Material de Estudio de Administración de Empresas (página 9)

Kotter y  La Elección de Estrategias para
el Cambio.

"…las intervenciones de entrenamiento, y
las actividades de capacitación y desarrollo son
factores decisivos para salir adelante con el cambio y manejarlo.
Sin un componente de capacitación y desarrollo, bien
planificado y profesionalmente logrado, cualquier estrategia para
manejar el cambio resultará deficiente…".

Jim Stewart- Gerencia para
el Cambio (1992).

"Las organizaciones
que tendrán éxito
en los años 90 y más allá, serán
flexibles, capaces de responder con rapidez y estarán
dirigidas por administradores que puedan llevar a cabo
efectivamente cambios masivos y revolucionarios… la necesidad
de la innovación y el cambio exige a muchas
organizaciones que se reinventen a sí mismas. Los propios
administradores necesitan cambiar sus estilos. Se están
transformando a sí mismos de jefes a líderes de
equipos. En lugar de decirle a la gente lo que debe hacer, un
creciente número de administradores, encuentran que se
están volviendo más efectivos cuando se enfocan a
la
motivación, capacitación y dirección de
equipos…".                

Robbins- Comportamiento
Organizacional (1999).

"La primera tarea del ejecutivo es convertir el cambio del
entorno, en la sociedad, en
la economía y en la tecnología, en
oportunidades económicas y empresariales… La primer
interrogante que se plantearán los ejecutivos del
mañana es: ¿cuáles son los cambios que ya se
vislumbran en el entorno de las empresas?…".

                        
Peter Drucker (1996) – Ejecutivos.
Empresarios.Dirigentes.

"Cambia lo superficial, cambia, cambia, en lo profundo; cambia
el modo de pensar, cambia todo en este mundo; … cambia el
clima con los
años, cambia el pasto y su rebaño; cambia el rumbo
el caminante, aunque esto le cause daño;
cambia el sol en su carrera, cuando la noche persiste; cambia el
cabello el anciano… Cambia, todo cambia…. Así, como
todo cambia, que yo cambie no es extraño….. Pero, no
cambia mi amor, por mas
lejos que me encuentre, ni el recuerdo, ni el dolor, de mi pueblo
y de mi gente…".

Canción que interpreta Mercedes Sosa

"No hemos intentado cometer la estupidez de adaptar Cuba al
caótico mundo actual y su filosofía; lo que hicimos fue adaptar sus
realidades a las nuestras, mientras luchamos junto a otros muchos
países del llamado Tercer Mundo por nuestro derecho
al  desarrollo y la
supervivencia…     

Fidel – Entrevista con
Federico Mayor- Granma 22-junio-2000

Te corresponde

ü  Definir su propia concepción acerca del
cambio

ü  Diga puntos en común y oposiciones que
se mencionan

ü  Palabras o frases más frecuentes
empleadas

EJERCICIO 65.- (Caso) .

A continuación aparecen de forma dispersa los
objetivos,
etapas y condiciones del proceso de
CAMBIO. Corresponde ubicarlos de la manera correcta a forma de
gráfico

CAMBIO

Deshielo (ruptura) de las pautas de actuación
establecidas

Aprobación por los responsables.

Elevación de la autoestima,
seguridad en las
personas.

Estimulación de nuevos comportamientos

RECONGELACION

Transición hacia nuevas
pautas.           

Hace ostensible la necesidad del
Cambio.       

Insatisfacción con el estado
actual.

Percepción de la necesidad del Cambio.

DESCONGELAMIENTO

Establecer nuevas
pautas.       

Designación,
actuación.          

Agente de cambio (Directivo o Consultor).

Interiorización de las nuevas pautas (Creatividad,
adaptación y experimentación).

RESPUESTA

EJERCICIO- 66. (CASO).

A continuación aparece una imagen a forma de
tabla de modelos para
la definición del proceso de CAMBIO de diferentes autores.
Escoja la que UD considere de más fácil
comprensión y ponga un ejemplo que lo ilustre

EJERCICIO- 67.

CASO CASA DE LA CULTURA
"HECTOR GUILLERMO VILLALOBOS"

La Casa de la Cultura " Héctor Guillermo Villalobos",
recibe un documento de parte de la Dirección de Cultura,
donde se informa del cambio de parámetros de la evaluación
de las actividades formativas, tales cambios fueron:

·   Presentación de al menos 4
espectáculos durante el año.

·   Formación de Grupos
pertenecientes a la Casa

·   Rendición de Cuentas al
Departamento de Descentralización.

·   Consolidación de la sede.

Como consecuencia inmediata de esa correspondencia, se produce
un conflicto
organizacional, fundamentado por los siguientes juicios:

·   La Casa de la Cultura "HGV", viene
trabajando bajo una premisa de Cultura Formativa en contra
posición de la Cultura del Espectáculo, es por
ellos que se enfatiza en los procesos de
investigación; en los diferentes cursos,
por ejemplo, la música, se
diseña para que lo cursen un número considerable de
participantes, ni se cobra, ni se presentan exámenes de
admisión, no se incluye el que los participantes sean unos
virtuosos, sólo que tengan un sólida
formación y que prive el criterio de que el joven esta
apartado del ocio.

·   Las actividades que se desarrollan tienen
como norte el entregar cuentas para el desarrollo de dos grandes
actos uno en julio y el otro en Diciembre, es decir el curso de
pintura expone
sus trabajos en esos dos actos.

·   El entregarle cuentas sobre el aporte a
la dirección de Descentralización, implica el
conservar un conjunto considerable de recaudos que ya estaban
sobrentendido por la Dirección de Cultura.

·   Uno de los nortes que se habían
planteado la Directiva de la Casa de la Cultura era: "… el de
ser una institución sin puertas, ni ventanas,…..sino que
más bien una institución itinerante…" el contar
con una sede, solo ayudaría para ser como una referencia
de ubicación, es por ello que muchos de los talleres se
desarrollaban fuera de la sede.

Una vez, enterado de los cambios de las directrices, y
encontrado la resistencia, la
Directiva decreta la realización de una jornada de
Reflexión de hacia donde se quiere ir, en ellas
participaron la mayoría de los socios, la directiva
completa, instructores y amigos de la Casa, en esta Jornadas se
visualizaron todas las aristas de esas nuevas directrices y se
llegaron a los siguientes acuerdos:

·   Una sede no debe ser solo un sitio de
dirección, antes por el contrario debe ser un espacio lo
suficientemente sólido para se convierta en referencia
obligada al momento de emprender la búsqueda de la
acción
cultural, por ello se emprendió a dar asesorías
gratuitas de Historia Regional,
Investigación Acción, entre otros.

·   Se debe incluir dentro del calendario de
festividades un conjunto de fechas que si bien no están
muy vinculada a la acción cultural, si están
presente en la idiosincrasia (Día de la Madre, Día
del Padre, y otros) también celebrar con actos los
días de la Poesía,
Artista Plástico,
Nacimiento del Poeta. En fin se puede planificar la
Celebración de más de los cuatro actos
solicitados

·   Se proceda a contratar un asesor musical
que dinamice en este ámbito, con la finalidad de formar un
ensamble de cuerdas llamado Jagüey e incentivar al Coro de
Voces a tener
más presentaciones.

·   Uno de los socios se comprometió a
colaborar en la parte administrativa para diseñar las
formas que hagan falta para el control y
archivo de los
recaudos para la rendición de cuenta.

·   Todos por no decir la mayoría de
los talleres se diseñaron para ser dictados en la
sede.

·   Las actividades se deben planificar para
ir dando subproductos cuantificables, para que se pueden adaptar
a los nuevos lineamientos de la Dirección de Cultura.

Después de efectuada la
lectura,  debes:

1.     Definir las etapas del
proceso de cambio

2.     Delimitar las acciones para
cada una de las etapas

3.     Sugerir ideas para
enriquecer este proceso

EJERCICIO-68  (Caso).

LECTURAS COMPLEMENTARIAS

Analice el sitio Web que se
presenta, responda las preguntas que allí se formulan en
la sección final, además, seleccione las ideas
más relevantes y haga un resumen que como máximo
sea una cuartilla donde relate sus puntos de vistas acerca de lo
observado.

QUIEN SE HA LLEVADO MI QUESO. html

Tema VI.

Sistemas de
Información Administrativa. SIM

Los Sistemas de
Información de la
Administración constituyen la combinación de
los recursos
humanos y materiales que
intervienen directamente o indirectamente en el proceso de
elaboración de la información de la empresa, para
contribuir de manera más eficaz  en la gestión
de ésta. Por ejemplo, la contabilidad
de la empresa
está en el sistema de
información: Un grupo de
computadoras
en distintas oficinas  de una misma empresa, que
están interconectadas  entre sí (Intranet),
forman parte del sistema de
información. Archivos
clasificados en estanterías forman parte del sistema de
información, etc.

6.1.-La Información.

Puede afirmarse sin riesgo de
especularse, que en el mundo electrónico en el que vivimos
nos encontramos rodeados de fuentes de
información: televisión, radio, revistas,
periódicos, gacetas y más recientemente Internet. Todas las noches
vemos el noticiero, por las mañanas leemos el
periódico, generalmente, y con frecuencia hojeamos una
revista,
revisamos Internet o vemos algún programa
informativo o de entretenimiento  por la
televisión.
Y este gran cúmulo de información que se absorbe
día tras día pasa muchas veces desapercibido ante
nosotros; se está tan acostumbrado a éste tipo de
información que no nos percatamos de la gran importancia
que tiene la misma para nuestra vida personal.
Cada uno de nosotros utiliza esta información de maneras
muy diversas, desde la persona que toma
una sombrilla antes de irse a trabajar, porque vio el estado del
tiempo, hasta
un directivo empresarial interesado en la ejecución de un
negocio rentable en el extranjero, para lo cual  debe
asegurarse antes, de cómo está la tasa de cambio a
partir de la información precisa para el cambio de moneda,
o la simple expectativa de saber que en la noche estrenan una
buena película o que se va a exhibir un musical con el
cantante preferido, en un programa de televisión de algunos de los canales de
nuestra televisión. El punto importante es que todos
buscamos la manera de mantenernos siempre "bien informados",
además de buscar la manera de utilizar esa
información para nuestro beneficio.
Si se  viviera en un mundo aislado, sin ningún tipo
de información mas que la que se transmite de forma oral,
de padres a hijos, de jefe a trabajador. Solo por un momento,
debe pensarse al respecto sí en los albores del presente
siglo XXI, no existieran los noticieros, los periódicos,
las revistas, las gacetas, ni ningún otro tipo de medio de
información.. Seguramente usted estará pensando:
¿Primitivo? ¿Imposible? ¿Inimaginable? Pues
esto es precisamente lo que puede estar sucediendo en la empresa,
si no se cuenta con los suficientes -y adecuados- canales de
información, tanto en el interior como hacia el exterior
de la misma.

La información permite eficientar todos los procesos
internos de nuestra empresa,  permite también conocer
mejor a nuestra competencia
así como el mercado por el
que se compite. En general podemos conocer mejor el medio tanto
interno como externo de nuestro negocio, para así detectar
nuestras debilidades y potencialidades, atacarlas, y lograr una
ventaja competitiva con respecto a las demás empresas del
ramo.
Durante años, el paradigma
reinante sobre la esencia de la información  ha sido
el denominado paradigma de la "cesta vacía" (empty.
Bucket), según el cual "una persona que necesita
información es como una especie de recipiente
vació  que puede ser llenado de información";
en este paradigma, una persona se convierte en informada 
cuando se le prevee de información (una "cosa"), sin que
su participación  en el proceso de informarse
cuente mucho (Cole 1994, Morris 1994)

Frente a este paradigma  tradicional surge ahora una
nueva visión que concibe el proceso de informarse como un
proceso fundamentalmente humano (la información como
"proceso" mas que como "cosa"), "la información como un
fenómeno subjetivo, construido en cierta manera por el
usuario (de la información), más que un
fenómeno objetivo"
(Dervin y Nilan 1986). En está nueva visión, la
información puede definirse como "el proceso mediante
el cual alguien resulta informado"; un proceso en el que la
emoción, el estado de animo, la predisposición, la
expectativa, o la química entre el
informador  (quien informa) y el informado (quien es
informado) son decisivas en la respuesta cognitiva de este
último. En otras palabras, la información se
concibe en este modelo "como
todo aquello que en un individuo
encuentra informante" (Dervin 1977).

Este tipo de cambio
de visión son fundamentales para entender mejor que es la
información y cómo deben diseñarse los
sistemas de
información. Una primera conclusión, muy obvia, es
que en realidad no debería hablarse del sistema de
información de una organización, sino del conjunto de sistema
de información de sus miembros. Cada persona tiene una
característica informacionales  muy distintas
(cómo ordena, cómo lee, cómo interpreta,
cómo filtra, cómo aplica la información),
por lo puede resultar bastante estéril 
diseñar un sistema apersonalizado.

Quizás se está aún lejos de entender
qué es la información. A pesar de ellos se intenta
hacerlo a través de distintos enfoques.
Básicamente, hay dos formas de atacar la cuestión,
una manera técnica y otra psicológica.

La primera se basa principalmente en trabajos  de
matemáticos e ingenieros de telecomunicaciones. Así, por ejemplo, se
utiliza con frecuencia la concepción de información
como un conjunto de señales
(bits) que viajan de un emisor aún receptor a
través de algún medio, concepción
típica de la teoría de la información
que Shannon hizo célebre en su "The Mathematical Theory of
Comunication" (1948). En este modelo la cantidad total de
información  de un mensaje (su contenido en
información) es medible (el contenido de
información de un mensaje es igual al log2
(1/p), donde p es la probabilidad
de que el mensaje sea trasmitido). Más recientemente,
expertos en complejidad como Chaitin  han definido la
cantidad de información contenida en una cadena de
dígitos  como la longitud del menor programa que
pueda generar esa cadena (Economist, 19/11/94,p.98)

La segunda aproximación al concepto de
información utiliza instrumentos menos cuantitativos 
y más subjetivos, es decir, introduce en el discurso los
modelos mentales. Unos de los estudios más interesantes
llevados a cabos hasta el momento llevan el título
genérico de "Understading Information" y ha sido
desarrollado por el Center Management Research en Londres (1994).
La línea  principal de argumentación en este
modelo se distingue dos mundos muy distintos.

6.2.- El papel de La Computadora
en la Administración.

Muchos ejecutivos solo asocian las Tecnologías de
Información con los programas
contables o el e-mail, cuando las Tecnologías de
Información abarcan una gran gama de herramientas
indispensables hoy en día. Los rápidos avances de
las Tecnologías de Información han tenido un gran
impacto, no solo sobre la Tecnología en general, sino
sobre todos los aspectos operativos de una
organización.  Las Tecnologías de
Información comprenden todas las tecnologías
basadas en computadora y
comunicaciones
por computadora, usadas para adquirir, almacenar, manipular y
transmitir información a la gente y unidades de negocios tanto
internas como externas. Dichas  Tecnologías de
Información permiten a la empresa mejorar su manejo e
integración de las necesidades de
procesamiento de información en todas las áreas
funcionales de ésta. Uno de los mayores costos en los que
recurre una empresa, es
en el tiempo que los administradores y empleados gastan en
reuniones y juntas, tomando decisiones y resolviendo problemas. 
Las Tecnologías de Información reducen ese tiempo y
por ende sus costos; esto hace que los administradores y
trabajadores mejoren su productividad, al
desperdiciar menos el tiempo en la búsqueda de soluciones a
sus problemas. Tres tipos de Tecnologías de
Información son especialmente útiles: los sistemas
de tele-conferencia, los
sistemas de transferencia y recuperación de
información, así como los sistemas de procesamiento
personal de información.
Los sistemas de Tele-conferencia incrementan la
comunicación reduciendo la necesidad de establecer
contacto cara a cara, ahorrando así tiempo y dinero. Mas
del 76 por ciento del tiempo de los administradores es gastado en
juntas y reuniones porque el contacto cara a cara es necesario
para resolver asuntos complejos. Sin embargo, una cantidad
considerable de tiempo es desperdiciado en traslado y acomodo de
los administradores en las juntas mencionadas. La
tele-conferencia – el uso de una línea de
televisión y sistemas de video– provee un
útil medio para atender juntas de una manera "virtual",
especialmente en esta era de competencia global.
Hoy en día, el incremento en el uso del e-mail, el
Internet, y el desarrollo de Intranets o redes de comunicaciones
entre empresas, está acelerando el flujo de
información en las empresas y negocios. Todos estos
sistemas de transferencia y recuperación de
información están basados en el uso de redes y
computadoras personales unidas unas con otras y todas conectadas
a una computadora central que permite a los usuarios compartir
archivos e información digital de todo tipo.
El tercer tipo de Tecnología
de Información, son los sistemas de procesamiento de
información personal, como los que proveen las
computadoras personales, portátiles y los comunicadores
personales, los cuales también proveen el eficiente uso de
los tiempos y esfuerzos de todo los individuos de la empresa.
Apple, Hitachi y Sony han desarrollado comunicadores personales,
los cuales son un una pequeña computadora de mano que
actúa como grabadora, fax, agenda y
navegadores de
Internet y correo
electrónico. Actualmente las computadoras personales
se pueden conectar a redes de computadoras para
unir al personal y estandarizar las actividades a través
de todos los departamentos de la
organización. Las computadoras personales dan la
organización un gran control de las actividades en los
niveles bajos (lo cual siempre resulta muy difícil para lo
ejecutivos) y promueven la descentralización de la
autoridad
hacia empleados de niveles bajos.
Puede concluirse que un caso de implementación de
Tecnologías de Información muy reconocido
mundialmente, ]en 1992, McDonal´s autorizó a
Compuadd Corporation a vender a todas sus 880 franquicias un
nuevo tipo de terminal de punto de venta, la cual
cuenta con una touch-screen y teclado con
"pieles" (skins) que reemplazan a los teclados con letras
preimpresas. éstas terminales nuevas permitieron la
introducción de nuevos productos sin
necesidad de cambiar el teclado, y podían ser programadas
para mostrar solo los productos que estaban disponibles en una
hora dada del día junto con sus precios. Este
tipo de computadoras personalizadas reducen los errores de
operación y hacen mucho más fácil de
programar los procesos de venta de los productos de ésta
empresa.

Las computadoras pueden considerarse como un recurso
más en el seno de la empresa, la cuestión a
resolver es si la disponibilidad de estos recursos pueden
proporcionar a la empresa una ventaja competitiva que pueda
mantenerse a lo largo del tiempo y no evaluar exclusivamente las
posibilidades materiales de esta tecnología sino que
también habrá que tener en cuenta los intangibles
derivados de su aplicación en el ámbito
empresarial.

Sin embargo no basta con la adquisición de la
tecnología más moderna para lograr el éxito.
En ocasiones, la paradoja de las computadoras (Volkow, F. y
Natalia E. (Agosto -1995): "Uso e las computadoras en la micro,
pequeña y mediana empresa: Mito y
Realidad" Rev. Soluciones Avanzadas. No.24. la habana, Cuba)
consiste en que se invierten considerables sumas de dinero en
equipos y sistemas para incrementar la productividad de una
organización, sin que esta inversión produzca los beneficios que se
esperan.

6.3.-  La Gestión de la Información como
estrategia Competitiva en la empresa.

Generalmente se piensa que las Tecnologías de
Información solo se usan en la etapa de producción, y vienen a la mente los grandes
sistemas de manufactura, o
los sistemas automatizados de producción continua, sin embargo, 
actualmente las Tecnologías de Información de
están presentes en todas las actividades de la empresa, es
decir, en las etapas de entrada, conversión y salida.
En la etapa de entrada, las tecnologías de
información deben contener todas las habilidades, procedimientos y
técnicas que permitan a las organizaciones
manejar eficientemente las relaciones existentes con los grupos
de interés
(Clientes,
proveedores,
gobierno,
sindicatos y
público en general) y el entorno en el que se
desenvuelven.
En la función de
Recursos Humanos, por ejemplo, existen técnicas
especializadas, como entrevistas o
test
psicológicos que permiten reclutar al personal con el
mejor perfil par satisfacer las necesidades de la empresa. En el
manejo de Recursos, existen técnicas de entrega con los
proveedores de entrada (como los estándares de Intercambio
Electrónico de Datos, por
ejemplo, ver Fig.1.ED1) que permiten obtener recursos de alta
calidad y a un
menor costo. El
departamento de Finanzas,
gracias a las Tecnologías de Información puede
verificar  la información electrónica de un banco X, en el
país, los modernos portales bancarios en Internet,
etc.
En la etapa de conversión, las Tecnologías de
Información en combinación con la maquinaria,
técnicas y procedimientos, transforman las entradas en
salidas. Una mejor tecnología permite a la
organización añadir valor a las
entradas para disminuir el consumo
así como el desperdicio de recursos.
En la etapa de salida, las Tecnologías de
Información permiten a la empresa ofrecer y distribuir
servicios y
productos terminados. Para ser efectiva, una organización
deberá poseer técnicas para evaluar la calidad de
sus productos terminados, así como para el marketing,
venta y distribución (como los estándares de
Intercambio Electrónico de Datos, por ejemplo, ver Fig.1
ED1) y para el manejo de servicios de postventa a los
clientes.
Las Tecnologías de Información en los procesos de
entrada, conversión y salida dan a la organización
una importante ventaja competitiva. ¿Porqué
Microsoft es
la más grande compañía de software? ¿Por
qué Toyota es la manufacturera automotriz más
eficiente? ¿Porqué McDonald's es
la más eficiente compañía de comida
rápida? En el caso nacional, puede notarse como ETECSA,
cada vez se hace más importante y notoria en la medida que
crecen sus servicios a través de las Tecnologías de
la Información, como por es el caso de aquellos servicios
que actualmente brinda a los usuarios que carecen de
teléfonos y en esos casos, ETECSA se encarga de
decepcionar los recados de esos clientes, para después
trasmitírselos, haciendo posible la existencia de un
teléfono virtual que recoge las llamadas de
dichos usuarios, además de otros servicios que hoy por hoy
la población cubana agradece. Cada una de
estas organizaciones sobresale en el desarrollo, administración y uso de Tecnologías
de Información para administrar el entorno organizacional
y crear valor para toda la organización.

La aplicación de las TICs ayudan a reducir gastos
burocráticos a partir de  ajustar la necesidad de
muchas jerarquías, ya que los administradores se basan en
las ellas para coordinar y controlar las actividades de la
empresa. Un ejemplo de esto es Puntex del Ministerio de la
Industria
Ligera, la cual, incrementando la sofisticación de sus
Tecnologías de Información, ha podido recortar el
número de niveles jerárquicos de toda la
organización de 9 a solo 5 niveles. 

Los autores del libro Virtual
Corporation, William Davidow y Michel Malone han expresado como
las TICs pueden ser usadas para mejorar la respuesta de una
empresa o negocio hacia los requerimientos de los clientes, lo
cual es una fuente muy importante de competitividad. La esencia de su argumento es que
estas tecnologías  permiten a las organizaciones
crear "productos virtuales", productos que pueden ser
personalizados de acuerdo con las necesidades específicas
de algún cliente en
particular, sin cargos adicionales. Un ejemplo de esto, es la
compañía Levi´s la cual en sus tiendas, por
medio de computadoras touch-screen se configuraban cada una de
las diferentes características del pantalón que
solicitaba el cliente, la solicitud se enviaba
electrónicamente a las fábricas en Tenesse y de
allí se enviaban por correo al cliente, el cual solo
pagaba un costo adicional de $10 dólares por todo este
servicio.

6.4.- La Información y las Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones (TICs).

Tomando en cuenta lo planteado anteriormente, sobre los
Sistema de Información de la Administración 
en los cuales se conjuga la combinación de los recursos
humanos y materiales a través de la información; no
todos los recursos materiales no todas las personas en la empresa
forman parte del Sistema de Información. La
combinación de los mismos debe estar ordenada a la
realización de tareas para cumplir el fin propio dentro
del Sistema de Información. Por ejemplo, cuando a las
personas que forman el equipo de venta en la empresa  le
facilitamos una computadora  portátil  para su
trabajo a la
hora de llevar el control de clientes, y además pueden
hacer cálculos que faciliten  sus operaciones, etc,
todavía no hablaríamos del Sistema de
Información de la empresa. Hay que dar un paso
más.

La combinación tanto de las personas como de los
materiales ha de estar estructurado  para cumplir una
función dentro de la gestión de empresa en el
subsistema  de información. Siguiendo con el ejemplo
anterior: al equipo al equipo de venta le piden que conecten sus
portátiles a través de la red de informática y vuelquen sus
operaciones  comerciales, que recogen los
departamentos  de compra, y además faciliten sobre
los clientes, grado de satisfacción, quejas, etc. Ahora
sí estamos hablando del sistema de información de
la empresa. Condición sine qua non, debe existir
una intencionalidad de generar información útil
para la marcha de empresa.

Un último aspecto es que la información debe
perseguir contribuir de forma eficaz a la gestión de la
empresa. Es decir, puede suceder que la empresa tenga
"información" no útil almacenada o circulando,
entonces hablamos de "datos" o "información residual", que
es segregada por el sistema de información.

La definición proporciona los objetivos del sistema de
información. En la medida de las posibilidades de la
empresa, debe intentar optimizar los mecanismos de la empresa,
debe trata de optimizar los mecanismos de información.
Primero una empresa debe perseguir simplificar sus procesos de
información en orden a la eficacia. Por
ejemplo, si la empresa puede sustituir la correspondencia escrita
en papel por correo electrónico (siempre y cuando se
estudien los costos, la seguridad, etc), deberá
implementar el correo electrónico. Segundo no solo
transformar los datos en información, sino elaborar la
mejor información. Implementar el sistema exige rigor y
conocimiento,
no puede ser un asunto que quede a la improvisación o al
transcurrir de la gestión de la empresa. Y tercero,
constituir una herramienta de gestión de importante valor.
Ha de exceder la mera técnica para tomar decisiones,
transformándose en una forma de dirigir con alto
rendimiento. Por ejemplo, no es lo mismo el uso que hace el
sistema de información la alta dirección, los
mandos intermedios o el núcleo de operaciones. Mientras
que la primera se mueve en el ámbito de la estrategia, los
segundos son una combinación más
técnica  y menos abstracta que la primera y los
miembros del tercero son más operativos  y
mecanicistas que el resto. Por consiguiente, el sistema de
información se adapta a cualquier nivel de la estructura de
la organización, además de intervenir, según
el caso, en las fases del proceso administración
(planificar, organizar, dirigir y controlar).

6.4.1.- Diseño de
Sistemas de Información Administrativa basado en las
TICs.

La abundante información disponible en CD, o en la
red, y la facilidad para almacenar datos de manera rápida
y económica, junto con la tecnología propia para
tratarlo eficazmente, hacen que el sistema de información
administrativa  sea una parte de la empresa que genera
ventajas competitivas muy importantes. Por ejemplo, un gran
almacén
de distribución que abastece a minoristas  y, por
otro lado, atiende a particulares. El control de venta y
existencia lo puede hacer mediante una elemental anotación
en la salida de los productos vendidos utilizando un código
cuando el comprador efectúa sus pagos en caja al salir del
almacén. Pensamos ahora en un almacén de las mismas
características pero en lugar de seguir un proceso de
control como el anterior implanta un sistema de código de
barras. La empresa ha encontrado una ventaja competitiva 
frente a la otra que le proporcionara buenos resultados.

La combinación del sistema de información
administrativa y las tecnologías de la informática
y las comunicaciones (TICs) le confiere un contenido
específico al propio sistema de información. Son
los siguientes:

1. Introducir los datos que serán filtrados para la
   obtención de información de calidad. La
   búsqueda y selección deberán cumplir la
   ley de proporcionalidad de la administración, es decir,
   que hay equilibrio entre los costos que supone su
   obtención y objetivo perseguido.
2. Existencia de un proceso que permita producir sinergia,
   resultado de la combinación de introducir los datos y el
   funcionamiento de programas de ordenador capaz de elaborar
   combinaciones muy complejas, al tiempo que facilita
   información útil para gestionar. Este cometido
   tiene la misión de seleccionar las mejores bases de
   datos, adquirir o configurar programas que satisfagan las
   necesidades del sistema con las mejores prestaciones
   posibles.
3. Disponer la información obtenida de forma
   conveniente para que ayude a cumplir su función dentro
   del sistema de información administrativa. Es una de las
   principales ventajas que están ofreciendo las nuevas
   tecnologías. Permite acceder a la información de
   manera rápida y cómoda.

La capacidad más valorada por la gestión de
empresa es la toma de
decisiones. En cualquier nivel de la organización
continuamente se está decidiendo. La clave es disponer de
información. La misión del
sistema de información es poner a disposición de
los que deciden esa información.

6.5.- El papel de las TICs en el rediseño de los
procesos.

La reducción del tamaño de la estructura
jerárquica es un proceso que se puede lograr, si es de
interés,  al proveer a los administradores y
ejecutivos información de alta calidad, oportuna y
completa, lo cual reduce la necesidad de varios niveles de
burocracia y
jerarquía administrativa. Los sistemas de
información al reducir éstos niveles
jerárquicos, actúan como dispositivos de control en
las actividades de la empresa o negocio. Cabe señalar que
los sistemas de información también reducen la
necesidad de los administradores de coordinar e integrar las
actividades de las subunidades de la empresa, además de
que las Tecnologías de Información actualmente
pueden coordinar completamente el flujo de producción de
una empresa.
El incremento del flujo de información horizontal, es otro
proceso que se facilita por el crecimiento de los sistemas de
Atención al
Cliente – Servidor del tipo
three-tier (que permiten la conexión de computadoras
personales a potentes servidores o
mini-computadoras y éstos a su vez conectados a un
mainframe) en los últimos años se ha visto una
rápida expansión de los sistemas de red global en
las empresas. Actualmente las redes de computadoras son usadas
como el canal primario de información interna de una
organización. Los sistemas de e-mail así como el
desarrollo de software de Intranet para compartir documentos
electrónicos, como Lotus Notes, han acelerado ésta
tendencia tecnológica. 

El uso estratégico de las TICs para la toma de
decisiones y como herramienta de gestión en la empresa se
obtiene a través de la gestión compleja de la
relación entre las estrategias tecnológicas y las
de negocios; estructuras
organizativas y procesos; y una efectiva implementación de
la tecnología y transición hacia las nuevas
estrategias.

En este sentido las TICs deben diseñarse como una
estrategia para crear oportunidades de negocios; como ARQUITECTURA para
definir fronteras y procesos que conducen la infraestructura
tecnológica e implementación por su estrecha
relación con el capital humano
que debe estar listo (en estructuras, procesos y
responsabilidades en línea con el nuevo sistema), deseoso
( en comprender el por qué es importante para la
organización y para cada uno de ellos) y capaz ( en
conocimientos y habilidades para usar los sistemas).

Se consideran que existen diferentes intenciones
estratégicas fundamentales para implementar  las TICs
en los procesos de  las empresas, ellos pueden estar
encaminadas a cumplir las siguientes:

§  Relacionar la empresa con los directivos

§  Relacionar la empresa con los clientes

§  Relacionar la empresa con los proveedores

§  Relacionar la empresa con el área  de
producción

§  Relacionar la empresa con los trabajadores

§  Relacionar la empresa con el gobierno.

Estas intenciones se manifiestan a través de la
ampliación de los servicios para los clientes mediante la
gestión relacional de clientes (CRM – Customer
Relationship Management) que permite proporcionar ventas y
servicios, incluyendo marketing personalizado, promoción e incluso fijación del
precio;
atributos que añaden valor al servicio y marca la
diferencia con la competencia. Las TIC se pueden
emplear para mejorar los procesos de las relaciones con los
proveedores a través de la gestión de la cadena de
aprovisionamiento (SCM- Supply Chain Management) que permite
integrar la producción con los participantes del negocio
en una misma cadena de
valor. Al igual que con los clientes y proveedores los
sistemas de gestión de las relaciones externas (ERM –
External Relations Management) posibilitan el intercambio de
información con la prensa, el
estado, instituciones
públicas e inversionistas de la empresa. 

Las aplicaciones por excelencia que permiten conectar la
empresa con la producción son los sistemas de Planeación
de los Recursos Empresariales (ERP –
Enterprise Resource Planning) los cuales gestionan la
información de manera eficiente para que pueda ser
utilizada en la toma de decisiones dentro de la empresa y
comunicada a todos los implicados en la cadena de
valor.

Las TICs no solamente han eliminado varios trabajos
rutinarios, sino que han reestructurado procesos y funciones que
requieren cambios de actitud y
comportamiento en los directivos y trabajadores de la empresa que
se traducen en el rediseño del flujo de trabajo y la
gestión del
conocimiento.

El alcance de las NTIC es distinto en dependencia de la
empresa y las áreas que se involucren en el proceso de
cambio, pero deben responder a los siguientes objetivos:

Dar soporte a los objetivos y estrategias de la empresa

Proporcionar  a todos los niveles de la empresa la
información necesaria para controlar las actividades de la
misma

Conseguir que se adapte a la evolución de la empresa

Utilizar la información como un recurso corporativo que
debería ser Planificado, Gestionado y Controlado para ser
más efectivo a toda la organización

Definir la evolución del estado de las NTIC actual
hacia el óptimo/necesario

Es por ello que deben seguirse las estrategias siguientes:

Integrar las NTIC en la Estrategia de la Empresa

Hacer relaciones de las NTIC con los procesos y flujos de
información/datos de la empresa

Establecer que la organización y las funciones se
retroalimenten de ellas pero que no dependan de las mismas para
su avance

Cada nueva/actual NTIC aplicada debe tener un responsable para
mantener un seguimiento

Todo este proceso de desarrollo e implementación de las
NTIC deberá estar soportado por una ALINEACION con la
organización, es decir que éstas tengan un papel
coherente con: (1) estructura del sector en el que opera la
empresa; (2) su estrategia empresarial y (3) su estructura
organizativa.

6.6.- Dirección y gestión de los Sistemas de
Información Administrativa.

La revolución
de las Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones (TICs) han tenido un profundo efecto en la
administración de las organizaciones, mejorando la
habilidad de los administradores para coordinar y controlar las
actividades de la organización y ayudándolos a
tomar decisiones mucho más efectivas. Hoy en día el
uso de las Tecnologías de Información se ha
convertido en un componente central de toda empresa o negocio que
busque un crecimiento sostenido.

Como se ha visto en el desarrollo de la presente bibliografía, el uso de las
TICs ya no lo es solo para procesos de producción o
conversión, sino que deberá estar implícito
en todos los ámbitos del negocio, incluyendo en el
área administrativa, por ser esta la que controla toda la
empresa. Como resultado del uso de estas tecnologías
podemos decir que la empresa puede reducir el tamaño de su
estructura jerárquica e incrementar el flujo de
información horizontal, esto es, a través de todos
los departamentos de la empresa, además de proveer de una
ventaja competitiva a la empresa.

Conforme los negocios cambian y va naciendo una nueva cultura
empresarial el viejo estilo de gestión, informal y
personal, va siendo sustituido por un enfoque de gestión
estructurado, despersonalizado y soportado en información.
Manifestándose como principales tendencias de las NTIC
ante este cambio: la digitalización de la
información, convergencia de las tecnologías, el
empleo de la
Multimedia y la
explotación de los nuevos servicios de
telecomunicaciones.

La influencia de la TIC en áreas estratégicas de
la organización se puede agrupar en tres enfoques
fundamentales:

1. Cambio de la estructura de los sectores: cada vez
   son más las empresas que se plantean la posibilidad de
   gestionar una  integración informática con
   sus clientes y proveedores. De hecho cada vez más se va
   generalizando en un mayor número de sectores, la
   integración electrónica, desarrollando
   estándares de comunicación, tendiendo hacia
   mercados con un fuerte componente electrónico en los que
   para el comprador, la búsqueda del producto ideal se
   puede realizar muy económicamente, y en los que los
   márgenes de los proveedores tienden a bajar.
   Además permiten reducir mucho los costes de
   transacción y facilitan potenciales alianzas
   estratégicas entre proveedores y clientes.
2. Reingeniería de procesos: pretende
   rediseñar los flujos de trabajo para aumentar la
   productividad y competitividad. Los procesos fueron
   diseñados originalmente como procedimientos manuales y
   secuenciales orientados hacia la eficacia (hacer las cosas
   correctas [Stoner, 1998]) y no hacia la eficiencia (hacer
   correctamente las cosas [Stoner, 1998])  y cuando los
   procesos manuales se informatizaban, existía la
   impresión de que se lograba un cierto grado de mejora,
   pero únicamente se conseguía aumentar la
   velocidad de proceso, sin contribuir de manera real a la
   eficacia global de las organizaciones.
3. Nuevas formas organizativas: las formas
   organizativas clásicas – funcional, divisional y
   matricial – están progresivamente siendo reemplazadas
   por formas "horizontales" basadas en proceso básicos de
   la empresa y estructuradas en grupos. Las NTIC serán las
   que posibiliten que equipos "interfuncionales" prevalezcan
   sobre las dependencias jerárquicas clásicas de
   manera coordinada y eficiente. En determinados sectores,
   principalmente industriales, el cambio en la
   organización va más allá de la propia
   empresa y afecta a las relaciones entre ellas, empezando a
   aparecer "estructuras en redes", formándose alianzas
   dinámicas para el diseño, fabricación y
   comercialización de determinados productos.

6.7.-RESUMEN DEL TEMA VI.

La planeación efectiva, la toma de decisiones y el
control están en manos de del manejo efectivo de la
información y de los sistema de administración de
la información.

Un sistema de computación es el que está
constituido por hardware, software,
procedimientos, datos y gente que interactúa para generar
información. Con el paso del tiempo los SIM han
evolucionado, desde los sistemas de procesadores de
datos a SIM, los cuales revelan reportes útiles para los
administradores, los cuales los ayudan a planear y tomar
decisiones importantes.

Las necesidades de información de los administradores
dependen de su lugar en la jerarquía de la
administración. Así mismo un administrador del
nivel base de la organización requiere de
información detallada y precisa de fuentes
internas, para propiciar un control operativo eficaz. Los
administradores de mandos intermedios requieren de
información sintetizada procesada de fuentes internas y
externas, mientras que un administrador de alto nivel de
dirección están preocupados de manera primordial
por la planeación estratégica y el control,
demandando en ellos la información que esté
altamente resumida y enfocada a identificar tendencias generales
y desempeños totales.

Las guías para un MIS efectivo incluyen: hacer que los
usuarios formen parte del equipo de diseño,
estudiar con atención los costos del sistema, considerar
las alternativas para el diseño del software de la
organización, anteponer la relevancia y la selectividad a
simple cantidad de la misma, realizar pruebas
preliminares del sistema antes de instalarlo y capacitar con
esmero a los operadores y usuarios del sistema.

6.8.- SECCIÓN DE EJERCICIOS DEL TEMA VI.

EJERCICIO 69-CASO

A continuación se muestran criterios diferentes
para denominar las Tecnologías de la Información
y las Comunicaciones (TIC)

"… el nuevo conjunto de herramientas, soportes y
canales para el tratamiento acceso a la información (…)
Todas ellas son nuevas herramientas y nuevos modos de
expresión, que suponen nuevas formas de acceso y nuevos
modelos de participación cultural (…) estableciendo un
nuevo concepto de alfabetización"

Grupo de Recerca d"Hipermedia: 1995

(…) la denominación -Tecnologías de
Información y Comunicación- viene marcada por tres hechos
significativos: lo ambiguo y general del término "nuevas",
que giran en torno a la
información y a los nuevos descubrimientos que sobre la
misma se van produciendo, que pretenden tener un sentido
aplicativo y práctico"

Cabero, J.:1996

"… comprenden todas las tecnologías basadas en
computadora y comunicaciones por computadora, usadas para
adquirir, almacenar, manipular y transmitir información a
la gente y unidades de negocios tanto internas como externas;
permitiendo mejorarse el manejo e integración de las
necesidades de procesamiento de información en todas las
áreas"

Documentos MINAZ:2003

Te corresponde

ü  Realizar Tu propia definición de
TIC

ü  Cuáles son los puntos en común y
las principales diferencias

EJERCICIO 70

De acuerdo con la siguiente imagen dentro de las TIC, hay
cuatro elementos básicos

Haga un análisis crítico de la
combinación de la imagen con la frase que se muestra a
continuación. Grafíquelo a través de un
ejemplo

"Las TIC deben diseñarse como una ESTRATEGIA para
crear oportunidades de negocios; como ARQUITECTURA para definir
fronteras y procesos que conducen la infraestructura
tecnológica e IMPLEMENTACIÓN por su estrecha
relación con el capital humano
que debe estar listo (en estructuras, procesos y
responsabilidades en línea con el nuevo sistema), deseoso
( en comprender el por qué es importante para la
organización y para cada uno de ellos) y capaz ( en
conocimientos y habilidades para usar los sistemas)"

EJERCICIO 71.DE RELACIONAR o ASOCIACIÓN .

Las TIC influyen directamente en la estrategia de casi
todos los sectores haciendo que las empresas redefinan su
estrategia actuando en tres sentidos:

1. Redefinición del modelo de negocio

2. Nuevas
tecnologías como fuente de ventajas
competitivas

3. Alianzas estratégicas. Competidores que ahora son
aliados.

Enlaza cada redefinición de estrategia provocada por
las TIC con su contenido

RESPUESTA

EJERCICIO 72.- CASO

En las últimas décadas como respuesta a las
necesidades que han surgido en el sector empresarial se han
creado distintas herramientas TIC para la gestión interna
y externa de la organización siendo una vía que
posibilita el éxito para aquellas que las empleen. Tomando
en cuenta los ejemplos que se muestran a continuación,
RESPONDE:

ü  Características básicas

ü  Características de mejoramiento

ü  Resumen del comportamiento por
décadas

ü  Impactos asociados

EJERCICIO 73. – CASO

De acuerdo  a la bibliografía consultada,
algunos de los problemas más frecuentes que a aparecen en
la empresa a la hora de implementar las TIC son:

ü  Falta de alineación entre la TIC –
Estrategia Empresarial – Aprendizaje
Organizacional. La separación entre negocio y TIC
dificulta notablemente la eficiencia y eficacia de la empresa,
que requieren de alguna forma aprendizaje organizacional. Una
insuficiente consideración de la implicaciones
organizativas en la planificación de las TIC se traduce,
frecuentemente, en un escaso soporte por parte de la alta
dirección y por tanto, en una falta de compromiso de la
organización respecto a aspectos relativos a las TIC.
Conduciendo a una deficiente asimilación de las TIC como
parte fundamental en la gestión de empresas. Esta
desconexión lleva a menudo a la elección equivocada
de las TIC a desarrollar, a una desviación de recursos
hacia problemas poco relevantes, poco conectados con la realidad
de una empresa, perdiéndose el "sentido de propiedad",
sin duda fundamental para que la infraestructura de la empresa
asimile dichos sistemas como un elemento propio más.
Diseñar sin consideraciones específicas el
necesario aprendizaje organizacional soportado por las TIC.
Es frecuentemente un motivo de fracaso y de incremento de los
costos, así como de desmotivaciones por parte de los
trabajadores ya que los nuevos cambios no permiten el desarrollo
del Aprendizaje Organizacional. Dualidad entre "Acatamiento y
Compromiso" en el diseño de Sistemas
Informáticos. Un nuevo sistema implica una
reorganización de actividades y una adaptación de
la infraestructura de la empresa para recuperar una
posición de equilibrio
entre sus elementos. Esta reorganización afecta al nivel
de control y de compromiso de los miembros de la
organización. En consecuencia se genera una dualidad entre
visión de lo que se pretende con el sistema y lo que la
organización percibe respecto a su introducción. El
mismo sistema puede interpretarse de una forma u otra dependiendo
de cómo se diseñe, se introduzca en la
organización y de cómo se controle el proceso de
aprendizaje correspondiente, así como de la coherencia de
la visión estratégica de ésta con el
diseño del sistema. (Gil, I., 2002)

ü  Enormes recursos invertidos y comparado con el
efecto real obtenido; las TIC han fallado en su potencial porque
se han aplicado a formas antiguas y existentes de llevar a cabo
las cosas. En vez, de concretar su atención en cómo
debe hacerse el trabajo, y
a continuación considerar cómo podría la
tecnología en ello obtener ahorros en eficiencia
(Peppard, J. y Rowland, P.: 1996)

ü  Sin embargo no basta con la adquisición de
la tecnología más moderna para lograr el
éxito. En ocasiones, la paradoja de las computadoras
(Volkow, F. y Natalia E.: 1995) consiste en que se
invierten considerables sumas de dinero en equipos y sistemas
para incrementar la productividad de una organización, sin
que esta inversión produzca los beneficios que se
esperan.

ü  Las transformaciones organizativas y conceptuales
sobre la información deben marchar parejas con la
introducción de las TIC, de lo contrario, se corre el
riesgo debe hacer inversiones en
equipos y sistemas, y luego no saber utilizarlos eficientemente.
Por ejemplo, muchas computadoras, inclusive de generaciones
avanzadas, se utilizan simplemente como máquinas
de escribir cómodas y rápidas, desperdiciando la
mayor parte de las posibilidades que éstas ofrecen en la
organización de eficientes sistemas de gestión.
(Vidal, J.: 2000)

ü  Se ha limitado la aplicación
estratégica de las TIC y sus componentes solamente a
apoyar la administración financiera y las operaciones
básicas en las TIC y el impacto en los procesos
innovadores y en la razón de ser de la empresa, es
aún pequeño. Ocurre a su vez, que se realizan
inversiones en las TIC para automatizar procesos y funciones sin
tener en cuenta criterios de integración o más
aún, sin que exista una alineación con la
estrategia desarrollada basada en el
conocimiento. Suele pasar que se invierte mucho tiempo y
conocimientos en el desarrollo del plan y muy poco
tiempo en cómo conseguir que la organización
implante, se implique y desarrolle ese cambio. (Antelo, Y.,
2002)

CONTESTA:

ü  cuáles son los puntos más
mencionados por los diferentes autores

ü  cuáles son los puntos menos mencionados
por los diferentes autores

ü  cuáles pueden ser los riesgos
provocados por una mal inversión de las TIC

EJERCICIO 74.  DE ASOCIACIÓN.

A continuación aparecen LAS 12 REGLAS DE BILL GATES, Te
corresponde relacionarla con la idea que más se Te
asocie

RESPUESTA

1 – G; 2 – I; 3 – H; 4 – K; 5 – J; 6 – A; 7 – D; 8 – E; 9 –
F; 10 – C; 11 – B; 12-l

Bibliografía

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http://www.consultoria.com.mx/TBenchmarking.htm

http://www.ub.edu.ar/facultades/escecono/benchmar.html

http://www.xerox.com.ve/html/xbs.html

Autora:
MSC. Lic. Rosario Muñoz Martínez

Instituto Superior Politécnico José A.
Echeverría

Facultad de Ingeniería Industrial

Centro de Estudios de Técnicas de Dirección

Ciudad de La Habana, Septiembre de 2006