Importancia de la gestión de la información y el conocimiento en el proceso de cambio organizacional (página 2)

Se conoce como gestión
el conjunto de actividades coordinadas para dirigir una organización, siendo esta el conglomerado
de personas e instalaciones con disposición,
responsabilidades, autoridad y
relaciones. Cuando se habla de institución de información se hace alusión a una
organización del conocimiento,
la cual, mediante un conjunto de procesos
gestiona las capacidades y proporciona, en la medida que se
incrementa esta gestión de conocimiento, que la
organización gane en desarrollo y
sea, en si misma generadora de cambios positivos. El
conocimiento es un proceso de
organización y razonamiento del pensamiento
integrando lo que resulta útil, considerando,
además, que es un conjunto de información, reglas e
interpretaciones a partir de la experiencia organizacional, ya
sea de forma individual o colectiva.

Por tanto, en el ámbito organizacional la
gestión de la información comprendería todas
las actividades que se relacionan con la obtención de
información sólida, viable, confiable y actualizada
que determinará el proceso de toma de
decisiones en una organización.

Los servicios de
información, como parte esencial de la infraestructura
para la gestión del
conocimiento, suministran información, impulsan la
generación del conocimiento para la búsqueda de
soluciones a
los problemas que
enfrentan las organizaciones,
analizan su impacto sobre los resultados de las empresas e
influyen en el comportamiento
de los individuos ante la información. La gestión
de la información se vincula con la generación y la
aplicación de estrategias, el
establecimiento de políticas,
así como con el desarrollo de una cultura
organizacional y social dirigida al uso racional, efectivo y
eficiente de la información en función de
los objetivos y
metas de las compañías en materia de
desempeño y de calidad.

Las estrategias actuales para la gestión de la
información y el conocimiento deben responder a los nuevos
tipos de demandas, resultantes de la aparición de
tendencias gerenciales más modernas en las organizaciones.
En la creación de los nuevos sistemas de
gestión de la información es imprescindible
considerar las fuentes
factográficas (datos),
documentales y no documentales, los sistemas informáticos,
la cultura de
información, los modelos de
comunicación, entre otros elementos.

Cuando nos referimos al aprendizaje
hablamos del proceso integrador de conocimientos, habilidades y
actitudes para
conseguir cambios o mejoras de conducta, que
significa una acción
que toma el conocimiento en todo su sentido y genera, a su vez un
nuevo conocimiento. El concepto de
aprendizaje es aplicable no solo a las personas, sino
también a los equipos y las organizaciones. Estos
últimos, para su aplicación requieren herramientas o
mecanismos capaces de convertir el conocimiento de las personas y
equipos de la organización en conocimiento más
colectivo.

Para que se produzca el cambio del que
hablamos, se hace necesario un aprendizaje organizacional, para
el cual Peter Senge sienta las bases de las denominadas
Organizaciones Inteligentes. Para este autor en este tipo de
organizaciones "la gente expande continuamente su aptitud para
crear los resultados que desea, se cultivan nuevos y expansivos
patrones de pensamiento, donde la aspiración colectiva
queda en libertad, y
donde la gente continuamente aprende a aprender en conjunto".
Además propone cinco disciplinas del aprendizaje
organizacional:

-Pensamiento sistemático.-Dominio personal.-Modelos
mentales.-Visión compartida.- Aprendizaje en equipo.

Las organizaciones basadas en el aprendizaje
soportan su desarrollo en la gestión de
información, son por excelencia organizaciones de
conocimiento, que aprenden con sentimientos de pertenencia, de
colectivo, que perfeccionan su cultura como organización,
independientemente de su ejecutividad, competitividad
y ganancia, que se regeneran a si mismas mediante la
creación de conocimientos, a partir de un aprendizaje a
nivel de sistema. En la
gestión del conocimiento existen factores comunes,
imprescindibles para la supervivencia y el progreso de cualquier
organización, entre los cuales se identifican la Innovación, la Capacidad de respuesta, la
Productividad
y la Competencia.

En dependencia de la gestión del conocimiento y
manejando mayor información se garantiza desde la
satisfacción del cliente hasta la
excelencia de los servicios, teniendo como base la misión y
visión de la organización, garantizando la
competitividad en los mercados.
Aquellas que logran desarrollar una gestión del
conocimiento sólida y eficiente materializan su potencial
para cohesionar y generar sentimientos de identidad,
sensibilidad para aprender y adaptarse a las cambiantes
situaciones del entorno. Para el logro de toda lo anterior debe
de utilizarse la gestión del conocimiento haciendo uso
sistemático de la información externa.

La gestión del conocimiento busca asegurar que la
organización disponga de la información y las
capacidades necesarias para su adaptación continua a los
cambios internos y externos del medio
ambiente. De una correcta gestión de la
información y del conocimiento depende, en gran medida, la
implementación de la gerencia de la
calidad.

La información se mueve del entorno a las
organizaciones a través de redes formales e informales.
Su infraestructura es visible y definida, compuesta por cables,
buzones de correo
electrónico, direcciones etc. La información
como principio fundamental tiene un significado y puede nutrir al
que la recibe e implica que, para transformar los datos en
información, hay que añadir valor en
varios sentidos. Las formas más comunes en que se ejecutan
son contextualizando para saber para qué propósito
se generaron; categorizando para conocer las unidades de análisis de los componentes principales;
calculando mediante análisis matemáticos o estadísticos;
corrigiendo errores y condensando para resumir de forma
más concisa. En toda organización es importante la
planeación estratégica que incluya
la gestión de la información, de manera que
garantice el cumplimiento de la misión y
la visión de la organización, siendo esta la forma
de visualizar los cambios que se desean en la empresa o
institución y planificar las alternativas que llevaran a
cabo.

La gestión de la información incluye en primer
orden la etapa de diagnostico de las necesidades, tanto reales
como sentidas, para entonces poder
dedicarse a encontrar la información que tribute a la
satisfacción de esas necesidades. El siguiente paso
corresponde a la organización de la información, su
distribución y utilización en aras
de la proyección organizacional. Como segundo
eslabón en este proceso, ya obtenida la
información, nos encontramos con la gestión de los
recursos de
información que incluye las políticas,
lineamientos, regulaciones, metodologías, etc., que
garantizarán el flujo de datos y su aplicabilidad. Por
último se llega a lo que se ha dado a llamar como Inteligencia
Empresarial, que incluye los servicios y productos de
Inteligencia y las herramientas Informáticas.

Por tanto, durante el proceso de toma de decisiones, la
estrategia
implica la gestión de información adecuada y
actualizada, así como tener en cuenta el sistema de
valores y
competencias
que sostienen la cultura organizacional, por lo que se habla de
explicitar compartir conocimientos y valores para que la empresa, de
manera integrada, aprenda y pueda alcanzar niveles de
conocimiento organizacional capaces de producir los valores
que satisfagan las expectativas de su objetivo
social. Los beneficios que aporta una buena gestión de
información empresarial y que garantizan el cambio
son:

• 1. . Mayor control de la información

• 2. . Rápida localización de la
  documentación requerida.

• 3. . Homogenización de la documentación
  corporativa.

• 4. . Acceso a los productos y servicios de
  información de valor agregado que puedan apoyar la
  toma de decisiones.

• 5. . Acceso a la información generada por cada
  una de las unidades organizativas de la empresa.

• 6. . Control de versiones de los archivos generados
  dentro de la organización

• 7. . Ahorro de los recursos utilizados para el
  almacenaje de archivos electrónicos.

• 8. . Soluciona los problemas de localización
  de las fuentes internas y externas.

• 9. . Conocimiento por parte de todos los usuarios de
  todos los recursos disponibles.

• 10. Permite la consulta simultánea e inmediata
  por miembros de la organización

• 11. . Mejora la eficiencia en los procesos de la
  organización

• 12. . Aumento de la eficiencia y del nivel de
  excelencia operativa.

A modo de
resumen integrador proponemos el siguiente modelo para la
mejor comprensión del funcionamiento de este proceso que
es el cambio organizacional.

Precisamente la gestión de la información
garantiza el cambio de una entidad siempre y cuando se facilite
el acceso de los individuos a esta, se cree suficiente motivación
e interés
sobre los aspectos informativos y organizacionales que rigen la
institución. Las personas forman parte inseparable y
necesaria de las organizaciones, y son con las que debemos contar
para cumplimentar la misión, visión y objetivos de
la empresa, a partir de los cuales se realiza la
planeación estratégica, de la cual ya mencionamos
que se basa en la gestión de información y de
recursos de información, además de la Inteligencia
empresarial. Siendo, efectivamente, el paso que permite tener
organizaciones "inteligentes" y un aprendizaje organizacional,
que será propicia para garantizar clientes
satisfechos y nuevas aperturas a mercados novedosos y
fructíferos.

Conclusiones

• La información es un elemento fundamental para el
  desarrollo, Una empresa con una adecuada gestión de
  información, del conocimiento y de la calidad es una
  organización de excelencia

• Sin información, es imposible hacer, administrar.
  Las organizaciones flexibles, ágiles y con mayor
  capacidad de aprendizaje, en un entorno que varía con
  rapidez, presentan las mejores condiciones para el
  cambio.

• Sin la gestión de la información, es
  imposible tomar decisiones adecuadas, trazar las
  políticas y diseñar los procesos de la
  organización.

• La gestión de la información no sólo
  se logra con el respeto a los procesos de gestión
  general, sino a partir de los logros de los colectivos y los
  equipos, que aportan el conocimiento y la inteligencia.

• La proyección estratégica debe siempre tener
  en cuenta la gestión de la información, los
  recursos de la información y el desarrollo de la
  inteligencia empresarial, lo que garantiza un cambio en la
  institución, en aras de la prestación de
  servicios.

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Autor:

Lic. Ariday Ballesteros Padilla

Lic. Yudmila María Soler
Sánchez.Lic. Maritza Aguilera Montero.Lic. Enrique
López Arias.Lic. Orlando Delgado
González.