Control de las transacciones financieras: Libro bancos, extractos y conciliaciones bancarias (página 4)

ANEXO 1

CONSTANCIA DE PRESENTACIÓN DE
LA DECLARACIÓN JURADA DE GOCE DEL BENEFICIO DE ESTABILIDAD
TRIBUTARIA

…………………………………………………………………………………………………………………

(consignar textualmente la nominación del
convenio o contrato,
así como de sus modificatorias, incluido la
identificación del lote, unidad de explotación,
mina o similares)

De conformidad con la Cuarta Disposición Final
del Decreto Supremo N° 047-2004-EF, la SUNAT deja constancia
que el contribuyente:

Nombre, razón o denominación social
…………………………………….

RUC
No………………………………………………………..

Con fecha ……………… ha presentado los
siguientes documentos:

La presente constancia se emite sin perjuicio de la
facultad de fiscalización posterior de la SUNAT respecto a
la autenticidad de los documentos presentados, la información contenida en ellos y a la
vigencia y alcances del beneficio.

De comprobarse la falsedad de la documentación o información
presentada, se procederá al cobro de la deuda tributaria y
al inicio de las acciones
administrativas o penales que correspondan.

Ciudad,…..

Firma y sello

Expediente N°: ………………….

ANEXO 2

CONSTANCIA DE PRESENTACIÓN DE
LA DECLARACIÓN JURADA DE
INAFECTACIÓN

De conformidad con la Quinta Disposición Final
del Decreto Supremo N° 047-2004-EF, la SUNAT deja constancia
que el contribuyente:

Nombre, razón o denominación social
…………………………………….

RUC
N°…………………………………………..

Con fecha ……………… ha presentado una
declaración jurada mediante la cual comunica que al
amparo del
artículo …. de la (Ley / Decreto Ley
/ Decreto Legislativo) N° ……. no le son aplicables los
impuestos que
se creen con posterioridad al …….. (dd/mm/aaaa), para lo cual
adjuntó…….. folios.

La presente constancia se emite sin perjuicio de la
facultad de fiscalización posterior de la SUNAT respecto a
la autenticidad de los documentos presentados, la
información contenida en ellos y a la vigencia y alcances
del beneficio.

De comprobarse la falsedad de la documentación o
información presentada, se procederá al cobro de la
deuda tributaria y al inicio de las acciones administrativas o
penales que correspondan.

Ciudad,…..

Firma y sello

Expediente N°: ……………………..

Capítulo
III: Actividades Desarrolladas

Descripción de las actividades
desarrolladas

• LLEVADO DEL LIBRO BANCOS

Las operaciones de
los clientes de
la empresa con
entidad bancarias no se registran al ritmo que lo hacen estas
últimas; en otras ocasiones se suele incurrir en errores u
omisiones y; con alguna frecuencia, el banco
efectúa transacciones que sólo dará a
conocer a la empresa con
posterioridad mediante la remisión de una Nota de Cargo o
Nota de Abono o simplemente debitando o acreditando el estado de
cuenta corriente de la empresa.

Estos problemas y
muchos que se presentan e la práctica diaria, pueden
superarse fácilmente si se lleva un libro auxiliar
denominado LIBRO BANCOS por cada
una de las cuentas
corrientes que tenga la empresa.

• 1. DEFINICIÓN.- El LIBRO BANCOS
  es un libro de rayado especial, en el cual se debe anotar
  todas las operaciones que realiza la empresa, co la entidad
  bancaria en la cual se mantiene la cuenta corriente. Desde el
  punto de vista legal es un libro voluntario y desde el punto
  de vista técnico-contable se le considera como un
  libro auxiliar.

Su importancia radica, en que mediante este libro, se
ejerce un mejor control de las
operaciones bancarias en lo referente a entregas o
depósitos, retiros, emisión de notas de cargo,
notas de abono o cualquier otra operación que signifique
aumentar o disminuir el saldo de la cuenta corriente de la
empresa.

El mejor control ejercido sobre las operaciones
bancarias, es un elemento que facilita la optimización de
los recursos
financieros de la empresa y por ende facilitan el gerenciamiento
eficaz que viene a ser el objetivo
final.

• 2. RAYADO DEL LIBRO BANCOS.-

El libro bancos, al no ser un libro oficial, adopta el
rayado que considere cada empresa, de acuerdo con sus necesidades
de información.

El rayado más simple se presenta como un cuadro
dividido en cuatro columnas, en las que se anota en forma
continua:

• a) La fecha,

• b) El concepto de la operación bancaria
  (depósito, retiro, nota de cargo, nota de abono, saldo
  inicial, saldo final, etc)

• c) Las cantidades que aumentan o disminuyen la
  cuenta corriente (DEBE – HABER) y

• d) El saldo respectivo (DEUDOR-
  ACREEDOR).

Modelo de rayado
del libro auxiliar de bancos

REGISTRO DE
OPERACIONES

Toda operación que guarda relación directa
entre la empresa y la entidad bancaria originará un
asiento o registro en cada
una de las columnas del rayado.

La práctica aconseja establecer saldos
después de cada operación. Indudablemente, esto
evitará problemas como el que se presenta cuando los
cheques son
rechazados por falta de fondos cuando no se está
autorizado para el sobregiro.

Balance del libro
bancos

Es un principio contable mediante el cual se busca la
igualdad de
las columnas del DEBE y HABER.

Esta igualdad se logra si el último saldo
obtenido se transfiere a la sub-columna DEBE o HABER que
resultó con menor importe, transferencia de saldo que
resulta siempre contrario a su significación. Por ejemplo
si el último saldo es deudor, para efectos del balance de
sumas este saldo se coloca en la columnas HABER precedida de la
expresión "POR BALANCE", "POR SALDO", "SALDO SIGUIENTE",
etc.; pero si este saldo es acreedor deberá colocarse en
el DEBE precedido de la expresión "A BALANCE", " A SALDO,
ETC.

CONSIDERACIONES IMPORTANTES

Las empresas clientes
del Estudio pueden tener varias cuentas corrientes, como por
ejemplo

• a) En determinados bancos

• b) En determinada moneda

• c) Para determinadas actividades

• d) Para determinados proyectos

• e) Para determinadas restricciones financieras
  y legales

• f) Para comercio exterior

• g) otras

• EXTRACTO BANCARIO

Denominado también estado
bancario, es el documento que proporciona el banco a sus
cuentacorrentistas y en el cual se detalla el movimiento
(cargos y abonos) que ha tenido la cuenta corriente de la empresa
en un periodo determinado, generalmente un mes.

Hay que tener en cuenta que el registro de los
movimientos bancarios de este documento, están en forma
contraria a los registrados en el LIBRO BANCOS de la
empresa.

Esto sucede porque una Nota de Cargo, es u cargo
efectivamente para el banco, pero para la empresa es un abono(
ejemplo: mantenimiento
de cuenta, chequera, gastos, etc) ; en
cambio una
Nota de Abono, es un abono para el banco, pero un cargo para la
empresa ( depósitos en cuenta, pago de intereses,
etc).

Este estado sirve para que la empresa pueda verificar la
exactitud de las operaciones realizadas, a través de la
conciliación bancaria.

El rayado de este documento es muy similar al libro
bancos, toda vez que ambos se refieren a la misma
información.

• CONCILIACIÓN BANCARIA

Es un procedimiento
mediante el cual se verifica el movimiento de las operaciones
efectuadas con la institución bancaria, permitiendo
comprobar la exactitud de nuestro saldo y el obtenido por el
banco

Existen dos procedimientos
para llevar a cabo una conciliación bancaria.

Con los dos se cumple el mismo objetivo, existiendo
entre ellos sólo diferencia de forma.

El procedimiento "A", consiste en tomar como punto de
partida el saldo que acusa el Extracto bancario para confirmarlo
o hacerlo llegar al obtenido en el Auxiliar de bancos de la
empresa; procedimiento que se sintetiza así:

A continuación presento la estructura y
un caso práctico de aplicación del procedimiento
"A" que parte del Extracto bancario y el procedimiento "B" que
parte del Libro Bancos.

El otro procedimiento "B", consiste en llegar al saldo
obtenido por el banco partiendo del que hemos obtenido en el
libro bancos de la empresa. Este procedimiento se resume de la
siguiente forma:

De la aplicación de los procedimientos antes
indicados se deduce lo siguiente:

• a) Las sumas y restas se aplican en forma
  algebraica.

• b) El procedimiento "B" es exactamente inverso
  al procedimiento "A"

El saldo según Extracto o según Libro
Bancos puede ser positivo o negativo.

Cualquiera sea el procedimiento adoptado, es necesario
establecer primero, las diferencias que existen entre las
anotaciones hechas en el auxiliar Libro Bancos y las anotaciones
que figuran en el Extracto Bancario; lo que supone que esto se
conseguirá si se tiene a la mano estos dos elementos: la
chequera y el legajo de documentos que sustentan el movimiento de
la cuenta corriente de la empresa.

CAUSAS PARA LA DISCREPANCIA DE SALDOS

• a) Depósito en tránsito
  registrado por el cliente y no registrado por el
  banco

• b) Cheques girados por el cliente y no
  presentados al banco para su pago

• c) Datos otorgados o abonados en la cuenta
  corriente, no registrados en el libro bancos; pero si en el
  Extracto de cuenta corriente (letras o pagarés
  descontados o pagados por los clientes)

• d) Cargos e intereses cobrados por el banco y
  no registrados por el cliente

• e) Cheques extornados (devueltos) por el banco
  por falta de fondos que el depositante no ha registrado en el
  Libro Bancos.

REQUISITOS PARA EFECTUAR LA
CONCILIACIÓN:

• a) El Libro bancos de la empresa

• b) Estado de cuenta corriente o Extracto
  bancario

• c) Talón de cheques

• d) Papeletas de depósitos.

PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR LA
CONCILIACIÓN:

• a) Se revisan los cheques girados (talón
  de cheques)

• b) Se revisan los comprobantes de
  depósitos efectuados en cuenta corriente ( papeletas
  de depósito)

• c) Se chequea los registros de ambos documentos
  (Libro de baancos y Extracto de cuenta corriente).

• d) Se va anotando en una hoja aparte las
  partidas pendientes de registros en cualquiera de los
  libros

• e) Se suma o se restan el total de las partidas
  no registradas en uno de los libros con la finalidad de
  igualar ambos saldos.

Casos
Prácticos

Caso 1

Caso 2

Conclusiones

Las Conclusiones son las siguientes:

• 1) Actualmente es obligatorio que los
  contribuyentes aperturen cuentas corrientes para el manejo de
  los fondos, lo cual a su vez los lleva a llevar el libro
  bancos para cada cuenta corriente.

• 2) El libro bancos no es un libro oficial, por
  tanto es potestativo su legalización y llevado por
  parte de las empresas. Aunque es muy importante su
  llevado

• 3) El llevado del libro bancos requiere el
  conocimiento y comprensión de las normas relacionadas
  con operaciones financieras, títulos valores y otras
  normas relacionadas.

• 4) La conciliación bancaria es necesaria
  para efectos de determinar los faltantes y/o sobrantes en los
  flujos de fondos de la cuenta corriente.

• 5) El libro bancos, el extracto bancario y la
  conciliación bancaria, pueden realizarse manualmente;
  aunque actualmente se ha difundido bastante el llevado
  computarizado

• 6) El llevado del libro bancos no solo implica
  aplicar los procedimientos de dicho libro, si no que debemos
  estar al tanto para correlacionar los depósitos y
  giros de cheques con las operaciones de la empresa

Recomendaciones

• 1. En la actualidad, por razones de seguridad
  para la empresa, es un imperativo llevar sus fondos a
  través de cuentas corrientes; las mismas que sugerimos
  deban ser controladas permanentemente por medio del llevado
  del libro bancos, por cada una de las cuentas.

• 2. En nuestro instituto, debiera reforzarse los
  conocimientos que implica los documentos fuente que van
  registrados en el libro bancos, también el
  procedimiento de registros de las operaciones del indicado
  libro; así como la realización de las
  conciliaciones

• 3. Las conciliaciones bancarias, recomiendo se
  realicen no sólo como parte de la rutina mensual en el
  manejo del libro bancos y el extracto bancario; si no como un
  procedimiento de auditoria interna/externa

• 4. Dado el avance vertiginoso de la
  informática, hoy por hoy ya no se concibe el llevado
  manual del libro; por tanto recomiendo que las empresas
  implementen en sus sistema integrales un módulo para
  el manejo del libro bancos, extracto bancario y
  conciliación respectiva.

Bibliografía

1. Congreso de la
República: Ley de Títulos
Valores

2. Armando Villacorta Cavero: Productos y servicios
financieros-Operaciones bancarias. Instituto de Investigaciones
El Pacífico. Lima- Perú 2002.

3.- Domingo Hernández Celis: Separata: Libro
Bancos, Extracto bancario y Conciliación.
Lima-Perú 2000.

Autor:

Domingo Hernández
Celis

Lima, Perú – 2009