Indice
1.
Introducción
2. Requisitos del
informe
3. Estructura Del
Informe
4. Errores comunes en la
redacción del informe
5. Revisión del informe en
borrador
6. Bibliografía
Concluido el Trabajo de
Campo, el auditor tendrá como responsabilidad la confección del Informe de
Auditoría como un producto final
de este trabajo. El informe contendrá el mensaje del
Auditor sobre lo que ha hecho y como lo ha realizado, así
como los resultados obtenidos.
Concepto
Es el documento emitido por el Auditor como resultado final de su
examen y/o evaluación, incluye información suficiente sobre Observaciones,
Conclusiones de hechos significativos, así como
Recomendaciones constructivos para superar las debilidades en
cuanto a políticas,
procedimientos, cumplimiento de actividades y
otras.
Importancia
El Informe de Auditoría, reviste gran Importancia, porque
suministra a la
administración de la empresa,
información sustancial sobre su proceso
administrativo, como una forma de contribuir al cumplimiento
de sus metas y objetivos
programados.
El Informe a través de sus observaciones, conclusiones y
recomendaciones, constituye el mejor medio para que las organizaciones
puedan apreciar la forma como están operando. En algunas
oportunidades puede ocurrir que, debido a un descuido en su
preparación, se pierde la oportunidad de hacer conocer a
la empresa lo que
realmente desea o necesita conocer para optimizar su administración, a pesar de que se haya
emitido un voluminoso informe, pero inadvertidamente puede estar
falto de sustentación y fundamento adecuado; en
consecuencia su contenido puede ser pobre; con esto queremos
hacer resaltar el hecho de que, el Informe debe comunicar
información útil para promover la toma de
decisiones. Lamentablemente esto no se logrará si el
informe revela pobreza de
expresión y no se aportan comentarios
constructivos.
Redacción Del Informe
La Redacción se efectuará en forma
corriente a fin de que su contenido sea comprensible al lector,
evitando en lo posible el uso de terminología muy
especializada; evitando párrafos largos y complicados,
así como expresiones grandilocuentes y confusas.
La Redacción del Informe debe merecer mucha
atención y cuidado de parte del auditor
para que tenga la acogida y aceptación que los empresarios
esperan de él, en este sentido el Informe debe:
- Despertar o motivar interés.
- Convencer mediante información sencilla,
veraz y objetiva.
Claridad y simplicidad.
La Claridad y Simplicidad, significan introducir sin mayor
dificultad en la mente del lector del informe, lo que el Auditor
ha escrito o pensó escribir. A veces lo que ocasiona la
deficiencia de claridad y simplicidad del informe es precisamente
la falta de claridad en los conceptos que el Auditor tiene en
mente, es decir, no hay una cabal comprensión de lo que
realmente quiere comunicar, asimismo cuando el Informe
está falto de claridad, puede dar lugar a una doble
interpretación, ocasionando de este modo que, se torne
inútil y pierda su utilidad.
En consecuencia, para que el informe logre su objetivo de
informar o comunicar al cliente, el
Auditor:
- Evitará el uso de un lenguaje
técnico, florido o vago. - Evitará ser muy breve.
- Evitará incluir mucho detalle.
- Utilizará palabras simples, familiares al
lector, es decir, escribirá en el idioma que el lector
entiende.
Exactitud
La Exactitud, es esencial en todo Informe, no solamente en lo
referente a cifras, sino en cuanto a hechos. El contenido del
Informe debe estar sustentado en evidencias susceptibles de ser
demostradas en cualquier circunstancia; por consiguiente el
Informe no debe contener conceptos errados. Nuestra misión
respecto a la Exactitud, es presentar información digna de
creencia y confiabilidad, es decir que no genere duda, porque si
esto último ocurriera, el Informe perdería su
validez y como consecuencia podría devenir en
demérito para el profesional.
Concisión
El hecho de que un Informe sea Conciso, no significa que su
contenido sea corto, lo que se quiere es que su contenido sea
breve, ya que muchos informes
pueden ser amplios porque las circunstancias así lo
requieren; sin embargo no deben incluir hechos impertinentes,
superfluos o insignificantes.
El Informe Conciso no debe contener conceptos que no ayudan a
entender el tema principal del informe, es decir, no debe incluir
demasiado detalle que afecte el concepto
principal del informe.
Es oportuno considerar que, por lo general el informe debe ser
conciso como los que se presentan al Directorio y más
detallado cuanto se presenta a otros niveles
inferiores.
Los informes deben
ser breves por lo siguiente:
- Su preparación es menos costosa.
- Los informes largos pueden ser algo complicados y
difíciles de analizar, además por lo general no
tienen una organización uniforme. - La verborrea generalmente da énfasis a
detalles sin mayor trascendencia. - Los informes largos provocan comentarios indebidos
o dan una mala impresión sobre su falta de
operatividad.
Oportunidad
Los Informes, deben ser Oportunos, de modo tal que la
administración de la empresa pueda
tomar acción inmediata; aún cuando la
auditoría no haya sido concluida, debe informarse a
tiempo para
que se vaya apreciando el progreso alcanzado y dar a conocer los
hechos sobresalientes, porque de otra forma, los informes
atrasados pierden valor a pesar
de hubieran sido muy bien preparados; en consecuencia los asuntos
pendientes de solución que ocasionan demoras, deben
tratarse a su debido tiempo durante
el trabajo de
campo; y, es preferible sacrificar la forma de su
presentación, en beneficio de la oportunidad, en casos
especiales.
Utilidad
El Informe es útil cuando informa lo que la empresa
solicitó, es decir, si el contrato fue
examinar el área de ventas, pues
debemos informar sobre esa área, de tal manera que la
empresa conozca la situación, los problemas, las
conclusiones, recomendaciones y otros aspectos de interés;
esto es justamente lo que el informe debe satisfacer realmente
para que la empresa pueda tomar decisiones adecuadas y, en
consecuencia se aprecie la utilidad del
informe; sobre el particular, es bueno recalcar que toda
deficiencia comentada, debe ir acompañada de su
correspondiente recomendación.
Además es bueno considerar que, un informe
será útil sí:
Reúne los otros requisitos señalados para su
redacción como: claridad y simplicidad, exactitud,
concisión, oportunidad, tono constructivo,
sustentación adecuada e integridad.
Cumple el siguiente principio:
Sabiduría es saber que hacer; habilidad es saber como
hacerlo, pero el mérito radica en persuadir a otra
persona a que
lo haga.
Tono Constructivo
El Informe, debe tener un Tono Constructivo apropiado a la
circunstancia para la cual fue solicitado, con esto queremos
significar que, deben tomarse en consideración las
virtudes de la cortesía y el respeto;
además no deben menospreciarse los métodos de
trabajo o cualquier accionar del cliente, no debe
utilizarse jerga y, es preferible omitir el nombre de las
personas involucradas e indicar solamente sus cargos.
Deberá tenerse cuidado en seguir una misma forma de
redacción a lo largo de todo el informe; generalmente se
escribe en tercera persona; y los
títulos o encabezamientos de las observaciones deben
llamar la atención hacia una inmediata
corrección o acción de parte de la empresa
auditada.
Sustentación adecuada
El Informe debe basarse en evidencias, las mismas que deben estar
amparadas en documentos,
pruebas u
otros elementos de juicio objetivos, que
permitan demostrar la validez de las observaciones; así
mismo esa objetividad debe incluir una clara
diferenciación entre lo que son: hechos, opiniones y,
declaraciones.
Integridad
Además de las características o requisitos ya indicados,
el informe debe ser Integral, es decir, no debe emitirse informes
por separado, de otros especialistas; además debe contener
todos los elementos o partes que lo integran, desde la introducción hasta las recomendaciones, con
el fin de tener una información completa.
3. Estructura Del
Informe
No existe una Estructura
modelo en la
redacción del Informe de Auditoría
Administrativa, ya que es muy difícil opinar
uniformemente, sobre una gran variedad de actividades
administrativas de diferente alcance, que no tienen una misma
base inicial y final, como es el balance
general en la Auditoría Financiera; en consecuencia en
este tipo de examen administrativo, el Auditor no dictamina, solo
emite opiniones, considerando una serie de factores o características propias de la actividad,
operación o área examinada, además de los
principios
administrativos y normatividad existente.
Definición del Contenido:
El contenido se define de la forma siguiente:
Síntesis
La Síntesis
del Informe tiene por finalidad resumir la opinión del
Auditor indicando las observaciones más significativas e
importantes del Informe.
Se prepara principalmente para informar al lector del Informe,
generalmente personas importantes que no disponen del tiempo
suficiente para leer el íntegro del informe, sobre el
contenido fundamental de éste para motivarlo a tomar las
acciones
correctivas.
Introducción
Consiste en la descripción en forma narrativa los aspectos
relativos a la empresa o entidad auditada.
La Información introductoria que se presenta expone, sobre
los Antecedentes, Objetivo,
Alcance y Naturaleza de la
Empresa a examinar.
Antecedente. En esta parte de la información
introductoria, el auditor señalará el motivo que
originó la auditoría efectuada. La
manifestación puede ser presentada según el caso,
si obedece la realización del examen al cumplimiento del
Plan de
Auditoría Anual (cuando se trata de la ejecución de
auditoría de acuerdo a la programación anual que cumple la Oficina de
Auditoría
Interna de una empresa o
entidad), o si es hecha, denuncias recibidas o a pedido que puede
ser ejecutada por la misma Oficina de
Auditoría
Interna o por una Sociedad de
Auditoría previo contrato en este
último caso.
Finalmente se debe consignar o indicar la Fecha de Inicio y
Término de Trabajo de Campo o la Auditoría
propiamente dicha.
Objetivo. Se consideran los objetivos de la auditoría
administrativa, que varían de acuerdo a la naturaleza de las
funciones del
área examinada. Ejemplo: Si se practica la
Auditoría Administrativa en el Área de
Trámite Documentario y Archivo, los
objetivos serán:
Evaluar el grado de eficiencia y
eficacia de
las normas y procedimientos
que comprende el proceso
integral de la administración documentaria de la
empresa.
Determinar el grado de orden, conservación,
protección y clasificación del archivo de la
entidad, así como la oportunidad de su servicio.
Alcance. Se debe especificar el alcance del área
examinada, los aspectos a examinar, los funcionarios responsables
y la comisión encargada de la auditoría
administrativa si se trata de determinar el alcance del
área de trámite documentario y archivo, se
especifican el alcance de la manera siguiente:
Area auditada:
La administración documentaria, depende de la
Secretaría General.
Aspectos A Examinar:
Control
Interno del Sistema
Proceso de
Recepción
Proceso de Clasificación y Registro
Proceso de Control y
Seguimiento
Proceso de Distribución
Proceso de Información
Proceso de Archivo
Funcionarios Responsables
Considerar nombres y apellidos a cargo de las personas que tienen
la responsabilidad del cumplimiento de las funciones del
órgano.
Comisión Encargada
Se consignan los nombres, apellidos y cargos de los auditores que
tienen la responsabilidad de practicar la auditoría
administrativa.
Naturaleza de la Empresa. Consiste en un breve resumen de la
constitución y autorización legal
para el funcionamiento de la Empresa o entidad, indicando su
organización, el capital
social, el giro o actividades principales o secundarias y al
personal con
que cuenta.
Observaciones
Las Observaciones de la Auditoría son las informaciones
que el auditor presenta sobre las deficiencias o irregularidades
que el auditor presenta sobre las deficiencias o irregularidades
encontradas durante el examen, debiendo contener en forma clara y
lógica
los asuntos de importancia suficientemente comprensible para los
que tener que ver con el informe todas las observaciones
deberán ser objeto y basadas en hechos y respaldadas en
los Papeles de Trabajo. Los informes de Auditoría
presentarán las observaciones que no tienen
solución inmediata, las de menor importancia deben ser
dados a conocer a los responsables durante el Trabajo de Campo
para su solución inmediata.
Durante el curso del examen, el auditor agotará
todos los medios
razonables a su alcance a fin de permitir las pruebas
documentarias suficientes para absolver las Observaciones que el
auditor encuentre.
No se expedirá ningún informe de Auditoría
en forma final sin darle a los administradores la oportunidad de
discutir las observaciones y presentar sus puntos de vista,
excepto en caso de fraude o
desfalco. Estas acciones
evitarán que los informes de auditoría contengan
Observaciones y Conclusiones que no estén debidamente
sustentadas, o en todo caso, hubiese sido posible solucionarlas
en el transcurso de la ejecución de la
auditoría.
Conclusiones
Constituyen el resumen de las Observaciones sobre las
irregularidades y deficiencias que son el producto del
juicio profesional del auditor.
Las Conclusiones serán objetivas, basadas en hechos reales
y adecuadamente respaldadas en los Papeles de Trabajo. Las
conclusiones son enumeradas y presentadas en orden de importancia
haciendo mención, si fuera necesario del nombre de los
responsables que han incurrido en falta.
Recomendaciones
Las recomendaciones que presenta el auditor, luego de terminar de
examinar el conjunto de operaciones y
actividades de la empresa o entidad, las considera como
sugerencias positivas que tienen por finalidad la solución
de los problemas para
coadyudar a la eficiencia de la
administración.
Las recomendaciones estarán orientadas a la mejor
utilización de los recursos
humanos, materiales y
financieros de la empresa o entidad auditada.
La importancia de las recomendaciones en que cumple uno de los
fines de la auditoría, es decir, enmendar los errores que
se vienen cometiendo que no son observados por los empresarios o
funcionarios. Las recomendaciones son dirigidas al titular de
la
organización examinada a fin de que provea lo
conveniente para su cumplimiento.
Las recomendaciones del auditor serán presentadas en el
Informe de Auditoría, en forma ordenada, considerando el
grado de importancia de acuerdo a la presentación de las
Conclusiones.
Anexos
Son esquemas complementarios que se adjuntan a las auditorías administrativas cuando son
necesarios y generalmente sirven de fundamento a las
observaciones planteadas.
4. Errores comunes en la
redacción del informe
La Redacción del Informe de Auditoría,
requiere mucho cuidado por su significatividad dentro del proceso
de la Auditoría; a veces el auditor hace un buen trabajo
de campo pero no redacta el informe en la forma que
debería hacerlo, sencillamente porque le falta capacidad
de análisis, síntesis y
capacidad informativa o de redacción; estos factores o
condiciones no se consiguen lamentablemente al instante, sino con
el transcurso del tiempo, es decir a través de la
experiencia. Redactar el Informe es difícil inclusive para
el Auditor talentoso.
Sobre el particular indicaremos algunos ejemplos de
párrafos extractados de informes de auditoría en
los cuales apreciaremos en primer término, el defecto y
enseguida nuestro comentario y/o recomendación sobre el
caso en particular:
(Las deficiencias están escritas en tipos de letras
más negras)
Creemos necesario insistir en que el área de
abastecimiento no puede ser un órgano de la Gerencia
Técnica sino más bien actuar a las órdenes
del Gerente
Administrativo.
En lugar de "sino más bien actuar" debería
indicarse, "sino, un órgano de la Gerencia
Administrativa", ya que la frase en tipo de letra más
negra no da la respuesta al órgano que debería
ser.
Cualquier modificación en las responsabilidades asignadas
deberán ser comunicadas en todas las oficinas ….
"deberán ser
comunicadas" es plural, y no concuerda con "cualquier
modificación" que está en singular.
Máquinas cuyas estructuras,
no ha sido determinadas. Debe escribirse "no han sido".
El saldo correcto es S/. ……………………..
Es preferible indicar "nuestro saldo" es S/. ………………,
y omitir la palabra correcto; porque nadie es dueño de la
verdad absoluta.
Esta situación ocurre generalmente cuando el auditor
detecta alguna diferencia en el saldo de una cuenta mostrada por
el cliente.
La empresa no ha conciliado la confirmación al
30.11.77.
Falta claridad en la redacción, ya que puede inferirse que
la empresa no ha efectuado la confirmación de saldos o que
no ha efectuado la conciliación de los resultados de la
confirmación.
El cajero deberá modificar la modalidad de trabajo de su
antecesor, cuya labor fue completamente nula,…
La expresión en tipo de letra más negra es muy
fuerte, a pesar de que sea cierta; además no es potestad
del Cajero modificar la metodología de trabajo de su antecesor,
sino del Jefe inmediato.
Se ha reestructurado y replanteado el sistema de
…
Debe invertirse el orden de los términos porque la
secuencia de los hechos así lo indica.
Durante el arqueo se encontraron 20 sobres de jornales de los
obreros, pendientes de cobro.
Debería decir, "pendientes de pago" ya que se esta
informando desde el punto de vista de la empresa, la cual en este
caso es la que tiene que pagar.
No existe un verdadero sistema de
control
interno.
No cabe mencionar el término "verdadero" porque es muy
difícil fundamentar lo que se quiere dar a entender con
esa expresión; en todo caso debe indicarse algún
aspecto negativo representativo, del sistema de control
interno.
No se ha elaborado ni difundido en toda la empresa el Manual de
……
Es lógico pensar que, no se va a difundir algo que no se
ha elaborado, así que los términos "ni difundido"
están demás.
La gerencia de Producción debe desenvolverse activa,
agresiva y decididamente en la producción de los artículos.
Puede indicarse "la Gerencia de Producción debe activar la
elaboración de los artículos".
Existen demoras en la remesa del efectivo de la sucursal
de ………
El término "existen" da a entender que, actualmente, es
decir después de haber efectuado la auditoría,
todavía continúan las demoras, y esto es muy
relativo, debido a que posteriormente pueden haberse superado
esas demoras.
S/. 150,853.— han sido sustraídos de la
Oficina del Cajero de la Sucursal de Canta.
No es conveniente empezar los párrafos o renglones con una
o más cantidades. En este caso puede escribirse, "se han
sustraído S/. 150,853.— de la…
No se ha racionalizado el sistema de …………..
No se ubicaron los sistemas fijos en
…………..
No pudimos obtener evidencias sobre …………..
No fue posible confirmar …………..
Es preferible no utilizar con mucha frecuencia el
término "no" al comenzar a redactar las observaciones,
porque presenta una imagen negativa
de la empresa.
Las importaciones del
mes de Diciembre de 1977 ascendieron a S/. 3’475,436.25
Es preferible redondear las cifras.
Como no se pudo visitar la Oficina de Canta, en la cual laboran
tres empleados, esta oficina permanece cerrada.
Falta
dar respuesta y/o informar sobre la acción de no haber
podido visitar la oficina.
El Presidente del Directorio debe tomar acción inmediata
respecto a la reorganización de la empresa, porque existen
razones trascendentales que justifican tal accionar.
Es conveniente indicar cuales son esas "razones trascendentales"
para que el Presidente del Directorio aprecie objetivamente la
dimensión de la medida a adoptar.
Deberían considerarse las siguientes acciones para elevar
el rendimiento del personal:
Analizar la secuencia de las etapas ……….
Verificar las operaciones
efectuadas ……….
La indagación que debe efectuarse al personal.
Falta uniformidad en la utilización de los términos
que van al principio de cada enunciado, en el tercer caso
debería escribirse
"indagar al personal …….", ya que las dos primeras palabras
(analizar y verificar) de los renglones anteriores están
escritas en infinitivo, y debe existir uniformidad en la forma de
escribir.
La única causa de la falta de eficiencia en el
área de ……..
No es conveniente utilizar los términos "La única
causa porque siempre es posible encontrar otras causas o una
combinación de éstas, que dan origen a esa
deficiencia.
El área de producción está mejor organizada
en comparación con el año anterior.
La expresión "mejor organizada", es vaga, pues no se
fundamenta porque está mejor organizada; tampoco se
señalan las mejoras efectuadas etc.
La situación es trascendente ya que el 75% de los activos fijos
sobrepasa a los 8 millones de soles de los activos ubicados
en Se está comparando un porcentaje con una cantidad de
soles, lo cual no es lógico, ya que deben compararse
porcentajes con porcentajes y soles con soles.
El transporte de
las máquinas
se efectuó en Enero, la instalación se hizo en
marzo ………….
Es mejor indicar: "Las máquinas fueron embarcadas en Enero
y se instalaron en Marzo" (aquí lo más importante
es el sustantivo máquina, entonces nuestra
redacción debe empezar precisamente con esta palabra).
La empresa "X" experimentó un 8% de aumento en las
ventas del
período ……..
Es preferible decir: "Las ventas de la empresa "X" se
incrementaron en 8% en el período ………..
Nuestro examen se efectuó el 12 del próximo
pasado.
Aquí están utilizando
inútilmente varias palabras que generan
interrogación de parte del lector, para determinar el mes
en que se efectuó el examen. Se recomienda colocar el
nombre del mes para evitar problemas al lector.
Los controles internos en la Sucursal de la Provincia de
Canta, son bastante buenos.
La expresión "son bastante buenos", es muy
genérica, pues no se identifica en que áreas son
buenos, y cuanto de buenos son esos controles.
La Oficina de Tesorería y el Gerente de
Contabilidad
informaron que no se efectúan inventarios
físicos de los bienes
desde
Aquí se está comentando de una Oficina y de un
Gerente, lo cual no es lógico, ya que deben uniformarse
los términos principales, es decir debe comentarse de dos
oficinas o bien de dos gerentes o jefes de tesorería y
contabilidad.
Los montos reportados por el Gerente de Ventas al Directorio, no
concilian con los montos registrados en el departamento de
contabilidad.
No se puede apreciar la trascendencia de esa diferencia debido a
que no se indican las cantidades a que ascienden esos montos.
De acuerdo a la investigación efectuada en el área
de ventas, se aprecia que, las otras áreas de la empresa
también participan de las mismas deficiencias.
No deben hacerse generalizaciones indebidas si no se han
efectuado los exámenes y evaluaciones correspondientes en
otras áreas.
Recomendaciones Para La Redacción Del Informe
Escriba de manera constructiva.
Recordar que nuestro objetivo es asistir y ayudar a la dirección empresarial a mejorar su
administración.
Cerciórese de haber incluido en el informe, solamente
hechos significativos.
Los hechos no significativos deben omitirse; sin embargo estos
pueden ser comunicados a las empresas durante
el examen o bien a través de memorándums.
Entre los términos que pueden ser incluidos en los
encabezamientos o subtítulos de las observaciones tenemos
los siguientes:
Inconveniencia de utilizar los procedimientos ………
Improcedencia del uso de métodos de
conservación de …….
El desaprovechamiento de los recursos humanos
ocasionará a la empresa una pérdida de
…………..
La desigualdad en las características de los
artículos importados puede motivar que ………….
La inacción de la Jefatura de compras no
permite ………..
Necesidad de controlar el rendimiento del personal que labora en
el área ……..
Necesidad de obtener mejores resultados en ………..
Después de cada uno de estos sub-títulos se
anotará el comentario o contenido de las
observaciones.
Indique en primer término las observaciones más
importantes.
Esta es una forma de lograr la atención de la dirección de la empresa.
Reflexione y medite antes de escribir.
El objetivo es tener un concepto integral
de lo que se va a escribir, es decir, conocer la finalidad y
alcance de los asuntos por redactar.
Piense como si estuviera en la posición de un Gerente o un
Director.
De este modo la redacción será más adecuada
a los objetivos de la empresa y, ayudará a no omitir
asuntos de vital
importancia.
Redacte con objetividad.
Esto es esencial, el contenido de las observaciones debe estar
basado en hechos demostrables
Evite el uso de términos complejos.
No es conveniente utilizar términos complejos, porque el
objetivo es que el informe sea comprendido perfectamente, por
consiguiente deben evitarse palabras confusas e innecesarias.
Escriba lo que realmente desea comunicar.
Tener mucho cuidado al hilvanar las ideas y conceptos de lo que
se desea transmitir, para evitar que se comunique algo que no se
tiene en mente.
Por lo general, prefiera oraciones cortas o párrafos
cortos.
Las oraciones y párrafos cortos facilitan la
lectura.
Escriba en tercera persona.
Es preferible decir, nuestra opinión es ………….
ó, se opina que ………..; en vez de, mi opinión
es
Procure no hacer mucho rodeo y enfoque cuanto antes el asunto que
desea informar.
Esta es una forma de agilizar y lograr atención de la
lectura; para
el efecto use términos concretos.
Evite empezar y terminar su redacción con términos
débiles.
Lo que más se recuerda al leer un trabajo es, su comienzo
y su final, en consecuencia debe utilizarse términos
significativos.
Use adecuadamente la voz activa y pasiva.
Determine el momento apropiado para utilizar tanto la voz pasiva
como la activa, para darle el sentido lógico de lo que se
quiere expresar.
Procure utilizar términos variados.
Es decir, no repita siempre las mismas palabras; hay que darle
variedad a nuestra redacción; así por ejemplo es
preferible reemplazar a un sustantivo que se repite
constantemente en un párrafo, con los términos, "el
mismo", "la misma", "los mismos", etc. como puede verse a
continuación:
…………… acción tomada por la gerencia de Ventas,
la misma que …………
Revise el uso de las reglas gramaticales.
Para no cometer errores como el siguiente:
Correcto: Señor, muerto está, tarde hemos
llegado.
Erróneo :Señor muerto, ésta tarde hemos
llegado.
No use términos que generan duda.
Como los siguientes: parece, quizás, posiblemente,
aparentemente, aproximadamente, etc.
Procure cuantificar los efectos.
Es más útil para un ejecutivo, conocer en
números, el alcance o trascendencia de los efectos.
Indica en las mejoras de las operaciones para el futuro en vez de
criticar hechos del pasado.
Recuerde que el objetivo del Auditor es promover mejoras en la
empresa.
Redacte el Informe en borrador, en el campo.
Esto es conveniente para solucionar inmediatamente cualquier
asunto pendiente.
Asegúrese de incluir todos los elementos de la
observación.
Esto es lógico, para lograr efectividad en el Informe.
Evite utilizar términos en Inglés
cuando se está redactando en idioma Castellano; a
menos que sean estrictamente necesarios.
No es conveniente redactar por ejemplo: La Contabilidad de la
Empresa "Z", is up to date; sencillamente porque, no todos los
lectores conocen ese Idioma.
Debe indicarse con exactitud, cualquier referencia adicional, por
ejemplo:
No Deseable: El trabajo será útil si reúne
los requisitos señalados en el Tomo I, Capítulo
3°, Inc. ..
Deseable: El trabajo será útil si reúne los
requisitos siguientes: Claridad, sencillez …………..
En el primer caso, se ocasiona un desfase y pérdida de
tiempo al lector.
Algo parecido sucede cuando el Redactor, se refiere a fechas, por
decir, el 5 del próximo pasado;
Utilice ayudas visuales cuando sea necesario.
Pueden utilizarse fotografías, dibujos u
otros elementos demostrativos.
Cuando se utilizan abreviaturas, hay que explicar su
significado.
5. Revisión del
informe en borrador
Antes de que el informe se emita definitivamente, es
preciso revisarlo adecuadamente para salvaguardar la efectividad
de los resultados que se informan y, cautelar el prestigio del
Auditor. Sobre el particular se estima que, deben contemplarse
los aspectos siguientes:
Que el informe de auditoría esté de acuerdo
con:
Las normas de
auditoría, aplicables.
Las normas o políticas
establecidas por la propia sociedad de
auditoría u órgano de control.
Las cláusulas del contrato.
Los criterios o parámetros correspondientes al área
examinada.
Los principios de
administración.
Los conocimientos y experiencias del Auditor.
Las disposiciones del Colegio de Contadores Públicos u
otros organismos vinculados, al respecto.
Fundamento de Auditoría Administrativa.
Por: C.P.C. Julio Cardo Vega.
La Auditoría Operativa.
Por: C.P.C. Fernando Hernández Rodríguez
Auditoría Administrativa.
Por: Lic. Luis Fernando Valeriano Ortiz.
Autor:
Henry Maco Suyón