Metodología para la instrumentación de un sistema de costo en la SUM de Consolación del Sur (página 2)

"En la actualidad la preparación económica
de los cuadros es una necesidad vital para el desarrollo de
nuestra Revolución
y para lograr una dirección más eficiente en cada
organismo y entidad.

No se concibe un cuadro que no posea los conocimientos
fundamentales acerca de la situación actual de la economía cubana, sobre los argumentos y los
efectos de las medidas que adoptamos en este campo, que no
conozca detalladamente los indicadores
del control y el
análisis económico, los que miden la
eficiencia, la
productividad,
los costos,
según el nivel en que se dirige.

En todos estos aspectos independientemente del sector en
que se desempeñe, tiene que prepararse el cuadro de manera
sistemática a través de un plan previamente
concebido con ese fin."

La necesidad del conocimiento
de los costos para la SUM, dado al incremento de los montos de
inversiones y
cuantías destinadas a las acciones que
se realizan en la misma; cada día reviste mayor
importancia su implantación, como una forma de coadyuvar a
la optimización de los recursos
destinados a tal fin por el presupuesto del
estado.

¹ CASTRO RUZ, FIDEL (2001) Intervención
especial en la TV Cubana Viernes 2 de noviembre. Edit. Por
Periódico Juventud
Rebelde

Desarrollo

Los costos son el resultado final de la
utilización de un conjunto de indicadores, que permitan
evaluar la eficiencia del trabajo de la
SUM y el MES ya que nos muestran cuanto le puede costar al mismo
realizar las actividades que le son inherentes de acuerdo a su
nivel de enseñanza. En el se reflejan el grado de
eficiencia conque se utilizan los recursos monetarios, en la
adquisición de mercancías; material de
enseñanza, otros recursos materiales,
AFT, servicios,
recursos
humanos, y la optima utilización de los
mismos.

Finalidades de los costos

Por lo cual pudiera formularse que la finalidad de los
costos en la educación, es
garantizar la emisión de información de lo que cuestan las acciones
que se ejecutan en la enseñanza, para que sobre esta base
sus dirigentes puedan tomar las acciones oportunas que se
requieran y trazar las estrategias que
permitan alcanzar el máximo de eficiencia en su
ejecución presupuestaria y con la calidad en la
formación de los profesionales que nuestro país
necesita

Eficiencia económica de la actividad

La victoria en la lucha por la eficiencia
económica en la educación se logra en
las más pequeñas partes de la estructura
organizativa de la sede universitaria ,o sea en las carreras y
otras que ejecutan las acciones directamente ,por tanto es hacia
estos pequeños colectivos y su dirigente es donde debe ir
encaminado primeramente el trabajo de
los costos ,ya que si los mismos no conocen el costo de las
acciones que ejecutan ,es algo difícil que por muchos
esfuerzos que realicen ,logren obtener la eficiencia
económica deseada ,en la medida que los colectivos tengan
dominio de
esta actividad podrán de acuerdo a sus experiencias tomar
iniciativas que permitan incurrir en los gastos
estrictamente necesarios.

Objetivos Específicos

Los costos se presentan como el termómetro de una institución, ya
que constituyen un instrumento de trabajo de la gestión
administrativa, tanto para la SUM como para los diferentes
niveles del Ministerio de la Educación
Superior como organización .La necesidad de su
conocimiento se fundamenta entre otros en los aspectos
siguientes:

. Analizar con precisión la relación entre
las acciones de la educación y su costo.

. Mejorar el aprovechamiento de los recursos materiales,
humanos y financieros.

. Tomar decisiones oportunas para la corrección
de desviaciones en la ejecución del
presupuesto.

. Establecer estrategias para lograr una mayor
eficiencia de la gestión educativa.

. Evaluar la utilización de los recursos escasos
o deficitarios

Principales Etapas para el diseño
de los costos en la SUM.

Etapa I: Identificación de los Centros de costo a
utilizar en el sistema de
costos.

Etapa II: Determinar los criterios para la selección
de las bases de distribución.

Etapa III: LAS FUENTES DE
INFORMACION PARA LOS CENTROS DE COSTOS

Etapa IV: Determinación de los costos en la
SUM

Etapa I: Identificación de los Centros de costo a
utilizar en el sistema de costos

Un Centro de Costo es una unidad lógica
del trabajo de costos, caracterizada por representar una
actividad relativamente homogénea con una clara
definición de autoridad y
por la cual se acumulan gastos ,en gran parte su
determinación coincide con los criterios de departa
mentalización de la estructura organizativa de la
institución aunque también puede agrupar a varios
departamentos ,como también puede ser por varios servicios
o actividades que se entienda recomendable que integren los
centros de costos ; bien para efectuar un mayor análisis o
para facilitar la distribución de sus costos hacia otros
centros de costos.

Deben relacionarse primeramente los costos que se
correspondan fundamentalmente con los servicios básicos
para el funcionamiento de la institución; pues ellos
acumulan casi todos los costos directos dado que apenas reciben o
tienen posibilidad de recibir costos de otros centros su orden
sería:

.Agua

.Electricidad

.Teléfono

Posteriormente se consideran agrupados todos los centros
Administrativos y de Servicios Generales teniendo en cuenta el
que mayor servicio
presta al resto, de haber igualdad se
relacionara primero el que mas valor
distribuya, su orden seria:

. Área Administrativa

. Almacén

. Secretaria Docente

. Mantenimiento

. Otros Servicios Generales

Igualmente se hace con los centros de costo que
correspondan a departamentos o servicios que clasifiquen como
auxiliares, cuyo orden comenzaría:

. Laboratorio
Docente

. Vice Dirección Docente

. Grupo
Metodológico

. Aulas

Para Finalizar el resto de los centros de costo no
requieren un ordenamiento específico pues muchos de ellos
no brindan servicios a otros y corresponden a los centros finales
en el orden siguiente:

. Carreras

. Departamento de Investigación

. Auto preparación Docente

. Tutoría

. Gastos de Superación Técnica

. Gasto Ajenos

Etapa II: Determinar los criterios para la
selección de las bases de distribución

La base de distribución de un Centro de Costo es
la fundamentación o la razón en la que se acción
de repartir o distribuir las cuantías de los gastos
acumulado como costos del mismo; pudiendo utilizarse con
características en forma física o en valor,
para poder
establecer una relación porcentual del centro que
distribuye sus costos, con respecto a los demás centros
con los que se relaciona al realizar sus actividades.

Ministerio de Educación Superior

Manual de Costos
para la Sede Universitaria Municipal "Hermanos Saiz Montes de
Oca" Consolación del Sur

Relación de Centros de Costos y sus bases de
distribución

Centros de Costos bases de
distribución

Administrativos y de Servicios Generales

.Agua…………………………
% de sus costos según estudios realizados.

.Electricidad……………….
% de sus costos según estudios realizados

.Teléfono…………………
% de sus costos según números de
extensiones.

. Transporte……………….
Km Recorridos y No de Viajes.

Área Administrativa…….. No. De
trabajadores por centros de costo.

. Almacén…………………
No. De despachos por centros de costo

. Secretaria Docente……. No.de Alumnos y
Especialistas

. Mantenimiento……………
Horas reales de trabajo y Órdenes de Trabajo.

Auxiliares

. Laboratorio Docente.. Horas reales de
trabajo

. Vice Dirección Docente. Horas reales de
trabajo

. Grupo Metodológico……. Horas
reales de trabajo

.
Aulas………………………%
Horas reales de trabajo según estudios
realizados

Finales

.
Carreras………………… Horas
Clases y No. de alumnos por fuente de ingreso

.Dep. De Investigación……..No. De
Investigaciones realizadas.

. Auto preparación Docente… Horas de Auto
preparación.

.
Tutoría…………………………
Horas de tutoría.

. Gastos de Superación
Técnica….Numero de Profesionales.

. Gasto Ajenos a la actividad……….
Ejecución del Presupuesto.

Estudios a realizar para determinar la
distribución porcentual, de algunos centros de costo y la
periodicidad de los mismos.

Etapa III: LAS FUENTES DE
INFORMACION PARA LOS CENTROS DE COSTOS

A pesar de que en nuestra filial no se registran todos
los hechos económicos sino mas bien somos una dependencia
de la UPR , no significa que los mismos no se puedan procesar y
analizar de forma especifica, es necesario adecuarlo para su
utilización, además dicha información no es
suficiente; por lo que es necesario recibir un conjunto de
datos
adicionales que usualmente no se recogen para el trabajo
contable; esta información conocida también como
datos complementarios tiene que tener también el desglose
requerido, a efectos de poder ser utilizada como bases de
distribución de los centros que se determine utilizar en
la implantación del sistema de costo.

Etapa IV: Determinación de los costos en la
SUM

Distribución Primaria de los costos,
las hojas de trabajo

Los hechos económicos que suceden en la
ejecución de las actividades de una institución
educacional son anotados cronológicamente en base a las
técnicas contables de registros,
según las disposiciones del Sistema Nacional de Contabilidad,
dichos hechos tienen su reflejo en los documentos
primarios con los cuales se inicia todo un proceso
contable de confección de comprobantes de diario que se
sustentan en los mismos los cuales se van anotando en los
diferentes registros habilitados para ello para su
clasificación en cuentas y
subcuentas .Con posterioridad se pasan sus resultados al libro mayor y
a los sub. mayores que correspondan, entre ellos el de gastos,
donde aparece detallada la ejecución de los gastos
incurridos en la educación

Debe tenerse en cuenta que para los costos,
necesariamente interesan los gastos de acuerdo a su naturaleza,
pues el destino o aplicación de los mismos se clasifica de
manera eficiente al incluirse en el centro de costo que
corresponda, se tendrán en cuenta las diferentes partidas
que aparecen detalladas en el sistema contable y que sean
consumidas por la entidad como es el caso de alimentos ( de
incurrirse en dichos gastos), material de enseñanza,
material de oficina
,combustible, y otros gastos materiales, se establecerán
además criterios para la correcta departa
mentalización de las nóminas
con el objetivo de
llevar a cada centro de costo los gastos reales, además es
de destacar que con la independencia
de la departa mentalización de la nómina
para el trabajo de costo, también el tener la
nómina organizada de tal manera permite al departamento de
contabilidad poder programar los horarios de cobro de las
diferentes departamentos, permitiéndole un mejor trabajo
al cajero. en posteriores estudios se detallaran criterios a
tener en cuenta con relación a las nominas.Se
reflejaran además en la hoja de trabajo el total de los
servicios que han significado gastos como es el caso de dietas, Otros
servicios (reparaciones de COPEXTEL, mantenimiento a equipos,
entre otros),se desglosaran los gastos de Agua ,Electricidad,
teléfono según correspondan al monto total de las
facturas y por centros de costo a través de las tablas
porcentuales previamente diseñadas ,se cargaran por
concepto de
estipendio aquel que aun reciben los estudiantes y se cargaran a
las diferentes carreras que lo conforman, y por concepto de
Depreciación de AFT, se llevaran a los
diferentes centros de costo en dependencia de la ubicación
que presenten y posteriormente se reasignaran como es el caso de
las aulas , donde intervienen varias carreras en dependencia de
las horas clases ; toda esta información se
recogerá detalladamente en hojas de trabajo(ver anexo )
que permitirán determinar los gastos directos de cada
centro de costo.

HT-Resumen de gastos Primarios (ver Anexo)

Objetivo: Clasificar todos los gastos Recursos
materiales ,de salario
devengados por los trabajadores en cada centro de costo,
así como efectuar las reasignaciones de salarios de
personas que procedan de otros centros de costo, incluye los
correspondientes cálculos de descanso retribuido
así como la contribución a la seguridad
social y el 25% de aporte al Producto Interno
Bruto ,clasifica todos los gastos incurridos en la
institución por concepto de dietas, de servicios recibidos
de prestaciones
sociales y otros que no tengan carácter material.

Se utilizaran antes de realizar este modelo tantas
hojas auxiliares como el especialista de costo o contador
determine y facilite mejor su trabajo ; de gastos materiales , de
salarios (con la acumulación respectiva de las provisiones
para vacaciones, teniendo en cuenta la deducción de los reintegros y la
reasignación de los salarios en dependencia de la
actividad que realizan)se llevaran además el aporte del
25% del PIB y la
Seguridad Social
(incluyendo los Suicidios ) además se analizaran otros
gastos (viáticos , estipendios, servicios, ajustes de
inventarios ,
dec.Ley 91, Dep.AFT
entre otras ),todo esto en correspondencia total con los gastos
emitidos con el sistema contable.

HT-Distribución de los Costos Indirectos (Ver
anexo No )

Objetivo: Posibilitar la distribución de los
costos acumulados en los centros, de acuerdo al orden d cierre y
las bases establecidas por el Sistema de Costos en la
SUM

Una vez confeccionada la distribución secundaria
se traspasan estos gastos a un informe total que
permitirá con la unión de los gastos directos
determinar el gasto total de los centros de costo los cuales se
evaluaran con respecto a un nivel de actividad determinado
calculándose entonces el costo unitario de cada centro de
costo o servicio en dependencia del análisis realizado por
cada institución:

HT-Informe total de los costos en la SUM. (Ver anexo
No.)

Objetivo: Registrar los costos directos, indirectos,
totales y unitarios de todos los centros de coto de la
institución educacional, así como las cantidades
correspondientes a sus bases de distribución con la
finalidad de estar en condiciones de emitir todas las
informaciones de costo que se requiera para los diferentes
niveles de dirección tanto institucionales como en el
Sistema Nacional de Educación.

Conclusiones

-No existe en la SUM C.del Sur un Sistema de Costo que
permita:

. Analizar con precisión la relación entre
las acciones de la educación y su costo.

. Mejorar el aprovechamiento de los recursos materiales,
humanos y financieros.

. Tomar decisiones oportunas para la corrección
de desviaciones en la ejecución del
presupuesto.

. Establecer estrategias para lograr una mayor
eficiencia de la gestión educativa.

. Evaluar la utilización de los recursos escasos
o deficitarios.

Recomendaciones

Realizar un estudio mas profundo del Sistema de Costos
en la SUM.

-Implantar el Sistema de Costo en la SUM con el objetivo
de determinar indicadores que permitan medir el grado de
eficiencia de nuestro trabajo y la optima utilización de
los recursos y hacerlo extensivo al resto de los municipios
-Poder brindarle a los estudiantes cuanto le cuestan las acciones
que se llevan a cabo en nuestra institución.

Autor:

Alba Marina Lezcano Gil

Hilda Rosa Amaya García