Instrumentos de consulta en archivística

Introducción

El presente trabajo pretende ofrecer mediante preguntas
un recurso didáctico de autoaprendizaje y
familiarización con términos utilizados en la
Ciencia Archivística, a los estudiantes del nivel
básico de la Carrera de Ciencias de la Información,
porque un archivero profesional, puede depender de la
administración pública o de una empresa,
fundación o universidad pública o privada y su
tarea principal consiste en elaborar y aplicar el cuadro de
clasificación de la documentación del organismo,
institución o entidad para que sea aplicado tanto en los
archivos de gestión u oficina como en el archivo
definitivo, y controlar su seguimiento y actualización.
Maneja, además, los instrumentos de descripción
necesarios para facilitar la búsqueda y
recuperación de documentación por parte de los
usuarios que tienen acceso al archivo (guías, inventarios
y catálogos).

En síntesis toda esta gestión documental
la materializa mediante la metodología de tratamiento
archivístico -clasificación, ordenación,
descripción, conservación, recuperación y
difusión que deben ser conocidas y aplicadas durante todo
su ejercicio laboral.

¿Qué es la
archivística?

Es la ciencia que estudia la naturaleza de los archivos,
los principios de su conservación y organización y
los medios para su utilización.

• 1. ¿QUÉ ES UN
  ARCHIVO?

Es un conjunto orgánico de documentos producidos
y recibidos por las personas físicas o jurídicas,
públicas o privadas en el ejercicio de sus funciones, en
cualquier época y en cualquier soporte, incluidos los
informáticos. Obedecen a los siguientes
principios:

-De procedencia. Establece que los documentos producidos
por una institución u organismo no deben mezclarse con los
documentos generados por otra entidad.

-De respeto al orden natural o estructura interna.
Establece el respeto de no alterar la organización y
secuenciación lógica proporcionada por el fondo o
entidad.

• 2.  ¿QUÉ ES UN DOCUMENTO DE
  ARCHIVO?

Es la información contenida en cualquier soporte
y tipo documental, producida, recibida y conservada por cualquier
organización o persona en el ejercicio de sus competencias
o en el desarrollo de su actividad.

Los documentos de archivo atraviesan por un ciclo vital
que consiste en fases o etapas por las que va pasando el
documento, desde su creación a su eliminación o
selección para su custodia permanente. Tradicionalmente se
habla de cuatro edades en función de:

1º El valor de los documentos; y 2º La
frecuencia de uso. El objetivo es garantizar la presencia del
archivero y las técnicas que aplica para que los
documentos reciban el tratamiento adecuado en cada una de esas
fases que son:

-Archivo de Oficina, conserva la
documentación hasta 5 años corresponde a la fase
activa del documento.

-Archivo central, custodia el documento entre 10
a 15 años. Corresponde a la fase semiactiva del
documento.

-Archivo intermedio, hasta que el documento
alcanza la edad mínima de 25 a 30 años. Corresponde
a la fase semiactiva del documento.

-Archivo Histórico, durante toda la vida
del documento. Corresponde a la fase inactiva del
documento.

¿En
qué consiste el tratamiento
archivístico?

Es un conjunto de actividades realizadas en cada una de
las etapas que componen el proceso de control intelectual y
físico de los fondos a lo largo del ciclo vital de los
documentos. Comprende las siguientes etapas:

• A. IDENTIFICACIÓN. Actividad
  intelectual que consiste en el establecimiento de
  categorías en base a la estructura jerárquica
  de la Institución. Esta tarea consiste en:

• B. VALORACIÓN. Consiste en
  analizar y determinar los valores primarios y secundarios de
  las series documentales y las fechas de permanencia en el
  archivo

• C. DESCRIPCIÓN. Consiste en la
  elaboración de los instrumentos de información
  para facilitar a los usuarios, la consulta de los documentos
  de archivo.

• D. CONSERVACIÓN. Es la etapa de
  la preservación de los documentos y soportes
  documentales por parte de la institución generadora
  del fondo documental y que son susceptibles de convertirse en
  patrimonio documental.

• E. DIFUSIÓN. Consiste en promover
  y generalizar la utilización de los fondos
  documentales de los archivos a la sociedad mediante
  conferencias, exposiciones, gabinetes pedagógicos,
  actos culturales, etc.

¿Cuáles son los instrumentos de
consulta?

Se denominan también instrumentos de
información y describen un conjunto de unidades
documentales con el fin de establecer un control físico o
administrativo, que permita su adecuada
localización.

¿Cuáles son los instrumentos de
identificación?

5.1.1. FICHERO DE TIPOS DOCUMENTALES. El tipo
documental es la Unidad documental producida por un organismo en
el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma
de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte
son homogéneos (por ejemplo, el expediente personal).
Entonces, el fichero de tipos documentales es un sistema de
archivos físicos contenidos en cajas u otros elementos de
almacenamiento que forman parte de un conjunto mayor o archivo
público o privado. También se dice que es un
conjunto de información clasificada y almacenada de
diversas formas para su conservación y fácil acceso
en cualquier momento.

5.1.2. REPERTORIO DE SERIES. Instrumento de
control que puede servir como instrumento de referencia, y
permite conocer la distribución en el depósito de
cada una de las fracciones cronológicas de una serie
documental, su volumen, fecha de ingreso, fecha de salida,
etc.

5.1.3. CUADRO DE CLASIFICACIÓN.
Instrumento de consulta resultado de la fase de
identificación, que refleja la organización de un
fondo documental o de la totalidad de los fondos de un archivo y
aporta los datos esenciales de su estructura (denominación
de secciones y series, fechas extremas, etc.) Se fundamenta en
las estructuras y jerarquías administrativas de la
institución con base en el organigrama funcional de la
misma. La organización de los documentos se realiza de
acuerdo al mismo orden en que se dividen y subdividen las
diversas dependencias del organismo de procedencia, llegando
hasta su grado inferior. El cuadro de clasificación se
organiza por fondo, secciones y series.

El fondo es el conjunto documental procedente de una
institución o persona, conservado en el archivo de dicha
institución o de una institución de archivo, es el
resultado natural de la actividad que la institución
realiza.

La sección es la primera división en que
se ordena un fondo, las cuales conforme al principio de
procedencia y orden original se organizan conforme a la
estructura orgánica o por la función de la
institución u organismo.

La serie es la división de una sección,
que corresponde al conjunto de documentos producidos en el
desarrollo de una misma función o actividad administrativa
regulados por la misma norma de procedimiento, se refieren a un
tema específico.

El expediente es la unidad documental formada por un
conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente
por un sujeto productor en la resolución de un mismo
asunto, y cuyo conjunto forma una serie. En la carátula
del expediente es necesario anotar el nombre del fondo, la
sección, la serie y el del propio expediente, así
como sus fechas extremas, el tipo de restricciones que haya para
su consulta, así como una breve síntesis del asunto
que trata.

5.1.4. REGISTRO TOPOGRÁFICO. Instrumento
de control que relaciona correlativamente el contenido de cada
una de las unidades de conservación de un depósito
de archivo.

5.1.5. REGISTRO GRÁFICO DE
DEPÓSITOS. Instrumento de control que indica el
emplazamiento en los depósitos de las estanterías,
planeros, ficheros, etc., y su nivel de ocupación, lo que
permite obtener información sobre la utilización
actual o futura del espacio disponible. La información
contenida en este instrumento deberá ponerse en
relación siempre con la del registro
topográfico

¿Cuáles son los instrumentos de
valoración?

5.2.1. REGISTRO GENERAL DE ENTRADA DE FONDOS Y/O
DOCUMENTOS. Instrumento de control que contiene los asientos
de los ingresos de fondos que sirven de prueba legal de su
entrada en un archivo

5.2.2. REGISTRO GENERAL DE SALIDA DE FONDOS Y/O
DOCUMENTOS. Instrumento de control que contiene los asientos
de las bajas temporales o definitivas de fondos que sirve de
prueba legal de su salida de un archivo. Existe un registro de
salidas temporales para préstamos y
exposiciones.

5.2.3. RELACIÓN DE ELIMINACIÓN.
Lista de documentos propuestos para su eliminación previa
autorización.

5.2.4. RELACIÓN DE ENTREGA. Lista de las
fracciones cronológicas de las series documentales que se
transfieren y que acompaña a éstas en los traslados
reglamentarios.

5.2.5. TESTIGO. Impreso normalizado que sustituye
a una unidad documental y/o de instalación desplazada de
su colocación habitual, en el cual deben figurar la
signatura, el destino y la fecha de salida.

¿Cuáles son los instrumentos de
descripción?

5.3.1. CATÁLOGO. Instrumento de referencia
en el que, con la finalidad de informar sobre una materia u
objeto específico, se describe unidades documentales
relacionadas por su autor en razón de una afinidad
temática, cronológica, paleográfica o formal
o por otro criterio subjetivo establecido de antemano.

El Catálogo de disposición documental es
la herramienta clave para llevar a cabo la valoración de
los documentos, pues contiene los plazos de conservación
que afectan a cada una de las series durante su ciclo
vital.

El Catálogo de disposición documental debe
estar constituido como mínimo por:

parte introductoria y presentación en donde se
expresarán los datos necesarios para identificar la
entidad titular de la documentación, información
acerca del proceso de creación del Catálogo
indicando las reglas que han sido elaboradas por la
comisión de valoración, la fecha y órgano de
dirección que aprobó el Catálogo y breves
instrucciones de utilización del mismo, en donde se
incluya el significado de los códigos empleados, un
glosario donde se recoja la terminología y la
definición de los conceptos esenciales, si es necesaria
una explicación más detallada se puede elaborar un
manual para el usuario.

5.3.2. GUÍA. Instrumento de referencia que
describe globalmente fondos documentales de uno o varios
archivos, indicando las características fundamentales de
los mismos: organismos que los originan, series que los forman,
fechas extremas que comprenden y volumen de la
documentación. Además, recoge la información
sobre el archivo, su historia y formación, horarios y
servicios a los usuarios. La más utilizada en un archivo
histórico es La guía general o instrumento
de consulta que da información de los fondos y colecciones
que conserva la institución (ya sea ésta
pública o privada) y de los fondos o colecciones que hayan
adquirido o recibido como donación. Orienta de manera
global y destaca lo más importante de un archivo, en ella
se consignan los siguientes datos:

-Nombre del Archivo

-Signatura/código de referencia

-Síntesis histórica del archivo.
Consignar datos acerca del origen, desarrollo y trabajo de la
institución, o sobre la vida y trabajo de la persona
física generadora de la documentación, cuando se
trate de un archivo privado, aquí se anotan,
también, los datos generales de la localidad en la que se
encuentra el archivo.

-Nombre completo. De los fondos y colecciones si
es un archivo general.

-Forma de ingreso. Compra, donación,
expropiación, depósito o comodato, entrega de
bienes de patrimonio histórico (transferencia),
depósito forzoso.

-Secciones y Series que integran el
archivo.

-Fechas extremas.

-Volumen y soporte. En cajas o metros lineales.
Diapositivas, microfilmes, videos, expedientes de papel,
fotografías, películas u otros.

-Organización y descripción. Si
cuenta con cuadro de clasificación, el tipo de
ordenación y porcentaje de la documentación
organizada y descrita, anotando el nivel de descripción:
guía general o específica, inventario,
catálogo, impresa, en base de datos, publicada.

–Estado de conservación. Bueno, regular,
malo, se pueden consignar los daños.

-Restricciones de consulta (si las tiene,
especificar las causas).

-Unidades de descripción relacionadas.
Fuentes complementarias de información en el mismo archivo
o en algún otro.

–Normas y reglas (utilizadas en la
elaboración de la guía).

-Nombre de los participantes en la
descripción.

-Fecha de elaboración de la
guía.

-Horarios y condiciones de consulta del
archivo.

-Nombre y cargo del responsable del archivo
(Director, coordinador, jefe de departamento u otro).

-Domicilio, teléfono, fax, correo
electrónico, página web del archivo.

5.3.3. INVENTARIO. Instrumento de referencia que
describe las series documentales de un fondo, siguiendo su
organización y que, por motivos de localización, se
encuentran fraccionadas en unidades de utilización. El
inventario debe recoger, imprescindiblemente, una
introducción histórica explicativa de la
evolución del organismo productor de los documentos y el
cuadro de clasificación del fondo descrito. Los asientos
del inventario recogen la signatura de la unidad de
instalación, el nombre de la serie y las fechas que
comprende. Debe completarse con los índices
correspondientes.

En síntesis, aunque depende de las necesidades
propias de cada archivo, los campos más comunes que forman
la base de datos de inventario son:

• Fondo

• Código de clasificación-nivel de
  clasificación

• Fechas extremas, nombre de la serie

• Tipo documental

• Descripción

• Signatura.

5.3.4. ÍNDICE. Instrumento de referencia
formado por encabezamientos onomásticos (listados de
nombres de personas naturales o jurídicas),
toponímicos (listados de nombres de sitios o lugares),
cronológicos (listados consecutivo de fechas) y
temáticos (listas de materias o tesauros) contenidos tanto
en los propios documentos como en los instrumentos de referencia
y descripción. Contienen datos concretos de los documentos
que permiten acceder de forma orientada y controlada a la
información.

¿Cuáles son los instrumentos de
difusión?

5.4.1. CENSO DE ARCHIVOS. Instrumento de control
y difusión, actualmente automatizado, que permite reunir y
coordinar la información sobre archivos y fondos
documentales que forman el Patrimonio documental, y sobre su
accesibilidad.

5.4.2. DIRECTORIOS DE ARCHIVOS. Son conjunto de
datos, atendiendo a su identificación, localización
física o virtual, contenido de cada uno de los archivos y
referencia del responsable del centro. Sirven para organizar
mejor los archivos en un soporte físico de papel o un
disco de almacenamiento.

Bibliografía

-Artículos (2006) / En línea/
Disponible en: http//:www.adabiac.org/…/index_arch_civil_anterior.htm[Consultado
en: 2011, 24 de junio]

–Cuba, Simón (2011). Manual de
gestión documental y administración de archivos. La
Paz: Universidad Internacional de Andalucía.

-Cuba, Simón (Comp.). (2009). Manual
de gestión documental y administración de archivos.
La Paz: Universidad Internacional de Andalucía, Sede
Iberoamericana Santa María de la Rábida.

-Cuba, Simón (2011). Manual de
gestión documental y administración de archivos I.
La Paz: Universidad Internacional de Andalucía, Sede
Iberoamericana Santa María de la Rábida.

–Los
instrumentos de consulta (2006) Margarita Parra
Betancourt / En línea/ Disponible en: http//: www.adabi-ac.org/…arch…/06art_mpb01.htm[Consultado
en: 2011, 24 de junio]

–Diccionario de terminología
archivística. / En línea/ Disponible en: http//:
www.mcu.es/archivos/MC/DTA/Diccionario.html.
[Consultado en: 2011, 24 de junio]

Autor:

María Rosario Carrasco
Patzi

Carlos Contreras Carrasco