Determinar como el uso de manuales de procedimientos podran contibuir a la optomoizacion
del departamento de compras de la universidad de carabobo
1.
Introducción
2. Objetivo general
3. Justificación de la
investigación
4. Marco teórico
referencial.
5. La necesidad de conocer todo y algo
mas
6. Marco
Conceptual
1. Introducción
La globalización, la competitividad
y la excelencia de una organización son los tópicos
más sobresalientes de estos últimos tiempos, se
trata del entorno del siglo XXI. Estos existen paralelamente a
una realidad concreta y preocupante, cuya característica principal describe crisis en
diversas áreas específicas en lo que respecta a
economía
política y
finanzas.
Venezuela no escapa a esa realidad, sin embargo hoy por
hoy ser competitivo y alcanzar la excelencia es mas que un reto,
una necesidad. Hoy cuando el fenómeno de la
inflación a hecho estragos en muchas economías del
mundo, cuando cada vez resulta más costoso crear y formar
para las instituciones
productos de
buena calidad, es
cuando estas instituciones
están obligadas a optimizar sus procesos y a
minimizar sus costos.
En estos momentos de crisis
económica, es cuando las organizaciones
tienen que poner en marcha todas las habilidades técnicas
para lograr soportar la resecion económica, que nos afecta
a todos. La Universidad De
Carabobo no escapa a esta crisis, por lo que la gerencia debe
comprometerse a lograr cambios en la institución y revisar
a fondo en que departamento recae esta responsabilidad, es obvio que las compras afectan
en grado sustancial los presupuestos
asignados, pero toda la comunidad
universitaria tiene que velar por el aprovechamiento
máximo de los recursos.
Las necesidades han aumentado en los últimos
años y es preciso lograr adecuar el funcionamiento
administrativo del Departamento de Compras y Suministros de la
UC; para ello es necesario evaluar el proceso
actual, ya que desde hace algún tiempo no se
adecuan a los nuevos requerimientos, en consecuencia en la
actualidad el departamento no cuenta con un adecuado sistema de
información, que logre agilizar los procesos para
así disminuir los costos de los
equipos e insumos que allí se tramitan. Los proveedores
tratando de proteger su inversión, cotizan los artículos
frecuentemente con un sobreprecio para proyectarlos a futuro y no
perder el valor del
dinero en el
tiempo. Cuando
una institución u organización invierte es para ganar no para
perder utilidades o valores
económicos, esto sólo hace que la compra no sea ni
atractiva ni ventajosa para ninguna de las partes que intervienen
en ella.
Desde este punto de vista la Universidad de Carabobo
pierde o agota el presupuesto
pagando mas por algo que vale menos, las compras deben
representar un buen negocio para ambas partes
(ganar-ganar)
Esta situación llevó a la gerencia a
tratar de solucionar el problema dividiendo el departamento en
dos secciones para así agilizar el proceso y
evitar la carga excesiva de trabajo que había sobre el
personal que
allí labora, para hacerlo más eficiente, pero no se
entrenó el personal ni se
adecuaron los procedimientos de
una forma técnica, como lo describe el manual de
políticas y procedimientos de (
Martín G. Álvarez Torres, año 1998) en donde
se expone: "…Los manuales de
sistemas y
procedimientos son las mejores herramientas
para administrar una organización". Sirve para trasmitir
completa y efectivamente la cultura
organizacional a todo el personal de nuevo ingreso y
documenta la experiencia acumulada por la
organización a través de los años en
beneficio de sí misma.
Esto ha traído como consecuencia adicional por
una parte, un proceso relativamente lento y por otra, el
deterioro del entusiasmo e iniciativa de los trabajadores,
quienes representan uno de los factores más importantes de
nuestra Institución, dado que sirven de engranaje
principal con las relaciones externas de la Universidad de
Carabobo.
Al no aprovechar al máximo o no dársele la
debida importancia a las herramientas
técnicas que son ofrecidas por distintos autores, asesores
etc., las instituciones u organizaciones
quedan sometidas a las experiencias y buenas costumbres que
están presentes en muchos de los elementos que conforman
la Institución, pero esto no es suficiente si queremos que
la
organización madure y acumule experiencias que sirvan
de base para futuras generaciones de personal, para con ello
lograr optimizar la calidad y el
servicio que
presta el Departamento de Compras y Suministros de la
UC.
Por lo anteriormente expuesto, nos encontramos con el
hecho de que muchos de los trabajadores tienen ideas para aportar
en beneficio de la organización, las cuales en algunos
casos se desarrollan pero como no se cuenta con técnicas
de información y documentación adecuados y organizados,
pueden terminar al cabo del tiempo no aplicándose
correctamente o sencillamente olvidándose, lo cual es
perjudicial para la institución, causando mas retraso y
esfuerzos en lograr metas o soluciones que
alguien en alguna oportunidad ya las había observado y
criticado e incluso hasta propuesto soluciones.
En estos momentos el mismo personal se da cuenta que es
necesario un cambio para
adecuar los procesos a los nuevos tiempos, y así lograr el
propósito de la institución que es el de servir de
pilar fundamental en la formación de profesionales
universitarios, en virtud de un mejor aprovechamiento de los
recursos y servir
de ejemplo a otras instituciones y organizaciones tanto publicas
como privadas. Todo esto nos lleva a plantearnos la siguiente
pregunta de investigación.
¿Cómo la buena aplicación de
manuales de procedimientos, podrá contribuir a la
optimización en el proceso de compras en la Universidad de
Carabobo para poder cubrir
cabalmente con todas las necesidades de la institución, a
un menor costo?
Determinar como el uso de los manuales de procedimientos
podrán contribuir a la optimización del proceso de
compras en la Universidad de Carabobo.
Objetivos específicos:
-Describir la influencia que tiene el uso de manuales de
procedimientos sobre el proceso de compras de la Universidad De
Carabobo.
-Determinar el posible ahorro que
implicaría la agilización del proceso de compras en
la UC.
-Identificar el tipo de manuales y procedimientos que se
adapte al Departamento De Compras De La Uc.
-Determinar si la influencia de los manuales de
procedimientos puede hacer que el personal se motive en la
consecución de las metas del Departamento De Compras De La
Uc.
3. Justificación de la
investigación
Las compras representan un factor clave en el éxito
de cualquier institución que quiere alcanzar la
excelencia. En estos tiempos de crisis, contar con un proceso de
compras optimo, aumenta la probabilidad de
alcanzar el éxito; la intención de poder
determinar como el uso de manuales de procedimientos
podrán hacer más eficiente el proceso de compras de
la Universidad de Carabobo, se ve motivado, básicamente
por:
a)La UC, como institución requiere ser más
competitiva; sobre todo considerando lo que expresamente exponen
su Misión, "
formar profesionales altamente calificados… " Es precisamente
ahora, cuando es más costoso formar ese profesional de
vanguardia que
tiene que ser más competitiva y servir de directriz para
otras instituciones de su naturaleza,
b) El solo hecho de formar parte de la comunidad
universitaria, nos despierta el deseo de participar activamente
en la consecución de las metas y objetivos de
la UC que permitan hacer de esta institución la mejor y
más eficiente en su campo de acción. En esta
organización como en todo sistema existe
interdependencia entre cada uno de los elementos que la componen;
los elementos que conforman a la UC son quizás muy
específicos, la docencia y los departamentos de administración y servicios
existen para garantizar el funcionamiento de este sistema, pero
¿ qué sucede si al menos uno de estos elementos
deja de ser eficiente?, ¿ Que sucede con el resto de
ellos? Será que hace que el proceso de formación de
un profesional sea mucho más costoso. Es nuestro interés
abordar el proceso de compras de la UC y evaluar la posibilidad
de optimizarlo, considerando nuestro alcance y oportunidad para
ello, este seria nuestro principal aporte para con nuestra casa
de estudio,"LA UNIVERSIDAD DE CARABOBO".
Antecedentes
Propuesta de reestructuración del departamento de
compras y suministros de la universidad de Carabobo Hortencia Del
Pino De Garzón Septiembre 1997
Contar con un conocimiento
previamente construido que describa claramente el objeto de
estudio que aquí se pretenda abordar, sugiere tomar en
consideración la propuesta de la profesora Hortencia del
Pino de Garzón en donde se describe la necesidad de
actualizar los procedimientos incrementar nuestra productividad y
"disminuir los costos operativos para garantizar el buen desempeño de nuestra
institución".
La profesora Garzón plantea que se debe comenzar
por definir claramente la razón de ser del departamento,
para que su personal se familiarice con la misión que
tiene dentro del departamento y que papel cumplen
dentro de la organización, para comenzar a crear lo que se
llama cultura
organizacional esto la sustenta con la creación o
definición de la misión y
visión del departamento de compras y suministros de la
UC.
Visión
Hacer del Departamento de Compras y Suministros, para el
año 2000, un Departamento reconocido por su eficacia
administrativa, confiabilidad en sus procesos y por la excelencia
de su personal.
Misión
-Es misión del departamento de compras y
suministros:
-Ejecutar la gestión
de compra, para aquellas requisiciones debidamente autorizadas y
con disponibilidad presupuestaria, garantizando la
satisfacción de las necesidades de las dependencias
(nuestros clientes) y el
mejor uso del recurso universitario; actuando bajo criterios de
objetividad, responsabilidad y mejoramiento continuo en todos
nuestros procesos de trabajo.
-Actualizar nuestros procedimientos, incrementar nuestra
productividad
y disminuir nuestros costos operativos para contribuir al buen
desempeño de nuestra institución.
-Tener un comportamiento
ético hacia nuestros compañeros de trabajo,
nuestros clientes,
nuestros proveedores y
la comunidad universitaria.
-Desarrollar y mantener un personal motivado y altamente
calificado.
Con la finalidad de hacer propuestas concretas de
cómo mejorar el proceso y lograr armonizar las relaciones
interpersonales del departamento, para tener un capital humano
motivado y altamente capacitado para lograr la meta principal
de la institución que es el de servir de pilar fundamental
de la educación superior en nuestro
país,adicionalmente propuso las siguientes metas a corto
plazo del departamento(SEPTIEMBRE 97 – ABRIL 98) Definir la
visión, misión y objetivo
general del Departamento. Analizar la estructura
organizativa actual y modificarla para orientarla hacia el
cumplimiento de la misión. Definir las responsabilidades
básicas del Jefe del Departamento y encargados de las
secciones. Actualizar el manual de
políticas, normas y
procedimientos adaptándolo a la estructura
organizativa propuesta.
- Analizar el reglamento de compras actual y proponer
modificaciones que permitan mejorar la eficacia del
Departamento. - Definir el Sistema de Control de
Existencias en el Depósito Central, incluyendo indicadores
de consumo que
permitan definir las cantidades a pedir de los diferentes
ítem y controlar las cantidades asignadas a las
diferentes dependencias. - Activar el Sistema de Control de
Compras para disminuir el tiempo de procesamiento de las
requisiciones y llevar un mejor control del proceso de
compra. - Elaborar una guía para la evaluación de proveedores adaptada a las
características de nuestra
institución. - Actualizar el registro de
proveedores y hacer una evaluación de los mismos. Actualizar el
listado de proveedores. - Elaborar un catálogo de los diferentes equipos
y mobiliarios que se adquieren con frecuencia, que permita
cierto grado de estandarización en las
compras.
En estas metas se observa claramente la inquietud de la
profesora Garzón, que tiene como norte el mejorar el
proceso de Compras y suministros de la UC que tanto a ella como
nosotros nos llama profundamente la atención.
Figueroa Rangel Juan José, Gustavo Bonifaz
ADMINISTRACIÓN EN EL SERVICIO AL
CLIENTE
El autor en esta investigación define la relación que
existe entre los clientes y la prestación de servicios, las
compras en la UC representan un servicio que se le presta a las
demás dependencias y facultades. Este autor nos hace
pensar que si a los manuales o sistemas de
información se les agrega la importancia de lo que
significa prestar un buen servicio a nuestros clientes (LAS
DEPENDENCIAS), se lograría crear la conciencia de
mantener estándares de optimización de procesos
para con ello prestar el mejor servicio posible; Los autores
Figuero y Bonifaz nos explican esta importancia de la siguiente
manera.
A menudo cuando nos referimos a los clientes, todos
pensamos en aquellos que vienen de la calle a comprar o consumir
nuestros bienes y
servicios, y por ende aquellos que nos dejan algún
dividendo. Sin embargo no solo a ellos se les debe denominar
clientes.
Existen en las diferentes organizaciones, personas que
forman parte de ella y que requieren también de los
servicios que a su vez ofrecen otros empleados o áreas.
Este es el caso de un Departamento de Sistemas, que al
igual que el de mantenimiento,
compras y muchos otros, brindan servicios y soluciones a las
demás áreas de la empresa, que
requieren de ellos para su buen funcionamiento.
Muchas veces los departamentos denominados como de
servicios, no son considerados tan importantes como los que
generan divisas, los que tienen contacto directo con los clientes
consumidores, los que venden, etcétera, sin embargo son
tan importantes como aquellos, ya que sin los servicios que estos
ofrecen, las compañías difícilmente
serían lo que son.
La mayoría de las veces, la falta de
atención hacia estos departamentos se debe al
desconocimiento de los mismos y de sus actividades, se sabe que
existen, que tienen gastos, pero no
se tiene un panorama amplio y real de lo que hacen y de sus
alcances.
Alfredo López, Teoría
General de los Sistemas.
El autor de este material se refiere al enfoque de los
sistemas como una unificación de muchos campos del
conocimiento.
Dicho enfoque ha sido usado por las ciencias
físicas, biológicas y sociales, como marco de
referencia para la integración de la teoría
organizacional moderna, este análisis sugiere que consideremos una
razón para que un sistema se mantenga en funcionamiento,
esto es a través del control
interno que se le lleve al proceso y queda definido por el
autor de esta forma.
El control es uno de los cinco subsistemas corporativos
(organización, planificación, coordinación y dirección son los restante) los cuales son
muy difíciles de separar con respecto al de control. De
ello se desprende todo el proceso
administrativo, debe considerarse como un movimiento
circular, en el cual todos los subsistemas están ligados
intrincadamente, la relación entre la planificación y el control es muy estrecha
ya que el directivo fija el objetivo y además normas, ante las
cuales se contrastan y evalúan acciones.
Es necesario ver al control para determinar si las
asignaciones y las relaciones en la organización
están siendo cumplimentadas tal como se las había
previsto.
Universidad de Carabobo Dirección de Informática Documentación de
Sistemas. Sistema de compras y almacenes– UCCOMP
( 1995)
En este manual la directiva de la Universidad planteo un
proyecto
integral de compras para así poder organizar mejor y
más rápido los departamentos relacionados con las
Compras y Suministros, en el manual se tiene como
finalidad:
Simplificar y facilitar la
administración de Compras y Suministros de la
Universidad de Carabobo.
El manual contiene la descripción de los tramites usuales
así como los casos de excepción y las formas y
modelos que
deberán usarse en cada caso dando como aporte a nuestro
trabajo de investigación las bases fundamentales por lo
cual es necesario sistematizar un proceso tan complejo como el de
las compras y suministros UC.
5. La necesidad de conocer
todo y algo mas
Como un libro que
contiene lo más elemental del tema, se sugiere como la
definición de la palabra "MANUAL" y en este sentido, los
manuales son vitales para incrementar y aprovechar el
cúmulo de conocimientos y experiencias de personas y
organizaciones.
Los manuales son unas de las herramientas más
eficaces para transmitir conocimientos y experiencias, porque
ellos documentan la tecnología acumulada
hasta un momento sobre un tema, sin embargo su existencia en la
organización no garantiza el trasmitir ese conocimiento
(un manual en desuso es como si no existiese), aquí cabe
hacernos algunas preguntas, ¿cómo crecemos?
¿Qué nos hace pensar que estamos haciéndolo
bien? Como sentimos que somos eficientes.
Es quizás la solidez de un proceso lo que lo hace
eficiente, el norte de un buen negocio o visión de una
organización es el de obtener rendimiento positivo o
utilidad en
sus actividades, el problema seria como medir esa eficiencia en
términos de servicios, mas aun cuando se trata de una
institución publica como la Universidad De
Carabobo.
Es precisamente en la UC y específicamente su
departamento de compras donde surge esta inquietud ¿
cómo lograr hacer más eficiente el proceso de
compras y como medirlo?, Ciertamente esa eficiencia se
puede medir relacionando la calidad de un buen servicio y el
costo de ese
servicio.
En realidad nuestra intención no es la de
calificar como deficiente el proceso de compras que actualmente
se pone en practica en esta institución, tampoco
pretendemos afirmar que solo nosotros poseemos la
verdad.
Debemos considerar el hecho que de una u otra forma el
departamento de compras ha logrado satisfacer gran parte de las
necesidades de todo el complejo universitario, pero más
que una realidad es una necesidad el poder evaluar, indagar,
conocer, como este proceso puede lograr ser más
eficiente.
En algunas ocasiones a cualquiera de nosotros le ha
tocado pensar respecto a esta casa de estudio, unos solo por
criticar o repetir lo que la mayoría comenta, otras se
conforman con solo oír estos comentarios. Indistintamente
de ser o no beneficioso a nuestro parecer son dignos de ser
evaluados. En particular creemos que este es el momento de
hacerlo posible.
Pensar en manuales y en la documentación de los
procesos, pensar en el rol que tienen dentro de lo que conocemos
teóricamente como excelencia nos ha permitido dirigir
nuestro estudio, partiendo de un modo ideal, con la realidad, y
algo mas que eso "nos ha ofrecido la oportunidad de hacer ver a
muchos o a todos los interesados un conocimiento que es
fundamental para que esa excelencia trascienda a todos los
ámbitos de nuestra Universidad en el desarrollo
profesional de sus egresados.
Ahora bien, ¿el hecho de ser poco, mas o menos
eficiente depende de los manuales?, ¿Y hasta que punto?.
No tendría sentido, responsabilizar a los manuales de todo
el éxito o fracaso de una organización, sobre todo
considerando que existen empresas que a
pesar de no poseer manuales escritos son altamente excelentes,
¿ quizás estos negocios por
grandes o pequeños que sean no lo requieren?.
Claro que si, lo que sucede es que en muchos casos a
pesar de no tenerlos escritos todos o la mayoría de los
que allí trabajan conocen bien el proceso, saben lo que
deberán hacer, es el personal la clave de su éxito,
pero ¿se trata de motivar? O ¿solo disciplina?
.
La motivación
y las buenas costumbres han sido unos de los temas más
controversiales en las ultimas décadas, sobre todo cuando
las organizaciones comenzaron a ver que parte del éxito de
un proceso dependía en gran parte de sus recursos
humanos, el cual dejo de estar en los renglones más
bajos para convertirse en el más importante a nivel
corporativo, siendo considerado hoy por hoy uno de los activos
más importantes de una organización.
Al igual que para todas las organizaciones del mundo,
para la Universidad de Carabobo, el personal deber ser
primordial, aun más siendo la Universidad un pilar
fundamental en la formación integral del hombre y de la
sociedad.
(Manual de Políticas y Procedimientos.
Martín Álvarez Torres Pág. 23, 24,año
1998.
(Gerencia de Compras, ING. José Ochoa Pág.
9 1997)
El siguiente material nos expone de una manera clara y
sencilla como funciona o debería funcionar un departamento
de compras de manera eficiente, y cual es su importancia en el
éxito o fracaso de una organización, de la
siguiente manera.
…es indispensable que exista y se tenga claro su
influencia en el éxito o fracaso de cualquier empresa.
El objetivo básico de un departamento de compras
deberá estar enmarcado dentro de los siguientes
terminos:
- Comprar a un buen precio
según el mercado - Recibir el material en el tiempo
requerido - Mejorar la calidad de los productos
adquiridos, tratando en lo posible de no aumentar costos
fomentar la competencia
entre suplidores. Etc.
A nuestro parecer lo antes expuesto representa como
debe ser un departamento de compras ideal, el cual en el
desarrollo
de nuestro estudio podrá compararse con el proceso
actual de departamento de compras de la UC, que
representa nuestra realidad de estudio.
Toda empresa u
organización requiere en algún momento documentar
el trabajo que
realizan los empleados para poder responder entre otras cosas las
siguientes interrogantes: ¿quién?, ¿Como?,
¿Cuándo? ¿Con qué frecuencia?, O
¿por autorización de quien? Se llevan a cabo los
procesos. La necesidad de establecer manuales administrativos
surge por distintas razones y llevan a las organizaciones a
detallar minuciosamente todos los procedimientos que se siguen en
el desarrollo del trabajo diario.
Con frecuencia muchas empresas u
organizaciones se ven en situación de absoluto
desconocimiento del trabajo que es llevado a cabo por un empleado
que se enferma, es despedido o se retira de la empresa
quedando la posición sin posibilidades de ser cubierta
inmediatamente, por cuanto no hay quien entrene o capacite al
suplente o nuevo trabajador sobre las labores a
realizar.
(Sistemas y procedimientos Fernando Catacora Pág.
96 año 1999/2000.).
Esta debilidad es aun más critica cuando tal
situación ocurre en los departamentos tales como contabilidad,
inventario,
compras etc.
Si por ejemplo, uno de los compradores se retira en
medio de un proceso de licitación, el proceso tiende a
retrasarse en un tiempo equivalente al que un suplente o nuevo
comprador este lo suficiente mente familiarizado con el proceso
normal que allí se realiza, haciendo más costoso e
ineficiente el proceso, lo que quizás no sucedería
si se hubiere documentado adecuadamente el proceso de compras
para que así el nuevo miembro conjuntamente con su
experiencia logre engranar efectivamente en dicho proceso, e
inclusive lograr aportar nuevas ideas que enriquezcan el
contenido de la documentación del sistema.
La necesidad de documentación surge como una
respuesta para reflejar el trabajo
realizado por los empleados en algún tipo de instrumento
organizacional. Mediante el proceso de documentación,
todas las actividades son plasmadas de tal forma que cualquier
empleado debidamente autorizado puede tener acceso y conocer
dicha información
Básicamente las razones que fundamentan la
documentación de un sistema pude resumirse en:
- sistematizar las relaciones entre los integrantes
de una organización - Instruir a los empleados acerca de aspectos tales
como: Objetivos,
políticas, normas, procedimiento, funciones y
autoridad. - Servir de guía para la ejecución de
las tares de los empleados. - Servir de guía para la evaluación de
la eficiencia operacional. - Normalizar el desarrollo de las tareas.
- Servir de guía para el entrenamiento
del personal de reciente ingreso.
(Sistemas y procedimientos Fernando Catacora Pág.
96 año 1999/2000.).
Estas dos ultimas revisten cierta importancia en
consideración al objeto de estudio que aquí se
aborda; los manuales representan un medio de comunicar las
decisiones de la administración concerniente a
organización. En la administración moderna el
volumen y la
frecuencia de dichas decisiones van en aumento y en particular si
se Trata De La Universidad De Carabobo.
1.Jefe Del Departamento De Compras: Es el responsable
del cumplimiento de todo el proceso de compra de la
organización
2. Comité De Licitaciones: Es el encargado
de seleccionar la mejor opción ofrecida por el proveedor,
tomando en consideración los siguientes premisas: Precio, plazo
de entrega, calidad y buen servicio, así como cualquier
otro criterio favorable. El comité esta formado por un
representante de la dependencia solicitante, un representante del
vicerrectorado administrativo y el jefe de compra.
3. El Jefe De Sección: Se encarga de coordinar el
proceso de compra, desde las requisiciones recibidas de las
dependencias, hasta la cancelación de las ordenes de
compras al proveedor. Entre algunas de sus funciones
tenemos: Recibir requisiciones de compras asignadas por el jefe
del departamento, recibir las cotizaciones, firmarlas y
entregarlas al comprador y recibir actas del vicerrector
administrativo, agilizar las tramitaciones de ordenes de copras
en las direcciones de presupuesto,
administración, tesorería, contraloría, que
son entes por lo cual se rige el departamento de
compras.
4. secretaria: es la encargada de llevar el control de
las correspondencias inherentes al jefe del departamento de
compras, también realizara las requisiciones de compras de
las necesidades del departamento de compras y estará en
constante comunicación con el departamento de
almacén
deberá llevar el stock y custodiar el material de oficina y
limpieza.
5. compradores: son los responsables de pedir
cotizaciones a los proveedores del ramo y vaciar los precios en
actas de comité, controlar el seguimiento de las ordenes
de compras y efectuar el seguimiento de la entrega de las
cotizaciones.
6. Asistentes Administrativos: son los encargados de
todo el procedimiento
administrativo de las ordenes de compra ya aprobada por la
contraloría para su entrega a los proveedores
seleccionados y luego la elaboración de la orden de pago
también para la entrega a los proveedores.
7. Sistemas Es un conjunto de componentes que
interactúan para alcanzar algún objetivo. Los
sistemas, son de hecho todo lo que rodea al ser humano. Cuando se
comienza a ver lo abundante que son los sistemas, no
sorprende darse cuenta que cada sistema del negocio depende de
una o más entidades abstractas llamadas sistemas de
información. Por medio de estos sistemas los datos pasan de
una persona o
departamento a otro y puede realizarse cualquier cosa, desde
comunicaciones
entre oficinas y comunicaciones
telefónicas, hasta un sistema de computadora
que genere informes
periódicos para diferentes usuarios.
8. Orden De Compra Es el documento básico del
comprador vendedor. Esta constituye el soporte material del
contrato
celebrado entre el comprador y vendedor en un marco
jurídico legal.
9. Requisición De Compras La requisición
de compras es un documento que se elabora con el fin de notificar
al departamento de compras que se tiene una necesidad y que esta
debe ser cubierta lo antes posible, en este documento van
descritas por renglones las necesidades de materiales y
las especificaciones necesarias para que el departamento de
compras las tramite.
10. Solicitud De Cotización Es un documento en el
cual se le solicita a un proveedor la necesidad de adquirir un
bien o bienes para la
empresa u organización.
Trabajo enviado y realizado por:
Fernando Guerrero
Juan Carlos Martínez