Sistemas de control

Indice
1. Técnicas De
Control

3. Técnicas De
Control
4. Balance General
Comparativo
5. Análisis
Estadístico
6. Bibliografía

1. Técnicas
De Control
Control, Concepto:
Proceso para
asegurar que las actividades reales se ajusten a las actividades
planificadas. Permite mantener a la
organización o sistema en buen
camino.

La palabra control ha sido
utilizada con varios y diferentes sentidos
Control como función
coercitiva y restrictiva, para inhibir o impedir conductas
indeseables, como llegar con atraso al trabajo o a clases, hacer
escándalos, etcétera.
Control como verificación de alguna cosa, para apreciar si
está correcto, como verificar pruebas o
notas.
Control como comparación con algún estándar
de referencia como pensar una mercadería en otra balanza,
comparar notas de alumnos etcétera.
Control como función administrativa, esto es, como la
cuarta etapa del proceso
administrativo.

Constituye la cuarta y ultima etapa del proceso
administrativo. Este tiende a asegurar que las cosas se hagan
de acuerdo con las expectativas o conforme fue planeado,
organizado y dirigido, señalando las fallas y errores con
el fin de repararlos y evitar que se repitan.

Establecimiento de Estándares: Un estándar
puede ser definido como una unidad de medida que sirve como
modelo,
guía o patrón con base en la cual se efectúa
el control.
Los estándares son criterios establecidos contra los
cuales pueden medirse los resultados, representan la
expresión de las metas de planeación
de la empresa o
departamento en términos tales que el logro real de los
deberes asignados puedan medirse contra ellos.
Los estándares pueden ser físicos y representar
cantidades de productos,
unidades de servicio,
horas-hombre,
velocidad,
volumen de
rechazo, etc., o pueden estipularse en términos monetarios
como costos, ingresos o
inversiones; u
otros términos de medición.
Medición de resultados: Si el control se fija
adecuadamente y si existen medios
disponibles para
determinar exactamente que están haciendo los
subordinados, la comparación del desempeño real con lo esperado es
fácil. Pero hay actividades en las que es difícil
establecer estándares de control por lo que se dificulta
la medición.
Corrección: Si como resultado de la medición se
detectan desviaciones, corregir inmediatamente esas desviaciones
y establecer nuevos planes y procedimientos
para que no se vuelvan a presentar.
Retroalimentación: Una vez corregidas las
desviaciones, reprogramar el proceso de
control con la información obtenida causante del
desvío.

2.
Factores Del Control
Existen cuatro factores que deben
ser considerados al aplicar el proceso de control.
Cantidad
Tiempo
Costo
Calidad

Los tres primeros son de carácter
cuantitativo y el último es eminentemente cualitativo.
El factor cantidad se aplica a actividades en la que el volumen es
importante.
A través del factor tiempo se
controlan las fechas programadas.
El costo es
utilizado como un indicador de la eficiencia
administrativa, ya que por medio de él se determinan las
erogaciones de ciertas actividades.
La calidad se
refiere a las especificaciones que debe reunir un cierto producto o
ciertas funciones de la
empresa.

Controles Utilizados Con
Más Frecuencia En Los Factores Del Control

Importancias Del Control
Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que
se alcancen los planes exitosamente.
Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos.
Determina y analiza rápidamente las causas que pueden
originar desviaciones para que no vuelvan a presentarse en el
futuro.
Localiza los sectores responsables de la administración, desde el momento en que se
establecen medidas correctivas.
Proporciona información acerca de la situación
de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento
al reiniciarse el proceso de la planeación.
Reduce costos y ahorra
tiempo al
evitar errores.
Su aplicación incide directamente en la
racionalización de la
administración y consecuentemente, en el logro de la
productividad
de todos los recursos de
la
empresa.

Tipos De Controles
Control preliminar. Este control tiene lugar antes de principiar
operaciones e
incluye la creación de políticas,
procedimientos
y reglas diseñadas para asegurar que las actividades
planeadas serán ejecutadas con propiedad. La
consistencia en el uso de las políticas
y procedimientos es promovida por los esfuerzos del control.
Control concurrente. Este control tiene lugar durante la fase de
la acción de ejecutar los planes e incluye la dirección, vigilancia y
sincronización de las actividades, según
ocurran.
Control de retroalimentación. Este tipo de control se
enfoca sobre el uso de la información de los resultados
anteriores, para corregir posibles desviaciones futuras del
estándar aceptable.

Areas Del Control
El control, actúa en todas las áreas y en todos los
niveles de una empresa.
Prácticamente todas las actividades de una empresa
están bajo alguna forma de control o monitoreo.
Preferentemente debe abarcar las funciones
básicas y áreas clave de resultados como:
Control de producción. La función del control
en esta área busca el incremento de la eficiencia, la
reducción de costos, y la uniformidad y mejora de la
calidad del
producto,
aplicando técnicas como estudios de tiempos y movimientos,
inspecciones, programación
lineal, análisis estadísticos y gráficas.
Control de
calidad. Se refiere a la vigilancia que debe hacerse para
comprobar una calidad específica tanto en materias primas
como en los productos
terminados; establece límites
aceptables de variación en cuanto al color, acabado,
composición, volumen, dimensión, resistencia,
etc.
Control de
inventarios. Se encarga de regular en forma óptima las
existencias en los almacenes tanto
de refacciones como de herramientas,
materias primas, productos en proceso y terminados; protegiendo a
la empresa de costos innecesarios por acumulamiento o falta de
existencias en el almacén.
Control de compras. Esta
función verifica el cumplimiento de actividades como: a)
Selección adecuada de los proveedores,
b) Evaluación
de la cantidad y calidad especificadas por el departamento
solicitante, c) Control de los pedidos desde el momento de su
requisición hasta la llegada del material, d)
Determinación del punto de pedido y reorden, e)
Comprobación de precios.
Control de mercadotecnia.
Se efectúa mediante el estudio de informes y
estadísticas donde se analiza si las metas
de mercadeo se han
cumplido o no; comprende áreas tales como ventas,
desarrollo de
productos, distribución, publicidad y
promoción.
Control de ventas. Los
pronósticos y presupuestos
de ventas son esenciales para el establecimiento de este control.
La función de este sistema sirve
para medir la actuación de la fuerza de
ventas en relación con las ventas pronosticadas y adoptar
las medidas correctivas adecuadas.
Control de finanzas.
Proporciona información acerca de la situación
financiera de la empresa y del rendimiento en términos
monetarios de los recursos,
departamentos y actividades que la integran.
Control de recursos
humanos. Su función es la evaluación
de la efectividad en la implantación y ejecución de
todos y cada uno de los programas de
personal y del
cumplimiento de los objetivos de
este departamento, aplicando la evaluación al reclutamiento
y selección, capacitación y desarrollo,
motivación, sueldos y
salarios, seguridad e
higiene y prestaciones.

3. Técnicas De
Control
Técnica: Conjunto de procedimientos propios de un arte, ciencia u
oficio. Habilidad con que se utilizan esos procedimientos.
Método
habilidad, táctica
Tomando en cuenta la definición de la palabra
técnica, se puede definir a las técnicas del
control como todos los procedimientos o métodos
usados un una organización para controlar o supervisar un
proceso automatizado o actividad humana.
Existen diferentes técnicas de planeación-control
que usa un ejecutivo. Por ejemplo, las normas
administrativas que son un tipo de planeación importante,
también se usa para propósitos de control. En forma
similar los presupuestos
son planes, y su uso, adecuadamente llamado formulación de
presupuestos, es esencialmente una función de control,
así como los estudios de evaluación de personal
están realizados de acuerdo con el proceso de control.
A continuación se muestra algunas
técnicas de control mas comúnmente
usadas:

Presupuesto:
Un mecanismo ampliamente usado para el control
administrativo es el presupuesto. Por
tanto se ha supuesto, a veces, que la presupuestación es
el mecanismo para llevar a cabo el control.
La presupuestación es la formulación de planes para
un determinado periodo futuro en términos
numéricos. Como tales los presupuestos son estados de
resultados anticipados, en términos financieros
–como en los de ingreso y capital– o en
aspectos no financieros –como en el caso de horas de mano
de obra directa, materiales,
volumen físico de ventas o unidades de producción -. Se dice que los presupuestos
es la monetización de los planes.

Los presupuestos obligan a la planeación y
permiten que la autoridad sea
delegada sin perdida de control. Es decir, la reducción de
los planes a números definitivos obliga a usar una clase
de método que
permite al administrador ver
claramente qué capital
será necesario, para quién, dónde y
qué costo, ingreso o
unidades de insumo o producto físico incluirán sus
planes. Una vez hallado esto, puede delegar mas libremente la
autoridad para
efectuar el plan dentro de
los límites dl presupuesto.

4. Balance
General Comparativo
Son especialmente útiles en
el control del funcionamiento general de la empresa. En el puede
observarse los cambios que se efectúan y analizarse los
desarrollos generales.
Un resumen de las partidas del balance
general que abarquen un período relativamente largo,
muestra
importantes tendencias y permite que el gerente
obtenga una apreciación amplia de la actuación
general y de lo que pudiera ameritar algunas
modificaciones.

Estado De Ganancias Y Perdidas:
Muestran en forma breve el monto del ingreso, las deducciones y
el ingreso neto. Estados de ganancias y perdidas comparativos
permite al gerente
localizar dificultades y ponerles remedio.
Se pueden crear Estados de Ganancias y Perdidas tentativos,
utilizándolos como metas hacia las cuales tender. La
actuación se mide con referencia a esas metas, que
equivalen a normas para fines
de control.
Este tipo de instrumento se aplica mas comúnmente a una
empresa completa o, en el caso de una corporación, a sus
subsidiarias. Cualquiera sea la unidad el gerente, deberá
tener suficiente autoridad para manejarlo, porque de otra manera,
este no revelará íntegramente las actividades sobre
las cuales pueda él ejercer control, y por lo tanto no
será un buen medio de control.

Auditoria Financiera:
La auditoría financiera es la
inspección periódica de los registros
contables, para verificar que estos hayan sido adecuadamente
preparados y estén correctos, además ayuda al
control general de la empresa.
Se realiza para hacer comprobaciones de la exactitud de los
registros, y
al mismo tiempo revisa y evalúa los proyectos,
actividades y procedimientos de la empresa.
Permite hacer comparaciones entre lo que se esperaba lograr
(estándar) y lo que en realidad está logrando. Pone
en evidencia cualquier desviación y se ofrecen sugerencias
de acciones
correctivas.
Este tipo de auditoria de registros contables y reportes de la
misma área, debe ser realizada por una firma externa de
contadores públicos.
Saber que los registros son precisos, ciertos y de acuerdo con
las prácticas contables aprobadas forma una base confiable
para los propósitos de un buen control general.

Auditoria Administrativa:
Es la confrontación periódica de la
planeación, organización, ejecución y control
administrativo de una compañía. Revisa el
pasado, presente y futuro de empresa. Además, chequea las
diferentes áreas de la compañía con el fin
de verificar si están logrando el máximo resultado
de sus esfuerzos.
Solo se puede realizar una auditoria administrativa a una
organización que tenga suficientemente tiempo funcionando.
Esto ayuda a establecer un patrón de su comportamiento.
Los beneficios de este tipo de auditoria son: a) Revisión
de las nuevas políticas y prácticas, tanto respecto
a su conveniencia como a su cumplimiento, b)
Identificación de áreas débiles dentro de
la
organización, que requieren mayor apoyo, c) Mejor
comunicación, esto permite informar a los
empleados del estado de la
compañía, d) Mide el grado de efectividad de los
controles administrativos actuales, e) La auditoria
administrativa se ocupa del punto de vista general, no
evalúa el funcionamiento personal.
Los resultados de la auditoria administrativa son reflejados en
un reporte de auditoria que esta escrito desde un punto de vista
y con un estilo que presente resultados y recomendaciones
objetivas, haciéndolos tan impersonales como sea posible.
El trabajo del
auditor es practicar la auditoría; la implantación de sus
recomendaciones es potestad del gerente que tenga la autoridad
suficiente sobre el área o la actividad de que se trate.
En otras palabras, si un funcionario puede hacer el cambio
deseado, un reporte de auditoria debe ir dirigido a el.
La auditoria en sí certifica: a)Lo que la
organización ha hecho por sí misma y lo que ha
hecho para sus clientes o
receptores de los productos o servicios que
proporciona, para esto debe evaluar ciertos factores tales como:
atributos de estabilidad financiera, eficiencia de la
producción, efectividad en las ventas, desarrollo del
personal, aumento de utilidades, relaciones
públicas y responsabilidad cívica, etc.

Reportes – Informes:
Son todos aquellos que facilitan el proceso de control, ejemplo
reportes de producción, informes de embarque, reportes
financieros etc. El estudio de los datos que ellos
arrojan y su comparación con otros reportes similares,
ayudan al gerente a la toma de
decisiones y a un mayor conocimiento
del estado de la
empresa.

5. Análisis Estadístico
Es muy
importante para un buen control los análisis
estadísticos de los innumerables aspectos de la
operación de un negocio o empresa, así como la
presentación clara de estos, ya sean históricos o
de pronóstico.
La mayor parte de los administradores comprenden mejor los
datos
estadísticos cuando se le presenta en forma
gráfica, allí se representan mejor tendencias y
relaciones.
Los datos deben ser presentados en forma tal que puedan
realizarse comparaciones con ciertos estándares. Ejemplo:
¿Qué significa un aumento del 3 al 10%, o una
reducción en las ventas o los costos?, ¿Qué
era lo que se esperaba? ¿Cuál era el
estándar? ¿Qué tan seria es la
desviación? ¿Quién es el
responsable?.

Puesto que ningún administrador
puede hacer nada con respecto al pasado, es esencial que los
reportes estadísticos muestren tendencias para que las
personas que los observan puedan extrapolar y estimar el rumbo, o
tendencia. Esto significa que la mayor parte de los datos, cuando
se presentan en gráficas, deben estar disponibles en
promedios de tiempos para eliminar las variaciones debidas a
períodos contables, factores estacionales, ajustes
contables y otras variaciones asociados con tiempos
determinados.

Gráfica De Punto De
Equilibrio:
La gráfica de punto de equilibrio es
un interesante método de control, ella ilustra la
relación entre las ventas y los gastos de manera
que indica qué volumen de ingresos cubre en
forma exacta los gastos. Un
volumen inferior de las ventas con respecto al punto de
equilibrio ocasionarían perdidas y uno superior trae
mayor utilidad. El
punto de equilibrio
también puede venir expresado en unidades de
artículos vendidos, porcentaje usado de la planta o en
términos similares.
Con frecuencia se confunde el análisis de punto de
equilibrio con presupuesto variable. Aunque ambas herramientas
utilizan en gran medida la misma clase de datos básicos de
entrada, el presupuesto variable tiene como propósito el
control de los costos, en tanto que la gráfica de punto de
equilibrio pretende pronosticar las utilidades, lo cual significa
que debe incluir datos de ingresos. Además, dado que se
les utiliza para el control presupuestal, el presupuesto variable
puede reflejar unidades de organización, en tanto que la
gráfica se utiliza por lo general para conocer la
redituabilidad de determinado curso de acción, comparado
con otras alternativas.
Este análisis es especialmente útil en la
planeación y el control debido a que hace hincapié
en el impacto de los costos fijos sobre las utilidades de ventas
o costos adicionales

La gráfica de gantt:
Aunque el concepto es
simple, esta gráfica, que muestra las relaciones de tiempo
entre los eventos de un
programa de
producción, se ha considerado como la innovación revolucionaria de la administración. Lo que Gantt
identificó fue que las metas totales del programa deben
considerarse como una serie de planes derivados (eventos)
interrelacionados, que las personas pueden comprender y seguir.
Los progresos más importantes de este tipo de control
reflejan este principio simple y también principios
básicos de control como la elección de elementos
estratégicos o críticos de un plan para
verificarlos en forma cuidadosa.

Pert (Técnica De
Revisión Y Evaluación De Programas):
La técnica del PERT se utiliza
se utiliza en forma amplia en muchas operaciones y en
particular en proyectos de
construcción. Esta técnica capacita
a los administradores para saber que tendrán problemas en
áreas como costos o entregas a tiempo, a menos que tomen
una acción ahora mismo.
El Pert obliga a los
administradores a planear debido a que es imposible hacer un
análisis del tiempo y eventos sin planeación y sin
observar como encajan entre sí los elementos.
Además, impone la planeación en toda línea
de autoridad, debido a que cada administrador subordinado debe
planear el evento del que es responsable.

Concentra la atención en elementos críticos que
pueden requerir corrección y hace posible una clase de
control con alimentación hacia delante, una demora
afectaría a los eventos subsecuentes y posiblemente a todo
el proyecto, a menos
que el administrador pueda de alguna manera recuperar el tiempo
reduciendo el de alguna otra actividad en el futuro.

El sistema de red con sus subsistemas hace
posible dirigir reportes y presiones para emprender acciones al
lugar apropiado y al nivel adecuado de organización, en el
momento oportuno.
PERT no es una panacea. No lleva a cabo la planeación,
aunque la impone. No hace que el control sea automático,
aunque establece un medio ambiente
en el que es posible apreciar y utilizar principios
sólidos de control.

6.
Bibliografía
Terry, George R., Principios Administrativos.
Compañía Editorial Continental, S.A. México,
1977.
Biblioteca
Práctica de Negocios.
McGraw – Hill. Tomo I. Administración Moderna.
México.
1996
Teoría
Organizativa y Teoría
Administrativa aplicadas a la educación superior.
Material documental de apoyo. Universidad de
Carabobo,área de estudios de Postgrado PEDES. Prof.
Cecilia Guerra.
Valencia, 2000.
www.itlp.edu.mx/publica/tutoriales/procesoadmvo/tema6_1.htm
Diccionario
Larousse.

Ihndira Elena Fontt iefa[arroba]cantv.net