2000, se elaboró en el
Departamento de Protecciones, Supervisión y Control de
Transmisión Regional, un Manual de Procedimientos
Administrativos, con la finalidad de facilitar y optimizar la
ejecución de las actividades.
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DEL DEPARTAMENTO DE PROTECCIONES,
SUPERVISIÓN Y CONTROL DE TRANSMISIÓN REGIONAL
1.- Procedimiento para Crear Reservas al Almacén. 2.-
Procedimiento para Solicitar Mantenimiento de Vehículos.
3.- Procedimiento para Solicitar Adiestramiento del Personal. 4.-
Procedimiento para Realizar Seguimiento de Procura. 5.-
Procedimiento para Solicitar Elaboración de Contrato de
Arrendamiento de Vehículo Particular. 6.- Procedimiento
para Controlar Documentos que Ingresan al Departamento. 7.-
Procedimiento para Controlar Documentos que Egresan del
Departamento. 8.- Procedimiento para Solicitar Reposición
de Caja Chica. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DEL DEPARTAMENTO DE
PROTECCIONES, SUPERVISÓN Y CONTROL DE TRANSMISIÓN
REGIONAL
9.- Procedimiento para Realizar Reporte de Horas Hombre (H-H) de
Sobretiempo Semanal. 10.- Procedimiento para Solicitar Pago por
Asignación Mensual de Vehículos Particulares. 11.-
Procedimiento para Solicitar Comidas. 12.- Procedimiento para
Solicitar Vacaciones del Personal. 13.- Procedimiento para
Elaborar Punto de Cuenta al Presidente. 14.- Procedimiento para
Elaborar Cartas y Circulares del Departamento. 15.- Procedimiento
para Solicitar Pago por Trabajos Extraordinarios. 16.-
Procedimiento para Controlar las Actividades Periódicas
del Departamento. 17.- Procedimiento para Solicitar
Viáticos Nacionales e Internacionales del Personal.
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DEL DEPARTAMENTO DE PROTECCIONES,
SUPERVISÓN Y CONTROL DE TRANSMISIÓN REGIONAL
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DEL DEPARTAMENTO DE PROTECCIONES,
SUPERVISÓN Y CONTROL DE TRANSMISIÓN REGIONAL 18.-
Procedimiento para Solicitar Desincorporación y
Transferencia de Activos Fijos. 19.- Procedimiento para Realizar
Traspaso de Créditos Presupuestarios. 20.- Procedimiento
para Solicitar Ingreso de Personal. 21.- Procedimiento para
Elaborar el Plan de Compras del Departamento. 22.- Procedimiento
para Elaborar el Reporte de las Desviaciones en la
Ejecución Presupuestaria del Mes. 23.- Procedimiento para
Realizar Solicitud de Pedido de Bienes (Activos). 24.-
Procedimiento para Realizar Solicitud de Pedido de Servicios
Comerciales. 25.- Procedimiento para Realizar Pedido de Servicios
Profesionales. 26.- Procedimiento para Elaborar los Indicadores
de Gestión del Departamento.
Procedimiento para Solicitar Mantenimiento de
Vehículos
CONCLUSIONES Del trabajo realizado en el Departamento de
Protecciones, Supervisión y Control de Transmisión
Regional, se pudo concluir lo siguiente: 1.- El Departamento de
Protecciones, Supervisión y Control de Transmisión
Regional no cuenta con un manual que facilite la
realización de las actividades administrativas
desarrolladas dentro del mismo. 2.- La elaboración del
Manual de Procedimientos Administrativos del Departamento de
Protecciones, Supervisión y Control de Transmisión
Regional contribuirá significativamente en la
optimización de las actividades y a su vez,
permitirá escalar un paso en el proceso de
normalización implementado por EDELCA.
CONCLUSIONES 3.- En este manual de procedimientos administrativos
se encuentran desarrolladas las actividades realizadas con mayor
frecuencia en el Departamento de Protecciones, Supervisión
y Control de Transmisión Regional y que son parte
indispensable de las funciones destinadas a garantizar el
desenvolvimiento eficaz de las actividades de mantenimiento. 4.-
El manual de procedimientos administrativos facilitará el
adiestramiento del personal que labora dentro del departamento y
los nuevos ingresos.
RECOMENDACIONES En base a las conclusiones obtenidas, se plantean
las siguientes recomendaciones: 1.- Implementar a la brevedad
posible, el Manual de Procedimientos Administrativos en el
Departamento de Protecciones, Supervisión y Control de
Transmisión Regional para garantizar la correcta
ejecución de las actividades. 2.- Mantener el manual de
procedimientos administrativos en un lugar
estratégico.
3.- Actualizar continuamente los procedimientos en la medida en
que se vean afectados, debido a su evolución y de acuerdo
a la Norma COVENIN ISO 9001:2000. 4.- Los supervisores deben
velar para que el personal del departamento haga uso del manual
de procedimientos administrativos actualizado. RECOMENDACIONES