Cómo se realizan los ciclos de transacciones (página 2)

Partes: 1, 2

El ciclo incluye varias clases de operaciones
cuentas y
funciones
administrativas así como varios documentos y
registros.

FUNCIONES
ADMINISTRATIVAS EN EL CICLO DOCUMENTOS Y REGISTROS
RELACIONADOS

La Funciones
administrativas para un ciclo son las actividades importantes que
un empresa realiza
para ejecutar y registrar las operaciones administrativas.
Es útil conocer estas funciones administrativas del ciclo
de ventas y
cobranzas para entender la forma en que se realiza la auditoria
del ciclo. Con frecuencia a los estudiantes les parece
difícil determinar cuáles documentos existen en
cualquier área de auditoría y cómo fluyen en
la empresa del
cliente. Las
funciones administrativas del ciclo de venta y cobranza,
la mayoría de los documentos comunes que se utilizan en
cada función,
se examinan en esta sección.

PROCESAMIENTO DE PERIODO DE LOS CLIENTES.

La petición de bienes por
parte de un cliente es el punto de partida de todo el ciclo.
Legalmente, es una oferta para
comprar bienes de acuerdo con términos especificados. La
recepción de un pedido de un cliente con frecuencia da
como resultado la creación inmediata de una orden de
venta.

Pedido del cliente: Es una petición de
mercancía por parte de un cliente. Esta puede recibirse
por teléfono o carta, una forma
impresa que haya sido enviada a los clientes posibles ya
existentes, a través de los vendedores o en otras
formas.

Orden de venta: Es un documento para comunicar la
descripción, cantidad e información relacionada de bienes
solicitados por un cliente. Con frecuencia se utiliza para
indicar la aprobación de crédito
y la autorización del embarque.

OTORGAMIENTO DEL CRÉDITO

Antes que se embarquen los bienes, una persona
debidamente autorizada debe aprobar el crédito para el
cliente por las ventas a cuenta. Las practicas nulas de la
aprobación de crédito frecuentemente ocasiona un
numero excesivo de ventas malas y cuentas por
cobrar que quizás sean incobrables. Para la
mayoría de las empresas, una
indicación de la aprobación del crédito en
la orden de venta es la aprobación para embarcar los
bienes.

EMBARQUE DE L0S BIENES

Esta función importante es el primer punto en el ciclo
en donde los activos de la
compañía son otorgados. La mayor parte de las
compañías reconoce las ventas cuando los bienes han
sido embarcados. Se prepara un documento de embarque en el
momento del mismo; esto puede hacerse de manera automática
en una computadora
con base en la información de la orden de venta. El
documento de embarque, que a menudo cuenta con varias copias, es
esencial para la facturación adecuada de los embarques a
los clientes. Las compañías que conservan registros
perpetuos de inventario
también los actualizan con base en la información
del embarque.

Documento de embarque: Es un documento preparado
para indicar el embarque de los bienes, especificando la
descripción de la mercancía, la cantidad embarcada
y otros datos
pertinentes. El original es enviado al cliente y una o mas copias
se conservan en la compañía. También se
utiliza como una señal de facturación para el
cliente. Un tipo de documento de embarque es un conocimiento
de embarque, el cual es un contrato por
escrito entre el transportista y el vendedor del receptor y el
embarque de los bienes. Con frecuencia los conocimientos de
embarque incluyen solo el número de cajas o libras
embarcadas y no los detalles completos de cantidad y
descripción.

FACTURACIÓN A
LOS CLIENTES Y REGISTRO DE LAS
VENTAS

Dado que la facturación a los clientes es el medio por
el cual el cliente es informado del monto que debe
por los bienes, esto debe hacerse de manera correcta y oportuna.
Los aspectos más importantes de la facturación son
asegurarse que todos los embarques hayan sido facturados, que
ningún embarque haya sido facturado más de
una vez y que cada uno sea facturado por el monto adecuado. La
facturación por el monto adecuado depende de cobrar a los
clientes por la cantidad embarcada al precio
autorizado.

El precio autorizado incluye los cargos de flete, seguro y
condiciones de pago. En la mayoría de los sistemas, la
facturación de los clientes incluye
la preparación de una factura de
ventas con varias copias y la actualización simultanea del
archivo de
operaciones de ventas, del archivo maestro de cuentas por cobrar
y el archivo maestro del mayor para ventas y cuentas por cobrar.
Esta información se utiliza para generar el diario de
ventas junto con las entradas de efectivo y los cargos varios,
permite la preparación del balance de comprobación
de cuentas por cobrar.

Factura de ventas: Es un documento en el que se indica
la descripción y cantidad de los bienes vendidos. El
precio incluye el flete, el seguro, condiciones y otros datos
pertinentes. Por lo regular la factura de ventas se prepara de
forma automática en la computadora después que se
captura el número del cliente, la cantidad, el destino de
los bienes embarcados y las condiciones de venta. La factura de
ventas es el método
para indicar al cliente el monto de una venta y la fecha de
vencimiento
del pago. E1 original se envía al cliente y se conserva
una o mas copias.

Diario de ventas: Es un diario para registrar las
operaciones de ventas Un diario de ventas detallado incluye cada
una de las operaciones de venta. Por lo general indica las ventas
brutas para diferentes clasificaciones tales como líneas
de productos, la
captura en cuentas por cobrar, cargos y abonos varios. El diario
de ventas también puede incluir las devoluciones y rebajas
sobre ventas. Este diario se elabora para cualquier periodo de
las operaciones de ventas incluidas en el archivo de la
computadora.

Resumen de informe de
ventas: Es un documento generado por la computadora en el
cual se resumen las ventas de un periodo. Por lo general el
informe incluye información analizada por componentes
importantes tales como el vendedor, el producto y el
territorio.

Archivo maestro de cuentas por cobrar: Es un archivo
para registrar las ventas individuales, las entradas de efectivo
y las previsiones de ganancias sobre ventas para cada cliente y
para conservar los estados de cuenta de 1os clientes. El archivo
maestro se actualiza con las ventas, las ganancias y previsiones
sobre ventas y las entradas de efectivo y los archivos de
operaciones. El total de los saldos en cuenta individuales del
archivo maestro es igual al balance total de las cuentas por
cobrar del libro mayor.
Una impresión del archivo maestro de cuentas por cobrar
muestra, por
cliente, el saldo inicial en las cuentas por cobrar, cada
operación de venta, devoluciones y rebajas sobre ventas
las entradas de efectivo y el saldo final. Cada vez que se
utilice el vocablo archivo maestro en este libro, se refiere ya
sea al archivo de computadora o a una impresión de ese
archivo.

Balanza de comprobación o relación de cuentas
por cobrar: Es una lista de los montos que debe cada cliente
en determinado momento. Se prepara directamente a partir del
archivo maestro de cuentas por cobrar. Con mucha frecuencia es
una balanza de comprobación de saldos vencidos en la que
se muestra la antigüedad de los componentes de las cuentas
por cobrar de cada saldo del cliente a la fecha del informe.

Estado de cuenta mensual: Es un documento enviado a
cada cliente en el que se indica el saldo inicial de cuentas por
cobrar el monto y la fecha de cada venta, los pagos en efectivo
recibidos, los memorandos de créditos emitidos y el saldo final
pendiente de pago. Es en esencia una copia de la
porción que corresponde a ese cliente el archivo maestro
de cuentas por cobrar.

PROCESAMIENTO Y REGISTRO
DE LAS ENTRADAS EN EFECTIVO

Las cuatro funciones anteriores son necesarias para enviar los
bienes alas manos del cliente, facturarlos de forma adecuada y
reflejar la información en los registros contables. EI
resultado de estas cuatro funciones es la operación de
ventas. Las cuatro funciones restantes implican la cobranza y el
registro de efectivo, las devoluciones y rebajas sobre ventas,
los debitos de cuentas incobrables y los gastos por deudas
malas.

El procesamiento y registro de las entradas de efectivo
incluyen el recibir, depositar y registrar el efectivo. La
preocupación mas importante es la posibilidad de robo. Un
robo puede ocurrir antes que las entradas se capturen en los
registros o posteriormente. La consideración mas
importante en el manejo de las entradas de efectivo es que todo
el efectivo debe ser depositado en el banco en el monto
adecuado en forma oportuna y registrado en el archivo de
operaciones de entradas de efectivo, que se utiliza para preparar
el diario de entradas de efectivo y actualizar los archivos
maestros de cuentas por cobrar y del libro mayor. Los avisos de
remesas son importantes para este propósito.

Avisos de remesa: Es un documento que acompaña a
la factura de ventas enviada al cliente y que puede ser devuelta
al vendedor con el pago en efectivo. Se utiliza para indicar el
nombre del cliente, el número de factura de ventas y el
monto de la factura cuando se recibe el pago. Si el cliente no
incluye el aviso de remesa con su pago, es común que la
persona que abra el correo prepare uno a la vez. Un aviso de
remesa se utiliza para permitir el depósito inmediato del
efectivo y para mejorar el control sobre la
custodia de los activos.

Listado de las entradas de efectivo: Es una lista que
prepara una persona independiente cuando se recibe el efectivo.
Se utiliza para verificar si el efectivo recibido fue registrado
y depositado en los montos correctos y en forma oportuna.

Diario de entradas de efectivo: Es un diario para
registrar las entradas de efectivo por cobranzas, ventas en
efectivo y otras entradas de efectivo. Indica el total del mismo
recibido, el abono a las cuentas por cobrar en el monto
bruto la venta original, descuentos comerciales, en
efectivo, otros abonos y cargos. En el diario de entradas de
efectivo se apoyan con los avisos de remesa. El diario se genera
para cualquier periodo a partir de las operaciones de entradas de
efectivo incluidas en los archivos de computadora.

PROCESAMIENTO
Y REGISTRO DE GANANCIAS Y PROVISIONES DE VENTAS

Cuando un cliente no esta satisfecho con los bienes, a menudo
el vendedor acepta la devolución de bienes u otorga una
reducción en los cargos. Las devoluciones y rebajas se
registran en forma correcta y oportuna en el archivo de
operador es de devoluciones y rebajas sobre ventas, y del archivo
maestro te cuentas por cobrar. Regularmente se emiten notas de
crédito por las devoluciones y rebajas para conservar un
control y facilitar la contabilidad.

Nota de crédito: Es un documento que indica una
reducción en el monto a favor de un cliente debido a la
devolución de bienes o a un provisión otorgada. Con
frecuencia toma

la misma forma general de una factura de ventas pero
apoya reducciones en las cuentas por cobrar en lugar de
aumentarlas.

DéBITO DE LAS CUENTAS POR COBRAR,
INCOBRABLES

Independiente de la agresividad del departamento de
crédito, es usual que algunos clientes no paguen sus
facturas. Cuando la compañía llega a la
conclusión que una cantidad ya no se puede cobrar a menudo
es descartada. Comúnmente, esto ocurre después que
un cliente se declara en bancarrota o cuando la cuenta se
transfiere a una agencia de cobranzas. La contabilidad adecuada
requiere un ajuste para estas cuentas incobrables.

FORMA DE AUTORIZACIÓN DE CUENTAS
INCOBRABLES.

Es un documento que se utiliza en forma interna para el debito
(cargo a gastos) de una cuenta por cobrar por considerarse
incobrable.

ESTIMACIÓN PARA CUENTAS
MALAS

La estimación para cuentas malas debe ser suficiente
para compensar en el periodo de venta actual porque la
compañía no podrá cobrar en el
futuro; para la mayoría de las compañías las
estimaciones representa un residuo que proviene del ajuste
administrativo del final del periodo de la estimación de
cuentas incobrables.

AUDITORÍA DEL CICLO DE
PERSONAL Y
NÓMINAS

El ciclo de personal y nominas involucra
el empleo y pago
de todos los empleados, sin importar la clasificación o
método con que se determine su compensación. Los
empleados incluyen ejecutivos con un sueldo fijo más
bonificación, oficinistas con sueldo mensual con tiempo extra o
vendedores a comisión, y personal de fábrica y
sindicalizado a los que se les paga por ahora.

El ciclo es importante por varias razones. En primer
lugar, los sueldos, salarios,
impuestos a los patrones, y otros costos de los
mismos son el gasto principal en todas las
compañías. En segundo lugar, la mano de obra es una
consideración tan importante en la evaluación
del inventario en compañías industriales y
dé construcción, que la clasificación y
adjudicación de mano de obra incorrecta puede
resultar en una equivocación considerable en la utilidad neta,
por último las nóminas
son un área donde se desperdician grandes cantidades de
recursos de
empresa por ineficiencia o se roban por medio del fraude.

En las compañías más grandes, muchas
cuentas del mayor General con frecuencia se afectan por la
nomina. Por ejemplo, es común que las grandes organizaciones
tengan 50 cuentas o mas de gastos de nominas.

Las nominas también afectan las cuentas de inventario
de producción en proceso y
artículos terminados para las empresas industriales.

Al igual que en el ciclo de ventas y cobranza, la auditoria
del ciclo de personal nóminas incluye la
comprensión de la estructura
interna de control, evaluación del riesgo de
control, pruebas de
controles y pruebas sustantivas de transacciones, procedimientos de
análisis y pruebas de detalles de los
saldos.

Existen varias diferencias importantes entre el ciclo de
nominas y personal y otros ciclos en una auditoría
tipifica.

Existe una clase de
transacciones para las nóminas. 1a mayoría de los
ciclos incluye por lo menos dos clases de transacciones. Por
ejemplo, el ciclo dé ventas y cobranza incluye tanto
ventas como transacciones en que se recibí efectivo, y a
menudo incluye también devoluciones en ventas y cancelan
clones de cuentas no cobrables.

En cambio, la
nomina tiene una clase de transacciones porque el recibo de
servicios de
empleados y el pago de esas servicios a través de la
nomina ocurren en un corto periodo.

Las transacciones tienen mucho más importancia
que las cuentas relacionadas en los saldos. Las cuentas
relacionadas con la nómina,
como nómina acumulada e Impuestos retenidos, por lo
general son pequeñas en comparación con la cantidad
total de transacciones para el año.

Los controles Internos sobre la nómina son efectivos
para casi todas las compañías hasta las
pequeñas. Las razones para los controles efectivos son las
fuertes penalizaciones federales y estatales que se imponen por
errores en la retención y pago de impuestos sobre
nóminas y problemas de
moral en los
empleados si no se les paga o se les paga menos.

Por estas tres características, los auditores
generalmente enfatizan por lo general pruebas de controles,
pruebas sustantivas de transacciones y procedimientos de
análisis en la auditoria de las nóminas. Las
pruebas de detalles de saldos a menudo requieren unos cuantos
minutos.

En la mayoría de los sistemas, la cuenta de salarios y
sueldos acumulados sí utiliza al final de un periodo
contable. Durante el periodo, se cargan los gastos cuando se les
paga realmente a los empleados, y no cuando se incurre en costos
por mano de obra. Se registran las acumulaciones de la mano de
obra al ajustar los asientos al final del periodo, por cualquier
costo de mano de
obra devengado pero no pagado.

FUNCIONES EN EL CICLO, DOCUMENTOS Y REGISTROS RELACIONADOS
Y CONTROLES INTERNOS.

El ciclo de nóminas y personal comienza con la
contratación de personal y termina con el pago a los
empleados por los servicios prestados, y al gobierno y otras
instituciones,
los impuestos retenidos y acumulados en las nominas y los
beneficios. Entre tanto, el ciclo involucra la obtención
de servicio de
los empleados consistentes con los objetivos de
la
organización y la de los servicios de una manera
correcta.

PERSONAL Y
EMPLEO

El departamento de personal proporciona una fuente
independiente para entrevistar y contratar al personal
calificado. El departamento también es una fuente
independiente de registros para la verificación interna de
la información sobre salarios.

Registro de personal: Registros que incluyen datos como
la fecha de contratación, investigaciones
del personal, tasas de pago, deducciones autorizados,
evaluaciones del desempeño y terminación del
empleo.

Forma de autorización de deducción: Forma que autoriza las
deducciones por nomina, incluyendo el numero de exenciones para
la retención de impuesto sobre
ingresos,
bonos de
ahorro de
Estados Unidos
y cuotas sindicales.

Forma de autorización de tasa de pago: Forma que
autoriza la tasa de pago. La fuente de la
información es un contrato laboral,
autorización por la
administración, o en el caso de funcionarios, la
autorización del consejo de administradores.

Controles internos: Desde un punto de vista de
auditoría, los controles internos más importantes
en el aspecto del personal involucran los métodos
formales de informar al personal de la toma de tiempo y de
preparación de nóminas, del ingreso de nuevos
empleados, la autorización de los cambios iníciales
y periódicos en las tasas de pago, y la fecha de
terminación de empleados que dejan de trabajar para
la compañía. Como parte de estos controles, es
sumamente importante la separación de responsabilidades. A
ninguna persona que tiene acceso a las tarjetas de pago,
registros de nóminas o cheques, se
les permite el acceso los registros de personal. Un segundo
control importante es la
investigación adecuada de la competencia y
confiabilidad de los nuevos empleados.

TOMA DE TIEMPO Y
PREPARACIÓN DE LA NÓMINA

Esta función es de capital
importancia en la auditoria de nóminas, porque
afecta directamente los gastos por nomina
para el periodo. Incluye la preparación tarjetas de tiempo
para los empleados, el resumen y cálculo
del pago bruto, deducciones, y pago neto; la preparación
de los cheques respectivos; y la preparación de los
registros de nómina. Deben existir controles adecuados
para evitar cálculos erróneos en cada una de estas
actividades.

Tarea de tiempo: documento que indica la hora en que el
empleado dejó de trabajar en cada día, y el
número de horas que trabajó. Para muchos empleados,
los relojes registradores de tiempo preparan de forma
automática la tarjeta de tiempo. Por lo general, las
tarjetas de tiempo se entregan por semana.

Tarjeta de tiempo en la obra: Documentó que
indica las ordenes en las que un trabajador de fábrica ha
laborado durante un periodo determinado. Esta forma
se utiliza sólo cuando un empleado desempeña
sus actividades por órdenes de producción, en
diferentes departamentos.

Reporte resumido de nómina: Documento generado
por computadora que resume en diversas formas la nómina
por un periodo. Un resumen es el total cargado a cada
cuenta del mayor por cargos por la nómina. Estos
serán iguales a la nomina a bruta para el periodo.
Otro resumen común para una organización manufacturera son los totales
cargados a diversos órdenes en un sistema de
contabilidad de
costos por ordenes de producción.

Diario de nómina: Diario para registrar los
cheques de nomina indican el pago bruto, retenciones y pago neto.
El diario de nómina se genera para cualquier periodo a
partir de las transacciones en nóminas que se incluyen en
los archivos del sistema de cómputo. También se
incluyen los detalles de diario en el archivo maestro de
nóminas. Los totales del diario se traspasan al mayor
general por la computadora.

Archivo maestro de nómina: Archivo donde se
registran todas las transacciones de nómina para cada
empleado y se mantiene el total de salarios pagados empleados
durante el año hasta la fecha. El registro para cada
empleado incluye el pago bruto por cada periodo de nómina,
las deducciones del pago bruto, el pago neto, número y
fecha del cheque. El
archivo maestro se actualiza con la información de los
archivos de transacciones de nóminas de la computadora. El
total devengado por cada empleado en el archivo maestro, es
igual al saldo total de la nómina bruta en
diversas cuentas del mayor general.

Controles internos: Un control adecuado del tiempo en
las tarjetas de tiempo incluye el uso de un reloj marcador u otro
método similar, para tener la certeza que se les paga a
los empleados el número de horas que laboraron.
También se hace el control para evitar que alguna persona
inserte las tarjetas de varios empleados o que presente una
tarjeta de tiempo ficticia.

PAGO DE LA NÓMINA

La firma verdadera y distribución de los cheques se maneja de
forma correcta para evitar su robo.

Cheques de nómina: Cheque suscrito al empleado
por los servidos que desempeñó. Se prepara el
cheque como parte de la función de formulación de
la nómina pero la firma autorizada convierte al cheque en
un activo. El importe del cheque es el pago bruto menos impuestos
y otras deducciones retenidas. Después que se ha cobrado
el cheque y el banco lo regresa a la empresa, se le llama cheque
cancelado.

Controles internos: Los controles sobre los cheques
deben incluir limitar la responsabilidad de la autorización para
firmar los cheques a un empleado, que no tenga acceso a la toma
de tiempo o a la preparación de la nómina, la
disminución de la nómina por alguien que no
esté involucrado en otras funciones de la nómina, y
el regreso inmediato de cheques no reclamados para su
depósito nuevamente. Si se utiliza una máquina
firmadora de cheques para reemplazar una firma manual,
también se requieren los mismos controles; además,
se debe controlar cuidadosamente la máquina firmadora de
cheques.

PREPARACIÓN DE DECLARACIONES DE IMPUESTOS SOBRE LA
NÓMINA Y EL PAGO DE LOS MISMOS.

La preparación y envío oportuno por correo de
las declaraciones de impuestos sobre nóminas es un
requisito establecido por las leyes federales y
estatales sobre nómina.

Declaraciones de impuestos sobre nóminas: Formas
de impuestos que se presentan a las unidades locales, estatales y
federales del gobierno para el pago de impuestos retenidas
y el impuesto del patrón. La naturaleza y
fechas de vencimiento de las formas varia, dependiendo del tipo
de impuestos.

Controles internos: El control más importante en
la preparación de estas declaraciones es una serie
bien definida de políticas
que indican dónde se archivan cada forma. La
mayoría de los sistemas computarizados de nominas
incluyen la preparación de declaraciones de
impuestos sobre nominas utilizando la información en los
archivos maestro y de transacción de nominas.

PRUEBAS DE CONTROLES Y
PRUEBAS SUSTANTIVAS DE TRANSACCIONES

La mayoría de las estructuras de
control
interno para las nóminas está muy estructurada
y bien diseñada para controlar las salidas de efectivo y
minimizar las quejas e insatisfacción de los empleados. Es
común utilizar técnicas
electrónicas para el procesamiento de datos en la
preparación de todos los diarios y cheques de
nómina.

A menudo se utilizan sistemas propios de la empresa, aunque
también utilizan los sistemas de centros externos de
servicio. Por lo general no es fácil establecer un buen
control en el ciclo de nominas y personal. Para los
empleados de fábricas u oficinas, es frecuente que
haya gran número de transacciones relativamente
homogéneas de pequeñas cantidades. Hay menos
transacciones nóminas de ejecutivos, pero estas son
comúnmente consistentes en el momento oportuno, contenido
y cantidad. Como efecto de las preocupaciones relativamente
constantes acerca de las nominas que existen de compañia a
compañía, se encuentran disponibles sistemas de
alta calidad para
computadora.

CONTROLES INTERNOS, PRUEBAS DE CONTROLES Y
PRUEBAS SUSTANTIVAS DE TRANSACCIONES.

Las pruebas de controles y pruebas sustantivas de los
procedimientos de transacciones son los medios
más importantes para verificar los saldos en la cuenta en
el ciclo de nominas y personal. El énfasis sobre estas
pruebas se origina en el hecho de que se carece de evidencia
independiente proporcionada por un tercero, como sería una
confirmación para verificar los salarios acumulados
impuestos sobre ingresos retenidas, impuestos acumulados en la
nómina, y otras cuentas de saldos. Además, en la
mayoria de las auditorías los montos en las cuentas de
saldo son pequeños y se verifican con relativa facilidad
si el auditor tiene confianza en que las transacciones de la
nomina se han registrado correctamente en la computadora y se han
preparado correctamente las declaraciones de los impuestos sobre
nóminas.

FORMAS Y PAGOS DE
IMPUESTOS S0BRE NÓMINAS

En muchas organizaciones los impuestos sobre las
nóminas son una Consideración importante, tanto
porque las cantidades en ocasiones son considerables como
porque pueden surgir graves responsabilidades por no presentar
oportunamente las formas sobre impuestos.

Preparación de formas de impuestos sobre pagos:
Como parte de la comprensión de la estructura de control
interno, el auditor revisa la preparación por lo menos de
una de cada tipo de formas de impuestos sobre nominas por las que
el cliente es responsable. Existe una responsabilidad potencial
por impuestos no
pagados.

Penalizaciones e intereses si el cliente no prepara
debidamente las formas sobre impuestos. Las formas para impuestos
sobre nominas corresponden a Impuestos federales sobre ingresos,
retención de FOCA, retención de impuestos estatales
municipales sobre impuestos, e Impuestos federales y estatales
por desempleo Puede
ser necesaria una conciliación detallada de la
información en las formas para impuestos y los registros
de nómina, cuando el auditor cree que existe una probabilidad
razonable de que las declaraciones de impuestos pueda haberse
preparado incorrectamente. Las indicaciones de posibles errores
en las declaraciones incluyen el pago de multas e intereses en el
pasado pagos incorrectos, personal nuevo en el departamento de
nómina que es responsable de la preparación de las
declaraciones, la falta de verificación interna de la
información y la existencia de fuertes
problemas de flujo de efectivo para el cliente.

Pago oportuno de los impuestos retenidos sobre
nóminas y otras
retenciones.

Es deseable comprobar si el cliente ha cumplido con la
obligación legal presentar los pagos que corresponden a
todas las retenciones de nómina como parte de las pruebas
sobre nóminas, aunque los pagos se efectúan por lo
general de los desembolsos de efectivo en general. Las
retenciones que preocupan en estas pruebas son partidas como
impuestos, cuotas sindicales, seguros y
ahorró en las nominas de Pago. El auditor
determina primero los requisitos del cliente para presentar los
pagos. Se determinan estos requisitos al referirse a fuentes
cómo las disposiciones fiscales, contratos
sindicales y acuerdos con los emplea dos. Después que el
auditor conoce los requisitos, es fácil determinar si el
cliente ha pagado la cantidad correcta de manera oportuna al
comparar las salidas subsecuentes de efectivo con los registros
de las nominas,

CONSIDERACIONES
DE INVENTARIOS Y
NÓMINAS FICTICIAS

Es frecuente que los auditores extiendan sus procedimientos de
manera considerable en la auditoria de las nominas de acuerdo con
las siguientes circunstancias (1) cuando la nómina
afecta de manera significativa la evaluación del
inventario; y (2) cuando el auditor está preocupado acerca
de la posibilidad de que haya transacciones fraudulentas de
consideración en la nomina.

Relación entre la nomina y la
evaluación del inventarió: En aquellas
auditorías donde la nómina es una porción
significativa del inventario, como ocurre frecuentemente entre
las compañías manufactureras y de
construcción, una clasificación incorrecta de
cuentas de las nóminas puede afectar de forma considerable
la evaluación de activos para cuentas como
producción en proceso, artículos terminados o
construcción en proceso. Por ejemplo, los costos
indirectos cargados al inventario en la fecha del balance pueden
haberse sobreestimado, si los sueldos del personal administrativo
se han cargado equivocada o intencionalmente a los costos
indirectos de fabricación. De manera similar, la
evaluación del inventario se ve afectada si el costo de
mano de obra directo de los empleados individuales se carga
erróneamente a la orden de producción o procesos
equivocados.

Comprobación de nominas ficticias: Aunque los
auditores no son los principales responsables de la
detección de fraudes, se amplían los procedimientos
de auditoría cuando surge la posibilidad de la corrosión de irregularidades considerables.
Existen varias formas en que los empleados pueden defraudar a
una empresa en
el área de nominas. Este análisis se limita a las
pruebas para los dos tipos más comunes: empleados
ficticios y horas fraudulentas.

La emisión de cheques de nomina a Individuos que
no trabajan para la compañía (empleados ficticios)
con frecuencia da por resultado que se continúen emitiendo
cheques de un empleado después de que se ha terminado su
empleo. Por lo general, la persona que comete este tipo de
desfalco es un empleado de nóminas, sobrestante,
compañero del empleado, o quizás el ex empleado.
Por ejemplo, de acuerdo con algunas estructuras de control
interno, un supervisor puede marcar diariamente la tarjeta de un
empleado y él mismo aprobarla al final del periodo. Si el
supervisor también distribuye los cheques de pago, existe
bastante oportunidad para el desfalco.

CANTIDADES RETENIDAS DEL
PAGO DE LOS EMPLEADOS

Se comprueban los impuestos en nóminas que han sido
retenidos, pero que todavía no se desembolsan, al comparar
el saldo con el diario de la nómina, la forma de impuestos
sobre nóminas preparada en el periodo subsecuente, y los
desembolsos en efectivo del periodo subsecuente. Se verifican
otras partidas retenidas, como cuotas sindicales, bonos de ahorro
y seguros en la misma forma. Si la estructura de control interno
está operando efectivamente, se comprueban con facilidad
los cortes y la precisión al mismo tiempo por estos
procedimientos.

SUELDOS Y SALARIOS ACUMULADOS

Surge la acumulación de sueldos y salarios siempre que
no se les paga a los empleados durante los últimos
días u horas de salarias devengados hasta el periodo
subsecuente. El personal asalariado por lo general recibe todo su
pago con excepción de tiempo extra el último
día del mes, pero con frecuencia varios días de
salarios para los empleados por hora quedan sin pagar al final
del año.

El corte correcto y precisión de los sueldos y
salarios acumulados depende de la política de la
compaña, que siguen de forma consistente año tras
año. Algunas empresas calculan las horas exactas de pago
que se devengaron en el periodo actual y se pagaron en el periodo
subsecuente, mientras que otras calculan una proporción
aproximada. Por ejemplo, si la nómina subsecuente resulta
del empleo durante tres días en el año en curso y
el empleo de dos dias del año subsecuente, el uso del 60%
como pago bruto del periodo subsecuente como la
acumulación es un ejemplo de una aproximación.

COMISIONES ACUMULADAS

Los mismos conceptos utilizados en la verificación de
sueldos y salarios acumulados son aplicables a las comisiones
acumuladas, pero esta acumulación a menudo es
más difícil de verificar porque es frecuente que
las empresas tengan varios tipos diferentes de acuerdos con los
vendedores y otros empleados a comisión. Por ejemplo, a
algunos vendedores se les paga una comisión cada mes y no
devengan salario, mientras
otros recibirán un sueldo mensual más una
comisión que se paga por trimestre. En algunos casos la
comisión varía para diferentes productos, y no se
paga sino hasta varios meses después del fin de
año. Al verificar las comisiones acumuladas, es necesario
primero determinar la naturaleza del acuerdo de comisiones
y luego probar los cálculos con base en el acuerdo.
Es importante comparar el método de la acumulación
de Comisiones con años anteriores Para verificar su
consistencia. Si las cantidades son considerables, también
es común confirmar el importe que se debe directamente con
los empleados.

BONIFICACIONES ACUMULADAS

En muchas organizaciones, las bonificaciones no pagadas de fin
de año a los funcionarios y empleados son una partida tan
grande, que la falla al registrarlos resultaría un error
considerable. Por lo general, se logra la verificación de
la acumulación registrada comparándola con la
cantidad autorizada en las actas del consejo de administración.

AUDITORÍA DEL CICLO DE ADQUISICIONES
Y PAGOS (Compras y
pagos)

El tercer ciclo principal de transacciones que se
analiza en esta investigación, es la
adquisición y pago de mercancía y servicios de
fuentes externas.

La adquisición de mercancías y servicios incluye
partidas como la adquisición de materias primas,
equipo, suministros, servicios, reparaciones y mantenimiento
e investigación y desarrollo. El
ciclo no incluye la adquisición y pago de servicios
de empleados, ni tas transferencias internas y
distribución de costos dentro de la
organización. Lo primero forma parte del ciclo de nominas
y personal, Y lo segundo pasa a auditoria como parte de la
verificación de activos o pasivos individuales. El ciclo
de adquisiciones y pagos también excluye la adquisiciones
y pagos de capital (deuda que genera intereses y capital) social
que se considera en forma separada.

El ciclo de adquisiciones y pagos incluye dos clases distintas
de transacciones: Adquisiciones de mercancías y servicios
y desembolsos de efectivo para estas adquisiciones. Las
devoluciones de compras y rebajas también son una clase de
transacción, pero, para la mayoría de las
compañías, las cantidades son insignificantes.

Existe un número mayor y variedad de cuentas en el
ciclo de adquisiciones y pagos que para cualquier otro ciclo en
una empresa típica.

NATURALEZA DEL CICLO

El ciclo de adquisiciones y pagos involucra las decisiones y
procesos necesarios para obtener las mercancías y
servicios, y operar un negocio. El ciclo comienza por lo general
con la preparación de una requisición de compra por
un empleado autorizado que necesita las mercancías o
servicios y termina con el pago por los beneficios recibidos.
Aunque el análisis que sigue trata de una pequeña
empresa industrial que fabrica productos tangibles para su venta
a terceras personas, los mismos principios se
aplican a una compañía de servicios, a una unidad
gubernamental, o a cualquier otro tipo de
organización.

PROCESAMIENTO DE LAS ÓRDENES DE COMPRA.

El punto de partida para el ciclo es la solicitud de
mercancías o servicios por el personal del diente. 1a
forma exacta de la solicitud y la aprobación necesaria
depende de la naturaleza de las mercancías y servicios, y
de la política de la empresa.

Requisición de compra: Solicitud de
mercancías y servicios que presenta un empleado
autorizado. Puede tomar la forma de una petición de
adquisición de materiales por
un superintendente o el supervisor del almacén,
reparaciones externas por personal de oficina o de
fábrica, o de una póliza de seguro por
el vicepresidente a cargo de la propiedad y
equipo.

Orden de compra: Documento que identifica la
descripción, cantidad e información relacionada con
las mercancías y servicios que la empresa piensa comprar.
Con frecuencia se utiliza este documento para indicar la
autorización, para la adquisición de
mercancías y servicios.

Controles internos: La autorización correcta de
las adquisiciones es una parte esencial de esta función,
porque asegura que las mercancías y servicios se adquieran
para propósitos autorizados de la organización y
evita la adquisición de partidas excesivas o innecesarias.
La mayoría de las compañías permiten
la autorización general para la
adquisición de necesidades regulares de operación,
como inventario, en un nivel, y para la adquisición de
activo fijo o partidas similares en otro nivel. Por ejemplo, las
adquisiciones de activos fijos que
rebasan un límite especifico en dinero
necesitan la intervención del consejo de administración; las partidas adquiridas con
relativa frecuencia, como pólizas de seguro y contratos de
servicio a largo plazo, son aprobadas por determinados
funcionarios; los suministros y servicios que cuestan menos de
una cantidad señalada son aprobados por los supervisoras y
jefes de departamento; y algunos tipos de materias primas y
suministros se reordenan de manera automática
que bajan a un nivel predeterminado.

RECEPCIÓN DE MERCANCÍAS Y SERVICIOS.

La recepción de mercancías o servicios del
proveedor es un punto crítico en el ciclo de la
empresa, porque es el punto en donde la mayoría de las
compañías reconocen por primera vez la
adquisición y pasivo relacionado en sus registros. Cuando
se reciben las mercancías, un control adecuado exige que
se examine su descripción, cantidad, arribo oportuno y
condición.

Reporte de recepción: Documento que se prepara
en el momento que se reciben las mercancías tangibles, que
indica la descripción de las mercancías, cantidades
recibidas, fecha recibida y otros datos pertinentes. La
recepción de mercancías y servicios en el curso
normal del negocio representa la fecha en que los clientes
reconocen normalmente la constitución de un pasivo por la
adquisición.

Controles internos: La mayoría de las empresas
hacen que el departamento de recepción inicie un reporte
como evidencia de la misma y el examen de las mercancías.
Por lo regular se envía una copia al almacén y otra
al departamento de cuentas por pagar para sus necesidades de
información. Para evitar el robo y el mal uso, es
importante que se controlen físicamente las
mercancías desde el momento de su recepción hasta
su salida. El personal en el departamento de recepción
debe ser independiente del personal de almacén y del
departamento de contabilidad. Por último, los registros
contables transfieren la responsabilidad de las mercancías
conforme pasan de la recepción al almacén, y del
almacén a fabricación.

RECONOCIMIENTO DE LA RESPONSABILIDAD.

El reconocimiento debido a la responsabilidad por la
recepción de mercancías y servicios requiere
registros rápidos y precisos. El registro inicial tiene un
efecto significativo sobre los estados
financieros registrados y el desembolso real de efectivo; por
tanto, se debe tener gran cuidado para incluir sólo las
adquisiciones validas de la compañía en las
cantidades correctas.

Diario de adquisiciones: Diario para registrar las
transacciones de adquisiciones. Un diario detallado de
adquisiciones incluye cada transacción por concepto de
adquisiciones. Por lo general, incluye varias clasificaciones
para los tipos más significativos de adquisiciones, como
la compra para inventarios, reparaciones y mantenimiento,
suministros, su registro a las cuentas por pagar, y los
débitos y créditos misceláneas. El
diario de adquisiciones también puede incluir devoluciones
de adquisiciones y rebajas de transacciones si no se utiliza un
diario por separado.

Reporte resumido de adquisiciones: Documento
generado por computadora que resume las adquisiciones para
un periodo. El reporte por lo general incluye información
analizada por componentes claves, como clasificación de
cuentas, tipo de inventario y división.

Factura del proveedor: Documento que indica conceptos
como la descripción y cantidad de mercancías y
servicios recibidos, el precio, incluyendo el flete,
términos de descuento en efectivo, y fecha de
facturación. Es un documento esencial porque especifica la
cantidad de dinero que se le debe al proveedor por una
adquisición.

Póliza de cargo: Documento que indica una
reducción en la cantidad que se le debe a un proveedor por
mercancía devuelta o por una rebaja concedida. A menudo
toma la misma forma general que la factura de un proveedor, pero
apoya las reducciones en las cuentas por pagar en lugar de
aumentarlas.

Póliza: Documento que las organizaciones
utilizan frecuentemente para establecer un medio formal de
registrar y controlar las adquisiciones. Las pólizas
incluyen una hoja o folder de cubierta para contener los
documentos y un paquete de documentos relevantes, como la orden
de compra, copia de la boleta de empaque, reporte
de recepción, y factura del proveedor. Después del
pago, se agrega una copia del cheque al paquete de
pólizas.

Archivo maestro de cuentas por pagar: Archivo para
registrar las adquisiciones individuales, desembolsos en
efectivo, y devoluciones y rebajas en las adquisiciones para cada
proveedor. Se actualiza el archivo maestro de los archivos de
adquisiciones, devoluciones y rebajas, y desembolsos en efectivo
y archivos de transacciones de desembolsos en efectivo, por
computadora. El total de los saldos de las cuentas individuales
en el archivo maestro es igual al saldo total de las cuentas por
pagar en el mayor general.

Relación de cuentas por pagar: Listado de la
cantidad que se debe a cada proveedor, o por cada factura o
póliza en un momento determinado. Se prepara directamente
del archivo maestro de cuentas por pagar.

Estado de cuenta del proveedor: Un estado de
cuenta que se prepara mensualmente por el proveedor que indica el
saldo inicial, las adquisiciones, devoluciones y rebajas, pagos
al proveedor, y saldo final. Estos saldos y actividades
representan las transacciones para el periodo pos parte del
proveedor y no del cliente. Excepto por las cantidades que no se
han conciliado y las diferencias causadas por las fechas, el
archivo maestro de cuentas por pagar del cliente debe ser igual
que el estado de
cuenta del proveedor.

Controles internos: En algunas compañías,
el registro de los pasivos por adquisiciones se hace sobre la
base de la recepción de mercancías y servicios, y
en otras empresas, se registra hasta que se recibe la factura del
proveedor. En cualquier caso, el departamento de cuentas por
pagar generalmente tiene la responsabilidad de verificar lo
correcto de las adquisiciones. Se efectúa esto comparando
los detalles en la orden de compra, con los reportes de
recepción y la factura del proveedor para determinar que
las descripciones, precios,
cantidades, términos y flete en la factura del proveedor
están correctas. Por lo general, también se
verifican las extensiones, totales y distribución de
cuentas.

Un control importante en los departamentos de cuentas por
pagar y es exigir que el personal que registra las adquisiciones
no tenga acceso al efectivo, valores
negociables, y otros activos. Los documentos y registros
adecuados, procedimientos correctos para mantener los registros,
y revisiones independientes sobre el desempeño
también son controles necesarios en la función de
cuentas por pagar.

PROCESAMIENTO Y REGISTRO DE DESEMBOLSOS EN
EFECTIVO

Para la mayoría de las organizaciones, el pago se
efectúa por cheques preparados por computadora a partir de
la información que se incluye en el archivo de
transacciones de adquisiciones en el momento que se reciben las
mercancías y servicios. Es usual que los cheques se
preparen en un formato de copias múltiples, con el
original para el proveedor, una copia se archiva con la factura
del proveedor y otros documentos de apoyo, y otra es archivada
numéricamente. En la mayoría de los casos, los
cheques individuales se registran en un archivo de transacciones
de desembolsos de efectivo.

Cheque: Medio de pago de la adquisición cuando
se vence el pago. Después, una persona autorizada firma el
cheque, y éste se convierte en un activo. Cuando el
proveedor lo hace efectivo y el banco del cliente lo acepta, se
le llama cheque cancelado.

Diario de desembolsos en efectivo: Diario para
registrar las transacciones de desembolso en efectivo. El libro
de desembolsos en efectivo se genera para cualquier periodo, por
las transacciones de desembolso de efectivo que se incluyen en
los archivos de la computadora. Los detalles del diario se
asientan en el archivo maestro de cuentas por pagar y se
traspasan los totales del diario al mayor general por medio de la
computadora.

Controles internos: Los controles más
importantes en la función de las salidas de efectivo
incluyen la firma de cheques por una persona con la autoridad
necesaria, separación de responsabilidades para firmar los
cheques y desempeñar la función de cuentas por
pagar, y un examen cuidadoso de los documentos de respaldo por el
que firma el cheque en el momento en que lo firma.

Los cheques están foliados previamente e impresos en
papel especial que dificulte la alteración del nombre del
receptor o la cantidad. También es importante tener un
método de cancelación de los documentos de
respaldo, para evitar que se usen de nuevo como apoyo para otro
cheque en un momento posterior. Un método común es
escribir el número del cheque en los documentos de
respaldo.

PRUEBAS
DE CONTROL Y PRUEBAS SUSTANTIVAS DE
TRANSACCIONES

En una auditoria común, las cuentas que más
tiempo se llevan para su verificación en pruebas de
detalles de saldos son las cuentas por cobrar, inventario,
activos fijos, cuentas por pagar, y cuentas de gastos. De estas
cinco, cuatro estén relacionadas directamente con el ciclo
de adquisiciones y pagos. Puede ser extenso el tiempo neto
ahorrado si el auditor reduce las pruebas de detalles de las
cuentas al utilizar pruebas de controles y pruebas de
transacciones para verificar la estructura de control interno y
adquisiciones y desembolsos de efectivo. Por tanto, no debe
sorprendernos que las pruebas de controles y pruebas sustantivas
de transacciones para el ciclo de adquisiciones y pagos reciban
atención considerable en las auditorias
bien llevadas, en especial cuando el cliente tiene una estructura
efectiva de control interno.

Las pruebas de controles y pruebas sustantivas de
transacciones para el ciclo de adquisiciones y pagos se dividen
en dos amplias áreas: pruebas de adquisiciones y
pruebas de pagos. Las pruebas de adquisiciones se encargan de
tres de las cuatro funciones señaladas con anterioridad.
Procesamiento de las órdenes de compra, recepción
de mercancías y servicios, y el reconocimiento del pasivo.
Las pruebas de pagos se encargan de la cuarta función, el
procesamiento y registro de los desembolsos de efectivo.

VERIFICACIÓN DE LAS
ADQUISICIONES.

Las adquisiciones registradas son de
mercancías y servicios recibidos, consistentes con los
intereses del cliente (existencia). Si el auditor queda
satisfecho de que los controles son adecuados para este objetivo, se
reduce mucho las pruebas para transacciones incorrectas e
inválidas. Es probable que los controles adecuados eviten
que el cliente incluya como gastos del negocio o activos aquellas
transacciones que beneficien principalmente a la
administración u otros empleados, en lugar de la entidad a
la que se le practica la auditoria.

En algunos casos las transacciones incorrectas son
obvias, como la adquisición de articulas personales no
autorizados por el personal o un desfalco verdadero de efectivo
al registrar una adquisición fraudulenta en el diario de
adquisiciones. En otros casos, es más difícil
evaluar la corrección de una transacción, como
el pago de la membrecía de funcionarios a clubes
campestres, vacaciones con gastos pagados a países
extranjeros para los miembros de la administración y sus
familias, y pagos ilegales aprobados por la administración
a funcionarios de países extranjeros. Si los controles
sobre transacciones incorrectas o inválidas son
inadecuados, es necesario realizar un examen exhaustivo de la
documentación comprobatoria.

Se registran las adquisiciones existentes
(completas): la falta del registro de
la adquisición de mercancías y servicios
recibidos afecta de forma directa el saldo en las cuentas por
pagar y resulta en una valuación excesiva de la utilidad
neta y activo neto. A causa de esto, por lo general, los
auditores se preocupan mucho con el objetivo de que esté
completa. En algunos casos, puede ser
difícil desarrollar pruebas de detalles para
determinar la existencia o inexistencia de transacciones no
registradas, y el auditor confió en los controles para
este propósito. Además, puesto que la
auditoría de cuentas por pagar requiere un tiempo
considerable, una estructura efectiva de controles internos,
comprobada, reduce de manera considerable los costos de
auditoría.

Se registran las adquisiciones con precisión.
Puesto que la precisión de muchas cuentas de activos,
pasivos, y gastos depende del registro correcto de transacciones
en el diario de adquisiciones, el alcance de las pruebas de
detalles de muchas cuentas de gastos y balance depende de la
evaluación que el auditor desarrolle de la
efectividad de los controles internos sobre la
precisión del registro de las transacciones de
adquisiciones.

CUENTAS POR
PAGAR

Las cuentas por pagar son deudas no pagadas por
mercancías y servicios recibidos en el curso común
del negocio. En ocasiones es difícil distinguir entre
cuentas por pagar y pasivos acumulados, pero es útil
definir un pasivo como cuenta por pagar si se conoce y se debe la
cantidad total de la deuda en la fecha del balance.
Por tanto, la cuenta de cuentas por pagar incluye deudas
por la adquisición de materias primas, equipo,
servicios, reparaciones y muchos otros tipos de mercancías
y servicios que se recibieron antes del fin del año. La
gran mayoría de cuentas por pagar también se
identifican por la existencia de facturas del proveedor para la
deuda.

CONTROLES INTERNOS

Se ilustra los efectos de los controles internos del cliente
sobre las pruebas de las cuentas por pagar con dos ejemplos. En
el primero, supongamos que el cliente tiene una estructura de
control interno muy efectiva sobre los registros y pago de las
adquisiciones. Se documenta con la recepción de
mercancías por reportes foliados de recepción; se
preparan con rapidez y eficiencia, y se
registran los comprobantes foliados en el archivo de
transacciones de adquisiciones y el archivo maestro de cuentas
por pagar. También se efectúan las desembolsos de
efectivo con oportunidad cuando tienen que hacerse, y se les
registra de inmediato en el archivo de transacciones de
desembolsos de efectivo y en el archivo maestro de cuentas por
pagar. Cada mes se concilian los saldos individuales de las
cuentas por pagar en el archivo maestro con los estados de cuenta
de los proveedores y
se compara el total con el mayor general, por una persona
independiente. En estas circunstancias, la verificación de
las cuentas por pagar exige poco esfuerzo del auditor, una vez
que éste llega a la conclusión de que la estructura
de control interno está operando de forma efectiva.

En el segundo ejemplo, supongamos que no se utilizan reportes
de recepción, el cliente detiene el registro de las
adquisiciones hasta que se efectúan los desembolsos de
efectivo, y, a causa de una débil posición de
efectivo, con frecuencia se pagan las facturas varios meses
después de su vencimiento. Cuando un auditor se enfrenta a
esta situación, existe gran probabilidad de subestimar las
cuentas por pagar; por tanto, en estas circunstancias se
necesitan extensas pruebas de detalles de las cuentas por pagar,
para determinar si las cuentas por pagar se registraron de forma
correcta en la fecha del balance.

PROCEDIMIENTOS DE ANÁLISIS.

Uno de los procedimientos de análisis más
importantes para descubrir errores en las cuentas por pagar es la
comparación de los totales de gastos del año actual
con los de años anteriores. Por ejemplo, al comparar los
gastos por servicios con los del año anterior, el auditor
puede determinar que no se registró el último
recibo del año. La comparación de gastos con los
años anteriores es un procedimiento
analítico efectivo para las cuentas por pagar porque los
gastos, año tras año, son más o menos
estables relativamente.

AUDITORÍA DEL CICLO DE INVENTARIOS
Y ALMACENAMIENTO

EI inventario toma muchas formas diferentes, de acuerdo con la
naturaleza del negocio. Para los negocios de
ventas al menudeo o al mayoreo, el Inventario más
Importante es la mercancía a mano disponible para su
venta. Para los hospitales el inventario incluye alimentos,
medicinas, y suministros médicos. Una
compañía industrial tiene materias primas, piezas
compradas y suministros para uso en la producción,
artículos en proceso de fabricación y
mercancía terminada disponible para su venta.

Por las razones que siguen, con frecuencia la auditoria
de inventarios es la parte mas compleja y que consume más
tiempo en una auditoría:

Por lo general, el inventario es una partida principal
en el balance y a menudo es la partida más grande de las
cuentas incluidas en el capital de
trabajo.

El inventario está en diferentes lugares, lo que
dificulta su control y conteo físico. Las
compañías tienen su inventario accesible para la
fabricación eficiente y venta del producto, pero esta
dispersión crea considerables problemas en una
auditoría.

La diversidad de las partidas de inventarios crea dificultades
al auditor. Partidas como joyas, materias químicas y
piezas electronicas, presentan problemas de observación y evaluación.

La Evaluación del inventario también es
difícil por factores como la obsolescencia y la necesidad
de distribuir costos de fabricación al inventario.

Existen varios métodos de evaluación de
inventario que son aceptéables pero cualquier cliente
determinado debe aplicar un método de manera consistente
año tras año. Además, una
organización prefiere utilizar diferentes metodos de
valuación para diferentes partes del inventario.

FUNCIONES EN EL CICLO Y CONTROLES
INTERNOS

Se piensa en el ciclo de inventarios y almacenamiento
como dos sistema separados pero muy relacionados
entre sí, uno que involucra flujo real de la
producción y el otro los costos relacionados. A medida que
los inventarios pasan través de la compañía,
se realizan controles adecuados sobre su movimiento
físico así como de sus costos relacionados.

Un examen breve de las seis funciones que constituyen el
ciclo de inventarios y almacenamiento nos ayudara a entender
estos controles y la evidencia de auditoría que se
necesita para comprobar su efectividad.

PROCESAMIENTO DE ÓRDENES DE COMPRA

Se utilizan las requisiciones de compra para solicitar al
departamento de compras y control que finque órdenes
para obtener diversos artículos para el inventario. El
personal de almacén inicia las requisiciones, o se realiza
esto por computadora cuando el inventario llega a un nivel
predeterminado; se colocan las órdenes para obtener los
materiales requeridos para un pedido de un cliente; o se
inicia las órdenes a partir de un conteo periódico
de inventarios realizado por persona responsable. Sin importar el
método que se siga, los controles sobre requisiciones de
compras y las órdenes de compra relacionadas se
evalúan y prueban como parte del ciclo de
adquisiciones y pagos.

RECEPCIÓN DE MATERIALES NUEVOS

La recepción de las materiales ordenados también
forma parte del ciclo de adquisiciones y pagos. Los materiales
recibidos se inspeccionan en cantidad y calidad. El departamento
de recepción elabora un reporte de recepción que se
convierte en parte de la documentación necesaria antes de
efectuarse el pago. Después de la inspección,
se envía el material al almacén y los documentos
de recepción por lo general se envían a
compras, almacén y cuentas por pagar.

ALMACENAMIENTO DE MATERIAS PRIMAS

Cuando se reciben los materiales, se guardan en el
almacén hasta qué se necesitan para la
producción. Se envían los materiales de la
existencia en inventarios a producción, mediante la
presentación de una requisición de
materiales, orden de trabajo, u
otro documento similar debidamente aprobado que
indica el tipo y cantidad de materiales necesarios. Se utiliza
este documento de requisición para actualizar los archivos
maestros de inventario perpetuo para realizar transferencias en
libros de las
cuentas de materias primas a las de producción
en proceso.

PROCESAMIENTO
DE ARTÍCULOS

La parte de procesamiento del ciclo de inventarios y
almacenamiento varía mucho de empresa a empresa. La
determinación de las partidas y la cantidad a
producirse se basa por lo general en órdenes
específicas de clientes, pronósticos de ventas, niveles
predeterminados de inventario de articulas terminados corridas
económicas de Producción. Con frecuencia, un
departamento separado de control de la producción es
responsable de la determinación del tipo y cantidades de
producción. Dentro de las diversos departamentos de
producción se deben hacer provisión para
contabilizar las cantidades producidas, control de desperdicios,
controles de calidad y protección física del material
en proceso. El departamento de producción debe generar
reportes de producción y desperdicios para que el
departamento de contabilidad pueda reflejar el movimiento de los
materiales en los libros y determinar costos precisos de
producción.

ALMACENAMIENTO DE ARTÍCULOS
TERMINADOS.

A medida que el departamento de producción concluye los
artículos, se colocan en el almacén en espera de su
embarque. En compañías con buenos controles
internos, los artículos terminados se guardan bajo control
físico en área separada de acceso limitado. A
menudo se considera que el control de artículosterminados
forma parte del ciclo de ventas y cobranza.

EMBARQUE DE ARTÍCULOS
TERMINADOS.

El embarque de artículos terminados es parte
integral del ciclo de ventas cobranza. Cualquier embarque o
transferencia de artículos terminados es autorizado por un
documento de embarque debidamente aprobado.

ARCHIVOS MAESTROS DE INVENTARIO
PERPETUO.

Uno de los registros que se utilizan para los
inventarios, que no se ha estudiada con anterioridad, es un
archivo maestro de inventario perpetuo. Por lo regular se
guardan registros perpetuos separados para materias primas y
artículo terminados. La mayoría de las empresas no
utilizan inventarios perpetuos de producción en
proceso.

Los archivos maestros de inventario perpetuo incluyen
sólo información acerca de las unidades de
inventario adquiridas, vendidas y a mano, o también
incluye información acerca de los costos unitarios.

PARTES DE LA AUDITORIA DE INVENTARIO

El objetivo global en la auditoria del ciclo de
inventarios y almacenamiento es determinar que las materias
primas, producción en proceso, inventario de
artículos terminados y costo de ventas se señalan
de forma correcta en los estados financieros. Se divide el ciclo
de inventarios y almacenamiento en cinco partes
distintas.

ADQUISICIÓN Y REGISTRO DE MATERIAS PRIMAS, MANO DE
OBRA Y COSTOS.

Esta parte del ciclo de inventarios y almacenamiento incluye
las primeras tres funciones: procesamiento de órdenes de
compra, recepción de materias primas y almacenamiento de
las mismas. Primero se estudian los controles internos que
existan sobre estas tres funciones, luego se comprueban como
parte del desarrollo de pruebas de controles y pruebas
sustantivas del transacciones en el ciclo de adquisiciones, pagos
y el ciclo de nóminas de personal. A la terminación
del ciclo de adquisiciones y pagos, el auditor quedó,
satisfecho de que se han asentado de forma correcta las
adquisiciones de materias primas y los costos de
fabricación.

TRANSFERENCIA DE ACTIVOS Y COSTOS

Las transferencias internas incluyen la cuarta y quinta
funciones: el procesamiento de los artículos y
almacenamiento de los artículos terminados. Estas dos
actividades no están relacionadas con ningún otro
ciclo de transacciones, y, por tanto, se les debe estudiar y
verificar como parte del ciclo de inventarios y almacenamiento.
Los registros de contabilidad de estas funciones son los
registros de contabilidad de costos.

EMBARQUE DE ARTÍCULOS Y REGISTRO DE INGRESOS BRUTOS
Y COSTOS

El registro de los embarques y costos relacionados, que es la
última función, forma parte del ciclo de
ventas y cobranza. De esta manera se comprenden los controles
internos sobre la función y se les verifica como parte de
la auditoria del ciclo de ventas y cobranza.

OBSERVACIÓN
FÍSICA DEL INVENTARIO

La observación del cliente que conduce un inventario
físico es necesaria para determinar si un inventario
registrado en realidad existe en la fecha del balance y si ha
sido contado correctamente por el cliente. El inventario es la
primera área de auditoría para la que un examen
físico es un tipo esencial de evidencia utilizada para
verificar el saldo de una cuenta.

PRECIOS Y RECOPILACIÓN DE
INVENTARIO

Los costos que se utilizan para evaluar el inventario
físico deben probarse, para determinar si el cliente ha
seguido correctamente un método de inventario
qué concuerda con los principios de contabilidad
generalmente aceptados y, consistentes con el que se ha utilizado
en años anteriores.

CICLO DE ADQUISICIÓN Y REEMBOLSO DE CAPITAL

El último ciclo de transacciones analizado en
este texto se
relaciona con la adquisición de recursos de capital en
forma de deuda que genera intereses y capital social y el
reembolso de dicho capital.

El ciclo de adquisiciones y reembolsos de capital
también incluye el pago de intereses y dividendos.

Las siguientes son las cuentas principales en el ciclo:

Documentos por pagar
Contratos por pagar
Hipotecas por pagar
Bonos por pagar
Gastos por intereses
Interés acumulado
Efectivo en el banco
Acciones comunes
Acciones preferentes
Capital pagado en exceso del par
Capital donado
Utilidades retenidas
Apropiaciones de utilidades retenidas
Acciones de tesorería
Dividendos decretados
Dividendos por pagar
Propietarios cuenta capital
Socio cuenta capital

Cuatro de las características del ciclo de
adquisición y reembolsos de capital incluyen de modo
importante en la auditoria de estas cuentas:

1. Relativamente pocas transacciones afectan los saldos
de las cuentas, pero cada transacción con
frecuencia es muy importante en su cantidad. Por ejemplo,
la mayor parte de las compañías rara vez emite
bonos, pero el monto de una emisión de bonos es por
lo regular extensa. Por causa de su tamaño, es
común verificar cada transacción que
tiene lugar en el ciclo para el año entero, como parte de
la verificación de las cuentas del balance. No es
raro ver papeles de trabajo de auditoria que incluyen el saldo
inicial de cada cuenta en el ciclo de adquisición y
reembolsos de capital y documentación de cada
transacción ocurrida durante el
año.

2. La exclusión de una transacción
podría tener bastante significado. Tomando en cuenta
el efecto de las subestimaciones de pasivos y propiedad, 1a
omisión es una de las principales
preocupaciones en la auditoria.

3. hay una relación legal entre la entidad cliente y el
tenedor de las acciones,
bonos, o documento de propiedad similar. En el ciclo de
auditoria de las transacciones y cantidades, el auditor debe
tener gran cuidado para cerciorarse que se han cumplido de forma
correcta los requisitos legales significativos que afectan los
estados financieros, y que se han presentado y revelado de forma
adecuada en los estados.

4. Hay relación directa entre las cuentas
de Intereses y dividendos, 1a deuda y capital. En la
auditoria de una deuda que genera intereses, se verifica de forma
simultanea el gasto de interés relacionado y el
interés por pagar, esto es cierto del patrimonio,
dividendos decretados y dividendos por pagar.

Se pueden entender mejor los procedimientos de
auditoría para muchas de las cuentas en el ciclo de
adquisiciones y reembolsos de capital cuando seleccionamos
cuentas representativas para su estudio.

La metodología para determinar las pruebas de
detalles de saldo para las cuentas de adquisición de
capital es el mismo que se sigue para todas las demás
cuentas.

DOCUMENTOS POR
PAGAR

Un documento por pagar es una obligación 1egal de pago
a un acreedor, que está respaldada o no por activos.
Por lo general, se emite un documento por un periodo entre un mes
y un año, pero también hay pagares a largo plazo de
más de un año. Se emiten documentos para muchos
propósitos diferentes, y la propiedad hipotecada incluye
amplia variedad de activos, como valores, inventarios y activos
fijos. Se efectúan los pagos sobre el principal y el
interés de las emisiones de acuerdo con los
términos del contrato de crédito. Para los
préstamos a corto plazo, por lo general se requiere un
pago de principal e intereses solo al vencimiento del
préstamo; pero para préstamos de más de 90
días, el pagare requiere generalmente pagos mensuales o
trimestrales de intereses.

OBJETIVOS:

Los objetivos de la auditoria de los documentos por pagar son
determinar si:

Es adecuada la estructura de control interno sobre los
documentos por pagar.

Las transacciones para el principal e intereses que involucren
documentos por pagar están autorizadas y registradas
debidamente, según lo definen los seis objetivos de
auditoría relacionados con transacciones.

· El pasivo para documentos por pagar y los gastos
relacionados de intereses y pasivos acumulados están
indicados correctamente segun lo definen 8 de los 9 objetivos de
auditoría relaciones con saldos. (El valor
realizable no es aplicable a las cuentas de pasivos.)

CONTROLES INTERNOS

Hay cuatro controles importantes sobre los documentos por
pagar:

Autorización correcta para la emisión de
nuevos documentos. La responsabilidad para la emisión de
nuevos pagares este investida en el consejo de
administración o en el personal administrativo de alto
nivel. Por lo general, se requieren dos firmas de funcionarios
autorizados para todos los acuerdos de préstamos. El
importe del préstamo, la tasa de
interés, los términos de reembolso y los
activos hipotecados son parte del acuerdo aprobado. Siempre que
se renuevan documentos, es importante que queden sujetas a los
mismos procedimientos de autorización que para la
emisión de nuevos pagares.

· Controles adecuados sobre el reembolso del principal
e intereses. El pago periódico de intereses y del
principal está controlado como parte del ciclo de
adquisiciones y pagos. En el momento de la emisión del
pagare, el departamento de contabilidad recibe una copia en la
misma forma en que recibe las facturas de proveedores y reportes
de recepción. El departamento de cuentas por pagar prepara
de forma automática los cheques para cuando se venzan los
documentos, de nuevo en la misma forma en que prepara cheques
para la adquisición de bienes y servicios. La copia del
pagare es la documentación de respaldo para el pago.

· Documentos y registros apropiados. Estos incluyen el
mantenimiento de registros auxiliares y el control por una
persona responsable de los pagares en blanco y pagados. Los
documentos ya pagados se cancelan y quedan bajo la custodia de un
funcionario autorizado.

. Verificación periódica independiente. Cada
cierto tiempo se concilian los registros detallados de pagares
con el mayor general y se comparan con los registros de los
tenedores de pagares por un empleado que no tenga la
responsabilidad de mantener los registros de tallados. Al mismo
tiempo, una persona independiente re calcula los gastos por
intereses en los pagares, para comprobar la precisión y
corrección de los registros.

PRUEBAS DE CONTROLES Y PRUEBAS SUSTANTIVAS DE
TRANSACCIONES las pruebas de transacciones de documentos por
pagar involucran la emisión de pagarés y el
reembolso del principal e intereses. Estas pruebas de
auditoría forman parte de las pruebas de controles y
pruebas sustantivas de transacciones para la recepción de
efectivo y los desembolsos de efectivo. Con frecuencia se
efectúan pruebas adicionales de controles y pruebas
sustantivas de transacciones como parte de las pruebas de saldos
por el monto de las de transacciones
individuales.

Las pruebas de controles para los documentos por pagar e
intereses relacionados enfatizan la comprobación de los
cuatro controles internos importantes que se analizaron
anteriormente. Además, se enfatiza el registro preciso de
recibos de ingresos por pagares y pagos del principal e
intereses.

PROCEDIMIENTOS ANALÍTICOS: Los
procedimientos analíticos son esenciales para los
documentos por pagar, porque frecuentemente se pueden
eliminar las pruebas de detalles para gastos de intereses e
intereses acumulados cuando los resultados son favorables. La
estimación independiente que el auditor hace de los gastos
por intereses, utilizando el promedio de los documentos por pagar
pendientes de pago y el promedio de tasas de
interés, comprueba la razonabilidad del gasto de
intereses, pero también verifica si se omitieron
documentos por pagar.

PRUEBAS DE DETALLES DE SALDOS. El punto de arranque normal
para la auditoria de documentos por pagar es un
programa de
documentos por pagar e intereses acumulados obtenido del cliente.
El programa común incluye infamación detallada de
todas las transacciones que se efectuaron durante todo el
año en relación con el principal e intereses, los
saldos inicial y final de los documentos e intereses por pagar, e
información descriptiva acerca de los pagares, como la
fecha de vencimiento, la tasa de intereses y los activos
pignorados como garantía.