Tratamiento de las transacciones de compraventa de bienes y prestación de servicios de clientes del Estudio Contable (página 4)
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PROCEDIMIENTOS, TÉCNICAS Y PRACTICAS
CONTABLES
La contabilidad
como proceso, no se
ejecuta en forma directa, se da en el contexto de procedimientos,
técnicas y prácticas contables.
El
conocimiento y aplicación de dichos elementos es
fundamental en el campo de desarrollo de
la profesión contable.
Como consecuencia de aplicar las fases del proceso
contable de una empresa se
tiene que concretar los procedimientos, técnicas y
prácticas de contabilización de las
transacciones.
Los procedimientos son actividades generales que
involucran a las técnicas y prácticas
contables.
Las técnicas contables son formas
específicas de hacer los registros
contables con la destreza y dominio que exige
la profesión.
Las prácticas son aquellos pasos y detalles que
tienen que aplicarse para concretar los registros y otros
aspectos de la contabilización de las
transacciones.
REGISTRO COMPUTARIZADO MEDIANTE EL
SISCONT
La importancia de la contabilidad computarizada es que
es más veloz; ya que por medio de la creación del
software o
programas
creados en el computador se
pueden realizar labores hasta antes propias de los contadores. Se
puede proporcionar información con mayor rapidez que uno
manual, por
que la computadora
realiza en forma instantánea tareas que consumen mucho
tiempo cuando
se hacen en forma manual; Se puede manejar un volumen de
operaciones
mayor; Se reduce mucho el número de errores, por que la
computadora
hace los cálculos con mayor exactitud que un ser humano;
El uso de la computadora asegura cada asiento con exactitud, esto
evita errores, como el doble pase, el pase a una cuenta
equivocada, pasar un débito como un crédito
o viceversa, y pasar una cantidad equivocada.
En un sistema de
contabilidad computarizado, los informes se
pueden producir automáticamente, tales como: Diarios,
Mayores, Estados
Financieros, e Informes Especiales que ayuden a la
administración a tomar decisiones.
Mediante la contabilidad computarizada la labor del
contador es prácticamente intelectual. El contador nada
mas deberá asegurarse de que la configuración y
entrada de una transacción sean conectadas, el sistema
hará el resto.
Sistema contable que se implementan dentro de una
empresa
La contabilidad
financiera:
Es una técnica que se utiliza para producir
sistemática y estructuradamente información
cuantitativa expresada en unidades monetarias de las
transacciones que realiza una entidad económica y de
ciertos eventos
económicos identificables que la afectan, con el objeto de
facilitar a los diversos interesados el tomar decisiones en
relación con dicha entidad económica.
La Contabilidad de
Costos:
Es un sistema de
información que clasifica, acumula, controla y asigna
los costos para
determinar los costos de actividades, procesos y
productos y
con ello facilitar la toma de
decisiones, la planeación
y el control
administrativo. Los informes de costos son muy útiles
también para la planeación y selección
de alternativas ante una situación dada.
La contabilidad
Administrativa:
Es la manera más directa a una información
preparada y presentada para ser utilizada por las personas que
internamente en la entidad, día a día, deben tomar
decisiones respecto a la administración de ésta (directores,
gerentes, administradores, funcionarios, etc.). Esta contabilidad
la llevan toas las empresas.
MANTENIMIENTO DE ÁREAS Y PERIODOS DE
TRABAJO
PARÁMETROS INICIALES
Para utilizar el Siscont Profesional de manera
óptima, debemos de seguir el siguiente orden:
Primero: Ir al menú Utilitarios e
ingresar en los siguientes comandos:
Cambio de Mes
Selección de Empresas
Mantenimiento de Archivos
Datos Generales de la Empresa
PLAN DE CUENTAS
De acuerdo a las disposiciones legales pertinentes, las
empresas de acuerdo a su actividad establecen sus planes de
cuentas. Los
códigos y su nomenclatura se
precisan en la lista de cuentas del Plan
Contable.
El Sistema nos presenta los siguentes campos:
TABLAS AUXILIARES
El sistema utiliza las siguientes Tablas
Auxiliares:
Orígenes
Tipo de Documento
Proveedores/Clientes/…
Tipo de Cambio Diario
Cobradores
Zonas
Parámetros de Cuenta
INGRESO DE COMPROBANTES (VOUCHERS)
Es el comprobante de ingreso de diario que contiene dos
o mas registros por cada operaciones realizadas en la empresa.
Comprende los siguientes procesos:
INFORMES CONTABLES
Son todos aquellos informes oficiales provenientes de
los registros de voucher en un sistema mecanizado que sirve de
sustento para las entidades de control y
fiscalizadoras. Los libros
contables principales son:
Libro Diario
Libro Mayor
Libro Caja y Bancos
INFORME DE REGISTROS AUXILIARES
El sistema también contempla los libros
auxiliares, siendo estos los siguientes:
Libro Compras
Libro Ventas
Libro Retenciones
Libro Banco y Conciliación
ESTADOS FINANCIEROS
Son los documentos que
debe preparar contabilidad al terminar un período
económico, a fin de conocer la situación financiera
y los resultados económicos obtenidos en las actividades
de la empresa. Entre
estos documentos tenemos los siguientes:
Hoja de trabajo de Sumas y Saldos
Hoja de trabajo de 10 columnas
Balance de Estado de Resultados y Ratios
Financieros
GESTIÓN FINANCIERA
Son todos aquellos informes provenientes de los
registros de voucher en un sistema mecanizado que sirven
para la gestión
de las áreas financiera, créditos y cobranzas, caja y
tesorería.
Informes Financieros
Tesorería
Caja Chica
Créditos y Cobranzas
Gestión de Negocio
Nos muestra el manejo
de las unidades de negocio dentro de la empresa, la
asignación de gastos y el
resultado operacional.
Unidades de negocio (C.Costo)
Clasificar cuentas
Resultado operacional
Gastos por unidad de negocio
(C.C.)Saldo por cuentas
Presupuesto
Control presupuestal
Informes Gerenciales
Nos muestra informes relacionados con al gestión
de la empresa, informes que se deben utilizar en la toma de
decisiones en la empresa.
Informe Diario de Gestión
Balance Clasificado
Flujo de Caja
Cuentas Vencidas y Vigentes
Saldo de Bancos
Cheques Girados
Resultado Operacional
Control Presupuestal
Utilitarios
Nos muestra informes relacionados con al gestión
de la empresa, informes que se deben utilizar en la toma de
decisiones en la empresa.
Seguridad de la información
Formatos y Apertura de nuevo
año
Capítulo
III: Descripción de la práctica
realizada
Considero que la experiencia mas grata en el proceso del
aprendizaje de
la ciencia
contable, es la práctica realizada en un Estudio Contable.
Por que aquí se dan casi todos los eventos legales,
financieros, tributarios, laborales y contables.
Se trabaja manualmente en algunos casos, en otros casos
en forma computarizada y también en forma mixta. Es decir
se adquiere las más diversas experiencias en el registro de las
transacciones.
Es decir en un Estudio Contable, se tiene de todo. Al
haber contribuyentes organizados como personas naturales, otros
como personas jurídicas, de distintos regímenes
tributarios; hace que uno tenga que reforzar todos, absolutamente
todos los conocimientos, para estar en las mejores condiciones
para realizar un trabajo
efectivo.
Un estudio contable, es una verdadera iglesia del
saber contable.
Descripción de las practicas
realizadas
El Estudio Contable- RAMÍREZ GOICOCHEA, LUIS
ALBERTO, trabaja con 6 personas para sus diferentes
Áreas y clientes, con los
cuales, el Propietario –Gerente,
mantiene una interrelación muy estrecha para realizar un
trabajo efectivo y eficiente.
Al inicio de mis prácticas recibí
información como estaba organizado el Estudio contable y
especialmente el Área Contable y Tributaria, la misma que
dispone de la Sección Registros Auxiliares, lugar
donde he desarrollado mis prácticas.
Al iniciar mis prácticas, me presentaron al
personal del
Estudio, quienes me mostraron su afecto y sus deseos de colaborar
para que pudiera realizar mis prácticas y de ese modo
conocer, comprender y aplicar correctamente los procedimientos
contables y tributarios. A la fecha me encuentro trabajando
formalmente en dicho Estudio y más bien he tenido que
recibir y despedir a practicantes de nuestro Instituto y de otras
entidades.
Para desarrollar las prácticas es necesario tener
muchos conocimientos y prácticas contables elementales, de
lo contrario no se puede desempeñar ninguna
actividad.
Para el efecto, los compañeros de trabajo que
tienen más tiempo le facilitan a uno las cosas, haciendo
comentarios contables, tributarios, laborales y financieros;
también haciendo preguntas para contestarlo en ese mismo
momento o al otro el día previa la revisión de las
normas
contables y especialmente tributarias.
Para el desarrollo del trabajo, el Estudio Contable,
dispone de abundante bibliografía contable,
tributaria, auditoría, laboral,
financiera, normas, casos, etc., etc. lo que facilita la
oportunidad de estar al día con los conocimientos y las
situaciones que se presentan en los distintos tipos de
empresas.
En el Estudio Contable, la función
contable y tributaria es abundante, sin embargo debemos
multiplicar nuestros esfuerzos para tener al día todos los
registros, libros, informes y estados. Para que esto tenga su
efectividad, se cuenta con la permanente supervisión del Propietario-Gerente CPC
LUIS ALBERTO RAMÍREZ
GOICOCHEA, quien con su carácter amable y su experiencia, nos da la
total confianza para un trabajo efectivo.
El Estudio Contable, para la mejor realización
del trabajo del personal se encuentra suscrito al Informativo
Caballero Bustamante y a la revista
Contadores & Empresas. Estas organizaciones
envían diariamente boletines virtuales de carácter
legal, tributario, laboral, contable, etc., que son leídos
por el Propietario-Gerente para conocimiento
de todo el personal. Asimismo se recibe quincenalmente los
informativos, lo que permite estar al día con toda la
información.
El Estudio al estar suscrito, pude hacer consultas
telefónicas, vía correo
electrónico y otros medios a las
empresas de los informativos y revistas.
Asimismo se puede hacer uso de los teléfonos de
consulta con SUNAT. 315-0730 Y 0-801-121-00, y, si fuera el caso
el personal puede ir a la misma SUNAT a absolver alguna consulta
relacionada con algún cliente del
Estudio, cuando por alguna circunstancia no se encuentre el
Propietario-Gerente o estándolo no dispone de la
información correspondiente.
Forma de
realización de las practicas
Las prácticas o el trabajo
realizado en el Estudio Contable, ha conllevado aplicación
de procedimientos manuales y
computarizados. En uno y otro caso se obtiene la
información necesaria.
En ese sentido, al inicio del trabajo, el Encargado de
esta Sección me mostró el Software SISCONT,
dándome algunas pautas de su uso, algo que me
sirvió para reforzar lo aprendido en el Instituto,
también me mostró los Libros que maneja la
Sección a su cargo; haciéndome hincapié en
los procedimientos que debería aplicar para desarrollar mi
trabajo en forma ordenada y eficaz; también me
indicó que en la medida que realice mi trabajo
correctamente, es decir en base a las normas tributarias,
estaría haciendo que los contribuyentes efectúen la
Declaración y pago de tributos
correctamente, de modo que en el caso eventual de una
fiscalización por parte de la Administración Tributaria, dichos
contribuyentes no tendrían ningún problema, por
razones de nuestro trabajo.
Para el registro de la información en los
registros de compras y
ventas de los
contribuyentes, he seguido básicamente los siguientes
procedimientos:
a) Luego de recibir los comprobantes de pago y
otros documentos de parte de la Sección Tramite
Documentario, se procede a ordenarlos; es decir por un
lado las compras y gastos y por otro lado las ventas e
ingresos. Estos mismos documentos son ordenados en forma
cronológica, desde la fecha más antigua hasta
la mas reciente; teniendo en cuenta que este trabajo en
algunos casos se hace en forma diaria, otras veces en forma
semanal, quincenalmente y mensualmente de acuerdo a como los
contribuyentes van remitiendo sus documentos.
b) Luego estos documentos son verificados que
contengan los datos establecidos por las normas sobre
comprobantes de pago, como por ejemplo: Razón social,
No. de RUC, No. de Serie y No. correlativo del Comprobante
respectivo; los conceptos de compras y ventas(cantidad y
especificación detallada de los productos o servicios)
según el caso; el Valor de venta(Sub-Total) o base
imponible; el Impuesto General a las Ventas e Impuesto de
Promoción Municipal y el Precio de Venta(Total) para
el caso de las Facturas y para otros documentos los datos que
establece el Reglamento de Comprobantes de Pago.
c) Luego se procede al registro de la
operación en el libro correspondiente. Al respecto se
debe observar lo siguiente:
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Las empresas fundamentalmente, trabajan en sus compras o
gastos y en sus ventas o ingresos con
Facturas, pero si durante el período de registro hubiera
otros comprobantes se aplicará los datos y
requisitos normados al respecto.
d) Luego de realizado el registro de todas las
operaciones de compras y ventas en los libros
correspondientes, se entrega estos documentos para que sean
verificados por el Encargado de la Sección; quien
luego de constatar que el trabajo ha sido realizado
correctamente, traslada los libros a la Sección
Formulación de Declaraciones Juradas.
e) Si es que el trabajo realizado, en este caso
por mi persona, hubiera tenido errores; el Encargado de la
Sección realiza las correcciones necesarias,
vía contra registros, es decir registrando la misma
información pero entre paréntesis o signo
negativo, de modo que queda anulado el registro equivocado y
luego registrando nuevamente la operación correcta. Al
respecto, al comienzo por ser una de mis primeras
experiencias en el manejo directo de estos libros oficiales,
tuve algunos errores, los cuales fueron corregidos mediante
el procedimiento antes indicado; luego con la experiencia
adquirida, las recomendaciones y sugerencias ya no tuve
ningún problema.
INFORMACIÓN DEL REGISTRO DE
VENTAS:
La información mínima que deberá
registrarse en el Registro de Ventas e Ingresos es la
siguiente:
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INFORMACIÓN DEL REGISTRO DE
COMPRAS:
La información mínima que debe contener el
Registro de compras es la siguiente:
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Para las anotaciones en los registros se
deberá observar lo siguiente:
Para determinar el valor mensual de las operaciones
realizadas cada contribuyente se debe anotar sus operaciones,
como las modificaciones al valor de las mismas, en el mes en
que éstas se realicen. Para efecto del Registro de
Compras, las adquisiciones podrán ser anotadas dentro
de los cuatro (4) períodos tributarios computados a
partir del primer día del mes siguiente de la fecha de
emisión del documento que corresponda, siempre que los
documentos respectivos sean recibidos con retraso. Vencido
este plazo, el adquiriente que haya perdido el derecho al
crédito fiscal podrá contabilizar el
correspondiente Impuesto como gasto o costo para efecto del
Impuesto a la Renta.
Los documentos emitidos por ADUANAS y aquellos que
sustentan la utilización de servicios, deberán
anotarse a partir de la fecha en que se efectuó el
pago del Impuesto.
El llevado en forma manual de los registros de
ventas y de compras, podrá registrar un resumen diario
de aquellas operaciones que no otorguen derecho a
crédito fiscal, debiendo hacerse referencia a los
documentos que acrediten las operaciones, siempre que lleven
un sistema de control con el que se pueda efectuar la
verificación individual de cada documento.
Para efecto de los registros de ventas e Ingresos y
de Compras, deberá totalizarse el importe
correspondiente a cada columna al final de cada
página.
Anulación, Reducción o aumento en el
valor de las
operaciones:
Para determinar el valor mensual de las operaciones
realizadas se deberá anotar en los Registros de ventas e
Ingreso y de compras, todas las operaciones que contengan como
efecto anular, reducir o aumentar parcial o totalmente el valor
de las operaciones. Para que las modificaciones mencionadas
tengan validez, deberán estar sustentadas, en su caso, por
los siguientes documentos: Notas de Débito y de
Crédito, cuando se emitan respecto de operaciones
respaldadas con comprobantes de pago y las liquidaciones de
cobranza u otros documentos autorizados por ADUANAS, cuando
se emitan con respecto de operaciones de
Importación
Cuentas de Control:
Para efecto de control, según la Ley del IGV y su
Reglamento, deben abrir en su contabilidad las cuentas de balance
denominadas "Impuesto General
a las Ventas e Impuesto de Promoción Municipal" e "Impuesto Selectivo
al Consumo,
según corresponda
Comprobantes de pago:
El contribuyente del impuesto general a las ventas, debe
entregar comprobantes de pago por las operaciones que realiza,
los que serán emitidos en la forma y condiciones
establecidas en el Reglamento de comprobantes de pago.
En las operaciones con otros contribuyentes del Impuesto
se consigna separadamente en el comprobante de pago
correspondiente el monto del Impuesto. Tratándose de
operaciones realizadas con personas que no sean contribuyentes
del Impuesto, se podrá consignar en los respectivos
comprobantes de pago el precio o valor
global, sin discriminar el Impuesto. El comprador del bien, el
usuario del servicio
está obligado a aceptar el traslado del Impuesto. La SUNAT
ha establecido normas y procedimientos que permite tener
información previa de la cantidad y numeración de
los comprobantes de pago y guías de remisión.
Corresponde a la SUNAT señalar las características
y los requisitos básicos de los comprobantes de pago,
así como la oportunidad de su entrega. Las copias y los
originales, en su caso, de los comprobantes de pago y
demás documentos contables deberán ser conservadas
durante el período de prescripción de la acción
fiscal.
Operaciones en Moneda Extranjera:
En el caso de operaciones realizadas en moneda
extranjera, la conversión en moneda nacional se
efectuará al tipo de cambio
dólar bancario promedio ponderado (fecha de
publicación) venta, publicado por la Superintendencia
de Banca y Seguros en la
fecha de nacimiento de la obligación tributaria,
salvo el caso de las importaciones en
donde la conversión a moneda nacional se efectuará
al mismo tipo de
cambio, pero publicado por la mencionada Superintendencia en
la fecha de pago del Impuesto correspondiente.
En los días que no se publique el
tipo de cambio se utilizará el último publicado.
Pero hay que tener en cuenta que para efectos del registro
contable (asientos de centralización de las compras y ventas en
el Libro Diario),
el tipo de cambio a utilizar es diferente, procediéndose
de acuerdo a lo que establece la Ley del Impuesto a la Renta y su
Reglamento; en este sentido las cuentas correspondientes a las
ventas como 701, 702, 762, 121 y 168 el tipo de cambio a utilizar
es el del Dólar bancario (fecha de cierre) vigente COMPRA
y para las cuentas correspondientes a las compras como
33,34,38,60,63,64,65,67; 42 y 46 se aplica el tipo de cambio
Dólar bancario (fecha de cierre) Vigente VENTA.
Haciéndose el registro contable de esta forma, origina
Diferencias de cambio (perdidas y /o ganancias) que serán
registradas en las cuentas de resultados 676 y 776
respectivamente.
Casos
prácticos
Conclusiones
Pese a las dificultades que uno experimenta al ingresar
a un Estudio Contable, por la falta de experiencia, por el temor
de quedar mal, etc.; sin embargo es muy reconfortante por la
experiencia que uno adquiere.
Las conclusiones del trabajo son las
siguientes:
1. El entrenamiento y la capacitación es
trascendente para la realización de las
prácticas, especialmente en aspectos tributarios,
contables y computarizados; lo cual se consigue con la
adecuada formación que recibimos en el
Instituto.
2. Si bien el Estudio contable RAMÍREZ
GOICOCHEA, LUIS ALBERTO sigue llevando la contabilidad de los
clientes en forma manual, porque así lo han declarado
los contribuyentes, sin embargo dispone de hardware y
software especializado para desarrollar la contabilidad
computarizada de los contribuyentes; lo que requiere estar
bien capacitado para el manejo del software
contable.
3. El registro de las transacciones en los
Registros de Ventas y Compras, es necesario un amplio
conocimiento y aplicación de las normas tributarias;
como la Ley del Impuesto General a las Ventas e Impuesto
Selectivo al Consumo y su Reglamento, Ley del Impuesto a la
Renta y su reglamento, Reglamento de Comprobantes de Pago y
otras normas relacionadas.
4. El problema que se tiene en el registro de
las operaciones de compras y ventas es por un lado la
identificación de la operación como gravada, no
gravada o exonerada y luego conocer el tipo de moneda en la
cual se ha emitido el comprobante de pago; por cuanto si es
moneda extranjera debe aplicarse para efecto de los Registros
de ventas y compras las normas tributarias establecidas en la
Ley del Impuesto General a las Ventas.
5. La entrega de información de los
Contribuyentes al Estudio es muy lento y algunas veces los
clientes innecesariamente se demoran; lo que hace en muchos
casos se demore en el registro de los libros y por ende en la
formulación de las Declaraciones Juradas, cumpliendo
en algunos casos a última hora y otras veces fuera de
plazo.
6. La formación académica que se
recibe en el Instituto es un gran punto de partida, sin
embargo requiere ser reforzada con seminarios de
capacitación para estar al día en todos los
conocimientos y experiencias contables y
tributarias.
Sugerencias
Luego de llevar a cabo este trabajo, es necesario dejar
sentado las siguientes sugerencias, para el mejor aprovechamiento
de todos los elementos:
1. Hoy por hoy, el paradigma es la
competitividad, por tanto el estudio contable tiene que
mejorar el grado de capacitación, entrenamiento y
perfeccionamiento de su personal para que el servicio que
presta sea de total satisfacción para los sus
clientes. También para que pueda captar más
clientes.
2. Actualmente, el que no sabe
computación es analfabeto, por tanto el estudio
contable debe capacitar al personal en el software que
utiliza para poder aplicarlo en forma eficiente y eficaz,
para el efecto puede utilizar la versión educativa que
funciona en forma muy similar a la versión
profesional.
3. Para registrar correctamente la
información en los Registros de Ventas y Compras; es
necesario que el personal practicante y/o trabajador reciba
una capacitación permanente del aspecto doctrinario y
las aplicaciones de las normas tributarias correspondientes;
de este modo los contribuyentes no van a tener ninguna
observación en las fiscalizaciones que efectúa
SUNAT.
4. Con la capacitación debida, ya no
habrá dificultades en el registro de los comprobantes
de pago y otros documentos en los Registros de Compras y
Ventas
5. Debe buscarse que el flujo de la
información de compras y ventas sea eficaz y oportuno
para que se registren la información en los libros
contables y luego se formulen las declaraciones a que
esté obligados los contribuyentes dentro de los plazos
establecidos.
6. Las enseñanzas y experiencias
impartidas por los docentes del Instituto me han sido de
mucha utilidad; sin embargo los cambios en la doctrina y
praxis profesional contable, requiere de ellos una permanente
capacitación en aspectos de gestión empresarial
en general y en particular en aspectos tributarios,
contables, financieros, laborales, organizativos,
administrativos y aplicaciones telemáticas; porque de
otro modo su contribución a la formación
integral de sus alumnos no va a ser la más adecuada.
Estoy seguro que nuestros maestros comprenden todo esto y
estarán a la altura de los tiempos y las condiciones
del mundo moderno.
Bibliografía
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7. Álvarez Illanes Juan Francisco (2003)
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Sector Público. Lima. Pacífico
Editores.
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Ediciones Díaz de Santos SA.
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11. Leturia Podestá, Carlos:
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Año 2004.
12. Ministerio de economía y finanzas:
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Lima-Perú.
13. Rueda Peves, Gregorio: Nueva Ley General
de Sociedades. Editora Gráfica Bernilla.. Lima
Perú Año 1998
14. SUNAT. Ley del Impuesto General a la
Ventas
15. SUNAT. Ley del Impuesto a la
Renta
16. SUNAT. Ley y Reglamento de Comprobantes de
Pago.
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