Metodología para desarrollar trabajo de sistemas (página 2)

Partes: 1, 2

Debe preguntarse continuamente si los datos que se han
facilitado son verdaderamente actuales o no. Una de las
definiciones útiles de la palabra hecho,
es que se trata de un acuerdo sobre algo que existe y es real, y
está basada en una serie de observaciones y puede
verificarse. La observación directa es el estudio de las
informaciones disponibles dentro de la organización,
así como el repaso de las situaciones similares que se
presenten en la literatura del campo.

La actitud en el análisis del sistema es la clave
para el éxito. Si trata de llegar a comprender las cosas
desde el punto de vista de la persona a las que se interrogan,
tendrán posibilidades muchos mayores de lograr el
establecimiento de una buena comunicación en ambos
sentidos.

Análisis de los hechos: mientras las
etapas anteriores y posteriores pueden suplementarse
perfeccionarse y rehacerse, en caso necesario, la base del
análisis es singular, decisiva, difícil de
estructurar y totalmente profesional. Es esa parte del
análisis de sistemas la que más se parece a un
arte. La mecánica de análisis se inicia con la
división del problema en sus partes componentes mas
pequeñas, poniendo posteriormente en tela de juicio
cada una de esas partes.

Por lo general, el analista recoge más datos de
los que necesita. Algunos no tendrá influencia sobre el
sistema mejorado, otros habrán sido superados o
necesitarán una actualización. Los que se aplican
al sistema en estudio deben agruparse bajo los puntos principales
del análisis. Al evaluar la información se
estará realizando una organización a partir de
varios puntos de vista. El analista debe acostumbrarse a captar
las ideas a medida que surgen, puesto que estas ideas pueden
ocurrírsele en cualquier momento. "El analista debe
aprender a escribir en la oscuridad, pues es un deber
profesional".

Cuando este tenga ideas debe ponerlas a prueba tan
pronto como sea posible con las personas que se estén
ocupando realmente de realizar el trabajo. Permita la ayuda,
mediante la expresión de críticas
constructivas.

Desarrollo de soluciones alternativas: la
definición del problema, la reunión de datos
actuales y su análisis, producen una gran cantidad de
entradas para el analista de sistemas. Sus procesos mentales
tantos conscientes como inconscientemente, relacionan,
evalúan, integran, descartan, cancelan, confirman,
eliminan y sintetizan siempre de acuerdo con los objetivos
del sistema que se esté estudiando. Todas y cada una
de las alternativas que quedan deberán incluirse en
una lista, con sus respectivas ventajas y desventajas y a
cada una de estas se le aplicará un valor
cuantitativo. El efecto de aplicación deberá
evaluarse de acuerdo con las metas a corto y largo
plazo.

El analista deberá tener mucho cuidado al
establecer el sistema y recordará que necesita de la
aprobación de los administradores para la
implementación. Por lo tanto, la proposición
deberá hacerla en términos generales haciendo
hincapié en los resultados, de acuerdo con los objetivos
de la organización. Debe expresarse con hecho
prácticos y ser breve.

Aplicación de la solución,
comprobación y modificación, en caso
necesario: cuando se selecciona para su aplicación
alguna de las alternativas desarrolladas en la etapa cuatro,
es preciso planear de manera detallada un programa, etapa por
etapa, para la instalación del nuevo sistema. El plan
debe incluir lo siguiente:

El programa de tiempo para cada etapa de
conversión del sistema presente al nuevo.
Los requisitos de adiestramiento necesario, quien se
ocupará de la preparación del programa de
instrucción y como se administrará.
El procedimiento para comprobación del
cambio, que lo comprobará y cuales son los criterios
que deben utilizarse.
El tiempo de espera necesario para pedir las formas,
obtener los equipos y designar el personal
necesario.
La preparación final de todos los
procedimientos y los métodos que se
apliquen.
El funcionamiento paralelo del sistema antiguo y el
nuevo, durante la fase de conversión.

Se efectúan modificaciones a medida que se van
evaluando los resultados del funcionamiento de un nuevo sistema
en las condiciones reales. Puede que esto con lleve a repasar por
las fases anteriores, pero en este caso el analista tendrá
más conocimiento de la situación. Con seguridad se
hará una fase completa de supervisión.

1.2 Relevamiento de la
información

La importancia y necesidad del relevamiento: es que con
ella se recogen los elementos que permitirán deducir si es
correcto el diagnóstico de la situación que se
arribe y si son acertadas las recomendaciones o sugerencias de
solución que se propongan. Para lograr información
en la cantidad y calidad requeridas, debe evitarse aceptar
declaraciones de tipo general que pueden llevar a falsas
interpretaciones y tener en cuenta la importancia de obtener la
información de fuentes originales y
autorizadas.

Las causas más comunes de errores al relevar son
la aceptación de expresiones indefinidas, la falta de
cotejo y verificación de la validez de los datos que se
obtienen, la falta de sistematización de la
información obtenida y la falta de equilibrio en la
cantidad de información relevada. El tipo de
información a relevar está directamente vinculado a
la finalidad del estudio.

Organización estructural.
Distribución del trabajo en un
órgano.
Procedimientos de trabajo.
Sistema de información.

1.2.1 Recolección interna de
datos

Consiste en el desarrollo de un conjunto de
técnicas dirigidas a reunir toda la información
necesaria de la organización y de los sistemas que son
objeto del trabajo de análisis. Entre ellos
encontramos:

Encuestas: se desarrollan mediante el
diseño de cuestionarios específicos que se
dirigen a los componentes de la organización:
usualmente se utilizan tres tipos de formularios: los
dirigidos a niveles gerenciales, a los supervisores y al
personal de línea. Para que una encuesta tenga
efectividad debe ser concreta, no muy extensa, de
fácil respuesta y deben acompañarse de los
cuestionarios con instrucciones relativas a como completar
cada punto de la misma.

Entrevistas: son el medio más
idóneo para llevar a cabo la recolección
interna de datos. Consisten en un intercambio directo de
información entre un analista y un componente de la
organización, en donde el analista, de acuerdo a un
plan de trabajo elaborado previamente, desarrolla una actitud
actual de conducción de la reunión.

1.2.2 Recolección externa de
datos

Involucra la búsqueda de antecedentes
relacionados con el estudio que se está desarrollando, que
puedan hallarse disponibles en el mercado, fuera del
ámbito de la empresa misma. Son tres las fuentes de este
tipo de datos. La primera es la bibliografía,
técnica, la segunda es la carpetas de análisis y la
adquisición de proyectos modulares. La importancia de la
recolección de datos frente a la interna ha ido
evolucionando, a tal grado que actualmente se le tiende a dar
igual nivel de jerarquía.

1.3. Análisis y
diagnósticos

El propósito de esta etapa es poner de manifiesto
los errores, problemas, deficiencias, retrasos, despilfarros que
presenta el sistema actual, plantear propuestas concretas de
cambio y fundamentarlas en términos técnicos y
empresarios, que puedan obtener para fortalecer su
diagnóstico.

Para ello se parte de los diagramas que representan la
situación actual en donde se marcan las operaciones y/o
sectores donde se han identificado problemas.

1.4. Diseños

Es la etapa donde se desarrolla la actividad creativa de
un programa de análisis de sistemas. En ella, el analista,
sobre la base de los antecedentes reunidos en la etapa de
relevamiento, formula sus objeciones sobre el sistema actual y
presenta su proyecto alternativo que tienda a superarlas. La
labor de diseño consiste en combinar los datos obtenidos
en el relevamiento con los conocimientos técnicos que
aporta el analista, para producir un sistema propuesto que tienda
a optimizar la eficiencia y eficacia.

A pesar de ciertos aspectos sobre el detalle
están sujetos a análisis o cálculos
automáticos, por lo tanto, ninguna solución
practica particular es la mejor para todos los problemas. El
diseño del nuevo sistema, quizá sea el paso
más importante en el proceso de reorganización de
una empresa.

El empleo del término "ideal" no esta referido en
el sentido de construir una organización totalmente
eficiente o perfecta, sino más bien se refiere con la
organización actual. Por lo que se refiere al
diseño de sistemas específicos dentro de una
organización, el analista debe tener en mente los
siguientes puntos:

Como trabajar el sistema propuesto.
Que personal utilizara y como estará
organizado.
Que cantidad y clase de equipo será
necesario.
Cuáles serán los costos de
operación del nuevo sistema.

Por lo tanto el diseño de un nuevo sistema
consistirá principalmente en:

Diseñar un sistema básico, es
donde el analista desarrolla su plan de trabajo, donde
indicara las actividades por orden de importancia;
logrará esto tomando notas de los siguientes
aspectos:

Opinión general de la actividad más
importante.
Actividades que resulten muy costosas.
Actividades de larga duración.
Actividades en las que haya ineficiencia.
Actividades que indique la gerencia.

Una vez seleccionada la actividad con la que se
dará principio al diseño del sistema, se
desarrollan los siguientes pasos:

Actividades que indique la gerencia.
Identificar y evaluar los elementos de
análisis.
Diseñar y escoger las mejores alternativas de
proceso.
Finalmente elaborar los diagramas de flujo
conteniendo la descripción general de las alternativas
escogidas en el punto anterior.

Analizar la consolidación o
integración de sus actividades, una vez que se ha
llegado a este punto se analizan todas las actividades y se
deberá tratar de encontrar relaciones entre ellas de
tal manera que sea posible lograr consolidaciones entre
algunas de las mismas. Hecho esto es ocasiones es posible
adelantar conclusiones del equipo que será
utilizado.

Determinación de la configuración
del equipo necesario, la finalidad que persigue este paso
es encontrar el equipo necesario e indicado para satisfacer
las necesidades requeridas, procurando evitar caer en el
error y adaptar las necesidades a un equipo
determinado.

Preparación del plan preliminar para la
implantación del sistema, en esta fase se define
el tiempo y costo que tomará implementar el sistema,
mediante las siguientes sugerencias:

Definición de la organización que va a
llevar a cabo el proyecto.
Iniciar el programa de educación y
entrenamiento.
Diseño de los planes de instalación de
equipo.
Diseño de sistema detallado.
Establecimiento de procedimientos de
conversión de sistemas.
Adaptación del local y accesorios.
Selección y entrenamiento del personal de
operación.
Conversión del sistema y pruebas
piloto.

Personal: según las proporciones de las
actividades se estimará el número de analistas de
sistemas programadores que requieran.

Tiempo y costo: con base en las
estimaciones antes hechas de las actividades, se obtendrá
el tiempo y costo del periodo de implantación.

Determinar el impacto del nuevo sistema en las
utilidades de la empresa, para hacer una correcta
evaluación de la utilidad que producirá el
nuevo sistema, se deberá balancear, por una parte, los
gastos y beneficios intangibles que el mismo ocasiones. Para
obtener los beneficios hay varios procedimientos:

Comparar los costos reales del sistema actual contra
los del sistema propuesto, tomando como base un lapso de
tiempo cualquiera o el de un ejercicio contable.
Comparar los costos departamentales que arrojen los
dos sistemas, con base también en los
tiempos.

Para determinar los beneficios intangibles es necesario
hacer estimaciones en los siguientes aspectos:

Impacto en la clientela por un mejor
servicio.
Mayor eficiencia en la operación de la
empresa.
Tener prevista la operación de la empresa
para los próximos años.

1.4.1. Global

En la etapa del diseño global, se debe formular
el proyecto de sistema que, incorporando los cambios aceptados,
de cómo resultada el sistema propuesto. Dicho
diseño se realiza mediante la formulación de
diagramas de procesos similares a los utilizados para exponer la
situación actual, mediante ellos se planifica globalmente
el sistema, sin omitir secuencia de procesos y planteado un
cuadro consistente y completo.

1.4.2. Detallado

Este diseño involucra:

La redacción de manuales de
procedimientos.
La redacción de manuales de
organización, recopilando funciones y tareas por
sector.
El diseño de los registros y la
identificación de archivos.
El diseño de los registros y la
identificación de archivos.
La formulación de los diagramas de
lógica de los programas definidos en los diagramas de
lógica de los programas definidos en los diagramas de
sistemas propuestos en la etapa de diseño
global.
La preparación de la carpeta de
programación.
La redacción de los programas.
La compilación y correcciones a nivel maquina
hasta dejarlos en condiciones de procesar.
La realización de las pruebas con datos
reales y depuración de problemas hasta dejarlos en
condiciones de funcionar.

Esta etapa concluye cuando se terminan los manuales de
procesamiento y organización.

1.4.3. Mejoras-Rediseño

Al igual que un activo fijo requiere de mantenimiento o
reparaciones menores, un sistema de información
también necesita de modificaciones y mantenimiento, ya sea
a nivel de la estructura de los datos o a los programas que
componen el sistema de información. En esta fase todo
sistema necesita que se le realicen modificaciones o mejoras
menores para mantener su operatividad. Una reparación
mayor de n activo fijo puede a veces resultar insatisfactoria,
por lo que la adquisición de un activo nuevo
solucionaría las deficiencias de funcionamiento del activo
viejo. Igualmente, el mantenimiento a un sistema de
información puede no resultar suficiente y se hace
necesario, le inicio de un nuevo ciclo de vida y desarrollo de
sistemas. El mantenimiento de un sistema de información
contable, se realiza enfocado a corregir errores en:

El mantenimiento a las bases de datos que
almacenan la información, se presenta por errores
en la información, inconsistencias o pérdidas
de la misma por causas ajenas a interacción directa
con los datos, tales como fallas del procesador central o
caídas de tensión. Un error de inconsistencia
se presenta como consecuencia directa de la
interacción con los datos y genera información
errada en su organización lógica.

El mantenimiento a los programas de un
sistema contable, generalmente se presenta por errores en la
programación o nuevas necesidades de
información, no previstas en un principio de acuerdo
con los requerimientos iniciales. Debe ponerse especial
cuidado a las señales que emite un sistema de
información cuando está en el momento de
requerir el inicio de un nuevo ciclo de vida y desarrollo de
sistemas.

1.5. Implementación

Es el proceso mediante el cual el sistema propuesto es
llevado a las prácticas, sustituyendo al anterior.
Constituye la etapa que adquiere mayor relevancia, pues todo
trabajo que queda a nivel de proyecto no tiene utilidad real para
la organización que lo adquirió.

Una vez que se ha encontrado la solución a un
problema y se cuenta con el mejor sistema, es posible que existan
diversos criterios de agrupaciones de conceptos. Algo importante
en lo relativo a las aprobaciones necesarias en las distintas
fases de desarrollo del sistema, pues es fácil encontrar
que nuestro mejor sistema habiendo sido desarrollado en todo
detalle no es aprobado y es necesario volver a
empezar.

Mucho depende del nivel de área de sistemas sobre
quien debe tomar las decisiones de aprobación o rechazo.
Es cierto que en numerosas ocasiones un magnifico sistema no
puede ser implantado porque no se sabe lograr su
aprobación, porque no se sabe vender, porque no se logra
cooperación para vencer la resistencia al cambio. A
continuación se señalan conceptos más
generales sobre el particular:

Presentación del sistema: Debe
prepararse cuidadosamente la presentación del sistema.
Esta es la principal herramienta con que cuenta el
analista.

Debe contener un informe con los antecedentes del
estudio, objetivos, método de desarrollo,
descripción del sistema propuesto, costo, limitaciones y
recomendaciones.

Notificación de áreas
afectadas: este punto es sumamente importante, ya que se
debe comunicar por escrito a las áreas que afecta el
sistema, con la finalidad de que a su presentación
acudan todas las personas involucradas. Esta
comunicación se puede hacer por medio de memoranda
donde se notifica que se esta en disposición de
presentar el informe para mostrar el procedimiento
señalado.

Tiempo y lugar adecuado: se deberá
escoger con sumo cuidado el tiempo en que efectuara la
presentación del sistema, pues de ello
dependerá el éxito o fracaso de la venta final
de la idea. No menos importante es el lugar donde se va a
efectuar la presentación del sistema. Deberá
ser en un lugar cerrado libre de distracciones, y las
personas puedan oír a los exponentes y ver lo que se
presenta.

Dirección de juntas: Es importante
para la presentación del sistema, la mayor
coordinación posible. Es recomendable establecer un
orden para la toma de la palabra, con el objeto de que al
hacer la presentación, según se exponga se
vallan resolviendo dudas acerca del tema en cuestión.
Para esto se establecerá un moderador que puede ser el
ejecutivo correspondiente.

Ayuda audiovisuales: Es de mucha ayuda los
audiovisuales tiene la ventaja de aclarar cualquier duda que
surja en la comprensión del sistema. Uno de los
objetivos principales de este medio es atraer la
atención de los presentes, por lo que deben ser lo
más amenos y gráficos posible; así
servirá de guía para la explicación del
analista y ayudara a resolver dudas de funcionamiento del
sistema y sus beneficios.

Aprobación de los ejecutivos: En caso
de ser aprobado el sistema el analista deberá explicar
al ejecutivo que hacer para la implementación; en este
caso se presenta dos fases:

Actividades a desarrollar: es donde
se establece una lista de pasos a seguir, como
son:

Comunicación al personal sobre la
decisión de la dirección.+
Elaboración del programa de
acción.
Selección del área que realizara el
nuevo sistema.
Selección del personal de análisis y
adestramiento de sistema.
Prueba de instalación.
Instalación de los nuevos
procedimientos.
Revisión o auditoria de dichos
procedimientos.

Plan de acción a seguir: al
final, se presentará una grafica de actividades donde
aparezcan en forma ordenada y consecutiva todas las
actividades que se van a realizar con sus respectivos tiempos
y una fechas exactas de la implantación del sistema;
también se anexará una hoja para ser firmada
por los ejecutivos donde afirman su conformidad con el plan.
Es importante, que en esta fase inicial de
implementación se señalen las
responsabilidades. Se aconseja usar un cuadro de
distribución de actividades y
responsabilidades:

CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DE
RESPONSABILIDAD PARA

LA IMPLEMENTACION DEL
PROYECTO____________________________NUM.____________________

CANTIDADES

UNIDAD QUE INTERVIENE

FECHA

UNIDAD QUE INTERVIENE

FECHA

UNIDAD QUE INTERVIENE

FECHA

DE A

DESCRIPCION DE
ACTIVIDADES

AUTORIZACIÓN

1.5.1. Planeación y
entrenamiento

La introducción de cambios en un sistema en una
empresa conlleva dificultades, por eso toda institución
debe tener un plan para realizar en el proceso; un sistema
básico de tal planeación
incluirá:

Necesidad y objetivos del enfoque de la
administración de proyectos: En ocasiones cuando
se intenta introducir nuevos sistemas se encuentra alguna
resistencia, una exposición convincente de la
necesidad de conceptos, métodos e instrumentos para
administrar e proyecto convertirá la resistencia
potencial en un apoyo activo. Con esto una exposición
concisa de los objetivos que se tienen para la
implantación del nuevo sistema, dará una mejor
comprensión a los directivos.

Política de administración de
proyectos: estas políticas deben definir lo que
siguiente:

Los tipos de esfuerzos que serán considerados
como proyectos formales.
Las categorías de proyectos.
El enfoque de la administración y
organización que será utilizado.
La autoridad y responsabilidad formales del director
del proyecto en varias categorías de
proyectos.
Las relaciones entre el director del proyecto y los
directores auxiliares.
Los medios para solución de un
conflicto.
Las responsabilidades en el desarrollo,
implantación y operación de los sistemas de
administración de proyectos, si es que van a
utilizarse.

Enseñanza y capacitación: Hay
que contar con algunos medios para presentar y explicar la
necesidad, los objetivos y la política de la
administración de proyectos. No es suficiente la mera
distribución de instructivos, manuales e
información escrita similar. Se requiere clase de
capacitación en estas áreas.

Si esta capacitación se efectúa
apropiadamente, brindará resultados considerables al
lograr la comprensión del personal principal asignado a
algún proyecto en lo que respecta los problemas a que se
enfrentan diversas partes de la organización.

Estructura de la organización: Se debe
preparar un plan para llevar a la práctica la
política de administración de proyectos que
tenga la organización. Esto incluirá la serie
de medidas y la correspondiente programación
relacionadas con las fases del ciclo de duración de
los proyectos, para lograr la cabal identificación del
proyecto en la organización desde su comienzo hasta su
terminación.

Sistemas de manejo de proyectos: El plan de
implantación debe incluir el diseño, el
desarrollo o la obtención, de sistemas apropiados de
administración de proyectos. Se tomaran provisiones
para probar en forma adecuada el sistema, antes de
comprometerse a fondo en utilizarlo. En la mayoría de
las organizaciones, se indicara el desarrollo y el
mejoramiento continuos.

Implantación en proyectos
específicos: El proyecto inicial que va a ser
administrado según los nuevos enfoques será
seleccionado cuidadosamente para minimizar dificultades y
aumentar el grado de éxito inicial. Un plan de
implantación detallado también aumentara las
posibilidades de éxito. Se recomienda un enfoque
evolutivo para no exceder el número máximo de
cambios que pueda asimilar el medio en que se
introducen.

Funcionamiento del manejo de proyectos: Los
procedimientos operativos que lleva a la práctica, la
política de la administración del proyecto
deben ser establecidos.

Administración de proyectos
simultáneos al nivel colectivo: En el ambiente de
varios proyectos simultáneos hay que establecer los
medios para interrelacionarlos y alcanzar metas colectivas a
nivel superior.

Evaluación de la administración del
proyecto: Se lleva a cabo una evaluación continua
para determinar los siguientes factores:

¿Se alcanzan los objetivos de la
política?
¿Funciona realmente el enfoque? En caso
negativo, ¿cuál es la razón?
¿Se descubren otros problemas que requieran
la atención de la administración?
¿Se mantiene el debido equilibrio entre la
administración del proyecto y las necesidades ajenas a
ella?

1.5.2. Desarrollo de las tareas

La función del analista en esta fase previa al
comienzo del sistema propuesto no se circunscribe a esperar que
cada responsable cumpla con la tarea asignada, sino que, se
extiende a:

Efectuar el seguimiento activo.
Resolver problemas sobre la marcha.
Desarrollar algunas de las funciones
preparatorias.

1.5.3. Lanzamiento

Es el momento en que el sistema se inicia efectivamente
en operaciones. Para implementar un sistema existen varias formas
para este objetivo, entre ellos tenemos:

Método instantáneo: este
método podrá ser implantado si cumple con los
siguientes requisitos:

El sistema anterior no debe implicar un gran volumen
de operaciones ni un número excesivo de unidades
administrativas.
No debe requerir la utilización de locales
separados entre si; y si se necesita, debe contarse con
medios adecuados para el desplazamiento del
personal.
El personal tendrá que estar convencido de la
validez del sistema con que se operará.

Prueba piloto: este método consiste en
un ensayo en una parte de la organización, con el fin
de comprobar su eficiencia; aunque esto no quiera decir que
podrá tener la mima validez en el resto del
total.

Implantación en paralelo: cuando el
sistema nuevo comprende complejos y de gran envergadura, es
recomendable el método en paralelo. Consiste en que
por un tiempo determinado se operará con los dos
sistemas, ya que nos permitirá realizar ajustes y
modificaciones al nuevo sistema sin llegar a ocasionar
problemas graves; además proporciona la
familiarización pausada por parte del personal
afectado.

Método parcial o por aproximaciones
sucesivas: Este método consiste en la
implementación de una parte del nuevo sistema, para no
causar grandes alteraciones; una vez normalizada esta parte,
hay que avanzar a la siguiente parte, y así
sucesivamente, hasta obtener la implantación completa.
En esta fase el analista resulta importante y critico. Debe
estar presente para conseguir que el sistema se ponga en
marcha, debe actuar para solucionar los problemas que puedan
presentarse y dar el asesoramiento necesario a aquello que
tengan dudas respecto de cómo desarrollar las tareas
que le competen.

1.6 Control de resultados

Esta fase se extiende desde el lanzamiento del sistema
hasta el momento en que el mismo funciona con el grado de
aplicación que se ha fijado como satisfactorio, o hasta
cuando con un informe final crítico el analista anuncia el
fracaso de la implementación. Durante esta etapa el
analista busca evaluar el grado de cumplimiento de las normas de
procedimiento emitidas, para determinar la real aplicación
del nuevo sistema. La faz de seguimiento culmina con un informe
final, en donde se detallan los logros obtenidos y los puntos que
han quedado pendientes.

1.7 Los manuales de sistemas

Un manual es un conjunto de documentos que partiendo de
los objetivos fijados y las políticas implantadas para
lograrlo, señala la secuencia lógica y
cronológica de una serie de actividades, traducidas a un
procedimiento determinado, indicando quien los realizará,
que actividades han de desempeñarse y la
justificación de todas y cada una de ellas, en forma tal
que constituyen una guía para el personal que ha de
realizarlas.

Agustín Reyes Ponce: el
concepto de un manual es de suyo empírico, variable, y
fácil de comprender: "significa un folleto, libro,
carpeta, etc., en los que de manera fácil de manejar se
concentran en forma sistemática, una serie de elementos
administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la
conducta que se pretende entre cada grupo humano en la
empresa".

Graham Kellog: "El manual presenta
sistemas y técnicas especificas. Señala el
procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal
de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que
desempeña responsabilidades específicas. Un
procedimiento por escrito significa establecer debidamente un
método estándar para ejecutar algún
trabajo."

Los manuales son un medio de comunicación muy
especializado y requieren habilidades de comunicación
especializadas; habilidades que normalmente no se aprenden en la
escuela o en el trabajo. Los manuales son un registro de informes
e instrucciones que se utilizan para orientar los esfuerzos
humanos; es aquel donde se tiene la tarea de organizar, delegar,
supervisar y vitalizar o estimular; es la concentración de
las cartas de descripción del método.

Los manuales de organización son elementos
básicos de referencia y de auxilio en la empresa para
obtener el control deseado de los esfuerzos del personal. Por
medio de estos manuales pueden proporcionarse al personal sus
deberes y responsabilidades, los reglamentos de trabajo,
políticas y objetivos de la empresa, en una forma
sencilla, directa y autorizada.

Los manuales son un conjunto de normas, reunidas en un
cuerpo orgánico, que explican el desarrollo de los
procesos administrativos. Tiene como función lo
siguiente:

Transmiten a los responsables las normas
establecidas.
Sirven de guía para poder explicar a los
responsables los lineamientos de procedimiento a
implementar.
Constituyen una fuente de consulta para resolver
situaciones específicas.
Permiten una mayor flexibilidad en la
distribución del personal.
Facilitan la adaptación del personal que se
incorpora.
Constituyen un elemento de referencia que
proporciona la versión oficial de la
compañía.
Sientan las bases para la solución uniforme
de situaciones similares.
Establecen una versión escrita que sirve para
conocimiento de la evolución de los procedimientos en
la organización.

Como crear un manual

El primer paso para preparar un manual es determinar lo
que se desea lograr. Para hacer esto, el interesado se
deberá hacer las siguientes preguntas:

¿Cuál es el objetivo de la
organización al crear este manual?
¿Qué beneficios proporcionara el
manual a los usuarios?
¿Qué espero yo (o mi departamento)
lograr con este manual?

Además de alcanzar los objetivos de la
organización, el manual debe ayudar también a su
departamento. Si cuenta con un manual, posiblemente tendrá
que hacer maneo preguntas y hacer manos reparaciones. Cuando este
determinado los objetivos del manual, recuerde que todos tiene
una meta en común: obtener resultados. El propósito
del manual es asegurar que sus usuarios se comporten de una
manera específica, ya sea que se trate de obedecer las
reglas de la compañía o seguir un procedimiento en
particular. Si un manual alcanza esta meta es un éxito
definitivo.

¿Quién crea los
manuales?

Los encargados de desarrollar los manuales no encajan
claramente en el organigrama de la empresa como sucede con los
tesoreros. Algunas veces forman parte del área de
servicios administrativos o de comunicaciones de la
corporación. Sin embargo con demasiada frecuencia
están dispersos por la organización y cada
departamento genera sus propios manuales. Cuando la
producción del anual no esta centralizada, la
organización termina con una proliferación de
manuales de todos los tamaños y formas. Generalmente, cada
manual tiene su propio formato, diseño y estilo y, lo que
es peor, hay ocasiones en las que se contradicen entre sí.
La solución de estos problemas es crear un departamento
centralizado que se encargue de producirlos.

Como planear un manual

Disponga del tiempo suficiente para la
plantación. A la larga esto representara un ahorro de
tiempo.
Haga que otras personas revisen sus planes. La
revisión no solo debe incluir a su supervisor, cuya
aprobación puede ser obligatoria, sino también
a personas que hayan participado directamente en la
producción de manuales o que tengan una
relación estrecha con el que esta haciendo.
Confirme por escrito todas las estimaciones de
tiempo, dinero y personal. Muchas personas hacen estimaciones
verbales "de momento", y posteriormente se olvidan de
ellas.
Planee desde ahora las actualizaciones. Incluso el
mejor manual necesitara revisiones y actualizaciones dentro
de los seis meses siguientes a su
distribución.
Anticípese a los problemas. Descubrirá
que reparar los problemas antes que se presenten da como
resultado un gran beneficio.

Redacción del manual

El primer paso para planear la redacción es
definir la materia de que se trata.
El segundo paso consiste en determinar quien
recopilara los datos.
El tercer paso es, decidir quien escribirá el
manual
El último paso en la plantación de la
redacción es establecer un programa temporal de
trabajo.

En el proceso de redacción

Uso de la voz activa.
Escriban en tiempo presente.
Omita las palabras innecesarias.
Usen la estructura paralela de ideas
coordinadas.
Evítese incorrecciones y los adjetivos
desplazados.
Evítese los participios mal situados y
confusos.
Eviten las palabras rimbombantes y la
jerga
Exprésense con claridad.
Sean humanos.
Redacten las frases para que los nombres
estén en plural.
Reemplacen los pronombres con los nombres que
representan.
Omita los pronombres de tercera persona.
Se pueden utilizar los sufijos del masculino, con
los del femenino entre paréntesis.
Incluya una frase que indique que se usara masculino
para referirse a ambos géneros.
Usen a veces el masculino y, en otras ocasiones, el
femenino.

Revisión de los manuales

Alguien que conozca el tema deberá revisar el
texto, para verificar su contenido y exactitud. Esa persona no
tendrá necesariamente autoridad suficiente para aprobar
que el manual se use en la empresa; sin embargo, tendrá
que ser un experto en el campo y tener la capacidad de suficiente
para determinar si el contenido del manual es exacto.

También debe revisar el manual un miembro del
personal especializado en asuntos legales de la
organización. La revisión asegura que el manual
respete las leyes pertinentes y satisfaga los requisitos de las
dependencias reguladoras que tenga jurisdicción sobre la
empresa.

El no revisar cuidadosamente la legalidad puede dar como
resultado acciones judiciales importantes. Finalmente la
revisión se refiere a la calidad y a la claridad de la
redacción. La persona encargada de esta revisión
debe estar muy familiarizada con los principios de la buena
redacción.

Ventajas

Logra y mantiene un sólido plan de
organización.
Asegura que todos los interesados tengan una
adecuada comprensión del plan general y sus propios
papeles y relaciones pendientes.
Facilita el estudio de los problemas de la
organización.
Sistematiza la iniciación, aprobación
y publicación de las modificaciones necesarias en la
organización.
Sirve como guía eficaz para la
preparación, clasificación y
compensación del personal clave.
Determina la responsabilidad de cada puesto y su
relación con los demás de la
organización.
Evita conflictos jurisdiccionales y
yuxtaposición de funciones.
Pone en claro las fuentes de aprobación y el
grado de autoridad de los diversos niveles.
La información sobre funciones y puestos
suele servir como base para la evaluación de puestos y
como medio de comprobación del progreso de cada
quien.
Conserva un rico fondo de experiencia administrativa
de los funcionarios más antiguos.
Sirve como guía para el adiestramiento de
novatos.

Desventajas

Muchas compañías consideran que son
demasiado pequeñas para necesitar un manual que
describa asuntos que son conocidos por todos sus
integrantes.
Algunas consideran que es demasiado caro,
limitativo, y laborioso preparar un manual y conservarlo al
día.
Existe el temor de que pueda conducir a una estricta
reglamentación y rigidez.

Los manuales generan costos en su desarrollo los cuales
se subclasifican en:

Costos de desarrollo: son todos los costos
que la empresa tiene que incurrir para el inicio del proceso
de documentación tales como:

Planificación del personal de apoyo involucrado,
consultores especializados, herramientas de software a utilizar,
horas extras de trabajo por parte de los empleados,
etc.

Costos de implantación: estos son
todos los costos relacionados para dar a conocer el contenido
de los manuales y darles vigencia a todos los niveles que
apliquen en la organización. Aquí se incluyen
las horas de entrenamiento de personal, ejemplares de manual
para empleados que lo requieran y cualquier otro costo
necesario.

Costos de mantenimiento: están
representados por las actualizaciones periódicas que
normalmente tiene los manuales sean estos por cambios menores
o revisiones totales a su contenido, por innovaciones
tecnológicas, cambios operativos o promulgación
de leyes y reglamentos que impliquen el desarrollo de nuevos
procedimientos. A medida que transcurre el tiempo los costos
del manual van disminuyendo.

1.7.1. Manuales de organización

Dentro las técnicas para documentar una empresa
se pueden encontrar distintos tipos de manuales, cada uno para un
determinado fin. Una clasificación de los manuales en el
contexto de la organización es la siguiente:

De sistemas, métodos y procedimientos
manuales
De sistemas computarizados.

A su vez se pueden subdividir los manuales
en:

Los manuales de técnicas: son aquellos
en los cuales se explican las pautas, pasos o procedimientos
que deben seguirse para aplicar alguna técnica
específica.

Es un manual de contenido múltiple que trata
acerca de los principios y técnicas de una actividad
determinada. Se elabora como fuente básica de referencia
para el órgano responsable de la actividad y como
información general para todo el personal interesado en
esa actividad

Manuales de actividad: muestra todos los
pasos a seguir en diferentes situaciones de trabajo. Por
ejemplo un manual de horario de trabajo.

MANUAL DE INDUCCION DE
PERSONAL

ASUNTO

Políticas de
personal

Pág. No. 1 de 1

CAPITULO

Fecha de vigencia: 12/2009

PUNTO

Sustituye pág.:

APORBADO POR

Rubén
González

De fecha:

Monografias.com

Manual de organización: Estos manuales
exponen con detalle la estructura de la empresa y
señalan los puestos y la relación que existe
entre ellos para el logro de sus objetivos. Explican la
jerarquía, los grados de autoridad y responsabilidad;
las funciones y actividades de los órganos de la
empresa. Generalmente contienen graficas de
organización, descripciones de trabajo, cartas del
límite de autoridad, entre otras cosas.

Un ejemplo de manual de organización puede ser el
siguiente:

MANUAL DE
ORGANIZACIÓN

ASUNTO

Descripción de
cargos

Pág. No. 1 de 1

APROBADO POR

Lourdes Estrada Sainz

De fecha:

Denominación del
cargo:

Gerente de contabilidad

Gerencia:

Contraloría

Departamento/Sección:

N/A

Responsable ante:

Contralor

Supervisor a:

Jefe de contabilidad

Propósito del
cargo:

Planificar, dirigir y coordinar todas
las actividades que desarrolle la compañía en
el área contable.

Responsabilidades:

Aquí se explican las
responsabilidades que asume el llevar este
cargo.

Un manual de organización debe tener al menos el
siguiente contenido:

Índice numérico.
Introducción

Breve reseña histórica de la empresa o
departamento
Justificaciones de la realización del
manual

Instrucciones para el manejo y modificaciones del
manual
Definición de conceptos
básicos.

Objetivos.
Políticas.
Responsabilidades.
Relaciones de trabajo.
Objetivos de la empresa.
Estructura organizativa.
Deberes y responsabilidades de los niveles
directivos.
Descripciones detalladas de cargo.

Los manuales de políticas: estos
documentan todas las guías de acción generales
que tienen una empresa en distintas áreas tales como:
recursos humanos, mercadeo, finanzas, producción y
otras. Las políticas se enuncian en forma declarativa
y deben guiar la pauta de acción de los empleados para
cada una de las tareas que se desee documentar.

Manual de normas y procedimientos: detalla
todos los procedimientos que se vienen realizando en la
empresa de acuerdo con lo explicado. Por otra parte, este
tipo de manuales establecen las pautas específicas
acerca de las normas aplicables en forma general o
específica para los procedimientos identificados en la
organización.

Una norma detalla la forma como debe llevarse a cabo
un procedimiento. A diferencia de una política tiene un
carácter específico y no general.

Un manual de normas y procedimientos debe tener al menos
el siguiente contenido:

Índice numérico.
Introducción.
Instrucciones para el manejo y modificaciones de los
aspectos tratados en el
manual.
Normas.
Procedimientos
Instructivo de los formúlarios.
Formularios.

1.7.2 Manuales de Procedimientos
Administrativos

Los manuales de sistemas computarizados
documentan los sistemas que contemplan el uso significativo
de un computador en un alto número de operaciones o
procedimientos. Dentro de esta clasificación podemos
encontrar manuales de:

Usuario
Operación
Documentación de sistemas; los que a su vez
se subdividen en:

Diseño físico
Procesos
Salidas

Manuales de usuarios: explican en forma
general como funciona un sistema mecanizado e instruyen al
usuario sobre la forma de interactuar con el sistema, es
decir, le informan como puede utilizar y obtener del sistema
la información que requiere. Por lo general debe
incluir documentación tal como:

Instalación de sistema
Procedimientos para capturar y procesar la
información
Principales reportes
Guía de errores o mensajes del
sistema

Manuales de operación: son similares a
los manuales de usuario, la diferencia radica en el mayor
nivel de detalle que muestran los manuales de
operación de sistemas. Este es por lo general usado
por usuarios expertos.

Manuales de documentación de sistemas:
estos plasman todo el proceso de análisis y desarrollo
de un sistema que forman parte del ciclo de vida y desarrollo
de los sistemas. Estos sirven para efectuar modificaciones y
mejoras en los sistemas y representan una de las herramientas
críticas para ser usadas por los analistas y
programadores. Dentro de estos manuales podemos encontrar los
Manuales de diseño físico, los
cuales especifican la forma en la cual están
organizados los datos en el computador. Esto manuales deben
incluir aspectos tales como:

Tipo de almacenamiento.
Nombre del archivo.
Diseño de registro.
Periodicidad de actualización.
Etiqueta que lo identifica en el medio de
almacenamiento.
Forma de organización.

Manuales de procesos: muestran todos los
aspectos referentes al procesamiento que se le dan a los
datos en un sistema. Las herramientas que se pueden utilizar
para elaborar este tipo de manuales son:

Cartas estructurales.
Diagramas HIPO (Hierachy Input Process
Output).
Tablas de decisión.
Diagramas de flujos de datos.
Flujogramas y diagramas Warnier/Orr
(construcción lógica de programas)

El diagrama Hipo es aquel que indica cuales son las
entradas a un proceso, después la elaboración de un
proceso y también las salidas de un proceso. Se refieren
al ciclo de vida de un proyecto (diseño y
documentación de software). Este método fue creado
con el propósito de ayudar a los diseñadores a no
perder la pista de alguna función dentro de un sistema
grande. Ésta es su principal ventaja con la que cuenta con
respecto a otras notaciones, ya que este método permite
tener una vista panorámica de las entradas, procesos y
salidas de datos. Esto lo hace una herramienta útil para
la documentación de programas, además de que le
puede facilitar al autor de un programa el recordar lo que hace
el sistema después de cierto tiempo.

Diagramas Warnier/Orr, este método ayuda al
diseño de estructuras de programas identificando la salida
y resultado del procedimiento, y entonces trabaja hacia
atrás para determinar los pasos y combinaciones de entrada
necesarios para producirlos. Los sencillos métodos
gráficos usados en los diagramas de Warnier/Orr hacen
evidentes los niveles en un sistema y más claros los
movimientos de los datos en dichos niveles. En el podemos
utilizar toda la terminología estudiada hasta ahora en lo
que respecta a identificadores, constantes, variables,
expresiones y operadores, teniendo en cuenta que la
característica fundamental es la forma de diseñar
el programa que será descendentemente y la
representación utilizada.

Manuales de salidas: muestran los reportes y
como fueron diseñados, sean estas consultas por
pantalla o sean reportes impresos. Las salidas de sistemas
son frecuentemente documentadas en forma manual, a
través de formularios denominados Spacin
Charts, los cuales muestran un diseño
físico para cada una de las salidas del sistema.
Generalmente la documentación de sistemas se ha venido
realizando en forma manual, sin embargo, existen programas
que soportan la tarea de documentar los sistemas
computarizados.

1.7.3 Manuales de contabilidad

Toda empresa tiene la necesidad de documentar el trabajo
realizado. Para llevar esto a cabo disponen de manuales, que
tiene como objeto sistematizar las relaciones entre los
integrantes de una organización, instruir a los empleados
en distintas áreas de la organización. Dentro del
área contable, los manuales tienen una aplicación
sumamente amplia ya que permiten guiar el trabajo que debe llevar
a cabo el personal del departamento de contabilidad. En esta
área los manuales contables son:

De políticas contables.
Del código contable o de cuentas
contables.
De normas y procedimientos contables.

Manuales de políticas contables
detalla todas y cada una de las políticas que se
siguen en la entidad respecto a los registros contables. Las
políticas deben estar siempre de acuerdo con
principios de contabilidad de aceptación general y
ello debe ser declarado en los manuales. Estas
políticas deben ser organizadas, enunciadas y
detalladas en el orfen que son presentadas las partidas en
los estados financieros y a las que son asociadas. Los
manuales de políticas de contabilidad se establecen
dos subdivisiones:

Políticas generales de
contabilidad: son declaraciones que enuncian la
aceptación de los principios de contabilidad
generalmente aceptados Una entidad debe adoptar y así
declarar los principios de contabilidad:

Realización
Periodo contable
Costo histórico
Negocio en marcha
Unidad económica
Revelación suficiente

Políticas específicas de
contabilidad: se refieren a los tratamientos
contables especiales y aplicables a ciertas operaciones o
transiciones de partidas específicas de los estados
financieros. Estas políticas pueden ser enunciadas con
base en el orden de presentación de las partidas en
los estados financieros.

Manual del código contable: detalla
todas y cada una de las cuentas, su naturaleza y los
conceptos por los cuales se debitan o acreditan. Este tipo de
manual es uno de los que tienen mayor uso en el área
contable y que ayudan a explicar los movimientos que se
manejan por cada una de las cuentas. Los movimientos de
debido y crédito establecen la naturaleza final del
saldo de cada cuenta.

MANUAL DEL CÓDIGO
CONTABLE

ASUNTO

Código contable

Pág. No. 1 de 1

CAPITULO

Fecha de vigencia: 12/2009

PUNTO

Activo

Sustituye Pág.:

APROBADO POR

Farzad Javanmardian

De fecha:

PROPIEDADES PLANTA Y
EQUIPO

CUENTA

SUBCUETNA

NOMBRE DE LA
CUENTA

190

Edificios y construcciones

Se debita por:

Se acredita por:

Manuales de normas y procedimientos contables
detalla cada uno de los procedimientos contables.
También puede especificar los asientos de tipo
contable que se realizan para un determinado procedimiento.
Igualmente este tipo de manuales debe establecer las normas
que sean aplicables a cada uno de los procedimientos
previamente definidos.

Conclusión

Cada más se hace necesario que los profesionales
del área contable y de las disciplinas administrativas,
adquieran conocimientos básicos de sistema. Debido a esto
consideramos que los temas que desarrollamos en este trabajo nos
han dado una muy valiosa guía, que podemos tomar en cuenta
a la hora que nos toque desarrollar trabajos de
sistemas.

Hemos obtenido los conocimientos necesarios de la
metodología que debe llevarse en el desarrollo de trabajos
de sistemas. Aprendimos con la elaboración de este trabajo
los conceptos claves de cada uno de los temas que desarrollamos y
en que consisten los mismos.

En lo relativo a metodología para desarrollar
trabajos de sistemas, muy probable no tengamos un conocimiento
cabal del tema, sin embargo ya contamos con la base necesaria
para comprender y trabajar en la elaboración de un trabajo
de sistemas.

Bibliografía

En libros:

Sistemas administrativos, análisis y
diseño. Por GUILLERMO GOMEZ CEJA/
MCGRAW-HILL
Organización de empresas: análisis,
diseño y estructura. Por ENRIQUE BENJAMIN FRANKLIN/
MCGRAW-HILL