I.-Relación de licitantes cuyas proposiciones se desecharon: (expresando todas las razones legales, técnicas o económicas que sustenten tal determinación e indicando los puntos de la Convocatoria que en cada caso se incumpla)
II.-Relación de licitantes cuyas proposiciones resultaron solventes: (describiendo en lo general dichas proposiciones. Se presumirá la solvencia de las proposiciones, cuando no se señale expresamente incumplimiento alguno)
III.- En caso de que se determine que el precio de una proposición no es aceptable o no es conveniente, se deberá anexar copia de la investigación de precios realizada o del cálculo correspondiente.
IV.- Nombre del o los licitantes a quien se adjudica el contrato, indicando las razones que motivaron la adjudicación, de acuerdo a los criterios previstos en la Convocatoria, así como la indicación de la o las partidas, los conceptos y montos asignados a cada licitante.
V.- Fecha, lugar y hora para la firma del contrato, la presentación de garantías y, en su caso, la entrega de anticipos, y
VI.- En caso de que se declare desierta la licitación o alguna partida, se señalarán las razones que lo motivaron
El licitante que resulte ganador o su representante legal, deberá presentarse a entregar la documentación legal y administrativa abajo señalada, dentro del término de ____ días hábiles contados a partir de la notificación del fallo, y posterior a ello, proceder a la formalización a las ___ horas del día ___ de ___ de 20____, en _________________ (en cualquier día dentro del plazo máximo establecido en el artículo 46 de la ley,) quedando bajo la responsabilidad exclusiva del proveedor adjudicado, la entrega de esta documentación en el plazo señalado, el cual una vez vencido sin que la Convocante cuente con dicha documentación, no le será atribuible a éste la falta de formalización del contrato respectivo, la falta de cualquier documento o requisito legal de los mismos, será motivo para tener como no presentada en su totalidad la documentación requerida. Presentar original y fotocopia de:
a).- Acta constitutiva debidamente inscrita en el registro público que corresponda y de sus modificaciones en su caso, que acredite la existencia legal de la empresa, salvo que quien participe sea persona física.
Tratándose de personas físicas deberán presentar acta de nacimiento correspondiente o, en su caso, carta de naturalización respectiva expedida por la autoridad competente y la documentación con la que demuestre tener su domicilio legal en el territorio nacional.
b).- Poder notarial debidamente expedido por notario público, en el cual se faculte expresamente al representante para firmar contratos. En caso de poderes generales para actos de dominio o de administración, éstos deberán presentar la inscripción ante el Registro Público que corresponda (persona física o moral).
c).- Cédula de identificación fiscal del licitante ganador (persona física o moral).
d).- Identificación oficial vigente del licitante ganador o de su representante legal (persona física o moral).
e).- Documento actualizado expedido por el Servicio de Administración Tributaria (SAT), en el que se emita opinión sobre el cumplimiento de sus obligaciones fiscales en términos de la Regla I.2.1.16 de la Resolución de la Miscelánea Fiscal para el 2008, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 27 de mayo de 2008, o aquella que en el futuro la sustituya; o en su caso, acuse de recepción con el que compruebe que realizó la solicitud de la opinión de referencia.
Para efectos del punto anterior, el licitante adjudicado deberá:
Realizar la consulta de opinión ante el SAT, preferentemente en el momento en que se dé a conocer el fallo de la licitación o dentro de los tres días hábiles posteriores a la fecha en que tenga conocimiento de dicho fallo.
Que en la solicitud de opinión al SAT deberán incluir el correo electrónico __________@_________.com, de la Convocante, para que el SAT envíe el acuse de respuesta que emitirá en atención a su solicitud de opinión.
3. De ser el caso de proveedores residentes en el extranjero que resulten adjudicados y que no estén obligados a presentar la solicitud de inscripción en el RFC o declaraciones periódicas en México, así como los contribuyentes que no estén obligados a presentar total o parcialmente la declaración anual del ISR, deberán realizar su solicitud de opinión al SAT ante la administración local de servicios al contribuyente que corresponda al domicilio de la Convocante.
En caso de que la opinión que al efecto emita la Administración Local de Servicios al Contribuyente del SAT, no sea entregada al licitante ganador a la fecha de formalización del contrato, éste previo a dicha formalización, deberá entregar a la Convocante el acuse de recepción con el que compruebe que realizó la solicitud de la opinión de referencia.
Si la Convocante, previo a la formalización del contrato recibe del SAT el "acuse de respuesta" de la solicitud en el que se emita una opinión en sentido negativo del licitante adjudicado, éste dará cumplimiento a lo dispuesto en el articulo 32-D del Código Fiscal de la Federación y remitirá a la Secretaría de la Función Pública, la documentación de los hechos presumiblemente constitutivos de infracción por la falta de formalización del contrato, por causas imputables al adjudicado, ya que dicha opinión negativa será causa suficiente para la no formalización del contrato; asimismo, en el caso de que el licitante ganador o su representante legal no se presente a firmar el contrato del plazo establecido para tal efecto por causas imputables al mismo, será sancionado conforme a lo previsto por el artículo 60, fracción I de la ley, sin menoscabo de las sanciones señaladas en el artículo 59 de la misma ley. En caso de que proceda (y, la Convocante podrá adjudicarlo al licitante que haya presentado la propuesta económica siguiente más baja, siempre y cuando la diferencia en precio no rebase el 10% (diez por ciento) con respecto a la ganadora en primera instancia, de conformidad con el artículo 46 párrafo segundo de la ley.)
El licitante ganador o su representante legal que firme el contrato deberá entregar la Fianza de Cumplimiento, en un plazo no mayor de 10 (diez) días naturales posteriores a la firma del contrato.
(En caso de que proceda)
(En el supuesto de que resulte adjudicada una propuesta conjunta, el convenio, y la acreditación de las facultades del apoderado legal que formalizará el contrato, deberán constar en escritura pública, salvo que el contrato sea firmado por todas las personas que integran la propuesta conjunta o sus apoderados, quienes en lo individual, deberán acreditar su respectiva personalidad.)
7.1.9.6 La Licitación Desierta.
El artículo 38 de la Ley señala que dependencias y entidades procederán a declarar desierta una licitación y deberán expedir una segunda convocatoria, cuando las propuestas presentadas no reúnan los requisitos de la Convocatoria a la licitación o sus precios, conforme a la investigación de precios realizada, no fueren aceptables.
Los resultados de la investigación por los que se determine que los precios no son aceptables, se hará del conocimiento de los licitantes en el fallo correspondiente.
Cuando se declare desierta una licitación o alguna partida y persista la necesidad de contratar con el carácter y requisitos solicitados en la primera licitación, la dependencia o entidad podrá emitir una segunda convocatoria, o bien optar por el supuesto de excepción previsto en el artículo 41 fracción VII de la Ley. Cuando los requisitos o el carácter sean modificados con respecto a la primera convocatoria, se deberá convocar a un nuevo procedimiento.
Las dependencias y entidades podrán cancelar una licitación, partidas o conceptos incluidos en éstas, por caso fortuito o fuerza mayor. De igual manera, podrán cancelar cuando existan circunstancias, debidamente justificadas, que provoquen la extinción de la necesidad para adquirir o arrendar los bienes o contratar la prestación de los servicios, y que de continuarse con el procedimiento de contratación se pudiera ocasionar un daño o perjuicio a la propia dependencia o entidad. La determinación de dar por cancelada la licitación, partidas o conceptos, deberá precisar el acontecimiento que motiva la decisión, la cual se hará del conocimiento de los licitantes.
7.1.9.7 La Participación de las Micro, Pequeñas y Medianas Empresas (MIPYMES)
La Unidad de Normatividad de Contrataciones Públicas de la Secretaría de la Función Pública, emitió el Oficio Circular No. UNCP/TU/0427/2009, de fecha 1 de julio de 2009, en el que señala los Lineamientos para fomentar la participación de las micro, pequeñas y medianas empresas en los procedimientos de adquisición y arrendamiento de bienes muebles así como la contratación de servicios que realicen las dependencia y entidades de la Administración Pública Federal.
Entre ellos destacan:
En los procedimientos de licitación pública nacional, las dependencias y entidades podrán establecer como requisitos de participación, el que los licitantes acrediten ser una micro, pequeña o mediana empresa.
En los procedimientos de contratación, únicamente podrán participar personas de nacionalidad mexicana y los bienes a adquirir o arrendar deberán ser producidos en el país y contar, por lo menos, con el porcentaje de integración nacional que sea exigible en la normatividad vigente.
En los procedimientos de Invitación a cuando menos tres personas, además de cumplir con la disposición anterior, las dependencias y entidades deberán invitar al mayor número posible de proveedores que cuenten con capacidad de respuesta, así como con los recursos técnicos, financieros y demás que sean necesarios, y cuyas actividades comerciales o profesionales estén relacionadas con los bienes o servicios objeto del contrato a celebrarse.
Con esto, el Gobierno Federal, da un gran paso en su política pública, contemplado en el Plan Nacional de Desarrollo 2007-2012, promoviendo la creación, desarrollo y consolidación de las micro, pequeñas y medianas empresas.
Con objeto de que las empresas, conozcan como pueden catalogarse, anexamos la estratificación de las mismas.
Estratificación
Tope Máximo Combinado = (Trabajadores) X 10% + (Ventas Anuales) X 90%.
El tamaño de la empresa se determinará a partir del puntaje obtenido conforme a la siguiente fórmula: Puntaje de la empresa = (Número de trabajadores) X 10% + (Monto de Ventas Anuales) X 90%, el cual debe ser igual o menor al Tope Máximo Combinado de su categoría.
7.1.9.8 De las Excepciones a la Licitación Pública.
Como lo señala el artículo 134 de nuestra Carta Magna, cuando las licitaciones no son idóneas para asegurar al Estado las mejores condiciones disponibles en cuanto a precio, calidad, financiamiento, oportunidad y demás circunstancias pertinentes, las leyes establecerán las bases, procedimientos, reglas, requisitos y demás elementos para acreditar la economía, eficacia, eficiencia, imparcialidad y honradez que aseguren las mejores condiciones para el Estado.
Siendo así, que en el Capítulo Tercero de la Ley, se señalan las excepciones a la licitación pública, dando lugar a que las dependencias y entidades, en los supuestos que prevé el artículo 41 de la Ley, bajo su responsabilidad, podrán optar por no llevar a cabo el procedimiento de licitación pública y celebrar contratos a través de los procedimientos de invitación a cuando menos tres personas o de adjudicación directa.
La selección del procedimiento de excepción, deberá fundarse y motivarse, según las circunstancias que concurran en cada caso, en criterios de economía, eficacia, eficiencia, imparcialidad, honradez y transparencia que resulten procedentes. Este acreditamiento y justificación deberán constar por escrito y ser firmado por el titular del área usuaria o requirente de los servicios. Aquí, es conveniente señalar que la gran mayoría de los servidores públicos al fundar y motivar la selección del procedimiento, utilizan todos los criterios, como si fueran una obligación, cuando el texto, señala "según las circunstancias que concurran".
Estas contrataciones deberán ser informadas al Órgano Interno de Control, a más tardar el último día hábil de cada mes, con su respectiva justificación, salvo los caso de las fracciones IV y XII del artículo 41. En los casos de Invitación a cuando menos tres personas, la justificación debe contener los nombres y datos generales de las personas que serán invitadas y tratándose de adjudicaciones directas, el nombre de la persona con quién se propone realizarla, y en ambos casos, deberá acompañarse de la investigación de mercado que sirvió de base para su selección.
Por su importancia, se transcribe completo el artículo 41 de la Ley:
Artículo 41. Las dependencias y entidades, bajo su responsabilidad, podrán contratar adquisiciones, arrendamientos y servicios, sin sujetarse al procedimiento de Licitación Pública, a través de los procedimientos de Invitación a cuando menos tres personas o de adjudicación directa, cuando:
I.-No existan bienes o servicios alternativos o sustitutos técnicamente razonables, o bien, que en el mercado sólo existe un posible oferente, o se trate de una persona que posee la titularidad o el licenciamiento exclusivo de patentes, derechos de autor, u otros derechos exclusivos, o por tratarse de obras de arte;
II.-Peligre o se altere el orden social, la economía, los servicios públicos, la salubridad, la seguridad o el ambiente de alguna zona o región del país como consecuencia de caso fortuito o de fuerza mayor;
III.-Existan circunstancias que puedan provocar pérdidas o costos adicionales importantes, cuantificados y justificados;
IV.-Se realicen con fines exclusivamente militares o para la armada, o su contratación mediante licitación pública ponga en riesgo la seguridad nacional o la seguridad pública, en los términos de las leyes de la materia.
No quedan comprendidos en los supuestos a que se refiere esta fracción los requerimientos administrativos que tengan los sujetos de la Ley;
V.-Derivado de caso fortuito o fuerza mayor, no sea posible obtener bienes o servicios mediante el procedimiento de licitación pública en el tiempo requerido para atender la eventualidad de que se trate, en este supuesto las cantidades o conceptos deberán limitarse a lo estrictamente necesario para afrontarla;
VI.-Se haya rescindido un contrato adjudicado a través de licitación pública, en cuyo caso se podrá adjudicar al licitante que haya obtenido el segundo o ulteriores lugares, siempre que la diferencia en precio con respecto a la proposición inicialmente adjudicada no sea superior a un margen del diez por ciento. Tratándose de contrataciones en las que la evaluación se haya realizado mediante puntos y porcentajes o costo beneficio, se podrá adjudicar al segundo o ulterior lugar, dentro del referido margen;
VII.-Se haya declarado desierta una licitación pública, siempre que se mantengan los requisitos establecidos en la convocatoria a la licitación cuyo incumplimiento haya sido considerado como causa de desechamiento porque afecta directamente la solvencia de las proposiciones;
VIII.-Existan razones justificadas para la adquisición o arrendamiento de bienes de marca determinada;
IX.-Se trate de adquisiciones de bienes perecederos, granos y productos alimenticios básicos o semiprocesados, semovientes.
Asimismo, cuando se trate de bienes usados o reconstruidos en los que el precio no podrá ser mayor al que se determine mediante avalúo que practicarán las instituciones de crédito o terceros habilitados para ello conforme a las disposiciones aplicables, expedido dentro de los seis meses previos y vigente al momento de la adjudicación del contrato respectivo, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 12 Bis de la Ley;
X.-Se trate de servicios de consultorías, asesorías, estudios o investigaciones, debiendo aplicar el procedimiento de invitación a cuando menos tres personas, entre las que se incluirán instituciones públicas y privadas de educación superior y centros públicos de investigación.
Sólo podrá autorizarse la contratación mediante adjudicación directa, cuando la información que se tenga que proporcionar a los licitantes para la elaboración de su proposición, se encuentre reservada en los términos establecidos en la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental;
XI.-Se trate de adquisiciones, arrendamientos o servicios cuya contratación se realice con campesinos o grupos urbanos marginados, como personas físicas o morales;
XII.-Se trate de la adquisición de bienes que realicen las dependencias y entidades para su comercialización directa o para someterlos a procesos productivos que las mismas realicen en cumplimiento de su objeto o fines propios expresamente establecidos en el acto jurídico de su constitución;
XIII.-Se trate de adquisiciones de bienes provenientes de personas que, sin ser proveedores habituales, ofrezcan bienes en condiciones favorables, en razón de encontrarse en estado de liquidación o disolución, o bien, bajo intervención judicial;
XIV.-Se trate de los servicios prestados por una persona física a que se refiere la fracción VII del artículo 3 de la Ley, siempre que éstos sean realizados por ella misma sin requerir de la utilización de más de un especialista o técnico;
XV.-Se trate de servicios de mantenimiento de bienes en los que no sea posible precisar su alcance, establecer las cantidades de trabajo o determinar las especificaciones correspondientes;
XVI.-El objeto del contrato sea el diseño y fabricación de un bien que sirva como prototipo para efectuar las pruebas que demuestren su funcionamiento. En estos casos la dependencia o entidad deberá pactar que los derechos sobre el diseño, uso o cualquier otro derecho exclusivo, se constituyan a favor de la Federación o de las entidades según corresponda. De ser satisfactorias las pruebas, se formalizará el contrato para la producción de mayor número de bienes por al menos el veinte por ciento de las necesidades de la dependencia o entidad, con un plazo de tres años;
XVII.-Se trate de equipos especializados, sustancias y materiales de origen químico, físico químico o bioquímico para ser utilizadas en actividades experimentales requeridas en proyectos de investigación científica y desarrollo tecnológico, siempre que dichos proyectos se encuentren autorizados por quien determine el titular de la dependencia o el órgano de gobierno de la entidad;
XVIII.-Se acepte la adquisición de bienes o la prestación de servicios a título de dación en pago, en los términos de la Ley del Servicio de Tesorería de la Federación;
XIX.-Las adquisiciones de bienes y servicios relativos a la operación de instalaciones nucleares, y
XX.-Se trate de la suscripción de contratos específicos que deriven de un contrato marco.
La dictaminación de la procedencia de la contratación y de que ésta se ubica en alguno de los supuestos contenidos en las fracciones II, IV, V, VI, VII, IX primer párrafo, XI, XII y XX será responsabilidad del área usuaria o requirente.
Las contrataciones a que se refiere este artículo, se realizarán preferentemente a través de procedimientos de invitación a cuando menos tres personas, en los casos previstos en sus fracciones VII, VIII, IX primer párrafo, XI, XII y XV.
Siguiendo con las excepciones a la licitación pública, las dependencias y entidades, bajo su responsabilidad, podrán optar por no llevar a cabo el procedimiento de licitación pública y celebrar contratos a través de los procedimientos de invitación a cuando menos tres personas o de adjudicación directa, cuando el importe de cada operación no exceda los montos máximos que al efecto se establecerán en el Presupuesto de Egresos de la Federación, siempre que las operaciones no se fraccionen para quedar comprendidas en los supuestos de excepción a la licitación pública.
Es importante señalar que criterio se sigue para determinar el fraccionamiento, que evade la licitación pública
En ese sentido, es de considerar que para determinar si existe o no fraccionamiento doloso o intencional en los contratos involucrados, se debe analizar en conjunto las contrataciones en comento y verificar la existencia o no de sus elementos esenciales.
En ese tenor, para poder determinar si existe fraccionamiento intencional, en opinión de la SFP, debe considerarse que se reúnen los siguientes elementos:
1. Las contrataciones involucradas se fundaron en el artículo 42 de la Ley;
2. El objeto (dar o hacer) de las adquisiciones, arrendamientos o servicios es el mismo;
3. Las operaciones se efectuaron en un solo ejercicio fiscal;
4. Intervino siempre la misma área compradora, o en su caso, son solicitudes hechas por la misma requirente, y
5. Que la suma de los montos totales de las operaciones en análisis, superan el monto máximo indicado en el Presupuesto de Egresos de la Federación (PEF) para cada procedimiento de excepción.
En razón de lo anterior, es de señalar que el fraccionamiento, y consecuente incumplimiento al artículo 42 de la Ley, se da cuando existen dos o más contratos o pedidos que con fundamento en el multicitado ordenamiento legal, se realizan por una misma área durante un ejercicio presupuestal para adquirir un mismo bien o servicio, y cuya suma total de erogaciones rebasa el monto máximo establecido para tal efecto en el PEF (Presupuesto de Egresos de la Federación), para la realización de adjudicación directa o invitaciones a cuando menos tres personas, según corresponda.
Se da un ejemplo del cálculo de los montos máximos a ejercer para adquisiciones, arrendamientos y contratación de servicios para el ejercicio 2009.
Suponiendo que el presupuesto de la dependencia o entidad sea de $110,000,000.00 (Ciento Diez Millones de Pesos 00/100)
Con fundamento en la Fracción XVII del Capítulo II del Presupuesto de Egresos de la Federación para el ejercicio fiscal 2009. (Diario Oficial de la Federación publicado el 28 de noviembre de 2008).
Anexo 17 "Montos Máximos para las Adjudicaciones mediante Invitación a cuando menos tres personas o mediante Adjudicaciones Directas (Miles de Pesos)".
Siguiendo con nuestro supuesto, nos ubicamos en el renglón en donde quede comprendido el presupuesto de 110 millones de pesos, y obtenemos:
Los anteriores montos se establecen sin perjuicio de los umbrales derivados de los tratados de libre comercio suscritos por México, por lo que las contrataciones por montos superiores a dichos umbrales deberán licitarse, salvo que las mismas se incluyan en la reserva correspondiente, o se cumpla con algún supuesto de excepción a la licitación pública prevista en dichos tratados.
Los montos establecidos deberán considerarse sin incluir el importe del Impuesto al Valor Agregado.
Derivado de lo anterior, los Montos Máximos de adjudicaciones mediante invitación a cuando menos tres personas o mediante adjudicaciones directas son:
Sin embargo, ahora se permite al Oficial mayor o equivalente, a autorizar una adjudicación directa de una operación que corresponda a una invitación a cuando menos tres personas.
De cualquier manera, la suma de las operaciones que se realicen bajo este concepto, no podrán exceder del treinta por ciento del presupuesto autorizado a la dependencia o entidad, y para lo cual, se deberá presentar un informe del comportamiento de las adquisiciones, de manera trimestral, al Comité de Adquisiciones, el cual de describe más adelante.
Vale la pena señalar que entre dos procedimientos de invitación a cuando menos tres personas así como dos de adjudicación directa, existan diferencias entre ella, por ejemplo:
Pueden realizarse una invitación a cuando menos tres personas o de adjudicación directa, derivado de alguno de los supuestos de excepción señalados en el artículo 41, en estos casos, estos procedimientos deberán ser informados al Órgano Interno de Control de manera mensual.
Por otro lado, pueden realizar una invitación a cuando menos tres personas o de adjudicación directa, derivado de los montos máximos de actuación, y en estos caso, no se informan al Órgano Interno de Control, ambos casos van en el informe del comportamiento del gasto que se da de manera trimestral.
Para obtener el porcentaje de las contrataciones, en apego al artículo 42, se suman los montos de las invitaciones a cuando menos tres personas y de las adjudicaciones directas bajo el amparo del artículo 42 y se dividen entre el Monto total de las Contrataciones, multiplicando por 100. Este porcentaje debe ser menor o igual a 30.
El monto de las contrataciones, realizadas por licitaciones públicas, por los supuestos de excepción del artículo 41, más las contrataciones entre dependencias y entidades (artículo 1º de la Ley), se divide entre el Monto total de las Contrataciones, multiplicando por 100. Este porcentaje debe ser mayor o igual a 70.
La suma de los dos, debe dar el 100% de los montos de Contratación.
Mostramos el cuadro en donde se debe plasmar el comportamiento del gasto, denominado Cálculo y Determinación del porcentaje del 30%, a que se refiere el artículo 42 de la Ley, siguiente:
Este formato, lo pueden consultar en www.compranet.gob.mx, dentro de los criterios normativos.
En este formato se describe el procedimiento de cálculo, en donde además, se exceptúan las siguientes:
Partidas: 3201 y 3202,
Partidas: 3403, 3405 a 3407, 3409, 3410, 3412 y 3418
Partida: 3504
Partidas: 3814 a 3820 y 3826 a 3831
Partida: 5105
Partidas: 5903 a 5905
7.1.9.9. Testigo Social.
Los Testigos Sociales son personas físicas o morales, representantes de la sociedad civil, que participan con derecho a voz en las contrataciones que llevan a cabo las dependencias y entidades y, cuando se aplican recursos federales, de las Administraciones Públicas Estatales, emitiendo al término de su participación un testimonio sobre el desarrollo de las mismas, además de que, en cualquier momento de la contratación, alertan sobre presuntas situaciones irregulares.
A través de este mecanismo de participación y representación, se inserta al ciudadano en las contrataciones públicas relevantes, en las que por su complejidad, impacto o monto de recursos requieren una atención especial, con el fin de eliminar riesgos de opacidad y corrupción. En la página de la SFP, dentro de la sección de testigos sociales, encontrarán los requisitos de participación.
7.2 Invitación a cuando menos tres personas.
Muchos servidores públicos llaman a este procedimiento, una licitación pequeña, y con razón, su procedimiento es similar al de una licitación pública, salvo algunas excepciones.
No se requiere difundir el documento previo de la Convocatoria a la Invitación a cuando menos tres personas, pero si,
Se difundirá la Invitación en CompraNet y en la página de Internet de la Dependencia o Entidad.
Es optativa para la Convocante la realización del acto de junta de aclaraciones.
El acto de presentación y apertura de proposiciones podrá hacerse sin la presencia de los licitantes.
Se requiere que para llevar a cabo la adjudicación, se deberá contar con un mínimo de tres proposiciones susceptibles de analizarse técnicamente.
Los plazos para la presentación de las proposiciones no podrá ser inferior a cinco días naturales a partir de que se entregó la última invitación.
En el supuesto de que dos procedimientos de invitación a cuando menos tres personas hayan sido declarados desiertos, o bien uno sólo cuando éste derive de una licitación pública declarada desierta, el titular del área responsable de la contratación en la dependencia o entidad podrá adjudicar directamente el contrato, siempre que se mantengan los requisitos establecidos como causas de desechamiento en el procedimiento anterior.
Como recomendación, y con objeto de que no sean declarados estos procedimientos desiertos, se debe de tomar en cuenta invitar al mayor número posible de proveedores. El hecho de limitarse a únicamente a tres personas, da como resultado una gran cantidad de procesos declarados desiertos.
Por todo lo demás, el procedimiento, que se lleva a cabo, es similar o igual al proceso de una licitación, por lo que se deben de seguir los mismos pasos, incluyendo lo señalado para la participación de las micro, pequeñas y medianas empresas.
Se debe tomar en consideración que las empresas que sean invitadas a este procedimiento, deben de contar con capacidad de respuesta inmediata, así como con los recursos técnicos, financieros y demás que sean necesarios y cuyas actividades comerciales o profesionales estén relacionadas con el objeto del procedimiento.
En el caso de que dos procedimientos de Invitación a cuando menos tres personas, sean declarados desiertos, o bien uno solo cuando este derive de una licitación pública desierta, el titular del área responsable de la contratación, podrá adjudicar directamente el contrato, debiendo tener cuidado de que no cambien las condiciones establecidas en la Convocatoria a la Invitación.
7.3 Adjudicación directa.
De acuerdo a los montos máximos de adjudicación indicados en el Presupuesto de Egresos de la Federación, y calculados por la dependencia o entidad, se pueden realizar adjudicaciones directas, debiéndose contar con al menos tres cotizaciones con las mismas condiciones, que se hayan obtenido en los treinta días previos al de la adjudicación y consten en documento en el cual se identifiquen indubitablemente al proveedor oferente.
Por adjudicación Directa, entiéndase, el procedimientos de adquisición en donde no es necesaria un licitación pública o un procedimiento de invitación a cuando menos tres personas, derivado de los montos de actuación, o en su caso, dictaminado por el Comité de Adquisiciones.
Para fomentar el desarrollo y la participación de las empresas nacionales micro, pequeñas y medianas, las dependencias y entidades procuraran que las operaciones comprendidas en los supuestos de excepción a la licitación pública, sean adjudicadas a ellas cuando menos el cincuenta por ciento del valor de los contratos.
El Comité de Adquisiciones y su funcionamiento
Las dependencias y entidades deberán establecer comités de adquisiciones, arrendamientos y servicios que tendrán las siguientes funciones:
I.-Revisar el programa y el presupuesto de adquisiciones, arrendamientos y servicios, así como sus modificaciones, y formular las observaciones y recomendaciones convenientes;
II.-Dictaminar previamente a la iniciación del procedimiento, sobre la procedencia de la excepción a la licitación pública por encontrarse en alguno de los supuestos a que se refieren las fracciones I, III, VIII, IX segundo párrafo, X, XIII, XIV, XV, XVI, XVII, XVIII y XIX del artículo 41 de la Ley. Dicha función también podrá ser ejercida directamente por el titular de la dependencia o entidad, o aquel servidor público en quien éste delegue dicha función. En ningún caso la delegación podrá recaer en servidor público con nivel inferior al de director general en las dependencias o su equivalente en las entidades;
III.-Dictaminar los proyectos de políticas, bases y lineamientos en materia de adquisiciones, arrendamientos y servicios que le presenten, así como someterlas a la consideración del titular de la dependencia o el órgano de gobierno de las entidades; en su caso, autorizar los supuestos no previstos en las mismas.
Los comités establecerán en dichas políticas, bases y lineamientos, los aspectos de sustentabilidad ambiental, incluyendo la evaluación de las tecnologías que permitan la reducción de la emisión de gases de efecto invernadero y la eficiencia energética, que deberán observarse en las adquisiciones, arrendamientos y servicios, con el objeto de optimizar y utilizar de forma sustentable los recursos para disminuir costos financieros y ambientales;
IV.-Analizar trimestralmente el informe de la conclusión y resultados generales de las contrataciones que se realicen y, en su caso, recomendar las medidas necesarias para verificar que el programa y presupuesto de adquisiciones, arrendamientos y servicios, se ejecuten en tiempo y forma, así como proponer medidas tendientes a mejorar o corregir sus procesos de contratación y ejecución;
V. -Autorizar, cuando se justifique, la creación de subcomités de adquisiciones, arrendamientos y servicios, así como aprobar la integración y funcionamiento de los mismos;
VI.-Elaborar y aprobar el manual de integración y funcionamiento del comité, en el cual se deberán considerar cuando menos las siguientes bases:
a) Será presidido por el Oficial Mayor o equivalente;
b) Los vocales titulares deberán tener un nivel jerárquico mínimo de director general o equivalente;
c) El número total de miembros del Comité deberá ser impar, quienes invariablemente deberán emitir su voto en cada uno de los asuntos que se sometan a su consideración;
d) El área jurídica y el órgano interno de control de la dependencia o entidad, deberán asistir a las sesiones del Comité, como asesor, con voz pero sin voto, debiendo pronunciarse de manera razonada en los asuntos que conozca el Comité. Los asesores titulares no podrán tener un nivel jerárquico inferior al de director general o equivalente, y
e) El Comité deberá dictaminar en la misma sesión los asuntos que se presenten a su consideración; el Reglamento de la Ley establecerá las bases conforme a las cuales los comités podrán de manera excepcional dictaminar los asuntos en una siguiente sesión.
Los integrantes del Comité con derecho a voz y voto, así como los asesores del mismo, podrán designar por escrito a sus respectivos suplentes, los que no deberán tener un nivel jerárquico inferior a director de área, y
VII.-Coadyuvar al cumplimiento de la Ley y demás disposiciones aplicables.
La primera Sesión Ordinaria del Comité, debe realizarse en el mes de enero, consideramos que esta sesión es de gran importancia y por lo mismo, sugerimos un formato del orden del día, el cual deberán adecuarlo a sus necesidades, pero considerar cada punto que aquí se señala.
Como ejemplo, se muestra una Orden del Día:
COMITÉ DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS
ORDEN DEL DÍA
P R I M E R A S E S I Ó N O R D I N A R I A
XX DE ENERO DE 2010
Lista de asistencia y declaración de quórum.
Lectura y aprobación, en su caso, del Orden del Día.
Lectura y aprobación, en su caso, del acta de la Décima segunda Sesión Ordinaria del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios celebrada el día xx de diciembre de 2009.
Seguimiento de Acuerdos.
Presentación del formato CAAS del informe trimestral correspondiente a los meses octubre, noviembre y diciembre de 2009.
Asuntos Generales.
En cumplimiento a lo establecido en el artículo 21 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, se presenta en el formato correspondiente, el Acuse de recibo del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Ejercicio de 20__.(Si este es el caso y ya se subió a CompraNet).
• Designación de Suplentes del Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos.
• Presentación del volumen Anual de Adquisiciones.
• Presentación de los Montos Máximos de actuación.
• Calendarios de Sesiones ordinarias.
De las directrices ya mencionadas en el oficio circular No. UNCP/309/TU/00412/219, la Secretaría de la Función Pública, señala que en aquellas dependencias y entidades que no puedan cumplir con los niveles jerárquicos a que hace referencia los incisos b) y d) anteriores, deberán hacerle la consulta correspondiente.
Sin embargo, en fechas recientes, la SFP, emitió el siguiente Criterio de interpretación del artículo 22 fracción VI de la Ley:
1. Para efectos de interpretación y aplicación administrativa de lo dispuesto por el artículo 22 fracción VI de la Ley, los conceptos de "oficial mayor", "director general" y "director de área" se entiende referido a las estructuras de las dependencias señaladas en el artículo 1 fracciones I a III de la Ley, y el concepto "equivalente" se entiende referido a las funciones equiparables que se realizan en las entidades señaladas en el artículo 1 fracciones IV y V de la Ley; por cuanto corresponde a las funciones equivalente en las entidades, derivado de la diversidad de las nomenclaturas de los puestos y estructuras que se observa en las mismas, podrá considerarse como equivalente al "director general" o al "director general adjunto" a los servidores públicos que realicen funciones equivalentes en las entidades, independientemente de su denominación y rango jerárquico o salarial;
2. Considerando que al oficial mayor le corresponde ejercer las facultades y atribuciones relativas a la administración de los recursos humanos, materiales y financieros de las dependencias, al servidor público que realice las funciones equivalentes en las entidades, independientemente de su denominación, corresponderá presidir el CAAS;
3. Por cuanto corresponde a los vocales titulares, quienes el ordenamiento en comento prevé que deberán tener un nivel jerárquico de "director general" en las dependencias, resultará permisible considerar dentro de dicho concepto a los "directores generales adjuntos";
4. El criterio referido en el numeral 1, resultará aplicable a los asesores del CAAS, y
5. La designación de los servidores públicos que suplan las ausencias de los titulares del CAAS en las dependencias, deberán ser del grado jerárquico inmediato inferior al del titular, sin que resulte permisible que las funciones sean suplidas por un servidor público de nivel jerárquico inferior al de director de área; tratándose de las entidades, los suplentes deberán ser del grado jerárquico inmediato inferior al del titular, independientemente de su denominación y rango jerárquico o salarial.
Por lo que dicha consulta a la SFP, queda obsoleta.
Dentro de las obligaciones de las dependencias y entidades, está la de elaborar el Manual de Integración y Funcionamiento del Comité, el cual debe estar sujeto a un proceso a un proceso permanente de análisis que haga factible tomar en cuenta las modificaciones normativas que tengan incidencia en las materias de competencia del Comité, además de lograr formas de operación que le den mayor eficiencia en el desarrollo de su quehacer.
El Programa Anual de Adquisiciones
Sobre esta etapa es importante, tener el Diario Oficial de la Federación en donde se publique el presupuesto anual asignado a la Entidad Pública en la que se labora, de acuerdo con el (PEF) Presupuesto de Egresos de la Federación y de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal, ya que las inversiones que se vayan a realizar, deberán ser autorizadas previamente por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, para que nos sitúe los fondos líquidos necesarios para proceder a su contratación.
También en esta etapa es importante, saber la naturaleza de la adquisición a realizar, porque aunque es responsabilidad del área de finanzas de la Entidad Pública, asignar el centro de cargo y cuenta que corresponda a cada adquisición, debemos de tener en mente, que existen genéricamente tres cuentas fundamentales y son:
Partida 2000 para materiales y suministros (gasto corriente)
Partida 3000 para servicios generales.
Partida 5000 para bienes muebles e inmuebles (inversión).
Cuando se realicen adquisiciones con cargo a presupuestos estatales o municipales, se deberá contemplar lo establecido en las leyes correspondientes, para evitar las observaciones o sanciones de los órganos de auditoría, por incurrir en violaciones a la ley en la materia.
El Sector Público, tienen la obligación de programar y presupuestar los gastos que se realizaran en el ejercicio fiscal correspondiente, llamado Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, y publicar su programa a través del Sistema de Compras Gubernamentales (CompraNet) y de su página en Internet, a más tardar el 31 de enero de cada año.
Los gastos contenidos es dicho programa pueden ser modificados, debiendo informar de ello a la Secretaría de la Función Pública y actualizar en forma mensual el programa en CompraNet.
Para la formulación de los programas de adquisiciones, arrendamientos y servicios, se deberá considerar:
I. Acciones previas, durante y posteriores a las operaciones
II. Objetivos y metas a corto, mediano y largo plazo
III. Calendarización física y financiera de los recursos
IV. La unidad responsable de su instrumentación
IV. Programas sustantivos, de apoyo administrativo e inversión
V. Existencia suficiente de bienes, plazos de suministro, avances tecnológicos y en su caso, planos, proyectos y especificaciones
VI. Normas de la Ley Federal de Metrología y Normalización
VII. Requerimientos de bienes muebles a su cargo
VIII. Demás previsiones.
La planeación, programación, presupuestación y el gasto de las adquisiciones, arrendamientos y servicios se sujetará a las disposiciones específicas del Presupuesto de Egresos de la Federación, así como a lo previsto en la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria y demás disposiciones aplicables y los recursos destinados a ese fin se administrarán con eficiencia, eficacia, economía, transparencia, honradez e imparcialidad para satisfacer los objetivos a los que fueren destinados.
Las Políticas, Bases y Lineamientos
El artículo 1 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, penúltimo párrafo, confiere facultades a los Titulares de las Dependencias y los Órganos de Gobierno de las Entidades para que emitan políticas, bases y lineamientos en las materias que regula el citado ordenamiento legal.
En cumplimiento a lo establecido en dicho artículo y al Artículo 2 de su Reglamento se prevén que deben tener por objeto coadyuvar a regular las acciones relativas a la planeación, programación, presupuestación, contratación, gasto y control de las adquisiciones, arrendamientos de bienes muebles y la prestación de servicios de cualquier naturaleza.
Las Políticas, Bases y Lineamientos, se entenderán como normas internas de observancia obligatoria y regirán para todas las áreas, que intervengan directa o indirectamente en las operaciones que regulan, sin perjuicio de lo establecido en otras disposiciones Jurídicas aplicables.
En ese documento, independientemente de observar las disposiciones normativas, se debe incorporan lineamientos y acuerdos vigentes emitidos por la Secretaría de la Función Pública, de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público y de la Secretaría de Economía.
El artículo 134 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, así como su Reglamento, son disposiciones de aplicación general, por lo que puede dejar "vacíos" con respecto a las contrataciones específicas que llevan a cabo las dependencias y entidades, por lo tanto las Políticas, Bases y Lineamientos, deberán armonizar y dar congruencia normativa a las actividades de las áreas operativas con las disposiciones citadas, evitando transcribir disposiciones ya contenidas en la Ley o su Reglamento, y que no aportan valor a las Políticas, Bases y Lineamientos.
En la página de CompraNet, dentro de su capítulo de normatividad, existe la Guía sobre el Contenido Mínimo que debe considerarse en las Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios.
Así mismo, el artículo 2 del Reglamento de la Ley, señala los aspectos mínimos a contemplar o incluir en la Políticas, Bases y Lineamientos.
Con el establecimiento de las Políticas, Bases y Lineamientos, se concentran todos aquellos elementos que se consideran necesarios y suficientes para acreditar, en toda contratación de bienes o servicios que se realice, se haga bajo los criterios de economía, eficacia, eficiencia, imparcialidad y honradez, que aseguren las mejores condiciones, para el Gobierno.
Por tal motivo, a efecto de que las disposiciones de la Ley de referencia y su respectivo Reglamento se apliquen en forma adecuada para salvaguardar los objetivos del Gobierno, en lo concerniente a la consolidación de contrataciones, a la designación de los servidores públicos responsables de conducir los procedimientos de contratación, al otorgamiento de anticipos, a la forma a la que deberán sujetarse las garantías que se constituyan para el cumplimiento de los contratos, al otorgamientos de prórrogas a los mismos, a la determinación de darlos por rescindidos administrativamente, así como a los términos que deberán observarse para el pago oportuno de las obligaciones, etc., se deberán expedir las políticas, bases y lineamientos.
El Pedido y/o Contrato
Derivado del fallo emitido en una licitación pública, en una Invitación a cuando menos tres personas, o a través de una adjudicación directa, se deriva la formalización del compromiso en el cual se definan las obligaciones recíprocas por las partes, lo que se refleja en un documento denominado Contrato y/o Pedido.
Dentro del documento de la Convocatoria a la Licitación Pública o de Invitación a cuando menos tres personas, debe incluirse el modelo de Contrato, el que debe contener las obligaciones que se señalan en la Convocatoria y en las Actas de las Juntas de Aclaraciones.
La ley señala en su artículo 45, los conceptos que deben contener, y señala que las estipulaciones que se establezcan en el contrato no deberán modificar las condiciones previstas en las convocatorias a las licitaciones y sus juntas de aclaraciones.
Y a su vez el artículo 15 de la Ley, señala que los actos, contratos y convenios que las dependencias y entidades realicen o celebren en contravención a lo dispuesto por la Ley, serán nulos previa determinación de la autoridad competente.
La solución de las controversias se sujetará a lo previsto por el Título Sexto de la Ley, sin perjuicio de lo establecido en los tratados de que México sea parte.
Las dependencias y entidades se abstendrán de hacer modificaciones que se refieran a precios, anticipos, pagos progresivos, especificaciones y, en general, cualquier cambio que implique otorgar condiciones más ventajosas a un proveedor comparadas con las establecidas originalmente.
Sin embargo, el mismo artículo, señala que las dependencias y entidades podrán, dentro de su presupuesto aprobado y disponible, bajo su responsabilidad y por razones fundadas y explicitas, acordar el incremento del monto del contrato o de la cantidad de bienes, arrendamientos o servicios solicitados, mediante modificaciones a sus contratos vigentes, siempre que las modificaciones no rebasen, en conjunto, el veinte por ciento del monto o cantidad de los conceptos o volúmenes establecidos originalmente, y el precio sea igual al pactado originalmente.
Así mismo, cuando los proveedores demuestren la existencia de causas justificadas que les impida cumplir con la entrega total de los bienes conforme a las cantidades pactadas en los contratos, las dependencias y entidades pueden modificar el contrato, siempre y cuando la cancelación no rebase el diez por ciento del importe total del mismo.
Cualquier modificación a los contratos deberá formalizarse por escrito por parte de las dependencias y entidades, los instrumentos legales respectivos serán suscritos por el servidor público que lo haya hecho en el contrato o quien lo sustituya o esté facultado para ello.
Cuando los bienes, arrendamientos o servicios van a ser utilizados o prestados fuera del territorio nacional, y se acredite previamente que el procedimiento de contratación y los contratos no pueden realizarse dentro del territorio nacional, se podrán contratar en el extranjero, rigiéndose por la legislación del lugar donde se formalice el acto, aplicando en lo procedente lo dispuesto por la ley.
Aún así, las dependencias y entidades, para acreditar la aplicación de los principios dispuestos por la Ley, tanto la justificación de la selección del proveedor, como de los bienes, arrendamientos y servicios a contratar y el precio de los mismos, según las circunstancias que concurran en cada caso, deberá motivarse en criterios de economía, eficacia, eficiencia, imparcialidad, honradez y transparencia que aseguren las mejores condiciones para el Estado, lo cual constará en un escrito firmado por el titular del área usuaria o requirente, y el dictamen de procedencia de la contratación sea autorizado por el titular de la dependencia o entidad, o aquel servidor público en quien éste delegue dicha función.
11.1 Contenido mínimo de los contratos.
El artículo 45 de la ley, señala que los contratos o pedidos contendrán, en lo aplicable, lo siguiente:
I.-El nombre, denominación o razón social de la dependencia o entidad Convocante;
II.-La indicación del procedimiento conforme al cual se llevó a cabo la adjudicación del contrato;
III.-Los datos relativos a la autorización del presupuesto para cubrir el compromiso derivado del contrato;
IV.-Acreditación de la existencia y personalidad del licitante adjudicado;
V.-La descripción pormenorizada de los bienes, arrendamientos o servicios objeto del contrato adjudicado a cada uno de los licitantes en el procedimiento, conforme a su proposición;
VI.-El precio unitario y el importe total a pagar por los bienes, arrendamientos o servicios, o bien, la forma en que se determinará el importe total;
VII. Precisión de si el precio es fijo o sujeto a ajustes y, en este último caso, la fórmula o condición en que se hará y calculará el ajuste, determinando expresamente el o los indicadores o medios oficiales que se utilizarán en dicha fórmula;
VIII.-En el caso de arrendamiento, la indicación de si éste es con o sin opción a compra;
IX.-Los porcentajes de los anticipos que, en su caso, se otorgarían, los cuales no podrán exceder del cincuenta por ciento del monto total del contrato;
X.-Porcentaje, número y fechas o plazo de las exhibiciones y amortización de los anticipos que se otorguen;
XI.-Forma, términos y porcentaje para garantizar los anticipos y el cumplimiento del contrato;
XII.-La fecha o plazo, lugar y condiciones de entrega;
XIII.-Moneda en que se cotizó y se efectuará el pago respectivo, el cual podrá ser en pesos mexicanos o moneda extranjera de acuerdo a la determinación de la Convocante, de conformidad con la Ley Monetaria de los Estados Unidos Mexicanos;
XIV.-Plazo y condiciones de pago del precio de los bienes, arrendamientos o servicios, señalando el momento en que se haga exigible el mismo;
XV.-Los casos en que podrán otorgarse prórrogas para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y los requisitos que deberán observarse;
XVI.-Las causales para la rescisión de los contratos, en los términos previstos en la Ley;
XVII.-Las previsiones relativas a los términos y condiciones a las que se sujetarán la devolución y reposición de bienes por motivos de fallas de calidad o cumplimiento de especificaciones originalmente convenidas, sin que las sustituciones impliquen su modificación;
XVIII.-El señalamiento de las licencias, autorizaciones y permisos que conforme a otras disposiciones sea necesario contar para la adquisición o arrendamiento de bienes y prestación de los servicios correspondientes, cuando sean del conocimiento de la dependencia o entidad;
XIX.-Condiciones, términos y procedimiento para la aplicación de penas convencionales por atraso en la entrega de los bienes, arrendamientos o servicios, por causas imputables a los proveedores;
XX.-La indicación de que en caso de violaciones en materia de derechos inherentes a la propiedad intelectual, la responsabilidad estará a cargo del licitante o proveedor según sea el caso. Salvo que exista impedimento, la estipulación de que los derechos inherentes a la propiedad intelectual, que se deriven de los servicios de consultorías, asesorías, estudios e investigaciones contratados, invariablemente se constituirán a favor de la dependencia o de la entidad, según corresponda, en términos de las disposiciones legales aplicables;
XXI.-Los procedimientos para resolución de controversias, distintos al procedimiento de conciliación previsto en la Ley, y
XXII.-Los demás aspectos y requisitos previstos en la convocatoria a la licitación e invitaciones a cuando menos tres personas, así como los relativos al tipo de contrato de que se trate.
Para los efectos de la Ley, la convocatoria a la licitación, el contrato y sus anexos son los instrumentos que vinculan a las partes en sus derechos y obligaciones. Las estipulaciones que se establezcan en el contrato no deberán modificar las condiciones previstas en la convocatoria a la licitación y sus juntas de aclaraciones; en caso de discrepancia, prevalecerá lo estipulado en éstas.
Contratos abiertos.
El artículo 47 de la ley, señala que las dependencias y entidades podrán celebrar contratos abiertos para adquirir bienes, arrendamientos o servicios que requieran de manera reiterada conforme a lo siguiente:
I.-Se establecerá la cantidad mínima y máxima de los bienes, arrendamientos o servicios a contratar; o bien, el presupuesto mínimo y máximo que podrá ejercerse. La cantidad o presupuesto mínimo no podrá ser inferior al cuarenta por ciento de la cantidad o presupuesto máximo.
En casos de bienes que se fabriquen en forma exclusiva para las dependencias y entidades, la cantidad o presupuesto mínimo que se requiera no podrá ser inferior al ochenta por ciento de la cantidad o presupuesto máximo que se establezca.
Se entenderá por bienes de fabricación exclusiva, los que requieren un proceso de fabricación especial determinado por la dependencia o entidad.
No se podrán establecer plazos de entrega en los cuales no sea factible producir los bienes, y
II.-Se hará una descripción completa de los bienes, arrendamientos o servicios con sus correspondientes precios unitarios;
Las dependencias y entidades con la aceptación del proveedor podrán realizar modificaciones a los contratos o pedidos hasta en un veinte por ciento de la cantidad o presupuesto máximo de alguna partida originalmente pactada, utilizando para su pago el presupuesto de otra u otras partidas previstas en el propio contrato, siempre que no resulte un incremento en el monto máximo total del contrato.
11.3. Garantías
Para garantizar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el contrato que se adjudique con motivo de la licitación, deberá presentarse en el plazo o fecha previstos en la convocatoria a la licitación; en su defecto, a más tardar dentro de los diez días naturales siguientes a la firma del contrato, salvo que la entrega de los bienes o la prestación de los servicios se realice dentro del citado plazo y, la correspondiente al anticipo se presentará previamente a la entrega de éste, a más tardar en la fecha establecida en el contrato.
En caso de contratos abiertos, la garantía de cumplimiento del contrato deberá constituirse por el porcentaje que se determine del monto máximo total del contrato, y deberá estar vigente hasta la total aceptación de la Convocante de la prestación del servicio o la entrega de los bienes.
Cuando la contratación incluya más de un ejercicio presupuestal, la garantía de cumplimiento del contrato podrá ser por el porcentaje que corresponda del monto total por erogar en el ejercicio fiscal de que se trate, y deberá ser renovada cada ejercicio por el monto que se ejercerá en el mismo, la cual deberá presentarse a más tardar dentro de los primeros diez días naturales del ejercicio que corresponda.
A petición del proveedor, la dependencia o entidad podrá acceder a que no se sustituya la garantía otorgada en el primer ejercicio, siempre que continúe vigente y su importe mantenga la misma proporción que la del primer ejercicio, en relación al monto por erogar en cada ejercicio subsecuente.
Lo nuevo, con las reformas a la Ley, es que los titulares de las dependencias o los órganos de gobierno de las entidades, fijarán las bases, forma y porcentajes a los que deberán sujetarse las garantías que deban constituirse, considerando los antecedentes de cumplimiento de los proveedores en los contratos celebrados con las dependencias y entidades, a efecto de determinar montos menores para éstos, de acuerdo a los lineamientos que al efecto emita la SFP.
La sanción a proveedores por incumplimiento al Pedido y/o Contrato
La sanción a proveedores denominadas, penas convencionales por la Ley, señaladas en el artículo 45, fracción XIX y 53 primer párrafo de la Ley, sólo proceden cuando el proveedor lleva a cabo la entrega de los bienes con atraso y/o los servicios contratados se empiezan a prestar con retraso, en relación con la fecha pactada en el contrato o pedido.
Existen otro tipo de penas, estas son:
Deductivas, previstas en el artículo 53 Bis de la Ley, las cuales se aplican por motivo del incumplimiento parcial o deficiente en que pudiera incurrir el proveedor respecto a las partidas o conceptos que integran el contrato.
Sanciones por cancelación, establecidas por el artículo 64 cuarto párrafo del Reglamento de la Ley, y
Penas contractuales, que con fundamento en el segundo párrafo del artículo 53 de la Ley, pueden estipularse para que el proveedor responda de los defectos y vicios ocultos de los bienes o de la calidad de los servicios, o cualquier otra responsabilidad o incumplimiento de algún otro tipo de obligación, en que pueda incurrir en términos del contrato o de cualquier otra disposición legal aplicable.
Es atribución y obligación de cada dependencia o entidad establecer en sus Políticas, Bases y Lineamientos (PBL), las previsiones o detalles sobre la procedencia, determinación y aplicación de las penas convencionales.
Las penas convencionales se deben prever en todos los procedimientos de contratación de que se trate; sin importar si es una licitación pública, de cualquier carácter (nacional, internacional abierta o bajo la cobertura de los Tratados), invitación a cuando menos tres personas o adjudicación directa.
Serán procedentes las penas convencionales si en la Convocatoria de la licitación y en las invitaciones a cuando menos tres personas, así como en la solicitud de cotización, y por lo tanto en el contrato o pedido correspondiente, éstas se prevén de conformidad con lo dispuesto en las PBL de la dependencia o entidad contratante; esto es, las condiciones, términos, supuestos, porcentaje y límite máximo (en tiempo y monto) para imponerlas, se deben apegar a esas previsiones.
El procedimiento para su cálculo y determinación se pueden incluir en el contrato o pedido o, en su defecto el servidor público deberá remitirse a las disposiciones de las correspondientes PBL.
Las anteriores previsiones son aplicables, sin menoscabo de la modalidad o tipo de contrato que se formalice, esto es, cerrado, abierto, plurianual, abastecimiento simultáneo, o cualquier combinación de éstos.
La Ley, nos señala los límites para la aplicación de las penas, las cuales son:
Las penas convencionales a aplicarse a un proveedor no podrán exceder del monto de la garantía de cumplimiento del contrato y se determinarán en función de los bienes o servicios no entregados o prestados en la fecha convenida.
El máximo que se puede aplicar a un proveedor por concepto de penas convencionales es igual al monto de la garantía de cumplimiento del contrato.
Cuando la dependencia o entidad, conforme a la Ley, exima a los proveedores otorgar garantía de cumplimiento de contrato, el monto máximo de las penas convencionales por atraso que se les puede aplicar será del 20% del valor de los bienes o servicios entregados o prestados fuera de la fecha convenida.
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 1844 del Código Civil Federal, de aplicación supletoria a la Ley, las penas convencionales deben aplicarse bajo el principio de proporcionalidad, toda vez que si una parte de la obligación fue cumplida, la pena no puede ser aplicada a la totalidad del monto contratado.
Si la pena convencional que se pretende aplicar es mayor al monto de la garantía de cumplimiento o más allá, será ilegal.
La penalización se calculará a partir de la fecha pactada en el contrato para la entrega o prestación, para lo cual se debe considerar lo siguiente:
El periodo de penalización comienza a contar a partir del día siguiente en que concluye el plazo o fecha convenida para la entrega de los bienes o para la iniciación de la prestación del servicio.
La penalización debe aplicarse desde el primer día de atraso y tendrá como límite el número de días que resulten al dividir el porcentaje de la garantía de cumplimiento del contrato, entre el porcentaje diario de penalización establecido en las PBL, tal y como se ejemplifica más adelante.
En el supuesto que el incumplimiento del proveedor rebase la fecha límite máxima para que el mismo haga la entrega total de los bienes o preste el servicio, por haber agotado el monto de la garantía de cumplimiento del contrato, la dependencia o entidad podrá iniciar el procedimiento de rescisión administrativa, de conformidad con lo previsto en el artículo 54 de la Ley, lo cual no limita que el procedimiento de rescisión se podrá iniciar en cualquier momento.
Ejemplo: Contrato con una partida:
El contrato obliga a la entrega de 500 unidades de un mismo bien, con precio unitario de 400 pesos, lo cual totaliza un monto adjudicado de 200 mil pesos.
Se estableció una garantía de cumplimiento del contrato del 10% (20 mil pesos) y pena convencional del 0.5% por cada día de atraso.
La fecha límite máxima para que el proveedor haga la entrega total de los bienes es el 16 de agosto.
El máximo de penalización es de hasta 20 días; es decir:
Garantía de cumplimiento del contrato 10 % = 10% = 20 días máximo de penalización
Penalización por cada día de atraso 0.5%
Conforme a los datos anteriores el cálculo y determinación de las penas convencionales por atraso será la siguiente:
??La penalización por día no podrá ser superior al 10% del valor del bien, y la penalización total por los atrasos en la entrega no puede superar el 10% del valor del contrato (o sea el monto de la garantía de cumplimiento) en virtud del principio de proporcionalidad.
Ejemplo: Contrato con varias partidas:
El contrato integrado por 5 partidas de distintos bienes, cantidades y precios, por un total de 200 mil pesos.
Se estableció una garantía de cumplimiento del contrato del 20% (40 mil pesos) y pena convencional del 2% por cada día de atraso.
La fecha límite para la entrega de los bienes pactada es el 16 de agosto.
El máximo de penalización es de hasta 10 días; es decir:
Garantía de cumplimiento del contrato = 20% = 10 días máximo de penalización
Penalización por cada día de atraso 2 %
Conforme a los datos anteriores el cálculo y determinación de las penas convencionales por atraso será la siguiente:
??La penalización máxima a aplicar por día de atraso no podrá ser superior al 20% del valor del precio unitario del bien, en virtud del principio de proporcionalidad.
La Informática; como herramienta actual de los procesos de Adquisiciones del Sector Público
Uno de los más importantes proyectos instrumentados por el Gobierno Federal, en lo que respecta al uso de medios electrónicos es el Sistema de Compras Gubernamentales, denominado CompraNet, sistema que ha modificado el concepto de compras gubernamentales que se llevan a cabo en el país. Lo que permite que las adquisiciones se realicen con innovación, eficiencia y transparencia, siendo esta una de las actividades de mayor relevancia dentro de la Administración Pública Federal.
La importancia estratégica que representa para el Gobierno Federal resolver los problemas alrededor de la compra, asunto por demás polarizado en razón de sus diversas aristas, desde el punto de vista de costos, calidad, oportunidad y confiabilidad, aunado a la importancia que tiene el Gobierno Federal de que las compras se realicen con honestidad, que se utilicen sistemas que permitan llevar un control y supervisión de todas las adquisiciones y se combata a la corrupción, apoyándose en este sistema informático.
CompraNet, surgió de la necesidad de dar transparencia y mejorar los procesos de contratación de bienes, servicios, arrendamientos y obras públicas de la Administración Pública Federal; de ahí su objetivo de simplificar, modernizar y eficientar dichos procesos, mediante la automatización de las distintas etapas a través de la interconexión de las unidades compradoras, con los proveedores por medio de computadoras y redes de datos.
Desde 1995, surgió como idea, que se propuso y fue muy bien aceptada. Debido al interés que representaba el proyecto para diversos sectores, en ese mismo año, se comprometió su desarrollo en la Alianza para la Recuperación Económica y, posteriormente, en el Programa de Modernización de la Administración Pública, en el Programa de Desarrollo Informático, y en el de Política Industrial y Comercio Exterior, así como en la Alianza para el Crecimiento.
En febrero de 1996 se puso en línea una página en Internet con las convocatorias que se publican en el Diario Oficial, bajo ciertos mecanismos de búsqueda, ese mismo año se estuvieron haciendo pruebas para poder incorporar más información, después, en el año de 1997, a raíz de un acuerdo publicado el 11 de abril en el Diario Oficial, se hizo obligatorio que las unidades compradoras ingresaran directamente los datos a CompraNet, mediante un programa de cómputo que se les proporcionaba. También se empezaron a incluir los documentos de las bases de las licitaciones y se implementó un mecanismo para poder pagar las mismas en los bancos, con recibos que se generan desde la misma página. Por ejemplo, anteriormente, si una empresa quería participar en una licitación en alguna parte de la República, tenía que enviar a alguien a esa ciudad, revisar las bases de licitación y si le interesaba y cumplía con los requisitos que se pedían a las empresas para estar en condiciones de participar, compraba las bases. Con el nuevo esquema de CompraNet, se da a los empresarios la facilidad para que, desde su oficina, obtengan las bases de licitación y participen de manera gratuita.
En 1997 se incorporó a CompraNet, la información de notas aclaratorias, así como de los fallos y contratos —información que anteriormente era muy difícil de obtener— con esto se da un paso importante, porque el hacer accesible y pública la información acerca del dinero que gasta el gobierno, en qué lo gasta, a quién adquiere o contrata bienes y servicios y en qué condiciones, es lo que da transparencia y credibilidad al proceso
En 1998, la siguiente meta en el proceso fue el habilitar licitaciones electrónicas, esto es, que los empresarios desde sus propias oficinas pudieran enviar sus propuestas y que las unidades compradoras las recibieran con toda seguridad. Esto, aunque técnicamente era factible, normativamente no resultaba tan fácil, había que hacer modificaciones legislativas, se propusieron reformas a la Ley de Adquisiciones, mismas que fueron aprobadas por el Congreso hasta principios del año 2000. Es hasta ese momento en que se implementaron las licitaciones electrónicas y se hizo posible que hoy en día los empresarios, desde sus propias oficinas envíen sus propuestas por medios electrónicos en las licitaciones que se emiten bajo esta modalidad.
Para los empresarios, los beneficios resultan evidentes, ya que tienen más facilidades de participar en las licitaciones públicas, al disponer de información anteriormente limitada, gratuitamente, y disminuir sus costos. Las bases (ahora, llamadas Convocatoria) a través de CompraNet, ya no tienen costo, se pueden consultar tanto en las Unidades Convocantes como en CompraNet.
Al no tener que acudir a los distintos eventos en las unidades compradoras, pueden participar en más licitaciones; y como no se tienen que desplazar, ahorran viáticos, además de tiempo.
Por último, en cuanto a beneficios, están los que ha obtenido la sociedad, ya que se le está dando transparencia a todo lo que son las compras gubernamentales, lo que significa que ahora disponemos de mecanismos de rendición de cuentas; por primera vez cualquier ciudadano puede saber exactamente qué compra el Gobierno; a qué precios, a quién y bajo qué procedimiento.
La Licitación Electrónica
Se conciben en CompraNet, como procesos de contratación en los cuales los proveedores, pueden presentar en forma electrónica sus propuestas técnicas y económicas.
Con la finalidad de que los proveedores, puedan participar en Licitaciones Electrónicas, la SFP, estableció mecanismos de identificación electrónica, sustentados en la firma autógrafa, la cual permite validez jurídica a los documentos que se transmiten por el sistema CompraNet.
Las empresas interesada en participar en licitaciones electrónicas, deberá acudir a las oficinas de la SFP, con el objeto de que obtengan la certificación del medio de identificación electrónica.
Una vez realizado este trámite, y firmado su inscripción al sistema CompraNet, la SFP, otorga, el programa informático, así como el certificado digital que como medio de identificación electrónica deberá utilizar en sustitución de las firma autógrafa para enviar sus propuestas en las licitaciones electrónicas que sean publicadas en CompraNet.
Por lo que respecta a las unidades compradoras del Gobierno Federal, requieren un programa de cómputo para elaborar y transmitir información que se deriva de cada una de las etapas del proceso de licitación y para obtener las propuestas que los proveedores transmitan electrónicamente.
La SFP, determina las áreas Convocantes del Gobierno Federal que podrán hacer uso de medios remotos de comunicación electrónica para recibir propuestas a través de esta vía.
El artículo 27 de la Ley, señala que las áreas Convocantes que se encuentren autorizadas por la Secretaría de la Función Pública, estarán obligadas a realizar todos sus procedimientos de licitación, mediante dicha vía.
Asimismo, señala que será la SFP, quien operará y se encargará del sistema de certificación de los medios de identificación electrónica que utilicen las dependencias, entidades o los licitantes y será responsable de ejercer el control de estos medios, salvaguardando la confidencialidad de la información que se remita por esta vía.
Describimos el procedimiento general, para participar en una licitación electrónica, contenido en la página Web de CompraNet.
El proceso de licitación pública con modalidad de participación electrónica, por medio de CompraNet, consiste de manera general en los siguientes pasos:
I. La Convocante publica en en CompraNet y en el Diario Oficial de la Federación la convocatoria a la licitación.
II. La Convocante recibe preguntas para aclaración de la Convocatoria a la Licitación, realiza el acto de la junta de aclaraciones, elabora el acta resultante de ese acto y la publica en CompraNet.
III. La Convocante efectúa el acto de presentación y apertura de proposiciones:
Recibe las propuestas de los licitantes recibidas por el método tradicional.
Obtiene de la bóveda de seguridad de CompraNet las propuestas recibidas por medios remotos de comunicación electrónica.
Abre las propuestas recibidas en forma electrónica e imprime las partes que se hayan determinado en la Convocatoria a la licitación.
Realiza la apertura de las propuestas de los licitantes recibidas por el método tradicional.
Elabora el acta y la transmite a CompraNet.
IV. La Convocante evalúa las propuestas técnicas recibidas en forma tradicional y por medios remotos de comunicación electrónica, y elabora el análisis detallado de las propuestas técnicas y económicas.
V. La Convocante evalúa las propuestas económicas, elabora el fallo, efectúa acto de lectura del fallo, elabora el acta y la transmite a CompraNet.
VI. La Convocante formaliza la adjudicación mediante la firma de los contratos y transmite a CompraNet los datos relevantes de los mismos.
Certificación del medio de identificación electrónica
Con el propósito de que obtengan la certificación del medio de identificación electrónica, los interesados deberán acudir a las oficinas de la SFP, sitas en Insurgentes Sur No. 1735, piso 4, Colonia Guadalupe Inn, C.P. 01020, México, D.F., en días hábiles de las 9:00 a las 18:00 horas. Puede realizarse previamente una cita al teléfono 1454 4400.
Para obtener la certificación de su medio de identificación electrónica, exhibirán, la documentación siguiente:
a) Personas físicas: acta de nacimiento, identificación oficial con fotografía y cédula del Registro Federal de Contribuyentes; en caso de que el trámite lo realice a través de algún apoderado, adicionalmente, el documento notariado con el que se acredite el otorgamiento de dicha representación, así como la identificación oficial con fotografía y cédula del Registro Federal de Contribuyentes del apoderado.
b) Personas morales: testimonios de las escrituras públicas con las que se acredite su existencia legal, incluidas sus reformas, así como las facultades de su apoderado; identificación oficial con fotografía de dicho representante, y cédula del Registro Federal de Contribuyentes del apoderado y de la persona moral.
Tratándose de personas de nacionalidad extranjera, éstas deberán exhibir documentación equivalente a la aludida en los incisos de esta disposición, debidamente apostillada o certificada por el consulado mexicano en el país de que se trate, según corresponda.
Recibida la documentación de referencia, la SFP dentro de en un plazo máximo de 72 horas contadas a partir de su recepción verificará si el interesado cubre las condiciones requeridas. De resultar procedente el interesado firmará su inscripción a CompraNet, documento mediante el cual quedará obligado a sujetarse a los términos y condiciones previstos en el Acuerdo, y en el mismo acto la SFP le hará entrega del programa informático con su manual del usuario, así como del certificado digital que, como medio de identificación electrónica, deberá utilizar en sustitución de la firma autógrafa para enviar sus propuestas en las licitaciones públicas que admitan esta vía de participación.
El uso del certificado digital por parte de los interesados, tendrá una vigencia de un año contado a partir de su entrega, lapso durante el cual podrán, a su elección, participar por medios remotos de comunicación electrónica en las licitaciones públicas cuya Convocatoria a la licitación así lo establezcan en forma expresa.
Para renovar el uso del certificado, bastará que los interesados entreguen a la SFP un escrito firmado en el que manifiesten, bajo protesta de decir verdad, que la documentación exhibida para su inscripción no ha sufrido modificación alguna, por lo que respecta al acreditamiento de su personalidad o existencia legal y, en su caso, de las facultades de su representante.
Con su certificado digital, el licitante podrá identificar electrónicamente sus propuestas técnicas y económicas, lo que permitirá un registro pormenorizado sobre la procedencia, el tamaño y la integridad de cada documento, y se brindará tanto a los licitantes como a las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, la certeza necesaria sobre la autenticidad y confidencialidad de los documentos que se transmitan por medios remotos de comunicación electrónica a través de CompraNet.
Con objeto de estar vigentes, es recomendable visitar y consultar la página de CompraNet, y estar atentos a las reformas que se le hagan a la Ley y a los criterios normativos.
Guía para participar en las compras del Sector Público
La Secretaría de la Función Pública, elaboró una guía para orientar a las empresas sobre los pasos a seguir en los procesos de compras del Sector Público, la cual pueden consultar en la página correspondiente.
Aquí hacemos un concentrado de ello, agregándole algunos puntos que consideramos importantes.
15.1 Consultar los programas de adquisiciones, arrendamientos y servicios.
Estos programas formulados por las dependencias y entidades permiten apoyar la planeación de las empresas al disponer de información sobre las contrataciones previstas del gobierno federal.
Los programas se ponen a disposición de los interesados por las dependencias y entidades y se remiten a CompraNet a más tardar el 31 de enero de cada año. Los programas tienen un carácter informativo que no implica ninguna responsabilidad de contratación.
15.2 Consultar las convocatorias
Los interesados pueden consultar las convocatorias que emiten las dependencias y entidades para dar a conocer las licitaciones públicas de adquisiciones, arrendamientos, y servicios.
Estas convocatorias están disponibles en CompraNet, y se publican en el Diario Oficial de la Federación.
15.3 Consultar las Convocatorias a las licitaciones públicas de interés.
El documento de las Convocatorias está a disposición de los interesados a partir de la fecha de publicación de la convocatoria en CompraNet y hasta el sexto día natural previo al acto de presentación de proposiciones y apertura técnica, tanto a través de los medios de difusión electrónica de CompraNet, como en la página de Internet de la Convocante.
15.4 Adquirir el Documento de la Convocatoria a la licitación.
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