Por lo general un programa de la
APO tiene cuatro componentes:
La especificidad de las metas
Lograr el objetivo de
una manera tangible.
La participación en la toma de
decisiones
El gerente y el
empleado toman decisiones mancomunadas y se ponen de acuerdo en
la manera de alcanzarlas.
Un plazo explicito
Cada objetivo tiene un plazo determinado. Normalmente,
el plazo es de tres meses, seis meses o un
año.
Retroalimentación acerca del desempeño
En un plano ideal, esto se logra proporcionando a las personas
retroalimentación constante, de modo que
pueda ponderar y corregir sus propias acciones.
Características de la
Administración por Objetivos
La APO es una técnica de dirección de esfuerzos a través de
la planeación
y el control
administrativo basada en el principio de que, para alcanzar
resultados, la
organización necesita antes definir en qué
negocio está actuando y a dónde pretende
llegar.
La APO es un proceso por el
cual los gerentes, principal y subordinado, de una organización identifican objetivos
comunes, definen las áreas de responsabilidad de cada uno en términos de
resultados esperados y emplean esos objetivos como guías
para la operación de la empresa.
El administrador
tiene que saber y entender lo que, en términos de
desempeño, se espera de él en función de
las metas de la empresa, y su
superior debe saber qué contribución puede exigir y
esperar de él, juzgándolo de conformidad con las
mismas.
En realidad, la APO es un sistema
dinámico que integra la necesidad de la empresa de
alcanzar sus objetivos de lucro y crecimiento, con la necesidad
del gerente de contribuir a su propio desarrollo. Es
un estilo exigente y equilibrado de administración de empresas.
La APO presenta las siguientes
características principales:
Establecimiento conjunto de objetivos entre el
ejecutivo y su superior
La mayor parte de los sistemas de la
APO utiliza el establecimiento conjunto de objetivos; tanto el
ejecutivo como su superior participan del proceso de
establecimiento y fijación de objetivos. La
participación del ejecutivo puede variar, desde su simple
presencia durante las reuniones, donde puede ser escuchado, hasta
la posibilidad de iniciar la propuesta de reestructuración
del trabajo, con
relativa autonomía en el desarrollo del plan.
Establecimiento de objetivos para cada
departamento ó posición
Básicamente la APO está fundamentada en el
establecimiento de objetivos por niveles de gerencia. Los
objetivos, a alto nivel, pueden denominarse objetivos, metas,
propósitos o finalidades; sin embargo, la idea
básica es la misma: definir los resultados que un gerente,
en determinado cargo, deberá alcanzar.
Interrelación de los objetivos de los
departamentos
Siempre existe alguna forma de correlacionar los objetivos de
varias unidades o gerentes, aunque no todos los objetivos se
apoyen en los mismos principios
básicos.
Elaboración de planes tácticos y
planes operacionales, con énfasis en la medición y el control
A partir de los objetivos trazados por cada departamento, el
ejecutivo y su superior elaboran los planes tácticos
adecuados para alcanzarlos de la mejor manera. De esta manera,
tales planes se constituyen en los instrumentos para alcanzar los
objetivos de cada departamento.
En todos los planes la APO hace énfasis en la
cuantificación, la medición y el control. Se hace
necesario medir los resultados alcanzados y compararlos con los
resultados planeados.
Evaluación permanente, revisión y
reciclaje de los
planes
Prácticamente todos los sistemas de la APO tienen
alguna forma de evaluación
y revisión regular del progreso realizado, a través
de los objetivos ya alcanzados y de aquellos por alcanzar,
permitiendo así el tener en cuenta algunas previsiones, y
el fijar nuevos objetivos para el período siguiente.
Participación activa de la
dirección
La mayor parte de los sistemas de la APO involucran más
al superior que al subordinado. El superior establece los
objetivos, los vende, los mide y evalúa el progreso. Ese
proceso, frecuentemente utilizado, es mucho más un control
por objetivos que una administración por objetivos.
Apoyo constante del staff durante las primeras
etapas
La ampliación de la APO requiere del fuerte apoyo de un
STAFF previamente entrenado y preparado. Exige coordinación e integración de esfuerzos, lo que puede ser
efectuado por el staff.
Determinación de Objetivos
La administración por objetivos es un modelo de
administración a través del cual
todos los gerentes de un organización establecen metas
para sus administraciones, al inicio de cada periodo o ejercicio
fiscal, de
preferencia coincidiendo con el ejercicio fiscal de la empresa,
en constancia con las metas generales de la organización
fijadas por los accionistas, a través de la
dirección. Un objetivo debe ser cuantificable, complejo,
relevante y compatible. Un objetivo es una declaración
escrita, un enunciado, una frase; es un conjunto de
números. Son números que orientan el
desempeño de los gerentes hacia un resultado mediable,
complejo, importante y compatible con los demás
resultados".
En la fijación de los objetivos deben
considerarse los siguientes aspectos
1. La expresión "objetivo de la empresa" es
realmente impropia. Los objetivos de una empresa representan,
en realidad, los propósitos de los individuos que en
ella ejercen el liderazgo.2. Los objetivos son fundamentalmente necesidades por
satisfacer.3. Los subordinados y demás funcionarios
tienen una serie muy grande de necesidades personales.4. Los objetivos y las metas personales no son
siempre idénticos a los objetivos y metas de la
empresa.
Características estructurales de los
objetivos
1. Los ejecutivos fijan propósitos a largo y a
corto plazo.2. Los objetivos y metas se expresan como resultados
finales y no como tareas o actividades.3. Los objetivos y metas deben ser coherentes,
además de estar coordinados en los respectivos niveles
y áreas de la organización.
Características comportamentales son
1. Se hace énfasis en el compromiso propio de
los subordinados, en relación con las metas.2. Se hace énfasis en el autoanálisis
del desempeño y, en consecuencia, en el autocontrol,
en relación con los resultados obtenidos frente a las
metas preestablecidas.3. Las desviaciones de los resultados con
relación a las metas llevan a la autocorrección
en el desempeño y, si es necesario, a la
orientación específica por parte del
superior.
Administración por objetivos
1. Es una técnica participativa de
planeación y evaluación.2. A través de ella los superiores y los
subordinados, conjuntamente, definen aspectos
prioritarios.3. Establece objetivos por alcanzar, en un
determinado periodo y en términos cuantitativos,
dimensionando las respectivas contribuciones.4. Sistemáticamente se hace el seguimiento del
desempeño, procediendo a las correcciones que sean
necesarias.
Criterios para la selección
de objetivos
1. Buscar las actividades que tengan mayor impacto
sobre los resultados.2. El objetivo debe ser específico en cuanto a
los datos concretos.3. Centrar los objetivos en metas derivadas.
4. Detallar cada objetivo en metas derivadas.
5. Utilizar un lenguaje comprensible para los
gerentes.6. Mantenerse dentro de los principios de la
administración.7. El objetivo debe indicar los resultados por
alcanzar, no debe limitar la libertad para escoger los
métodos.8. El objetivo debe ser difícil de alcanzar,
debe representar una tarea suficiente para todo el ejercicio
fiscal de la empresa. Debe tener alguna relación
remota con el plan de utilidades de la empresa, generalmente
es el objetivo final.
Jerarquía de objetivos
Los objetivos deben ser graduados según un orden de
importancia, relevancia o prioridad, en una jerarquía de
objetivos, en función de su contribución relativa a
lo organización como una totalidad.
La jerarquía de objetivos de una organización
puede sufrir innumerables cambios, ya sea en la ubicación
relativa de los objetivos o en la situación de ciertos
objetivos por otros diferentes.
Los objetivos no necesitan traducir inicialmente las grandes
aspiraciones fundamentales de la empresa. Deben lograr que todos
los órganos y componentes de la empresa contribuyen con
una parte del esfuerzo general.
Deben tener en cuenta la necesidad de varias alternativas para
su ejecución, deben ser periódicamente reexaminados
y reformulados, no sólo para ser actualizados de acuerdo
con el cambio de las
condiciones del mercado.
Planeación Estratégica
La planeación estratégica se refiere a la manera
como una empresa
intenta aplicar una determinada estrategia para
alcanzar los objetivos propuestos. Es generalmente una
planeación global y a largo plazo.
Formulación de los objetivos organizacionales por
alcanzar
En esta primera fase, la empresa escoge los objetivos globales
que pretende alcanzar a largo plazo y define el orden de
importancia y de prioridad de cada uno en una jerarquía de
objetivos.
Análisis interno de las fortalezas y
limitaciones de la empresa
Estudio de las condiciones internas, para permitir una
evaluación de los principales puntos fuertes y puntos
débiles existentes en la empresa.
Análisis externo del ambiente
Se trata de un análisis del ambiente
externo, es decir, de las condiciones externas que rodean la
empresa y que le imponen desafíos y oportunidades. Tal
análisis generalmente abarca:
1. Los mercados atendidos por la empresa.
2. La competencia.
3. Los factores externos.
Formulación de alternativas
estratégicas
Se busca formular las diversas y posibles alternativas
estratégicas o medio que la empresa puede adoptar para
lograr mejor los objetivos organizacionales propuestos, teniendo
en cuenta sus condiciones internas y las condiciones externas a
su alrededor.
La planeación estratégica de una empresa se
refiere al producto, o al
mercado, de allí, la matriz
producto/mercado con las diferentes alternativas
estratégicas.
La planeación estratégica debe contemplar
decisiones sobre el futuro de la empresa. Las principales
decisiones contenidas en una planeación estratégica
son los siguientes:
1. Objetivos organizacionales globales.
2. Las actividades seleccionadas.
3. El mercado previsto por la empresa.
4. Alternativas estratégicas en cuanto a sus
actividades.5. Alternativas estratégicas en cuanto al
mercado.6. Integración vertical.
7. Nuevas inversiones en recursos para
innovación o para crecimiento.
La matriz producto / mercado y sus
alternativas
Desarrollo de los planes tácticos
A partir de la planeación estratégica, la
empresa puede emprender la ejecución de la
planeación táctica.
1. Planeación organizacional de la estructura
para el logro de los objetivos globales.2. Planeación del desarrollo del
producto/mercado.3. Planeación del desarrollo de recursos para
las operaciones de la empresa.4. Planeación de las operaciones de la empresa
relacionadas con la producción y la
comercialización.
Para que cada uno de estos cuatro planes tácticos pueda
implementarse y producir resultados, es necesario que cada uno de
ellos se descomponga nuevamente en otros planes operacionales
más específicos.
Mientras la planeación táctica se refiere al
mediano plazo, el plan operacional es más detallado y se
refiere al corto plazo.
Ciclo de la
Administración por Objetivos
La APO tiene un comportamiento
cíclico, de tal manera que el resultado de un ciclo
permite efectuar correcciones y ajustes en el ciclo siguiente, a
través de la retroalimentación proporcionada por la
evaluación de los resultados. Este ciclo corresponde
comúnmente al ejercicio fiscal de la empresa para
facilitar la ejecución y el control. Los principales
autores de la APO presentan modelos muy
variados, cuyos ciclos exponen contenidos diferentes.
John W. Humble define la APO como "un sistema dinámico
que busca integrar las necesidades de la empresa de definir y
alcanzar sus propósitos de lucro y crecimiento con la
necesidad del gerente de contribuir y desarrollarse. Es un estilo
de gerencia exigente y estimulante". Provee los siguientes
aspectos:
1. Revisión critica de los planes
estratégicos y tácticos de la empresa.2. Esclarecimiento para cada gerente, de los
resultados claves y lo estándares de desempeño
que él necesita alcanzar.
Éstos están ligados a los objetivos por
departamento y organizacionales, aumentando su compromiso y su
contribución a estos objetivos:
1. Creación de un plan para mejorar las
funciones, de tal manera que permita lograr los resultados
claves y el plan de mejoramiento.2. Uso sistemático de la evaluación del
desempeño para ayudar a los gerentes a superar sus
puntos débiles y aprovechar sus puntos fuertes,
aceptando responsabilizarse por su autodesarrollo.3. Aumento de la motivación del gerente como
consecuencia de la mayor responsabilidad, mejores planes
salariales y la planeación de su carrera.
George Odiorne propone un modelo compuesto por un ciclo de
siete etapas.
Establecimiento de medidas desempeño de la
organización y delineamiento de los objetivos
organizacionales por alcanzar.
1. Revisión de la estructura de la
organización, en función de los objetivos
propuestos.2. A partir de las dos etapas anteriores, cada
directivo establece propósitos y medidas de
evaluación para sus subordinados, que a su vez,
propone objetivos.3. El superior y cada uno de sus subordinados llegan
a un mismo acuerdo de los objetivos y medidas de
evaluación de su propio trabajo.4. Seguimiento continuo efectuado sobre los
resultados periódicos del trabajo del subordinado,
frente a los plazos intermedios previamente establecidos en
la 4 etapa.5. Evaluación periódica y acumulativa
de los resultados del trabajo del subordinado, de sus puntos
fuertes y débiles, así como de aquellas medidas
propuestas para su desarrollo.6. Evaluación del desempeño de la
organización como un todo.
Críticas de la
Administración por Objetivos
Los diez pecados capitales de Humbre de la
APO
Humble asegura que existen diez maneras seguras de fracasar
con la APO.
1. No lograr la participación de la alta
gerencia.2. Decir a todos que la APO es una técnica
poderosa, capaz de resolver todos los problemas.3. Adoptar la APO dentro de una manera acelerada.
4. Fijar solamente objetivos cuantificables.
5. Simplificar al extremo todos los
procedimientos.6. Aplicar la APO en áreas aisladas, no hacer
que la compañía participe globalmente.7. Delegar todo el proyecto de la APO a personal de
nivel inferior.8. Concentrarse en individuos e ignorar los problemas
de grupo.9. Inaugurar el sistema con una fiesta y
después dejarlo andar solo, sin verificar jamás
cómo está andando.10. Ignorar las metas personales de los gerentes,
concentrándose sólo en los objetivos de la
empresa.
Criticas de LEVINSON
Levinson destaca que la APO no tomó en cuenta las
raíces más profundas, emocionales y motivacionales
de un gerente, pues puede colocarlo en una posición
parecida a la de un conejillo de laboratorio,
frente a sólo dos alternativas: acierta el camino en el
laberinto y come, o sino, simplemente pasa hambre.
Según Levinson, el proceso "ideal" de la (APO) debe
desarrollarse en cinco etapas.
1. Discusión del funcionario con su superior
acerca de la descripción de funciones hecha por el
propio subordinado.2. Fijación de metas de desempeño a
corto plazo.3. Entrevista con el superior para analizar el
proceso alcanzado hasta cierto momento.4. Establecimiento de puntos de verificación
para medir el progreso.5. Análisis entre superior y subordinado, el
final de determinado plazo, para evaluar los resultados de
los esfuerzos desarrollados por el subordinado.
En conclusión, Levinson afirma que "la
administración por objetivos y los procesos de
evaluación
del desempeño, tal como se ejecutan usualmente, son
inherentemente autodestructivos a largo plazo, por estar basados
en una psicología
de la recompensa y el castigo, que intensifica la presión
ejercida sobre cada individuo, al
mismo tiempo que le
proporciona una selección de objetivos muy limitados.
Tales procesos pueden mejorarse, examinando los presupuestos
psicológicos en los cuales se basan, ampliándolos
de modo que incluyan la evaluación colectiva y
dándole prioridad a las metas personales de los
funcionarios.
Criticas de LODI
Lodi recuerda que la (APO) tiende a exigir mucho de cada uno y
que las personas deben ser preparadas para recibir el método y
para poder
aplicarlo con criterio. De lo contrario, podrán surgir
diversos inconvenientes.
Lodi recuerda, incluso, que la formulación de una
estrategia lleva a un conflicto
entre los objetivos a largo y corto plazo. La planeación a
largo plazo, permite una mejor comprensión del impacto
futuro de las decisiones actuales, una mayor conciencia de los
cambios económicos y sociales, la anticipación de
cambios en las áreas que los requieren, y un incremento en
la velocidad de
la información relevante para un rápido
control e implementación de las decisiones futuras. A
corto plazo, perciben que el sistema de compensación
premia el desempeño espectacular inmediato, en detrimento
de una verdadera contribución a los resultados futuros de
la empresa.
Otras Críticas
1. Los objetivos de la empresa se definen de manera
muy superficial y no reflejan todos los intereses de la
empresa.2. No se cuenta con experiencia adecuada para la
realización del plan, la implementación es
incompleta o se efectúa fuera de tiempo.3. Cuando los resultados inmediatos no son
accesibles, las personas se impacientan con todo el
proyecto.4. En general, las empresas fallan en tomar
decisiones para revisar y actualizar periódicamente el
plan frente a los cambios de la empresa, las fluctuaciones
económicas y los cambios en las tendencias
sociales.
Ventajas de la
Administración por Objetivos
Según el libro de
Samuel C. Certo nos dice que hay dos ventajas en la (APO)
1. Los programas APO enfatizan siempre lo que debe
hacerse en la organización para alcanzar los objetivos
organizacionales.2. El proceso APO asegura un compromiso del empleado
para alcanzar los objetivos organizacionales. Dado que los
gerentes y los subordinados han desarrollado los objetivos
juntos, ambas partes están genuinamente interesadas en
alcanzar esos objetivos.
Según el libro de Harold
Koontz señala cuatro ventajas
Mejoría de la administración
Todas las ventajas de la administración por objetivos
se pueden resumir diciendo que da por resultado una
administración muy mejorada. No se pueden establecer
objetivos sin planeación y la planeación orientada
hacia resultados es la única clase que
tiene sentido. La administración por objetivos obliga a
los gerentes a pensar en la planeación para obtener
ciertos resultados, más que simplemente planear
actividades o trabajos. Para asegurar que los objetivos sean
realistas, la APO exige también que los gerentes piensen
en la forma en que lograrán los resultados, la
organización y el personal que
necesitarán para hacerlo y los recursos y ayuda
que requerirán. De igual forma, no hay un mejor incentivo
para el control que u grupo de metas
claras.
Clarificación de la
organización
Otro beneficio importante de la APO es que obliga al gerente a
clarificar los papeles y las estructuras
organizacionales. Los puestos se deben construir en base a los
resultados fundamentales que se espera tengan las personas que
los desempeñan.
Estímulo al compromiso personal
Una de las grandes ventajas de la APO es que estimula a las
personas a comprometerse con sus metas. La gente deja de hacer
simplemente un trabajo, seguir instrucciones y esperar por
normas y
decisiones; ahora son personas con propósitos claramente
definidos.
Desarrollo de controles efectivos
En la misma forma en que la APO produce una planeación
más efectiva, también ayuda a desarrollar controles
efectivos. Recuérdese que el control incluye medir
resultados y llevar a cabo acciones para corregir las
desviaciones de los planes con el fin de asegurar que se alcancen
las metas.
Desventajas de la
Administración por Objetivos
Según el libro de Samuel C. Certo
señala dos desventajas
1. La elaboración de los objetivos puede
consumir mucho tiempo, dejando a los gerentes y a los
empleados menos tiempo para hacer el trabajo en
sí.2. La elaboración de objetivos por escrito, la
comunicación cuidadosa de los objetivos y las
evaluaciones de desempeño detallada que requiere un
programa APO, aumenta el volumen de papeleo en una
empresa.
Según el libro de Harold Koontz
señala cinco desventajas
Deficiencias al enseñar la filosofía de la APO
A pesar de lo sencilla que pueda parecer la
administración por objetivos, los gerentes que la
llevarán a la práctica tienen que comprenderla y
apreciarla. A su vez, tienen que explicar a los subordinados
qué es, cómo trabaja, por qué se hace,
qué papel tendrá en la evaluación del
desempeño y, sobre todo, cómo se pueden beneficiar
los participantes. La filosofía está elaborada
sobre conceptos de autocontrol y auto dirección
encaminados a hacer profesionales a los gerentes.
Deficiencias al dar normas a los encargados de
establecer las metas
Al igual que cualquier otro tipo de planeación, no
puede operar si no se dan las normas necesarias a quienes se
espera que fijen las metas. Los gerentes tienen que conocer
cuáles son las metas de la empresa y cómo encaja su
propia actividad en ellas. Si las metas son imprecisas, irreales
o inconsistentes, es prácticamente imposible que los
gerentes estén en armonía con ellas.
Dificultad al establecer metas
Las metas realmente verificables son difíciles de
establecer, en particular si necesita tener el grado exacto de
rigidez y flexibilidad, trimestre tras trimestre, año tras
año. El establecimiento de metas de metas no tiene que ser
difícil que cualquier otra clase de planeación
efectiva, aunque probablemente se necesitara de más
estudio y trabajo para establecer objetivos verificables que sean
ambiciosos pero alcanzables, que para desarrollar muchos planes
que sólo tienden a exponer el trabajo a
realizar.
Insistencia en las metas a corto plazo
Los gerentes fijan metas a corto plazo, rara vez a más
de un año y con frecuencia por un trimestre o menos. Es
evidente que existe el peligro de poner mayor énfasis en
el corto plazo, quizá a expensas del largo plazo. Por
supuesto, esto significa que los superiores tienen siempre que
asegurarse que los objetivos actuales, al igual que cualquier
otro plan corto plazo, sean diseñados para ser
útiles a las metas a más largo plazo.
Peligro de inflexibilidad
Con frecuencia, los gerentes vacilan para cambiar
los objetivos. Aunque quizá las metas dejen de tener
significado si se cambian con demasiada frecuencia y no
representan un resultado bien pensado y bien planeado, de todos
formas es tonto esperar de un gerente que luche por alcanzar una
meta que ya ha quedado obsoleta por los nuevos objetivos
revisados de la empresa; por premisas cambiadas o políticas
modificadas.
Conclusión
Al finalizar esta investigación, doy por segura que
entendí, que definidamente la Administración Por
Objetivo (APO) ayuda a superar muchos de los problemas
crónicos de los administradores y profesionales de una
empresa con futuro: nos proporciona un medio para medir el
verdadero aporte del personal de la empresa, a definir metas
comunes de las personas y de la organización y al medir
los aportes individuales a tales metas, es más probable
que se obtenga un esfuerzo coordinado y un trabajo en
equipo, estimulado, a la vez, la iniciativa personal.
Asimismo, prever soluciones al
grave problema de la definición de las responsabilidades
de cada una de las personas que integran la organización,
y esto elimina la posibilidad que el individuo cambie su personalidad.
La Administración Por Objetivo (APO) le da una
herramienta a la empresa para establecer sus metas conjuntamente
con los subordinados. A través de ella, las metas comunes:
rentabilidad,
posición competitiva, productividad,
liderazgo en
el mercado, responsabilidad reconocida y excelentes relaciones se
organizan, planifican y ejecutan efectivamente.
Sin embargo, considero necesario, recordar que dentro de la
Administración Por Objetivo (APO) existe el riesgo que estas
metas puedan no ser concordantes, pero he aquí la
sabiduría, experiencia y liderazgo de los supervisores
para lograr la
comunicación y abrir las posibilidades de cambios, que
beneficien a ambas partes. Por tanto, estimamos muy importante,
recalcar una característica importante de este Modelo
Administrativo: la Administración Por Objetivo (APO) no es
una fórmula milagrosa, sin embargo, puede comportarse
flexible en situaciones limitantes que se le presenten a la
empresa, producto de los cambios rápidos y necesarios que
sufre la sociedad
mundial.
Autor:
Ramón E. Ynfante T.
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