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Trabajo de Sistemas de Contabilidad I (página 2)



Partes: 1, 2

PROCEDIMIENTOS DE
CONTROL INTERNO DE
CAJACHICA

1.- Se debe nombrar un custodio o responsable de los
fondos de Caja Chica.

2.- Los fondos de caja chica deberán ser utilizados
solamente para pagos de poco monto.

3.- Los desembolsos de caja chica no deberán
exceder el 10% del monto total del fondo.

4.- Los pagos por caja chica se realizaran mediante
volantes prenumerados de imprenta expedidos en
secuencia, y volantes provisionales para controlar la entrada de
efectivo previo al desembolso real, el cual se liquidara con los
comprobantes.

5.- Los volantes de caja chica deberán ser firmados
por la persona que aprueba el pago y por
quien recibe el dinero.

6.- Los volantes provisionales no podrán permanecer
más de tres días en caja.

7.- Debe anexarse a los volantes definitivos de caja
chica toda la documentación
justificativa por los pagos efectuados.

8.- La documentación justificativa de los pagos por
caja chica deberán cancelarse con un sello fechador con la
inscripción “Pagado y la fecha de
desembolso.

9.- Esta prohibido el pago de sueldos del fondo de caja
chica.

10.- Para la reposición del fondo de caja chica
debe haberse consumido el 60% del monto total o según lo
dictaminen las políticas de la empresa.

11.- Esta prohibido el cambio de cheques a través del
fondo de caja chica.

12.- El fondo de caja chica debe mantenerse separado de
cualquier otro fondo que opere la institución, y el
custodio, no debe tener acceso al efectivo recibido de clientes u otro
deposito.

13.- Los volantes de caja chica deben ser autorizados
por el funcionario del área donde se solicite el desembolso
y por el encargado del área financiera.

14.- No se permitirá el manejo de dos fondos de
caja por una sola persona.

15.- Cualquier cambio en el monto de caja debe
realizarse mediante una comunicación del incumbente
de mayor jerarquía.

16.- Las políticas para el manejo adecuado de caja
chica deben ser entregados por escrito.

17.- Las Facturas no deben ser fraccionadas para eludir
el monto de desembolso.

18.- El encargado no debe tener acceso a los registros de contabilidad mucho menos con
aquellos referentes al efectivo.

19.- El fondo de caja chica debe ser arqueado
esporádicamente y sorpresivamente por el auditor interno o
por cualquier otro departamento que sirva de control financiero.

20.- El cheque de reposición debe
hacerse por el total de los comprobantes que se
reponen

PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
INTERNO DECAJA GENERAL

1.- Se debe nombrar un encargado de caja
general.

2.- Las funciones de custodia y manejo de
efectivo deben ser ejecutadas por personas independientes de las
que realizan las funciones de revisión, registro y control del
mismo.

3.- Todos los ingresos de efectivo deben
hacerse constar en un recibo de ingreso, el cual debe ser firmado
y sellado por el cajero.

4.- Los recibos de ingreso deben ser prenumerados de
imprenta en secuencia numérica y usados en orden.

5.-  La secuencia numérica en el uso de los
recibos de ingreso debe ser controlada por un empleado
independiente de quienes manejan el efectivo.

6.- Todos los ingresos deben ser depositados
íntegramente a más tardar el siguiente día
laborable. El cajero debe anexar el volante del depósito al
recibo de ingreso correspondiente y debe quedarse con una
copia.

7.- Los ingresos y depósitos deben ser registrados
por una persona independiente de las labores de manejo de
efectivo ingresado.

8.- El cajero debe llevar diariamente un formulario de
recepción de efectivo donde conste el  número del
recibo fecha y monto recibido.

9.- Se debe preparar para cada departamento dentro de
la organización, un
presupuesto de las entradas, de
los pagos y de las salidas de efectivo.

10.- Preparar un listado de control de las entradas de
efectivo en el, momento y en el lugar en donde se recibe el
dinero.

11.- Realizar todos los pagos en cheques.

12.- Exigir que la validez y el valor de cada gasto se
verifiquen antes de su pago mediante el giro de un
cheque.

13.- Separar la función de aprobación
de los gastos de la función de
firma de cheques.

14.- Efectuar rápidamente la conciliación de
los extractos bancarios.

15.- Separar los fondos provenientes de cobros a los
destinados a pagos.

16.- Controlar todos los cheques anulados.

17.- Se debe tener cheques que sean firmados por dos
personas o más.

18.- Se deben realizar arqueos sorpresivos.

19.- Rotación del personal que interviene en el
manejo de fondos.

20.- No se debe usar dinero de la caja general para
gastos no autorizados.

PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
INTERNO DEVENTAS A CRÉDITO

1.- Se debe nombrar un encargado o
responsable.

2.- Se deben mantener políticas y velar por el
cumplimiento de las mismas.

3.- Las solicitudes de crédito deben ser
examinadas y autorizadas por los departamentos de contabilidad y
administración.

4.- Cada crédito debe ser monitoreado para su mejor
control

5.- Las solicitudes de aumentos de crédito deben
ser examinadas y autorizadas por la administración.

6.- Cada crédito despachado deberá ser firmado
por la persona que disfruta del crédito.

7.- Al aproximarse la fecha de caducidad de cada
factura se deberá
contactar a la persona que posee el crédito como una forma
de recordatorio de pago.

8.- Cada factura a crédito deberá mostrar la
fecha de caducidad de dicha factura.

9.- Se debe tener un historial del cliente donde se muestran todos
los datos del mismo.

10.- Se debe otorgar crédito de acuerdo con su
capital suscrito y
pagado.

11.- Debe recibirse de cada cliente una orden de compra
sellada y firmada.

12.- Se debe preparar un presupuesto de ventas.

13.- Se deben elaborar cuotas para cada
vendedor.

14.- Debe emitirse un conduce prenumerado.

15.- Las facturas son enviadas posteriormente a la
entrega con conduce por si hubiere algún cambio por
mercancías en mal estado.

16.- Asignar a cada vendedor un código de
identificación.

17.- Enviar a cada departamento correspondiente copias
de las facturas hechas durante el día para las gestiones de
cobro y control de inventario.

18.- Separar las funciones de facturación, registro
y cobranza de facturas.

19.- El departamento debe estar dirigido por una sola
persona.

20.- No se otorgaran créditos a empleados que
tengan menos de tres meses trabajando en la
institución.

PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO
DE
CUENTAS POR COBRAR

1.-  El departamento debe estar dirigido por una
sola persona.

2.- El otorgamiento de crédito a clientes,
funcionarios y empleados se efectuará sobre la base de las
políticas establecidas por la institución.

3.- Debe habilitarse una cuenta auxiliar para cada
cliente, funcionario o empleado.

4.- Deben realizarse arqueos periódicos de los
documentos para conciliarlos
con los libros contables.

5.- Las autorizaciones para descargo de cuentas malas
deben ser aprobadas en atención a las normas contables y leyes que existan para tales
fines.

6.- Se deben depurar los pedidos de cada cliente antes
de despachar las mercancías.

7.- Emitirse mensualmente un análisis de los saldos de
cuentas por cobrar.

8.- Emitir mensualmente un estado de cuenta a cada
cliente.

9.- Emitir un recibo provisional de cobro
prenumerado.

10.- El encargado de cuentas por cobrar no podrá
tener control sobre los asientos contables de los cobros
realizados.

11.- Asignar códigos a los cobradores a
domicilio.

12.- Dividir por zonas a los cobradores y los clientes
para mejor control.

13.- Asignar un código a cada cuenta por
cobrar.

14.- Los recibo de Cobro deben estar prenumerados de
Imprenta

15.- Determinar políticas para una gestión de cobros
eficiente.

16.- Enviar a cada departamento correspondiente copias
de las cuentas por cobrar para las futuras operaciones y registro de las
mismas.

17.- Mantener control de aquellas cuentas que se estimen
de dudoso cobro aunque ya estén fuera del sistema.

18.- Emitir informe para la gerencia de las cuentas
recuperadas.

19.- Realizar un presupuesto mensual estimado de los
cobros a realizar.

20.- Realizar llamadas de recordatorio de pagos a los
clientes.

PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO
DE
COMPRAS A CRÉDITO

1.- Se debe nombrar un encargado de departamento de
compras.

2.- Se debe coordinar con los proveedores sobre asuntos como
precios, descuentos, tiempo para el pago,
etc.

3.- Se debe contar con la aprobación
correspondiente.

4.- Se deben conseguir líneas de
crédito.

5.- Tener un listado de proveedores; locales y
extranjeros.

6.- Realizar varias cotizaciones previas a las
compras.

7.- Evitar monopolizar las compras, comprando siempre al
mismo proveedor.

8.- Tener un control de los precios de los productos en el mercado.

9.- Al realizar las compras comprarle a varios
proveedores.

10.- Emitir una orden de compra o pedido.

12.- La orden de compra debe tener el logo de la
empresa.

13.- Se debe tener una requisición de
compras.

14.- Las órdenes de compra deben ser
prenumeradas.

15.- Enviar copias de las órdenes de compra a cada
departamento relacionado para las futuras operaciones.

16.- Tener control estricto sobre las mercancías en
existencia  en almacén.

17.-Establecer un mínimo de existencia de productos
en almacén y un máximo para controlar las
compras

18.- El encargado de compras no debe realizar asientos
contables.

19.- Notificar al encargado de almacén sobre las
compras realizadas para su posterior almacenamiento y
control.

20.- Realizar conjuntamente con el encargado de
almacén un plan de almacenamiento para tener
control de las cantidades mínimas y máximas de
almacenamiento.

PROCEDIMIENTOS DECONTROL
INTERNO DE  CUENTAS POR PAGAR

1.- Se debe nombrar un encargado de las cuentas por
pagar.

2.- Las requisiciones, ordenes de compra de bienes y servicios que den origen a
cuentas por pagar deben estar aprobadas por un superior
jerárquico.

3.- Las requisiciones y ordenes de compra deben estar
prenumeradas de imprenta y utilizadas en rigurosa secuencia
numérica.

4.- Se deben segregar las funciones de compra,
recepción y registro de cuentas por pagar.

5.- Las facturas se enviaran directamente al
departamento de contabilidad y se registraran de inmediato a las
cuentas por pagar.

6.-  Las mercancías recibidas deben ser
rigurosamente examinadas para determinar si hay faltante, y se le
informara al departamento de compra la situación.

7.- Auditoria interna supervisara en todos los
casos  que se comparen las facturas contra las órdenes
de compra y los reportes de recepción que den origen a
cuentas por pagar.

8.- Todas las facturas como las órdenes de compra
deben ser canceladas en el mismo momento en que se efectúe
el pago.

9.- Los estados de cuentas de los proveedores deben ser
revisados y conciliados con los saldos  del departamento de
contabilidad.

10.- Todas las cuentas por pagar deben registrarse antes
de efectuar el pago.

11.- Los cheques para saldar las cuentas por  pagar
serán registradas con un concepto claro que explique los
desembolsos.

12.- Se deben atender las solicitudes de
confirmación de cuentas por pagar.

13.- Se debe preparar una relación mensual de
cuentas por pagar con sus respectivos comprobantes y conciliar
con la cuenta control.

14.- Cada proveedor debe tener un código
asignado.

15.- No se debe pagar en efectivo sino en
cheque.

16.- Cada proveedor debe tener un expediente.

17.- No pagar con fotocopias sino con facturas
originales.

18.- Debe emitirse una solicitud de cheque, firmada por
quien la prepara y otra persona autorizada.

19.- Pagar con cheque que tengan doble firma.

20.- Revisar todos los pagos en la conciliación
bancaria.

PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
INTERNODE  PRODUCCIÓN

1.- Debe nombrarse un responsable o encargado de
producción.

2.- Organizar la producción diariamente.

3.- Tener control sobre el consumo de materias
primas.

4.- Controlar el tiempo trabajado por los
operadores.

5.- Verificar la cantidad producida.

6.- Elaborar reportes de trabajos diarios, enviar copias
al encargado de almacén y contabilidad.

7.- Verificar que lo programado sea igual a lo
realizado, o sea, si se cumplió con la programación
establecida.

8.- Al hacer entrega de materias primas se debe indicar
la orden de producción en la que se va a utilizar, la
cantidad entregada, la cantidad devuelta y la persona que la
recibe.

9.- Elaborar planes detallados de producción y
planear la distribución de
productos.

10.- Pronosticar la demanda del producto, indicando la
cantidad en función de tiempo.

11.- Comprobar la demanda real  con la planteada y
corregir los planes si fuese necesario.

12.- Elaborar un presupuesto de producción
detallado y claro.

13.- Preparar una requisición de materiales.

14.- Coordinar con el gerente de ventas lo que se va
a producir.

15.- Asesorar a la gerencia sobre la capacidad de
maquinas instaladas.

16.- Asesorar a la gerencia sobre maquinarias, equipos y
materiales a utilizar.

17.- Evitar el desperdicio de materias
primas.

18.- Se debe tener control sobre el buen funcionamiento
de las maquinarias.

19.- Enviar lo más pronto posible al almacén
los productos terminados.

20.- Tener control estricto sobre los productos
todavía en proceso.

PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
INTERNODE  INVENTARIO

1.- Debe nombrase un encargado de
departamento.

2.- Debe existir un buen planeamiento de producción y
/o ventas para estimar las necesidades de inventario.

3.- Preparar informes de recepción
para registrar y notificar recepción de productos o
mercancías.

4.- Emitir órdenes de salida de mercancía cada
vez que se entregue.

5.- Emitir una orden de entrada de mercancía cada
vez que se reciba una mercancía.

6.- Comprobar las cantidades recibidas para determinar
que son correctas.

7.- Almacenar correctamente las mercancías como
medida de protección contra las extracciones no
autorizadas.

8.- Expedir los materiales y/o mercancías contra la
presentación de autorizaciones de salida para
producción o embarque.

9.- Controlar los desperdicias de producción,
materiales dañados para los ajustes d costos
correspondientes.

10.- Tener control de inventarios de
materias primas, productos en proceso y productos
terminados.

11.- No recibir mercancías sin la autorización
de compras.

12.- No entregar mercancías sin la
autorización de ventas.

13.- Notificar a la gerencia sobre productos en mal
estado.

14.- Realizar conteos físicos al menos una vez al
año, sin importar el sistema utilizado.

15.- Buen almacenamiento para evitar robos, daños o
descomposición.

16.- Mantener al día las tarjetas de entrada y salida de
mercancías.

17.- Mantener inventario disponible para prevenir
situaciones de déficit, lo cual conduce a perdidas en
ventas.

18.- No mantener mercancías almacenadas demasiado
tiempo, evitando con esto el gasto de tener dinero invertido en
artículos innecesarios.

19.- Emitir un reporte de productos que hayan sido
entregados por producción y que ya están disponibles
para la venta.

20.- Informar sobre el mínimo de existencia de un
producto o mercancía.

CATÁLOGO DE CUENTAS (Descripción)

Código de 3,4,5,6 y 7 Posiciones

Grupo

Subgrupo

Subgrupo

Cuenta

Subcuenta

Subcuenta

Subcuenta

1

2

3

4

5

6

7

                
          



CATÁLOGO DE CUENTAS

100   ACTIVO

1000                
Efectivo en Caja y Bancos

10001              
Caja General

10002              
Caja Chica

10003              
Banco Popular
Dominicano

10004              
Banco de Reservas de la Republica Dominicana

10005              
BHD

1100                
Cuentas por Cobrar Clientes

110001 Almacenes “Doble
A”

110002 Supermercado Estela

110003 Supermercado El Viajero

110004 Súper Bodega La Económica

110005 Supermercado Dajabón

110006 Supermercado  Victoria

110007 Distribuidora Patria

110008 Bodega  Los Tres Hermanos

110009 Supermercado Bonao

110010 Supermercado la Fuente

110011 Distribuidora Carmen

110012 Almacén Frederick & Asociados

110013 Distribuidora Banileja C x A.

110014 Supermercado Pérez

110015 Supermercado Del Pueblo, S.A.

110016 Distribuidora Karina, S.A.

110017 Centro Comercial King

110018 Supermercado Tomas

110019 Súper Bodega Hernández

110020 Supermercado Alicia

1200                
Cuentas por Cobrar Funcionarios y Empleados

120001 Carmen E. Jiménez Pérez

120002 Juan Francisco Martines Marmolejos

120003 Claudia Montero Duran

120004 Israel Castro Ramírez

120005 Edwin García Domínguez

120006 Germania F. Bautista Santiago

120007 Maria Magdalena Severino Brito

1300                
Otras Cuentas por Cobrar

130001 CDEEE

130002 Agrotel

130003 Báez & Asociados

130004 Agro Empresa Díaz, S.A.

130005 Ing. Carlos Cáceres Hinojosa

1400                
Inventario

140001 Productos Terminados

140002 Productos en Proceso

140003 Materias Primas

140004 Materiales de Oficina e Impresos

140005 Materiales y Equipos de Mantenimiento

1500                
Gastos Pagados por Adelantado

150001 Materiales de Oficina e Impresos

150002 Seguros Generales

150003 Renta y Alquiler

1600                
Inversiones

160001 Inversiones en
Títulos

160002 Certificados Financieros

160003 Acciones Comunes en Otras
Empresas

160004 Acciones Presentes en Otras Empresas

160005 Locales Comerciales

1700                
Propiedad Planta y
Equipo

170001 Terreno

170002 Mejora al Terreno

170003 Edificios y Naves

170004 Depreciación Acumulada
Edificios y Naves

170005 Maquinarias

170006 Depreciación Acumulada
Maquinarias

170007 Mobiliario y Equipo de Oficina

170008 Depreciación Ac. Mobiliario y  Equipo
de Oficina

170009 Equipo de Generación

170010 Depreciación Acumulada Equipo de
Generación

170011 Equipo de Transporte

170012 Depreciación Acumulada Equipo de
Transporte

170013 Equipo de Riego

170014 Depreciación Acumulada Equipo de
Riego

1800                
Activo Diferido

180001 Costo de
Organización

180002 Derechos de Autor

180003 Marca de Fábrica

1900                
Otros Activos

190001 Fianzas y Depósitos

190002 Crédito Mercantil

190003 Construcciones en Proceso

200                 
PASIVOS

2000                
Documentos por pagar

20001              
Importadora Andina, S.A.

20002              
Santo Domingo Motors

20003              
Cabrera & Asociados

2100                
Cuentas por Pagar Proveedores

210001 Plastiformas, S.A.

210002 Soluciones Eléctricas
Noboa

210003 Industrias Nigua

210003 Cartones del Caribe

210004 Distribuidora García

210005 Texaco Dominicana

210006 Distribuidora de Gomas K & L

210007 Ferretería Popular

210008 Moto Repuestos Brito

210009 Distribuidora de Gomas Kennedy

210010 Auto Repuestos Oriental

210011 Teruel Agrícola

210012 Gas Caribe

210013 Fersan Dominicana

210014 Agro Soluciones López

210015 Cartonera Francis

210016 Plásticos & Algo
Mas

210017 Repuestos Mayra

210018 Estación de Combustible Shell
Kennedy

210019 Suplioficinas Leo

210020 Toribio Reparaciones

2200                
Retenciones y Acumulaciones por Pagar

220001 Impuestos Sobre la
Renta

220002 Infotep

220003 Seguridad Social

220004 Regalía Pascual

220005 Preaviso y Cesantía

2300                
Pasivo a Largo Plazo

230001 Bonos por Pagar

230003 Préstamos

2400                
Otros pasivos

240001 Prima en Obligaciones

300                 
CAPITAL

30001              
Acciones Autorizadas

30002              
Acciones no Emitidas

30003              
Prima en Acciones Comunes

30004              
Acciones en Tesorería

3100                
Reservas

310001 Reserva Legal

3200                
Resultados

320001 Del Período

320002 Acumulados

400                 
INGRESOS

4100                
Ventas

410001 Jugos Denominación A

410002 Jugos Denominación B

410003 Concentrado Clase A

410004 Concentrado Clase B

4200                
Servicios

420001 Asesorías

4300                
Otros Ingresos

430001 Intereses Sobre Inversiones

430002 Dividendos

430003 Ganancia en Venta de Activo

4400                
Descuentos y Devoluciones

44100   Descuentos

4410001          
Por Pronto Pago

44200   Devoluciones

4420001          
Producto A

4420002          
Producto B

500                 
COSTOS

5100                
Costos de la Mercancía Comprada

510001 Compras Materia Prima A

510002 Compras Materia Prima B

510003 Seguros

510004 Gastos Aduanales

510005 Transporte

510006 Estibadores y Almacenamiento

600                 
GASTOS

6100                
Gastos de Operación

610001 Gastos de Ventas

610002 Sueldos

610003 Comisiones

610004 Regalía Pascual

610005 Seguridad Social

610006 Dietas y Viajes

610007 Preaviso y Cesantía

610008 Transporte

610009 Combustibles y Lubricantes

610010 Publicidad

610011 Energía Eléctrica

610012 Reparación y Mantenimiento

610013 Depreciación Edificio

610014 Depreciación Equipo de Oficina

610015 Depreciación Equipo de Transporte

6200                
Gastos Generales y Administrativos

620001 Sueldos

620002 Horas Extras

620003 Regalía Pascual

620004 Honorarios

620005 Seguridad Social

620006 Dietas y Viajes

620007 Transporte

620008 Materiales y Útiles de
Oficina

620009 Combustibles y Lubricantes

620010 Energía Eléctrica

620011 Agua y Basura

620012 Comunicaciones

620013 Depreciación Mobiliario

620014 Depreciación Edificio

620015 Depreciación Maquinaria

6300                
Gastos Financieros

630001 Intereses sobre préstamos

630002 Comisiones Bancarias

630003 Servicio Bancario
Electrónico

630004 Carta de Crédito y
Servicios

630005 Mora y sanciones

630006 Impuestos Transacciones Bancarias

630007 Tarjetas de crédito corporativas

630008 Gastos de Cierre

630009 Caja de seguridad

630010 Confección de Cheques

 

 

 

Autor:

Richard Pichardo Paulino

Partes: 1, 2
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