1.
Introducción
2. La organización como un
sistema dinámico y en desarrollo.
3. La teoría de diseño
de Galbraith.
4. Impacto de la
Tecnología.
5. Otros puntos de la estructura que a
afectado la tecnología.
La Organización como un Sistema
Abierto.
El sistema
está en constante interacción con su medio ambiente
y logra un estado
estable. La supervivencia del sistema no sería posible sin
un proceso
continuo de flujo de entrada, transformación y flujo de
salida.
El sistema debe recibir una entrada suficiente de
recursos para
mantener sus operaciones y
también para exportar al medio ambiente los
recursos
transformados en cantidades suficientes para continuar el
ciclo.
La Organización como un Sistema
Complejo.
Un buen número de autores e investigadores han
observado que ver una organización como organismo de
toma de
decisiones, compuesto de jerarquías y relaciones como
los que se ilustran en un organigrama, no
corresponde a la forma como la
organización en realidad funciona. En otras palabras,
el organigrama
representa solo uno de los muchos canales de comunicación entre la gente de una
organización. Si queremos ver a la
organización como un sistema complejo debemos ver
elementos más reales.
Modelos de Grupos
Superpuestos.
Las organizaciones se
pueden concebir como sistemas en donde
los grupos encajan
perfectamente unos con otros y estos grupos están
conectados a través de personas que sirven de "enlace"
entre los grupos.
Teoría de la Firma.
En estudios realizados para determinar como hacer la
organización para fijar metas y tomar decisiones, llegaron
a la conclusión de que una organización es en
realidad una coalición compleja de individuos y grupos.
Los miembros de una coalición utilizan diversas formas de
"bonificar" a otras personas para que se unan con ellos en la
tarea de alcanzar determinadas metas.
Fuentes de Complejidad.
Una de las dificultades mas grandes es definir
apropiadamente el alcance de cualquier organización.
¿Hasta dónde llega la empresa?, con
sus departamentos, sus proveedores,
etc. y determinar su medio mas pertinente (la sociedad en
general, el sistema económico y político, la
competencia, el
sindicato).
Las organizaciones
persiguen varios fines y desempeñan muchas funciones.
Algunas de estas funciones son
primarias y secundarias.
La función
primaria: Es hacer su producto,
prestar un servicio con
un ánimo de lucro.
La función secundaria: Es ofrecerle seguridad y
razón de ser a los miembros de una comunidad.
La organización tiene representantes de0l medio
exterior. Los empleados no solo son miembros de la
organización que les da empleo, sino
que son parte también de la sociedad, de
otras organizaciones, sindicatos,
grupos consumidores entre otros.
La Naturaleza del
medio también está cambiando muy
rápidamente. Esto lo podemos observar fácilmente en
el tremendo crecimiento que ha sufrido la tecnología. Las
exigencias de un medio turbulento requieren que la
organización tenga una capacidad diferente para responder
a ellas
2. La
organización como un sistema dinámico y en desarrollo.
Modelos dinámicos de las
organizaciones.
Efectos de la diferenciación e integración: Lawrence y Lorsch.
Lawrence y Lorsch desarrollaron en 1967 una forma de ver
la organización que hizo posible explicar el por
qué diferentes tipos de
organización son más o menos efectivos en
diferentes tipos de medio y con diferentes tecnologías. La
premisa fundamental es que cada parte funcional de una
organización, sea ésta producción, investigación o ventas, se
tiene que entender con una determinada parte del medio y que la
gente que trabaja en esa área desarrolla un punto de vista
cognoscitivo que refleja su adaptación particular a esa
parte específica del medio. Este proceso se
conoce con el nombre de diferenciación.
El otro proceso clave con que toda organización
se tiene que entender es el de integración, que consiste en reunir
diversos estilos cognoscitivos y estrategias de
resolución de problemas en
un conjunto coherente de actividades orientadas hacia el logro de
metas
3. La teoría
de diseño
de Galbraith.
El modelo de
Galbraith (1973, 1977) empieza bajo el supuesto de que la
organización es un sistema complejo cuyo principal
problema, en su relación con el medio, es la
obtención y utilización de información.
El diseño
de la estructura de
la organización es un proceso que se da con el tiempo. Es el que
decide cómo mantener la coherencia entre estrategias,
posibilidades de división del trabajo
(diferenciación), procesos de
coordinación de las diversas unidades
(integración), formas de integrar al personal de la
organización, y finalmente, la forma de cambiar de los
elementos anteriores con el fin de facilitar la adaptación
de la organización a los cambios del medio.
Nueve alternativas para confrontar diversos grados de
incertidumbre.
Estas alternativas se pueden ver como mecanismos que se
desarrollan y evolucionan a medida que la organización
pasa de ser una organización pequeña y sencilla a
una grande y compleja.
1.- Jerarquía de autoridad: Si
se necesitan coordinar los esfuerzos de dos o más
personas, la forma más simple y más eficiente de
procesas la información que se da entre ellos es
la
comunicación directa. Sin embargo, si las dos personas
están dispersas geográficamente, si son muchas las
personas no existe consenso entre ellas, en cuanto a metas (la
esencia de la actividad organizadora), el mecanismo más
simple de procesamiento consiste en crear una jerarquía y
hacer que toda la información fluya verticalmente a partir
de un solo superior.
2.- Reglas, programas y
procedimientos: El propósito básico
de las reglas de los programas y de
los procedimientos es
mantener los canales de información libres de
información no pertinente para facilitar así el
flujo hacia arriba, de información relacionada con
circunstancias especiales. Galbraith hace la observación de que cada mecanismo
identificado no remplaza a otro sino que agrega a los
demás; por tanto, las reglas, los programas y las
funciones no reemplazan la jerarquía.
3.- Planeación
y fijación de metas: A medida que las necesidades de
procesamiento de información aumentan, una respuesta
consiste en delegar más autonomía a los niveles
más bajos en donde se encuentra la información,
pero esta respuesta solo funciona si la organización tiene
alguna forma de garantizar que el empleado que tiene más
autonomía puede dar la respuesta correcta desde el punto
de vista de las metas de la organización. Dos mecanismos
para asegurar que esto suceda, consiste en:
- Aumentar el entrenamiento
técnico y profesional de los empleados de tal manera que
se puedan apropiar esas metas. - Aumentar las acciones de
planeación para garantizar que el
empleado entienda, con anticipación, qué es lo
que la organización está tratando de
hacer.
4.- Cómo cambiar la jerarquía reduciendo
el ámbito de control: Si la
organización todavía sigue cargada, otra
alternativa es reducir el ámbito de control,
colocando menos gente bajo la responsabilidad de cada supervisor. Sin embargo,
esta acción aumenta el número total de
supervisores. Este mecanismo es, por consiguiente, caro y no muy
eficiente, pues el número total de enlaces
organizacionales por donde tiene que circular la
información se aumenta también.
5.- Manejo del medio: Las organizaciones pueden acomodar
su estrategia
básica para controlar el recargo de información,
tratando de controlar partes del medio
6.- Creación de recursos adicionales: Una forma
de reducir la presión
que causa el recargo en el proceso de información es
reducir los estándares de producción, no cumpliendo con la programación o contratando (comprando)
recursos adicionales que permitan atender esos periodos
pico.
7.- Creación de tareas autónomas: A medida
que las organizaciones crecen, adquieren más compromisos
en términos de tareas y productos,
manejan tecnologías más complejas y por tanto,
deben procesar más información, a cierto punto de
su evolución sufren un cambio de
diseño considerable al pasar de una forma "funcional" de
una organización a una orientada por el "producto" (o
por el mercado). Este
problema se puede resolver si se crean unidades autónomas
pequeñas que realicen tareas de acuerdo a un determinado
producto o región geográfica. A esta acción
organizacional se le conoce también como "descentralización" o
"divisionalización".
8.- Inversión en mejores sistemas de
información vertical: Como la forma jerárquica
de organización puede, si se utiliza adecuadamente,
diseminar información más rápida y
confiablemente, una solución es revaluar los sistemas de
información para asegurar la capacidad de transmitir
información con más rapidez y confiabilidad. Para
lograrlo, la organización debe agregar gente,
computadores, sistemas de
información, y procedimientos
analíticos.
9.- Creación de relaciones laterales, roles de
integración y organizaciones matrices: La
última, pero también las más interesante y
más compleja decisión de diseño
organización implica el abandono del tan defendido
principio de que la autoridad
organizacional debe estar distribuida jerárquicamente. Si
la incertidumbre de tarea y el recargo de información
determinan que supervisores o trabajadores hablen unos con otros
en virtud de quien tiene la información y no en virtud de
quién está al mando de quién, para la
organización es posible legitimar esa comunicación auspiciando formas de
comunicación lateral, creando roles de enlace entre grupos
que están a un mismo nivel, haciendo reuniones o creando
grupos especiales para facilitar el intercambio de
información.
4. Impacto de la
Tecnología.
Tecnología es la organización y
aplicación de conocimientos para el logro de fines
prácticos. Incluye manifestaciones físicas como las
máquinas y herramientas,
pero también técnicas
intelectuales y procesos
utilizados para resolver problemas y
obtener resultados deseados.
Un ejemplo es la computadora
representa un aspecto de la tecnología pero los programas
o software son
igualmente importantes.
Impacto de la Tecnología en la
Organización.
Por tecnología de organización se entiende el
conjunto de técnicas utilizadas en la
transformación de insumos en productos.
Tecnología aplicable a todas las
organizaciones.
La tecnología es fácil de entender en un
proceso de transformación física, como en una
línea de ensamble, pero es también adecuada para
otras organizaciones, como un hospital o una universidad.
Se basa en el
conocimiento y equipo utilizados para la realización
de tareas.
Afecta a los tipos de insumos y la producción del sistema
que llegan a la organización.
Impacto de la Tecnología en la Estructura.
Concepto de Estructura: Crea el esquema formal y
determina la forma en que se realizan las tareas.
Muchos estudiosos se han enfocado específicamente
a las relaciones entre la tecnología y la estructura de la
organización. Joan Woodward y sus colegas realizaron una
investigación muy amplia en 100 empresas
industriales de Inglaterra. La
investigadora dividió en tres grupos las
compañías, con base en diferencias de
tecnología.
Esto dio como resultado que el número de niveles
verticales de administración en los departamentos de
producción directa aumentaba con tamaño relativo de
su grupo de
administración.
Un estudio similar al de Woodward, realizado por
Zwerman, quien utilizó 56 empresas en el
área de Minneapolis, corroboró en general los
resultados iniciales.
Una serie de estudios realizados por la Unidad de
investigación sobre administración industrial de la
universidad de
Aston, Inglaterra,
ofreció información sobre la relación entre
tecnología y estructura. Clasificaron la tecnología
en tres componentes. Tecnología operativa es la
técnica utilizada en las actividades de flujo de trabajo.
La tecnología de materiales se
refiere a la naturaleza de los
materiales
utilizados en el proceso de transformación. La
tecnología de conocimiento
se refiere a las características del conocimiento
utilizado en la organización.
El grupo Aston
encontró que la tecnología operativa no
tenía un gran efecto en las relaciones estructurales,
salvo por aquellas variables
estructurales que estaban centradas en el flujo de trabajo.
Concluyeron que la tecnología operativa reveló
afectar solamente aquellas variables
estructurales vinculadas directamente con el flujo de trabajo. La
tecnología es un factor determinante primordial de la
estructura en la línea de producción.
Sin embargo, hay que recordar que el estudio de Aston
analizó solamente la "tecnología operativa". Es
probable que estos dos componentes de la tecnología
habrían tenido un efecto en todos los niveles de la
estructura.
Estos diversos estudios sugieren que las relaciones
entre tecnología y estructura son complejos.
5. Otros puntos de la
estructura que a afectado la
tecnología.
La tecnología no solamente ha eliminado varios
trabajos rutinarios, sino que ha reestructurado las funciones del
resto de los trabajadores y requiere cambios de actitud y el
comportamiento.
Impacto de la Tecnología en el Sistema
Psicosocial.
La teoría
tradicional de la
administración casi no tomaba en cuenta la forma en
que la tecnología afectaba al sistema Psicosocial. El
sistema técnico era considerado como dado e invariable, y
se suponía que la gente se adaptaría.
Afortunadamente, los seres humanos son adaptables y han
respondido a la tecnología rápidamente cambiantes.
El avance tecnológico de las organizaciones complejas en
los últimos 100 años han requerido grandes ajustes
de los sistemas sociales. Las técnicas de burocracia,
administración
científica y producción en masa
requerían cambios fundamentales. Las más recientes
innovaciones de automatización y computadoras
actualmente tienen un efecto muy importante; sin embargo, se ha
estudiado poco la relación entre la tecnología y
los sistemas psicosociales.
Haire afirma al respecto: nuestros planes de
producción industrial son creados para utilizar la
técnica de la producción, las características de la máquina y las
cualidades del material a su máximo nivel. El operador es
considerado como una variable dependiente. Se espera que se
adapte y ajuste. Es interesante especular en lo que
ocurriría si nos abocáramos a crear una
línea de producción diseñada para maximizar
los Recursos
Humanos y las motivaciones de las operaciones de
los operadores. Y luego consideramos la máquina como
adecuarse a los requerimientos de un sistema diseñado para
maximizar las potencialidades humanas.
La tecnología afecta a los miembros de las
organizaciones en diversas formas. Es un factor clave para
determinar las tareas requeridas y el grado de
especialización. Con frecuencia determina el tamaño
y la composición del grupo de trabajo inmediato y el
margen de contactos con otros trabajadores y supervisores.
Frecuentemente determina el grado de movilidad física. Afecta las
diversas funciones y posiciones de las personas en las
organizaciones: generalmente tener mayores habilidades
técnicas significa obtener una mejor posición, mas
paga y otras recompensas. Incluye mas en determinar el
diseño específico de la labor de cada empleado. La
tecnología, particularmente en las operaciones de
producción en masa, impone una dimensión de
tiempo a los
trabajadores. Requiere puntualidad para empezar el proceso y fija
un cierto ritmo de trabajo.
Los cambios tecnológicos podrían crear
inseguridad y
ansiedad en el empleo y en
los trabajadores. Las habilidades desarrolladas a lo largo de un
periodo podrían resultar obsoletas, lo cual afecta
vitalmente su auto percepción
y motivación.
Impacto de la Tecnología en el Sistema
Administrativo
Una de las principales consecuencias de la
tecnología cambiante ha sido la creciente
especialización del conocimiento. El sistema
administrativo en la mayoría de las organizaciones incluye
a muchos participantes con habilidades y capacitación especializadas. Muchos
especialistas con adecuada capacitación están en posiciones
administrativas: investigación y desarrollo,
expertos en comunicaciones
y psicólogos y sociólogos industriales.
El sistema administrativo moderno no está
integrado por una sola persona que tenga
conocimiento y poder
absolutos; está formado por un equipo de especialistas
capacitados que contribuyen con sus habilidades al buen desempeño de la organización.
Normalmente son los "catalizadores" que ayudan a la
organización a utilizar y adaptar los nuevos avances
tecnológicos.
Impacto de la Tecnología en la
Automatización
Las tecnologías de computadoras y
otras relaciones con ellas están teniendo un efecto
importante en todos los niveles de las organizaciones. En el
nivel operativo, la automatización, las máquinas
controladas numéricamente, los robots industriales y los
sistemas flexibles de manufactura
son ejemplos de esta tecnología. La automatización
representa la fase actual de una tendencia a largo plazo hacia
una mayor complejidad y modernización de los sistemas
tecnológicos para la producción de bienes.
Incluye la vinculación de los procesos de control
computarizados y la maquinaria en un sistema integrado de
producción. Las máquinas controladas
numéricamente (por computadora)
tienen una gran flexibilidad y adaptabilidad comparadas con las
máquinas-herramientas
tradicionales de un solo fin. Pueden ser programadas para
desempeñar diversas operaciones en diferentes partes sin
un reacondicionamiento elaborado.
Autor:
Leopoldo de la Fuente Silva.