El PMBOK, la ISO 9001:2000 y los Costos de Calidad como modelo de excelencia para la gerencia de proyectos (página 2)

Lo primero que debe enunciarse es que la Guía de los
Fundamentos de la Dirección de Proyectos,
Tercera Edición, Guía del PMBOK, es una
Norma Nacional Americana ANSI/PMI 99-001-2004, este hecho
garantiza la seriedad de la propuesta, su aplicación, uso
y por lo tanto el logro de sus beneficios.

Definición de proyecto.- Según la
Guía del PMBOK, un proyecto es un
esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto,
servicio o
resultado único.

Temporal

Temporal significa que cada proyecto tiene un comienzo
definido y un final definido. El final se alcanza cuando se han
logrado los objetivos del
proyecto o cuando queda claro que los objetivos del proyecto no
serán o no podrán ser alcanzados, o cuando la
necesidad del proyecto ya no exista y el proyecto sea
cancelado.

Productos, servicios o
resultados únicos

Un proyecto crea productos
entregables únicos. Productos entregables son productos,
servicios o resultados que obedecen a una situación o
necesidad especifica.

Por ejemplo, se han construido muchos miles de edificios de
oficinas, pero cada edificio individual es único:
diferente propietario, diferente diseño,
diferente ubicación, diferente contratista, etc.

Elaboración gradual

La elaboración gradual es una característica de
los proyectos que acompaña a los conceptos de temporal y
único. "Elaboración gradual" significa desarrollar
en pasos e ir aumentando mediante incrementos. Por ejemplo, el
alcance de un proyecto se define de forma general al comienzo del
proyecto, y se hace más explícito y detallado a
medida que el equipo del proyecto desarrolla un mejor y
más completo entendimiento de los objetivos y de los
productos entregables.

Finalidad principal de la Guía del PMBOK.- es
identificar el subconjunto de Fundamentos de la Dirección
de Proyectos generalmente reconocido como buenas
prácticas. "Identificar" significa proporcionar una
descripción general en
contraposición a una descripción exhaustiva. "Generalmente
reconocido" significa que los conocimientos y las
prácticas descritas son aplicables a la mayoría de
los proyectos, la mayor parte del tiempo, y que
existe un amplio consenso sobre su valor y
utilidad.
"Buenas prácticas" significa que existe un acuerdo general
en que la correcta aplicación de estas habilidades,
herramientas y
técnicas puede aumentar las posibilidades
de éxito
de una amplia variedad de proyectos diferentes.

¿Cuál es la meta de la
extensión de la construcción?- Esta
extensión apunta mejorar la eficacia y la
eficacia de la gerencia de
los proyectos de construcción e incluir el material
específicamente aplicable a la construcción que no
se cubre actualmente en la guía del PMBOK® –
edición 2000.

• b. ISO 9001:2000
  Sistemas
  de Gestión de la Calidad
  – Requisitos

El modelo de la
ISO 9001:2000
es mostrado en la figura Nº 01, fácilmente puede
observarse que el objetivo
principal de la norma es la búsqueda de la mejora continua
del sistema de
gestión de la calidad y con esto alcanzar mejores
resultados operativos de la organización.

Para alcanzar este objetivo debe tomarse en cuenta las
siguientes variables:
Responsabilidad de la Dirección,
Gestión de los Recursos,
Realización del Producto y la Medición, Análisis y Mejora.

El número de implementaciones de esta norma en el mundo
demuestra su solidez y aceptación. Los datos del
informe[2]muestran que el número de
certificaciones ISO 9001 ascendía a 500 125, repartidos en
149 países.

Esta norma internacional tiene los siguientes principios:

Organización enfocada al cliente.- Las
organizaciones
dependen de sus clientes, por
tanto deben: comprender sus necesidades presentes y futuras,
cumplir con sus requisitos y lograr su satisfacción

Liderazgo.- La dirección de la
organización debe crear y mantener un ambiente
interno, en el cual el personal pueda
llegar a involucrarse totalmente para lograr los objetivos de la
organización.

Participación de todo el personal.- El total
involucramiento posibilita que sus capacidades sean usadas para
el beneficio de la organización. Obtener la
certificación ISO 9001, es tarea de todos los integrantes
de la empresa y
produce satisfacción a todos sus miembros.

Enfoque a procesos.-
Los resultados deseados se alcanzan más eficientemente
cuando los recursos y las actividades relacionadas se gestionan
como un proceso.

Enfoque del sistema hacia la gestión.-
Identificar, entender y gestionar un sistema de procesos
interrelacionados por un objetivo común, mejora la
eficiencia de
una organización.

La mejora continua.- La mejora continua debería
ser el objetivo permanente de la organización. Se deben
establecer procesos de inspección y supervisión para asegurar la conformidad
del producto y del sistema de gestión de calidad.

Enfoque objetivo hacia la toma de decisiones.- Las
decisiones efectivas se basarán en el análisis de
datos y en la información.

Relaciones mutuamente benéficas con los proveedores.- Una organización y sus
proveedores son independientes y una relación mutuamente
beneficiosa intensifica la capacidad de ambos para mejorar y
prosperar mediante productos de elevada calidad.

• c. Costos
  Relativos a la Calidad (CRC)

Los CRC[3]representan una forma objetiva de medir la
eficiencia de la organización, en cuanto a la
ejecución de los procesos inherentes a los proyectos de
construcción. Esta definición ha sido tomada de la
norma ISO 8402, edición 1995, Gestión de la Calidad
y Aseguramiento de la Calidad. Vocabulario.

Los CRC esta representado por la suma de los CDC = Costos de
Calidad y los CNC = Costos de No Calidad. Existen estadísticas sobre la cuantía de los
CRC, éstas llegan según AENOR a valores entre
el 5 al 30% de la cifra de negocios,
dentro de estas cifras según autores especializados los
CNC pueden variar entre el 60 al 70%, esto indica que los CNC
podrían representar entre el 3 al 21% de los CRC. Tales
magnitudes necesitarían que los responsables de los
proyectos debieran ser capaces de minimizar los CNC en los
proyectos de construcción, esto amerita el control de los
métodos de
trabajo,
necesariamente.

Modelo sinérgico

Según la descripción de cada modelo y de sus
principios, en particular, es fácilmente entendible, desde
el punto de vista conceptual que la aplicación
simultánea debería permitir lograr excelentes
resultados en aquellas organizaciones líderes que decidan
implementar esta opción.

Es claro que para la implementación del modelo
será necesario realizar una serie de actividades previas
preparatorias, las que fundamentalmente estarán orientadas
hacia la mejora de las competencias del
personal de dirección, de mando intermedio y
operativo.

Los resultados que serán alcanzados permitirán a
la organización disponer de procedimientos e
indicadores
que aprovecharán las fortalezas y ventajas de los tres
modelos.

EXPERIENCIA
DESARROLLADA

La propuesta del modelo, expuesto en el presente trabajo, es
el resultado de las investigaciones
realizadas y como una respuesta a generar desarrollo de
un método de
gerencia de proyectos que generen mejores posibilidades de
resultados exitosos. La propuesta viene siendo implementada en la
Empresa, el
suscrito es el Jefe de Proyecto de la implementación, la
cual viene siendo desarrollada por la empresa Ingeniería y Servicios Tecnológicos
S.A.C. como una consultoría que se inicio en el mes de
agosto del 2004.

Aun cuando la
decisión de implementación del modelo, tuvo una
demora importante en este momento, tiene un importante avance de
desarrollo, a la fecha (diciembre 2004) se han completado los
procedimientos operativos de calidad e instrucciones de trabajo
requeridas por las diversas áreas funcionales.

La estructura
documental del sistema de gestión de
calidad de la empresa considera los siguientes documentos (Ver
tabla Nº 01):

Tales documentos obedecen a los procedimientos obligatorios de
la ISO 9001:2000 y otros toman el "valor" de cada sistema.
Además, es lógico que el mejoramiento continuo se
alcanzara a partir de la medición y control de los
índices de costos de calidad, los cuales tambien forman
parte del SGC[4]

Estas condiciones particulares permiten lograr
fácilmente la sensibilización de las personas, no
sólo a nivel ejecutivo, profesional, sino también a
nivel técnico, debido a que todos tienen interés en
los resultados y en la comprobación de la relación
beneficio/costo de la
decisión adoptada.

RESULTADOS

Este proyecto se viene implementando desde el mes de agosto
del 2004 y ya se vienen observando los primeros beneficios hacia
la empresa, dentro de los cuales se tienen los siguientes:

• a. Mediante el programa de
  capacitación para el equipo gerencial y
  profesional se ha logrado el consenso referente a la
  necesidad de plena participación de todos en la
  elaboración de los documentos del SGC.

• b. Independiente a los procedimientos obligatorios de
  la ISO 9001:2000 la implementación de procedimientos
  de gestión
  de riesgos, gestión de comunicaciones, gestión del alcance,
  gestión de recursos
  humanos ofrecen una veta de beneficios directos e
  indirectos ligados al quehacer de la empresa.

• c. La consideración de procedimientos para los
  CRC como parte del SGC y su implementación en todos
  los proyectos permitirá la medición de la
  eficiencia de resultados de los procesos directos de las
  obras de la empresa.

• d. Como parte del proyecto de consultaría se
  ha innovado mediante la consideración de cursos a
  distancia, esta nueva opción ha facilitado la
  participación en los curso de personas que
  están fuera de la capital a
  varios cientos de kilómetros de la oficina sede
  de la empresa.

• e. La consideración de los tres modelos ha
  generado el diseño de un proceso de toma de
  decisiones que toma en cuenta las fortalezas de los
  modelos empleados. (Ver figura Nº 08).

AGRADECIMIENTOS

Se agradece a la Empresa por su autorización a la
mención de temas generales del proyecto en actual
implementación y que ha significado la movilización
de muchos profesionales respecto del SGC que combina los tres
modelos: ISO 9001:2000, el PMBOK y los CRC.

REFERENCIAS

• a. Norma ISO 9001:2000, Sistemas de Gestión de
  la Calidad – Requisitos

• b. Guía del PMBOK, ANSI/PMI 99-001-2004,
  Project Management Institute.

• c. "Los índices de costos de calidad, una
  herramienta estratégica para el éxito de los
  proyectos", Ing. Rubén Gómez Sánchez S.,
  trabajo expuesto en Brasil,
  congreso PMI.

• d. El Historial de Proyectos, Elemento de
  Mejoramiento Continuo para la Gerencia de Proyectos, Ing.
  Ing. Rubén Gómez Sánchez S., trabajo
  preparado y aprobado, no expuesto por postergación del
  congreso PMI de Buenos Aires
  Argentina.