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Sistema de Información (página 2)




Enviado por mperalta



Partes: 1, 2, 3

Durante los próximos años, los Sistemas de Información
cumplirán tres objetivos básicos dentro
de las organizaciones:

  1. Automatización de procesos
    operativos.
  2. Proporcionar información que sirva de apoyo al
    proceso de toma de decisiones.

  3. Lograr ventajas competitivas a través de su
    implantación y uso.

Los Sistemas de Información que
logran la automatización de procesos operativos dentro de
una organización, son llamados
frecuentemente Sistemas Transaccionales, ya que su función primordial consiste
en procesar transacciones tales como pagos, cobros, pólizas,
entradas, salidas, etc. Por otra parte, los Sistemas de
Información que apoyan el proceso de toma de decisiones son
los Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones, Sistemas para la
Toma de Decisión de Grupo, Sistemas Expertos de Soporte a
la Toma de Decisiones y Sistema de Información para
Ejecutivos. El tercer tipo de sistema, de acuerdo con su uso u
objetivos que cumplen, es el
de los Sistemas Estratégicos, los cuales se desarrollan en
las organizaciones con el fin de
lograr ventajas competitivas, a través del uso de la
tecnología de
información.

Los tipos y usos de los Sistemas de Información se
muestran en la figura 1.3.

A continuación se mencionan las principales
características de estos
tipos de Sistemas de Información.

Sistemas Transaccionales. Sus
principales características son:

  • A través de éstos suelen lograrse ahorros
    significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas
    operativas de la
    organización.
  • Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de
    Información que se implanta en las organizaciones. Se
    empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la
    organización.
  • Son intensivos en entrada y salid de
    información; sus cálculos y procesos suelen ser
    simples y poco sofisticados.
  • Tienen la propiedad de ser
    recolectores de información, es decir, a través de
    estos sistemas se cargan las grandes bases de información
    para su explotación posterior.
  • Son fáciles de justificar ante la dirección general, ya
    que sus beneficios son visibles y palpables.

Sistemas de Apoyo de las
Decisiones
.
Las principales características de estos
son:

  • Suelen introducirse después de haber implantado
    los Sistemas Transaccionales más relevantes de la empresa, ya que estos
    últimos constituyen su plataforma de
    información.
  • La información que generan sirve de apoyo a los
    mandos intermedios y a la alta administración en el
    proceso de toma de decisiones.
  • Suelen ser intensivos en cálculos y escasos en
    entradas y salidas de información. Así, por ejemplo,
    un modelo de planeación financiera
    requiere poca información de entrada, genera poca
    información como resultado, pero puede realizar muchos
    cálculos durante su proceso.
  • No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la
    justificación económica para el desarrollo de estos sistemas
    es difícil, ya que no se conocen los ingresos del proyecto de
    inversión.
  • Suelen ser Sistemas de Información interactivos
    y amigables, con altos estándares de diseño gráfico y
    visual, ya que están dirigidos al usuario
    final.
  • Apoyan la toma de decisiones que, por su misma
    naturaleza son repetitivos y
    de decisiones no estructuradas que no suelen repetirse. Por
    ejemplo, un Sistema de Compra de Materiales que indique
    cuándo debe hacerse un pedido al proveedor o un Sistema de
    Simulación de Negocios que apoye la
    decisión de introducir un nuevo producto al mercado.
  • Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente
    por el usuario final sin la participación operativa de los
    analistas y programadores del área de informática.

Este tipo de sistemas puede incluir la programación de la producción, compra de
materiales, flujo de fondos,
proyecciones financieras, modelos de simulación de negocios, modelos de inventarios, etc.

Sistemas Estratégicos. Sus
principales características son:

  • Su función primordial no es
    apoyar la automatización de procesos
    operativos ni proporcionar información para apoyar la toma
    de decisiones.
  • Suelen desarrollarse in house, es decir, dentro de la
    organización, por lo tanto
    no pueden adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en
    el mercado.
  • Típicamente su forma de desarrollo es a base de
    incrementos y a través de su evolución dentro de la
    organización. Se inicia con un proceso o función en
    particular y a partir de ahí se van agregando nuevas
    funciones o
    procesos.
  • Su función es lograr ventajas que los
    competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con
    clientes y proveedores. En este
    contexto, los Sistema Estratégicos son creadores de
    barreras de entrada al negocio. Por ejemplo, el uso de cajeros
    automáticos en los bancos en un Sistema
    Estratégico, ya que brinda ventaja sobre un banco que no posee tal servicio. Si un banco nuevo decide abrir sus
    puerta al público, tendrá que dar este servicio para tener un nivel
    similar al de sus competidores.
  • Apoyan el proceso de innovación de productos y proceso dentro
    de la empresa debido a que buscan
    ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo en
    innovando o creando productos y
    procesos.

Un ejemplo de estos Sistemas de Información dentro
de la empresa puede ser un sistema
MRP (Manufacturing Resoure
Planning) enfocado a reducir sustancialmente el desperdicio en el
proceso productivo, o bien, un Centro de Información que
proporcione todo tipo de información; como situación de
créditos, embarques,
tiempos de entrega, etc. En este contexto los ejemplos anteriores
constituyen un Sistema de Información Estratégico si y
sólo sí, apoyan o dan forma a la estructura competitiva de la
empresa.

Por último, es importante aclarar que algunos
autores consideran un cuarto tipo de sistemas de información
denominado Sistemas Personales de Información, el cual
está enfocado a incrementar la productividad de sus
usuarios.

Evolución de
los Sistemas de Información

De la sección anterior se desprende la evolución que tienen los
Sistemas de Información en las organizaciones. Con
frecuencia se implantan en forma inicial los Sistemas
Transaccionales y, posteriormente, se introducen los Sistemas de
Apoyo a las Decisiones. Por último, se desarrollan los
Sistemas Estratégicos que dan forma a la estructura competitiva de la
empresa.

En la década de los setenta, Richard Nolan, un
conocido autor y profesor de la Escuela de Negocios de Harvard,
desarrolló una teoría que impactó
el proceso de planeación de los recursos y las actividades de la
informática.

Según Nolan, la función de la Informática
en las organizaciones evoluciona a través de ciertas etapas
de crecimiento, las cuales se explican a
continuación:

  • Comienza con la adquisición de la primera
    computadora y normalmente se
    justifica por el ahorro de mano de obra y el
    exceso de papeles.
  • Las aplicaciones típicas que se implantan son
    los Sistemas Transaccionales tales como nóminas o contabilidad.
  • El pequeño Departamento de Sistemas depende en
    la mayoría de los casos del área de
    contabilidad.
  • El tipo de administración empleada
    es escaso y la función de los sistemas suele ser manejada
    por un administrador que no posee una
    preparación formal en el área de computación.
  • El personal que labora en este
    pequeño departamento consta a lo sumo de un operador y/o
    un programador. Este último podrá estar bajo el
    régimen de honorarios, o bien, puede recibirse el soporte
    de algún fabricante local de programas de
    aplicación.
  • En esta etapa es importante estar consciente de la
    resistencia al cambio del
    personal y usuario (ciberfobia)
    que están involucrados en los primeros sistemas que se
    desarrollan, ya que estos sistemas son importantes en el
    ahorro de mano de
    obra.
  • Esta etapa termina con la implantación exitosa
    del primer Sistema de Información. Cabe recalcar que
    algunas organizaciones pueden vivir varias etapas de inicio en
    las que la resistencia al cambio por parte de los
    primeros usuarios involucrados aborta el intento de introducir
    la computador a la
    empresa.

Etapa de contagio o expansión. Los aspectos
sobresalientes que permiten diagnosticar rápido que una empresa se encuentra en esta
etapa son:

  • Se inicia con la implantación exitosa del primer
    Sistema de Información en la organización. Como
    consecuencia de lo anterior, el primer ejecutivo usuario se
    transforma en el paradigma o persona que se habrá que
    imitar.
  • Las aplicaciones que con frecuencia se implantan en
    esta etapa son el resto de los Sistemas Transaccionales no
    desarrollados en la etapa de inicio, tales como
    facturación, inventarios, control de pedidos
    de clientes y proveedores, cheques, etc.
  • El pequeño departamento es promovido a una
    categoría superior, donde depende de la Gerencia Administrativa o
    Contraloría.
  • El tipo de administración empleado está
    orientado hacia la venta de aplicaciones a
    todos los usuarios de la organización; en este punto suele
    contratarse a un especialista de la función con
    preparación académica en el área de
    sistemas.
  • Se inicia la contratación de personal
    especializado y nacen puestos tales como analista de sistemas,
    analista-programador, programador de sistemas, jefe de
    desarrollo, jefe de soporte técnico, etc.
  • Las aplicaciones desarrolladas carecen de interfases
    automáticas entre ellas, de tal forma que las salidas que
    produce un sistema se tienen que alimentar en forma manual a otro sistema, con la
    consecuente irritación de los usuarios.
  • Los gastos por concepto de sistemas empiezan a
    crecer en forma importante, lo que marca la pauta para iniciar la
    racionalización en el uso de los recursos computacionales dentro
    de la empresa. Este problema y el inicio de su solución
    marcan el paso a la siguiente etapa.

Etapa de control o formalización. Para identificar
a una empresa que transita por esta etapa es necesario considerar
los siguientes elementos:

  • Esta etapa de evolución de la Informática
    dentro de las empresas se inicia con la
    necesidad de controlar el uso de los recursos computacionales a
    través de las técnicas de
    presupuestación base cero (partiendo de que no se tienen
    nada) y la implantación de sistemas de cargos a usuarios
    (por el servicio que se presta).
  • Las aplicaciones están orientadas a facilitar el
    control de las operaciones del negocio para
    hacerlas más eficaces, tales como sistemas para control de
    flujo de fondos, control de órdenes de compra a
    proveedores, control de inventarios, control
    y manejo de proyectos, etc.
  • El departamento de sistemas de la empresa suele
    ubicarse en una posición gerencial, dependiendo del
    organigrama de la
    Dirección de Administración o Finanzas.
  • El tipo de administración empleado dentro del
    área de Informática se orienta al control administrativo y a la
    justificación económica de las aplicaciones a
    desarrollar. Nace la necesidad de establecer criterios para las
    prioridades en el desarrollo de nuevas aplicaciones. La cartera
    de aplicaciones pendientes por desarrollar empieza a
    crecer.
  • En esta etapa se inician el desarrollo y la
    implantación de estándares de trabajo dentro del
    departamento, tales como: estándares de documentación, control
    de proyectos, desarrollo y
    diseño de sistemas,
    auditoría de sistemas y
    programación.
  • Se integra a la organización del departamento de
    sistemas, personal con habilidades administrativas y preparado
    técnicamente.
  • Se inicia el desarrollo de interfases
    automáticas entre los diferentes sistemas.

Etapa de integración. Las
características de esta etapa son las siguientes:

  • La integración de los datos y
    de los sistemas surge como un resultado directo de la centralización del
    departamento de sistemas bajo una sola estructura
    administrativa.
  • Las nuevas tecnologías
    relacionadas con base de datos, sistemas
    administradores de bases de datos y lenguajes de
    cuarta generación, hicieron posible la
    integración.
  • En esta etapa surge la primera hoja electrónica de cálculo comercial y los
    usuarios inician haciendo sus propias aplicaciones. Esta
    herramienta ayudó mucho a que los usuarios hicieran su
    propio trabajo y no tuvieran que esperar a que sus propuestas
    de sistemas fueran cumplidas.
  • El costo del equipo y del
    software disminuyó por lo
    cual estuvo al alcance de más usuarios.
  • En forma paralela a los cambios tecnológicos,
    cambió el rol del usuario y del departamento de Sistemas
    de Información. El departamento de sistemas
    evolucionó hacia una estructura descentralizada,
    permitiendo al usuario utilizar herramientas para el
    desarrollo de sistemas.
  • Los usuarios y el departamento de sistema iniciaron
    el desarrollo de nuevos sistemas, reemplazando los sistemas
    antiguos, en beneficio de la organización.

Etapa de administración de datos. Entre las
características que destacan en esta etapa están las
siguientes:

  • El departamento de Sistemas de Información
    reconoce que la información es un recurso muy valioso que
    debe estar accesible para todos los usuarios.
  • Para poder cumplir con lo
    anterior resulta necesario administrar los datos en forma
    apropiada, es decir, almacenarlos y mantenerlos en forma
    adecuada para que los usuarios puedan utilizar y compartir este
    recurso.
  • El usuario de la información adquiere la
    responsabilidad de la
    integridad de la misma y debe manejar niveles de acceso
    diferentes.

Etapa de madurez. Entre los aspectos sobresalientes que
indican que una empresa se encuentra en esta etapa, se incluyen
los siguientes:

Partes: 1, 2, 3
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