No conformidades, las acciones correctivas y las acciones preventivas

2. Documentar una no
   conformidad
3. Revisión
   y cierre de no conformidades
4. Cerrando
   las no conformidades
5. Acción
   Preventiva
6. Conclusiones
7. Referencias
   bibliográficas
8. Anexo
   A – Ejemplo de un reporte de una no conformidad
   (RNC)

Precisiones acerca de las no
conformidades, las acciones
correctivas y las acciones preventivas para ser aplicadas por
las organizaciones
que tienen implantado un Sistema de
Gestión de la Calidad

Introducción

En nuestro país existen alrededor de 350
entidades con Sistema de Gestión de la Calidad
certificado por la NC ISO 9001:2001,
sin embargo existen dudas por parte de estas, acerca de
cómo enfocar los conceptos de no conformidad,
corrección, acción
correctiva y acción preventiva. Con este trabajo se
pretende esclarecer estos conceptos de manera tal que contribuyan
al desarrollo y
madurez de los Sistemas de
Gestión de la Calidad implantados.

Desarrollo.

I.
Documentar una no conformidad

Una organización se certifica teniendo en
cuenta que se ha implementado eficazmente un sistema de
gestión que es conforme con los requisitos de la norma NC
ISO
9001:2001.

¿Qué es una no conformidad?, de
acuerdo a la definición en la norma NC ISO 9000: 2005
(3.1.2), una no conformidad es el incumplimiento de un
requisito.

Si no hay evidencia – no hay no
conformidad.

Si hay evidencia – esta debe ser documentada
como una no conformidad en vez de ser suavizada con otra
clasificación (por ejemplo, "observaciones",
"oportunidades de mejora", recomendaciones", etc.)

Si no se puede identificar el requisito, entonces no se
puede levantar una no conformidad.

Por ejemplo el requisito pudiera estar especificado en
la norma NC ISO 9001:2001, en el sistema de gestión de
la
organización (requisitos internos), en las
regulaciones legales aplicables, o por los clientes de la
organización. Una vez que se ha confirmado la no
conformidad contra un requisito específico, este necesita
ser documentado.

El registro puede
ser algo tan simple como una referencia a la norma y la
cláusula.

Nota : la NC ISO 9001 contiene cláusulas que
incluyen más de un requisito .es importante que se
identifique y registre claramente el requisito relacionado a la
no conformidad escribiendo el texto exacto
del requisito de la norma que se aplica a la evidencia, esto
puede aplicar también a otras fuentes de
requisitos.

Ahora viene la parte final y más importante de
documentar una no conformidad, que es el escribir una
declaración de la no conformidad.

El enunciado de la no conformidad lleva a la
organización al análisis de la causa, la corrección
y la acción correctiva.

El enunciado de la no conformidad
debería:

• Ser autoexplicable y relacionado con el punto del
  sistema.
• No ser ambiguo con una correcta lingüística y tan conciso como sea
  posible
• El enunciado de la no conformidad no debe ser una
  repetición de la evidencia de la auditoría o usado en lugar de la
  evidencia de auditoría.

Una no conformidad bien documentada tendrá tres
partes:

• la evidencia de la
  auditoría,
• el requisito y
• el enunciado de la no conformidad.

En resumen: el formato para redactar las no
conformidades no tiene reglas fijas pero sí, en la
redacción de la misma, se debe dejar claro
lo siguiente:

• El problema (reportar lo que está
  mal).
• El área (donde está lo que
  está mal).
• El requisito que incumple (referir concretamente
  el criterio de auditoría aplicable).

Si todas estas tres partes de la no conformidad
están bien documentadas, el auditado o, cualquier otra
persona con
conocimientos suficientes podrá ser capaz de leer y
entender la no conformidad.

Esto servirá también como un registro
útil para futuras referencias.

Para proporcionar trazabilidad, facilitar el progreso de
las revisiones y evidencias del
cierre de la acción correctiva es esencial que las no
conformidades estén registradas y documentadas de una
manera sistemática, una manera sencilla de lograr esto es
a través de un reporte no conformidad (ver anexo
A)