1.
Introducción
2. Objeto
3. Proceso de elaboración de un
manual de calidad
4. Esquema del contenido de un manual
de la calidad
5.
Conclusión
6. Bibliografia
La familia de las
normas
COVENIN-ISO 9000 incluye
requisitos para los sistemas de
calidad que se puedan utilizar para lograr la
interpretación común, el desarrollo, la
implementación y la aplicación de la gestión
y el aseguramiento de la calidad;
además exigen el desarrollo y
la implementación de un sistema de la
calidad
documentado, que incluya la elaboración de manuales de la
calidad.
La norma venezolana COVENIN – ISO 8402:
1995, Gestión
de la Calidad y Aseguramientos de la Calidad. Vocabulario define
un manual de calidad
como un documento que enuncia la política de la
calidad y que describe el sistema de
calidad de una organización. Este manual puede
estar relacionado con las actividades totales de una organización o con una parte seleccionada
de estas.
Es importante que los requisitos y el contenido del
sistema de la calidad y del manual de la calidad se estructuren
de acuerdo con la norma que se intenta satisfacer. Esta norma
suministra los lineamientos para desarrollar dichos manuales de
calidad.
El objeto de esta norma es suministrar los lineamientos
para la elaboración, la preparación y el control de
manuales de la calidad ajustados a las necesidades
específicas del usuario. estos manuales reflejarán
los procedimientos
documentados del sistema de la calidad requeridos por la familia de
las normas COVENIN
ISO
9000.
Referencias normativas
Como toda norma esta sujeta a revisión es
recomendable analizar la convivencia de usar las ediciones
más recientes de la norma citada a
continuación:
Covenin-iso 8402:1995.
Gestión de la calidad y aseguramiento de la calidad.
Vocabulario
Definiciones
Para los propósitos de esta norma se aplican las
definiciones dadas en la norma venezolana covenin-iso
8402:1995
Documentación de sistema de la calidad
Esta norma describe una jerarquía típica
de la documentación del sistema de la calidad en
su anexo A. El orden de desarrollo de esta jerarquía en
una organización individual depende de las circunstancias
de esa organización, pero usualmente comienza con el
desarrollo de la política y objetivos de
la calidad de la
organización.
Procedimientos documentados del sistema de la
calidad:
Los procedimientos
documentados del sistema de la calidad deben formar la
documentación básica utilizada para la planificación general y la gestión
de las actividades que tienen impacto sobre la calidad,
también deben cubrir todos los elementos aplicables de la
norma del sistema de la calidad. Dichos procedimientos deben
describir las responsabilidades, autoridades e interrelaciones
del personal que
gerencia,
efectúa y verifica el trabajo que
afecta a la calidad, como se deben efectuar las diferentes
actividades, la documentación que se debe utilizar y los
controles que se deben aplicar.
Cada procedimiento
documentado debe abarcar una parte del sistema de calidad, tal
como un elemento completo del sistema de calidad o una parte de
este, o una secuencia de actividades interrelacionadas ligadas
con más de un elemento del sistema de la
calidad.
El usuario es quien determinará la cantidad de
procedimientos documentados, el volumen de cada
uno y la naturaleza de su
formato, dependiendo de la complejidad de las instalaciones,
la
organización y la naturaleza de
la
empresa.
Si los procedimientos son organizados en la misma
estructura y
formato, los usuarios podrán familiarizarse con el enfoque
consistente aplicado a cada requisito y así habrá
más posibilidad de lograr el cumplimiento
sistemático de la norma.
Manuales de la Calidad:
El manual de calidad debe referirse a procedimientos
documentados del sistema de la calidad destinados a planificar y
gerenciar el conjunto de actividades que afectan la calidad
dentro de una organización. Este manual debe igualmente
cubrir todos los elementos aplicables de la norma del sistema de
calidad requerida para una organización. También
deben ser agregados o referenciados al manual de calidad aquellos
procedimientos documentados relativos al sistema de la calidad
que no son tratados en la
norma seleccionada para el sistema de la calidad pero que son
necesarios para el control adecuado
de las actividades.
Los manuales de la calidad son elaborados y utilizados
por una organización para:
Comunicar la política de la calidad, los procedimientos y
los requisitos de la organización.
Describir e implementar un sistema de la calidad eficaz.
Suministrar control adecuado de las prácticas y facilitar
las actividades de aseguramiento.
Suministrar las bases documentales para las auditorias.
Adiestrar al personal en los
requisitos del sistema de la calidad.
Presentar el sistema de la calidad para propósitos
externos: por ejemplo, demostrar la conformidad con las normas
COVENIN-ISO 9001, 9002 o
9003.
Demostrar que el sistema de la calidad cumple con los
requisitos de la calidad exigidos en situaciones
contractuales.
Aunque no hay estructura ni
formato requerido para los manuales de la calidad, existen
métodos
para asegurar que el tema este orientado y ubicado adecuadamente;
uno de éstos sería fundamentar las secciones del
manual de la calidad con los elementos de la norma que rige el
sistema. Otro enfoque aceptable sería la
estructuración del manual para reflejar la naturaleza de
la organización.
Un manual de calidad puede:
Ser una compilación de los procedimientos
documentados.
Ser una serie de procedimientos documentados para aplicaciones
específicas.
Ser más de un documento o nivel.
Tener un núcleo común con apéndices
apropiados.
Tener horas numerosas derivaciones posibles basadas en las
necesidades organizacionales.
La aplicación más común de un
manual de calidad es empleado para propósitos tanto de
gestión de la calidad como de aseguramiento de la calidad.
Sin embargo cuando la organización considere que es
necesaria una distinción en su contenido o uso, es
esencial que los manuales que describan el mismo sistema de la
calidad no sean contradictorios.
3. Proceso de
elaboración de un manual de calidad
Responsable en cuanto a la
Elaboración:
El proceso en
cuanto a la elaboración con la asignación de la
tarea de coordinación a un organismo delegado
competente. Las actividades reales de redacción y trascripción deben ser
ejecutadas y controladas por dicho organismo o por varias
unidades funcionales individuales, según sea apropiado. El
uso de referencias y documentos
existentes puede acotar significativamente el tiempo de
elaboración del manual de la calidad, así como
también ayudar a identificar aquellas áreas en las
cuales existan deficiencias en el sistema de la calidad que deba
ser contemplados y corregidas.
Uso de Referencias:
Siempre que sea apropiado se debe incorporar la
referencia a normas o documentos que
existen y estén disponibles para el usuario del manual de
la calidad.
Exactitud y Adecuación:
El organismo competente delegado debe asegurar que el
esquema del manual de la calidad sea exacto y completo, y que la
continuidad y el contenido del mismo sean adecuados.
Proceso de aprobación, emisión y control
del manual de la calidad
Revisión y Aprobación Final:
Antes de que el manual sea emitido, el documento debe
ser revisado por individuos responsables para asegurar la
claridad, la exactitud, la adecuación y la estructura
apropiada. La emisión de este manual debe ser aprobado por
la gerencia
responsable de su implementación y cada copia de este debe
llevar una evidencia de su autorización.
Distribución del Manual:
El método de
distribución del manual debe proporcionar
la seguridad de que
todos los usuarios tengan acceso apropiado al documento. La
distribución puede ser facilitada mediante
la codificación de copias.
Incorporación de Cambios:
Se debe diseñar un método
para proveer la propuesta, elaboración, revisión,
control e incorporación de cambios en el manual. Al
procesar cambios se debe aplicar el mismo proceso de
revisión y aprobación utilizado al desarrollar el
manual básico.
Control de la Emisión y de los
Cambios:
El control de la emisión y de los cambios del
documento es esencial para asegurar que el contenido del manual
está autorizado adecuadamente. Se pueden considerar
diferentes métodos
para facilitar el proceso físico de la realización
de los cambios. En cuanto a la actualización de cada
manual se debe utilizar un método para tener la seguridad de que
cada poseedor del manual reciba los cambios y los incluya en su
copia.
Copias no Controladas:
Se debe identificar claramente como copias no
controladas todos aquellos manuales distribuidos como
propósitos de propuestas, uso fuera del sitio por parte
del cliente y otra
distribución del manual en donde no se prevea el control
de los cambios.
4. Esquema del contenido
de un manual de la calidad
- El título, el alcance y el campo de
aplicación. - La tabla de Contenido.
- Las paginas introductorias acerca de la
organización y del manual - La política y los objetivos de
la calidad. - Descripción de la estructura de la
organización, las responsabilidades y
autoridades. - Descripción de los elementos del sistema de la
calidad. - Definiciones, si es apropiado
- Guía para el manual de la calidad, si es
apropiado. - Apéndice, si es apropiado.
Es importante mencionar que el orden del contenido del
manual de la calidad puede ser cambiado de acuerdo con las
necesidades del usuario.
Que incluir en un manual de la calidad
Título, Alcance y Campo de
Aplicación:
El título y el alcance del manual de la calidad
deben definir la organización a la cual se aplica el
manual. En esta sección también se deben definir la
aplicación de los elementos del sistema de la calidad.
También es conveniente utilizar denegaciones por ejemplo,
que aspectos no cumple un manual de la calidad y en que
situaciones no debería ser aplicado. Esta información puede ser localizado en la
página del título.
Tabla de Contenido:
Esta debe presentar los títulos de las secciones
incluidas y como se pueden encontrar. La numeración de las
secciones, subsecciones, páginas, figuras, ilustraciones,
diagramas,
tablas, etc., debe ser clara y lógica.
Páginas Introductorias:
vas páginas introductoria+ de un manual de la
calidad deben suministrar información general acerca de la
organización y del manual de la calid_d.
La información acerca de la organizacinn debe ser
su nombre, siTio, ubicación y los Iedios de comunicación; también se puede
adicionar información acerca de su línea de negocio
y una breve descripción de sUs antecedentes, su
historia, su
tamaño.
En cuanto a la información acerca del manual de
la calidad debe incluir la edición actual, la fecha de
edición, una br}ue descripción de cómo se
revisa y se mantiene actualizado el manual de calidad, una breve
descripción de los procedimientos documentados utilizados
para identificar el estado y
para controlar la distribución del manual y también
debe incluir evidencia de aprobación por aquellos
responsables de autorizar el contenido del manual de
calidad.
Política y Objetivos de la Calidad:
En esta sección del manual de calidad se debe
formular la política y los objetivos de la calidad de la
organización. Aquí se presenta el compromiso de la
organización con respecto a la calidad.
¡Dicha sección taimen debe incluir como se
logra que todos los empleados conozcan y entiendan la
política de la calidad y como es implantada y mantenida en
todos los niveles.
Descripción de la Organización, las
Responsabilidades y las Autoridades:
Esta sección suministra una descripción de
la estructura de la organización de alto nivel.
También puede incluir un organigrama de la
organización que indique la responsabilidad, la autoridad y la
estructura de interrelaciones.
Igualmente sub-secciones dentro de esta sección
deben suministrar detalles de las responsabilidades, las
autoridades y la jerarquía de todas las funciones que
dirigen, desempeñan y verifican trabajos que afectan la
calidad.
Elementos del Sistema de Calidad:
En el resto del manual se deben describir todos los
elementos aplicables del sistema de la calidad. Esto se puede
hacer incluyendo procedimientos documentados del sistema de la
calidad.
Como los sistemas de
calidad y los manuales de calidad son únicos para cada
organización no se puede definir un formato, un esquema,
un contenido, ni un método de presentación
únicos para la descripción de los elementos del
sistema de la calidad.
Las normas de la familia
COVENIN-ISO 9000 o la norma utilizada por la organización,
suministran los requisitos para los elementos de los sistemas de la
calidad.
Luego de seleccionar la norma a utilizar, la
organización debe determinar los elementos del sistema de
calidad que sean aplicables, y basados en los requisitos de dicha
norma la organización definirá como intenta
aplicar, alcanzar y controlar cada uno de los elementos
seleccionados.
En la determinación del enfoque de la
organización debe considerarse:
La naturaleza del negocio, la mano de obra y los recursos.
La importancia asignada a la documentación del sistema de
la calidad y al aseguramiento de la calidad.
Las distinciones entre políticas,
procedimientos e instructivos de trabajo.
El medio seleccionado para el manual.
El manual resultante debe reflejar los métodos y
los medios propios
de la organización para satisfacer los requisitos
formulados en la norma de la calidad seleccionada y sus elementos
del sistema de la calidad.
Definiciones:
Esta sección debe ubicarse inmediatamente
después del alcance y del campo de aplicación.
Dicha sección debe contener las definiciones de los
términos y conceptos que se utilicen únicamente
dentro del manual de la calidad. Las definiciones deben
suministrar una comprensión completa, uniforme e
inequívoca del contenido del manual de la calidad. Es
recomendable el uso de referencias como por ejemplo la norma
COVENIN-ISO 8402.
Guía para el Manual de la Calidad:
Una guía puede suministrar una descripción
de la organización del manual de la calidad y un breve
resumen de cada una de sus secciones.
Con la ayuda de esta sección los lectores que
están interesados solo en ciertas partes del manual
deberían ser capaces de identificar, que parte del manual
puede contener la información que está
buscando.
Apéndice para la Información de
Apoyo:
Por último puede ser incluido un apéndice
que contenga información de apoyo al manual de la
calidad.
La norma COVENIN-ISO 10013 es una guía que define
en forma clara los pasos a seguir para la elaboración de
manuales de la calidad relacionados con normas de sistemas de la
calidad distintas de las de la familia
COVENIN-ISO 9000.
Cualquier manual de calidad elaborado según la
norma COVENIN-ISO 10013 debe identificar o referenciar los
procedimientos y sistemas de la calidad documentados y cubrir
brevemente todos los requisitos aplicables de la norma del
sistema de la calidad seleccionada por la
organización.
COVENIN-ISO 10013:1995. Lineamientos para la
Elaboración de Manuales de la Calidad
Autor:
Quero Castro, Ana Yesenia