Perú: La moderna Auditoría Interna, herramienta para el cambio y competitividad de las Universidades Públicas (página 2)
Esta problemática ha originado que los procesos y
procedimientos, la función
asesora y consultora y el gobierno
corporativo de las universidades públicas no estén
vinculados entre sí, es decir no generan una sinergia y por
tanto no forman un sistema integrado
que responda de una manera dinámica a las circunstancias cambiantes y
competitivas del entorno.
- Formulación del problema.
Problema Principal:
¿De que manera la moderna auditoria interna pude
contribuir con efectividad al cambio y
competitividad de la gestión corporativa de las universidades
públicas?
Problemas secundarios:
- ¿Cómo llevar a cabo la reingeniería de la auditoria interna,
de tal modo que se convierta en la herramienta fundamental
del control de
las universidades publicas y contribuya por tanto a la
competitividad de su gestión? - ¿De que manera el proceso de
la auditoria interna puede contribuir a los cambios que deben
llevarse a cabo en la gestión de las universidades
publicas, de modo que prime el aspecto corporativo y
sinérgico en estas instituciones tutelares de la
educación de nuestro país?
General
Establecer el proceso integral de la moderna auditoria
interna para que contribuya en forma efectiva al cambio y
competitividad de la gestión corporativa de las
universidades públicas.
Específicos
- Establecer los lineamientos para llevar a cabo la
reingeniería de la auditoria interna, de tal modo que
se convierta en la herramienta que necesitan los responsables
de la gestión de las universidades para trabajar
corporativamente hasta alcanzar competitividad. - Establecer la forma como la moderna auditoria interna
debe aplicar su proceso, para que contribuya con los cambios
que deben llevar a cabo las universidades en la
gestión corporativa de sus actividades.
Este trabajo es
necesario hacerlo, porque servirá de guía a los
responsables del control y gestión de las
universidades públicas, para que apliquen
correctamente el proceso, procedimientos, técnicas y prácticas de
auditoria interna.La aplicación correcta de la auditoria interna en
las universidades públicas beneficiará a toda
la comunidad
universitaria: autoridades, funcionarios, docentes,
trabajadores, estudiantes, egresados, etc.El beneficio llegará por la aplicación de la
auditoria interna como herramienta que facilitará el
cambio de los procesos y procedimientos obsoletos y
encaminará a las universidades a la
autoevaluación y acreditación, todo lo cual es
tener un lugar en el marco de la competitividad
institucional.- Porque es necesario hacerlo y a quien y como
beneficiaraLa visión de la moderna auditoría interna es la sinergia con la
gestión, a través de la evaluación de las transacciones,
asesoría y consultoría especializada. No
más trabajo paralelo o apartado de la gestión.
El paradigma
es el trabajo
conjunto, pero haciendo valer la independencia de cada actividad. Para que la
auditoría interna, cumpla con estos
nuevos retos, debe estar no sólo en la estructura
si no especialmente en la infraestructura de las
universidades públicas, es decir formando parte de la
esencia de las mismas.El moderno marco de la auditoria interna, de seguro va a
ser muy beneficioso para la mejora de la práctica del
control
interno y del efecto positivo que tendrá sobre las
funciones de
auditoria interna y especialmente en la optimización
de la gestión de las universidades
públicas.Para los cambios y la competitividad de las universidades
públicas, es fundamental la práctica del
moderno marco de la auditoría interna y además
que se disponga de un sistema de control interno que
contribuya al logro de las metas, objetivos,
misión y
visión institucional.Ante la amplitud de los antiguos conceptos empleados y la
superación de las viejas definiciones restrictivas y
mecanicistas de la auditoria interna, el moderno marco con
los paradigmas
del control interno se convertirán en una herramienta
eficaz para satisfacer las necesidades de un óptimo
gobierno corporativo de las universidades nacionales.Además de la trascendencia que tendrá en la
gestión de las universidades públicas, el
moderno marco de la auditoría interna, también
permitirá que los auditores enfrenten el nuevo
desafío que representa realizar la asesoría y
consultoría técnica, oportuna y confiable y
seguir manteniendo la independencia y objetividad en la
evaluación de todas las transacciones institucionales;
lo que permitirá plasmar su ética
profesional en toda su extensión.La importancia de esta investigación radica en la oportunidad
que tenemos los profesionales de formular trabajos en base a
los conocimientos y experiencias para que sean aplicadas por
las universidades.Por otro lado, hoy por hoy, que se habla de competitividad
y globalización las universidades
públicas no pueden permanecer inertes antes los
cambios, especialmente si estos cambios van a beneficiar su
gestión, teniendo en cuenta que las universidades
privadas vienen poniendo todos sus esfuerzos y recursos
para captar no sólo el interés de sus alumnos, si no de toda
la comunidad.La estrategia
de hoy es el cambio y la competitividad, pero para llegar a
ello debe pasarse por el filtro de las normas y los
procesos, todo lo cual no sería posible sin el aporte
de los profesionales. - Viabilidad del problema.
- Delimitación del proyecto
(1) Delimitacion espacial
Esta investigación comprende el diagnóstico y pronostico de la
auditoría interna de las universidades públicas de
nuestro país
(2) Delimitación temporal
Esta es una investigación de actualidad y
prospectiva
(3) Delimitación social
En el proceso de investigación se solicitará
autorizaciones de las autoridades de las universidades
públicas y se realizará coordinaciones con personal docente,
administrativo y alumnos. El trabajo pretende hacer participar a
toda la comunidad universitaria con el objeto de obtener información para el desarrollo del
trabajo de investigación
Tesis: "El Proceso
administrativo de control interno en la gestión
municipal", elaborado por Gilberto E. León flores y
José María Zevallos Cardich para optar el Grado
de Maestro en Administración. En este trabajo se
describe las etapas del control interno y la forma como
incide en la gestión de las municipalidades de nuestro
país, por el enfoque que tiene será de utilidad para
el presente trabajo.Tesis: "Control de
calidad en el desarrollo industrial", elaborado por
Lorgio Heraclio Trinidad Rivera y Milciades Roberto Esparza
Silva para potar el Grado de Maestro en Ingeniería industrial. En esta tesis los
autores estudian todas los criterios que deben cumplirse para
producir bienes de
calidad.
Estos criterios podrían adecuarse a las empresas de
servicio
de transporte
urbano, para prestar los servicios
de calidad que exige la comunidad.Tesis: "La auditoria de gestión en la empresa
moderna", elaborado por Juan Héctor Bendezú
Iriarte para optar el grado de Maestro en Administración. El autor en esta tesis
desarrolla el proceso de la auditoría de
gestión, tratando en primer lugar la evaluación
del sistema de control interno, lo que será de suma
utilidad para este trabajo de investigaciónTesis: "Control eficaz de la gestión de una empresa
cooperativa de servicios múltiples",
elaborado por Domingo Hernández Celis, para optar el
Grado de Maestro en Auditoria Contable y financiera. En este
trabajo el autor describe la forma como implementar un
sistema de control interno eficaz, el mismo que es un
verdadero facilitador de la gestión óptima de
las empresas cooperativas. Este trabajo pude ser aplicado a
las empresas de transporte, con el fin de implementar un
sistema de control eficaz para el buen gobierno
corporativo.Tesis: "Control de las Organizaciones No Gubernamentales de
Desarrollo para la eficacia de
la Cooperación Técnica Internacional",
elaborado por Domingo Hernández Celis, para optar el
Grado de Doctor en Contabilidad. En este trabajo el autor trata
del estudio del control aplicado en las Organizaciones No
Gubernamentales de Desarrollo. Este trabajo será
tomado como referencia porque se busca la efectividad.- Antecedentes bibliográficos
- Bases teóricas
Universidades públicas:
Según el Estatuto., las universidades públicas,
son entidades integradas por profesores, estudiantes y graduados.
Se dedican al estudio, la
investigación, la educación y la
difusión del saber y la cultura y a su
extensión y proyección sociales. Tienen
autonomía académica, normativa,
administración y económica dentro de la Ley La Ley
universitaria, establece sus fines, régimen
académico y administrativo, los estudios y grados que
otorga, su gobierno y otros aspectos relacionados con su
actividad. Las universidades organizan su régimen de
gestión o gobierno de acuerdo con la Ley Universitaria,
Estatuto, Reglamento Interno y otras normas relacionadas. La
gestión o gobierno se ejerce por la Asamblea
Universitaria, el Consejo Universitario, el Rector, el Concejo de
Facultad y los Decanos. Para cada componente la Ley establece su
composición y sus atribuciones. Cada universidad
organiza y establece su régimen académico por
Facultades de acuerdo con sus características y
necesidades. Las universidades cuentan con servicios y oficinas
académicas, administrativas y de asesoramiento, cuya
organización determinan sus Estatutos
garantizando su racionalización y eficiencia.
Están a cargo de funcionarios nombrados por el Consejo
Universitario o propuesta por el Rector. La comunidad nacional
sostiene económicamente a las Universidades, las que
corresponden a ese esfuerzo con la calidad de sus servicios. Los
recursos económicos de las universidades provienen de
asignaciones del Tesoro Público, ingresos por
concepto de
leyes
especiales y los ingresos propios.
Según Tuesta (2000), las universidades públicas
están sujetas al Sistema Nacional de Control. La Asamblea
Nacional de Rectores puede ordenar la práctica de auditorías destinadas a velar por el recto
uso de los recursos de las universidades. Dentro de los seis
meses de concluido un período presupuestal, las
universidades públicas rinden cuenta del ejercicio a la
Contraloría General de la
República, informan al Congreso y publican
gratuitamente en el Diario oficial el balance respectivo. La
Oficina
General de Auditoría Interna, está a cargo de la
evaluación del Sistema de Control Interno de las
universidades públicas. Esta dependencia
administrativamente depende de la Asamblea Universitaria, pero
funcionalmente depende de la Contraloría General de la
República.
Las universidades públicas, deben ser capaces de llevar
a cabo su autoevaluación, actividad en la cual debe
colaborar la auditoria interna. La autoevaluación, es el
proceso voluntario, permanente de auto análisis de la situación, procesos y
resultados de una institución, con activa
participación de la comunidad universitaria, que permite
conocerse plenamente a partir de la identificación de las
debilidades, fortalezas, amenazas, y oportunidades con el
propósito de generar propuesta de cambio para mejorar la
calidad de la educación, permitir la formulación de
un plan de
desarrollo, en el marco de un proceso de Acreditación. Su
producto
físico es un Informe de
Autoevaluación. Los pasos del proceso de
Autoevaluación, son los siguientes:
1. Decisión política de la
institución
a. Resoluciones
b. Asignación presupuestal
2. Crear la Oficina de Autoevaluación y
Acreditación
3. Elaborar el Proyecto de un
Plan Operativo de Autoevaluación
4. Definición Sensibilización Institucional
5. Aprobación, Implementación y Ejecución
del Plan Operativo
6. Elaboración del Plan de Mejoramiento
Institucional.
Otro aspecto muy importante a lograr por las universidades
públicas es la acreditación, la misma que es el
procedimiento
mediante el cual un organismo autorizado reconoce formalmente que
una organización es competente para la realización
de una determinada actividad de evaluación de la
conformidad. Los organismos de evaluación de la
conformidad son los encargados de evaluar y realizar una
declaración objetiva de que los servicios y productos
cumplen unos requisitos específicos ya sea del sector
público ó privado. En el caso de las
universidades públicas los organismos de
acreditación estarán supeditados al Ministerio de
Educación y a la Asamblea Nacional de Rectores. La
Acreditación es un proceso voluntario formal por medio del
cual un cuerpo reconocido generalmente una organización
(gubernamental ó no gubernamental) valora y reconoce que
una organización cumple con los estándares
publicados, aplicables y preestablecidos.
Moderna auditoria interna:
De acuerdo Elorreaga (2002), la Auditoría Interna nace
en la década de los años 20 cuando los gerentes de
las primeras grandes corporaciones reconocieron que no eran
suficientes las auditorías anuales de los Estados
Financieros realizados por auditores externos, sino que
surgía la necesidad de una participación de los
empleados para asegurar registros
financieros precisos y oportunos, y así evitar el fraude. La
Auditoría Interna clásica se ha venido ocupando
fundamentalmente del conjunto de medidas, políticas
y procedimientos establecidos en las empresas para proteger el
activo, minimizar las posibilidades de fraude, incrementar la
eficiencia operativa y optimizar la calidad de la
información económico – financiera. Se ha centrado
en el terreno administrativo, contable y financiero. En pocos
años se ha pasado del enfoque tradicional de
auditoría económico – financiera a otro enfoque,
que persigue proporcionar determinada información a la
dirección para que pueda evaluar si sus
objetivos y metas se están cumpliendo conforme a los
esperado o si son efectivos los controles establecidos para
incrementar la eficacia de la empresa partiendo
de la evaluación sistemática del proceso de Control
Interno de la entidad.
Como afirma Elorreaga (2002), presidente del Instituto de
Auditoría Interna de España,
"En términos modernos la Auditoría Interna se
concibe como una actividad independiente y objetiva de
aseguramiento y consulta, concebida para añadir valor y
mejorar las operaciones de
una organización. Ayuda a la
organización a cumplir sus objetivos aportando un
enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar
la efectividad de los procesos de gestión de
riesgos, control y dirección."
En la actualidad la Auditoría Interna constituye un
amplio examen de la empresa o institución referido a sus
planes y objetivos, métodos y
controles, significación operacional y utilización
de los recursos
humanos y físicos.
Cashin, Neuwert y Levy (1998), indican que la Auditoría
Interna es el control que se desarrolla como instrumento de la
propia administración y consiste en una valoración
independiente de sus actividades, que comprende el examen de los
sistemas de
Control Interno, de las operaciones contables y financieras y
de la aplicación de las disposiciones administrativas y
legales que correspondan con la finalidad de mejorar el control y
grado de economía, eficiencia y eficacia en la
utilización de los recursos, prevenir el uso indebido de
estos y coadyuvar al fortalecimiento de la disciplina en
general. La denominación de una serie de procesos y
técnicas, a través de las cuales se da una seguridad de
primera mano a la dirección respecto a los empleados de su
propia organización, a partir de la observación en el trabajo respecto a: si
los controles establecidos son mantenidos adecuada y
efectivamente, si los registros e informes (…)
reflejan las operaciones actuales y los resultados adecuada y
rápidamente en cada división, departamento u otra
unidad y si estos se están llevando fuera de los planes,
políticas o procedimientos de los cuales la
auditoría es responsable."
Contreras (1995) define la Auditoría Interna como:
(…) "Los ojos de la dirección de la empresa, proyectados
sobre todas sus dependencias y organizaciones, para captar e
informar permanentemente a la misma, de su situación y de
los posibles problemas que
puedan existir."
"Una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y
consulta, concebida para añadir valor y mejorar las
operaciones de una organización. Ayuda a la
organización a cumplir sus objetivos aportando un enfoque
sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la
efectividad de los procesos de gestión de riesgos,
control y dirección.". Las nuevas exigencias para
fortalecer los procesos, operaciones y actividades dentro de las
empresas, han llevado a cabo un cambio significativo en la
Auditoría Interna y en su papel dentro de la
organización.
Según, Elorreaga (2002), "La Auditoría Interna
debe funcionar como una actividad concebida para agregar valor y
mejorar las operaciones de una organización, así
como contribuir al cumplimiento de sus objetivos y metas,
aportando un enfoque sistemático y disciplinado para
evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión
de riesgos, control y dirección."
Para Cashin, Neuwert y Levy (1998), "El objetivo de la
Auditoría Interna es el asistir a los miembros de la
organización en el efectivo descargo de sus
responsabilidades. Hasta este punto, la Auditoría Interna
les proporciona análisis, valoraciones, recomendaciones,
consejo e información de las actividades revisadas.". "Los
objetivos de una Auditoría Interna deberían ser:
mantener un eficaz Control Interno, conseguir un buen
funcionamiento de la organización, de sus sistemas
operativos y de la adecuada utilización de sus
recursos, asegurar el cumplimiento de las políticas,
normas e instrucciones de la dirección, mejorar
constantemente la gestión de la empresa, mantener a la
dirección informada de cuantas excepciones se detecten,
proponiendo las acciones
correspondientes para subsanarlas, asegurar el cumplimiento por
los distintos órganos y centros de la empresa de sus
recomendaciones y sugerencias, promover los cambios que sean
necesarios, mentalizando a sus empleados para la
adaptación de los nuevos sistemas,
supresión de fraudes e irregularidades y salvaguardar los
activos de la
compañía.". Lo importante es que la
Auditoría Interna debería actuar como una linterna
para proteger y guiar a los directivos a través de la
evaluación de controles y actividades y la
recomendación de mejoras". Considera además que: el
nuevo objetivo de la Auditoría Interna debe ser construir
relaciones sólidas, con un enfoque de atención a las causas, efectos y soluciones, un
enfoque de auditorías constructivas, de ayuda al gerente a
corregir problemas costosos que atentan contra el cumplimiento de
los objetivos.
Para Hernández (1998): "Es menester conformar una nueva
visión de la empresa desde un enfoque sistémico, de
tal manera de ubicar a la auditoría como un componente de
dicho sistema, encargado de proteger el buen funcionamiento del
sistema de Control Interno (…), sino además, de
salvaguardar el buen funcionamiento de la empresa a los efectos
de su supervivencia y logro de las metas propuestas."
Según el MAGU (1998) el objetivo fundamental de la
Auditoría Interna es: "Examinar y evaluar
sistemáticamente la adecuada y eficaz aplicación de
los sistemas de Control Interno, de las operaciones contables y
financieras y de las disposiciones administrativas y legales que
correspondan y velar por la preservación de los bienes
asignados a las entidades estatales…". La práctica de la
Auditoría Interna es una profesión respaldada por
distintos organismos en el ámbito internacional. Entre los
más reconocidos por la profesión se encuentran: el
Instituto Internacional de Auditores Internos, y el Instituto de
Auditores Internos de España. Uno de los aspectos que ha
levantado más voces en estas
instituciones ha sido lo relacionado con las normas y pautas que
se deben seguir en este tipo de auditoría ya que estas
normas son los criterios por los que se evalúa y juzga la
eficacia de un departamento de Auditoría Interna y tratan
de indicar como ha de ejercerse en la práctica la
Auditoría Interna en cualquier tipo de
organización. Las normas internacionales para el ejercicio
profesional de la Auditoría Interna, del Instituto
Internacional de Auditores Internos, emitidas en diciembre del
2003, estable las nuevas normas de Auditoría Interna:
- Independencia y objetividad.
- Capacidad profesional.
- Debido cuidado profesional.
- Aseguramiento de la calidad.
- Normas sobre Atributos: trata sobre los atributos que
deben tener los auditores internos para que realicen sus
funciones e informen de manera adecuada y eficaz a la
autoridad
facultada dentro de las organizaciones a las que
pertenecen.- Planeamiento.
- Supervisión y revisión.
- Leyes y demás disposiciones
legales. - Calidad de la evidencia.
- Gestión de riesgos.
- Control Interno.
- Apoyo a la dirección
estratégica.
- Normas sobre Desempeño: estas describen la naturaleza
de las actividades de Auditoría Interna y proveen
criterios de calidad contra los cuales puede medirse la
práctica de estos servicios.- Forma y contenido.
- Oportunidad y presentación.
- Comunicación de resultados.
Según el IAI-PERU
(2001), Los auditores internos en el ejercicio de su
profesión tienen establecidas las funciones que deben
desarrollar, estas pueden variar en dependencia de los
intereses y normas que se establezcan para desarrollar la
actividad. Los auditores internos deben conocer que en su
desempeño tienen la obligación de regirse por
el código de ética
profesional que al efecto de la profesión se dicte por
la sociedad.
La experiencia ha demostrando que la adherencia a las normas
más elevadas que se puedan establecer no es suficiente
por sí misma. El público debe asociar la
imagen del
auditor con la de una "moral
más alta de lo normal," por esa razón el
auditor nunca debe permitir que sus intereses personales
entren en conflicto
con los de sus clientes,
por otro lado, el auditor no debe realizar actos inmorales o
ilegales que puedan dañar el prestigio de la
profesión. La ética general, comprende las
normas mediante las cuales un individuo
decide su conducta.
Por lo general se consideran exigencias impuestas por la
sociedad, los deberes morales y los efectos de las propias
acciones. La ética del auditor es un caso especial de
la ética general, como profesional la persona
recibe pautas de conducta específicas, la ética
del auditor se basa en los principios
fundamentales generalmente aceptados y que son los
siguientes:- Integridad.
- Objetividad.
- Competencia profesional.
- Confidencialidad.
- Profesionalidad.
- Independencia.
- Observancia de disposiciones
normativas. - Formación profesional.
El conocimiento y cumplimiento del código
de ética por el auditor interno es fundamental y
representa mucho más que una declaración de
responsabilidad, constituye una herramienta de
trabajo. A través de su cumplimiento el auditor
declara al público que su profesión esta
interesada en proteger sus intereses y beneficiar a la
sociedad ya que en esta profesión se necesita la
confianza no sólo en la habilidad técnica del
auditor sino también en su integridad. El trabajo del
auditor interno no tendrá ningún valor si los
miembros de la organización a la que pertenece, no
tienen fe en sus informes y no dudan en
aceptarlos.Interpretando a la CGR (1998), el proceso de la
auditoría interna incluye, el estudio y
análisis de los siguientes aspectos:- Asesoría y consultoría en asuntos
de control dirigida a las autoridades y funcionarios de las
universidades públicas. - La planeación de actividades de la
auditoria interna en las universidades
públicas - La ejecución de las acciones de
control - La formulación del Informe del
auditor. - Seguimiento, monitoreo y supervisión puntual y/o permanente de
las actividades institucionales
La fase de planeamiento
se inicia con la programación de la entidad a ser
examinada, en nuestro caso, una universidad nacional y,
dentro de ella, el área o asunto específico
objeto de examen. El planeamiento provee una estrategia
tentativa para orientar los esfuerzos de
auditoría.La fase de planeamiento comprende las siguientes
actividades: Comprensión del Area respectiva, Examen
preliminar, Definición de criterios de
auditoría, Elaboración del memorando de
programación; y, Elaboración del plan de examen
especial.La comprensión del área a examinar
constituye la tarea inicial del Equipo de Auditoría
designado para llevar a cabo la auditoría e implica la
obtención de información básica para
adquirir un apropiado entendimiento de los aspectos a ser
auditados. Esta información puede obtenerse del
Archivo
Permanente de la Universidad, Informes de Auditoría
Interna y/o Externa y, en el caso de una denuncia escrita,
las personas que la plantearon. Podría ser necesario
dentro de la fase de planeamiento, de acuerdo con las
circunstancias y la complejidad de los asuntos a examinar,
incluir una etapa de investigación preliminar y
obtención de información en la propia entidad
para completar la preparación del plan de examen
especial. La tarea de comprensión incluye la
obtención de información sobre: La naturaleza y
base legal de la entidad, Estructura orgánica y
líneas de autoridad y responsabilidad, Influencias
externas e internas. En caso que el Archivo permanente de la
universidad no contenga información suficiente en
torno a
los puntos antes mencionados, especialmente, en lo
concerniente a la organización y funciones y criterios
de auditoría a ser utilizados, puede ser apropiado
llevar a cabo dentro de la fase de planeamiento la etapa de
investigación preliminar, orientada a la
obtención de información básica
directamente de la entidad y el Área a examinar. Los
criterios a utilizarse en el examen tienen relación,
generalmente, con la normativa legal y disposiciones de
carácter reglamentario. La
identificación de dicho marco debe llevarse a cabo,
con el fin de definir las implicancias legales que se derivan
de las situaciones o actos que serán materia de
examen, debiéndose solicitar el apoyo del área
legal correspondiente. Por esta razón, deben
identificarse los funcionarios y empleados que tuvieron que
ver, en una u otra forma, con el asunto o actividad sujeta a
examen, esto es indispensable para estar en condiciones
establecer las responsabilidad a que hubiere lugar, de ser el
caso. Como resultado de las tareas de planeamiento se elabora
el memorando de programación que es el documento de
soporte de las principales decisiones adoptadas, con respecto
a los objetivos, alcance y metodología a utilizar en la
ejecución del examen especial. La fase de planeamiento
concluye con la formulación del plan del
examen.El plan de examen especial tiene la siguiente
estructura:(a) Origen del examen;
(b) Antecedentes y alcance del examen;
(c) Criterios de auditoría a
utilizar;(d) Programa de
procedimientos a ejecutar en el examen;(e) Recursos de personal y especialistas en caso
necesario;(f) Información administrativa;
(g) Presupuesto de tiempo;
(h) Informes a emitir y fecha de entrega;
(i) Formato tentativo del Informe.
Según Elorreaga (2002) y CGR (1998), La fase
de ejecución de la auditoria, se inicia con el
desarrollo de los programas de
auditoría. El propósito de esta fase, es
obtener la evidencia suficiente, competente y pertinente, en
relación a los asuntos o hechos evaluados en la
respectiva Área o en toda la universidad nacional.
Técnicamente, esta fase se lleva a cabo de conformidad
con los lineamientos expuestos en la NAGU-2.30 "Programa de
Auditoría". Algunas veces, la naturaleza de la
auditoría a ejecutar puede ser de índole
repetitiva. En este caso, se puede adaptar un programa
modelo o
pre establecido, con los ajustes indispensables por las
particularidades de cada universidad nacional. Durante el
desarrollo de una auditoría en una universidad
nacional, puede decidirse llevar a cabo un examen especial de
un asunto específico, relacionado con una Área.
En tal caso, es conveniente llevar a cabo las coordinaciones
pertinentes, de modo de integrar los procedimientos de
auditoría, y de ser posible, que las evaluaciones
concernientes al examen especial sean llevadas a cabo por el
mismo equipo a cargo de la auditoría. De esta manera
se minimiza los inconvenientes a la universidad nacional,
tales como duplicidad en las solicitudes de
información y ejecución de pruebas de
auditoría, así como la sensación de
imprevisión y/o falta de coordinación interna. El equipo
encargado debe tener presente que los programas de
auditoría en determinadas circunstancias, pueden ser
modificados durante la fase de ejecución del examen,
por situaciones tales como que un control en el cual nos
apoyamos para reducir el alcance de nuestras pruebas,
resultó apropiado sólo durante una parte del
período o, un posible hallazgo de auditoría que
no resulta de significación frente a otros, detectados
durante la búsqueda de evidencias. Los programas de auditoría
involucran: Establecer objetivos de auditoría y los
criterios consiguientes, de ser necesario; especificar la
evidencia a ser obtenida; Definir los procedimientos para
obtener y probar la evidencia; ajustar los requerimientos de
personal y otros recursos para el examen. Basado en los
resultados obtenidos en la prueba preliminar, el auditor
llevará a cabo los procedimientos de detalle
especificados en el programa de procedimientos. El alcance de
tales procedimientos debe estar basado en los resultados del
planeamiento y las decisiones en torno a la suficiencia,
competencia y pertinencia de la evidencia
requerida para sustentar el Informe. Entre los procedimientos
de auditoría más utilizados figuran:
Declaraciones de funcionarios, confirmaciones, inspecciones
físicas y revisión documentaria. Las
declaraciones obtenidas de los funcionarios y empleados de
las universidades nacionales, en el curso de investigaciones o entrevistas, debe ser siempre por escrito y
firmadas por el autor de las mismas. Las declaraciones deben
siempre corroborar los resultados de otros procedimientos
aplicados por los auditores en relación al asunto
evaluado. Cuando se considere apropiado revelar indicios y/o
actos relacionados con ilegales o irregulares debe
solicitarse la asesoría legal pertinente, de modo de
evitar situaciones que se deriven de la falta de respaldo de
las observaciones. Las confirmaciones son procedimientos
destinados a corroborar la información obtenida de la
universidad nacional, a través de aquella obtenida de
la contraparte externa de la transacción ocurrida. Al
requerir la confirmación, el auditor debe adoptar las
precauciones necesarias para asegurarse que la respuesta sea
remitida directamente a su persona. En caso de no recibir
respuesta a la solicitud de confirmación,
deberá remitirse un segundo requerimiento y, de no
obtenerse respuesta, debe aplicar procedimientos alternativos
para asegurarse de la validez de la información
proporcionada por la universidad. Si los procedimientos
alternativos no informan la información en
evaluación, el auditor debe considerar al mismo como
punto especial de atención y ahondar su
investigación hasta quedar satisfecho del mismo y
definir su inclusión en el informe. La
inspección física es
empleada por el auditor para cerciorarse mediante percepción sensorial y/o pruebas
especiales, de la existencia de un activo o bien en poder de
una universidad nacional. El inventario de
bienes en almacén y/o activos
fijos, constituye la aplicación práctica de
esta técnica de auditoría que se aplica como
parte de los exámenes especiales. Debe tenerse en
cuenta que la percepción sensorial está
referida a los cinco sentidos que está dotado el ser
humano. Por ejemplo, la determinación de la existencia
de ciertos bienes, requerirán una combinación
de percepción visual (tamaño, color,
modelo, etc.), olfativa (olor), gustativa (sabor),
táctil (textura) más las pruebas de laboratorio, si fuera el caso, que se estime
necesario. La revisión documentaria es, probablemente,
el procedimiento más utilizado en una auditoría
interna, aplicado a una universidad nacional. Partiendo de la
premisa que cada paso, fase o etapa de una transacción
debe dejar siempre una huella documental- bien sea por la
emisión de un documento o por anotaciones en el mismo
(V° B°, afectaciones de cuentas,
pases a otros departamentos, informes, etc. ), es posible
reconstruir una transacción en base a la documentación disponible y llegar a
conclusiones sobre faltantes documentarios, de
autorizaciones, procedimientos omitidos y/o falta de
oportunidad de los mismos, transgresiones a la normatividad
vigentes y otros. La revisión documentaria constituye
un complemento excelente de la inspección
física, pues esta última aporta evidencia en
torno a la existencia física de los bienes, lo cual no
puede ser proporcionado a través del primer
procedimiento. Los procedimientos indicados y otros que
considere necesario llevar a cabo el auditor, deben
permitirle establecer conclusiones en relación a los
objetivos del examen. Para este propósito, obtenida la
evidencia, debe evaluarse la misma para definir su
competencia, pertinencia y suficiencia. A continuación
el auditor debe evaluar la evidencia contra el criterio
acordado para cada objetivo, teniendo en
consideración: la necesidad de confirmar o modificar
las premisas establecidas durante la fase de planeamiento; el
desarrollo de conclusiones relativas a los objetivos de
auditoría; y, el sustento apropiado del trabajo
llevado a cabo y de las observaciones y conclusiones
formuladas. Como producto de la ejecución de la
auditoría interna, el auditor puede determinar
hallazgos de auditoría. Los hallazgos se concretan
como resultado de la comparación entre un criterio de
auditoría y la situación actual encontrada
durante el examen especial. Constituye hallazgo, toda
información que a juicio del auditor, le permite
identificar hechos o circunstancias importantes que inciden
en la gestión de los recursos materiales
bajo examen y, que por su naturaleza merecen ser comunicados
en el informe. Los hallazgos de auditoría están
relacionados con asuntos significativos e incluyen
información (evidencia) suficiente, competente y
pertinente, que emerge de la evaluación practicada.
Generalmente los hallazgos corresponden a cualquier
situación deficiente que se determina como
consecuencia de la aplicación de procedimientos de
auditoría. Sus elementos son: condición,
criterio, causa y efecto. Los resultados de las evaluaciones
efectuadas y las conclusiones deben ser documentados
apropiadamente, confirmando que:a) Los procedimientos programados han sido llevados
a cabo satisfactoriamente;b) Los cambios a la programación inicial
están plenamente identificados y
autorizados;c) Están plenamente identificadas las causas
y los efectos de las condiciones observadas.Tratándose de hallazgos negativos, el auditor
debe desarrollar recomendaciones, señalando la
necesidad de efectuar mejoras, teniendo en cuenta su
análisis de las causas y efectos en las condiciones
identificadas. A este respecto, debe tener en cuenta: la
factibilidad
y costo de
adoptar la recomendación (relación
costo-beneficio); cursos alternativos de acción; y, efectos positivos y
negativos que podrían resultar de la
implementación de la recomendación.Sin perjuicio de las coordinaciones llevadas a cabo
con los funcionarios y empleados de las universidades
nacionales, tendentes a dilucidar las condiciones negativas
determinadas, antes de concluir esta fase el auditor debe dar
cumplimiento a la NAGU 3.60 "Comunicación de Hallazgos". La
comunicación de los hallazgos es por escrito,
guardando las formalidades necesarias para otorgar el derecho
de ejercer su legítima defensa a los funcionarios y
empleados comprendidos en las observaciones, incluyendo aun a
aquellos que ya no laboran en la universidad, en caso de no
ser posible su ubicación, deberá emplearse el
Diario Oficial El Peruano u otro de mayor circulación
en la ciudad donde esté la universidad nacional. Para
comunicar los hallazgos debe evaluarse apropiadamente su
materialidad y señalarse un plazo perentorio a los
funcionarios o empleados del Área de Abastecimientos
de la universidad involucrados en las observaciones para la
recepción de descargos documentados, de conformidad
con las normas establecidas para tal efecto. Los descargos
presentados son debidamente evaluados, poniéndose
énfasis en los juicios formulados y en la
documentación alcanzada no vista durante el examen. La
no presentación de descargos debe revelarse en la
parte pertinente del informe. La NAGU 4.40 "Observaciones",
estipula que si durante el examen el auditor determina la
existencia de indicios razonables de comisión de
delito,
debe proceder a deslindar el tipo de responsabilidad que
corresponda a los presuntos implicados, contando para ello
con la opinión de la asesoría legal. La Ley del
Sistema Nacional de Control, precisa que existen tres tipos
de responsabilidades: administrativa, civil y
penal.Analizando a tuesta (2000), el Informe es el
producto final del trabajo del auditor y en el se presentan
sus observaciones, conclusiones y recomendaciones, expresadas
en juicios fundamentados como consecuencia del
análisis de las evidencias obtenidas durante la fase
de ejecución. En esta fase el auditor comunica a los
funcionarios de la universidad nacional objeto de la
auditoría, los resultados obtenidos presentados como
deficiencias significativas y las recomendaciones para
promover mejoras en la ejecución de las operaciones, a
fin que la Jefatura del Area, el Director General de
Administración y Vicerrector Administrativo y el
Rector adopte medidas correctivas y eviten su ocurrencia en
el futuro. Las características y la estructura del
informe básicamente, se encuentra establecida por la
NAGU 4.40 "Contenido del Informe" y por la Sección
650, parte III del Manual de
Auditoría Gubernamental. Por tanto, el contenido de un
informe de examen especial es el siguiente:Contenido del informe
Síntesis gerencial
Introducción
Conclusiones
Observaciones y recomendaciones
Anexos
La síntesis gerencial tiene como objetivo
hacer que el informe de mayor utilidad para las autoridades
de la universidad nacional. En su contenido la
síntesis presenta en forma exacta, clara y justa los
aspectos más importantes del informe, a fin de evitar
errores de interpretación.La introducción del informe proporciona a
las autoridades de la universidad, datos
importantes relativos a la universidad, los que brindan una
base apropiada para comprender con mejor claridad el mensaje
que comunica dicho documento. En su contenido se incluyen:
Motivo del examen, objetivos y alcance, Antecedentes y base
legal de la universidad y Comunicación de hallazgos de
auditoría.La conclusión es el juicio del auditor basado
en la observación formulada como resultado del examen
practicado. En caso necesario, la conclusión debe
precisar la naturaleza de la responsabilidad incurrida por
los funcionarios o servidores de
la universidad en el ejercicio de sus funciones. Cuando la
responsabilidad identificada sea de carácter penal, el
auditor revela los hechos detectados en términos de
presunción de indicios razonables de comisión
de delito; debiendo obtener el asesoramiento legal que
corresponda.Las observaciones están constituidas por las
deficiencias o incumplimiento a la normativa legal y otras
normas reglamentarias identificadas durante el examen que, en
determinados casos requerirán la adopción de correctivos por parte de
los funcionarios de la entidad y, en otros, generarán
responsabilidades específicas que se derivan de las
evidencias obtenidas durante la fase de
ejecuciónEl informe refleja solamente los comentarios sobre
observaciones significativas, los asuntos de menor
importancia son comunicados por el auditor mediante un
memorando para que la universidad adopte las medidas que
considere pertinente.El informe de examen especial incluye los
comentarios y aclaraciones por escrito presentados por los
funcionarios comprendidos en las observaciones. Esta
información debe ser evaluada por el auditor e
incluida en forma breve en el informe, sin dejar de reflejar
el sentido de los comentarios o aclaraciones. También
incluye la opinión del auditor que resulte de la
evaluación de tales argumentos.Las recomendaciones se refieren a las acciones
correctivas sugeridas por el auditor con el fin de corregir
la deficiencia identificada. Se dirigen a los funcionarios de
la universidad nacional que tienen competencia para disponer
la adopción de correctivos y encaminadas a superar la
causa del problema detectado. La elevación y
remisión del informe se sujeta a lo dispuesto en la
Sección 685, Parte III del Manual de Auditoría
Gubernamental, aprobado por la Contraloría General de
la República.Gestión corporativa de las
universidades públicas:Interpretando a Terry (1995), gestión
corporativa es el sistema por el cual las entidades son
dirigidas y controladas. La estructura de la gestión
corporativa especifica la distribución de los derechos y
responsabilidades entre los diferentes participantes. La
gestión corporativa también prevé la
estructura a través de la cual se establecen los
objetivos de la entidad, los medios
para alcanzar estos objetivos, así como la forma de
hacer un seguimiento a su desempeño. Las normas de la
gestión corporativa surgen como respuesta a los
escándalos financieros que en última
década conmovieron los mercados
de capitales internacionales (caso de las empresas Enron,
Wordcom, Parmalat, etc.). En el caso de los gobiernos
locales, la comunidad vecinal, como protagonista principal de
los servicios que prestan estas entidades, necesita de un
buen gobierno, para protegerse, hacer valer sus derechos,
así como cumplir sus obligaciones.Con la gestión corporativa, se ha demostrado
que las entidades pueden acumular mayor valor institucional,
reducen los costos de
financiamiento, prestan mejores servicios,
todo lo cual es una ventaja competitiva para las empresas de
transporte urbano. La gestión corporativa, se define
de múltiples formas, dependiendo del punto de vista,
convicciones y comprensión. Así, se puede decir
que es la fuerza que
dirige una entidad y que es responsable de su éxito o fracaso. Se puede decir que es
el desempeño para concebir y lograr los resultados
deseados por medio de los esfuerzos de un grupo que
consiste en la utilización del talento humano y los
recursos. Puede decirse que es lograr que se hagan las cosas
mediante la participación dinámica de la gente.
También que es la satisfacción de las
necesidades económicas y sociales, siendo productivo
para el ser humano, para la economía y para la
sociedad. Que es un recurso para alcanzar los
objetivos.Para los propósitos de este trabajo de
investigación, se usará la definición:
es un proceso distintivo que consiste en planear, organizar,
ejecutar, coordinar y controlar; desempeñado para
determinar y lograr los objetivos, mediante el uso de los
recursos humanos y de otros recursos. La gestión
corporativa es una abstracción diseñada a
convertir los recursos desorganizados en el logro de
objetivos útiles, efectivos y de total provecho para
los usuarios y la comunidad. Este se logra utilizando con
efectividad recursos no humanos, trabajando con personas y
motivándolas para usar su plena capacidad..La prestación de servicios educativos por las
universidades públicas, pueden ser brindados mediante
acción directa, gestión hecha vía
la
administración de la universidad, o por
acción indirecta, mediante terceros, lo importante es
que, en ambos casos, se asegure la eficiencia, eficacia y
economía del servicio; por lo que la universidad debe
mejorar y/o perfeccionar sus mecanismos de control, sin
afectar el presupuesto de la entidad. La
administración de las universidades públicas
está bajo la dirección y responsabilidad del
Rector, funcionario de confianza a tiempo completo y
dedicación exclusiva designado por la Asamblea
Universitaria. El Rector no debe improvisar, si no más
bien efectuar los planes, programas, proyectos y
actividades más convenientes para la comunidad
universitaria y la comunidad en general; está obligado
a buscar buenos resultados y, cuenta para ello con los
elementos que la ciencia
de la administración le provee tal como la
planeación, la organización, la
dirección y control
administrativo y finalmente la evaluación. En tal
sentido, se necesita definir hacia donde pretende llegar
donde los objetivos anuales deben ser formulados sobre la
base de un plan. En tal sentido, el Rector debe satisfacer
las siguientes características: i) Establecer
objetivos en forma conjunta; ii) Establecer objetivos para
cada Facultad; iii) Interrelacionar los objetivos de las
Facultades; iv) Elaboración de planes tácticos
y de planes operacionales con énfasis en la medición o el control; v) Continua
evaluación, revisión y reciclaje
de los planes; vi) Participación activa de la
comunidad universitaria; vii) apoyo de staff a las
Facultades.Para efectos de una gestión corporativa, es
necesario que el Rector, lleve a cabo un plan que comprenda
los siguientes aspectos:- Definir los principios más efectivos para
concretar una gestión corporativa
efectiva; - Definir los recursos tangibles e intangibles que
dispone para concretar la gestión
corporativa; - Definir los estándares de la
gestión corporativa, de modo que los programas,
proyectos o actividades tengan que esforzarse para llegar a
dichos estándares; - Definir las herramientas administrativas, financieras y
psicológicas para concretar el buen
gobierno; - Establecer las estrategias más efectivas para
concretar el buen gobierno que beneficie a los usuarios del
transporte y la colectividad; - Definir el proceso de organización y buen
gobierno aplicable a las empresas de transporte urbano, de
modo que pueda cumplir con las necesidades de la
colectividad
La gestión corporativa de las universidades
públicas se realiza en el marco de la
planeación, organización, dirección,
integración y control.Interpretando a Terry (1995), la gestión
corporativa está relacionada al cumplimiento de las
acciones, políticas, metas, objetivos, misión
y visión de la empresa; tal como lo establece la
gestión
empresarial moderna.Para la UNA/IDG (2002): "La gestión
corporativa, es el proceso emprendido por una o más
personas para coordinar las actividades laborales de otras
personas con la finalidad de lograr resultados de alta
calidad que una persona no podría alcanzar por
sí sola. En este marco entra en juego la
competitividad, que se define como la medida en que una
empresa, bajo condiciones de mercado
libre es capaz de producir bienes y servicios que superen la
prueba de los mercados, manteniendo o expandiendo al mismo
tiempo las rentas reales de sus empleados y socios.
También en este marco se concibe la calidad, que es la
totalidad de los rasgos y las características de un
producto o servicio que refieren a su capacidad de satisfacer
necesidades expresadas o implícitas"Adecuando la opinión de Terry (1998), la
gestión corporativa, sería el conjunto de
acciones que permiten obtener el máximo rendimiento de
las actividades que desarrolla la empresa". La gestión
corporativa, es hacer que los miembros de una empresa
trabajen juntos con mayor productividad, que disfruten de su trabajo,
que desarrollen sus destrezas y habilidades y que sean buenos
representantes de la empresa, presenta un gran reto para los
directivos de la misma.Según Koontz & O"Donnell (1990), la
planeación incluye la selección de objetivos, estrategias,
políticas, programas y procedimientos. La
planeación, es por tanto, toma de
decisiones, porque incluye la elección de una
entre varias alternativas. Continúan los autores,
indicando que la organización incluye el
establecimiento de una estructura de funciones, a
través de la determinación de las actividades
requeridas para alcanzar las metas de la entidad y de cada
una de sus partes, el agrupamiento de estas actividades, la
asignación de tales grupos de
actividades a un jefe, la delegación de autoridad para
llevarlas a cabo y la provisión de los medios para la
coordinación horizontal y vertical de las relaciones
de información y de autoridad dentro de la estructura
de la organización. Algunas veces todos estos factores
son incluidos en el término estructura
organizacional, otras veces de les denomina relaciones de
autoridad administrativa. En cualquier, caso, la totalidad de
tales actividades y las relaciones de autoridad son lo que
constituyen la función de organización. Dicen
los autores, que la integración es la provisión
de personal a los puestos proporcionados por la estructura de
la organización. Por tanto requiere de la
definición de la fuerza de trabajo que será
necesaria para alcanzar los objetivos, e incluye el
inventariar, evaluar y seleccionar a los candidatos adecuados
para tales puestos; el compensar y el entrenar o de otra
forma el desarrollar tanto a los candidatos como a las
personas que ya ocupan sus puestos en la organización
para que alcancen los objetivos y tareas de una forma eficaz.
En relación con la dirección y el liderazgo,
los autores mencionados anteriormente, dicen que aunque esta
función parece sencilla, los métodos de
dirección y liderazgo pueden ser de una extraordinaria
complejidad. Los jefes inculcan en sus subordinados una clara
apreciación de las tradiciones, objetivos y
políticas de las instituciones. Los subordinados se
familiarizan con la estructura de la organización, con
las relaciones ínter departamentales de actividades y
personalidades, y con sus deberes y autoridad. Una vez que
los subordinados han sido orientados, el superior tiene una
continua responsabilidad por aclararles sus asignaciones, por
guiarlos hacia el mejoramiento de la ejecución y
desempeño de sus tareas y por motivarlos a trabajar
con celo y confianza. Según los autores, el control,
es la evaluación y corrección de las
actividades de los subordinados para asegurarse de que lo que
se realiza se ajusta a los planes. De ese modo mide el
desempeño en relación con las metas y
proyectos, muestra donde
existen desviaciones negativas y al poner en movimiento
las acciones necesarias para corregir tales desviaciones,
contribuye a asegurar el cumplimiento de los planes. Aunque
la planeación debe preceder al control, los planes no
se logran por sí mismos. El plan guía al jefe
para que en el momento oportuno aplique los recursos que
serán necesarios para lograr metas específicas.
Entonces las actividades son medidas para determinar si se
ajustan a la acción planeada. La gestión
corporativa explica las reglas y los procedimientos para
tomar decisiones en asuntos como la prestación de
servicios educativos que beneficie efectivamente a la
colectividad; el manejo de los conflictos
de interés; la estructura patrimonial, los esquemas de
remuneración de directivos, funcionarios y
trabajadores; incentivos de
la institución, la adquisición del control, la
revelación de información, etc. La
gestión corporativa, es la forma en que se dirigen y
controlan las entidades y refleja las relaciones de poder
entre los directivos, el gerente, los funcionarios, los
trabajadores, la ciudadanía y otros grupos de
interés (stakeholders). También incluye los
estándares mínimos adoptados por las entidades
para satisfacer las necesidades de la colectividad. El
propósito es contar con una recta gerencia;
reconocer el derecho de los usuarios, definir las
responsabilidades de las autoridades; asegurar la fluidez de
la información, y reconocer las relaciones con otros
grupos de interés. Los principios de la gestión
corporativa de las universidades públicas, se inspiran
en los principios del gobierno corporativo de la
Organización Internacional Intergubernamental (OCDE)
que reúne a los países más
industrializados de economía de mercado. De acuerdo
con esta entidad el buen gobierno es el sistema por el cual
las entidades son dirigidas y controladas, su estructura
especifica la distribución de los derechos y
responsabilidades entre los diferentes participantes, tales
como las autoridades, los administradores, docentes,
trabajadores, alumnos, los usuarios y otros agentes
económicos que mantengan algún interés
en la entidad; provee la estructura a través de la
cual se establecen los objetivos de la entidad, los medios
para alcanzar estos objetivos, así como la forma de
hacer un seguimiento a su desempeño. Los principios de
la gestión corporativa para las universidades
públicas, están agrupados en seis
títulos:- Los derechos de los usuarios; para proteger y
facilitar el ejercicio del derecho de los usuarios del
servicio educativo; - Tratamiento equitativo de los servicios
educativos; para asegurar el trato equitativo de todos los
usuarios de universidades públicas; - La función de los grupos de interés
en la gestión corporativa; para reconocer sus
derechos establecidos por ley o acuerdos mutuos y estimular
la cooperación entre la entidad y los stakeholders
para crear entidades financieramente rentables y
sólidos; - Comunicación y transparencia informativa;
para que se presente la información de manera
precisa y de modo regular acerca de todas las cuestiones
materiales referentes al servicio educativo incluidos los
resultados, la situación financiera, la propiedad y la gestión de la
universidad; - La responsabilidad de las autoridades; para
estipular las directrices estratégicas de las
universidades, un control efectivo de la
administración y la responsabilidad hacia la
entidad, los usuarios y la colectividad en
general; - Otros aspectos relacionados; para cumplir
integralmente con los usuarios del servicio educativo y la
colectividad en general en el marco de la responsabilidad social de las
empresas.
Cambio y
competitividad:Interpretando a Porter (1996), las universidades
públicas, deben establecer las pautas que orienten el
accionar de sus dependencias, hacia la búsqueda de la
efectividad, eficiencia y economía en sus operaciones
en el marco de una adecuada estructura de control interno y
probidad administrativa que faciliten el cambio y
competitividad. El cambio en las universidades debe
comprender la modificación del comportamiento del personal en sus actitudes
emocionales para llevar a cabo sus funciones, la
modificación de la gestión tradicional por la
gestión corporativa y sinérgica por parte de
los responsables del gobierno de las universidades;
también comprende la modificación del entorno
de las universidades, los riesgos, actividades de control,
información, comunicación y supervisión
de las actividades educativas y administrativas de estas
entidades educativas. La competitividad es la contienda que
tienen que librar las universidades internamente y
especialmente externamente para tener la confianza de los
usuarios de los servicios que presta a la comunidad. La
competitividad tiene que darse en las actividades
administrativas y académicas de las universidades
públicas para que ganen la contienda que
tendrán con las universidades privadas. La
competitividad no es algo fortuito si no por el contrario, se
logra alcanzar luego de un proceso que pasa por la
aplicación correcta de las normas, procesos,
procedimientos, técnicas y prácticas en el
contexto de los objetivos, misión y visión
institucional; la eficiencia, eficacia y economía en
la utilización de los recursos escasos de estas
entidades también contribuye a la competitividad;
asimismo es parte de este proceso las políticas,
estrategias y tácticas de la gestión teniendo
en cuenta el interno y el entorno de estas
entidades.Reingeniería del proceso tradicional de
la auditoría interna:Interpretando a Hammer & Champy (1993), la
reingeniería aplicada a la auditoría interna de
las universidades públicas busca alcanzar el
apropiado, oportuno y efectivo ejercicio del control
gubernamental, para prevenir y verificar, mediante la
aplicación de principios, sistemas y procedimientos
técnicos, la correcta, eficiente y transparente
utilización y gestión de los recursos y bienes
de las universidades públicas, el desarrollo honesto y
probo de las funciones y actos de las autoridades,
funcionarios y servidores públicos, así como el
cumplimiento de metas y resultados obtenidos, con la
finalidad de contribuir y orientar el mejoramiento de sus
actividades y servicios en beneficio de la entidad. La
reingeniería no podría darse, si no se basa en
principios. Los principios son la base, el sustento de este
proceso. El ejercicio del control gubernamental deberá
regirse en base a los siguientes principios:- La universalidad, entendida como la potestad para
efectuar, con arreglo a su competencia y atribuciones, el
control sobre todas las actividades de las universidades,
así como de todos sus funcionarios y servidores,
cualquiera fuere su jerarquía. - El carácter integral, en virtud del cual
el ejercicio de la auditoría interna consta de un
conjunto de acciones y técnicas orientadas a
evaluar, de manera cabal y completa, los procesos y
operaciones materia de examen en la entidad y sus
beneficios económicos y/o sociales obtenidos, en
relación con el gasto generado, las metas
cualitativas y cuantitativas establecidas, su
vinculación con políticas gubernamentales,
variables exógenas no previsibles o
controlables e índices históricos de
eficiencia. - La autonomía funcional, expresada en la
potestad de la auditoría interna para organizarse y
ejercer sus funciones con independencia técnica y
libre de influencias. - El carácter permanente, que define la
naturaleza continua y perdurable de la auditoría
interna como instrumento de vigilancia de los procesos y
operaciones de las universidades. - El carácter técnico y especializado
del control realizado por la auditoría interna, como
sustento esencial de su operatividad, bajo exigencias de
calidad, consistencia y razonabilidad en su ejercicio;
considerando la necesidad de efectuar el control en
función de la naturaleza de las
universidades - La legalidad, que supone la plena
sujeción del proceso de la auditoría interna
a la normativa constitucional, legal y reglamentaria
aplicable a su actuación. - El debido proceso de la auditoría interna,
por el que se garantiza el respeto
y observancia de los derechos de las entidades y personas,
así como de las reglas y requisitos
establecidos. - La eficiencia, eficacia y economía, a
través de los cuales el proceso de la
auditoría interna logra sus objetivos con un nivel
apropiado de calidad y óptima utilización de
recursos. - La oportunidad, consistente en que las acciones
de control se lleven a cabo en el momento y circunstancias
debidas y pertinentes para cumplir su cometido. - La objetividad, en razón de la cual las
acciones de la auditoría interna se realizan sobre
la base de una debida e imparcial evaluación de
fundamentos de hecho y de derechos, evitando apreciaciones
subjetivas. - La materialidad, que implica la potestad de la
auditoría interna para concentrar su
actuación en las transacciones y operaciones de
mayor significación económica o relevancia en
la entidad examinada. - El carácter selectivo del control
realizado por la auditoría interna, entendido como
el que ejerce el sistema en las entidades, sus
órganos y actividades críticas de los mismos,
que denoten mayor riesgo de
incurrir en actos contra la probidad
administrativa. - La presunción de licitud, según la
cual, salvo prueba en contrario, se reputa que las
autoridades, funcionarios y servidores de las
universidades, han actuado con arreglo a las normas legales
y administrativas pertinentes. - El acceso a la información, referido a la
potestad de la auditoría interna de requerir,
conocer, y examinar toda la información y
documentación sobre las operaciones de la
entidad. - La reserva, por cuyo mérito se encuentra
prohibida que durante la ejecución de las
actividades de auditoría interna se revele
información que pueda causar daño a la universidad, a su personal
o al sistema de control. - La continuidad de las actividades o
funcionamiento de la universidad al efectuar una
acción de control. - La publicidad, consistente en la
difusión oportuna de los resultados de las acciones
de control u otras realizadas por los órganos de
control, mediante los mecanismos que la Contraloría
General considere pertinentes. - La participación ciudadana, que permita
la contribución indirecta de la ciudadanía en
el ejercicio de la auditoría interna - La flexibilidad, según la cual, al
realizarse el control, ha de otorgarse prioridad al logro
de las metas propuestas, respecto de aquellos formalismos
cuya omisión no incida en la validez de la
operación objeto de la verificación, ni
determinen aspectos relevantes en la decisión
final.
La auditoría interna en el marco de la
reingeniería tiene que concebirse en el marco de los
siguientes aspectos:- Como órgano conformante del Sistema
Nacional de Control, encargada de ejecutar el control
gubernamental interno previo, concurrente y
posterior. - Órgano de control institucional, que debe
tener como misión, promover la correcta y
transparente gestión de los recursos y bienes de las
universidades, cautelando la legalidad y eficiencia de sus
actos y operaciones, así como el logro de sus
resultados, mediante la ejecución de acciones y
actividades de control, para contribuir con el cumplimiento
de los fines y metas institucionales - Debe disponer de una estructura orgánica
sobre la base de su naturaleza, composición y
alcances de cada universidad, así como, el volumen
y complejidad de las operaciones a cargo de cada
entidad. - Deberá estar conformado por personal
multidisciplinario seleccionado y vinculado con los
objetivos y actividades que realiza la universidad,
debiendo contar además con capacitación en control gubernamental
y administración pública.
Podría contar con asesoramiento interno o externo
por razón de la materia o la complejidad de las
operaciones a evaluar, sin que ello implique
sustitución o desnaturalización de las
funciones de auditoría interna. - Como unidad orgánica especializada, debe
ubicarse en el mayor nivel jerárquico organizacional
de la entidad, para efectos del ejercicio del control
gubernamental. En este caso al nivel de la Asamblea
Universitaria. - Responde directamente al órgano rector del
sistema Nacional de Control. Sin perjuicio de ello,
informará al titular de la entidad sobre los
requerimientos y resultados de las acciones y actividades
de control inherentes a su ámbito de
competencia. - El Rector como titular del pliego de cada
universidad, es responsable de establecer, mantener y
fortalecer una adecuada organización y estructura de
la auditoría interna, acorde con la misión
institucional. - La auditoría interna, desarrollará
sus funciones con independencia funcional y técnica
respecto de la administración de la universidad,
dentro del ámbito de su competencia, sujeta a los
principios y atribuciones establecidas, así como, a
las funciones normadas por la Contraloría
General.
Tradicionalmente, la auditoría interna ha
realizado solo el control externo de las universidades. El
control interno previo y simultáneo competía
exclusivamente a las autoridades, funcionarios y servidores
de las universidades como responsabilidad propia de las
funciones que le son inherentes, sobre la base de las normas
que rigen las actividades de estas entidades y los
procedimientos establecidos en sus planes, reglamentos,
manuales y
disposiciones institucionales, los que contienen las
políticas y métodos de autorización,
registro,
verificación, evaluación, seguridad y
protección. Pero en un marco de reingeniería
tiene que concebirse las acciones de cautela previa como la
base para asegurar la gestión óptima de las
entidades. Control Preventivo es la actividad no vinculante,
dirigida a contribuir al mejoramiento de las entidades en sus
sistemas
administrativos, de gestión y de control interno,
sin que en ningún caso conlleve interferencia en el
control posterior que corresponda. El objetivo es establecer
las disposiciones, lineamientos y criterios destinados a
regular, orientar y fortalecer el ejercicio del control
preventivo, que coadyuven en el mantenimiento de una actitud
vigilante respecto del desempeño de la función
pública. La finalidad es promover el ejercicio del
control preventivo a través de la auditoría
interna para contribuir en la mejora de la gestión en
las entidades bajo el ámbito del Sistema Nacional de
Control; impulsar el fortalecimiento del control interno en
las entidades para el eficiente, transparente y probo
ejercicio de la función pública en el uso de
los recursos del Estado y
la observancia del marco legal, de conformidad con lo
previsto por el Plan
Estratégico de la Contraloría General de la
República. El control preventivo se ejerce de oficio,
por disposición de la Contraloría General o por
requerimiento escrito del Titular de la entidad o
quién haga sus veces; ejecutándose antes o
durante la realización de las correspondientes
actividades u operaciones a cargo de la
administración. Para su adecuado cumplimiento son de
aplicación los principios que regulan el control
gubernamental. El control preventivo no interfiere con los
actos de gestión de la entidad, bajo ninguna forma o
modalidad, ni tiene una connotación mandatoria que
afecte el ejercicio discrecional de los funcionarios en los
actos propios de su decisión. Igualmente, no implica
la emisión de pronunciamientos, y menos aún
sobre temas de competencia de otras entidades
públicas. La orientación que se efectúe
en el marco del control preventivo, no debe restringir y/o
subordinar la decisión que adopte la
administración de la entidad sobre el caso materia de
la misma. El ejercicio del control preventivo no debe
entenderse como un prejuzgamiento o adelanto de
opinión, por tanto, no afecta el ejercicio de la
función de control posterior que corresponda efectuar
al Sistema. La auditoría interna, para ejercer el
control preventivo deberá aplicar los criterios
siguientes: Es su obligación ejercer el control
preventivo en sus diferentes modalidades, para cuyo efecto
deberá considerar esta actividad de control en la
formulación de su Plan Anual de Control, acorde a su
capacidad operativa y recursos disponibles; los casos en los
cuales la Jefatura de auditoría interna considere no
ejercer el control preventivo serán informados en
forma escrita y oportuna, al Titular de la entidad o
quién haga sus veces, y a la Contraloría
General de la República, fundamentando las causas.
Entre otros casos que motivan la excepción, por no
constituir control preventivo, se encuentran:a) Intervenir en la adopción de decisiones
inherentes a la gestión de la entidad.b) Integrar equipos por disposición de la
administración para: (a) toma de inventarios
de bienes, (b) incineración de documentos,
(c) baja de activos (d) recepción y/o entregas de
bienes donados, u otros de naturaleza similar.c) Efectuar trabajos vinculados con el proceso de la
contabilidad y presupuesto que funcionalmente son de
responsabilidad de los niveles competentes de la
administración.d) Otras actividades que constituyan labores
incompatibles establecidas en el artículo 31° del
Reglamento de los Órganos de Control
Institucional.La auditoría interna deberá evaluar
que su participación no sea vinculante con la
gestión a cargo de la administración y
cautelará, bajo cualquier circunstancia, la integridad
de su independencia y el pleno ejercicio del control
posterior que le corresponde efectuar.3. En todos los casos la auditoría interna,
efectúe o no el control preventivo, deberá
archivar copia de la documentación y antecedentes
respectivos, información que será accesible
para la Contraloría General en las acciones de
supervisión y/o evaluación que ésta
realice en el marco de lo dispuesto en los artículos
32° y 33° del Reglamento.C. Criterios a considerar por el Titular de la
entidad en las solicitudes del control preventivo.Según Eduardo Navarro (2005) las
organizaciones son tan eficaces y eficientes como lo son sus
procesos. La mayoría han tomado conciencia
de esto -además animadas por la nueva ISO 9001- y
se plantean cómo mejorar los procesos y evitar algunos
males habituales como: poco enfoque al cliente o
usuario, bajo rendimiento de los procesos, barreras
departamentales, subprocesos inútiles debido a la
falta de visión global del proceso, excesivas
inspecciones, reprocesos, etc. De hecho, en un proyecto de
reingeniería y gestión de procesos no es
extraño que algunos de los nuevos procesos mejoren su
rendimiento en un 100% consiguiendo medias de incremento de
rendimiento en torno a un 30%. Un proceso puede ser definido
como un conjunto de actividades interrelacionadas entre
sí que, a partir de una o varias entradas de
materiales o información, dan lugar a una o varias
salidas también de materiales o información con
valor añadido. En otras palabras, es la manera en la
que se hacen las cosas en la organización. Ejemplos de
procesos son el de producción y entrega de bienes y/o
servicios, el de gestión de relaciones con los
clientes o usuarios, el de desarrollo de la estrategia, el de
desarrollo de nuevos productos/servicios. Estos procesos
deben estar correctamente gestionados empleando distintas
herramientas de la gestión de procesos.- Definición de
términos
Sistema Nacional de Control:
El Sistema Nacional de Control es el conjunto de
órganos de control, normas, métodos y
procedimientos, estructurados e integrados funcionalmente,
destinados a conducir y desarrollar el ejercicio del
control gubernamental en forma descentralizada. Su
actuación comprende todas las actividades y acciones
en los campos administrativos, presupuestal, operativo y
financiero de las entidades y alcanza al personal que
presta servicios en ellas, independientemente del
régimen que las regula.El Sistema está conformado por los
siguientes órganos:a) La Contraloría General de la
República, como ente técnico
rector;b) Todas las unidades orgánicas
responsables de la función de control
gubernamental;c) Las sociedades de auditoría externa
independientes, cuando son designadas por la
Contraloría General y contratadas, durante un
período determinado, para realizar servicios de
auditoría en las entidades: económica,
financiera, de sistemas informáticos, de medio
ambiente y otros.Control Gubernamental:
El control gubernamental consiste en la
supervisión, vigilancia y verificación de los
actos y resultados de la gestión pública, en
atención al grado de eficiencia, eficacia,
transparencia y economía en el uso y destino de los
recursos y bienes del Estado, así como del
cumplimiento de las normas legales y de los lineamientos de
política y planes de acción, evaluando los
sistemas de administración, gerencia y control, con
fines de su mejoramiento a través de la
adopción de acciones preventivas y correctivas
pertinentes.El control gubernamental es interno y externo y su
desarrollo constituye un proceso integral y
permanenteControl interno:
El control interno comprende las acciones de
cautela previa, simultánea y de verificación
posterior que realiza la entidad sujeta a control, con la
finalidad que la gestión de sus recursos, bienes y
operaciones se efectúe correcta y eficientemente. Su
ejercicio es previo, simultáneo y posterior. El
control interno previo y simultáneo compete
exclusivamente a las autoridades, funcionarios y servidores
públicos de las entidades como responsabilidad
propia de las funciones que le son inherentes, sobre la
base de las normas que rigen las actividades de la
organización y los procedimientos establecidos en
sus planes, reglamentos, manuales y disposiciones
institucionales, los que contienen las políticas y
métodos de autorización, registro,
verificación, evaluación, seguridad y
protección.El control posterior es ejercido por los
responsables superiores del servidor o
funcionario ejecutor, en función del cumplimiento de
las disposiciones establecidas, así como por el
órgano de control institucional según sus
planes y programas anuales, evaluando y verificando los
aspectos administrativos del uso de los recursos y bienes
del Estado, así como la gestión y
ejecución llevadas a cabo, en relación con
las metas trazadas y resultados obtenidos. Es
responsabilidad del Titular de la entidad fomentar y
supervisar el funcionamiento y confiabilidad del control
interno para la evaluación de la gestión y el
efectivo ejercicio de la rendición de cuentas,
propendiendo a que éste contribuya con el logro de
la misión y objetivos de la entidad a su cargo. El
Titular de la entidad está obligado a definir las
políticas institucionales en los planes y/o
programas anuales que se formulen, los que serán
objeto de las verificaciones.Control externo:
Se entiende por control externo, el conjunto de
políticas, normas, métodos y procedimientos
técnicos, que compete aplicar a la
Contraloría General u otro órgano del Sistema
por encargo o designación de ésta, con el
objeto de supervisar, vigilar y verificar la
gestión, la captación y el uso de los
recursos y bienes del Estado. Se realiza fundamentalmente
mediante acciones de control con carácter selectivo
y posterior. En concordancia con sus roles de
supervisión y vigilancia, el control externo
podrá ser preventivo o simultáneo, cuando se
determine taxativamente por la Ley del Sistema Nacional de
Control o por normativa expresa, sin que en ningún
caso conlleve injerencia en los procesos de
dirección y gerencia a cargo de la
administración de la entidad, o interferencia en el
control posterior que corresponda. Para su ejercicio, se
aplicarán sistemas de control de legalidad, de
gestión, financiero, de resultados, de
evaluación de control interno u otros que sean
útiles en función a las
características de la entidad y la materia de
control, pudiendo realizarse en forma individual o
combinada. Asimismo, podrá llevarse a cabo
inspecciones y verificaciones, así como las
diligencias, estudios e investigaciones necesarias para
fines de control.Principios del control
gubernamental:El control gubernamental, se lleva a cabo en el
marco de los siguientes principios:a) La universalidad, entendida como la potestad de
los órganos de control para efectuar, con arreglo a
su competencia y atribuciones, el control sobre todas las
actividades de la respectiva entidad, así como de
todos sus funcionarios y servidores, cualquiera fuere su
jerarquía;b) El carácter integral, en virtud del cual
el ejercicio del control consta de un conjunto de acciones
y técnicas orientadas a evaluar, de manera cabal y
completa, los procesos y operaciones materia de examen en
la entidad y sus beneficios económicos y/o sociales
obtenidos, en relación con el gasto generado, las
metas cualitativas y cuantitativas establecidas, su
vinculación con políticas gubernamentales,
variables exógenas no previsibles o controlables e
índices históricos de eficiencia;c) La autonomía funcional, expresada en la
potestad de los órganos de control para organizarse
y ejercer sus funciones con independencia técnica y
libre de influencias. Ninguna entidad o autoridad,
funcionario o servidor público, ni terceros, pueden
oponerse, interferir o dificultar el ejercicio de sus
funciones y atribuciones de control;d) El carácter permanente, que define la
naturaleza continua y perdurable del control como
instrumento de vigilancia de los procesos y operaciones de
la entidad;e) El carácter técnico y
especializado del control, como sustento esencial de su
operatividad, bajo exigencias de calidad, consistencia y
razonabilidad en su ejercicio; considerando la necesidad de
efectuar el control en función de la naturaleza de
la entidad en la que se incide;f) La legalidad, que supone la plena
sujeción del proceso de control a la normativa
constitucional, legal y reglamentaria aplicable a su
actuación;g) El debido proceso de control, por el que se
garantiza el respeto y observancia de los derechos de las
entidades y personas, así como de las reglas y
requisitos establecidos;h) La eficiencia, eficacia y economía a
través de los cuales el proceso de control logra sus
objetivos con un nivel apropiado de calidad y óptima
utilización de recursos;i) La oportunidad, consistente en que las acciones
de control se lleven a cabo en el momento y circunstancias
debidas y pertinentes para cumplir su cometido;j) La objetividad, en razón de la cual las
acciones de control se realizan sobre la base de una debida
e imparcial evaluación de fundamentos de hecho y de
derecho, evitando apreciaciones subjetivas;k) La materialidad, que implica la potestad del
control para concentrar su actuación en las
transacciones y operaciones de mayor significación
económica o relevancia en la entidad
examinada;l) El carácter selectivo del control,
entendido como el que ejerce el Sistema en las entidades,
sus órganos y actividades críticas de los
mismos, que denoten mayor riesgo de incurrir en actos
contra la probidad administrativa;m) La presunción de licitud, según
la cual, salvo prueba en contrario, se reputa que las
autoridades, funcionarios y servidores de las entidades,
han actuado con arreglo a las normas legales y
administrativas pertinentes;n) El acceso a la información, referido a
la potestad de los órganos de control de requerir,
conocer y examinar toda la información y
documentación sobre las operaciones de la entidad,
aunque sea secreta, necesaria para su
función;o) La reserva, por cuyo mérito se encuentra
prohibido que durante la ejecución del control se
revele información que pueda causar daño a la
entidad, a su personal o al Sistema, o dificulte la tarea
de este último;p) La continuidad de las actividades o
funcionamiento de la entidad al efectuar una acción
de control;q) La publicidad, consistente en la
difusión oportuna de los resultados de las acciones
de control u otras realizadas por lo órganos de
control, mediante los mecanismos que la Contraloría
General considere pertinente;r) La participación ciudadana, que permita
la contribución de la ciudadanía en el
ejercicio del control gubernamental;s) La flexibilidad, según la cual, al
realizarse el control, ha de otorgarse prioridad al logro
de las metas propuestas, respecto de aquellos formalismos
cuya omisión no incida en la validez de la
operación objeto de la verificación, ni
determinen aspectos relevantes en la decisión
final.Los principios antes indicados son de observancia
obligatoria por los órganos de control y pueden ser
ampliados o modificados por la Contraloría General,
a quien compete su interpretación.Auditoria
gubernamental: - Normas de Información: las normas de
Información establecen los criterios para la
presentación de los informes elaborados como resultado
de los servicios de consultoría y de
auditoría.
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