Importancia y manejo de gestión y organización de archivos y documentación en la empresa (página 2)

1. El archivo y
   documentación:

Concepto de archivo:

La palabra archivo, del latín archivium, presenta
tres acepciones distintas de acuerdo con el Diccionario de
la R.A.L.E.:

• Local en el que se custodian documentos
  públicos o particulares (lo que significa la existencia
  de archivos no
  sólo oficial sino también semipúblicos,
  comerciales o particulares); conjunto de estos documentos y el
  mueble/s que los contienen (carpetas, guías, etc., donde
  se colocan).
• La misma Administración reconoce estas
  definiciones de archivo en la Ley de Patrimonio
  Histórico Español. Otras disposiciones hacen
  referencia al archivo como aquella institución cuya
  función primordial es la de reunir,
  organizar, conservar y difundir, utilizando las técnicas
  adecuadas, dichas conjuntos de
  documentos para le cumplimiento de los fines anteriormente
  mencionados.
• También se le da este nombre al servicio
  especializado (Servicio de Archivo) cuya misión
  consiste en recibir, clasificar, custodiar y facilitar
  documentos.
• Archivar significa guardar de forma ordenada
  documentos útiles, haciéndolo de un modo
  lógico y eficaz que permita su posterior
  localización de la forma más rápida
  posible cuando sea necesario.

El material de archivo más corriente lo
constituyen: Carpetas, archivadores tipo Z, guías,
etc.

• Clases de archivos:

Según el grado o frecuencia de
utilización:

• Archivos activos o de
  gestión: recogen documentos
  recién entregados en la entidad o de consulta
  frecuente.
• Semiactivos: contienen documentos provenientes
  de archivos activos por haberse realizado sobre ellos el trabajo
  concreto.
• Inactivos: recoge los documentos que habiendo
  perdido todo su valor
  operativo y funcional, conservan valor histórico,
  político, o documental.

Según el lugar de
emplazamiento:

• Generales o centralizados: documentos que se
  conservan en el mismo lugar y es consultado por distintos
  departamentos.
• Descentralizados o parciales: se encuentran en
  las distintas dependencias de la entidad. Estos a su vez pueden
  ser:

• Departamentales o por secciones.- en el propio
  departamento por ser utilizado constantemente por
  este.
• Personales.- de cada puesto de trabajo para
  que pueda ser de acceso inmediato a la persona que
  trabaja con ellos.

Estas dos clasificaciones no son excluyentes, sino que
se complementan entre sí.

Concepto de documento:

Para la Real Academia Española documentar
significa "probar documentos", al mismo tiempo define
como documentos "un escrito o cualquier otra cosa que pruebe o
acredita algo". Este seria le Concepto general
de documento.

La Ley de Patrimonio Histórico Español
define el documento como "toda expresión en lenguaje
natural o convencional y cualquier otra expresión
gráfica, sonora o en imagen, recogidas
en cualquier tipo de soporte material, incluidos los soporte
informáticos.

Desde el punto de vista administrativo, documento seria
toda información o hecho fijado o registrado en
cualquier tipo de soporte material que sirvan para comprobar o
acreditar algo.

Tendrán la consideración de documento
público administrativo los documentos válidamente
emitidos por los órganos de las Administraciones
Públicas. Cada Administración
Pública determinará reglamentariamente los
órganos que tengan atribuidas las competencias de
expedición de copias autenticas de documentos
públicos o privados.

Las copias de cualesquiera documentos públicos
gozarán de la misma validez y eficacia que
estos siempre que exista constancia de que sean
auténticas.

El documento oficial reúne, en general, las
mismas características que los demás documentos
aunque con algunas salvedades:

• En ellos se establece una relación entre las
  personas físicas o jurídicas con la
  Administración Pública o de diferentes
  organismos públicos entre sí.
• La mayoría de estas relaciones se
  realizarán a través de unos impresos ya
  preestablecidos o normalizados;
• Ha de quedar constancia de la fecha de
  recepción del documento.

Como se desprende de lo visto hasta ahora, el soporte
material puede ser muy variado y cada vez con más
frecuencia se utilizan los soportes audiovisuales, gráficos, informáticos, nos
centraremos en el documento escrito que sigue siendo el
más utilizado y el que con más frecuencia vamos a
manejar.

El documento, al mismo tiempo que fuente de
información, se reconoce legalmente como prueba de que un
acto ha sido o no ejecutado, aunque no todos los documentos se
encuentran regulados adecuadamente.

1. Soporte Documental

Medios en los cuales se contiene información,
según los materiales
empleados.

Además de los archivos en papel existen los
Archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos,
informáticos, orales y sonoros.

El término "conservación", en el
ámbito de los archivos y bibliotecas, hace
referencia a todas aquellas medidas destinadas a proteger
adecuadamente los documentos, con el fin de prolongar su
utilización en condiciones óptimas durante el mayor
tiempo posible.

Existen dos corrientes diferentes sobre la disciplina de
la Conservación. La anglosajona, que a su vez se divide en
otras dos disciplinas, la denominada Preservation, que
determina las medidas preventivas de permanencia y durabilidad de
los documentos, y la Conservation, que determina las
medidas a tomar para la restauración de los documentos
deteriorados. Y la latina, en la que se contempla una
única disciplina llamada Conservación, de la que
forman

parte la Preservación y la Restauración.
La primera, también denominada Conservación
Preventiva, se ocupa de la prevención del deterioro de los
documentos y la segunda de la reparación y
recuperación funcional de los documentos
deteriorados.

Después de esta aclaración
terminológica sobre los conceptos conservación,
preservación y restauración, nos vamos a centrar en
el papel que han desempeñado estas disciplinas en el campo
de las Ciencias de la
Documentación.

1.3 Funciones del
archivo:

La principal función del archivo consiste en la
conservación de documentos, ya que la
Ley obliga a ello estableciendo unos plazos mínimos de
conservación, durante los cuales puede ser requerida su
presentación.

Estos documentos se conservaran debidamente ordenados y
clasificados. Esta conservación proporciona
información sobre el funcionamiento y los asuntos tratados por la
entidad. El archivo será eficaz cuando se encuentra
rápidamente lo que se busca.

Otra función del archivo es la de ser un
centro activo de información que permite
relacionar los nuevos documentos con los ya archivados.
Además sirve como medio de consulta cuando
se pretende indagar en las actuaciones del pasado. También
el archivo sirve como elemento probatorio cuando el
organismo o entidad pretende demostrar la realización de
un acto o la forma de hacerlo.

2. El
archivo físico.

2.1. El archivo físico.

Son aquellos que en forma permanente van almacenar
información en el disco.

Cada archivo físico contiene únicamente un
formato de registro de
longitud fija. Puede tener una vía de acceso en secuencia
por claves para presentar los datos en una
secuencia distinta del orden en que se añadieron los
registros

Custodia y administración de archivos físicos
inactivos y activos manteniendo la confidencialidad y
disponibilidad de la información.

El proceso
consiste en la recepción, codificación, elaboración de
base de datos,
almacenamiento,
administración y transporte los
archivos físicos.

Contamos con bodegas dotadas con los elementos y
sistemas
necesarios para cumplir con requisitos de conservación y
garantizar su seguridad.

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El edificio de archivo.

La protección y preservación del
patrimonio documental, bibliográfico y
hemerográfico implican, entre otros, dos grandes aspectos:
su control
físico y su control intelectual. Por un lado, es menester
procurar las condiciones básicas que permitan la
conservación de los soportes originales de la
información; por otro, es preciso contar con instrumentos
de consulta que permitan recuperar en forma oportuna y eficaz
dicha información.

Esto ocurre porque, por distintas razones, dicho
patrimonio ha padecido condiciones de descuido imputables en
muchos casos al escaso interés
institucional en aquello que constituye nada menos que su propia
memoria;
más aun, la memoria
colectiva de la nación.

En lo que hace a la conservación propiamente
dicha, el combate de los problemas
habituales que se derivan de las condiciones climáticas,
de la humedad, de las plagas, del deterioro natural del papel,
especialmente por su fabricación con celulosa desde
hace dos siglos, es una constante que, pese a sus avances, no ha
encontrado soluciones
definitivas.

Por ende, una preocupación común a los
archivos y bibliotecas, e incluso en museos, es encontrar
remedios prácticos y asequibles para asegurar la
preservación de sus acervos. De lo anterior se desprende
la necesidad, en el nivel nacional, de procurar el
establecimiento de políticas
y normas sobre
conservación en las instituciones
públicas y privadas dedicadas a la protección del
patrimonio.

2.2 Mobiliario de archivo

• Mobiliario de archivo: Mobiliario de
  archivo metálico, Mobiliario de archivo modular,
  Mobiliario de archivo modular ArchivoTec, Mobiliario de archivo
  Multiuso, Mobiliario de archivo plano.
• Carritos
• Lámparas: Lámparas de pie,
  Lámparas de sobremesa.
• Mesas: Mesas de centro, Mesas para impresora,
  Mesas de oficina, Mesas
  para ordenador.
• Postes
• Protectores de suelo
• Sillas: Sillas de conferencias, Sillas de
  contacto permanente, Sillas de dirección, Sillas de espera, Sillas
  standard, SIllas sincronizadas.
• Taburetes
• Carretilla
• Cestas de almacenamiento

2.3. Condiciones ambientales y de
seguridad.

• Ubicado en un lugar donde no exista ninguno de los
  peligros identificados en la norma para los documentos a causa
  de la ubicación, el entorno, el fuego, el agua, los
  almacenamientos inadecuados, los robos, el vandalismo, el
  terrorismo.
• Rentable y con poco coste energético, valorado
  para toda su vida planificada (mínima de 20 años)
  y, preferentemente, con espacio para ampliaciones más
  allá de la duración planificada.
• Que no dependa excesivamente de equipamientos y
  maquinaria de alta tecnología para mantener un entorno
  estable y donde los equipos funcionen siempre
  correctamente.
• Donde exista una estrategia
  global de protección contra incendios,
  preferentemente con un sistema de
  extinción automático mediante rociadores de
  agua o un
  gas
  homologado (en las tres bibliotecas nacionales –la
  británica, la escocesa y la galesa- se ha instalado
  rociadores de agua por su efectividad, menor coste y mayor
  respeto
  ecológico)
• Con la zona de almacenamiento tan definida y
  controlada que queden minimizados todos los riesgos de
  incendios e inundaciones, especialmente los derivados de las
  salas de máquinas
  de los sistemas de climatización.
• Donde cada tipo de material se almacene en el entorno
  más apropiado (requisitos específicos para los
  materiales fotográficos, sobre todo respecto a su
  aclimatación antes de una consulta)

3. SISTEMA DE
INFORMACIÓN

El Sistema formal es para recabar, integrar, comprar,
analizar y difundir información interna y externa de
la empresa en
forma oportuna, eficaz y eficiente.

Elementos de un sistema de
información

Un sistema de información (SI) es un
conjunto organizado de elementos, estos elementos son de 4
tipos:

• Personas.
• Datos.
• Actividades o técnicas de trabajo.
• Recursos materiales en general (típicamente
  recursos
  informáticos y de comunicación, aunque no tienen por
  qué ser de este tipo obligatoriamente).

Todo ese conjunto de elementos interactúan entre
si para procesar los datos y la información (incluyendo
procesos
manuales y
automáticos) y distribuirla de la manera más
adecuada posible en una determinada organización en función de sus
objetivos.
Normalmente el término es usado de manera errónea
como sinónimo de sistema de
información informático, estos son el campo de
estudio de la tecnología
de la información (IT), y aunque puedan formar parte
de un sistema de información (como recurso material), por
sí solos no se pueden considerar como sistemas de
información, este concepto es más amplio que el
de sistema de información informático. No obstante
un sistema de información puede estar basado en el uso de
computadoras,
según la definición de
Langefors[1] este tipo de
sistemas son:

• Un medio implementado tecnológicamente para
  grabar, almacenar y distribuir expresiones
  lingüísticas,

• así como para extraer conclusiones a partir de
  dichas expresiones.

3.1Tipos de sistemas de
información

Evolución de los sistemas de información a
lo largo del tiempo

Según la función a la que vayan destinados
o el tipo de usuario final del mismo, los SI pueden clasificarse
en: (esta clasificación obedece a un punto de vista
empresarial)

• Sistema de procesamiento de transacciones
  (TPS).- Gestiona la información referente a las
  transacciones producidas en una empresa u
  organización.
• Sistemas de información gerencial
  (MIS).- Orientados a solucionar problemas empresariales
  en general.
• Sistemas de soporte a decisiones (DSS).-
  Herramienta para realizar el análisis de las diferentes variables de
  negocio con la finalidad de apoyar el proceso de toma de
  decisiones.
• Sistemas de información ejecutiva
  (EIS).- Herramienta orientada a usuarios de nivel
  gerencial, que permite monitorizar el estado de
  las variables de un área o unidad de la empresa a
  partir de información interna y externa a la
  misma.
• Sistemas de automatización de oficinas (OAS).-
  Aplicaciones destinadas a ayudar al trabajo diario del
  administrativo de una empresa u
  organización.
• Sistema experto (SE).- Emulan el comportamiento de un experto en un dominio
  concreto.

Estos sistemas de información no surgieron
simultáneamente en el mercado; los
primeros en aparecer fueron los TPS, en la década
de los 60, y los últimos fueron los SE, que
alcanzaron su auge en los 90 (aunque estos últimos
tuvieron una tímida aparición en los 70 que no
cuajó, ya que la tecnología no estaba
suficientemente desarrollada).

3.2 Aplicación de los sistemas
de información

Los sistemas de información tratan el desarrollo,
uso y administración de la infraestructura de la
tecnología de la información en una
organización.

En la era post-industrial, la era de la
información, el enfoque de las compañías ha
cambiado de la orientación hacia el producto a la
orientación hacia el
conocimiento, en este sentido el mercado compite hoy en
día en términos del proceso y la innovación, en lugar del producto. El
énfasis ha cambiado de la calidad y
cantidad de producción hacia el proceso de
producción en sí mismo, y los servicios que
acompañan este proceso.

El mayor de los activos de una compañía
hoy en día es su información, representada en su
personal,
experiencia, conocimiento,
innovaciones (patentes, derechos de
autor, secreto comercial). Para poder
competir, las organizaciones
deben poseer una fuerte infraestructura de información, en
cuyo corazón se
sitúa la infraestructura de la tecnología
de información. De tal manera que el sistema de
información se centre en estudiar las formas para mejorar
el uso de la tecnología que soporta el flujo de
información dentro de la organización

4.
TOPOLOGÍAS DE ARCHIVOS

Los sistemas de archivos, estructuran la
información guardada en una unidad de almacenamiento
(normalmente un disco duro) de
una computadora,
que luego será representada ya sea textual o
gráficamente utilizando un gestor de archivos. La
mayoría de los sistemas
operativos poseen su propio sistema de archivos.

Lo habitual es utilizar dispositivos de
almacenamiento de datos que permiten el acceso a los datos
como una cadena de bloques de un mismo tamaño, a veces
llamados sectores, usualmente de 512 bytes de longitud. El
software del
sistema de archivos es responsable de la
organización de estos sectores en archivos y
directorios y mantiene un registro de qué sectores
pertenecen a qué archivos y cuáles no han sido
utilizados. En la práctica, un sistema de archivos
también puede ser utilizado para acceder a datos generados
dinámicamente, como los recibidos a través de una
conexión de red (sin la
intervención de un dispositivo de
almacenamiento).

4.1 EL ARCHIVO TRADICIONAL

Los sistemas de archivos tradicionales proveen métodos
para crear, mover, renombrar y eliminar tanto archivos como
directorios, pero carecen de métodos para crear, por
ejemplo, enlaces adicionales a un directorio o archivo (enlace
duro en Unix) o
renombrar enlaces padres (".." en Unix).

• Enlace duro

En los ordenadores, un 'enlace duro' es una referencia,
o indicador a los datos físicos sobre un sistema de
archivos. En la mayoría de los sistemas de archivos todos
los ficheros (archivos) son enlaces duros. El nombre asociado al
archivo es simplemente una etiqueta que apunta en el sistema operativo
a los datos reales. Así, se puede asociar más de un
nombre a los mismos datos. Aunque se llamen de distinta forma,
cualquier cambio
realizado afectará a los datos reales, sin importar si la
modificación se hace usando el enlace o el archivo. Los
enlaces duros sólo pueden apuntar a datos que estén
en el mismo sistema de archivos.

El proceso de eliminación de un enlace desvincula
un nombre de los datos reales. Los datos todavía
estarán accesibles mientras quede algún enlace.
Cuando se elimina el último enlace duro, el espacio que
ocupaban los datos se considera disponible. Existe un procedimiento de
recuperación de archivos borrados, que
permite la reconstrucción de un enlace a datos que ya no
estén asociados con un nombre. Sin embargo este proceso no
está disponible en todos los sistemas y a menudo no es
seguro que
funcione.

• Contador de enlaces

En la mayoría de los sistemas de archivos que
soporten enlaces duros, se almacena un valor entero con cada
sección física de los datos.
Este número entero representa el número total de
los enlaces duros que apuntan a los datos. Cuando se crea un
nuevo enlace, este valor aumenta en uno. Cuando se quita un
enlace, el valor disminuye en uno. El mantenimiento
de este valor ayuda a los usuarios a prevenir las pérdidas
de datos. Es también la manera más simple para que
el sistema controle el uso del disco duro, pues cuando el valor
es cero indica que el espacio esta libre y los valores
distintos a cero indican que el espacio está en
uso.

Ejemplo

Una ilustración del concepto enlace
duro

En la figura a la derecha, hay dos enlaces duros
llamados "ENLACE 1.TXT" y "ENLACE 2.TXT". Ambos enlaces apuntan a
los mismos datos físicos. Si el nombre de fichero "ENLACE
1.TXT" se abre en un procesador de
texto, se modifica y se guarda, esos cambios serán
visibles incluso en el fichero "ENLACE 2.TXT". Igual que si
realizáramos los cambios en "ENLACE 2.TXT" serían
visibles desde el otro fichero. Esto es debido a que apuntan a
los mismos datos.

Se pueden crear enlaces extra para los mismos datos
físicos. El usuario sólo necesita especificar el
nombre de algún enlace duro existente; el sistema
operativo se encarga de que apunte a localización
física exacta de los datos.

Si uno de los enlaces se quita (por ejemplo, con el
comando Unix rm), los datos siguen siendo accesibles desde
cualquier otro enlace existente. Si todos los enlaces se quitan y
ningún proceso tiene el archivo abierto, el espacio
ocupado por los datos será considerado disponible,
permitiendo que sea reutilizado en el futuro para otros archivos.
Este proceso permite suprimir archivos abiertos sin afectar el
proceso que los utiliza — una acción
que sería imposible en un sistema de archivos con una
relación 1-1 entre las entradas en la guía y los
datos.

El acceso seguro a sistemas de archivos básicos
puede estar basado en los esquemas de lista de control de acceso
o capacidades. Las listas de control de acceso hace
décadas que demostraron ser inseguras, por lo que los
sistemas
operativos experimentales utilizan el acceso por capacidades.
Los sistemas operativos comerciales aún funcionan con
listas de control de acceso.

4.2 LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS DE
ARCHIVOS

Archivo moderno

Actualmente el archivero moderno utiliza las
tecnologías de la información como medios para
agilizar los procesos archivísticos. De tal manera, que
los documentos primarios de valor temporal y permanente los
organiza, describe, conserva y los pone al uso del productor del
documento y al usuario externo.

Todos estos procedimientos,
están estrechamente ligados a los principios de la
archivística los cuales rigen desde el siglo XIX. Estos
son: el de procedencia y el de respeto al orden
original,

Son fundamentales para la práctica
archivística, pues ellos –me refiero a los
principios permiten el mantenimiento de la unidad del fondo de
archivo, que no es otra cosa que el conjunto de la
documentación producida o recibida por personas
físicas o jurídicas, organismos e instituciones
públicas o privadas en el libre ejercicio de sus funciones
y competencias.

El archivero moderno y tradicional organiza los
documentos en el soporte que se encuentren.

Con ello contribuye a la historia de los pueblos,
perpetuando como testimonio el devenir de las organizaciones y de
los individuos, de tal forma que la información contenida
en los documentos este al servicio del Estado, los
investigadores y los ciudadanos

SOPORTES ELECTRÓNICOS

La irrupción del documento electrónico
utilizado por los productores documentales en las instituciones
ha provocado cambios en los trabajos archivísticos como en
los procesos de organización, descripción y valoración de los
documentos No obstante, en la utilización práctica
de estos, los soportes hay que tener en cuenta sus
peculiaridades, características, utilización y
conservación. Los principales son:

• Disquete: Fiabilidad nula, es fácil
  añadir y eliminar la información. Capacidad de
  almacenamiento mínima de 1.5 Mb o 285 p. El tiempo de
  acceso a la información es lento. Se puede tener cierto
  control de seguridad sobre la información guardada, pero
  no es total. Por estas razones, el disquete es útil
  sólo para conservar documentos a corto plazo, pero no
  sirve para la conservación permanente.
• Discos Zip: Fiabilidad media. Capacidad de
  almacenamiento hasta 250 Mb o 50,892 p. El tiempo de acceso es
  muy lento. Por ello, sirve para hacer copias de seguridad pero
  no para consultar. Hay cierto control de seguridad en el
  almacenamiento, pues se pueden introducir
  contraseñas.
• Disco Duro: Fiabilidad media. Capacidad de
  almacenamiento muy grande hasta 60 Gb o 12’214,285.71 p.
  Tiempo de acceso muy rápido. Posibilidad de
  añadir y eliminar ficheros muy fácilmente, pero
  se puede controlar a través de contraseñas. Es el
  soporte ideal de cualquier tipo de fichero o
  documento.
• CD-Roms: Gran fiabilidad para la
  conservación de la documentación en el caso de
  CDs no modificables. Capacidad de almacenamiento muy grande
  hasta 650 Mb 0 132,320.5p. Es útil para conservar
  documentos con texto,
  sonidos e imágenes. Tiempo de acceso rápido.
  Son útiles para conservar información que no se
  ha de modificar y de consulta usual: instrumentos de
  descripción del archivo. Existen modificables, que
  ofrecen la posibilidad de añadir, borra y actualizar la
  información. Los no modificables son útiles para
  conservar información definitiva.
• DVD: Gran fiabilidad. Capacidad de
  almacenamiento muy grande hasta 650 Mb o 132,320.5 p de
  documentos hipermediaticos. Tiempo de acceso muy rápido.
  Permite controlar la posibilidad de añadir, modificar y
  eliminar. Es útil para conservar ficheros de texto,
  sonidos e imágenes.

Estos soportes tecnológicos han supuesto una
revolución
en el mundo de los archivos, y ello por dos razones. Por una
parte su generalización como soporte documental ha
supuesto para los archiveros un esfuerzo por aplicar los
principios de organización a estos nuevos
soportes.

HARWARE Y SOFTWARTE

No podemos dejar de mencionar en este momento las
características particulares de las computadoras y los
programas
existentes que permiten a los archiveros agilizar su trabajo, en
cada uno de los procesos archivísticos, aplicados a los
documentos y en la prestación del servicio.

• El Ordenador Personal: La revolución
  tecnológica para los archivos llegó con el
  ordenador personal, desde su aparición han evolucionado
  mucho, y en poco tiempo, han ganando en capacidad, rapidez y
  accesibilidad, por lo que se ha convertido en herramienta de
  trabajo indispensable, también en los archivos. La
  computadora ha permitido la automatización paulatina
  de algunas de las tareas archivísticas, desde la
  elaboración de informes y
  estadísticas pasando por el control de
  préstamos y transferencias hasta la
  automatización de los instrumentos de descripción
  y la posibilidad de contar con programas informáticos
  para la gestión integral de los documentos.
  También aumentan las posibilidades de acceso y
  comunicación. todos los archiveros quieren contar con un
  equipo completo constituido por: CPU,
  pantalla, teclado,
  ratón, impresora, lector de Cd-Rom y
  DVD,
  servidor y
  varias terminales, modem.
• La Digitalización: Otro recurso
  informático útil para la gestión
  documental es la digitalización, que consiste en la
  captura de la información y su transformación a
  formato digital, para que se pueda manipular desde un
  ordenador. Es útil sobre todo para evitar la
  manipulación de la documentación original,
  documentos históricos, en mal estado y para documentos
  de mucha consulta y desde diferentes puestos de trabajo. Se
  pueden almacenar en formato de imagen, o en formato de texto,
  para lo cual es necesario utilizar un programa de
  reconocimiento óptico de caracteres (OCR), es una
  tecnología cara y esta tarea se complementa con una
  indexación de los documentos.
• La Microfilmación: Es otro de los
  recursos existentes en nuestro medio consiste en tomar una foto
  de cada uno de os documentos y conservarlos en el rollo de
  película, es una tecnología muy utilizada, ya que
  permite una serie de exigencias que el mundo de los archivos
  debemos tener en cuenta con la seguridad y confiabilidad de la
  información.

LAS REDES

En el uso de estas nuevas
tecnologías también es necesario indispensable
mencionar la
comunicación rápida que las redes permiten a los
archiveros comunicarse con sus proveedores y
con sus usuarios.

• El Correo
  Electrónico: El correo electrónico ofrece
  la posibilidad de intercambiar información de manera
  rápida y eficaz, pues permite el envío de todo
  tipo de documentos. Es utilizado en los archivos como medio de
  comunicación: Entre el archivero y los usuarios internos
  para solicitud de documentación, coordinación entre el archivo central y
  los archivos de gestión, comunicación de
  transferencias, Entre el archivero y los usuarios externos para
  petición de información. Entre el archivero y los
  proveedores.
• La Intranet: Es un recurso para la
  gestión integral de la documentación activa de
  una institución. Es un modelo de
  arquitectura
  de red, que usa protocolos y
  estándares abiertos, transparente con Internet y que
  dispone de un modelo de cliente
  universal ósea el navegador. Se aplica sobre todos los
  documentos que una organización va produciendo como
  documentos de texto, correo electrónico, hojas de
  cálculo, etc. y sus aplicaciones a sus bases de datos,
  etc.
• Internet: La última revolución
  para el mundo de los archivos llega con la Word Waif
  Web, que
  multiplica hasta el infinito las posibilidades de
  difusión y comunicación de los archivos. Las
  utilidades de Internet en un archivo son amplias y variadas. Es
  necesario conocerlas para aprovechar todo el potencial que nos
  ofrece y maximizar la eficacia y rentabilidad
  de los servicios del archivo. Internet es, principalmente, la
  fuente de información más actualizada e inmediata
  de que disponemos actualmente. es enormemente útil para
  el trabajo del archivero, pero también como medio de
  difusión del archivo. Es el instrumento más
  rápido y ágil para encontrar información
  concreta sobre un archivo. Así mismo sirven de apoyo
  para un servicio más a nuestros usuarios.

4.3 OTROS TIPOS DE SISTEMAS DE
ARCHIVOS

Sistemas de archivos de disco: Un sistema de
archivo de disco está diseñado para el
almacenamiento de archivos en una unidad de disco, que puede
estar conectada directa o indirectamente a la
computadora.

Sistemas de archivos de red: Un sistema de
archivos de red es un sistema de archivos que accede a sus
archivos a través de una red. Dentro de esta
clasificación encontramos dos tipos de sistemas de
archivos: los sistemas de archivos distribuidos (no proporcionan
E/S en paralelo) y los sistemas de archivos paralelos
(proporcionan una E/S de datos en paralelo).

Sistemas de archivos de propósito
especial: Los sistemas de archivos de propósito
especial son básicamente aquellos que no caen en ninguna
de las dos clasificaciones anteriores.

5. La
organización de archivos.

La
"Administración de Documentos" es una metodología para regular la
producción, circulación, uso y control de los
documentos y archivos institucionales y tiene como objetivo la
creación, mantenimiento, utilización y
disposición de los documentos de una organización a
lo largo de su ciclo vital de forma eficiente.

En ese sentido, uno de los mayores problemas que se
presentan en el manejo de archivos es el desconocimiento de
principios y técnicas para su organización y
control; así por ejemplo, no existe claridad sobre lo que
es un documento de archivo, por lo que cualquier
documentación que se incorpora a una carpeta se considera
como tal aunque no sea así. Por otra parte, los documentos
que se integran a un expediente no necesariamente se organizan en
forma correcta, lo cual trae como consecuencia problemas en el
acceso a los documentos y, por tanto en la rendición de
cuentas y en la
transparencia de la gestión.

Con los presentes criterios se pretenden difundir las
técnicas y prácticas útiles para el manejo
de los archivos, con el propósito de lograr su
estandarización y facilitar, más adelante, el uso
de tecnologías de la información en el control
documental. Así, se incluyen temas relativos a conceptos,
la definición del expediente de archivo y su diferencia
con otro tipo de documentos de apoyo informativo, el registro y
descripción de un expediente de archivo, así como
su clasificación.

5.1. Clasificación y registro de
documentos.
Administración de documentos: Conjunto de
métodos y prácticas destinados a planear, dirigir y
controlar la producción, circulación,
organización, conservación, uso, selección
y destino final de los documentos de archivo.

Archivística: Disciplina que trata de los
aspectos teóricos y prácticos de los archivos y la
administración de documentos.

Archivo: Conjunto orgánico de documentos
en cualquier soporte, que son producidos o recibidos en el
ejercicio de sus atribuciones por las dependencias y
entidades.

Archivo de Concentración: Unidad
responsable de la administración de documentos, cuya
consulta es esporádica por parte de las unidades
administrativas de las dependencias y entidades y que permanecen
en él hasta su destino final.

Archivo de Trámite: Unidad responsable de
la administración de documentos de uso cotidiano y
necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad
administrativa.

Archivo Histórico: Unidad responsable de
organizar, conservar, administrar, describir y divulgar la
memoria documental institucional.

Asunto: Contenido específico de cada una
de las unidades documentales (documento de archivo, expediente),
serie documental o rubro temático que permite la
individualización dentro del conjunto de
características homogéneas al que están
integrados: tema, motivo, argumento, materia,
cuestión, negocio o persona de que se trata un expediente
o documento de archivo y que se genera en consecuencia de una
acción administrativa.

Baja documental: Eliminación de aquella
documentación que haya prescrito en sus valores
administrativos, legales, fiscales o contables y que no contenga
valores históricos.

Carátula: Frente del expediente donde se
establecerán los elementos mínimos para describir
su contenido.

Carpeta: Contenedor formado por dos tapas de
papel o material flexible que sirve para integrar documentos de
archivo. Se le conoce como "fólder".

Catálogo de Disposición Documental:
Registro general y sistemático que establece valores
documentales, plazos de conservación, vigencia documental,
clasificación de reserva o confidencialidad y destino
final.

Ciclo vital de los documentos: Etapas en las que
se divide al documento de archivo conforme a su uso, valor y
ubicación: etapa activa (uso constante por el área
generadora, valores primarios, archivo de trámite, etapa
semiactiva (uso esporádico por el área generadora,
con valores primarios, archivo de concentración), etapa
histórica (valores permanentes, uso público,
archivo histórico.

5.2. Descripción y ordenación de
documentos.

La ORDENACION es el proceso por el que se agrupan y
relacionan los documentos consecutivos de cada serie documental
de acuerdo con un criterio preestablecido.

Podemos ordenar los documentos dentro de una carpeta de
la siguiente manera:

.- Por orden cronológico,
alfabético y numérico

.- Por grupos de documentos

La ordenación cronológica
de los documentos dentro de una carpeta se establece de tal
manera que el más antiguo quedará en la parte
posterior o inferior, y el más reciente en la superior.
Los documentos también pueden ordenarse alfabética
y numéricamente.

En ocasiones la complejidad del expediente aconseja
conservar los documentos agrupados por conceptos
en diferentes carpetas de archivo, que se integrarán en
una carpeta llamada: correspondencia, facturas, informes, etc.,
en su interior los documentos se ordenarán por criterio
cronológico. Cada carpeta ha de numerarse como si fuera un
volumen.

Elección del tipo de
ordenación

Ahora bien no a todas las series documentales les
conviene el mismo tipo. La elección debe hacerse teniendo
en cuenta la mejor y más rápida localización
de los documentos para una información más
inmediata. La ordenación cronológica suele ser la
de uso más frecuente, pero hay determinadas series que
imponen otros tipos de ordenación. Es obvia la
elección del sistema alfabético onomástico
para las "Relaciones de méritos y 'servicios", para los
expedientes personales; 'o la elección del sistema
alfabético-geográfico si se trata de expedientes de
un negociado de Forestal; o la elección del sistema
alfabético de materias para expedientes de una
Asesoría Jurídica.

Operaciones relacionadas con la
ordenación

Existen operaciones de
tipo mecánico en íntima relación con la
actividad de ordenar, precisas, pero que pueden ser realizadas
muchas de ellas no desde luego por un técnico de
archivos.

Desdoble o despliegue

Nos referimos en primer lugar al desdoble o despegue de
documentos que se hace necesario en documentación
histórica, fundamentalmente del XWI y XIX, en que fue
práctica frecuente que los documentos de tamaño
folio para su archivación se doblaran en tamaño
cuarto. No hay duda que para una mejor conservación y
sobre todo para una más fácil ordenación hay
que extenderlos a su tamaño natural. No es frecuente el
problema para documentación más antigua ni para los
fondos actuales. Pero sí es preciso insistir en llevar a
cabo esta operación en series como pueden ser las de
mapas y planos,
cuyo plegado puede perjudicar seriamente los dibujos.

Signaturación y sellado

Hay que huir de plasmar en los documentos cualquier
anotación, pero por otra parte la conservación del
documento requiere el control y existen una serie de operaciones
como son la signaturación y el sellado que hay que
realizar. Cada documento, en el ángulo inferior izquierdo
debe llevar un sello, de impronta pequeña, del centro o
depósito a que pertenezca junto a la signatura del legajo
o paquete donde se ubique. Ha de utilizarse lápiz para
signaturar y por supuesto evitar que sello y signatura caigan
sobre parte escrita.

En las piezas documentales aisladas es s610 precisa una
Única signaturación y sellado en el primer folio;
en las piezas cosidas también en el primer folio de dicha
pieza; en los mapas y planos deben indicarse al dorso.

Datación

Insistimos en que es reprobable la indicación de
cualquier escrito sobre el documento. Pero a veces es
conveniente, siempre por el archivero y no por otras personas, la
indicación de la data en la parte superior, desde luego a
lápiz, para evitar la desordenación por un uso
frecuente por parte de los investigadores. Es mucho más
conveniente la utilización de carpetillas que guarden y
protejan el documento y en las cuales se indiquen los datos para
identificarlo no sólo por su data. En muchos archivos, sin
embargo, esto acarrea una serie de problemas secundarios como son
el aumento de volumen de las unidades de instalación que
tropieza con el espacio restringido.

Foliación y numeración

Para hacer más estable la ordenación, hoy
que el masivo manejo de algunos fondos tiende a desordenarlos, se
hacen cada vez más necesarias estas dos operaciones
aparentemente iguales. La tendencia a microfilmar hoy series
completas determina la conveniencia sobre todo de la
foliación. La numeración es el número de
orden dado por unidades archivísticas, la foliación
es la numeración corrida de todos los folios escritos de
una unidad de instalación. El número 2 puede
corresponder a un determinado expediente que tenga 30 folios, del
22 al 32.

Las cifras correspondientes a una y otra han de
expresarse también a lápiz en cada documento en los
ángulos superiores, reservando el izquierdo para el
número de orden de la unidad y el derecho para la
indicación del folio. No conviene preceder ninguna de las
cifras por ningún término como pueden ser
"número" o "folio". Hay una serie de recomendaciones
dictadas por la experiencia que deben tenerse en
consideración en la documentación histórica.
No se debe numerar ni foliar una unidad de instalación
aislada, estas operaciones deben iniciarse solamente cuando
estén total- mente ordenadas todas las unidades de
instalación que integren una serie documental completa. La
aparición, frecuente, de documentos mal colocados por los
primitivos organismos productores que hacen necesaria su adecuada
colocación en otras unidades de instalación
haría precisa con excesiva reincidencia la
duplicación, no s610 de números de orden que pueden
salvarse con cifras Bis, sino lo que es peor y más molesto
la duplicación de los números de la
foliación.

Agregación

Acabamos de aludir a un problema frecuente como es la
detectación de documentos mal colocados que hay que
incorporar a sus series y a sus legajos adecuados. Las
incorporaciones suelen hacerse dentro de las mismas series, una
carta que por
su fecha corresponde al legajo anterior o posterior, sin faltar
los casos que la agregación ha de hacerse de una
sección a otra sección. Una carta propiedad de
una huerta del Hospital del Amor de Dios,
encontrada entre los fondos del Hospital del Espíritu
Santo, refiriéndome a las Secciones del Archivo
Histórico de la Diputación de Sevilla. La
agregación es necesaria pero peligrosa. Requiere un
conocimiento profundo de las series y de la d ó n. Hay que
considerar en primer lugar el proceso administrativo seguido por
la documentación, en segundo lugar la práctica
usual de archivación mantenida por el organismo productor
y en tercer lugar la tipología, antes que tomar como
referencia el asunto o materia.

También como recomendación insisto en que
las agregaciones no deben llevarse a cabo hasta estar totalmente
terminada la organizaci6n de una sección. La
agregación exige la colocación de "testigos" en el
lugar ocupado por el documento sacado de una unidad de
instalación para agregarlo a la que le corresponda, en el
que se haga constar brevemente la descripción de la pieza
y la sección y número del legajo a donde se
incorpora.

5.3. Instalación de documentos.
Para
archivar las carpetas suspendidas se utilizarán
distintos tipos de equipos o archivadores metálicos, que
garantizarán las condiciones para la conservación
de los documentos.

Las carpetas se ordenarán según el
código
y el título de clasificación, si acarrea diversas
carpetas o volúmenes se ordenarán de la más
antigua a la más reciente. Físicamente se
podrán añadir pestañas o guías que
indiquen el código, el título de la clase,
etc.

En el caso de archivos que tengan un visor en la parte
frontal del armario, se aprovechará para poner los
códigos de clasificación de los documentos que
contiene.

5.4. Manual de
archivo.

Los procedimientos documentados del sistema de la
calidad deben formar la documentación básica
utilizada para la planificación general y la gestión
de las actividades que tienen impacto sobre la calidad,
también deben cubrir todos los elementos aplicables de la
norma del sistema de la calidad. Dichos procedimientos deben
describir las responsabilidades, autoridades e interrelaciones
del personal que gerencia,
efectúa y verifica el trabajo que afecta a la calidad,
como se deben efectuar las diferentes actividades, la
documentación que se debe utilizar y los controles que se
deben aplicar.

Cada procedimiento documentado debe abarcar una parte
del sistema de calidad, tal como un elemento completo del sistema
de calidad o una parte de este, o una secuencia de actividades
interrelacionadas ligadas con más de un elemento del
sistema de la calidad.

El orden de desarrollo de esta jerarquía en una
organización individual depende de las circunstancias de
esa organización, pero usualmente comienza con el
desarrollo de la política y objetivos
de la calidad de la organización.

6. El
archivo desde el punto de vista legal

En la actualidad hay oportunidades reales para recurrir
a servicios y procesamiento de documentos y archivos por terceros
que sean estratégicos para generar ingresos,
eliminar ineficacias, crear una mejor experiencia para sus
clientes y
garantizar la seguridad de que sus archivos estén en
buenas condiciones y en un lugar seguro ya que viéndolos
desde el punto de vista legal estos documentos son nuestras
herramientas
para poder asegurar nuestra empresa en dado caso de
complicaciones legales en un futuro. Esta transformación
de un mayor valor empresarial comienza con un socio de eficacia
probada que comprenda los desafíos de su
compañía.

6.1. Los archivos en la empresa.

¿Papeles encima del escritorio? Cartas, folletos,
documentos legales, documentos comerciales, financieros, hojas de
vida, proyecciones de ventas
etc.….

Eso no es nada comparado con los cientos de miles de
archivos que tiene en su computador en
diferentes formatos; más los ires y venires de emails que
se convierten en decenas de documentos diferentes porque no
depuramos, esto sin contar los CDs, DVDs. y las populares
tarjetas de
memoria, donde tenemos duplicados miles de estos… la
pregunta es ¿quién organiza todo esto?

Desde hace unos diez años estamos hablando de
gestión del
conocimiento y memoria corporativa y sigue sucediendo que
cuando se va un funcionario de la empresa se van con el cientos
de detalles como ¿dónde está determinada
información?, ¿cuál de los documentos es el
válido para el proceso?

El día a día nos absorbe y almacenamos
tantos archivos como capacidad tengamos disponible en los medios
de almacenamiento, si hay archivos mal clasificados, repetidos,
desactualizados o documentos basura no nos
importa. Tenemos mayor cuidado cuando un documento es el soporte
de otro pero si el proceso no está organizado y respaldado
por un sistema informático los documentos de soporte
pueden estar dispersos y los trámites
demorados.

La eficacia de la empresa está en juego por
nuestra informalidad en la organización, flujo y
almacenamiento de los documentos claves para los procesos y para
los negocios. No
somos estratégicos en el cuidado de los documentos incluso
de aquellos útiles para diversos proyectos o de
los que son base para la toma de decisiones. Este es un llamado a
la reflexión, el flujo de documentos no se detiene y crece
como una gran bola de nieve, por lo tanto hay que ponerle orden
al tema o tendremos un gran caos.

6.2. Custodia legal de documentos.

La custodia de documentos es un paso más en la
gestión documental e implica la existencia de un tercero
que se responsabiliza de archivar, con garantías
técnicas y legales, los documentos de otras
organizaciones.

El incremento de documentación en las empresas, y la
necesidad de conservar físicamente algunos originales como
contratos,
escrituras, pólizas etc., induce a considerar espacios
alternativos a las propias oficinas con precios mucho
menores, ya que el coste del metro cuadrado, sobre todo en el
centro de las ciudades, supone un gasto elevado.

Para solucionar este problema existen empresas que
cuenta con un servicio de custodia de alta calidad, garantizando
un tiempo de entrega de la documentación requerida, entre
2 y 24 horas, según las necesidades del cliente ofrecer el
servicio de custodia de información basado en el
almacenamiento de documentos, tanto firmados digitalmente y/o
cifrados como sin firmar y/o cifrar y garantizando que el
documento custodiado mantiene a lo largo del tiempo el mismo
valor legal.

Ventajas:

– Gracias al hábitat
seguro su empresa eliminará el riesgo de
extravío o robo de documentos importantes para usted. Al
mismo tiempo dispondrá de una rápida
reacción ante consultas de estos documentos.

– Le permitirán almacenar y administrar grandes
cantidades de documentos valorados, logrando ubicar
fácilmente cualquier documento requerido.

– Tendrá una completa protección a sus
documentos valorados ante siniestros de la naturaleza
como incendios, terremotos e
inundaciones.

6.3. Normativa aplicable.

NORMAS TÉCNICAS PARA LA ADMINISTRACIÓN,
CUSTODIA Y CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Las presentes normas técnicas tienen como
objetivo regular la administración, custodia y
conservación de los documentos y facilitar la interpretación y aplicación uniforme
de las políticas archivísticas.

Norma No. 1.- Registro e inventario de la
documentación.- Los documentos emitidos o recibidos deben
mantenerse un inventario actualizado de la documentación
que custodia el archivo.

Norma No. 2.- Clasificación y ordenación
de documentos.- Los documentos deben agruparse manteniendo su
integridad orgánico-funcional y deben ordenarse siempre de
la misma forma, cualquiera que ésta sea. Debe existir un
testimonio escrito de las normas de archivo que sigue cada
dependencia de la institución, de manera que el sistema de
clasificación y ordenación que se establezca pueda
ser comprendido y aplicado por otras personas si así se
requiere.

Norma No. 3.- Instalación y rotulación de
documentos.- La ubicación de la documentación en
carpetas, prensas, cajas, ampos, o cualquier otro resguardo
físico, debe garantizar la integridad física y la
unidad lógica
de los documentos: así como facilitar su
localización mediante rótulos, guías o
cualquier otro tipo de señalización que contribuya
con este propósito.

Norma No. 4.- Custodia de documentos.- La custodia de
los documentos implica la responsabilidad de velar por su adecuada
preservación. La pérdida o extravío de un
documento debe ser detectada y corregida a la mayor brevedad y
quedar debidamente consignada cuando sea del caso.

Norma No. 5.- Asignación de plazos de
retensión y transferencia.- Corresponde a los responsables
de los archivos gestionar la transferencia o eliminación
de los documentos en los plazos que la institución crea
conveniente.

Norma No. 6.- Descripción documental.- El acceso
a la documentación bajo la responsabilidad de cada
dependencia de la institución debe estar garantizado
mediante la elaboración de inventarios,
índices, catálogos o cualquier otro tipo de
guía que permita su localización en un tiempo
prudencial.Norma No. 7.- Acceso a los documentos.- Corresponde al
responsable de la unidad definir al encargado del archivo, los
niveles, plazos y condiciones de acceso a la documentación
bajo su custodia.

El
archivo y la gestión documental.

7.1. Fases y tratamiento del documento

FASE 1. ARCHIVO DE OFICINA

En esta fase han de permanecer los documentos en
trámite. Si éste ha finalizado, el
año o a los 2 años, por ejemplo, los
documentos han de pasar ya al Archivo Central, sin esperar
el plazo máximo de 5 años que establece la
Ley.

TRATAMIENTO:

• Iniciación en el Registro General
• Formación de expedientes
• Identificación
• Clasificación
• Ordenación
• Descripción Básica
• Recuperación de la
  información
• Instalación
• Transferencia de acciones
• Divisiones de fondos de archivo

FASE 2. ARCHIVO CENTRAL.

Recibe los documentos tramitados en las oficinas
al cumplirse el plazo estipulado. La permanencia de los
documentos en esta Fase ha de fijarse en función de
la frecuencia de uso por el gestor: uso muy frecuente.
Esto variará en cada institución dependiendo de
muchos factores, pero documentos con 1,2 ó 3
años desde la finalización de su
trámite, que no se usen con frecuencia, deben pasar al
Archivo Intermedio, sin esperar el plazo máximo de
10 años que establece la Ley.

TRATAMIENTO:

• Control: Cotejo y recepción de los
  documentos transferidos por las oficinas.
• Identificación
• Análisis de la
  Clasificación
• Ordenación
• Control: Descripción básica
• Posible descripción en
• profundidad
• Normalización
• Recuperación de la
  información
• Instalación
• Control de Depósitos e
  Instalaciones
• Primer análisis y valoración de series
  documentales
• Reserva / Accesibilidad
• Transferencia de fracciones

7.2. Las transferencias de documentos.

Una vez transcurrido un plazo determinado de
conservación en las unidades productoras, los
documentos deben transferirse al Archivo General, con
carácter obligatorio y de acuerdo con las
normas establecidas por esa unidad.

La transferencia tiene como objeto reducir el espacio
que las oficinas dedican a la conservación de los
documentos y mejorar la eficacia de la gestión de
los

documentos de uso poco frecuente, inclusive
mientras aquéllos mantienen su valor
administrativo.

Organización de los documentos para su
transferencia

Los documentos objeto de transferencia
deberán estar necesariamente organizados de acuerdo con
los siguientes criterios:

Criterio 1:

Los documentos deberán ser originales o
copias únicas (minutas). Son los denominados
"documentos con valor archivístico". Las copias, o
documentos de apoyo informativo, quedarán en poder
de la unidad durante tanto tiempo como considere de
interés el Responsable de la misma, generalmente en
función de la vigencia de la información que
contienen.

Criterio 2:

Los documentos deberán hallarse
organizados físicamente en carpetas y subcarpetas
normalizadas por el Archivo General, y únicamente en
éstas, como única forma de garantizar la
conservación de los documentos a medio y largo
plazo. Las carpetas y subcarpetas contendrán la
información necesaria para identificar de manera clara y
directa la documentación que contienen:

• 1.- Unidad productora: nombre de la unidad que remite
  los
• documentos.
• 2.- Código de clasificación:
  código funcional, con las
• subdivisiones pertinentes (específicas,
  nominales, uniformes).
• 3.- Años: indicación del período
  cronológico que abarca la
• documentación incluida en la carpeta o
  subcarpeta, indicando,
• en su caso, inicio y cierre.
• 4.- Volumen: en el caso de los expedientes
  voluminosos, indica
• un orden secuencial dentro de la documentación
  que los integra.

Criterio 3:

Las carpetas correspondientes a los documentos de
mayor antigüedad se ubicarán en primer
lugar.

Criterio 4:

Las carpetas correspondientes a un mismo período
temporal (generalmente año natural o curso
académico) respetarán en su ordenación la
secuencia de los códigos funcionales de la
clasificación de los documentos.

Criterio 5:

Una vez organizadas secuencialmente las carpetas de
acuerdo con los criterios anteriores (antigüedad,
códigos de clasificación) la unidad
procederá a alojar la documentación en las cajas de
archivo normalizadas.

Criterio 6:

Las cajas resultantes se numerarán de manera
secuencial, a lápiz y de forma clara y visible, para
facilitar la redacción del formulario de transferencia.
Ese número será la única anotación
que efectúen las unidades remitentes en las
cajas.

7.3. La conservación y el
expurgo

La Agencia Tributaria manifiesta que los empresarios y
profesionales tienen el deber de conservar durante el plazo
fijado en la Ley General Tributaria para proceder a la
inspección del Ejercicio los siguientes documentos,
atendiendo al tipo de procedimiento.

• Las facturas o documento sustitutivo que hallan
  emitido
• Las copias y matrices de
  las facturas expedidas conforme al artículo 2.1 y 2 del
  Reglamento por el que se regulan las obligaciones
  de facturación y la copias de los documentos
  sustitutivos expedidos
• Las facturas expedidas de acuerdo con el
  artículo 2.3 del citado Reglamento, así como sus
  justificantes contables
• Los recibos justificativos del reintegro de la
  compensación del régimen especial de la agricultura,
  ganadería y pesca, tanto
  el original de aquél, por parte de su expedidor, como la
  copia, por parte del titular de la
  explotación
• Los documentos acreditativos del pago del impuesto a la
  Importación

Por otro lado, el artículo 30 del
código del comercio
vigente establece una obligación para los empresarios de
conservar "libros,
correspondencia, documentación y justificantes
concernientes a su negocio (…) durante seis años, a
partir del último asiento realizado en los
libros".

Expurgo: operación técnica
de evaluación
crítica
de la colección con vistas a la retirada de parte de la
colección. El expurgo debe entenderse como una tarea
más de la gestión de la colección que
contribuye a mantener a ésta en las mejores condiciones
posibles. No hay que confundir expurgo con retirada: todos los
fondos son sometidos al expurgo y, como consecuencia de
él, algunos de ellos serán retirados de la
colección.

Razones para expurgar:

• Superar la limitación del espacio de
  almacenamiento
• Mejorar la actualidad de la
  colección
• Mejorar la accesibilidad de los fondos
• Mejorar la imagen de la biblioteca:
  eliminando fondos deteriorados

Otras circunstancias, ajenas en principio, pueden ser
buenas excusas para plantear un expurgo: traslado de la
colección a otra sede, inicio de un proceso de
automatización del catálogo, etc.

CRONOGRAMA

Autor:

González García Olga
Lizeth

Lazcano Salazar Laura

Lopez Paz Lisset

Parra González Francisca

Perez García Francisco Javier

Tenopala Quijano Karla Gabriela

Yrigollen Bracamontes Cynthia

Profesora:
Martha Sanchez Soto

Instituto Tecnológico de Hermosillo

Licenciatura en Administración