Procedimiento para la formación comunicativa de negociadores (página 2)

Conocer un modelo metodológico que facilite el
estudio y la planificación de las negociaciones que se
tengan que llevar a término en el futuro, y mejore al
mismo tiempo las habilidades negociadoras de los participantes,
combinando la teoría y la práctica.

Proporcionar las herramientas para desarrollar
negociaciones exitosas, que permiten la comprensión del
proceso y la efectividad del profesional como
negociador.

Para lograr los objetivos de la negociación en
cada una de sus etapas se hace necesario que estos se
correspondan con las habilidades seleccionadas para obtener una
óptima comprensión del Proyecto General del
Programa de Formación. A continuación se enuncian
las destrezas que deben acompañar a un buen negociador en
cada una de las etapas.

• Creación de clima favorable
  (confianza)

Antes de comenzar la negociación resulta
necesario puntualizar su propósito, seleccionar los
participantes, elegir un ambiente adecuado, establecer una
atmósfera informal y seleccionar un colaborador o
facilitador.

• Expresión de demandas

El negociador debe plantear sus intereses y
perspectivas, con el objetivo de crear en la otra parte una
imagen de confianza y serenidad.

• Control emocional

Las emociones desempeñan un papel muy importante
(aunque peligroso) en las

• Técnicas de cierre

En esta etapa de la negociación se puede llegar o
no a un acuerdo. Antes de dar por terminado un acuerdo hay que
cerciorarse de que no queda ningún extremo suelto y que
ambas partes interpretan de igual manera lo tratado.

Las habilidades están estrechamente vinculadas
con los conocimientos y de estas dependerá la
obtención de un resultado exitoso en la negociación
para todas las partes involucradas. A lo anterior hace referencia
la figura 3.2.

Figura3.2: Conocimientos y habilidades necesarias para
negociaciones efectivas

Fuente: Elaborado por la autora

Después de haber definido los objetivos se
procede a la selección del método de
aprendizaje a emplear. El procedimiento diseñado se
basa en los principios de la formación acción, el
cual se centra en el desarrollo de habilidades a través de
la propia realización del trabajo, haciendo énfasis
en el saber estar, destreza relativa a la posibilidad de
los participantes en el programa, de aprender a adaptarse y
ubicarse en situaciones concretas de negociación, en la
medida en que adquieran conocimientos y habilidades propias de la
práctica negociadora (saber y saber hacer) Este esquema
básico aparece graficado a continuación:

Fig 3.3: Esquema Básico del Programa

Fuente: A, Carrera Mendoza y A, Taset
Santín.2008

Además, se utilizan dispositivos de
enseñanza innovadores, interactivos e implicantes como:
análisis y discusión de situaciones
problémicas, juegos de roles, mini conferencias,
discusión y confrontación, tanto de
dinámicas grupales estructuradas artificialmente, como de
experiencias vitales aplicadas a la habilidad
entrenada.

La formación acción promueve tanto la
pedagogía activa como la de intercambio,
desarrollándose ambos tipos en las diversas fases que
integran las reuniones de intercambio y el taller de
formación, donde se genera la reflexión y se
combina con la acción orientada en la tarea interactiva.
Cada reunión de intercambio resulta un diálogo
constructivo entre los participantes, y cada período de
regreso a la actividad normal (períodos inter-talleres,
donde se lleva a cabo la tarea interactiva) permite experimentar
la metodología y llevar a cabo prácticas de lo
aprendido.

Esta segunda etapa de la formación de
negociadores, denominada concepción de la
formación es el diseño de aplicación,
la cual se prevé participativa y provista de una
capacitación previa de los responsables y participantes en
el proceso de formación, para lo cual se establecen las
acciones que faciliten su ejecución. Además, se
propone ejecutar la implementación del programa de
formación según la secuencia de módulos que
a continuación se relacionan, y se explicita,
además, las habilidades que se pretenden desarrollar en
cada uno de ellos.

Es importante destacar que cada una de las habilidades
mencionadas con anterioridad (crear clima favorable para
negociar, expresión de demanda, control emocional,
técnicas de apertura y cierre) desempeñan un papel
decisivo al existir un vínculo muy fuerte entre ellas y
las etapas por las que transita la negociación, a lo cual
hay que prestarle especial atención para que el resultado
sea el mejor para las partes que integran el proceso. En la
figura 3.4 se observa la relación existente entre las
habilidades y las etapas por las que transita el proceso
negociador.

Fig. 3.4: Concepción general del programa de
formación

Fuente: Elaborado por la autora

En la etapa preliminar es donde la empresa y la
contraparte realizarán una o varias entrevistas previas
con el fin de ponerse de acuerdo acerca de ¨ las reglas del
juego ¨ de la negociación que llevarán a cabo.
La preocupación fundamental es el logro de un clima
positivo favorable a las negociaciones. Los puntos
tácticos a planear para aquí son: el lugar donde
realizar las negociaciones, que debe tener un ambiente agradable,
acogedor, que proyecte una imagen profesional, hay que definir el
programa de las negociaciones o posible agenda, establecer el
plazo límite que beneficie a ambas partes y por
último la autoridad que tomará en las
decisiones.

En la etapa de apertura ambas partes deben establecer
sus posiciones en lo referido a la negociación emprendida.
En este instante es donde se prueba la posición de la
contraparte. Los principales puntos tácticos a planear
son: la posición inicial asumida basada en el nivel, la
fuerza y el momento, la respuesta a demandas irracionales y/o a
presiones fuertes y el manejo de la tensión.

La etapa de exploración deben dedicarla a sondear
las necesidades reales de las partes y a verificar la posibilidad
de que las divisas satisfagan realmente las expectativas. Los
puntos tácticos a planear son si es conveniente y en
qué momento revelar las necesidades, las divisas alternas,
los puntos de acuerdo y la Mejor Alternativa de Acuerdo Negociado
(MAAN), las posibles concesiones, el manejo de la tensión
o la desconfianza y qué hacer si intentan tácticas
sucias.

En la etapa de cierre es donde al final se igualan las
divisas con las necesidades. La principal preocupación es
lograr la contratación o firma del acuerdo. Los puntos
tácticos a planear aquí son las concesiones
finales, qué hacer si intentan tácticas sucias,
manejo de la tensión, formas del acuerdo, plazos
límites y demoras.

El proceso de formación se ha estructurado en 6
encuentros, 1 semanal, durante los cuales serán abordadas
temas claves para el desarrollo de la efectividad de las
negociaciones en que se ve inmersa la fábrica. Estos
encuentros han sido elaborados sobre la base de las necesidades
de aprendizaje localizadas en los participantes en el proceso de
formación que se está diseñando en el
presente capítulo. Hay que destacar que el último
encuentro posee características diferentes porque solo se
trabajará con la tarea interactiva orientada en el
módulo 5 a través de un ejercicio integrador que
servirá para evaluar los conocimientos adquiridos durante
el proceso.

Objetivos de cada sesión

Sesión 1

• Confirmar diagnóstico realizado

• Establecer un clima favorable

• Conocer generalidades sobre
  negociación

• Manifestar la importancia de la comunicación
  en la negociación

• Saber las virtudes y defectos que debe poseer un
  buen negociador

Sesión 2

• Conocer los tipos y estrategias de
  negociación

• Saber ubicarse en la situación de
  negociación

• Ser capaces de establecer los objetivos

Sesión 3

• Entrenar la capacidad de expresión de
  demandas

• Conocer tácticas de apertura

• Aprender a tener control emocional

Sesión 4

• Conocer las fases de la
  negociación

• Saber evadir tácticas sucias

• Explicar tipos de preguntas y sus usos en las
  diferentes etapas de la negociación

Sesión 5

• Establecer técnicas de cierre

• Resaltar el carácter integral de las
  situaciones de negociación

• Retroalimentar el sistema

Sesión 6

• Desarrollar un ejercicio integrador.

Durante cada sesión de entrenamiento se han
orientado tareas interactivas con problemas específicos de
la práctica negociadora, para que sean llevados a la
acción por los participantes durante el período
interclase, y que serán expuestos por estos durante la
primera parte de cada sesión -denominada taller de
formación-, donde se utilizarán diversas
técnicas de trabajo en grupo como se relacionan a
continuación:

Taller # 1

La actividad comenzará con una tormenta de ideas
que abordará el tema de las virtudes y defectos que todo
buen negociador debe poseer. Además se realizará un
ejercicio práctico donde se utilizará como
técnica la Teoría del Rumor para contribuir al
desarrollo de las habilidades comunicativas.

Taller # 2

El centro de esta actividad será la
realización de un caso de estudio donde el participante
tratará de ubicarse en la situación de
negociación dada, buscando un desenlace favorable. Al
final se realizará un debate colectivo donde se
aclararán las dudas que pudieran surgir durante el
proceso.

Taller # 3

Se dividirá el total de participantes en el curso
en dos equipos, con el objetivo de escenificar la
situación dada, donde tendrán que demostrar la
importancia del control emocional en el proceso negociador.
Orientar la expresión de demandas.

Taller # 4

Se realizará un debate donde se pondrá de
manifiesto la utilización de de tácticas sucias y
como enfrentarse a ellas.

Taller # 5

Esta actividad resulta de vital importancia debido a que
se dará solución a un ejercicio que consolide las
temáticas tratadas en todo el curso.

Además de los talleres de formación
acción, se empleará el juego de roles y el manual
de autoevaluación para que los participantes logren fijar
correctamente los conocimientos impartidos en cada
módulo.

La evaluación de las acciones formativas es
sistemática, pues cada participante debe exponer sus
argumentos y demostrar la adquisición de habilidades en
cada sesión. Es importante que la evaluación sea
realizada por el resto del grupo, antes que por el entrenador,
esto demostrará los conocimientos adquiridos por todos y
permitirá que las clases sean más
amenas.

Esta etapa tiene como objetivo implementar el programa
de formación diseñado anteriormente. Para su
desarrollo se propone la secuencia representada en la figura
3.5.

Figura 3.5 Flujograma para
desarrollar la etapa de implementación

Fuente: Elaboración propia

Descripción de los pasos establecidos
anteriormente:

Verificación de las premisas

Las premisas para la aplicación del procedimiento
fueron enunciadas en el apartado 3.1 al verificarlas se aprecia
su estado:

• Liderazgo de la dirección: durante el
  intercambio con la dirección y la revisión de
  los documentos analizados, se pudo comprobar la
  disposición, el protagonismo y liderazgo que presentan
  en los proyectos y sistemas implantados en la Empresa Acopio
  y Beneficio Tabaco Cabaiguán.

• Mecanismos de información y
  comunicación: la información se trasmite a
  través de los diferentes escalones de mando, y la
  estructura de los mecanismos que se utilizan aparece
  representada en el mapa de comunicación que posee la
  empresa.

Comunicación y
sensibilización

Comunicar al personal que se pretende involucrar en el
proyecto, el rol protagónico que desempeñará
en el cambio que se plantea para alcanzar las metas propuestas,
contribuye a su motivación e interés por
convertirse en partícipe activo del proceso de
formación que se viene gestando. Se propone utilizar los
diferentes mecanismos establecidos en la empresa para explicar el
por qué, para qué, así como la importancia y
necesidad de desarrollar y mejorar las capacidades y recursos que
en materia de negociación posee la empresa.

Elaboración del Plan de
Acción

Mediante trabajo grupal, utilizando la tormenta de ideas
y por consenso, se establecerán las acciones a ejecutar
que potencien la mejora y desarrollo de las habilidades
negociadoras de los participantes en el proyecto, las cuales
conformarán el plan de acción de la
formación, que tendrá definido, además de
los responsables, los participantes y las fechas de
ejecución.

Aprobación del Plan de
Acción

Una vez elaborado y revisado el plan de acción,
se presenta al Consejo de Dirección para su
análisis y aprobación, y en caso de resultar
procedente, incorporar acciones que no hayan sido consideradas
durante su concepción.

De no ser aprobado, se debe realizar una revisión
exhaustiva de la propuesta presentada, enfatizando en los
señalamientos y observaciones para su corrección,
adecuación y posterior presentación para su
reevaluación.

Si la propuesta resulta ser aprobada, se procede a su
divulgación a través de las diferentes vías
que posee la empresa, con el objetivo de obtener el compromiso de
las personas involucradas en mejorar y desarrollar sus
habilidades negociadoras, y proceder a su
ejecución.

Implementación del programa de
formación

La implementación es la aplicación
participativa en el proceso de formación una vez
estandarizado, previa capacitación de los responsables y
participantes que correspondan. Durante esta etapa resulta vital
garantizar una adecuada retroalimentación, de manera que
puedan obtenerse opiniones que resulten coherentes con los
objetivos del proceso, y constituyan aportes que generen
adecuaciones, u otros elementos que contribuyan a la mejora del
procedimiento diseñado.

Indicadores de evaluación de los
objetivos

Para medir, evaluar y valorar los logros alcanzados en
un proyecto, la opinión de los participantes, una vez
concluido este, resulta de vital importancia, porque el
identificar tanto los aspectos positivos como negativos de la
formación, propicia potenciar los primeros y corregir los
segundos, en aras del perfeccionamiento del procedimiento
diseñado. Esta información se puede obtener
mediante la aplicación de encuestas a los participantes
.

Unido a lo anterior se diseñaron un conjunto de
indicadores de gestión (entiéndase por
gestión el proceso de alcanzar resultados optimando los
recursos), que permiten visualizar la realidad de los procesos
mentales o de pensamiento, y es aquí precisamente donde
entran en juego los indicadores de eficiencia, eficacia y
efectividad, encargados de orientar la evaluación de las
actividades realizadas por el sector de la enseñanza
aprendizaje sobre problemas específicos, haciendo
referencia, además, a la gestión de un determinado
programa cuya medición se hace a intervalos medianos
.

Los indicadores de eficiencia relacionan producto
(cambio o mejoramiento que presenta la persona después de
una capacitación) con costos o insumos, es el indicador de
racionalización de los recursos existentes; los
indicadores de eficacia valoran el impacto de lo que se hace, si
el producto o servicio es necesario y logra la
satisfacción de los beneficiados, lo que evidencia que la
eficacia está muy relacionada con la calidad; y los
indicadores de efectividad relacionan los resultados logrados con
resultados esperados, o sea, miden el nivel de cumplimiento de
los objetivos.

Como indicadores para cuantificar los logros del
proyecto propuesto, se formulan los siguientes:

Tabla # 3.1: Indicadores para cuantificar los logros del
proyecto propuesto

Fuente: Elaboración propia

No basta con establecer indicadores para medir el
cumplimiento de los objetivos si no se posee un proceso
evaluativo de los mismos. Evaluar estos indicadores
permite:

• Conocer el grado de avance del proceso de
  formación que se establece

• Perfeccionarlos una vez establecidos

• Establecer nuevos indicadores de
  medición

• Incorporar nuevas acciones de mejoras

Los responsables deberán evaluar los indicadores
establecidos en la etapa que corresponda e informar los
resultados, a su vez son los encargados de establecer las
acciones correctivas necesarias que conduzcan al cumplimiento de
los mismos.

Se requiere además, establecer parámetros
de medida del antes y del después, para hacer
comparativos, y evaluar lo alcanzado y lo obtenido con respecto
al propósito específico del proceso. La tabla 3.2
constituye una de las formas de representación de la
medición del logro de los objetivos de proyectos de
formación y aprendizaje.

Tabla 3.2 Cumplimiento de objetivos de programas de
formación y aprendizaje

Fuente: R, Cárdenas Londoño.
2009

El porcentaje para los niveles mínimo y meta los
establece el grupo encargado de administrar el proceso, a la
columna de ejecución se llevan los resultados generales de
cada indicador.

Nuevas acciones de mejora

Todo proyecto de formación es cíclico y
continuo. La evaluación de los objetivos, los indicadores
referidos anteriormente y la satisfacción de los
participantes debe generar nuevas acciones a desarrollar que
serán incorporadas a los planes propuestos con sus nuevos
criterios de medidas.

Esta etapa garantiza la continuidad del proceso y la
efectividad del procedimiento propuesto. Es menester
señalar que los elementos que no satisfacen a los
participantes serán objetos de acciones de
mejoras.

Retomando la figura 3.1 (Flujograma del
procedimiento para la formación de negociadores en la
entidad), se puede apreciar que se ha considerado el retorno
desde la última etapa (Evaluación y
Mejora) a la etapa de inicio (Diagnóstico del
Proceso Negociador), expresando que haber concluido el
proceso de formación no significa que no exista la
necesidad de nuevo diagnóstico, pues si bien es cierto
(bajo el supuesto que se logren los objetivos propuestos) que al
finalizar la experiencia formativa los involucrados en ella
estarán en condiciones de participar más
eficientemente en procesos de negociación comprendiendo
cabalmente los roles naturales que se verifican en el mismo. No
se debe perder de vista que no existe un método para
alcanzar un perfil óptimo de negociador, la clave
está en lograr un análisis maduro de las fortalezas
y debilidades del propio estilo, para posicionar mejor a las
segundas y destacar todo lo posible las primeras. El
método más eficaz es aquel que resulte
suficientemente sistemático como para ahorrar tiempo, pero
a la vez lo suficientemente flexible como para adaptarse al
negociador y al entorno, y su relevancia radica en que no se
compra, ni se copia: se construye sistemáticamente. Para
ello el negociador precisa revisar permanentemente sus modelos,
ponerlos a prueba y actualizarlos cada vez con un detalle
nuevo.

Conclusiones

• El diseño de un procedimiento propio requiere
  realizar un proceso continuo y cíclico, comenzando por
  la realización de un diagnóstico del proceso
  negociador actual, el cual permitirá una
  planificación adecuada de la formación para
  lograr la concepción e implementación de estos
  procesos y, finalmente, proceder a la evaluación de
  los objetivos propuestos y a la mejora del procedimiento. El
  enfoque de la formación acción aporta
  garantías a su adecuada asunción.

• El aspecto medular del diseño de un
  procedimiento para la formación de negociadores en la
  entidad objeto de estudio, consiste en demostrar y garantizar
  la mejora en las habilidades negociadoras que hayan
  constituido debilidades al diagnosticar las capacidades que
  sobre esta materia posee la organización, y dotar a la
  misma de un modelo metodológico que facilite el
  estudio y la planificación de las negociaciones que se
  tengan que llevar a término en el futuro.

Bibliografía

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• Martínez, Carlos y Herrera, Katy. "Folleto
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  emprendedor y la decisión de crear su empresa".
  Folleto. MINBAS, 2000.

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  [Accesado el día 14 de junio de 2010]

• 
  www.gestiopolis.com/canales7/ger/negociacion-conceptos-conocimientos-y-herraminetas.htm
  [Accesado el día 14 de junio de 2010]

Autor:

Lic. Yusleiquy Rodríguez
Ibarra

Santa Clara, 2010