Indice
1.
Introducción
2.
Desarrollo
4.
Referencias Bibliográficas
Existen tres razones fundamentales por las cuales
una empresa se
interesa en implantar una solución ERP: aumentar
su competitividad, controlar mejor sus operaciones e
integrar su información.
Competitividad
Las empresas para
mantenerse requieren, por un lado, de continuas optimizaciones de
sus costos, ya se de
producción, comercialización o administración y, por otro lado, deben
incrementar constantemente su productividad.
Control
Varias empresas tienen
un manejo aislado de la información generada en los distintos
departamentos y requieren de una solución global que
integre y organice los datos para que en
forma accesible apoye la toma de
decisiones.
Integración
Es importante integrar la información en la áreas
vitales de la empresa como
finanzas,
distribución y manufactura.
La selección
de un sistema ERP es un
proceso
complejo, que se ve influido por la cultura
informática que tenga la
organización y que pueda verse afectada por la
resistencia al
cambio o a la idea errónea de que este tipo de
proyectos
consumen grandes cantidades de dinero,
tiempo y
esfuerzo.
Los sistemas ERP
están diseñados para incrementar la eficiencia en las
operaciones de
la compañía que lo utilice, además tiene la
capacidad de adaptarse a las necesidades particulares de cada
negocio y se aproveche al máximo el trabajo de
consultoría durante la implantación
para mejorar los procesos
actuales de trabajo. Si el cliente desea
organizarse mejor estos sistemas son un
aliado excelente ya que le permite aumentar la productividad de
la compañía en forma considerable.
Un poco de historia
Si echamos un vistazo al pasado, encontraremos que realmente lo
que hoy conocemos como ERP se gestó durante la Segunda Guerra
Mundial, lo que ha sido un largo proceso de
cambios y adaptaciones; así es, tal y como muchos productos de
computo que se comercializan actualmente en forma masiva, el
origen del ERP se encuentra en el área de la tecnología
militar.
Durante la Segunda Guerra
Mundial, el gobierno
estadounidense utilizó sistemas especializados para
gestionar los recursos materiales que
se utilizaban en el frente de batalla, soluciones
llamadas MRP Systems
(Material Requirements Planning Systems).
A principios de
la década de los sesenta, estos sistemas incursionaron en
el sector productivo, principalmente en E.U. Durante los 60 y 70
tuvieron un desarrollo
importante ya que permitían reducir los inventarios al
planear sus insumos en base a la demanda real,
"dice Andrés Piedragil".
En los 80 evolucionaron completamente lo que dio lugar a los MPR
II, aunque el acrónimo cambio de
manera radical a Manufacturing Resource Planning, estos nuevos
sistemas permitían cuidar factores relacionados con las
capacidades de manufactura.
En la década de los 90, se veía una panorama
disperso: por un lado los sistemas especializados en factores de
requerimientos y en el otro extremo los sistemas orientados hacia
la planeación
de procesos de
manufactura.
Dado el contexto de negocios que
se empezó a vivir, regido por un marco de competencia
global que exige mayores niveles de eficiencia y
productividad dentro de los procesos y operaciones de la empresa para
poder alcanzar
los niveles óptimos de servicio; las
empresas necesitaban soluciones de
tecnología
integrales que
les permitieran alcanzar estos niveles.
Debido a los requerimientos, la industria del
software
desarrolló varias aplicaciones con el fin de interconectar
los sistemas MRP II con los
sistemas MRP existentes, a fin de integrar ese panorama
disperso.
Poco después, la simple conexión (MRP /
aplicaciones para corporativos) se transformó en una
sistema
empresarial integrado: los ERP habían nacido.
Un ERP, de sus siglas en inglés
Enterprise Resource Planning o Planeador de Recursos
Empresariales , se refiere a un paquete informático que
cubre de forma parcial o total las áreas funcionales de
la empresa. En
entrevista con
los principales oferentes de soluciones ERP en México,
dice Aldaco (2000), que todos acordaron en definirlo como un
sistema de gestión
de información estructurado, diseñado para
satisfacer de soluciones de gestión
empresarial. Se caracterizan básicamente por su
capacidad de modelar y automatizar la mayoría de los
procesos básicos de una organización, desde la orden de venta, hasta la
distribución del producto; la
gama de funciones que
cubren los ERP son: contabilidad,
finanzas,
administración de ordenes de venta, logística, producción y recursos
humanos.
Debemos tener en cuenta que las soluciones ERP se han
especializado por segmentos de industria, lo
que implica que la lógica
para optimizar procesos está basada en modelos de
operación específicos.
¿Por qué utilizar un ERP?
Debido al proceso que se está viviendo de globalización, se está gestando un
cambio en la
forma en que las empresas hacen sus negocios,
además de exigir mayores niveles de eficiencia en las
operaciones y procesos causada por la competencia.
En este sentido, las empresas que deseen sobrevivir
requerirán de sistemas de
información empresarial que les permitan aumentar su
competitividad.
De acuerdo con McDaniel (1998), en la actualidad es necesario
establecer que el manejo de la información para una
organización es el líquido vital
para que ésta se mantenga en franca competencia. El
sistema de
información debe ser flexible, interactivo, que
permita a los gerentes y directivos obtener y manipular
información.
Debe considerarse que la decisión de incorporar un
sistema de
información cambiará incluso la visión
del negocio y el hacerlo de una forma correcta y con clara
visión del proceso, se ganará una ventaja
competitiva muy importante.
Existen tres razones fundamentales por las cuales una empresa se
interesa en implantar una solución ERP: aumentar su
competitividad, controlar mejor sus operaciones e integrar su
información.
Competitividad
Las empresas requieren continuas optimizaciones de sus costos, ya se de
producción, comercialización o administración;
por otro lado, deben incrementar constantemente su
productividad.
Control
Varias empresas tienen un manejo aislado de la información
generada en los distintos departamentos y requieren de una
solución global que integre y organice los datos para que en
forma accesible apoye la toma de
decisiones.
Integración
Es importante integrar la información en la áreas
vitales de la empresa como
finanzas, distribución y manufactura.
En este sentido una de las principales integraciones son entre el
back-office y el
front-office, es decir,
aquellas aplicaciones que apoyan la fuerza de
ventas,
comercialización y servicio al
cliente con las aplicaciones de permiten a las empresas
comprar, monitorear, administrar y distribuir productos
.
El reducir la incertidumbre sobre la veracidad de la
información, mejorar la
comunicación entre áreas, reducir la duplicidad
de la información y eficientar la integración de los procesos son otras de la
razones para llevar a cabo la implantación de un sistema
ERP.
Es indispensable considerar lo beneficios que
traerá la implantación de un sistema ERP:
Integración de los procesos de
información entre las diferentes áreas
Información disponible e inmediata para la toma de
decisiones
Incremento en la productividad
Mejora en los tiempos de respuesta
Rápida adaptación a los cambios
Escalabilidad del sistema
Integridad de los datos
Seguridad
definida por el usuario.
Reducción en los costos
Se debe poner especial énfasis en el procesos de
selección de las empresas capaces de
proporcionar los servicios de
soluciones integradas.
Comenta Cerezo (2000) en relación al especial cuidado que
se debe tener con respecto a la selección de la
soluciones:
Los directivos deben seleccionar soluciones que les permitan
integrar las aplicaciones tradicionales con otras aplicaciones
claves para la empresa y totalmente capaces de operar en un
entorno de negocios electrónicos.
La selección de este tipo de soluciones debe tener en
cuenta que la tecnología esta cambiando
El procesos de implantación debe ser corto y no requerir
gran inversión de recursos.
Además de establecer lo que ella considera serían
los pasos para que se haga una correcta selección de una
sistema de este tipo para la
organización:
Tener muy claro qué es lo que se quiere hacer, el objetivo que
se persigue.
Involucrar a todas la áreas de la empresa con el fin de
establecer las necesidades y requerimientos reales de los
usuarios.
Detallar y catalogar las necesidades que se desean satisfacer, en
un orden de prioridades
Buscar a los proveedores y
la mejor manera de buscarlos es indagando en el mercado los
productos y los distribuidores que pueden satisfacer las
necesidades.
Una vez realizada la selección, el mayor reto que
enfrentan las empresas para implantar sistemas de
información empresariales modernos es poner en
funcionamiento éstos de forma exitosa, dentro del tiempo y del
presupuesto, dice
"Steven E. Reyes".
La implantación de un sistema de información no
sólo es el hecho de instalar el software y listo, como por
arte de magia
se tendrán resultados instantáneos como una formula
mágica que incrementará la eficiencia de la
empresa. Es de considerarse que el costo total de
las soluciones ERP no solo incluye el software, mantenimiento
y soporte técnico, sino también el costo de
implantación
Claudia Cerezo en su articulo "Mas allá de los procesos
internos de su empresa: ERP’s en el Web" comenta
sobre los diez factores para la exitosa implantación de un
ERP:
La visión de un proyecto de
negocio
Es de vital de importancia que el proyecto ERP sea
designado a un equipo multidisciplinario para evitar la
pérdida de visión del negocio.
Formación del un comité de proyecto
Es necesario crear un comité que represente cada
área de la compañía, debido a que este tipo
de tecnología tendrá repercusión en toda la
organización. El comité deberá reunirse con
periodicidad para revisar progresos, definir estrategias,
asignar prioridades y resolver conflictos. El
compromiso y participación de la alta dirección son indispensables.
Designación de un líder
de proyecto
Este líder
funcional debe conocer perfectamente la organización y al
negocio como tal, debe contar con la capacidad de tomar
decisiones y resolver conflictos,
así mismo debe coordinar esfuerzos y tareas de diferentes
áreas.
Involucrar a los usuarios
Existen empleados claves en el proceso de implantación, la
capacitación de estos es muy importante
debido a que si participación en el nuevo sistema de
información será parte del día a
día.
Capacitación que va mas allá de los
conceptos tecnológicos
Existen nuevos modelos que
están revolucionando la forma de hacer negocios, los
cuales pueden ser aplicables para hacer de la tecnología
un recurso más rentable. Las nuevas herramientas
como Internet,
ocupan actualmente un papel muy
importante en el campo empresarial, por lo que es primordial que
el personal se
mantenga capacitado, no sólo en el sistema ERP, sino en
conceptos de planeación, nueva terminología,
procedimientos
y técnicas operativas, entre
otros.
Adaptación a los programas
existentes
Cada empresa requiere satisfacer sus necesidades
específicas; sin embargo, los programas y
paquetes existentes están construidos bajo
estándares o prácticas de calidad mundial.
De esta forma se puede encontrar en el mercado la
herramienta ideal, dirigida para cada tipo de industria, a la
cual se le realizan unas pequeñas adaptaciones para que
quede a la medida de cada empresa. Es recomendable no crear
programas o adaptaciones que vayan en contra de la
filosofía del paquete adquirido, debido a que puede
ocasionar un gran costo en el momento de migrar a futuras
versiones.
Elaboración de un programa
detallado
Es recomendable elaborar un programa
detallado con tiempos y responsables de forma recurrente, con el
fin de observar los avances del proyecto, verificar las tareas
efectuadas y las próximas a realizar, así como
identificar problemas
potenciales. En la elaboración del programa de trabajo
deben participar los usuarios clave para precisar los tiempos que
les llevará ciertas actividades tales como: carga de
datos, depuración de información, tiempo disponible
para capacitación, etcétera.
Recurrir a los expertos
El punto de vista de un externo es indispensable en este tipo de
proyectos.
Actualmente existen diferentes alternativas de consultoría que proporcionan la
orientación necesaria para poner en marcha la
solución. Es importante verificar la experiencia de estas
fuentes en
cuentas de su
mismo tamaño y giro. Asimismo, es indispensable asegurarse
de que tengan una cultura
cercana a su empresa y que cuenten con una metodología similar.
Una nueva visión
El éxito
en la implantación de tecnología ERP es responsabilidad de toda la empresa. Es
indispensable fomentar el trabajo en equipo
debido a que a partir de la liberación del ERP, los datos
ingresados por un usuario serán utilizados por otro de un
área completamente diferente. Lo importante es que todas
las áreas de la empresa alcancen el objetivo al
mismo tiempo.
El seguimiento
Es necesario tomar conciencia de que
la implementación de una sistema ERP es un proceso de
mejora continua. El proyecto requiere de mantenimiento
ya que constantemente surgen nuevas opciones que incrementan las
posibilidades de operación, como nuevas versiones,
capacitaciones y revisiones periódicas con su consultor
para obtener el mayor provecho de la solución.
Desde hace unos 20 años se ha demostrado que la parte de
comercio
electrónico entre empresas funciona adecuadamente. Sin
embargo, con la aparición de Internet se puede acceder a
la totalidad de las empresas. (Trincado 2000)
Actualmente hay muchas empresas que, gracias al uso de
herramientas
tecnológicas con soporte en Internet, han obtenido
ventajas sobre sus competidores y colocado en la punta de la
carrera empresarial.
Menciona Manuel Trincado (2000), entre las aplicaciones mas
conocidas destacan las soluciones CRM, las
cuales permiten Administrar la relación directa con el
cliente, de forma
tal que se puede dar una atención personalizada, un servicio
directo on line o a través de Call Centers, se puede hacer
un seguimiento de la situación de sus pedidos, construir
una comunidad de
valor enfocada
y personalizada.
También existen las soluciones SCM. En este caso es la
parte que maneja el back-office, con la cual podemos administrar
toda la cadena de suministro, incluso trabajar con los proveedores de
los proveedores, manejar los inventarios,
security stock, conocer y pronosticar la demanda y la
variabilidad, así mismo como la distribución.
Pero lo que sí es verdad, es el hecho de que algunas
empresas están considerando el utilizar el Internet como
un canal más de ventas; otras
sin embargo están considerando utilizar Internet
simplemente como un apoyo para su canal de ventas actual, mas sin
embargo existe otras que consideran la venta por Internet
únicamente.
La transición de la empresa tradicional a un negocio
electrónico o el utilizar el Internet como apoyo para sus
operaciones,
presenta ventajas que deben ser tomadas en cuenta por los altos
directivos, como una manera de poder
sobresalir y desarrollar ventajas competitivas sostenibles,
(Rivera 2000) pero cabe mencionar que una solución
efectiva es aquella que le permita realizar transacciones con sus
socios de negocios, así como con sus clientes y
mantener la relación con el mismo.
Para incursionar en el E-business o
E-commerce, es
necesario que las empresas tengan en cuenta que esto es un cambio
mas que tecnológico es cultural, además de requerir
cierta infraestructura.
Las opciones para completar la parte -E- en la
compañía son dos: los ISP y los ASP.
Para comenzar la aventura dentro de la jungla electrónica es necesario establecer una
estrategia de
mercadotecnia,
crear un catalogo de productos, definición de costos y
precios de
venta, el mercado objetivo y los medios de
entrega.
Se puede comenzar por seleccionar a un proveedor de servicios de
Internet, además puede emplearse un desarrollo
propio o una solución ya hecha, que cuente
básicamente con el catalogo de productos, carritos de
compras, formas
de pagos con transacciones seguras, procesamiento de pedidos y
análisis de la información de los
clientes. Es
indispensable contar con dos elementos básicos: un
proveedor de hosting confiable y un sistema confiable de
distribución.
Posteriormente debemos enfocarnos en la ubicación de la
tienda virtual, se puede acudir a una oferta
especifica para el hosting de tiendas virtuales.
Es indispensable considerar la parte de seguridad dentro
de la tienda y en las transacciones, existen dos
estándares de seguridad diseñados para el comercio
electrónico: SSL (Secure Socket Layer) y SET (Secure
Electronic Trasaction). El primero de ellos se caracteriza por no
permitir la descodificación del documento por terceros,
para lo cual hace uso de llaves aleatorias, con un certificado y
una firma digital, cuya función es
asegurar que sólo el usuario interesado podrá
descifrar el mensaje. SET, por su parte, constituye un
estándar de pago seguro basado en
técnicas de encripción avanzada,
cuya finalidad es elaborar transacciones en Internet. Funciona
con base en llaves públicas y privadas –las cuales, a su
vez, están protegidas por SSL–, que en conjunto encriptan
las transacciones para mantenerlas a salvo de miradas
indiscretas.
En cuanto al equipo que se necesita para montar estas
aplicaciones, en el mercado existe un vasta oferta. Sin
embargo, todo el equipo, como servidores,
ruteadores, switches, etcétera, se puede adquirir
directamente con los fabricantes, o bien, por medio de un ISP o
ASP.
En el caso de los ASP, éstos han tomado el papel de
integradores en todo lo concerniente al comercio
electrónico, ya que su propuesta abarca lineamientos
de software empresarial, venta y renta de equipo, enlaces
dedicados y hospedaje de sitios Web, entre
otros.
De cualquier modo, sea grande o sea chico el proyecto de comercio
electrónico, siempre será necesario contar con la
ayuda de los expertos y la oferta en ese sentido en el
país es amplia; sólo dependerá de cada uno
contratar los servicios
adecuados.
Lo ejecutivos de las Tecnologías de la Información
(TI) de la industria en general, muchos de los cuales han tenido
oportunidad de ver durante años la implantación de
un sistema ERP, están descubriendo las nuevas reglas del
negocio, las velocidades trepidantes y la creciente demanda de
sus clientes gracias a la nueva era de Internet.
Estos usuarios de ERP o sistemas de planeación han
mejorado sus operaciones a través de la integración
de sus sistemas de
producción y administración con los de las
demás tecnologías de la información y
están extendiendo estas herramientas hacia sus cadena de
suministro o hacia sus clientes.
Los E-business o
negocios electrónicos llegaron para darle celeridad y
eficiencia a los negocios. Los clientes están listos para
recibir un servicio bastante mejor que el que se ofrecía
en el pasado.
Expertos en la materia
aseguran que llevar a una empresa sea del giro que sea, al
siguiente nivel del ERP, es decir, al E-business, requiere mas
que implantación en los sistemas internos. Trabajar con
socios en la cadena de suministros que están lidiando con
la adopción
de procesos en la empresa y que están fijando el flujo
vía Internet, ahí es donde esta la clave del
proceso.
Una cadena de suministro integrada es prerrequisito para
responder a la demanda de productos hechos a la medida. De hecho
esta medida se está convirtiendo en una norma para los
fabricantes.
El contemplar a las empresas dentro del comercio
electrónico permitirá hacer mas eficientes las
operaciones de las mismas, y del mismo modo establecer nuevas
formas de cooperación. La optimización en la
operaciones reducirá los costos tanto de operación,
administración y transporte. En
este sentido, se logrará alcanzar una ventaja competitiva
sostenible.
Se tienen mejores canales de acceso a los mercados
actuales, y los clientes pueden acceder de manera simple y
amigable a los productos y servicios de lo oferentes.
Finalmente y repitiendo, la orientación de las
implantaciones de estos sistemas debe estar dirigida hacia la
optimización de las operaciones de la empresa,
enfocándose en sobre todo en la satisfacción de los
clientes.
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Resumen
En el marco de competencia actual y con los retos que implican
una economía
global, es necesario que las empresas vean en los sistemas de
información una herramienta que le permitirá
adquirir una ventaja competitiva sostenible, haciendo eficentes
sus procesos y optimizando sus operaciones. Una de las soluciones
mas viables para las empresas son las soluciones ERP las cuales
les permitirán el grado de optimización deseado,
pero es importante concer que es una solución de este
tipo, además, el porque es importante contar con un
sistema ERP en la compañía.
La determinación de adquirir un sistema ERP debe ser
sumamente estudiada, ya que no solo implica el hecho de adquirir
el software, implica mas que nada un cambio en la cultura, en la
forma de realizar las operaciones, implica la
trasformación de los procesos, todo con el fin de lograr
el avance y liderazgo de
la compañía.
Es importante que la alta dirección preste toda su atención en el proceso, dado que el reto
para la empresa es el hecho de implementar el sistema de manera
exitosa dentro del tiempo y del presupuesto.
Después viene la parte mas complicada del caso, durante
los siguiente 6 meses o inclusive un años, se
tendrá el proceso de capacitación, después
de ese tiempo se podrá saber a ciencia cierta
los resultado de la implantación.
Una vez implementado el ERP, se puede todavía extender el
alcance implementado otras aplicaciones tales como CRM y SCM.
De tal manera que al tener la herramientas tecnológicas
integradas al ERP, se puede llegar al E-business. Los ERP
están estructurados integralmente para importar y exportar
información de manera flexible.
Posteriormente ya con las herramientas trabajando a un mismo
ritmo se puede decidir a cerca de la factibilidad
sobre el ingreso al E-business.
Autor:
Ing. Victor Manuel Herrera Alvarez
25 años
Ingeniero en Electrónica e Instrumentación, Egresado del Instituto
Tecnológico de Orizaba, México.
Estudiante de Maestría Administración de
Tecnologías de Información en el Instituto
Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey,
México.