El flujo de tesorería como mecanismo de control financiero de la empresa (página 2)

El empleo de
técnicas, herramientas y
mecanismos de diferente índole en la gestión
empresarial se hace imprescindible si se desea que una empresa no
solo crezca, sino que se consolide. En una época en que
parece que los pronósticos no son más que una pura
especulación o una simple predicción, el control se hace
más necesario, porque es el que permite saber lo que se
está haciendo y lo que está sucediendo.

En el proceso de
compra-elaboración-venta–distribución intervienen muchos factores y,
de su correcta conjugación dependerá en buena
medida la calidad del
resultado y en definitiva la eficiencia de la
actividad. No basta con llegar, lo verdaderamente importante es
saber mantenerse, y para eso no es poco lo que se debe
hacer.

Los mecanismos de
control financiero

Toda la actividad de una empresa se puede
resumir en términos cuantitativos en la magnitud del
beneficio obtenido en un determinado período de tiempo. Este
indicador global, permite incluso establecer comparaciones con
períodos precedentes y su resultado puede estar
condicionado por los aspectos cualitativos asociados a la
gestión, esos que no siempre son
susceptibles de ser cuantificados, como la calidad del producto o
servicio, el
marketing, los
servicios post
venta, el nivel de satisfacción y de fidelidad de los
clientes e
incluso el saber hacer del equipo de dirección y el colectivo de trabajadores.
Sin embargo, todos sabemos que no siempre el aumento del
beneficio es sinónimo de que las cosas se estén
haciendo bien, porque para ello se hace necesario realizar
análisis de un mayor nivel de
desagregación y emplear un sistema de
indicadores
que permitan dictaminar cómo se ha estado
trabajando, detectando dónde existen reservas y
dónde están las debilidades. Dicho de otra manera:
la rentabilidad
de una empresa es una condición necesaria pero no
suficiente. En términos económicos generar
beneficios y obtener un cierto margen de rentabilidad no supone
en primera instancia una buena salud financiera.

Lo peor de todo, no es que el espejismo del beneficio no
permita observar con precisión cómo se ha estado
trabajando, sino, que el análisis no se realice
sistemáticamente, garantizando con esto hacer valer la
necesaria oportunidad de los mecanismos de control. El
control post mortem no es precisamente el más efectivo,
aunque también sirve, pero el más importante es el
control preventivo, ese que se realiza sistemáticamente.
Este será el objetivo
fundamental del presente trabajo,
asociado a una herramienta de control relativamente simple y muy
importante a la que no siempre se recurre.

Tampoco se puede dejar de tener en cuenta que alcanzar
un determinado beneficio no significa necesariamente que la salud
financiera de una empresa sea buena, porque aunque una cosa lleva
a la otra, el hecho cierto es que no necesariamente tienen que
coincidir.

2.1.-LOS RECURSOS
FINANCIEROS.

La conjugación de los recursos
humanos, materiales y
tecnológicos son los que garantizan la producción de bienes y
servicios. Sin embargo, la obtención de estos recursos,
necesarios para la actividad, depende en primera instancia de la
disponibilidad de los recursos monetarios. Sin las finanzas (sean
de fuentes
propias o ajenas) no solo es imposible poner en marcha un
proyecto
empresarial, sino también mantenerlo y desarrollarlo. Pero
hay que tener en cuenta que los recursos monetarios son escasos y
costosos, sobre todo en épocas de crisis, lo
cual determina la necesidad de su uso y empleo de manera
racional, planificada y controlada.

Partiendo del hecho de que las empresas tienen
la necesidad de recurrir al empleo de recursos ajenos para
financiar parte de su actividad, la relación entre
recursos propios y ajenos es una de las cuestiones más
recurridas en el ámbito financiero. Hasta qué
límite debe una empresa endeudarse, es algo que puede ser
visto desde ópticas diferentes, a pesar de que existen
indicadores (ratios) que permiten evaluar el nivel de riesgo de una
organización en función de
su estructura
económica y financiera. Por demás, los recursos
ajenos generan un costo,
amén del compromiso por parte de la empresa de
devolverlos en un determinado período de tiempo. De
ésta manera, emplear recursos ajenos facilita emprender,
mantener y desarrollar proyectos, pero
genera el riesgo asociado a la incapacidad para ser capaces de
obtener la magnitud necesaria de los recursos financieros que
permitan cubrir las obligaciones
con los acreedores. Mientras mayor resulte el nivel de
endeudamiento de una empresa, mayor también será su
nivel de riesgo.

El mecanismo económico determina que en toda
empresa u organización productiva, los recursos
financieros empleados en cada ciclo deberán incrementarse,
es decir, los ingresos
deberán de ser superiores a lo gastado o consumido. Este
es el principio de la reproducción ampliada. Si no sucede
así no tiene ningún sentido que una empresa o
negocio exista. Si bien esto es algo sumamente elemental, no
siempre es fácil lograrlo, entre otras porque para que se
generen ingresos se tiene que producir la venta y, vender en
condiciones de competencia
perfecta no es una tarea expedita, sobre todo cuando la
oferta resulta
superior a la demanda. De
todos modos esto forma parte de las reglas del juego del
mundo empresarial, la que deberá ser conscientemente
aceptada por los que decidan participar.

2.2.-EL FLUJO DE LOS RECURSOS
FINANCIEROS.

Los recursos monetarios a disposición de una
empresa están para garantizar no solo la puesta en marcha
del negocio, sino también para obtener los recursos
necesarios con los cuales realizar la actividad empresarial, por
lo tanto, si analizásemos el empleo de los recursos de una
forma estática,
observaríamos que en un primer momento los recursos se
gastan o se invierten, provocando esto una salida de efectivo. De
hecho esto sucede al menos una vez en la vida de una empresa o
negocio: en el momento de su creación. A partir de
aquí lo normal es que en un determinado período de
tiempo se produzcan egresos e ingresos (para un mejor
entendimiento o ser más exactos: pagos y cobros
respectivamente), pero en lo que sí no hay dudas, es que
por las características del proceso económico, por
lo general el egreso antecede al ingreso.

Lo anterior es fácil de entender: para vender (y
obtener entonces un determinado ingreso monetario por esa venta)
hay que producir, y para producir hay que adquirir los recursos
necesarios, recursos que obviamente tendrán que
pagarse.

Sin embargo, el movimiento de
los recursos monetarios tiene determinadas particularidades,
asociadas a las formas de pago y de cobro. En la práctica
económica se emplean las facilidades de pago entre
comprador y vendedor, de modo que esto puede dar lugar a que en
determinadas circunstancias se obtengan ingresos antes que los
recursos empleados en la venta se hayan pagado. Esta
circunstancia tiene lógicamente una determinada influencia
en el Flujo de Caja,
en función del comportamiento
de los ciclos de Cobro y de Pago.

El flujo de
caja

El Flujo de Caja, Flujo de
Efectivo, de Tesorería o Cash Flow como también
se le denomina, no es más que el movimiento de efectivo
que tiene una empresa en un período de tiempo determinado,
es decir, de cuánto dinero dispone
la
organización en un momento dado. Como es de suponer,
para que una determinada empresa tenga una buena salud
financiera, uno de los requisitos es que el saldo del Flujo de
Caja resulte positivo, es decir, sus cobros resulten superiores a
los pagos. Esto apunta a que la empresa deberá realizar un
seguimiento constante de la situación financiera, pues el
carácter permanente del ciclo productivo
(considerando tanto la producción de bienes como de servicios)
determina la existencia de obligaciones de pago, no solo con los
proveedores,
sino también con los trabajadores, con los bancos y con
el
estado.

El Flujo de Caja es un instrumento de control, toda vez
que permite conocer cómo se desarrolla la situación
financiera de una empresa. Mediante el empleo del FC puede
incluso estimarse en el corto plazo el comportamiento financiero,
a partir de conocer las obligaciones de pago contraídas,
las deudas de los clientes y las ventas
proyectadas.

Como veremos más adelante, en el comportamiento
del FC incidirán otros factores que no tienen que ver
directamente con la actividad de la empresa, sin embargo,
influirán en el mismo.

Aunque es una herramienta muy utilizada en la evaluación
de proyectos de inversión para estimar el Valor
Actualizado Neto y la Tasa Interna de
Retorno, en este artículo solo mencionaremos su empleo
en empresas en funcionamiento.

3.1.-ESTRUCTURA DEL FLUJO DE CAJA
(FC).

El Flujo de Caja está compuesto por tres
partidas:

• 1. Cobros: incluye todo lo que se cobre en un
  período, sea a cuenta de la producción o
  servicio o por cualquier otra vía, como por ejemplo,
  por la venta de un medio básico, envases o material
  reciclable.

• 2. Pagos: incluye todas las erogaciones de
  efectivo a cuenta de las obligaciones adquiridas por la
  empresa. Se incluyen los pagos a proveedores, pagos por
  servicios (agua, electricidad, comunidad, teléfono),
  sueldos, imposiciones, transporte, combustibles,
  mantenimiento, pago de IVA, gastos bancarios, intereses,
  etcétera.

• 3. Saldo: es la diferencia entre los Cobros y
  los Pagos que se realizan en el período.

Veamos una representación simplificada del Flujo
de Caja:

Como es de suponer, para que la empresa no tenga
déficit de recursos monetarios, los Cobros deberán
de ser superiores a los Pagos, aunque puede suceder que en un
determinado período esta condición no se cumpla,
sin que necesariamente esto implique una insuficiencia de
recursos. Si la empresa dispone de un Saldo que le permite cubrir
el déficit de Cobro o el exceso en los Pagos, su
situación financiera no resultará afectada. De
aquí la importancia de incluir en el FC el Saldo Final e
Inicial.

Ahora bien, si partimos del supuesto que el Flujo de
Caja debe considerar la totalidad de los recursos monetarios de
los que dispone la empresa, en el caso de que por insuficiencia
de fondos o por otras circunstancias se decida por parte de la
dirección (o el dueño/s) acudir al empleo de dinero
de los bancos u otras entidades financieras en forma de
pólizas o créditos, estos deberán de
considerarse en el FC, toda vez que representarán una
disponibilidad de dinero líquido, además de crear
obligaciones de pago en los períodos subsiguientes. Igual
procedimiento
se debe seguir con los aportes de capital por
parte de los socios a cuenta del Capital de
Trabajo. De acuerdo a esto el FC quedaría de la
siguiente forma:

Resumiendo:

Para que el Flujo de Caja o de Tesorería sirva de
manera efectiva como instrumento de gestión financiera,
deberá considerar todos los ingresos y todos los egresos
de recursos monetarios que tenga una empresa en un determinado
período de tiempo, partiendo de considerar un Saldo
Inicial que incluirá el dinero
disponible en cuentas de
banco o en
caja.

3.2.-CARACTERÍSTICAS DEL FLUJO DE CAJA
(FC).

Como he señalado antes, el FC es una herramienta
relativamente simple para llevar el control financiero de una
empresa, aunque como es de suponer, requiere de un trabajo
sistemático, sobre todo de
actualización.

Entre las características más
significativas del FC se pueden señalar las
siguientes:

• 1. Por lo general se hace para un
  período de tiempo igual a un año, aunque esto
  no significa que no pueda realizarse para períodos
  más largos, como sucede en los proyectos de
  inversión. En el caso específico de las
  empresas, el FC puede trabajarse incluso
  diariamente.

• 2. En la medida en que el plazo de tiempo para
  el que se elabore el FC sea más largo, el nivel de
  confiabilidad del resultado puede disminuir, asociado esto a
  la incertidumbre y al efecto del factor tiempo.

• 3. El FC está relacionado con el nivel
  de liquidez de una empresa, pero hay algo más al
  respecto: permite estimar el comportamiento que tendrá
  este indicador en un momento determinado, pudiendo plantear
  acciones alternativas ante la posible falta de
  liquidez.

• 4. En el caso de las empresas en funcionamiento
  se establece una relación con la contabilidad, al
  convertirse ésta en una fuente de información
  para el FC.

• 5. El FC será realmente útil en
  la medida en que se mantenga constantemente
  actualizado.

• 6. El FC es una combinación de datos
  reales y estimaciones, toda vez que existen acciones
  realizadas por la empresa que derivan en una
  obligación concreta de pago (sueldos, alquiler,
  leasing, compras), mientras que otras solo pueden ser
  estimadas, como es el caso de los cobros por ventas
  futuras.

• 7. El movimiento financiero de una empresa
  estará influenciado positiva o negativamente por el
  comportamiento de los ciclos de Cobro y de Pago (calculados y
  expresados en días). En la medida en que el Ciclo de
  Pago sea mayor al Ciclo de Cobro, la empresa puede disfrutar
  de una posición financiera más ventajosa, pues
  tendrá la posibilidad de utilizar recursos de los
  proveedores para financiar una parte de su actividad. Si
  sucede lo contrario el efecto será inversamente
  proporcional. Esta es una de las acciones que las empresas
  deben evaluar, pues la tendencia es que los clientes
  presionen con tal de obtener plazos de pago más
  largos, mientras que los proveedores lo que les interesa es
  cobrar en el menor plazo de tiempo posible. Con un Ciclo de
  Pago menor al Ciclo de Cobro, la empresa puede verse
  necesitada de acudir a opciones de
  financiación.

3.3.-EL FLUJO DE CAJA Y LA LIQUIDEZ.

Desde siempre el nivel de solvencia de una empresa ha
sido un indicador muy recurrido para evaluar la posición
que ésta tiene. Sin embargo, en la práctica no
siempre el nivel de solvencia es garantía de una
sólida posición financiera, toda vez que existen
activos que su
nivel de conversión en recursos monetarios puede ser lenta
o incluso nula (artículos ociosos por defectos, pasados de
moda, de mala
calidad o sin aceptación por parte de los potenciales
clientes), sobre todo en determinadas situaciones, como por
ejemplo, en períodos de crisis como la que se está
viviendo desde finales del año 2008. En estos casos se le
concede una mayor importancia a la liquidez, por mucho que los
Activos Circulantes (Corrientes) sean mayores a los Pasivos
Circulantes (Corrientes).

Si bien es cierto que por la propia concepción
del Flujo de Caja éste refleja el nivel de liquidez de una
empresa, no necesariamente tiene que ver con el indicador de
Liquidez, toda vez que se pueden disponer de recursos
provenientes de fuentes externas, básicamente entidades
financieras. En semejante situación estos recursos
efectivamente aumentan la liquidez, pero a cuenta de deudas, es
decir, el Pasivo.

De lo anterior se deriva la importancia del análisis
financiero, evaluando las fuentes y los destinos de los
recursos monetarios, es decir, la estructura del Flujo de
Caja.

Conclusiones

Los recursos financieros, como los restantes recursos
que utilizan las empresas, requieren de un uso racional y sobre
todo eficiente, al garantizar el surgimiento y desarrollo de
las mismas. Dicho de una forma más simple: la
subsistencia.

De acuerdo a lo anterior, el empleo de técnicas
que contribuyan a una correcta planificación de la disponibilidad,
necesidad y uso de los recursos monetarios, constituye una tarea
de importancia vital para las organizaciones.
El desconocimiento voluntario o involuntario, por ignorancia o
por simple omisión, solo contribuirá a colocar a la
empresa en una posición desfavorable que puede conllevar
incluso a su desaparición.

En la medida en que aumenta el nivel de complejidad de
la actividad económica se hace más importante el
empleo de técnicas de análisis, control y evaluación
que permitan pulsar constantemente el "estado de salud" de la
organización, implementando oportunamente las acciones
correctivas que posibiliten subsanar las desviaciones ocasionadas
por factores internos y/o externos. En este sentido, el Flujo de
Caja es una herramienta relativamente sencilla que contribuye al
logro de estos objetivos.

Autor:

Lic. Fidel Alvarez Gainza

Licenciado en Economía por la Universidad de la
Habana. Experiencia como profesor
universitario, consultor de empresas y directivo.

País de nacimiento: Cuba

País de residencia: España

5 de febrero de 2009