En seguridad computacional, un sistema de información está descrito por tres componentes:
a. Estructura:
b. Repositorios, que almacenan los datos permanente
o temporalmente, tales como "buffers", RAM (memoria de acceso
aleatorio), discos duros, caché, etc.c. Interfaces, que permiten el intercambio de información con el mundo no digital, tales como teclados, altavoces, monitores, escáneres, impresoras, etc.
d. Canales, que conectan los repositorios entre sí, tales como "buses", cables, enlaces inalámbricos, etc. Una red de trabajo es un conjunto de canales físicos y lógicos.
e. Comportamiento:
f. Servicios, los cuales proveen algún valor a los usuarios o a otros servicios mediante el intercambio de mensajes.
g. Mensajes, que acarrean un contenido o significado hacia los usuarios o servicios.
En geografía y cartografía, un Sistema de Información Geográfica (SIG) se utiliza para integrar, almacenar, editar, analizar, compartir y desplegar información georeferenciada. Existen muchas aplicaciones de SIG, desde ecología y geología, hasta las ciencias sociales.
En representación del conocimiento, un sistema de información consiste de tres componentes: humano, tecnológico y organizacional. Bajo esta perspectiva, información se define en términos de tres niveles de semiótica. Datos que pueden ser procesados automáticamente por un sistema de aplicaciones corresponden al nivel de sintaxis. En el contexto de un individuo que interpreta los datos, estos son convertidos en información, lo que corresponde al nivel semántico. La información se convierte en conocimiento cuando un individuo conoce (entiende) y evalúa la información (por ejemplo para una tarea específica), esto corresponde al nivel pragmático.
En matemáticas dentro de la teoría de los
dominios, un sistema de información Scott (por su inventor Dana Scott)
es una estructura matemática que provee una representación
alternativa de un dominio Scott, como un caso especial, algebraic lattices.En matemáticas teoría de conjunto difuso,
un sistema de información es un sistema de atributo-valor.En sociología los sistemas de información son sistemas sociales cuyo comportamiento está fuertemente influenciado por los objetivos, valores y creencias de los individuos y grupos, así como por el desempeño de la tecnología.
Disciplinas académicas relacionadas con los SIG.
Contabilidad gerencial.
Investigación de operaciones.
Ciencia de la computación.
Análisis y sistemas
El análisis y diseño de sistemas se refiere al proceso de examinar la situación de una empresa con el propósito de mejorar con métodos y procedimientos más adecuados. El desarrollo de sistemas tiene dos componentes.
Análisis Es el proceso de clasificación e interpretación de hechos, diagnostico de problemas y empleo de la información para recomendar mejoras al sistemas.
Diseño: Especifica las características del producto terminado.
Análisis: Especifica que es lo que el sistema debe hacer.
Diseño: Establece como alcanzar el objetivo
ANALISTA DE SISTEMAS DE INFORMACION
En una empresa pequeña, lo más probable es que realice las actividades:
1.-ANALISIS DE SITEMAS (Analista de información): Es reunir información y determinar los requisitos. Los analistas no son responsables del diseño de sistema.
2.-ANALISIS Y DISEÑO DEL SISTEMA (Diseñadores de sistemas, Diseñadores de aplicaciones): El analista tiene la responsabilidad adicional de diseñar el nuevo sistema.
3.-ANALISIS, DISEÑO Y PROGRAMACIÓN DEL SISTEMA (Analista programador): Desarrolla las especificaciones de diseño y escribe el software necesario para implementar el diseño.
Elementos de un sistema de información.
1. Personas.
2. Datos.
3. Actividades o técnicas de trabajo.
4. Recursos materiales en general (típicamente
recursos informáticos y de comunicación, aunque no tienen
por qué ser de este tipo obligatoriamente).
ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE INFORMACION
SOFWARE. Los programas de computadoras, as estructuras de datos y la documentación asociada, que sirve para realizar el método lógico.
HARWARE: Los dispositivos electrónicos que proporcionan la capacidad de computación y que proporcionan las funciones del mundo exterior.
GENTE: Los individuos que son usuarios y operadores del software y del hardware.
BASES DE DATOS: Una colección grande y organizada de información a la que se accede mediante el software y que es una parte integral del funcionamiento del sistema.
DOCUMENTACION: Los manuales, los impresos y otra información descriptiva que explica el uso y / o la operación.
PROCESAMIENTOS: Los pasos que definen el uso especifico de cada elemento del sistema o el contexto procedimental en que reside el sistema.
CONTROL: Los sistemas trabajan mejor cuando operan dentro de niveles de control tolerables de rendimiento por ejemplo: el sistema de control de un calentador de agua.
Todos estos elementos interactúan entre sí para procesar los datos (incluyendo procesos manuales y automáticos) dando lugar a información más elaborada y distribuyéndola de la manera más adecuada posible en una determinada organización en función de sus objetivos.
Normalmente el término es usado de manera errónea como sinónimo de sistema de información informático, en parte porque en la mayoría de los casos los recursos materiales de un sistema de información están constituidos casi en su totalidad por sistemas informáticos, pero siendo estrictos, un sistema de información no tiene por qué disponer de dichos recursos (aunque en la práctica esto no suela ocurrir). Se podría decir entonces que los sistemas de información informáticos son una subclase o un subconjunto de los sistemas de información en general.
Características de sistema de información
Sus principales características son:
Suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra.
Son el primer tipo de sistemas de información que se implanta en las organizaciones.
Son intensivos en entradas y salidas de información; sus cálculos y procesos suelen ser simples y copo sofisticados, requieren mucho manejo de datos para poder realizar sus operaciones y como resultado generan también gr4andes volúmenes de información.
Tiene la propiedad de ser recolectores de información.
Son adaptables de aplicación que se encuentran en el mercado.
Ejemplos: facturación, nóminas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, contabilidad general.
FUNCIONES DE UN SISTEMA DE INFORMACION
Reservaciones aéreas.
Departamento de registro hospitalario.
Control escolar.
Preparación de nóminas en operaciones bancarias.
Sistema de intercomunicación electrónica.
Entre otras.
Para cumplir sus propósitos los sistemas interactúan con su medio ambiente es decir cualquier entidad que se sitúa fuera de los límites del sistema (sistemas abiertos).
Los niveles de rendimiento se miden con estándares. Los rendimientos reales se comparan contra los estándares que vienen de la experiencia.
Las actividades que están por encima o debajo de los estándares deben anotarse, estudiarse y ajustar.
Retroalimentación. La información suministrada a través de la comparación de los resultados con los estándares y el informe de los elementos de control sobre las diferencias. Ejemplo: Una empresa que produce pasteles caros y de baja calidad, las ventas bajas serían la retroalimentación.
Hay que tomar en cuenta los siguientes ejemplos de datos relevantes relacionados con el sistema.
1. Canales no formales. ¿Qué interacciones existen entre el personal y los departamentos, pero que no aparecen en el organigrama o en el procedimiento de operación previamente establecido?
2. Interdependencia. ¿En qué otras áreas, departamentos y componentes de la empresa se encuentra una dependencia específica? Esto es, ¿Quiénes dependen de quien para realizar sus funciones?
3. El personal clave. ¿Cuáles individuos y elementos del sistema son más importantes para su existencia?¿Crees que una área a la que no se le haya tomado en cuenta su opinión, hubiera aportado buenas idea al diseño de elaboración del sistema sobre todo si tiene directamente que ver con su función?
4. Relaciones críticas de comunicación. ¿Cómo circula la información y las instrucciones entre los componentes de la empresa y como interactúan las diferentes áreas?
Ciclo de vida de un sistema información gerencial
CICLO DE VIDA
Ciclo de vida de un sistema:
Definición del problema.
Recopilación de información.
Análisis.
Diseño.
Programación.
Prueba.
Documentación.
Implementación.
CICLO DE VIDA
ESTRUCTURA DE UN SIG
La estructura de un Tiene forma piramidal
La parte inferior de la pirámide esta comprendida por la información relacionada con el procesamiento de las transacciones preguntas sobre su estado.
El siguiente nivel comprende los recursos de información para apoyar las operaciones diarias de control.
El tercer nivel agrupa los recursos del sistema de información para ayudar a la planificación táctica y la toma de decisiones relacionadas con el control Administrativo.
El nivel más alto comprende los recursos de información necesarios para apoyar la planificación estratégica y la definición de políticas de los niveles más altos de la administración.
Tipos de sistemas de información
Debido a que el principal uso que se da a los SI es el de optimizar el desarrollo de las actividades de una organización con el fin de ser más productivos y obtener ventajas competitivas, en primer término, se puede clasificar a los sistemas de información en:
Sistemas Competitivos
Sistemas Cooperativos
Sistemas que modifican el estilo de operación del negocio
Esta clasificación es muy genérica, y en la práctica no obedece a una diferenciación real de sistemas de información reales, ya que en la práctica podríamos encontrar alguno que cumpla varias (dos o las tres) de las características anteriores. En los subapartados siguientes se hacen unas clasificaciones más concretas (y reales) de sistemas de información.
Desde un punto de vista empresarial
El modelo de la pirámide
La primera clasificación se basa en la jerarquía de una organización y se llamó el modelo de la pirámide. Según la función a la que vayan destinados o el tipo de usuario final del mismo, los SI pueden clasificarse en:
1. Sistema de procesamiento de transacciones (TPS).-
Gestiona la información referente a las transacciones producidas
en una empresa u organización.2. Sistemas de información gerencial (MIS).-
Orientados a solucionar problemas empresariales en general.3. Sistemas de soporte a decisiones (DSS).-
Herramienta para realizar el análisis de las diferentes variables
de negocio con la finalidad de apoyar el proceso de toma de decisiones.4. Sistemas de información ejecutiva (EIS).-
Herramienta orientada a usuarios de nivel gerencial, que permite monitorizar
el estado de las variables de un área o unidad de la empresa a partir
de información interna y externa a la misma.
Evolución de los sistemas de información a lo largo del tiempo.
Primeros en aparecer fueron los TPS, en la década de los 60, sin embargo, con el tiempo, otros sistemas de información comenzó a evolucionar.
5.Sistemas de automatización de oficinas (OAS).-
Aplicaciones destinadas a ayudar al trabajo diario del administrativo de una
empresa u organización.
6.Sistema Planificación de Recursos (ERP).-
Integran la información y los procesos de una organización en
un solo sistema.
7.Sistema experto (SE).- Emulan el comportamiento de
un experto en un dominio concreto.
Los últimos fueron los SE, que alcanzaron su auge en los 90 (aunque estos últimos tuvieron una tímida aparición en los 70 que no cuajó, ya que la tecnología no estaba suficientemente desarrollada).
Sistemas de Información Estratégicos
Un Sistema de Información Estratégico puede ser considerado como el uso de la tecnología de la información para soportar o dar forma a la estrategia competitiva de la organización, a su plan para incrementar o mantener la ventaja competitiva o bien reducir la ventaja de sus competidores.
Su función primordial no es apoyar la automatización de los procesos operativos ni proporcionar información para apoyar a la toma de decisiones (aunque puede llevar a cabo dichas funciones), sino crear una diferencia con respecto a los competidores de la organización (o salvar dicha diferencia) que hagan más atractiva a ésta para los potenciales clientes. Por ejemplo, en la banca, hace años que se implantaron los cajeros automáticos, pero en su día, las entidades que primero ofrecieron este servicios disponían de una ventaja con respecto a sus competidores, y hoy día cualquier entidad que pretenda ofrecer servicios bancarios necesita contar con cajeros automáticos si no quiere partir con una desventaja con respecto al resto de entidades de este sector. En este sentido, los cajeros automáticos se pueden considerar sistemas de información estratégicos.
Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. Apoyan el proceso de innovación de productos dentro de la empresa. Suelen desarrollarse dentro de la organización, por lo tanto no pueden adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en el mercado. Entre las características más destacables de estos sistemas se pueden señalar:
Cambian significativamente el desempeño de un negocio al medirse por uno o más indicadores clave, entre ellos, la magnitud del impacto.
Contribuyen al logro de una meta estratégica.
Generan cambios fundamentales en la forma de dirigir una compañía, la forma en que compite o en la que interactúa con clientes y proveedores.
Clasificación, según el entorno de aplicación
1. Entorno transaccional: Una transacción
es un suceso o evento que crea/modifica los datos. El procesamiento de transacciones
consiste en captar, manipular y almacenar los datos, y también, en
la preparación de documentos; en el entorno transaccional, por tanto,
lo importante es qué datos se modifican y cómo, una vez que
ha terminado la transacción. Los TPS son los SI típicos que
se pueden encontrar en este entorno.2. Entorno decisional: Este es el entorno en el que
tiene lugar la toma de decisiones; en una empresa, las decisiones se toman
a todos los niveles y en todas las áreas (otra cosa es si esas decisiones
son estructuradas o no), por lo que todos los SI de la organización
deben estar preparados para asistir en esta tarea, aunque típicamente,
son los DSS los que se encargan de esta función. Si el único
SI de una compañía preparado para ayudar a la toma de decisiones
es el DSS, éste debe estar adaptado a todos los niveles jerárquicos
de la empresa.
Actividades que realiza un sistema de información
Realiza cuatro actividades básicas:
1) Entrada.
2) almacenamiento,.
3) procesamiento.
1) salida de información.
1).-Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfaces automáticas.
Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnéticas, las unidades de diskette, los códigos de barras, los escáneres, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras.
2).-Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos compactos (CD-ROM).
3).-Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de
acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base.
4).-Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En este caso, también existe una interfase automática de salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene una interfase automática de salida con el Sistema de Contabilidad, ya que genera las pólizas contables de los movimientos procesales de los clientes.
A continuación se muestran las diferentes actividades que puede realizar un Sistema de Información de Control de Clientes:
Actividades que realiza un Sistema de Información:
Entradas:
Datos generales del cliente: nombre, dirección, tipo de cliente, etc.
Políticas de créditos: límite de crédito, plazo de pago, etc.
Facturas (interfase automático).
Pagos, depuraciones, etc.
Proceso:
Cálculo de antigüedad de saldos.
Cálculo de intereses moratorios.
Cálculo del saldo de un cliente.
Almacenamiento:
Movimientos del mes (pagos, depuraciones).
Catálogo de clientes.
Facturas.
Salidas:
Reporte de pagos.
Estados de cuenta.
Pólizas contables (interfase automática)
Consultas de saldos en pantalla de una terminal.
Las diferentes actividades que realiza un Sistema de Información se pueden observar en el diseño conceptual ilustrado en la en la figura 1.2.
Tipos y Usos de los Sistemas de Información
Durante los próximos años, los Sistemas de Información cumplirán tres objetivos básicos dentro de las organizaciones:
Automatización de procesos operativos.
Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones.
3. Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso.
Los Sistemas de Información que logran la automatización de procesos operativos dentro de una organización, son llamados frecuentemente Sistemas Transaccionales, ya que su función primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, pólizas, entradas, salidas, etc. Por otra parte, los Sistemas de Información que apoyan el proceso de toma de decisiones son los Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones, Sistemas para la Toma de Decisión de Grupo, Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones y Sistema de Información para Ejecutivos. El tercer tipo de sistema, de acuerdo con su uso u objetivos que cumplen, es el de los Sistemas Estratégicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a través del uso de la tecnología de información.
Los tipos y usos de los Sistemas de Información se muestran en la siguiente figura.
A continuación se mencionan las principales características de estos tipos de Sistemas de Información.
Sistemas Transaccionales. Sus principales características son:
A través de éstos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organización.
Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Información que se implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organización.
Son intensivos en entrada y salid de información; sus cálculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados.
Tienen la propiedad de ser recolectores de información, es decir, a través de estos sistemas se cargan las grandes bases de información para su explotación posterior.
Son fáciles de justificar ante la dirección general, ya que sus beneficios son visibles y palpables.
Sistemas de Apoyo de las Decisiones. Las principales características de estos son:
Suelen introducirse después de haber implantado los Sistemas Transaccionales más relevantes de la empresa, ya que estos últimos constituyen su plataforma de información.
La información que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administración en el proceso de toma de decisiones.
Suelen ser intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas de información. Así, por ejemplo, un modelo de planeación financiera requiere poca información de entrada, genera poca información como resultado, pero puede realizar muchos cálculos durante su proceso.
No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la justificación económica para el desarrollo de estos sistemas es difícil, ya que no se conocen los ingresos del proyecto de inversión.
Suelen ser Sistemas de Información interactivos y amigables, con altos estándares de diseño gráfico y visual, ya que están dirigidos al usuario final.
Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son repetitivos y de decisiones no estructuradas que no suelen repetirse. Por ejemplo, un Sistema de Compra de Materiales que indique cuándo debe hacerse un pedido al proveedor o un Sistema de Simulación de Negocios que apoye la decisión de introducir un nuevo producto al mercado.
Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participación operativa de los analistas y programadores del área de informática.
Este tipo de sistemas puede incluir la programación de la producción, compra de materiales, flujo de fondos, proyecciones financieras, modelos de simulación de negocios, modelos de inventarios, etc.
Sistemas Estratégicos. Sus principales características son:
Su función primordial no es apoyar la automatización de procesos operativos ni proporcionar información para apoyar la toma de decisiones.
Suelen desarrollarse in house, es decir, dentro de la organización, por lo tanto no pueden adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en el mercado.
Típicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a través de su evolución dentro de la organización. Se inicia con un proceso o función en particular y a partir de ahí se van agregando nuevas funciones o procesos.
Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. En este contexto, los Sistema Estratégicos son creadores de barreras de entrada al negocio. Por ejemplo, el uso de cajeros automáticos en los bancos en un Sistema Estratégico, ya que brinda ventaja sobre un banco que no posee tal servicio. Si un banco nuevo decide abrir sus puerta al público, tendrá que dar este servicio para tener un nivel similar al de sus competidores.
Apoyan el proceso de innovación de productos y proceso dentro de la empresa debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo en innovando o creando productos y procesos.
Por último, es importante aclarar que algunos autores consideran un cuarto tipo de sistemas de información denominado Sistemas Personales de Información, el cual está enfocado a incrementar la productividad de sus usuarios.
Pasos para implementar un SIG
Identificar a todos aquellos agentes que están utilizando o deberían utilizar los distintos tipos de información (profesionales, trabajadores de campo, supervisores, administradores, etc.)
Establecer los objetivos a largo y corto plazo de la organización, departamento o punto de prestación de servicios.
Identificar la información que se requiere para ayudar a las diferentes personas a desempeñarse efectiva y eficientemente, y eliminar la información que se recolecta pero que no se utiliza.
Determinar cuáles de los formularios y procedimientos actuales para recolectar, registrar, tabular, analizar y brindar la información, son sencillos, no requieren demasiado tiempo y cubren las necesidades de los diferentes trabajadores, y qué formularios y procedimientos necesitan mejorarse.
Revisar todos los formularios y procedimientos existentes para recolectar y registrar información que necesiten mejorarse o preparar nuevos instrumentos si es necesario.
Establecer o mejorar los sistemas manuales o computarizados para tabular, analizar, y ofrecer la información para que sean más útiles a los diferentes trabajadores
Desarrollar procedimientos para confirmar la exactitud de los datos.
Capacitar y supervisar al personal en el uso de nuevos formularios, registros, hojas de resumen y otros instrumentos para recolectar, tabular, analizar, presentar y utilizar la información.
Optimizar un sistema de información gerencial: qué preguntar, qué observar, qué verificar.
Importancia de los SIG
Los sistemas de información gerencial son una necesidad
hoy en día, ya que las empresas manejan grandes cantidades de datos los
cuales pueden ser analizados, de tal manera que se pueda encontrar información
relevante para tomar diferentes cursos de acción. Los SIG actualmente
son conocidos como Business intelligent (Inteligencia de negocios),esto es debido
a que influyen a la toma de decisiones.
Los SIG forman parte de las estrategias corporativas, ya que
la comunicación e información son de gran valor en las organizaciones
o empresas, por que representan poder.
Necesidad de un SIG
¿Por qué es necesario un sistema de información
gerencial para una organización? Las razones pueden ser muchas, pero
pueden resumirse en estas:
Oportunidad: Para lograr un control eficaz de una organización,
se deben tomar a tiempo medidas correctivas en caso de ser necesarias, antes
de que se presente una gran desviación respecto de los objetivos
planificados con anterioridad.Cantidad: Es probable que los gerentes casi nunca tomen
decisiones acertadas y oportunas si no disponen de información suficiente,
pero tampoco deben verse desbordados por información irrelevante
e inútil (redundancia), pues ésta puede llevar a una inacción
o decisiones desacertadas.Relevancia: Reducción de costos.
Factores que determinan su desempeño
Si se habla de una institución que no tiene los recursos
humanos con experiencia en sistemas de información gerencial que desea
organizar o mejorar su SIG, es, la manera cómo funciona y qué
se requiere para mejorarlo.
Áreas de trabajo
El trabajo con los sistemas de información puede centrarse en cualquiera de estas tres áreas generales:
Estrategia de los sistemas de información.- Hace referencia a la lógica de sus operaciones, es decir sobre como debe realizarse el tratamiento de los datos/información. Esta será distinta según la finalidad del SI.
Gestión de los sistemas de información.- Se trata de determinar la forma en que debe usarse un SI según el tipo de usuario que lo maneje en cada momento (ejecutivos, gerentes, operarios, etc.).
Desarrollo de los sistemas de información.- Comprende el diseño e implementación de dichos sistemas.
Cada una de estas ramas se subdivide a su vez en nuevas disciplinas
que se entrecruzan con otras ciencias y con otras disciplinas de la administración
tales como ciencias de la computación, ingenierías, ciencias sociales
y del comportamiento y la administración de negocios.
Sistemas de Información Gerencial en las Pymes
En gran parte de las pequeñas y medianas empresas existe una necesidad urgente de la incorporación a proyectos de Sistemas de Información Gerencial (SIG), como síntomas o pruebas de ello tenemos por ejemplo la falta de estrategias de crecimiento (culpando en gran parte a la tendencia cultural de las organizaciones), una inadecuada utilización de las tecnologías y conocimientos, propiciando pérdidas de recursos, debilidad financiera y deficiencias en toda la organización. Gran número de empresas carece de ventajas para tener una mayor accesibilidad a las tecnologías, y desarrollar un SIG, debido a varias razones como: costos elevados, carencia de recursos, falta de acceso a la
Información, etc.; además las Pymes tienen que responder al mercado en forma rápida y creativa siendo difícil aplicar y mantener un sistema que ayude y brinde apoyo a la toma de decisiones para poder competir y crecer en su ramo. En un ambiente de evolución tecnológica, el reto es lograr que la mayoría de los usuarios aprovechen las opciones disponibles para producir eficiencia e innovación en su trabajo cotidiano. Por ello las Tecnologías de Información forman un factor determinante para dar lugar al crecimiento tanto de las Pymes como de cualquier empresa.
Las actividades Planificación y Control
Todas las funciones gerenciales; Planificación, Organización, Dirección y Control son necesarias para un buen desempeño organizacional. Los Sistemas de Información Gerencial son necesarios para apoyar estas funciones, en especial la Planificación y el Control. El valor de la información proporcionada por el sistema, debe cumplir con los siguientes cuatro supuestos básicos:
Calidad: Para los gerentes es imprescindible que los hechos comunicados sean un fiel reflejo de la realidad planteada.
Oportunidad: Para lograr un control eficaz, las medidas correctivas en caso de ser necesarias, deben aplicarse a tiempo, antes de que se presente una gran desviación respecto de los objetivos planificados con anterioridad.
Cantidad: Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas y oportunas si no disponen de información suficiente, pero tampoco deben verse desbordados por información irrelevante e inútil, pues esta puede llevar a una inacción o decisiones desacertadas.
Relevancia: La información que le es proporcionada a un gerente debe estar Relacionada Con Sus Tareas Y Responsabilidades.
Aplicación de los sistemas de Información
Los sistemas de información tratan el desarrollo, uso y administración de la infraestructura de la tecnología de la información en una organización.
En la era post-industrial, la era de la información, el enfoque de las compañías ha cambiado de la orientación hacia el producto a la orientación hacia el conocimiento, en este sentido el mercado compite hoy en día en términos del proceso y la innovación, en lugar del producto. El énfasis ha cambiado de la calidad y cantidad de producción hacia el proceso de producción en sí mismo, y los servicios que acompañan este proceso.
El mayor de los activos de una compañía hoy en día es su información, representada en su personal, experiencia, conocimiento, innovaciones (patentes, derechos de autor, secreto comercial). Para poder competir, las organizaciones deben poseer una fuerte infraestructura de información, en cuyo corazón se sitúa la infraestructura de la tecnología de información. De tal manera que el sistema de información se centre en estudiar las formas para mejorar el uso de la tecnología que soporta el flujo de información dentro de la organización.
Aplicación práctica de los sistemas de información gerencial
De la sección anterior se desprende la evolución que tienen los Sistemas de Información en las organizaciones. Con frecuencia se implantan en forma inicial los Sistemas Transaccionales y, posteriormente, se introducen los Sistemas de Apoyo a las Decisiones. Por último, se desarrollan los Sistemas Estratégicos que dan forma a la estructura competitiva de la empresa.
En la década de los setenta, Richard Nolan, un conocido autor y profesor de la Escuela de Negocios de Harvard, desarrolló una teoría que impactó el proceso de planeación de los recursos y las actividades de la informática.
Según Nolan, la función de la Informática en las organizaciones evoluciona a través de ciertas etapas de crecimiento, las cuales se explican a continuación:
Comienza con la adquisición de la primera computadora
y normalmente se justifica por el ahorro de mano de obra y el exceso de
papeles.Las aplicaciones típicas que se implantan son los Sistemas Transaccionales tales como nóminas o contabilidad.
El pequeño Departamento de Sistemas depende en la mayoría de los casos del área de contabilidad.
El tipo de administración empleada es escaso y la función de los sistemas suele ser manejada por un administrador que no posee una preparación formal en el área de computación.
El personal que labora en este pequeño departamento consta a lo sumo de un operador y/o un programador. Este último podrá estar bajo el régimen de honorarios, o bien, puede recibirse el soporte de algún fabricante local de programas de aplicación.
En esta etapa es importante estar consciente de la resistencia al cambio del personal y usuario (ciberfobia) que están involucrados en los primeros sistemas que se desarrollan, ya que estos sistemas son importantes en el ahorro de mano de obra.
Esta etapa termina con la implantación exitosa del primer Sistema de Información. Cabe recalcar que algunas organizaciones pueden vivir varias etapas de inicio en las que la resistencia al cambio por parte de los primeros usuarios involucrados aborta el intento de introducir la computador a la empresa.
Etapa de contagio o expansión. Los aspectos sobresalientes que permiten diagnosticar rápido que una empresa se encuentra en esta etapa son:
Se inicia con la implantación exitosa del primer Sistema de Información en la organización. Como consecuencia de lo anterior, el primer ejecutivo usuario se transforma en el paradigma o persona que se habrá que imitar.
Las aplicaciones que con frecuencia se implantan en esta etapa son el resto de los Sistemas Transaccionales no desarrollados en la etapa de inicio, tales como facturación, inventarios, control de pedidos de clientes y proveedores, cheques, etc.
El pequeño departamento es promovido a una categoría superior, donde depende de la Gerencia Administrativa o Contraloría.
El tipo de administración empleado está orientado hacia la venta de aplicaciones a todos los usuarios de la organización; en este punto suele contratarse a un especialista de la función con preparación académica en el área de sistemas.
Se inicia la contratación de personal especializado y nacen puestos tales como analista de sistemas, analista-programador, programador de sistemas, jefe de desarrollo, jefe de soporte técnico, etc.
Las aplicaciones desarrolladas carecen de interfases automáticas entre ellas, de tal forma que las salidas que produce un sistema se tienen que alimentar en forma manual a otro sistema, con la consecuente irritación de los usuarios.
Los gastos por concepto de sistemas empiezan a crecer en forma importante, lo que marca la pauta para iniciar la racionalización en el uso de los recursos computacionales dentro de la empresa. Este problema y el inicio de su solución marcan el paso a la siguiente etapa.
Etapa de control o formalización. Para identificar a una empresa que transita por esta etapa es necesario considerar los siguientes elementos:
Esta etapa de evolución de la Informática dentro de las empresas se inicia con la necesidad de controlar el uso de los recursos computacionales a través de las técnicas de presupuestación base cero (partiendo de que no se tienen nada) y la implantación de sistemas de cargos a usuarios (por el servicio que se presta).
Las aplicaciones están orientadas a facilitar el control de las operaciones del negocio para hacerlas más eficaces, tales como sistemas para control de flujo de fondos, control de órdenes de compra a proveedores, control de inventarios, control y manejo de proyectos, etc.
El departamento de sistemas de la empresa suele ubicarse en una posición gerencial, dependiendo del organigrama de la Dirección de Administración o Finanzas.
El tipo de administración empleado dentro del área de Informática se orienta al control administrativo y a la justificación económica de las aplicaciones a desarrollar. Nace la necesidad de establecer criterios para las prioridades en el desarrollo de nuevas aplicaciones. La cartera de aplicaciones pendientes por desarrollar empieza a crecer.
En esta etapa se inician el desarrollo y la implantación de estándares de trabajo dentro del departamento, tales como: estándares de documentación, control de proyectos, desarrollo y diseño de sistemas, auditoría de sistemas y programación.
Se integra a la organización del departamento de sistemas, personal con habilidades administrativas y preparado técnicamente.
Se inicia el desarrollo de interfases automáticas entre los diferentes sistemas.
Etapa de integración. Las características de esta etapa son las siguientes:
La integración de los datos y de los sistemas surge como un resultado directo de la centralización del departamento de sistemas bajo una sola estructura administrativa.
Las nuevas tecnologías relacionadas con base de datos, sistemas administradores de bases de datos y lenguajes de cuarta generación, hicieron posible la integración.
En esta etapa surge la primera hoja electrónica de cálculo comercial y los usuarios inician haciendo sus propias aplicaciones. Esta herramienta ayudó mucho a que los usuarios hicieran su propio trabajo y no tuvieran que esperar a que sus propuestas de sistemas fueran cumplidas.
El costo del equipo y del software disminuyó por lo cual estuvo al alcance de más usuarios.
En forma paralela a los cambios tecnológicos, cambió el rol del usuario y del departamento de Sistemas de Información. El departamento de sistemas evolucionó hacia una estructura descentralizada, permitiendo al usuario utilizar herramientas para el desarrollo de sistemas.
Los usuarios y el departamento de sistema iniciaron el desarrollo de nuevos sistemas, reemplazando los sistemas antiguos, en beneficio de la organización.
Etapa de administración de datos. Entre las características que destacan en esta etapa están las siguientes:
El departamento de Sistemas de Información reconoce que la información es un recurso muy valioso que debe estar accesible para todos los usuarios.
Para poder cumplir con lo anterior resulta necesario administrar los datos en forma apropiada, es decir, almacenarlos y mantenerlos en forma adecuada para que los usuarios puedan utilizar y compartir este recurso.
El usuario de la información adquiere la responsabilidad de la integridad de la misma y debe manejar niveles de acceso diferentes.
Etapa de madurez. Entre los aspectos sobresalientes que indican que una empresa se encuentra en esta etapa, se incluyen los siguientes:
Al llegar a esta etapa, la Informática dentro de la organización se encuentra definida como una función básica y se ubica en los primeros niveles del organigrama (dirección).
Los sistemas que se desarrollan son Sistemas de Manufactura Integrados por Computadora, Sistemas Basados en el Conocimiento y Sistemas Expertos, Sistemas de Soporte a las Decisiones, Sistemas Estratégicos y, en general, aplicaciones que proporcionan información para las decisiones de alta administración y aplicaciones de carácter estratégico.
En esta etapa se tienen las aplicaciones desarrolladas en la tecnología de base de datos y se logra la integración de redes de comunicaciones con terminales en lugares remotos, a través del uso de recursos computacionales.
Desarrollo de un sistema de información gerencial SIG
Se requiere un gran esfuerzo, experiencia, tiempo y dinero para crear un sistema de información gerencial que produzca información integrada y completa
Sin embargo, aun cuando la organización no se haya impuesto el compromiso de desarrollar esta tarea, se puede realizar una función importante para mejorar el sistema y cubrir sus necesidades.
Tal vez no sea posible cambiar los formularios de registro o archivos , pero pueden hacerse cambios marginales, tales como el mejoramiento en la exactitud de los datos y la puntualidad de las fechas de informe.
Actualmente la Alta Gerencia está destinada a ampliar los horizontes de planificación y a la toma de decisiones bajo grados de incertidumbres cada vez mayores, a causa del aumento de la competencia en el medio empresarial, (incremento en el número de competidores), y a la disminución en la disponibilidad de los recursos.
Esto conduce a la imperiosa necesidad de manipular cada vez más información para poder realizar decisiones acertadas.
Es reconocido que la gerencia de información es la base fundamental de una gerencia estratégica adecuada. La introducción de la tecnología de computadores ha conllevado a que los diversos sistemas de información se conviertan en elementos de importancia en la organización.
Considerando la inmensa capacidad, en lo que al manejo de la información se refiere; los computadores están en capacidad de convertirse en una ventaja estratégica para las organizaciones más diversas
Por ello debe dársele a la tecnología de cómputos,
la gran importancia y el suficiente tiempo que merecen para ayudar en forma
fructífera, la integración efectiva del análisis y la intuición;
en vez de considerarlo simplemente como una forma o manera de reducir los costos.
Conclusión
La introducción de la tecnología de computadores
ha conllevado a que los diversos sistemas de información se conviertan
en elementos de importancia en la organización. Es por eso que en la
actualidad la empresa que no lleve un sistema cualquiera que este sea no se
considera estar a la vanguardia.
Bibliografía
http://es.wikipedia.org/w/index.php?title=Sistemas_de_informaci%C3%B3n_gerencial&printable=yes
http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_informaci%C3%B3n
http://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtml
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http://sistinformgerencial.blogspot.com/
SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL. Mc Leod, Raymond; ESCALONA GARCIA,
ROBERTO. 7ma. Edición año 2002 Impreso en México.SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL. Laudon c. Kenneth; laudon P. jane.
Editorial Pearson Educación 2002.ADMINISTRACION DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIOIN .Oz, Effy; Pineda rojas
Segunda Edición 2001 impreso en México
DEDICATORIA
Este trabajo lo dedico, con mucho amor y cariño a mis padres, por su apoyo constante moral y económico y paciencia que me brindan para seguir adelante.
A mis docentes de la Escuela Profesional de Ciencias Contables, por colaborar en mi formación profesional incentivándome a seguir adelante.
hermer Cari
AGRADECIMIENTO
En primer lugar agradezco a DIOS y a mis padres y mi hermana por el cariño incondicional que me dan.
A la Escuela Profesional de Ciencias Contables por abrir sus aulas para mi formación profesional y todos los docentes que me enseñan, por su amplia orientación y apoyo en el transcurso de mi formación profesional.
Muchas Gracias.
Autor:
Hermer Cari Condori
SEMESTRE: Decimo
DOCENTE: CPCC. Gustavo Torres Orihuela
Puno – Perú
– 2010 –
Universidad Nacional del Altiplano – Puno
Facultad de Ciencias Contables y Administrativas
Escuela Profesional de Ciencias Contables
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