Sistema de información contable (página 2)

El papel del sistema contable
de la
organización es desarrollar y comunicar esta información. Para lograr estos objetivos se
puede hacer uso de computadores, como también de registros
manuales e
informes
impresos.

Elementos de sistemas de
información

El Equipo computacional. Es el hardware necesario para que
el sistema de
información pueda funcionar.

El Recurso humano. Que interactúa con el
sistema, el cual esta formado por las personas que utilizan el
sistema, alimentándolo con datos o
utilizando los resultados que genere.

Los programas
(software).que
son ejecutados por la computadora
y producen diferentes tipos de resultados.

Las telecomunicaciones. Que son básicamente
software y hardware, facilitan la transmisión de texto, datos,
imágenes y voz en forma electrónica.

Procedimientos que incluyen las Políticas
y reglas de operación, tanto en la parte funcional del
proceso de
negocio, como los mecanismos para hacer trabajar una
aplicación en la empresa.

Ciclo de vida de un sistema de
información

Estudio: La etapa de Estudio de viabilidad o estudio
inicial. Su principal objetivo es el
estudio e identificación de las deficiencias actuales en
el ambiente del
usuario (a través de relevamientos, en cuentas),
establecer nuevos objetivos, y proponer escenarios viables.

Análisis: Conforme a las alternativas generadas
por el estudio, en esta etapa se modelan las necesidades del
usuario a través de diagramas
especiales (DFD, ER), dando como resultado las Especificaciones
estructuradas. 

Diseño: En esta etapa se "diseña" el
sistema, determinando los módulos componentes del Sistema,
de acuerdo a una jerarquía apropiada, a los procesadores
(hardware) y a la función.

Implantación (desarrollo): Esta actividad
incluye la codificación e integración de los módulos con
técnicas de programación estructurada.

Generación del test de
aceptación: Consiste en preparar un conjunto de casos
para efectuar las pruebas del
sistema.

Garantía de calidad: En esta etapa se
efectúa el TEST final de aceptación del
Sistema.

Descripción de procedimiento: Consiste en la
elaboración de la "descripción formal" del nuevo sistema:
Manuales del Usuario, Manuales del Sistema, Manuales de
procedimiento.

Conversión de la base de datos: Esta actividad
sólo se realiza cuando existen sistemas funcionando.

Instalación: Es la actividad final.

Sistema de información tiene como objetivo
básico para brindar información para gestionar la
planificación de la empresa y
garantizar las acciones que
ejecutan los responsables de conducir la entidad.

El ciclo de vida
del sistema de información se realiza varios pasos para
que este bien procesado para una buena tome de decisiones.

Terminando el proceso vuelve ha los mismo comenzando de nuevo,
empezando con el estudio y terminando con la instalación,
por eso se llama ciclo de vida del sistema de
información.

SISTEMA DE INFORMACION
CONTABLE (SIC)

Un sistema de información es un conjunto de elementos
interrelacionados que recoge datos, los procesa y convierte en
información, que almacena y posteriormente se da a conocer
a sus usuarios.

La Contabilidad
es un sistema de información, ya que captura, procesa,
almacena y distribuye información vital para la correcta
toma de
decisiones en la empresa.

El papel fundamental que ha desempeñado la contabilidad
es controlar y organizar las diferentes actividades de la empresa
con el fin de conocer la situación en que esta se
encuentra, de una manera ágil, oportuna y útil,
para llevar a cabo los propósitos que se quieren realizar
y así cumplir con los objetivos.

El SIC no sólo ha de ser un sistema que suministre
información, que permita a la dirección de la empresa ejercer un mero
control
técnico sobre la misma, sino que debe permitir la toma de
decisiones.

Es conveniente crear un sistema de información contable
mas detallado y preciso que permita conocer con exactitud lo que
realmente sucede en la organización y ayude a tener mejores
herramientas
para una buena toma de decisiones en el momento oportuno.

Ante el continuo cambio en el
mundo de los negocios
debemos ser realistas a las transformaciones que se generan en el
entorno y se debe tener en cuenta tres aspectos: los intangibles,
la tecnología y el riesgo.

Los usuarios exigen calidad y
confianza en la información que le es suministrada de
acuerdo con los comportamientos sociales e individuales.

Como menciona John Kotter, las empresas
están adoptando "un nuevo modelo de
negocios que anime y recompense la creatividad,
el servicio de
alta calidad y el trabajo que
añade valor y
coloque el
conocimiento en el centro de planificación
estratégica" 2.

La contabilidad debe plantear un sistema de información
basado en principios que
generen mayor utilidad, ya que
esta es una forma para que los entes creen valor.

Como indica Kaplan y Norton "las estrategias, que
son las únicas formas sostenibles que tienen las organizaciones de
crear valor, están cambiando, pero las herramientas para
medirlas no" 3.

He aquí el motivo por el cual no debemos quedarnos con
la simple técnica del ejercicio contable sino que debemos
estar ávidos de conocimiento
(vivir en la frontera del
conocimiento)

Y por ende crear un sistema de información que
satisfaga las necesidades de los usuarios.

MANUALES O
COMPUTARIZADOS

Son llevados de la siguiente forma

• Recopilamos de los documentos en
  los cuales se basan las operaciones
  de la organización, es decir, facturas, copias de
  cheques,
  etc. Que representan los datos contables.

• Organización y procedimiento que implica el
  análisis de las operaciones
  registradas.

• Generación del resultado por medio de los estados
  financieros, que incluyen la información que debe
  ser comunicada para la posterior toma de decisiones.

SISTEMA MANUAL

• Se comienza con los saldos de las cuentas en el mayor al
  inicio del periodo.

• Se analizan las transacciones para determinar las cuentas
  involucradas en la operación.

• Se registra en forma manual las
  operaciones en el libro
  diario de acuerdo a un orden cronológico.

• Se pasan manualmente los asientos del libro diario a las
  cuentas del mayor.

• Se determinan los saldos de cada cuenta al final del
  periodo, sin ajustar.

• Se realizan los asientos de ajuste y pases al mayor.

• Se prepara una hoja de trabajo
  que incluye balance de comprobación ajustado, estado de
  resultados, estado de
  situación y asientos de cierre.

• Se prepara el balance de comprobación posterior al
  cierre.

SISTEMA COMPUTARIZADO

• Se comienza con los saldos de las cuentas en el mayor al
  inicio del periodo.

• Se analizan las transacciones para determinar las cuentas
  involucradas en la operación.

• Se registra las operaciones en la base de
  datos en el programa
  contable, el cual prepara automáticamente el asiento
  diario respectivo el cual puede ser impreso en cualquier
  momento.

• El Software contable realiza los pases del diario al
  mayor, automáticamente.

• Se determinan automáticamente los saldos de cada
  cuenta.

• Se realizan los asientos de ajuste y los pases al mayor
  son realizados automáticamente.

• La preparación del balance de comprobación
  ajustado, estado de resultados, estado de situación y
  asientos de cierre, es automático.

• El software prepara automáticamente el balance de
  comprobación posterior al cierre.

ESTRUCTURA DE UN SISTEMA
DE INFORMACIÓN CONTABLE

Un sistema de información contable sigue un modelo
básico y un sistema de información bien
diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad,
flexibilidad y una relación aceptable de costo /
beneficio.El sistema contable de cualquier empresa
independientemente del sistema contable que utilicé, se
deben ejecutar tres pasos básicos utilizando relacionada
con las actividades financieras; los datos se deben registrar,
clasificar y resumir, sin embargo el proceso contable involucra
la
comunicación a quienes estén interesados y la
interpretación de la información
contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales.

• Registro de la actividad financiera: en un sistema
  contable se debe llevar un registro
  sistemático de la actividad comercial diaria en
  términos económicos. En una empresa
  se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden
  expresar en términos monetarios y que se deben
  registrar en los libros de
  contabilidad. Una transacción se refiere a una
  acción terminada más que a una
  posible acción a futuro. Ciertamente, no todos los
  eventos
  comerciales se pueden medir y describir objetivamente en
  términos monetarios.

• Clasificación de la información: un registro
  completo de todas las actividades comerciales implica
  comúnmente un gran volumen de
  datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser
  útil para las personas encargadas de tomar decisiones.
  Por tanto, la información de debe clasificar en
  grupos o
  categorías. Se deben agrupar aquellas transacciones a
  través de las cuales se recibe o paga dinero.

• Resumen de la información: para que la
  información contable utilizada por quienes toman
  decisiones, esta debe ser resumida. Por ejemplo, una
  relación completa de las transacciones de venta de
  una empresa como Mars seria demasiado larga para que
  cualquier persona se
  dedicara a leerla. Los empleados responsables de comprar
  mercancías necesitan la información de las
  ventas
  resumidas por producto.
  Los gerentes de almacén necesitaran la
  información de ventas resumida por departamento,
  mientras que la alta gerencia
  de Mars necesitará la información de ventas
  resumida por almacén.

Estos tres pasos que se han descrito: registro,
clasificación y resumen constituyen los medios que se
utilizan para crear la información contable. Sin embargo,
el proceso contable incluye algo mas que la creación de
información, también involucra la comunicación de esta información a
quienes estén interesados y la interpretación de la
información contable para ayudar en la toma de decisiones
comerciales. Un sistema contable debe proporcionar
información a los gerentes y también a varios
usuarios externos que tienen interés en
las actividades financieras de la empresa.

CARACTERÍSTICAS
DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE

Un sistema de información bien diseñado ofrece
control, compatibilidad, flexibilidad y una relación
aceptable de costo / beneficio. Control: un buen sistema de
contabilidad le da a la
administración control sobre las operaciones de la
empresa. Los controles internos son los métodos y
procedimientos
que usa un negocio para autorizar las operaciones, proteger sus
activos y
asegurar la exactitud de sus registros contables. Compatibilidad:
un sistema de información cumple con la pauta de
compatibilidad cuando opera sin problemas con
la estructura, el
personal, y
las características especiales de un negocio en
particular.

CUALIDADES DE UN SISTEMA
DE INFORMACIÓN CONTABLE

Para poder
satisfacer adecuadamente sus objetivos, la información
contable debe ser comprensible, útil y en ciertos casos se
requiere que además la información sea
comparable.

• La información es comprensible cuando es clara y
  fácil de comprender.

• La información es útil cuando es pertinente
  y confiable.

• La información es pertinente cuando posee el valor
  de realimentación, valor de predicción y es
  oportuna.

• La información es confiable cuando es neutral,
  verificable y en la medida en la cual represente fielmente
  los hechos económicos.

Importancia de la contabilidad en función de los
usuarios de la información. La contabilidad es de gran
importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de
llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras.
Así obtendrá mayor productividad y
aprovechamiento de su patrimonio.
Por otra parte, los servicios
aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener
información de carácter legal. La gente que participa en
el mundo de los negocios: propietarios, gerentes, banqueros,
corredores de bolsa, inversionistas utilizan los términos
y los conceptos contables para describir los recursos y las
actividades de todo negocio, sea grande o pequeño. Aunque
la contabilidad ha logrado su progreso más notable en el
campo de los negocios, la función contable es vital en
todas las unidades de nuestra sociedad. Una
persona debe explicar sus ingresos y
presentar una declaración de renta. A menudo, una persona
debe proporcionar información contable personal para poder
comprar un automóvil o una casa, recibir una beca, obtener
una tarjeta de crédito
o conseguir un préstamo bancario. Las grandes
compañías por acciones son responsables ante sus
accionistas, ante las agencias gubernamentales y ante el
público. El gobierno, los
estados, las ciudades y los centros educativos, deben utilizar la
contabilidad como base para controlar sus recursos y medir sus
logros. La contabilidad es igualmente esencial para la
operación exitosa de un negocio, una universidad, una
comunidad, un
programa social o una ciudad. Todos los ciudadanos necesitan
cierto conocimiento de contabilidad si desean actuar en forma
inteligente y aceptar retos que les impone la sociedad.

Las personas que reciben los informes contables se denominan
usuarios de la información contable. Un gerente
comercial u otra persona que este en posición de tomar
decisiones y que carezca de conocimientos de contabilidad,
probablemente no apreciara hasta que punto la información
contable se basa en estimativos más que en mediciones
precisas y exactas.

OBJETIVOS DE UN SISTEMA
DE INFORMACIÓN CONTABLE

La información contable debe servir fundamentalmente
para: Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente
económico, las obligaciones
que tenga de transferir recursos a otros entes, los cambios que
hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en
el periodo.

• Predecir flujos de efectivo.

• Apoyar a los administradores en la planeación, organización y
  dirección de los negocios.

• Tomar decisiones en materia de
  inversiones y crédito.

• Evaluar la gestión de los administradores del ente
  económico.

• Ejercer control sobre las operaciones del ente
  económico.

• Fundamentar la determinación de cargas tributarias,
  precios y
  tarifas.

• Ayudar a la conformación de la información
  estadística nacional.

• Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto
  social que la actividad económica representa para la
  comunidad.

PARA QUE SIRVE EL
SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE

El sistema información contable tiene como base a un
conjunto de datos a los que se les proporciona una
interpretación con un sentido particular, por lo que debe
cumplir con normatividad y reglamentos para que sea útil,
confiable y oportuna. .

a) Utilidad.- Una de las características de la
información contable es la de adecuarse al
propósito del usuario. La utilidad de dicha
información estará en función de su
contenido y de su oportunidad.

. Contenido.- La información contable debe tener la
capacidad de representar simbólicamente la
organización y su evolución, su estado en diferentes estadios
temporales, así como los resultados de su
operación, por la relevancia, veracidad y comparabilidad,
de la información.

. Oportunidad.- La información contable debe llegar
oportunamente a manos del usuario, para que sea usada en una
adecuada toma de decisiones para la organización.

b) Confiabilidad.- El proceso de cuantificación
contable, o sea la operación del sistema debe ser estable,
objetivo y verificable.

. Estabilidad.- Nos indica que su operación no cambia
con el tiempo y que
la información que produce ha sido obtenida aplicando
siempre las mismas reglas para la captación de los datos,
su cuantificación y su presentación.

. Objetividad.- Al operar el sistema, de una manera imparcial
y al mismo tiempo satisfacer la característica de
veracidad en la información que el usuario requiere,
cumple con la objetividad necesaria.

. Verificabilidad.- Cualquier operación del sistema
puede ser comprobada por una repetición y/o la
aplicación de pruebas pertinentes.

c) Provisionalidad.- Significa que la información
contable no representa hechos totalmente acabados ni terminados.
Esta característica, más que una cualidad deseable,
es una limitación a la precisión de la
información.

UTILIZACIÓN DE UN
SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE

La contabilidad va más allá del proceso de
creación de registros e informes. El objetivo final de la
contabilidad es la utilización de esta información,
su análisis e interpretación. Los contadores se
preocupan de comprender el significado de las cantidades que
obtienen. Buscan la relación que existe entre los eventos
comerciales y los resultados financieros; estudian el efecto de
diferentes alternativas, por ejemplo la compra o el arriendo de
un nuevo edificio; y buscan las tendencias significativas que
sugieren lo que puede ocurrir en el futuro.Si los gerentes,
inversionistas, acreedores o empleados gubernamentales van a
darle un uso eficaz a la información contable,
también deben tener un conocimiento acerca de cómo
obtuvieron esas cifras y lo que ellas significan. Una parte
importante de esta comprensión es el reconocimiento claro
de las limitaciones de los informes de contabilidad. Un gerente
comercial u otra persona que este en posición de tomar
decisiones y que carezca de conocimientos de contabilidad,
probablemente no apreciara hasta que punto la información
contable se basa en estimativos más que en mediciones
precisas y exactas.

PROCEDIMIENTOS PARA
INSTALAR UN SISTEMA DE CONTABILIDAD

• Tener conocimiento de la empresa (por medio de entrevistas, visitas, etc.)

• Preparar una lista de chequeo.

• Elaborar informes.

• Preparar Catalogo de Cuentas y Manual de Procedimiento

• Diseñar formularios
  para todas las operaciones.

• Diseñar reportes

• Preparar los libros. Balance inicial

Lista de chequeo: es un formulario que posee todos los
datos de una empresa relativos a: su razón social,
ubicación física, actividad
comercial/industrial, cantidad de empleados, equipos, capital, datos
generales, etc. Es suministrada por la persona que va a instalar
el sistema de contabilidad.

Informes: expresan la situación de la empresa.
Estos están integrados por:

• El Balance
  General

• Estado de G y P

También pueden existir informes adicionales a criterio
de la gerencia como son:

• Estado de Costo Estimado

• Estadisticas de ventas, etc.

La gerencia los utiliza para evaluar su actuación y
determinar su posición financiera cada mes. Presentan
cifras mensuales y acumuladas durante un ejercicio.

Cualidades.

• Presenta propuestas para el buen funcionamiento de la
  empresa.

• Contiene los parámetros de una buena
  comunicación: claridad, coherencia,
  estratificación, etc.

Catalogo de Cuentas: contiene todas las cuentas que se
estima serán necesarias al momento de instalar un sistema
de contabilidad. Debe contener la suficiente flexibilidad para ir
incorporando las cuentas que en el futuro deberan agregarse al
sistema.

Objetivos.

• Permitir que distintos empleados puedan mantener registros
  coherentes con la implementación de un catalogo de
  cuenta similar.

• Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata
  de consolidad cifras financieras.

• Facilitar y satisfacer la necesidad de registro diario de
  las operaciones de una empresa o entidad.

Las cuentas en el catalogo deben estar numeradas. La
numeración se basa en el sistema métrico decimal.
Se comienza por asignar un número indice a cada grupo de
cuentas tanto del Balance General como del estado de resultado,
de la manera siguiente:

Balance General

• Activo

• Pasivo

• Capital

Estado de Resultado

• Ingreso 7- Otro ingresos

• Costos 8- Otros egresos

• Gastos

En las cuentas fundamentalmente se anotan las partidas
débito y crédito para obtener un balance.

La codificación es considerada como una
operación preliminar para la clasificación.

Manual de procedimiento: es la guía que explica
como podemos utilizar el catalogo. Nos indica cuales son las
cuentas deudoras o acreedoras.

Formularios: son todas las formas impresas con la
finalidad de recaudar información en las diferentes
áreas de una empresa. Constituyen un elemento que siempre
y cuando esté autorizado (firmado) podrá servir
como comprobante para garantizar una operación.

Los comprobantes son formularios que cumplen una destacada
misión
en el mecanismo funcional del régimen contable, como
elementos de registración, información y control
(facturas, recibos, etc.)

Toda operación debe ser respaldada por un comprobante o
formulario que permita su apropiada contabilización y que
sirva para conocer los diferentes datos.

Requisitos de todo formulario:

• Numeración

• Que contenga todo los datos necesarios para facilitar el
  control.

• Redacción clara, sin errores.

• Además del original, emitir las copias
  necesarias

• Poseer firmas

Entre los principales formularios tenemos:

Facturas

Recibo

Conduce

Ordenes de compra

Otros, etc.

La factura es un
documento con el que se documenta la venta de mercaderías
u otros efectos. En él se hacen constar las
mercaderías vendidas, en cantidades, precios e importes,
las condiciones de pago y otros datos relativos a la
operación. Las facturas suelen emitirse por triplicado. El
original al cliente y las
copias se utilizan para contabilizar la venta en los registros
pertinentes.

El recibo es un documento en el cual una persona reconoce
haber recibido una determinada suma de dinero en efectivo o
mediante cheque a su
orden, un pagaré,
mercancías u otros bienes. Los
recibos por lo general se extienden por duplicado. El original se
le da a la persona que hace el pago y la confía es
conservada por el que lo recibe.

El conduce es elaborado por el almacén el original y
por lo menos dos copias. El original es enviado al cliente junto
con la mercancía. Copia a contabilidad/archivo. El
propósito de este formulario es detallar la
mercancía que se ha despachado del almacén previo a
la orden de despacho que recibió el departamento de
ventas.

La orden de compras es un
formulario comercial que identifica las mercancías y/o
productos que
desea comprar una compañía.

La nota de débito se utiliza para contabilizar una
partida a favor de la empres y contra un acreedor o cliente.
Puede emitirse en tres ejemplares. El original se envía a
la persona que debemos cargar con su importe. El duplicado y
triplicado, al igual que la factura se emplean para sus registros
en el mayor auxiliar respectivo y en los libros de entrada
original.

La nota de crédito es una notificación que se
envía al cliente a favor de su cuenta. Estas se orientan a
favor de los clientes en el
Diario de Ventas y las Notas de Crédito a favor de la
empresa en el Diario de Compras.

El cheque es una orden de pago dada sobre un banco en el cual
el librador tiene fondos depositados en cuenta corriente a su
orden o crédito en descubierto. En fin, es un medio por el
que una persona/empresa ordena a un banco el pago de una suma de
dinero, siempre que tenga saldo a su favor o autorización
para girar aunque no disponga de saldo.

El desembolso de caja es un formulario que se llena cuando hay
un egreso de dinero para realizar pagos por distintos
conceptos.

La requisición de materiales y
equipos de oficina es un
formulario que la empresa envía a una
compañía para hacer un pedido de material gastable.
Puede ser interna y tramitarse por el departamento de suministro
o externa para ser pedida fuera de la institución.

Entre los reportes podemos mencionar:

Nomina

Ventas

Compras

Cheques emitidos

Los reportes se harán de acuerdo a lo que la gerencia
de la empresa le pida a la persona que instale el sistema de
contabilidad.

La nomina es la lista de personas que trabajan en una empresa
con indicación de su salario.

Estados financieros: son aquellos que presentan la
situación de la empresa, entre estos tenemos El Balance
General; El Estado de
Resultado, etc.

Los estados financieros resultan de la relación entre
los rubros del activo que representan recursos líquidos y
las deudas de la empresa a cancelar dentro de los mismos plazos
de liquidación del activo.

El Balance General presenta la situación de una empresa
es decir sus recursos de operación así como sus
deudas a coro/largo plazo.

El Estado de Resultado explica si la empresa obtuvo
algún tipó de beneficio o fracaso durante un
período determinado.

Los libros de contabilidad: son aquellos en los que se
anotan de manera definitiva las informaciones que aportan los
formularios. Libros don se asientan las operaciones de la empresa
con el fin de cumplir las obligaciones que impone la ley a este
respecto y lograr la información o los datos necesarios
para conocer su situación y resultados mediante balances y
estados demostrativos de ganancias y pérdidas.

Los Diarios: en los cuales se registran
cronológicamente las informaciones, esto es, el registro
diario de las operaciones. Son conocidos también como
libros de entra original.

El mayor general: aquel que recoge las informaciones que
previamente se anotan en el diario. Es conocido como libro de
segundas entradas. Es el libro oficial, ya que sirve de fuente de
información para conformar los estados financieros.

Existen otros libros como por ejemplo el de inventario que
contiene una relación detallada de las existencias finales
listas para las ventas valoradas al costo.

El departamento de contabilidad es el centro de la empresa
donde se clasifican, se registran e interpreta toda la
información financiera, que mediante el mecanismo de
control
interno serán recibidas.

Control interno: que no es mas que un plan de
organización de todos los métodos coordinados con
la finalidad de:

Proteger los activos

Verificar la exactitud y confiabilidad de la
información financiera

Promover la eficiencia de las
operaciones.

El control interno se clasifica en: Control interno
administrativo y Control interno contable.

Control interno administrativo: métodos, medidas y
procedimientos que tienen que ver fundamentalmente con la
eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las
medidas administrativas impuestas por la gerencia.

Control interno contable: métodos, medidas y
procedimientos que tienen que ver principalmente con la
protección de los activos y a la confiabilidad de los
datos de contabilidad.

Entre las áreas que debemos establecer un control
interno tenemos:

Activos Caja chica

Efectivo Inventarios

Ventas Etc.

Todo sistema de control interno debe contener las siguiente
características:

Organización- de manera tal que se pueda diferenciar la
autoridad y la
responsabilidad relativas a las actividades de la
empresa.

Autorización y registro operacional- de manera que sea
de la atribución del departamento de contabilidad el hacer
los registros de las informaciones y de mantener el control

Eficiencia- para evitar que en determinado tipo de operaciones
intervengan cuando menos tres (3) persona para evitar fraude.

Control Interno del Efectivo.

El efectivo es el dinero que
mantiene toda empresa en su cuenta de caja o en forma de
depósito en un banco comercial. Valores en
moneda curso legal o su equivalente contenido por:

Efectivo en caja

Cuentas bancarias

Todo aquello disponible para pagos sin restricción.

Las medidas de control interno de efectivo están
orientadas a reducir los errores y pérdidas.

La recepción del efectivo, puede hacerse por tres
vías:

Operaciones en el mostrador (ventas)

Ingresos ejecutados por cobradores

Remesas por correos

Las operaciones en el mostrador son realizadas por las
empresas en la tienda. Entre las medidas de control podemos
citar:

• Uso de máquinas registradoras y facturas de
  manera que se facilite el cuadre diario de estos
  ingresos.

• La conciliación debe ser realizada por un solo
  empleado que no pertenezca al area de caja.

3) Toda recepción debe ser respaldada por un recibo de
ingreso.

• El cajero no debe tener acceso a los libros de
  contabilidad.

Los ingresos realizados por cobradores se controlan
manteniendo una vigilancia estricta a todos los cobradores de
manera que:

• Diariamente sea preparada una relación de todas las
  facturas o documentos al cobro.

• Que al final del día, estos entreguen el dinero
  cobrado junto con la relación antes mencionada.

• Que estos documentos estén bajo la responsabilidad
  de una sola persona o preferiblemente por el departamento de
  cobros y créditos.

Las remesas recibidas por correo se le encomienda a una
persona de confianza que los reciba y prepare una relación
la cual se mandará posteriormente al departamento de
contabilidad.

Podemos establecer que el área de efectivo
comprende:

Caja y Banco

La caja se divide en dos:

. Caja chica

. Caja general

La caja chica es el fondo que la empresa emplea para los
gastos menores
dentro de la misma que no requiere uso de un cheque.

La caja general es aquella donde se guarda todo el dinero
diario recibido por diferentes conceptos.

Entre las medidas de control están:

• Tener volantes, ya sean de ingreso a caja o
  desembolso.

• Que estos volantes estén numerados

• Manejados por una sola persona

• La caja general no debe utilizarse para propósitos
  y retiros operacionales, para esto fue creada la caja
  chica.

• Depositar el dinero de la caja general

• Todo depósito debe tener anexo los recibos de
  caja.

Control Interno de las Ventas.

Sobre el departamento de ventas podemos decir que este ocupa
un papel importante en la instalación de un sistema de
contabilidad.

El control interno de las ventas comprende procedimientos y
métodos con fines de lograr las políticas
establecidas por la empresa.

Cuando se realiza una venta, al cliente debe
elaborársele una factura. Al realizarse el pago el cajero
deberá elaborar un recibo de ingreso a caja. Sin embargo
para del almacén despachar la mercancía estos deben
hacerlo mediante un conduce.

Los formularios que podemos utilizar para un buen control de
las ventas son:

Facturas (las cuales entre otras cosas deben especificar los
términos de pago – al contado o crédito).

Nota de despacho o conduce

Recibo de ingreso a caja.

Cada uno de estos formularios debe tener copias suficientes
para ser distribuidas en los diferentes
departamentos/clientes.

La factura pro-forma es utilizada en gestiones bancarias,
sirviendo de base para la solicitud de divisas ( por
ej.) por medio de la carta de
crédito, crédito de suplidor, cobranzas, etc.
consta de precios y condiciones de venta de los productos.

Carta de crédito: es un documento expedido por un banco
comercial a solicitud de un cliente autorizando a una firma
extranjera para que envie mercancías, según
términos, y que será pagada por el banco de acuerdo
al crédito otorgado por el vendedor. El valor de la misma
debe ser igual al de la factura comercial.

Crédito de suplidor: llamada línea de
crédito es ofrecida por bancos
comerciales a sus mejores y solventes clientes; mediante este la
empresa puede firmar pagarés hasta el monto de este
crédito para comprar sus mercancías. Puede
renovarse anualmente.

Sobre el control interno de las ventas podemos decir:

• Que estas se realicen acompañadas del comprobante
  correspondiente.

• Que al salir mercancía sea revisada por la persona
  encargada.

• Que los comprobantes sean revisados y contabilizados.

Clasificación y Control de los
Activos
Fijos.

Los activos fijos están formados por las propiedades de
naturaleza
relativamente permanente, que se emplean en una empresa para sus
operaciones sin la intención de venderlos.

Los activos fijos pueden ser:

Tangibles o Intangibles

Tangibles: si tiene sustancia corpórea, es decir
físicos. Como por ejemplo:

Edificios- sujetos a depreciación; Bosques- sujetos a
agotamiento

Intangibles: como las patentes, derecho de
autor, su valor reside en los derechos que posee el
propietario.

Los activos están sujetos a depreciación lo cual
no es mas que la distribución equitativa del costo adquirido
de un bien mas las inversiones realizada en este para usarse
entre un período estimado de vida.

La depreciación puede realizarse por tres
métodos:

Línea recta, Unidades producida, Horas trabajadas.

Entre las medidas de control tenemos:

Establecer su identidad,
estableciendo grupos homogéneos y
describiéndolos.

• Poseer una relación detallada y actualizada

• Ubicarlos para efectuar inventarios,
  realizar reparaciones, calcular depreciación.

• Hacer chequeo periódico de los mismos.

• Establecer responsabilidad a la persona que utiliza los
  activos fijos.

Los inventarios.

Los inventarios constituyen las partidas del activo corriente
que están listas para la venta. Mercancía que posee
una empresa en el almacén valorada al costo de
adquisición, para la venta o actividades productivas.

El control interno de los inventarios se inicia con el
establecimiento de un departamento de compras, que deberá
gestionar las compras de los inventarios siguiendo el proceso de
compras.

Existen varios métodos para llevar el manejo y control de
inventarios, los cuales son:

PEPS (Primero en Entrar Primero en Salir)

UEPS (Ultimo en Entrar Primero en Salir)

Método PEPS: tipo de inventario perpetuo que detalla
por medio de la Tarjeta de Control de inventario, las salidas y
entradas de las mercancías. Establece que la primera
mercancía que se compra es la primera en venderse o
salir.

Método UEPS: tipo de inventario perpetuo que estable
que las últimas mercancías que se comprar son las
que primero se venden o salen.

Entre las medidas de control interno tenemos:

• Hacer conteos físicos periódicamente.

• Confrontar los inventarios físicos con los
  registros contables.

• Proteger los inventarios en un almacén techado y
  con puertas de manera que se eviten los robos.

• Realizar entrega de mercancías únicamente
  con requisiciones autorizadas.

• Proteger los inventarios con una póliza de seguro.

• Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros
  contables.

Los ingresos: son partidas de origen acreedor y forman
parte de las cuentas nominales y del estado de resultado.

Los ingresos se originan por diferentes conceptos como por
ejemplo:

Ventas, honorarios, intereses, comisiones, etc.

Lista de chequeo

• Organización y clasificación de la
  compañía

A-1 Nombre y dirección de la compañía

A-2 Sucursales y Agencias, nombre y dirección

A-3 tipo de negocio que realizan

A-4 Clase de
sociedad o negocio de único dueño

.1 Compañía por acciones

.2 Sociedad en Comandita Simple

.3 Sociedad en Comantita Compuesta

.4 Sociedad en participación

.5 Negocio de único dueño

A-5 Socios

A-6 Consejo de Administración y otros funcionarios y
oficiales

A-7 Historia del
capital

.1 Inversión Original

.2 Inversiones Subsecuentes

.3 Ganancias Capitalizadas

A-8 Base de distribución de las ganancias y
pérdidas

A-9 En caso de compañía por acciones

.1 Clase de acciones

.2 Número de acciones de cada clase

.3 Valor nominal de las acciones en cada clase

.4 Acciones de cada clase circulando

.5 Capital autorizado

A-10 Registros de la empresa

A-11 Personas responsables de estos registros

A-12 Lugar donde se mantienen registros

A-13 Fecha de terminación del año fiscal

• División funcional y departamental.

B-1 División funcional

B-2 Lista de departamentos de la empresa, acompañada
de

Transacciones principales realizadas en cada departamento.

B-3 Formulario de cada departamento

B-4 Personal de cada departamento

B-5 Localización de cada departamento

• Libros y registros usados o a usarse.

.1 De entrada original

.2 De entrada secundaria

• Código de cuentas

.1 Número o letras o números y letras
combinados

.2 Clasificación de las cuentas en el código

• Reportes y estados

.1 Balance General

.2 Estado de Resultado

.3 Etc.

• Equipo mecánico a usarse

.1 Máquina sumadoras

.2 Máquinas calculadoras

.3 Máquinas porteadoras y normalizadoras

.4 Etc.

• Control administrativo sobre operaciones

.1 Recibos y desembolsos de caja

.2 Inventarios

.3 Cuentas a cobrar

.4 Costo

.5 Gastos

.6 Nómina
de pago

.7 Cuentas a pagar

.8 Inversiones

.9 Activo Fijo

.10 Presupuestos

.11 Auditoría Interna

• Departamento de contabilidad

.1 Personal

.2 Sistema de registro

.3 Equipo mecánico

.4 Condiciones del local

.5 Temperatura en
el local

Manual de Procedimiento

Activo corriente- de origen deudor

11 Caja y Banco

• de origen deudor

• se debita cuenta y se registra un ingreso ya sea en cheque
  o en efectivo

• se acredita cuando se registra la salida de dinero ya sea
  en cheque o efectivo

111 Efectivo

• de origen deudor

• auxiliar de caja y banco

• se debita si entra dinero en efectivo

• se acredita si sale dinero en efectivo

112 Caja chica

• de origen deudor

• es auxiliar de caja y banco

• se debita cada vez que entra dinero en la caja chica

• se acredita cada vez que sale dinero de caja chica

• se acredita para liquidar el fondo de caja chica

113 Bancos

• de origen deudor

• auxiliar de caja y banco

• se debita cada vez que entra dinero al banco

• se acredita cada vez que sale dinero al banco

12 Cuentas por cobrar

• de origen deudor

• se debita cada vez que un cliente contrae una deuda con la
  empresa

• se acredita cada vez que el cliente paga la deuda que
  tiene con la empresa

• se acredita si el cliente abona a la deuda

13 Inventarios

• de origen deudor

• se debita cuando la empresa compra materiales para
  vender

• se acredita cuando se retira materiales para la venta,
  siempre y cuando se use método perpetuo para el registro de las
  operaciones

Activos fijos

21 Terrenos

• de origen deudor

• se debita cuando se adquiere un terreno

• se acredita cuando se vende el terreno

22 Edificios

• de origen deudor

• se debita cuando se compra un edificio

• se acredita cuando se vende el edificio

22D Depreciación acumulada edificios

• de origen acreedor por se una contrapartida

• se debita cuando se vende el edificio

• se acredita para ir cargando la depreciación del
  edificio

23 Maquinarias y equipos

• de origen deudor

• se debita cuando se adquiere maquinarias y equipos

• se acredita cuando se venden las maquinarias y equipos

23D Depreciación acumulada maquinarias y equipos

• de origen acreedor por en contraposición de la
  cuenta maquinarias y equipos

• se debita cuando se vende alguna maquinaria y equipo

• se acredita para cargar la depreciación de una
  maquinaria o un equipo

24 Equipos de transporte

• de origen deudor

• se debita cuando se adquiere un equipo de transporte

• se acredita cuando se vende un equipo de transporte

24D Depreciación acumulada de equipo de transporte

• de origen acreedor por ser en contrapartida

• se debita cuando se vende un equipo de transporte

• se acredita cuando se carga la depreciación de un
  equipo de transporte

Activos Diferidos

31 Gastos pagados por anticipado

• de origen deudor

• se debita cuando se paga un gasto por anticipado

• se acredita cuando se va consumiendo el gasto pagado por
  anticipado

311 Seguro pagado por anticipado

• es un gasto pagado por anticipado

• es una cuenta auxiliar

• se debita cuando se paga un seguro por anticipado

• se acredita cuando se va consumiendo un seguro pagado por
  anticipado

Pasivos (2)

41 Cuentas por pagar

• de origen acreedor

• se debita cuando la empresa para una deuda que tiene con
  terceros

• se acredita cuando la empresa contrae una deuda

42 Documentos por pagar

• de origen acreedor

• se debita cuando la empresa para una deuda que tiene con
  una empresa validada por un documento

• se acredita cuando la empresa contrae una deuda
  garantizada por un documento

43 Retenciones por pagar

• de origen acreedor

• se debita cuando la empresa paga la retención que
  le hizo a los empleados

• se acredita cuando la empresa retiene una parte del sueldo
  de sus empleados

Capital (3)

51 Capital

• es de origen acreedor

• se acredita cada vez que la empresa vende acciones
  comunes

• se debita cuando la empresa compra acciones de otra
  empresa

52 Resultado del periodo

• es de origen acreedor

• se debita para cerrar las cuentas de costos y
  gastos al final de un periodo contable

• se acredita para cerrar la cuenta de ingresos

Ingresos (4)

61 Ventas

• es de origen acreedor

• se debita para cerrarla al final del periodo contable

• se acredita para registrar la venta de una
  mercancía

611 Ventas al contado

• es una cuenta auxiliar de la cuenta de ventas

• se debita para cerrarla al final de un periodo
  contable

• se acredita para registrar la venta de una
  mercancía al contado

612 Ventas a crédito

• es una cuenta auxiliar de la cuenta de ventas

• se debita para cerrarla al final del periodo contable

• se acredita para registrar la venta de mercancías a
  crédito

Costos (4)

400 Costo de ventas

• de origen deudor

• se debita si se compra mercancías siempre y cuando
  se use el método físico para el registro de
  operaciones

• se acredita para cerrarla al fina del período
  contable

Gastos (5)

100 Gastos generales y administrativos

• de origen deudor

• se debita siempre y cuando la empresa realiza un gasto

• se acredita cuando se cierra al final del
  período

1001 Gastos de sueldos

• es auxiliar de la cuenta de gastos generales y
  administrativos

• se debita cada vez que la compañía para
  sueldos

• se acredita para cerrarla al final del período

LIMITACIONES DE UN
SISTEMA INFORMACIÓN CONTABLE

Primero que nada las limitaciones de un Sistema de
Información Contable van a depender del tipo de
información que se esta utilizando, ya que la
información depende del giro que tenga la empresa. Por
esto vamos a nombrar algunas de las limitaciones que tienen estos
sistemas, ya que abarcarlos todos seria muy difícil. Nos
centraremos principalmente en la información que afecta al
control, relación con los costos de la empresa y con la
toma de decisión de la empresa.

Costos Unitarios

Es importante conocer los costos unitarios del producto si es
que se desea hacer un coste del inventario, o medir las
utilidades. Estos datos son útiles para el control de los
costos y la toma de decisiones. Esta información puede
conducir a que se tomen medidas en cuanto a los precios, esto es
útil cuando la empresa fija los precios de sus
productos.

Las limitaciones que tiene esta información en lo que
se refiere al control de los costos y la toma de decisiones son
las siguientes:

1.- Los costos unitarios del producto son costos promedios,
generalmente en la toma de decisiones se toman en cuenta los
costos increméntales y no los promedio. Muchas empresas
con el fin de ofrecer esta información ocupa los costos
variables ya
que pueden considerarse increméntales.

2.- Los costos unitarios totales incluyen los costos directos
e indirectos. Desde el punto de vista del control y la toma de
decisiones los costos asignados no son pertinentes.

3.- Los costos indirectos de fabricación incluidos en
los costos unitarios generalmente son una aplicación de
tasas predeterminadas a los costos indirectos.

Costos Estándares

Los costos estándares son costos científicamente
predeterminados que sirven de base para medir la actuación
real. Los costos estándares contables no necesitan
incorporarse al sistema de contabilidad. Los estándares de
costos de fabricación generalmente están integrados
de manera formal dentro de las cuentas de costos. Cuando ocurre
esto los sistemas se conocen como sistemas de contabilidad de
costos estándar. En si estos costos son lo contrarios
a los costos reales; los costos
estándar se determinan con anticipación a la
producción.

Las limitaciones de estos costos serian:

1.- En la práctica es muy difícil adaptarse a
una estructura conceptual específica.

2.- La rigidez o flexibilidad de los estándares no
puede calcularse con precisión.

3.- No se tiene la certeza de que las normas se han
establecidos en toda la empresa con la misma rigidez o
flexibilidad.

VENTAJAS DE UN SISTEMA
DE INFORMACIÓN CONTABLE

La disminución de los costos permite entre otras
cosas

• 1. Implantar  en su totalidad un sistema de
  Gestión de la  Calidad.

• Aumentar  el rendimiento de los cada vez más
  escasos recursos  económicos.

• El margen de ganancia se incrementa en forma continua.

• Permite que el S.G.C  constituya una inversión
  a largo plazo y no un gasto.

Con la certificación de la norma se proyecta:

• Confianza reforzada entre los actuales y potenciales
  clientes en la capacidad que tiene la empresa para
  suministrar en forma consistente los servicios acordados.

• Existencia de una mejor posición competitiva.

• La auditoría externa que implica dicha
  certificación permite identificar nuevas oportunidades
  de mejoramiento para el sistema de Calidad.

• Produce un mejoramiento en la
  motivación y el trabajo en
  equipo del personal ya que ella es la resultante del
  esfuerzo colectivo de la empresa.

DESVENTAJAS DE UN
SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE

• Se requiere de gran esfuerzo y tiempo para lograr el
  objetivo.

• El sistema origina cierta burocracia.

• Se necesitan  suficientes recursos.

• Es costoso.

CONCLUSIÓN

La realización de este trabajo ha sido de gran
importancia, ya que a través de él he tenido un
gran conocimiento integral acerca de lo que es un Sistema
de Información Contable, pues si bien es cierto el
Sistema de Información Contable se basa en
un conjunto de elementos interrelacionados que recoge datos, los
procesa y los convierte en información, que almacenan y
posteriormente se dan a conocer a sus usuarios.

Este trabajo es muy interesante en la contabilidad, ya que a
través de el podemos trabajar dos métodos como son
el manual y el electrónico o también llamado
computarizado.

BIBLIOGRAFÍA

• webdelprofesor.ula.ve/economía/lenniv/materias/…/contabilidad
  computarizada/temas/contabilidad_computariz

• Contabilidad de costos Horngren

• Senn, J. (1992) Análisis y Diseño de Sistemas de
  Información. Editorial MacGraw Hill. México.}

• www.iasb.org

Autor:

Lizeth Martelo Martelo

Universidad Latina De Panamá

Facultad De Ingeniería

2008