Gestión de los costos de la calidad (página 2)

Las definiciones acerca de los costos de calidad
han venido evolucionando rápidamente en los últimos
años. Han de ser un traje a la medida de cada
organización, basadas en sus propias necesidades. Los
costos de calidad son aquellos en que se incurren por el
cumplimiento de requisitos de un producto o
servicio
adecuado a satisfacer las necesidades implícitas o
explícitas de los clientes y los
costos asociados por no cumplir estos requisitos.

Importancia de
los Costos de Calidad

Existen diferencias de acuerdo a los criterios comparativos de
los autores sobre la relación de los costos de calidad con
respecto a otros indicadores de
eficiencia, no
se establece un óptimo, dados fundamentalmente por la toma
de información, la cual puede abarcar costos tangibles e
intangibles, sin embargo estos costos de calidad pueden variar
según sea el tipo de empresa,
circunstancias en que se encuentre el negocio o servicio, la
visión que tenga la organización acerca de los
costos de calidad, su grado de avance en calidad total,
así como las experiencias en mejoramiento de procesos.
Estos criterios proporcionan a la entidad un poder de
análisis para la toma de
decisiones. Con la obtención de los costos de calidad,
se obtienen los costos innecesarios y evitables que encarecen los
bienes y
servicios. Estos, a su vez, afectan la competitividad
y, a la larga, los salarios y los
estándares de vida.

Medir los costos de calidad, permiten centrar la atención en asuntos en los que se gastan
grandes cantidades, y se detectan las oportunidades que en
potencia
podrían ayudar a reducir los gastos,
además, de medir el desempeño y constituir una base para la
comparación interna entre productos, servicios, procesos y
departamentos, además, la medición de los costos de calidad sirve
para poner en relieve los
fraudes. Su medición es el primer paso hacia el control y el
mejoramiento.

Ventajas del cálculo de
los costos de la calidad.

• 1. Proporciona una entidad
  manejable.

• 2. Proporciona una visión
  única de la calidad.

• 3. Proporciona un medio para medir
  los cambios.

• 4. Proporciona un sistema de
  prioridades para los problemas.

• 5. Asegura que los objetivos de la
  calidad estén junto con los fines y
  objetivos.

• 6. Proporciona la manera de
  distribuir correctamente el costo de la calidad para obtener
  máximos beneficios.

• 7. Induce la calidad en la sala de
  consejo.

• 8. Mejora el uso eficaz de los
  recursos.

• 9. Aporta un nuevo enfoque para
  hacer bien el trabajo todas las veces.

• 10. Ayuda a establecer nuevos
  procesos.

• 11. Proporciona una medida de las
  mejoras realizadas.

• 12.  La reducción de los
  costos de la calidad es una de las mejores maneras de
  incrementar los beneficios de una
  organización.

Aspectos
conceptuales básicos sobre los costos de
calidad

Los costos totales relacionados con la calidad en
una empresa,
vienen determinado por la suma de los costos de obtención
de la calidad (prevención y evaluación) más los costes de los
fallos o defectos (internos y externos). Normalmente, al aumentar
el costo de
obtención de la calidad se ve reducido el costo de los
fallos, por tanto, las empresas deberán buscar la zona en
la que se sitúa su costo total óptimo de calidad.
Esta zona estaría ubicada en el punto en el que los costos
totales de calidad son mínimos y el nivel de calidad
óptimo.

Los costos de obtención de la
calidad[3]también denominados costos de
conformidad, pueden definirse, como aquellos costos que se
originan a consecuencia de las actividades de prevención y
de evaluación que la empresa debe
acometer en un plan de calidad.
Así, las actividades de prevención tratan de evitar
que se produzcan fallos, mientras que las de evaluación
pretenden detectar los fallos lo antes posible y sobre todo antes
de que los productos o servicios lleguen a los
clientes.

Los costos de prevención son aquellos en
que incurre la empresa al intentar reducir o evitar los fallos de
calidad, es decir son costos de actividades que tratan de evitar
la mala calidad de los productos y/o servicios. Todas estas
actividades consumen generalmente una serie de factores, cuyo
asentamiento contable debe de encontrarse registrado en la
contabilidad
general de la empresa, se puede efectuar fácilmente la
asignación de costos, referentes a la calidad, entre las
distintas actividades operativas implantadas para llevar a cabo
los programas de
calidad. Esta distribución de costos podría
también ser utilizada para la planificación presupuestaria de los costos
de prevención de la calidad.

Costos de prevención:

• Ingeniería de la calidad.

• Establecimiento de la calidad.

• Planeación de la calidad.

• Información sobre la calidad.

• Evaluación de los proveedores.

• Auditorías de la calidad.

• Contactos con los clientes para conocer sus
  expectativas.

• Análisis de la capacidad del equipo y del
  proceso.

Tareas asociadas a los Costos de
Prevención.

• Planificación de la Calidad

• Evaluación de nuevos productos

• Elevación de la calificación del
  personal

• Información de la Calidad

• Estimulación por la Calidad

• Desarrollo del Sistema de la Calidad

Los costos de evaluación son aquellos en
que la empresa incurre para garantizar que los productos o
servicios no conformes con las normas de calidad puedan ser
identificados y corregidos antes de su entrega a los clientes, En
otras palabras, son costos de medición, análisis e
inspección para garantizar que los productos, procesos o
servicios cumplen con todas las normas de calidad y con el
objetivo de satisfacer al cliente (externo
o interno).

Costos de evaluación:

• Inspección de materias primas.

• Inspección de empaque.

• Supervisión de las actividades de
  evaluación.

• Aceptación del producto.

• Aceptación del proceso.

• Pruebas de campo.

• Administración del departamento de
  calidad.

Tareas asociadas a los Costos de
Evaluación.

• Inspección de Entrada

• Inspección del Proceso

• Inspección Final y de Salida

• Ensayo de Productos

• Certificación de Conformidad

• Clasificación

• Autocontrol

El que las empresas no alcancen el nivel de calidad
deseado se debe a los fallos o defectos, es decir, a la no
calidad, no conformidad o mala calidad. Los costos ocasionados
por los fallos cometidos, normalmente, disminuyen en
función de la efectividad y eficiencia de las inversiones
destinadas a la prevención y evaluación de la
calidad. Cuando una empresa, después de haber implantado
un programa de
calidad total, empieza a sentir los efectos de las actividades de
prevención y evaluación, observa como se van
reduciendo sus costos de la no calidad.

Los costos de fallos o de la mala
calidad[4]dependiendo del momento en el que se
detectan, pueden dividirse en costos de fallos internos, que son
los que se descubren antes de la entrega al cliente, o en costos
de fallos externos, cuando se detectan después de que el
cliente haya recibido el producto o servicio. También debe
considerarse como costo de fallos externos el que se genera por
los retrasos en la entrega del producto al cliente, ya que dichos
retrasos son causa de insatisfacción. Se considera que
siempre que el cliente perciba el fallo, se trata de un fallo
externo.

Costos de fallos internos:

• Desperdicio

• Reproceso

• Paralizaciones (relacionadas con los
  defectos)

• Reinspección

• Reprueba

• Cambios en el diseño

• Actividades de clasificación

• Horas extras

Costos de fallos externos:

• Ventajas perdidas

• Devoluciones Descuentos

• Garantías

• Reparaciones

• Fiabilidad del producto

• Ajustes por quejas

• Tratamiento de las reclamaciones

Tareas asociadas a los Costos por
Fallos.

El principio básico para obtener Calidad en
nuestros días es el "Principio de la Prevención",
prevenir ante todo, prevenir es mejor que rehacer, hacer las
cosas bien desde la primera vez, tener en cuenta también a
los Clientes internos, que si se educa a los empleados en el
principio de que "el próximo paso del proceso es mi
Cliente", si se logra que cada uno de los procesos sea eficaz y
eficiente, se logra Calidad con eficiencia, objetivo que
deberá proponerse toda organización que pretenda
competir en el mercado de hoy, que pretenda contar con Clientes
fidelizados.

Los costos tangibles o costos explícitos
son aquellos que se pueden calcular con criterios convencionales
de costos, normalmente siguiendo principios de
contabilidad generalmente aceptados. Por lo general estos
costos van acompañado de un desembolso de efectivo por
parte de la empresa, se trata básicamente de costos de
personal y
materias primas y materiales.
Los costos intangibles, también denominados costos
implícitos son aquellos que se calculan con criterios
subjetivos y que no son registrados como costos en los sistemas de
contabilidad. La mayoría de los costos intangibles se
sitúan en la categoría de costos de fallos
externos, como por ejemplo la perdida de imagen de la
Compañía. No obstante también pueden
aparecer cuando la empresa incurre en fallos internos, por
ejemplo la desmotivación de los empleados.

En términos cuantitativos, la importancia
relativa de los costos intangibles es mayor que la de los costos
tangibles. Muchos autores usan el ejemplo del iceberg,
señalando que la mayoría de los costos intangibles
se sitúan en la parte oculta del mismo, siendo ignorados
por los sistemas convencionales de contabilidad,
posesionándose los tangibles en la parte visible, dando a
entender que los mismos están perfectamente localizados en
el sistema
contable.

La reducción de los Costos de la Calidad es una
de las mejores maneras de incrementar los beneficios de una
organización. Es por ello que se plantea que la Calidad es
una reserva de la producción (y de los servicios), dado que
por supuesto es necesario para una organización invertir
en Calidad. Necesita controlar estos gastos para lograr que sean
mínimos y en la misma medida que los disminuye, aumentan
sus beneficios. Dado que el precio de un
producto o servicio está conformado por la sumatoria del
costo y la ganancia, si la organización logra disminuir
sus costos, a precios
constantes, aumentará indiscutiblemente sus ganancias o
beneficios, lo cual logra sin grandes inversiones en tecnología, ni
ampliaciones de su capacidad.

La difusión del reporte de los Costos de la
Calidad es estrictamente interna y limitada a unos cuantos
puestos de la organización. Dado que, al igual que el
Estado de
Resultados y el Balance
General, el reporte de los Costos de la Calidad contiene
datos
confidenciales sobre la empresa, es conveniente limitar su
difusión a aquellas personas que pueden aprobar o negociar
acciones
sistematizadas de corrección o mejora. No obstante se
deben elaborar reportes especiales de los costos de las fallas
internas y externas para que sean de conocimiento
de todos los empleados.

Aplicando el
método de costeo por actividades (CPA)

Teniendo en cuenta que la mayoría de las
actividades de costos de calidad no pueden ser identificadas
claramente en el plan de cuentas de la
contabilidad
financiera, y estas se encuentra dentro de los diferentes
elementos de costos+gastos de dicho plan de cuentas, es necesario
emplear un método
científico que nos permita extraer de los estados de
resultados de la contabilidad financiera los costos y gastos de
las actividades propias del sistema de gestión
de la calidad. Para lograr este propósito se puede emplear
la técnica de costeo por actividades.

Los Sistemas de Gestión de la Calidad cuantifican
esas actividades no conformes y el Sistema ABC los
valora.

Conclusiones

La hotelería,
es una actividad mercantil de venta de
servicios de alojamiento y gastronomía fundamentalmente, ésta
tiene características generales y económicas
financieras especiales que la diferencian de otras actividades
comerciales e industriales. Algunas de las características
generales de este sector son: gran diversidad y complejidad,
rigidez de la oferta,
condicionamiento a factores exógenos y demanda
elástica.

Entre las características económicas y
financieras especiales se destacan las siguientes:

La naturaleza del
producto hotelero: La naturaleza o características del
producto vendido por una industria
cualquiera es de considerable importancia para ésta por un
buen número de razones; un producto duradero puede
almacenarse por largos períodos de tiempo y
mantenerse en grandes cantidades para asumir los picos en la
demanda; durante los períodos de alza de precios existe la
posibilidad de vender a un precio aumentado un producto que fue
producido algunos meses atrás a un costo relativamente
bajo.

El producto del hotel es
enteramente diferente: En el área de alojamiento una
habitación que no ha sido vendida es una pérdida de
ingresos irrecuperable. En forma similar, en el área de
gastronomía una parte de la comida que no se vende es
perecedera, tanto en forma de materia prima,
como elaborada.

Las características de su ciclo de operaciones: En
algunas actividades industriales o comerciales es largo el tiempo
que transcurre desde la compra y recepción de las materias
primas para la producción o mercancías para la
venta y el momento de la venta del producto terminado, algunas
veces muchos meses. Otra de las características
básicas de la actividad económica financiera del
hotel es lo corto de su ciclo de operaciones, ya que las
operaciones son prácticamente diarias. Los comestibles
recibidos por la mañana a menudo se procesan más
tarde esa misma mañana y se venden el mismo
día.

La inestabilidad o fluctuación de los ingresos: Una de
las características más importantes de la actividad
hotelera, lo constituye la variabilidad de su ciclo de
operaciones, ya sea el ciclo anual, los días de la semana
o las horas del día, lo que provoca una inestabilidad o
fluctuación en los ingresos, con las consiguientes
implicaciones en el resultado final de la actividad.

La causa primaria o fundamental de la inestabilidad de los
ingresos en los hoteles lo
constituye, las características de su ciclo anual de
operaciones, que se comporta por temporadas según las
condiciones climatológicas o los eventos
económico sociales, (estaciones del año, ferias y
eventos internacionales de prestigio, etc.) que se producen,
tanto del polo turístico emisor, como del polo receptor, o
de su área geográfica de emplazamiento.

Esta estructura de
operación, con altibajos cíclicos da lugar a las
denominadas temporadas altas o de máximo nivel de
producción y a las temporadas bajas con escaso o
ningún nivel de ingresos, lo que produce en muchos casos
la necesidad del cierre total o parcial de la instalación
hotelera durante la temporada baja.

La estructura de costos de un hotel: El costo de la
operación de un hotel, es decir el costo de la
producción o prestación de sus servicios puede
definirse: como la expresión monetaria de los recursos de
todo tipo empleados en el proceso de atención a los
huéspedes y usuarios de los servicios del hotel; incluye
los gastos por concepto de
comestibles, bebidas, materiales de todo tipo, combustibles,
energía y otros objetos de trabajo
consumidos en el proceso, así como los gastos por la
remuneración del trabajo, la depreciación de equipos, edificios y otros
medios, la promoción y el marketing, el
mantenimiento
de las instalaciones, los impuestos y otros
gastos que se originen como resultado de las actividades que
desarrolle la entidad hotelera.

El desarrollo del
turismo en
Cuba ha sido
una de las Estrategias del
país en su afán de buscar alternativas para
recuperar la economía como base del mejoramiento
social.

Actualmente, el turismo es uno de los principales renglones
económicos que exige los mayores esfuerzos para darle una
mayor y mejor explotación a los recursos con que se
cuenta.

En el mundo actual es imposible permanecer ajenos a la lucha
por ofertar productos y servicios que satisfagan las expectativas
de los clientes, por lo que cada vez, más organizaciones
implantan sistemas de la calidad. A la hora de comenzar este
camino muchas veces no cuentan con un procedimiento que
las guíe, lo que provoca demoras en la
implantación, consultorías interminables y gastos
innecesarios de recursos materiales y humanos.

Bibliografía

– Aimar Franco, O., 1995 Sistemas de costos basado en
actividades. Pasado, presente y futuro. Revista Costos
y Gestión, España,
Publicación ITV-No.15.

– Garbey Chacón N. Tratamiento contable de los
Costos de Calidad: Propuesta para su aplicación en
Instalaciones Turísticas. ANEC III Encuentro Internacional
de Contabilidad y Finanzas.
Abril 2003.

– ONN (NC)- ISO 9000:2000.
2001. Sistemas de Gestión de la Calidad- Requisitos.
ISO 9001:2000
(Traducción certificada), IDT) 1ra edición.

– .
www.monografias.com/trabajos45/costo-de-calidad/costo-de
calidad.shtml – 28k

Autor:

Lic. Nexys Cabrera
Padrón

nexys[arroba]sum.upr.edu.cu

Licenciada en Contabilidad y
Finanzas.

Coordinadora de carrera: Contabilidad y
Finanzas

Profesora.

Sede Universitaria Municipal Pinar del
Río¨ Hermanos Saíz Montes de
Oca¨.

Pinar del Río. Cuba

[1] Tomado de página
Web: Los costos y el control Total de la Calidad.
www.monografías.com

[2] Tomado de ONN (NC)- ISO
9000:2000. 2001. Sistemas de Gestión de la Calidad-
Requisitos. ISO 9001:2000 (Traducción certificada), IDT)
1ra edición.

[3] Garbey Chacón N. Tratamiento
contable de los Costos de Calidad: Propuesta para su
aplicación en Instalaciones Turísticas. ANEC III
Encuentro Internacional de Contabilidad y Finanzas. Abril
2003.

[4] Garbey Chacón N. Ídem.