Manual contable / catálogo de cuentas (página 2)

La entidad: En contabilidad,
las organizaciones
deben tratarse como entidades separadas y distintas de los socios
y directivos, ya que deben guardar su propia identidad
jurídica y comercial.

Partida doble: La partida doble
indica que una operación causa efectos en dos sectores del
balance (debe-haber). Es decir, que no hay deudor sin acreedor,
ni acreedor sin deudor.

Conservatismo: El conservatismo
consiste en que, teniendo claramente definidos los códigos
y cuentas
contables en la nomenclatura,
deberá aplicarse el mismo criterio ante una
operación.

Consistencia: En contabilidad,
consistencia indica que todas las transacciones convertidas en
operaciones
contables, deben ser respaldadas por un comprobante legal.

Costo histórico-original:
Todo recurso adquirido por la
organización se registrará al valor de
compra. Esto indica que la contabilidad refleja diferencia entre
el valor en libros y el
valor real de un bien a una fecha dada.

Introducción y
definición del catálogo de cuentas

• El departamento de contabilidad

El departamento de Contabilidad es el sitio donde se
concentran todas las operaciones realizadas en los distintos
departamentos de la empresa; su
función
principal consiste en registrar en el Mayor todas las operaciones
practicadas.

Del Mayor, según es costumbre, se obtiene la balanza de
comprobación, que a su vez, forma el punto de partida para
los asientos de ajuste y de pérdidas y ganancias; y,
finalmente, se obtendrían los Estados
Financieros, con lo cual queda terminado el ciclo
contable.

Es en este departamento donde debe establecerse el Catálogo de
Cuentas que va a controlar cada una de las cuentas de la
contabilidad de la empresa.

1.2. El primer paso, el catálogo de cuentas

Al recibirse la documentación será necesario
clasificada por grupos
homogéneos — ventas,
compras cobros,
pagos, traspasos, etc.- a fin de dirigirla al sitio en que deben
quedar almacenados los datos que
contiene, es decir, a las cuentas que forman la memoria de
este organismo administrativo.

Conviene, pues, establecer esas cuentas,
identificándolas con toda exactitud y formando al efecto
el llamado catálogo de cuentas.

Como su nombre lo indica, el catálogo es una lista de
todas las cuentas que pueden necesitarse en vista de las
actividades a que la empresa se dedique. Por supuesto,
habrá cuentas que se usen en todas las empresas y otras
que sean características de cierto tipo de negocios.

1.3. El instructivo de contabilidad

En las empresas de cierto movimiento,
con un personal numeroso
en el Departamento de Contabilidad y, probablemente, con
agencias, sucursales y oficinas foráneas, conviene
formular un catálogo de cuentas tan amplio momo las
necesidades de la casa lo requieran; y redactar, además,
un instructivo para el manejo de las propias cuentas.
Podrá parecer ocioso dar instrucciones a un contador
acerca de cómo manejar las cuentas de un catálogo,
pues es de suponerse que este conocimiento
forma parte de su preparación técnica; sin embargo,
debe recordarse que en la práctica existen reglas,
costumbres y conveniencias particulares en cada
compañía que no tienen más
justificación que ciertas normas
establecidas en vista de su experiencia particular. Por ejemplo,
en una fábrica existirá seguramente la cuenta de
Equipo Industrial, cuyo nombre por si mismo explica la naturaleza del
movimiento que debe registrarse en ella; pero es muy posible que
según la política
económica de la compañía, solamente las
adiciones al equipo industrial por un costo superior a
"X" por unidad deba cargarse a esta cuenta, para ser debidamente
depreciadas; y que toda compra de equipo por cantidad inferior
deba cargarse a los gastos de
fabricación, a pesar de que, teóricamente,
represente un aumento de activo fijo.

De manera semejante suele ser necesario dar instrucciones
precisas acerca del tratamiento contable a que deban sujetarse
ciertas instalaciones, depreciaciones y amortizaciones,
así como las normas a seguir en el caso de depreciaciones,
amortizaciones, cancelación de cuentas incobrables y
demás problemas, que
con frecuencia se prestan a distintas interpretaciones
según el criterio de quien trate de resolverlos.

Salta a la vista pues, que en estos casos no sólo es
indispensable el catalogo de cuenta sino que se hace necesario
también complementado con un instructivo para su manejo,
instructivo tan amplio y detallado como las circunstancias lo
ameriten.

1.4. El Catálogo de Cuentas

Cuando la empresa alcanza un cierto grado de desarrollo, es
absolutamente indispensable formar una lista de las cuentas que
deberán utilizarse, evitando así errores de
aplicación, y asignar a cada cuenta una cifra que la
identifique, ya que se trate de las cuentas que integran el mayor
general o de las subcuentas que forman los mayores
auxiliares.

Hay diversas maneras de organizar este sistema de
identificación y, salvo casos especiales, quizá lo
m práctico sea optar por una clasificación decimal
que permita agregar o suprimir partidas según sea
necesario.

En el caso de la contabilidad general, que al fin y al cabo,
controla toda la actividad de la empresa, conviene comenzar por
dar un número índice a cada grupo general,
tanto del balance como del estado de
pérdidas y ganancias

LAS CUENTAS CONTABLES.

CLASIFICACIÓN, ESTRUCTURA Y
CONCEPTOS.

Las Cuentas Contables se Clasifican Principalmente en dos
grandes grupos, que son: Las Cuentas Reales, y las Cuentas
Nominales.

CUENTAS REALES: Dentro de este grupo se encuentran Tres
clases de Cuentas que son: Las cuentas de Activos, las
Cuentas de Pasivos y las Cuentas de Capital.
Dichas cuentas son las que van a formar parte del Estado
Financiero conocido y denominado como: Balance
General.

CUENTAS NOMINALES: Dentro de este grupo de encuentran
las tres restantes clases de Cuentas, que son: Las Cuentas de
Ingresos, Las
Cuentas de Costo de Ventas, y Las Cuentas de Gastos. Dichas
Cuentas son las que van a formar parte del Estado Financiero
conocido como: Estado de
Resultados o Estado de Ganancias y Pérdidas.

ESQUEMA DE LA ESTRUCTURA Y CLASIFICACIÓN DE LAS
CUENTAS CONTABLES:

CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS DE ACTIVOS:

CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS DE PASIVOS:

CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS DE CAPITAL:

CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS DE INGRESOS:

CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS DE COSTO DE
VENTAS:

CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS DE GASTOS:

Conceptos de los
grupos y sub grupos de las cuentas contables

1.- LOS ACTIVOS:

1.- ACTIVOS: representa todos los bienes y
derechos que
posee un individual o una empresa, y se
clasifican en: Activo Circulante, Activo Fijo (o Propiedad,
Planta y Equipos), Cargos Diferidos, Otros Activos, y
Valuación de Activos.

1.1.- ACTIVO CIRCULANTE: son activos que están en
constante rotación y movimiento en la empresa, y su
duración normal no es mayor a un año o ejercicio
económico. Se sub dividen en: Activo Circulante
Disponible, Activo Circulante Exigible, Activo Circulante
Realizable, y Activo Circulante Pre pagado.

1.1.1.- ACTIVO CIRCULANTE DISPONIBLE: está representado
por el Dinero en
efectivo disponible tanto en caja, como en las cuentas bancarias
y tarjetas de
crédito, tanto de empresas como de
individuales. Las principales Cuentas Contables que forman parte
de este sub grupo son: Caja, Caja Chica, Bancos, Tarjeta
de Crédito Disponible, entre otras.

1.1.2.- ACTIVO CIRCULANTE EXIGIBLE: son todos los derechos que
poseen tanto empresas como individuales, que surgen normalmente
de las operaciones crediticias producto de la
actividad principal (Venta, o
Prestación de Servicios).
Las principales Cuentas Contables que forman parte de este sub
grupo son: Cuentas por
Cobrar, Efectos por Cobrar, Arrendamientos por Cobrar, entre
otros.

1.1.3.- ACTIVO CIRCULANTE REALIZABLE: está representado
por todas las Cuentas de Inventario de la
Empresa, es decir tanto la mercancía de la cual dispone
para la venta (Empresas Comerciales), como los materiales
para la producción (Empresas Industriales).

1.1.4.- ACTIVO CIRCULANTE PREPAGADO: son todos los gastos y
otros conceptos que van en beneficio de la empresa, y que son
pagados de manera anticipada, es decir que se ejecuta la salida
de dinero, y se
genera el derecho de exigir ante un tercero la
contraprestación del servicio o
beneficio. Las principales Cuentas Contables que forman parte de
este sub grupo son: Seguros Pagados
por Adelantado, Alquileres Pre pagados, entre otros.

1.2.- ACTIVO FIJO: son todos los bienes tanto muebles como
inmuebles, tangibles o intangibles que forman parte de la
empresa, y que no están destinados para la venta u
obtención de lucro por medio de estos, aun cuando en casos
poco particulares, se puede llegar a vender alguno de estos
Activos, por razones justificadas; sin embargo la presencia de
estos en la empresa son necesarios para el normal y buen
funcionamiento de esta, lo que ayuda de manera indirecta a que la
empresa opere. Los Activos Fijos se
clasifican en dos sub grupos que son:

1.2.1.- ACTIVO FIJO TANGIBLE: está representado por
todos los bienes muebles o inmuebles de la empresa, que son
tangibles. Las principales Activos que entran en este grupo son:
Terreno, Vehículos, Maquinaria, Equipos de Oficina,
Artículos de Oficina, Mobiliario, entre otros.

1.2.2.- ACTIVO FIJO INTANGIBLE: está representado por
los activos que tiene la empresa que no son tangibles o palpables
como tal, y poseen un valor intrínseco, el cual otorga
normalmente el(los) dueño(s) de dichos activos. Las
principales Activos que entran en este grupo son: Marca de
Fábrica, Derecho de
Autor, Plusvalía (Crédito Mercantil o Good
will).

1.3.- CARGOS DIFERIDOS: Está representado por los
gastos en los cuales incurre la empresa al momento de su inicio,
así como también, los gastos que se ejecutan para
mejorar un bien que no sea propiedad de la empresa; Las
principales Cuentas que forman parte de este grupo son: Mejoras a
Local Arrendado, Gastos de Organización, Gastos de Constitución, entre otras.

1.4.- OTROS ACTIVOS: en este subgrupo entran las Cuentas de
Activos que no se clasifican dentro de los subgrupos anteriores;
Las Cuentas más comunes son: Inversiones a
Largo Plazo, Acciones o
Bonos en Otras
Compañías, entre otras.

1.5.- VALUACIÓN DE ACTIVOS: en este grupo se encuentran
las Cuentas que registran las Perdidas o Incrementos de Valor en
los Activos; y estas son: Depreciación Acumulada de Activos,
Provisión para Cuentas Incobrables, entre otras.

2. LOS PASIVOS

2.- PASIVOS: representa todas las obligaciones
contraídas por un individual, o una empresa, a favor de un
tercero. Los pasivos se Clasifican en: Pasivo Circulante, Pasivo
a largo Plazo, Créditos Diferidos, y Otros Pasivos.

2.1.- PASIVO CIRCULANTE: representa todas las deudas a corto
plazo, es decir que su pago total será realizado en un
plazo no mayor a un año, o lo que sería igual a 365
días, a excepción del año bisiesto, para el
cual se toman los 366 días. Las principales cuentas que
forman parte de este grupo son: Cuentas por Pagar, Efectos por
Pagar, Sueldos por Pagar, Intereses por Pagar, entre otras.

2.2.- PASIVO A LARGO PLAZO: representa todas las deudas a
Largo Plazo, es decir, que van a ser pagadas en un periodo mayor
a un año. Las Cuentas más comunes son:
Crédito Bancario por Pagar, Hipoteca por Pagar, entre
otros.

2.3.- CRÉDITOS DIFERIDOS: representa principalmente el
dinero recibido por la empresa de manera anticipada por parte de
un tercero, por la prestación de un servicio, la venta de
un bien, o algún otro concepto, por el
cual la empresa queda obligada a cumplir con el compromiso
adquirido ante este tercero. Las principales Cuentas son: Sueldos
Cobrados por Anticipado, Intereses Cobrados por Anticipado,
Comisiones Cobradas por Anticipado, entre otros.

2.4.- OTROS PASIVOS: son deudas que por su naturaleza especial
no pueden ser incluidas apropiadamente en los demás
subgrupos. Las principales Cuentas son: Multas por Pagar,
Embargos judiciales, entre otros.

3. EL CAPITAL

3.- CAPITAL: Agrupa el conjunto de Cuentas que
representan el valor residual de comparar el Activo Total, menos
el Total del Pasivo, producto de los recursos netos
del ente económico que han sido suministrados por el
propietario de los mismos, ya sea directamente o como
consecuencia del giro ordinario de sus negocios. Las principales
cuentas del Capital o Patrimonio
son: Cuenta Capital, Cuenta Personal, Entre otras.

4. LOS INGRESOS:

4.- INGRESOS: representa todas las entradas de dinero
producto de las operaciones Normales o extraordinarias de un
individual o de una empresa. Estos se clasifican en: Ingresos
Ordinarios e Ingresos Extraordinarios.

4.1.- INGRESOS ORDINARIOS u OPERACIONALES: son los originarios
la Venta de bienes y o Prestación de Servicios, casos
estos que deben corresponder a la Actividad Principal de la
empresa. Las Cuentas que forman parte de este Subgrupo son
solamente: Ventas, y Prestación de Servicios.

4.2.- INGRESOS NO OPERACIONALES O EXTRAORDINARIOS: son las
entradas de dinero provenientes de actividades y transacciones
que no corresponden a la principal de la empresa. Las Cuentas
más comunes son: Intereses Ganados ( Ingresos por
Intereses), Ingresos por Comisiones, Ganancia en Venta de Activo,
entre otras.

5.- LOS COSTOS DE
VENTAS:

5.- COSTO DE VENTAS: está representado por las
Compras tanto de Mercancía para la Venta como de Materia Prima
(Empresas Manufactureras), así como también por
todas las Cuentas que afectan a las Compras de manera directa o
Indirecta en su valor. Las Principales Cuentas son: Compras,
Devoluciones en Compras, Descuentos en Compras, Fletes en
Compras, Gastos de Importación, Gastos Aduanales en Compras,
entre otras.

6. LOS GASTOS:

6.- GASTOS: Representan las salidas de dinero tanto de
operaciones normales de la empresa, como extraordinarias; y que
en ningún caso pueden tomarse o confundirse dentro del
rubro de Costos, Activos, u otros sub grupos que por su
naturaleza incluyan partidas de Gastos especiales. Los Gastos se
Clasifican en: Gastos Ordinarios u Operativos, y Gastos
Extraordinarios o No operacionales.

6.1.- GASTOS ORDINARIOS U OPERATIVOS: son todos aquellos
desembolsos en que incurre la empresa para su desenvolvimiento y
operatividad normal y consecuente. Estos se clasifican o
subdividen en: Gastos operativos de Ventas, y Gastos Operativos
Administrativos o Financieros.

6.1.1.- GASTOS OPERATIVOS DE VENTAS: son los gastos
correspondientes al departamento de Ventas, es decir que tienen
que ver directa o indirectamente con las Ventas; entre las
principales Cuentas están: Sueldos a Vendedores, Salarios Personal
obrero de Despacho, Gastos de Embalaje en Ventas, Patente
Municipal, Impuesto al valor
Agregado IVA, entre
otros.

6.1.2.- GASTOS OPERATIVOS ADMINISTRATIVOS O FINANCIEROS: son
todos los demás gastos normales y necesarios de la
empresa, pero que no tienen que ver con las ventas. Las
principales Cuentas son: Sueldos Personal de la Empresa, Gastos
legales, Honorarios profesionales, Servicios
Públicos, Publicidad y
Propaganda,
Impuesto Sobre la
Renta, las Depreciaciones de los activos, entre otras.

6.2.- GASTOS NO OPERACIONALES O EXTRAORDINARIOS: Comprende las
sumas de dinero pagadas y/o causadas por Gastos no relacionados
directamente con la explotación del objeto principal del
ente económico. Las Cuentas más comunes son:
Perdida en Venta de Activos, Notas de Débito por
Devolución de Cheques, entre
otras.

Teoría del cargo y del abono o partida
doble

Ecuación del Patrimonio
(Ecuación Básica de la Contabilidad)

Activo     =
   Pasivo +    Capital

> Esta ecuación siempre está en
equilibrio.

> Es la base fundamental de la Contabilidad para el
registro de
las operaciones. Su base es la ecuación del Patrimonio, A
= P + C. Para que la ecuación esté en equilibrio es
necesario:

- Que el Activo aumente por el lado izquierdo de la
Cuenta (Debe) (Cargo)

- Que el Pasivo aumente por el lado derecho de la
Cuenta (Haber) (Abono)

- Que el Capital aumente por el lado derecho de la
Cuenta (Haber) (Abono)

Toda operación comercial o hecho contable conlleva a un
intercambio de valores en
sentido contrario, debe ser registrada de manera tal que afecte
por lo menos a dos cuentas y que los cargos y abonos sean por
importes iguales y debe ser analizada en sus elementos de
Débitos (DEBE) y Créditos (HABER). El monto total
de estos elementos en cada transacción es el mismo.

Debitar, Cargar: cuando se anotan cantidades en el lado
izquierdo de la ecuación 

Abonar, Acreditar: cuando se anotan cantidades en el
lado derecho de la ecuación

• El activo aumenta cargándole
  (Debe).

• El activo disminuye abonándole
  (Haber).

• El pasivo y el Capital aumentan
  abonándolos (Haber)

• El pasivo y el Capital disminuyen
  cargándolos (Debe)

Debe > Haber, la cuenta tiene un saldo
deudor.

Debe < Haber, la cuenta tiene un saldo
acreedor.

La rama izquierda de la T se denomina Debe, mientras que la
rama derecha, es el Haber.

A las anotaciones en el Debe se las denomina cargos, mientras
que las anotaciones en el Haber son abonos.

Nota: Las Cuentas son presentadas en forma de resumen en
cada concepto de Grupos y Subgrupos, Así como
también es importante aclara que esta clasificación
está bajo mi criterio profesional. Queda del alumno el
interés
y la tarea de indagar más Cuentas Contables, así
como también su uso.

Autor:

Lic. Juan Miguel Casanova Fazio

Instituto Universitario de Educación
Especializada (IUNE)

Núcleo San Juan de Colón –
Estado Táchira

Especialidad: Contaduría y Recursos
Humanos / Modulo: Contabilidad I