Organización empresarial: Servióptica Ltda. Su proceso de expansión

¿Es factible una buena organización para el desempeño óptimo en una
empresa?

Las compañías a su vez que van creciendo
advierten que necesitan cambios en su organización y
medidas que delimiten roles y optimicen sus rendimientos.
Servióptica Ltda. Villavicencio es una
compañía en pleno crecimiento y en vías de
desarrollo. Su
objeto social es la elaboración de lentes medicados y su
campo de acción
son las ópticas y EPS. El mercado en
Villavicencio es el optimo puesto que pocas empresas
están ubicadas en este campo por lo tanto la oferta es la
mejor en estos momentos. Gracias a esto presenta un crecimiento
acelerado pero también trae una desventaja y es debido a
que no están muy preparados administrativamente para
afrontar los cambios que están presentando. La parte de
producción es su fuerte y goza de buena
reputación pero las fallas en la
administración desmejoran la labor empresarial. Es por
medio de los conocimientos obtenidos en la materia de
teoría
de la
organización que quiero explicar cuales son las
inconsistencias vistas desde un nivel mas objetivo y con
la intención de entender que errores se pueden hacer y
cual es el camino para resolverlos.

Organigrama

En una organización formal se tienen definidos
los cargos y determinadas relaciones de autoridad. Los
roles de cada persona
están demarcados y existe una división de trabajo
racional y diferenciándose uno de otros con ciertos
criterios establecidos; cabe anotar que algunas veces se tiende a
sustituir las funciones de cada
quien asignando tareas que no tienen que ver con el respectivo
cargo y entorpecen de manera sobresaliente el rendimiento de cada
rol en las personas.

Claro, esto se puede presentar ya que es una empresa que se
encuentra en vías de expansión, quiero decir,
están en pleno crecimiento en esta área de
cobertura, pero es vital que dichas funciones sean establecidas
de manera clara y en "papel" por así decirlo, ya que
gracias a esta falla se presentan inconsistencias de rendimiento
y demás consecuencias entre el personal que
labora en la
empresa.

Existen manuales de
procedimientos
y de organización, también de reglas e informativos
tanto para la parte administrativa como para la parte de
producción, pero no son puestos al conocimiento
por parte del personal. Los empleados entienden cuales son sus
funciones muy tácitamente pero gracias a que son
informadas por terceros, es decir, por el mismo personal que
labora en la empresa, y que es semejante a ellos en cargos y no
por los superiores.

Se observa de esta manera que tiene definidos cargos,
roles y procedimientos pero no es difundido de manera apropiada a
los funcionarios de la empresa, si no que dichos empleados
"sobreentienden sus funciones" gracias a la información de terceros. Esto trae como
consecuencias el dificultar la operación de las funciones
de cada quien en su campo de acción. Así
dañando el rendimiento en algunas ocasiones en casos
especiales. Cuando el rendimiento debe ser al máximo en
momentos en que el trabajo se
acumula; los empleados se encuentran haciendo otras funciones que
no son inherentes el cargo al cual han sido asignados.

Se deduce que hace falta una guía para el manejo
organizacional de la empresa, puede ser en consecuencia por falta
de experiencia y profesionalismo de parte de las directivas,
obviamente es causa y resultado de ser una empresa familiar, en
la cual se ha ido desarrollando por el tiempo y el
trabajo de los altos directivos que han "heredado" dicho cargo y
mas no por sus habilidades y experiencia profesional. No tienen
una cultura
"profesional" por así decirlo, las personas que ostentan
los cargos directivos y administrativos, al igual que en la parte
de producción, deben ser personas preparadas
profesionalmente con conocimientos sobre el cargo y
posición que ocupan y con las habilidades suficientes para
desempeñarse competitivamente.

Servioptica Ltda. Es una organización de tramos
estrechos, pese a que es una pequeña
compañía y los niveles jerárquicos son pocos
se puede manifestar de esta manera ya que los empleados no
están directamente bajo el control del
presidente y/o gerente de la
compañía si no que se encuentran diferentes
personas con cargos que tienen cierta autoridad y a su ves
subordinados tanto en la parte administrativa como en la de
producción. El administrador
general cuenta con 5 personas a cargo y el supervisor de
producción con tres operarios a cargo.

En la parte de producción es claro el mando del
supervisor y sus empleados a cargo tienen buena comunicación y rendimiento gracias a esto.
En el caso de la parte administrativa se presenta cierta
confusión y es precisamente respecto a esto. Todos
dependen directamente del administrador y esto hace que el
trabajo para ellos sea tenso ya que el tiene mucha responsabilidad encima y es incomodo para las dos
partes ya que el no puede atender las necesidades de todos los
empleados para la correcta función de
la empresa y los propios empleados dificultan, sin ser ese su
objetivo, sus tareas. Es decir, el mensajero que entrega los
pedidos se entiende con el administrador y con el de despachos de
pedidos. Esto es algo innecesario y quita tiempo, pues se puede
entender directamente con el de despachos de pedidos, pues estos
dos tienen claras cuales son sus funciones, el de despachos debe
tener todos los pedidos listos y el mensajero debe entregar todos
los pedidos recibidos por el otro empleado. Cuestión que
no ocurre siempre de esta manera. El mensajero esta pendiente de
la persona de despachos y también debe estar pendiente del
administrador por si tiene algún pedido "especial" para
entregar. Todas las solicitudes de despacho deben pasar
directamente a la persona de despachos y de esta al mensajero
así el trabajo torna más eficiente y rápido
para realizar y también cesan los conflictos
entre ellos.